imart Informatyczna platforma dla handlu i dystrybucji OPIS PLATFORMY I JEJ STANDARDOWYCH MODUŁÓW

Transkrypt

1 imart Informatyczna platforma dla handlu i dystrybucji OPIS PLATFORMY I JEJ STANDARDOWYCH MODUŁÓW

2 Spis treci 1. Ogólna charakterystyka platformy informatycznej imart Modele dystrybucji towarów obsługiwane przez platform imart Biblioteka standardowych modułów platformy imart Przegld waniejszych modułów platformy imart Oprogramowanie dla Centrali Obszar funkcjonalny ZARZDZANIE Obszar funkcjonalny ZAOPATRZENIE Obszar funkcjonalny SKŁADOWANIE Obszar funkcjonalny SPRZEDA Obszar funkcjonalny EKSPEDYCJA Obszar funkcjonalny SIE SKLEPÓW Obszar funkcjonalny OBSŁUGA FINANSÓW Obszar funkcjonalny SYSTEM FINANSOWO-KSIGOWY Obszar funkcjonalny INFRASTRUKTURA Oprogramowanie dla Oddziału Oprogramowanie dla Przedstawicieli Handlowych Oprogramowanie dla Sklepów Szkolenia i prace wdroeniowe Licencje Gwarancje i opieka techniczna Gwarancja Opieka techniczna Frontier C/B Systems 2

3 1. Ogólna charakterystyka platformy informatycznej imart Chcielibymy zainteresowa Pastwa naszym produktem platform informatyczn imart, która zaprojektowana została z myl o firmach pragncych zwikszy efektywno procesów zakupu, dystrybucji i sprzeday towarów. Połczylimy w niej wypracowane przez nas i sprawdzone w praktyce rozwizania organizacyjne z nowoczesn technologi informatyczn. Podstawow właciwoci systemów budowanych na tej platformie jest ich otwarto i rozwojowo, a wic moliwo dostosowywania si do zmieniajcych si warunków działania firmy. W szczególnoci powoduje to, e zarówno zwikszenie poziomu obrotów firmy (nawet bardzo znaczce), jak i radykalna nawet zmiana w stosowanym modelu dystrybucji nie oznaczaj koniecznoci istotnej przebudowy uytkowanego systemu. Oprogramowanie systemów imart jest przygotowane na tego typu zmiany, a ewentualne modyfikacje mog by wprowadzane stopniowo, stosownie do potrzeb i moliwoci firmy. Oprogramowanie systemów imart zaprojektowalimy bowiem w taki sposób, aby przez wiele lat mogło efektywnie wspiera działania danej firmy. Dotychczasowe dowiadczenia wskazuj, e system zbudowany na platformie imart prawidłowo wdroony w firmie stwarza w niej realne szanse na: zwikszenie wskanika ROI w wyniku skrócenia cyklu obrotu towarów uwolnienie rodków obrotowych w wyniku znaczcej redukcji poziomu zapasów magazynowych racjonalizacj zatrudnienia w efekcie zautomatyzowania najbardziej pracochłonnych i/lub uciliwych operacji ewidencyjnych moliwo szybkiej reakcji na zmiany rynkowe dziki dostpnej na bieco aktualnej informacji o zapasach i sprzeday we wszystkich oddziałach terenowych lub sklepach podniesienie jakoci obsługi klienta - w wyniku wprowadzenia sprawdzonych i efektywnych procedur postpowania poprawienie cash flow - w wyniku redukcji iloci przeterminowanych płatnoci zacienienie współpracy z kontrahentami - w wyniku udostpnienia za porednictwem Internetu swoich zasobów informacyjnych 1.2. Modele dystrybucji towarów obsługiwane przez platform imart Platforma imart zaprojektowana jest do wspierania rónego rodzaju modeli dystrybucji towarów. Niewielki nakład pracy na etapie wdroenia danego systemu umoliwia jego skonfigurowanie i dostosowanie do praktykowanego przez firm sposobu działania na rynku. Znajdujcy si poniej schemat ilustruje obsługiwane przez platform imart warianty przepływu towarów (gdzie kolorem niebieskim oznaczone s elementy struktury firmy, za kolorami zielonym i fioletowym elementy otoczenia rynkowego firmy). Frontier C/B Systems 3

4 1.2. Biblioteka standardowych modułów platformy imart Istotnym elementem platformy informatycznej imart jest biblioteka gotowych modułów, z u yciem których zestawiane s systemy dla poszczególnych firm-u ytkowników. Systemy te mog swoj funkcjonalno ci obj praktycznie wszystkie obszary obsługi obrotu towarowego w firmie, wspieraj c działania Centrali przedsi biorstwa, jego oddziałów terenowych, regionalnych przedstawicieli handlowych, jak równie sieci sklepów firmowych. Pełny zestaw modułów składaj cych si na bibliotek platformy imart, czyli innymi słowy maksymaln konfiguracj systemu zbudowanego na tej platformie z gotowych elementów, przedstawia poni szy schemat: Poszczególne moduły oznaczone na powy szym schemacie przy pomocy symbolu - stanowi informatycznie i funkcjonalnie wyodr bnione elementy dostarczanego systemu, jakkolwiek ci le ze sob współpracuj ce. W szczególno ci, wszystkie moduły korzystaj z tych samych danych (s zintegrowane na poziomie bazy danych), a generaln zasad systemów imart jest: Konkretna informacja jest wprowadzana do systemu tylko raz, w miejscu i chwili jej powstania Powy ej wskazana wła ciwo systemów budowanych na platformie imart wi e si z jeszcze jedn istotna ich cech e cho systemy te przewidziane s do obsługi u ytkowników rozproszonych lokalizacyjnie, kierownictwo firmy mo e liczy na pełn i bie c informacj zwrotn, spływaj c nie pó niej ni nast pnego dnia z oddziałów, sklepów i innych placówek terenowych firmy. Frontier C/B Systems 4

5 Obecno poszczególnych modułów w konkretnym systemie zbudowanym na platformie imart jest opcjonalna i zaley tylko od specyfiki organizacji oraz aktualnych potrzeb danej firmy-uytkownika. Niektóre moduły musz si jednak zawsze znale we wdraanym systemie, gdy inaczej niemoliwe byłoby zachowanie cigłoci obiegu informacji wewntrz systemu. Wymagany zestaw modułów, czyli innymi słowy minimaln konfiguracj systemu imart, przedstawia poniszy schemat: UWAGI: System F-K (finansowo-ksigowy) jest na obu powyej przedstawionych schematach zaznaczony innym kolorem. Cho stanowi on element naszej oferty i jest w pełni zintegrowany ze wszystkimi innymi czciami systemów budowanych na platformie imart, nie jest on naszego autorstwa. Został przygotowany przez firm AWEK Sp. z o.o. z Gdaska, która od kilkunastu lat specjalizuje si w produkcji oprogramowania finansowo-ksigowego, a z któr to firm od kilku lat cile współpracujemy przy realizacji projektów informatycznych. Jednoczenie jednak, system F-K jest elementem opcjonalnym oferowanego przez nas oprogramowania. W praktyce oznacza to, e dostarczane przez nas systemy imart jestemy w stanie zintegrowa z dowolnym systemem finansowo-ksigowym równie z systemem dotychczas uytkowanym przez naszego klienta. Taka integracja dokonuje si wtedy przy pomocy specjalnie przygotowanego przez nas na tak okoliczno modułu wymiany danych z systemami zewntrznymi (pokazanego na pierwszym ze schematów konfiguracyjnych w obszarze funkcjonalnym INFRASTRUKTURA). Frontier C/B Systems 5

6 2. Przegld waniejszych modułów platformy imart 2.1. Oprogramowanie dla Centrali Obszar funkcjonalny ZARZDZANIE Moduł: Planowanie działalnoci Moduł ten jest nasz propozycj dla firm, które działaj konsekwentnie według ustalonego planu. Składa si z programów, które umoliwiaj przygotowanie planu sprzeday towarów, a na jego podstawie zaplanowanie poziomu zapasów i dostaw. Powizanie z innymi modułami systemu skutkuje tym, e kada operacja sprzeday oraz dostawa towaru powoduje natychmiastow aktualizacj planu o faktyczne wykonanie. Dziki temu moliwa jest bieca kontrola stopnia realizacji planu i natychmiastowe reagowanie na wszelkie odchylenia od planu. a) dla planowania w układzie przedmiotowym: definiowanie wielopoziomowej struktury jednostek terminów - fundamentu planowania definiowanie warunków brzegowych procesu planowania (ograniczenia powierzchni magazynowych, wielkoci dostaw, cen zakupu, mar itp.) tworzenie ilociowego planu sprzeday przeliczanie planu sprzeday na plan zapasów i plan dostaw przeliczenie planu ilociowego na plan wartociowy (z uwzgldnieniem cen zakupu i zakładanych mar) b) dla planowania w układzie podmiotowym: dekompozycje planu sprzeday na plan sprzeday obszarów dystrybucji dekompozycja planu sprzeday na plan sprzeday pracowników Moduł: Zarzdzanie asortymentem Moduł zarzdzania asortymentem stanowi fundament całego systemu, umoliwia bowiem definiowanie i składowanie w bazie danych opisów wszystkich towarów, jakie s przedmiotem obrotu w firmie. Przewidziane zostały trzy poziomy opisu towarów: grupa towarów, model, pojedynczy indeks towarowy. Dodatkowo, kady towar moe by opisany przez list wybranych parametrów, opisujcych dowolne własnoci towaru (np.: wersja, gramatura, kolor, rozmiar, gatunek itd.) i dla kadego z parametrów ustalon konkretn warto. Moduł wymusza wprowadzenie i stosowania logicznej klasyfikacji towarów, Frontier C/B Systems 6

7 dajc w efekcie praktycznie nieograniczone moliwoci parametryzacji opisu poszczególnych towarów. W konsekwencji moliwe jest dokonywanie wszechstronnych analiz i kontroli zakupów, zapasów i sprzeday według wartoci dowolnie wybranych parametrów towarów. specjalne procedury tworzenia opisu modeli, ułatwiajce prac operatora i gwarantujce spójno opisu modeli towarowych wykorzystanie kodów EAN-13 moliwo definiowania specyfikacji materiałowej i struktury konstrukcyjnej modelu moliwo definiowania procesu przygotowania towaru do obrotu (uszlachetnianie, konfekcjonowanie, kontrola jakoci) moliwo dołczania zdj oraz rysunków pogldowych lub konstrukcyjnych wielopoziomowy opis opakowa z podziałem na opakowanie podstawowe i opakowania zbiorcze oraz z moliwoci zdefiniowania rónych opakowa dla tego samego towaru moliwo deklarowania opakowa zwrotnych moliwo tworzenia indeksów towarowych bdcych kompletami (zbiorami innych indeksów towarowych) moliwo kojarzenia indeksów z dostawc lub grup dostawców Moduł: Raporty i analizy Narzdzie to stwarza ogromne moliwoci wszechstronnej analizy zgromadzonych danych o wszystkich wielkociach opisujcych obrót towarami w ujciu ilociowych i wartociowym. Moduł grupuje programy oferujce dwa rodzaje raportów: 1) Stałe predefiniowane raporty dotyczce wybranych zasobów informacji. Opracowane zostały dla najbardziej typowych, rutynowych raportów tworzonych w codziennej pracy. Dziki temu uytkownicy mog si koncentrowa wyłcznie na ustaleniu zakresu analizowanych danych. Posta raportów jest stała. 2) Raporty definiowane przez uytkownika. W przypadku tych raportów uytkownik samodzielnie ustala zakres oraz posta raportu. rozbudowany mechanizm filtrowania danych pobieranych do raportu dowolny sposób uporzdkowania raportu (dla raportów projektowanych przez uytkownika) moliwo zmiany kolejnoci i postaci kolumn tworzenie kolumn wyliczalnych i agregowalnych grupowanie danych według dowolnego klucza obliczanie sum czciowych i całkowitych moliwo tworzenia raportów przestawnych moliwo eksportu zawartoci raportu do innych standardów (html, txt, csv) automatyczne tworzenie i wysyłanie - z ustalon czstotliwoci - do wybranych odbiorców (poprzez wbudowany system poczty elektronicznej) okrelonych "predefiniowanych" raportów parametryczny opis towarów handlowych daje praktycznie nieograniczone moliwoci analizy zapasów, sprzeday, rotacji, wyników, itp. według dowolnych parametrów opisujcych towar (na przykład: kolor, rozmiar, gatunek, gramatura, opakowanie, itp.) Frontier C/B Systems 7

8 Obszar funkcjonalny ZAOPATRZENIE Schemat funkcjonalny obsługi sfery zaopatrzenia w systemach imart jest nastpujcy. Moduł: Zakupy krajowe Programy tego modułu wspieraj zadania zwizane z przygotowaniem i organizacj zakupu towarów od dostawców krajowych. Umoliwiaj koordynacj wymiany informacji pomidzy handlowcami i kupcami firmy, a dostawcami. zastosowanie etykiet logistycznych z kodem EAN-128 wewntrzny system poczty elektronicznej informuje wszystkie zainteresowane osoby o istotnych zdarzeniach zwizanych ze zleceniami zakupu i dostawami towarów ledzenie postpu prac zwizanych z obsług kontraktu Frontier C/B Systems 8

9 Moduł: Zakupy importowe Zasady funkcjonowania tego modułu s identyczne jak modułu Zakupy krajowe, ale uwzgldniaj specyfik importu towarów midzy innymi poprzez: wielowalutowo opisu towarów mechanizmy automatycznej kalkulacji kosztów transportu dodatkowe elementy opisu towarów i dostawców niezbdne do dokonania odprawy celnej towarów Moduł: Zarzdzanie dostawami Oprogramowanie modułu wspomaga działania zwizane z koordynacj dostaw towarów. Jest to kolejne narzdzie dla kupców, ułatwiajce prac w zakresie planowania dostaw, kompletacji dokumentacji, a w przypadku towarów importowych przygotowania dostawy do odprawy celnej. skojarzenie dostaw ze zleceniami zakupu automatyczna aktualizacja opisów zlece zakupów o zrealizowane dostawy pełna kontrola stanu realizacji dostawy informowanie magazynierów i planowanych dostawach i potrzebnej iloci miejsca magazynowego opis planowanej dostawy jest podstaw ewidencji przychodów w magazynie odbierajcym towar współpraca z programem WinSAD firmy Huzar w zakresie przygotowania dokumentów SAD Frontier C/B Systems 9

10 Obszar funkcjonalny SKŁADOWANIE Moduł: Zarzdzanie zapasami Ogólny schemat mechanizmu automatycznego odnawiania zapasów ilustruje schemat przedstawiony poniej. Na moduł ten składaj si procedury wspomagajce czynnoci zwizane z ustalaniem i utrzymywaniem racjonalnego poziomu zapasu towarów w magazynach firmy. Moduł zarzdzania zapasami dostpny jest w dwóch wariantach: (1) podstawowym, w którym poziom zapasów ustalaj ludzie, a oprogramowanie czuwa nad automatycznym odnawianiem zapasów. (2) automatycznym, w którym zarówno ustalenie poziomu zapasów, jaki równie ich odtwarzanie jest realizowane automatycznie przez oprogramowanie. Kadej operacji wydania towaru z magazynu towarzyszy porównanie aktualnego stanu magazynowego i normy zapasu. Przekroczenie normy skutkuje automatycznym wysłaniem zamówienia do nadrzdnej komórki zasilajcej w towary. Kadej operacji przyjcia towaru do magazynu towarzyszy analiza rotacji towaru i ewentualna korekta normy zapasu. Frontier C/B Systems 10

11 Własnoci oprogramowania modułu w wariancie automatycznym: samouczcy si mechanizm automatycznego odtwarzania zapasów całkowicie zastpuje pracowników w zakresie zamawiania towarów pomidzy magazynami firmy procedury automatycznego przekazywania zamówie do magazynu nadrzdnego z porednictwem łczy telekomunikacyjnych eliminuj konieczno składania zamówie telefonicznie lub za porednictwem faksu automatyczny mechanizm kontroli realizacji zamówie i ledzenia towarów w drodze (pomidzy magazynami) Moduł: Obsługa magazynu krajowego Moduł został zaprojektowany z myl o maksymalnym usprawnieniu czynnoci zwizanych z obsług magazynu. Zastosowane rozwizania jednak nie tylko ułatwiaj obsług magazynu, ale jednoczenie radykalnie zmniejszaj moliwo wystpienia ludzkiego błdu. Osignito to m.in. przez zastosowanie czytników kodów kreskowych oraz specjalne procedury wstpnego przygotowania dokumentów obrotu. rozliczenia wartoci rozchodów według reguły FIFO, LIFO, FEFO, WAC, ewidencyjnych lub tak zwanych indywidualnych wyj automatyczne rozliczanie wartoci obrotu w cenach zakupu i cenach sprzeday dokonywane w momencie zarejestrowania operacji daje natychmiastow informacj o wyniku na sprzeday moliwo obsługi magazynowania wszelkiego typu towarów, wymagajcych kontrolowanych warunków przechowywania nieograniczona liczba magazynów obsługiwanych przez moduł; magazyny mog tworzy struktur hierarchiczn, jak równie by przyporzdkowane do okrelonych kanałów lub obszarów dystrybucji wszechstronna i aktualna informacja o stanach i obrocie towarów Moduł: Obsługa składu celnego Oprogramowanie modułu wspiera działanie magazynów składu celnego. Rozumiemy przez to procedury przyjmowania, składowania oraz wydawania towarów z magazynów składu celnego. Programy modułu wspomagaj czynnoci zwizane bezporednio z ewidencj ruchu towarów oraz przygotowaniem dokumentacji niezbdnej do dokonania odpraw celnych złoenia i wyjcia towarów. Specjalny program zamówie na towary składu celnego upraszcza komunikacj pomidzy osobami zamawiajcym towar, a pracownikami składu celnego odpowiedzialnymi za przygotowanie odprawy celnej. Frontier C/B Systems 11

12 kontrola stanów i rozchodów towarów ze składu celnego (z punktu widzenia pozycji dokumentu SAD, faktury dostawcy, dostawy) rozliczenia wartociowe w walutach dostaw ewidencja poziomu zabezpiecze (cło, podatki: akcyzowy i VAT) bieca kontrola kosztów towarów importowych - w momencie wydania towaru ze składu celnego program automatycznie oblicza jego cen jednostkow w złotówkach z uwzgldnieniem wszystkich czynników tworzcych cen zakupu (kosztu towaru, transportu, ubezpiecze, akcyzy, cła itp.) współpraca z programem WinSAD firmy Huzar w zakresie przygotowania danych niezbdnych do przygotowania dokumentów SAD Moduł: Zarzdzanie wysokim składowaniem Jest to narzdzie dedykowane dla firm dystrybucyjnych, dla których kluczowe znaczenie ma efektywne wykorzystanie powierzchni magazynowej oraz precyzyjny i bezbłdny ruch towarów. Istot tego oprogramowania jest identyfikacja towaru i miejsca składowania za porednictwem kodów kreskowych. Konsekwencj tego prostego załoenia jest: - przejcie przez oprogramowanie roli zarzdcy magazynu, - całkowita zmiana organizacji pracy magazynu, - duy stopie automatyzacji czynnoci zwizanych ze składowaniem towaru. Moduł jest swego rodzaju "nakładk" dla modułu Magazyn i zapasy", a jego wdroenie nie wymaga jakichkolwiek zmian w dotychczas uytkowanym oprogramowaniu. Moduł jest dostpny w dwóch wariantach: (1) w wersji przeznaczonej dla obsługi magazynu krajowego; (2) w wersji przeznaczonej dla obsługi składu celnego. identyfikacja opakowa zbiorczy za pomoc etykiet logistycznych z kodem EAN-128 powszechne zastosowanie przenonych terminali z czytnikami kodów kreskowych automatyczne procedury zarzdzania powierzchni magazynow automatyzacja procesu ustalania miejsca składowania towaru Moduł: Kompletacja przedwysyłkowa Podstawowym zadaniem oprogramowania tego modułu jest zarzdzanie prac zespołów zajmujcych si kompletowaniem oraz konfekcjonowaniem towarów, przeznaczonych do wysyłki dla odbiorców zewntrznych lub wewntrznych (np. sklepów własnych). Niezalenie od charakteru towarów, proces przygotowania ich do wysyłki jest podobny. W kadym przypadku jest to konieczno wykonania szeregu operacji polegajcych na konfekcjonowaniu, pakowaniu lub uszlachetnianiu towaru. Dziki temu, e z kadym zamawianym towarem jest zwizana lista operacji, które naley wykona przed przekazaniem towaru klientowi oraz jest okrelona przez program pracochłonno tych operacji, stwarza si warunki do bilansowania, planowania, kontroli oraz rozliczenia wykonania operacji. dowolno w wyborze jednostki terminów bdcej podstaw zarzdzania kompletacj towarów definiowanie zdolnoci produkcyjnych zespołów (brygad roboczych) mechanizmy efektywnego podziału zada na zespoły automatyzacja rozliczenia wykonanych zada Frontier C/B Systems 12

13 Obszar funkcjonalny SPRZEDA Moduł: Zarzdzanie strukturami sprzeday Moduł został opracowany z myl o komórkach handlowych firmy. Słuy do zdefiniowania struktury sieci dystrybucyjnej, a w tym: - administrowania baz adresow kontrahentów, - wydzielenia obszarów dystrybucji o wielopoziomowej strukturze, - przyporzdkowania kontrahentów do obszarów dystrybucji, - przydzielenia pracowników do obszarów dystrybucji, - ustalenia zada pracowników w zakresie obsługi kontrahentów. dowolne kryteria klasyfikacji kontrahentów definiowanie obszarów dystrybucji według kryterium regionalnego lub klasyfikacji kontrahentów gromadzenie szczegółowych danych o osobach kontaktowych po stronie kontrahentów ewidencja kontaktów z kontrahentami Moduł: Obsługa zamówie Na ogół kontrahenci nie pamitaj setek sprawnie zrealizowanych zamówie, ale wystarczy cho by jedno zamówienie le obsłuone, aby straci kontrahenta lub narazi si na cigłe wytykanie wpadki. Dlatego warto zadba o to, aby procedury obsługi kontrahentów ograniczały moliwo popełnienia błdu. Zastosowane w pakiecie rozwizania umoliwiaj indywidualizowanie sposobu obsługi poszczególnych kontrahentów. Moduł został tak zaprojektowany, aby z jednej strony ograniczy do minimum moliwo popełnienia błdu w trakcie obsługi kontrahentów, a z drugiej da handlowcom firmy pełny zakres narzdzi, wspomagajcych ich codzienne działania. automatyczna weryfikacja klienta, eliminujca moliwo przekazania do realizacji zamówienia otrzymanego dłunikom firmy automatyczne ustalanie trybu realizacji przyjtego zamówienia - w zalenoci do aktualnego stanu zapasów automatyczne rezerwowanie towaru - z aktualnych zapasów lub z dostaw przyszłych - na potrzeby zamówienia przyjtego do realizacji ustalanie i prowadzenie indywidualnych cenników dla poszczególnych kontrahentów emisja wewntrznej dokumentacji zamówieniowej, stanowicej podstaw kompletacji i ekspedycji zamawianych towarów Frontier C/B Systems 13

14 Moduł: Sprzeda krajowa hurt / detal Zadaniem tego modułu jest wspomaganie czynnoci zwizanych z obsług operacji sprzeday. W module przewidziano dedykowane programy wspierajce wiele wariantów organizacji obsługi sprzeday hurtowej i detalicznej. Podstawowym zadaniem programów tego modułu jest usprawnienie powtarzalnych czynnoci zwizanych z zarejestrowaniem dokumentu sprzeday oraz maksymalne ograniczenie moliwoci popełnienia błdu. automatyczna weryfikacja klienta, eliminujca moliwo sprzeday towarów dłunikom firmy pełna integracja dokumentu sprzeday z wczeniej złoonym przez klienta zamówieniem dostp do informacji o stanie towarów we wszystkich magazynach firmy (równie zamiejscowych) scalanie pozycji dokumentu sprzeday zgodnie z sugestiami klienta stosowanie na dokumentach sprzeday symboliki i nazewnictwa towarów zgodnej z klasyfikacjami klienta wykorzystanie indywidualnych cenników dla poszczególnych kontrahentów akceptacja zapłat gotówkowych, kart magnetyczn lub wydłuonych terminów płatnoci obsługa rejestrów VAT wszechstronna analiza struktury sprzeday i uzyskanego wyniku Moduł: Sprzeda eksportowa Moduł ten został opracowany z myl o firmach eksportujcych towary handlowe. Wspomaga czynnoci zwizane z obsług zamówie od kontrahentów zagranicznych i fakturowaniem sprzeday eksportowej. Upraszcza i nadzoruje procedury kompletowania towarów przeznaczonych na eksport z rónych magazynów własnych lub zamawianych u rónych dostawców. obsługa eksportu towarów krajowych obsługa eksportu towarów ze składu celnego kontrola stanu realizacji zamówie złoonych przez kontrahentów zagranicznych automatyzacja operacji wystawiania faktury na podstawie zamówie kontrola stanu rozrachunków z kontrahentami rozliczenie sprzeday w walutach obcych i PLN Frontier C/B Systems 14

15 Moduł: Internetowe serwisy sprzeday Moduł ten jako serwis internetowy umoliwia autoryzowanym kontrahentom zdalny dostp do wybranych zasobów informacyjnych firmy celem przypieszenia i ułatwienia biecej współpracy. Dziki temu kontrahentowi moe zdalnie miedzy innymi: - przeglda asortyment oferowany przez firm; - sprawdza aktualn i planowan dostpno poszczególnych towarów oraz aktualne ich ceny i ew. promocje; - kontrolowa aktualny stan rozlicze - składa nowe zamówienia; - kontrolowa stan realizacji konkretnych zamówie. Serwis internetowy moe zosta zintegrowany z posiadan ju przez firm witryn (stron) WWW, ewentualnie interface serwisu moe zosta ujednolicony graficznie i funkcjonalnie z rozwizaniami przyjtymi na stronie WWW firmy. Serwis moe równie zawiera w sobie sklep internetowy dla odbiorców indywidualnych. zdalny dostp do zasobów bazy danych za porednictwem Internetu (z uyciem standardowej przegldarki) bezpieczestwo danych uzyskane w efekcie szyfrowania przesyłanych danych moliwo ustalania zakresu dostpu do danych indywidualnie dla kadego zdalnego uytkownika informacja o szczegółowym stanie magazynowym lub tylko dostpnoci towaru - zalenie od poziomu zaufania udzielonego kontrahentowi Frontier C/B Systems 15

16 Obszar funkcjonalny EKSPEDYCJA Moduł: Obsługa i monitorowanie przesyłek Moduł ten został zaprojektowany z myl o klientach, którzy intensywnie korzystaj z usług firm kurierskich. Istot tego oprogramowania jest daleko idca integracja z systemem informatycznym firmy kurierskiej. Działanie modułu wyglda nastpujco: - opis kadej wysyłanej do odbiorcy przesyłki z towarem jest "eksportowany" do systemu informatycznego firmy kurierskiej przy okazji wystawienia faktury lub dokumentu rozchodu; przekazywane informacje to midzy innymi: adres odbiorcy, zawarto przesyłki, specjalne dyspozycje itp., - nadany w systemie informatycznym kuriera identyfikator przesyłki jest zwrotnie przekazywany do programu, - z ustalon czstotliwoci jest prowadzony "nasłuch" bazy danych firmy kurierskiej i pobierana informacja o stanie realizacji przesyłek. automatyczna wymiana danych o przesyłkach z programem firmy kurierskiej automatyczne kontrola stanu przesyłki moliwo równoczesnej współpracy z wieloma firmami kurierskimi obsługa reklamacji z tytułu nieterminowego dostarczenia przesyłki lub jej niedostarczenia rozliczanie kosztów przesyłek Moduł: Obsługa zlece transportowych Moduł został opracowany z myl o logistykach odpowiedzialnych za organizacj przewozów samochodowych. Wspomaga czynnoci zwizane z organizacj przewozów. Umoliwia ustalenie potrzeb ładunkowych, wybór przewonika i rodzaju pojazdu, a nastpnie ustalenie harmonogramu załadunku i rozładunku oraz wydrukowanie specyfikacji przewozowej. integracja z modułem obsługi zamówie od odbiorców planowanie kolejnoci załadunku i rozładunku weryfikacja terminów załadunku i rozładunku z godzinami pracy klientów obsługa własnych rodków transportu i zewntrznych firm przewozowych harmonogramowanie dostaw Frontier C/B Systems 16

17 Moduł: Zarzdzanie rodkami transportu Nieodłcznym elementem rozbudowanej sieci dystrybucji jest rzesza przedstawicieli handlowych. Na ogół trzeba ich wyposay w samochody. Sprawne zarzdzanie pojazdami nie jest łatwe zwłaszcza w sytuacji gdy ilo pojazdów jest dua i s one uytkowane intensywnie i daleko od siedziby firmy. Programy tego modułu wspieraj wikszo czynnoci zwizanych z biecym zarzdzaniem flot pojazdów. Wspomagaj midzy innymi: - obsług ubezpiecze, - rozliczenia napraw biecych i powypadkowych, - planowanie oraz ewidencj dysponowania pojazdami. - planowanie, realizacj i rozliczenie przegldów. kontrola i rozliczanie polis ubezpieczeniowych planowanie przegldów technicznych i okresowych automatyczne zawiadamianie uytkowników pojazdów o planowanych przegldach historia uytkowania pojazdu Frontier C/B Systems 17

18 Obszar funkcjonalny SIE SKLEPÓW Moduł: Planowanie sprzeday w sklepach Projektujc oprogramowanie tego modułu przyjlimy załoenie, e dla zarzdzanej centralnie sieci sklepów plan powinien by tworzony według reguły "z góry na dół". Oznacza to, e plan sprzeday jest ustalany centralnie w skali całej firmy, a nastpnie rozdzielany na plan sprzeday poszczególnych sklepów, a na samym kocu na plan sprzeday kadego sprzedawcy w sklepie. Planowanie, o którym tu mówimy ma wyłcznie aspekt wartociowy. Oznacza to, e plan okrela wyłcznie warto sprzeda i nie dotyczy struktury asortymentowej. Moduł stanowi podstawowe narzdzie do sprawnego zarzdzania sieci sklepów, które umoliwia: - ustalanie zada, - biec kontrol realizacji zada, - ocen i wynagradzanie. hierarchiczna zasada planowania "z góry na dół" definiowalne okresy planowania (np.: rok rozrachunkowy od wrzenia do wrzenia) integracja z programem sprzeday w sklepie (polegajca na automatycznym aktualizowaniu planu o wykonanie na podstawie sklepowych rejestrów sprzeday) automatyczny proces przekazywania danych ze sklepów do Centrali Moduł: Zaopatrzenie sklepów w towary Moduł czuwa nad precyzyjnym zaopatrzenia sklepów w towary handlowe, co polega na codziennym przygotowaniu przez sklep zamówienia do Centrali. Zamówienie jest tworzone automatycznie na podstawie opracowanej przez program prognozy sprzeday i analizy zapasu towarów, a nastpnie przedstawiane kierownikowi sklepu. Ten za ma moliwo ostatecznego ustalenia struktury i wielkoci zamówienia i przekazania go do Centrali. Oddzielnym elementem modułu s procedury centralnego zarzdzania promocjami. Obejmuj one analiz wskaników rotacji towarów w poszczególnych sklepach i na tej podstawie przygotowanie terminów, formy, listy sklepów oraz listy towarów objtych promocj sprzeday. Frontier C/B Systems 18

19 automatyczna analiza zapasów i sprzeday codzienne przygotowanie propozycji zamówienia moliwo rcznej korekty przygotowanych przez program zamówie automatyczne przekazywanie przez Internet zamówie do Centrali codzienna analiza rotacji towarów przekładajca si na decyzje o promocjach Moduł: Analiza skutecznoci sklepów Istot modułu jest nastpujce podejcie: personel sklepu nie ma wpływu na ilo klientów, którzy w cigu dnia wchodz do sklepu, ma jednake decydujcy wpływ na to, jak wielu z nich wyjdzie ze sklepu z zakupionym towarem. Aktywna obsługa klientów jest kluczem do sukcesu. Zastosowanie w sklepie liczników klientów w połczeniu ze specjalnym oprogramowaniem umoliwia dokonanie rzetelnej oceny skutecznoci pracowników sklepu, a równoczenie dopinguje ich do wikszej aktywnoci w obsłudze klienta. analiza skutecznoci personelu na podstawie porównania iloci klientów i wartoci sprzeday w kolejnych jednostkach czasu analiza adekwatnoci iloci pracowników w sklepie do ruchu klientów w poszczególnych dniach i godzinach pracy sklepu analiza skutecznoci sprzeday na poziomie sklepu, grupy sklepów, regionu Frontier C/B Systems 19

20 Obszar funkcjonalny OBSŁUGA FINANSÓW Moduł: Obsługa windykacji Aby w maksymalnym stopniu zmniejszy poziom przeterminowanych płatnoci został opracowany specjalny mechanizm "wczesnego ostrzegania". S to procedury, które automatycznie informuj wyznaczonych pracowników firmy o poziomie i strukturze przeterminowanych płatnoci. Uzupełnieniem tych rozwiza jest program obsługi spraw windykacyjnych, który wspiera czynnoci zwizane z kontaktami z klientem, przygotowaniem dokumentacji sdowej i egzekucj długu. mechanizm zarzdzania warunkami współpracy z klientami automatyczne wysyłanie i z raportami o stanie przeterminowanych płatnoci pełna obsługa cyklu windykacji nalenoci (od monitu, poprzez spraw sdow i egzekucj nalenoci przez komornika) Moduł: Obsługa finansowania importu Moduł jest przeznaczony dla pracowników działu finansowego odpowiedzialnych za dokonywanie rozlicze bezgotówkowych z dostawcami zagranicznymi. Programy modułu umoliwiaj midzy innymi zarzdzanie limitami akredytyw w bankach, przygotowanie i rozliczenie akredytyw oraz inkas, rozliczenie kontraktów oraz harmonogramowanie spłat nalenoci. Własnoci programów modułu: pełna integracja z modułami Zakupy importowe i Zarzdzanie dostawami kontrola stanu limitu akredytyw zarzdzanie liniami kredytowymi do obsługi spłat akredytyw weryfikacja dokumentacji od dostawcy Frontier C/B Systems 20