System Wspierania Pracy Przedstawicieli Handlowych Pocket Seller. Instrukcja uytkownika

Transkrypt

1 System Wspierania Pracy Przedstawicieli Handlowych Pocket Seller Instrukcja uytkownika Łód, ul. Kołodziejska 15 tel./ fax

2 Spis treci: 1. Wstpna charakterystyka programu Okno główne Ustawienia Naprawa danych Aktualizacja oprogramowania Domylne ustawienia dokumentów Inne Dane firmy Drukarka Klienci Tworzenie nowego klienta Artykuły Tworzenie nowego artykułu Grupy artykułowe Wizyty Tworzenie nowego dokumentu Synchronizacja Zestawienia Co zrobi, gdy?

3 1. Ogólna charakterystyka sytemu Program Pocket Seller na platformie PocketPC stworzony został z myl usprawnienia pracy przedstawicieli handlowych pracujcych w tzw. systemie presellingu. Konstrukcja systemu opiera si na obsłudze transakcji przy uyciu mobilnych palmtopów i transmisji danych do serwera w firmie. Pocket Seller umoliwia zbieranie zamówie u klienta, wystawianie dokumentów (faktury VAT, paragony), prowadzenie statystyk i analiz, a ponadto zapewnia dostp do pełnej informacji o klientach, towarach, realizowanych zamówieniach, sprzeday i odbieranie wiadomoci z centrali. Dwukierunkowa wymiana danych daje przedstawicielom bardzo du swobod działania eliminujc w pełni konieczno rcznego wystawiania dokumentów. Połczenie z serwerem realizowane jest za porednictwem kabla USB lub telefonów komórkowych z usług GPRS. 2. Okno główne Wizyty: Okno do realizacji zamówienia lub sprzeday. Zestawienia: Zestawienia wystawionych zamówie, sprzeday, ankietowanie. Synchronizacja: Okno wymiany danych pomidzy palmtopem, a serwerem. Ustawienia: Ustawienia danych o uytkowniku, serwerach i inne. Artykuły: Podgld listy towarów. Klienci: Podgld listy klientów. 3

4 3. Ustawienia Okno ustawie tworzy 8 kolejno opisanych zakładek: a) Ustawienia domylne ustawienia uytkownika, magazynu, z którego bdzie realizowana sprzeda oraz elementów graficznych. b) Domylne ustawienia pól w dokumentach, c) Inne kopia plików, export dokumentów na konto pocztowe d) Dane firmy umieszczanie informacji o firmie: nazwa, adres, NIP oraz dodatkowe informacje e) Numery dokumentów - numeracja dokumentów f) Drukarka ustawienia dotyczce drukarki i drukowania g) Naprawa danych naprawa dokumentów, tworzenie bazy danych oraz aktualizacja oprogramowania h) O programie informacja o autorze i odblokowanie ustawie. Pamitaj, aby zapamita wprowadzone zmiany 4

5 3.1 Naprawa danych Pocket Seller udostpnia kilka operacji na bazie danych i dokumentach: - Czy dokumenty usuwa wybrane dokumenty. - Defragmentuj baz naprawia uszkodzone elementy całej bazy - Twórz baz opcja, której nie naley uywa samowolnie, tworzy od nowa struktur bazy danych (wymaga połczenia z serwerem). - Twórz kopi bazy - tworzenie kopii zapasowej. - Odzyskaj baz z kopii odzyskiwanie bazy z kopii. Uwaga: Usługa dostpna dopiero po utworzeniu kopii zapasowej W celu dokonania aktualizacji oprogramowania naley połczy si z Internetem (telefonicznie lub kablem poprzez komputer stacjonarny), sprawdzi dostpne wersje i zaktualizowa. 5

6 3.2 Aktualizacja oprogramowania Po klikniciu przycisku Sprawd program zacznie wyszukiwa nowej wersji. Jeli zadanie zakoczy si powodzeniem zostanie wywietlona nowa wersja. Nastpnym krokiem powinno by kliknicie przycisku Pobierz. 6

7 Po wykonaniu powyszych czynnoci wystpi komunikat z zapytaniem Czy instalowa now wersj. Po klikniciu przycisku TAK zostanie zainstalowana nowa wersja oprogramowania i bdzie juz ona dostpna. Aktualna wersja została zmieniona na nowsz. 7

8 3.3 Domylne ustawienia dokumentów W celu zoptymalizowania pracy mona ustawi domylne wartoci dla poszczególnych kategorii. Przy otwarciu nowych dokumentów wartoci domylne bd juz ustawione. Pamitaj, aby zapamita wprowadzone zmiany 8

9 3.4 Inne Przykładowe wpisywanie cieek do kopii danych i exportu dokumentów. Znak \ informuje o przejciu do podkatalogów. 3.5 Dane firmy W oknie tym naley umieci dokładne dane firmy jak bdzie reprezentował przedstawiciel. 9

10 3.6 Drukarka Zakładka Drukarka w oknie ustawie pozwala na podanie parametrów drukarki oraz opcji dotyczcych drukowania. Aby rozwin list z rodzajem drukarek, kliknij ikon. W kadym momencie dostpna jest klawiatura programowa, wyposaona w standardowe elementy klawiatury komputerowej. 10

11 4. Klienci Klienta wyszukasz na podstawie 3 kryteriów: kodu, nazwy i numeru NIP Przy pierwszym uruchomieniu lista jest pusta, w trakcie pracy zapamitywane bd wszystkie zapisane informacje o klientach. Opcja Rozliczenia Aby usun przycinij Skasuj Aby poprawi istniejce dane o kliencie wybierz Edytuj W celu dopisania nowego klienta uruchom Nowy dokument 11

12 4.1 Tworzenie nowego klienta W celu dodania nowego klienta wpisz dane teleadresowe i zapisz. Dane te bd dostpne w Licie klientów Na podstawie kodu wyszukasz klienta Czerwony kolor informuje o koniecznoci wypełnienia pola Lista zawiera 3 kryteria płatnoci: gotówka, przelew, kredyt Uwaga! Fakt przyjcia nowego klienta naley kadorazowo zgłosi z centrali firmy w celu wpisania jego danych do Symfonii 12

13 5. Artykuły Poszczególne artykuły z listy mona wyszuka za pomoc: Kodu lub Nazwy. Wybierz jedn z dwóch opcji. Wybierz grup artykułow. Opcja ta wyszczególni obszar poszukiwa do wybranej grupy. W przypadku ustawienia pola na brak-, artykuł bdzie poszukiwany we wszystkich grupach. Wpisz Kod lub nazw poszukiwanego artykułu. Pozostawienie pola pustego spowoduje wywietlenie wszystkich artykułów. Aby usun artykuł zaznacz na licie i wcinij Usu Aby poprawi istniejce dane o artykule wybierz Edytuj W celu dopisania nowego artykułu uruchom Nowy artykuł 13

14 5.1 Tworzenie nowego artykułu Na podstawie kodu wyszukasz artykuł Opcja dodania nowej grupy lub (po wcisniciu wielokropka) wybrania z ju istniejacych patrz punkt 5.2. Kod działalnoci Utwórz 5.2 Grupy artykułowe W oknie tym znajduj si utworzone grupy artykułowe. W celu przypisania im produktu naley zaznaczy wybran grup i wcisn przycisk Zatwierd Jeli adna z grup nie spełnia oczekiwanego przyporzdkowania wcinij Opu 14

15 6. Wizyty Po uruchomieniu okna Wizyt, pojawia si lista zamówie. Przy pierwszym uruchomieniu lista jest pusta, w trakcie pracy zapamitywane bd wszystkie wysłane i niewysłane zamówienia. Zamówienie wysłane Zamówienie do wysłania Zamknij Netto Brutto Drukuj Zmiana statusu wysyłki dokumentu ( * ) Nowy dokument Skasuj Wylij Edytuj ( * ) Zmiana statusu zmienia status wysyłki z wysłanej na niewysłan i odwrotnie. 15

16 6.1 Tworzenie nowego dokumentu Po wybraniu Nowy dokument, ukae si okno w którym nie masz jeszcze do dyspozycji formy i terminu płatnoci, oraz opcji rabaty. Stan si one dostpne po wybraniu klienta. W tym celu kliknij ikon Klienci Po kliknici ikony Klienci ukae si okno z list klientów Szukanie, dopisanie nowego klienta oraz edycja zostały omówione w punkcie 4 Po wybraniu klienta kliknij ikon Zatwierd 16

17 Po dodaniu klienta opcje: - płatno - term. płat. - rabat Stan si dostpne a w dolnym oknie ukazane bd dane klienta. Po klikniciu zakładki Pozycje ukarze si ponisze okno. Przy pierwszym uruchomieniu lista jest pusta, w trakcie pracy zapamitywane bd wszystkie dodane pozycje. Aby doda pozycj kliknij Nowa pozycja. 17

18 Po klikniciu ikony Nowa pozycja program przejdzie do działu artykuły. Tworzenie, edycja, szukanie artykułu zostało omówione w punkcie 5. Kolor piaskowy pokazuje zaznaczony artykuł, aby doda kliknij Dodaj Artykuły dodane Gdy zaznaczony jest dodany artykuł, przycisk Dodaj zmienia sw warto na Zmie. Po zmianie iloci sztuk, rabacie, cenie kliknij przycisk Zmie aby zapisa zmiany. Włczenie / Wyłczenie szukania wpisanej nazwy bdcej w rodku innego wyrazu. 18

19 7. Synchronizacja W oknie Synchronizacja moesz dokona aktualizacji (Pobierz) lub wysła wystawione zamówienia (Wylij). Program połczy si z domylnie ustawionym serwerem Po klikniciu Wylij rozpocznie si transmisja danych. Naley poczeka a Postp osignie pełna warto Ikona informuje o poprawnym wykonaniu zadania 19

20 8. Zestawienia Wybierz jedno z kryteriów w interesujcym Ci okresie: - Obrót dzienny, - Obrót miesiczny, - Sprzeda wg klientów, - Sprzeda wg artykułów, Uwaga! Zestawienia maj charakter pogldowy. Dotycz zamówie wystawionych, realizowanych w dalszej kolejnoci w Symfonii. 9. Co zrobi, gdy...? W przypadku wystpienia błdów w trakcie pracy naley najpierw sprawdzi nastpujce ustawienia: W palmtopie: Czy oznaczenie kodowe przedstawiciela jest prawidłowe? Czy kod magazynu jest właciwy? Czy nazwy towarów lub klientów nie zawieraj niedozwolonych znaków (np. apostrof, cudzysłów, przecinek)? Czy poprawnie skonfigurowano połczenie z telefonem? (opis w oddzielnej instrukcji), Czy podłczony jest kabel synchronizujcy? (przy połczeniu przez kabel), Jeli na kade z powyszych pyta odpowiedziałe twierdzco, spróbuj nastpujcych czynnoci: - wyłcz i włcz aplikacj Pocket Seller, - zrestartuj palmtopa, 20

21 - odłcz i podłcz ponownie kabel synchronizujcy, - wyłcz i włcz telefon, POCKET SELLER instrukcja obsługi W przypadku problemów nie rozwizanych powyszym opisem prosimy o kontakt z producentem systemu: AGADE Software, tel. (42)