Odchudzanie magazynu dzięki kontroli przepływów materiałów w systemie Plan de CAMpagne

Transkrypt

1 Odchudzanie magazynu dzięki kontroli przepływów materiałów w systemie Plan de CAMpagne Wstęp Jednym z powodów utraty płynności finansowej przedsiębiorstwa jest utrzymywanie zbyt wysokich poziomów zapasów, popularne zamrażanie pieniędzy na magazynie. Odpowiednie planowanie i kontrola tych stanów magazynowych pozwala niejednej firmie uwolnić znaczną gotówkę i przenieść ją na poziom np. inwestycyjny. Ten artykuł w całości poświęcony jest właśnie tematyce planowaniu zaopatrzenia i kontroli stanów zapasów w oparciu o rzeczywiste zapotrzebowanie w związku z planowaną produkcją (w oparciu o technologię wytworzenia wyrobów gotowych) Możliwości pełnej i szybkiej kontroli stanów magazynowych oraz zaopatrzenia płyną z zastosowania w przedsiębiorstwie systemu klasy ERP takiego jak np. Plan-de-CAMpagne, pozwalającego między innymi na automatyzację przepływu informacji pomiędzy działem handlu, magazynem, produkcją a zaopatrzeniem. Najczęściej wymienianymi zaletami w tej dziedzinie są: OSZCZĘDNOŚCI generowane dzięki zmniejszeniu ilości zalegających zapasów, TERMINOWOŚĆ DOSTAW, której podstawą jest zawsze aktualna informacja o bieżącym stanie magazynu oraz zapotrzebowaniu spływającym z produkcji Dla przykładu magazyn w firmie X podzielony jest na grupy i wygląda następująco: Rys.1. Tabela magazynu firmy X.

2 Już na pierwszy rzut oka możemy odczytać z tabeli informacje o aktualnym poziomie zapasów (stanie magazynowym), ilości już zarezerwowanego materiału oraz wielkości planowanego zapasu minimalnego i planowanego zaopatrzenia każdego materiału, półproduktu czy wyrobu gotowego. Pod lupę weźmy np. materiał Blacha 8mm 1500x3000 o którym wiemy, że do produkcji wykorzystywany jest jako fragment arkusza o wymiarach 1,5 x 3 m. Zamawiany jest zawsze w pełnych arkuszach (ilość zamówienia to zawsze wielokrotność 4,5m 2 ). Zaplanowano również utrzymywanie zapasów minimalnych na poziomie 5 m 2. Rys.2. Okno szczegółowych danych dotyczących planowanych zmian stanu magazynowego artykułu Blacha 8 mm 1500x3000. Aktualny zapas magazynowy blachy 8 mm utrzymuje się na poziomie 5 m 2. Rezerwacji tego materiału pod planowane uruchomienie zleceń produkcyjnych dokonano w ilości 6,552 m 2. W związku z tym, że nie ma wystarczającej ilości materiału na magazynie, system wysłał do tabeli zakupów informację o konieczności zakupu 9 m 2 blachy 8mm. System oblicza ilość do zakupu tak, by na magazynie po zrealizowaniu wszystkich rezerwacji, zostało materiału co najmniej tyle, ile jest planowane jako minimum magazynowe (5 m 2 ). Z prostej kalkulacji 5,0-6,552= -1,552 wynika że aby móc w pełni zrealizować bieżące zapotrzebowanie (rezerwacje) należy zakupić 1,552 m 2 blachy. Z uwagi, że po zakupie stan magazynowy ma osiągnąć co najmniej 5 m 2, obliczona została wartość zakupu 2, = 7,052 m 2. Wartość ta w przeliczeniu na pełne arkusze daje nam 2 szt. Dwa arkusze to 9 m 2 i taka informacja trafiła automatycznie do tabeli zakupów i działu zaopatrzenia. Rys.3. Fragment tabeli zakupu W systemie Plan-de-CAMpagne możliwe jest bardzo szybkie wyszukiwanie informacji dzięki między innymi sortowaniu, filtrowaniu i grupowaniu danych w tabelach. Tak np. w tabeli zakupów filtrowanie danych pozwala na wyświetlenie tylko tych linii, które odpowiadają zadanym kryteriom wyszukiwania. Powyżej została wyświetlona ta część tabeli, która dotyczy wyłącznie zakupów materiału Blacha 8mm 1500x300. Tabela ta, poza informacją jaki materiał i na kiedy zamówić, zawiera także informacje o tym, czy dany materiał został już zamówiony i przyjęty na magazyn ( N oznacza Nie ma a J oznacza Jest ). Numer zakupu jest ściśle powiązany z numerem dokumentu

3 zamówienia zakupu, generowanym z systemu. Zamówienie materiału może być powiązane z planowanym uruchomieniem zleceń produkcyjnych lub trafić tu jako zapotrzebowanie magazynu na utrzymanie stanów minimalnych (wówczas kolumny nr produkcji i nr kalkulacji pozostaną puste). Możliwe jest również ręczne modyfikowanie każdej linii, usuwanie i dopisywanie nowych pozycji. Dane na temat planowanych zmian zapasów na magazynie spływają automatycznie z kilku źródeł. Pierwszym miejscem, z którego program pozyskuje informacje jest uruchomione zlecenie produkcyjne. To właśnie tam w dziale przygotowania produkcji padła decyzja o wykorzystaniu Blachy 8mm 1500x3000 w określonych ilościach i rozmiarach do wytworzenia wyrobu gotowego na potrzeby klienta. Poniżej przykładowa kalkulacja, zawierając artykuł Blacha 8mm 1500x3000 Rys.4. Kalkulacja na wyrób Blacha [250x300]. Podczas tworzenia kalkulacji od strony materiałowej istotne jest przypisanie, z którego materiału ma być utworzony wyrób gotowy. Podstawowe dane dotyczące materiału przypisane są automatycznie z bazy materiałów. Ważne jest określenie, w jakich ilościach i rozmiarach ten materiał ma wejść w skład wyrobu gotowego. Decyzja o uruchomieniu produkcji na kalkulowany wyrób równoznaczna jest z nadaniem tej kalkulacji numeru produkcji:. Tu zaczyna się automatyczny proces: sprawdzania przez system stanów magazynowych, dokonywania rezerwacji materiałów oraz zgłaszania zapotrzebowania na zakup określonej ilości tego materiału (na datę umożliwiającą rozpoczęcie i zakończenie produkcji w planowanym czasie). Wyniki działania systemu widoczne są kolejno: 1) Na magazynie w oknie szczegółowych informacji o materiale w zakładce Towar /patrz: Rys.2. 2) W tabeli rezerwacji materiałów gdzie każda linia materiału przypisana jest do kalkulacji o określonym numerze i do konkretnego zlecenia produkcyjnego. Linie zawierają informacje

4 o tym jakie ilości materiałów oraz w jakim terminie należy pobrać z magazynu w celu terminowego uruchomienia produkcji. Tabela ta pozwala precyzyjnie śledzić wszystkie rezerwacje materiałów. Na podstawie danych w niej zawartych w pełni kontrolowane są również wydania materiałów do produkcji. Rys.5. Fragment tabeli rezerwacji materiałów, pogrupowanej po indeksie magazynowym. Rysunek pokazuje wszystkie jeszcze niezrealizowane rezerwacje Blachy 8mm 1500x3000, przyporządkowane do określonych zleceń produkcyjnych. Z tej tabeli najczęściej korzystają magazynierzy, którzy w szybki sposób rejestrują rzeczywiste wydania materiałów pod określone zlecenia produkcyjne. Pozwala to na dostęp do zawsze aktualnej informacji o zapasach i planowanym ich rozchodowaniu. 3) W tabeli zakupów tam automatycznie trafia informacja wówczas, gdy stan ekonomiczny (patrz: szczegółowe okno informacji o magazynie zakładka towar) nie pozwoli na realizację produkcji z powodu braku wolnych, niezarezerwowanych materiałów i konieczny jest ich zakup. Tabelę zakupów pozostaje do dyspozycji działu zaopatrzenia. Dostępna jest w niej pełna informacja o zbiorczym zapotrzebowaniu na zakup poszczególnych materiałów. Automatycznie zostają tu przypisywane kolejne linie informujące o zapotrzebowaniu na określoną ilość blachy wraz z terminem, na kiedy ta blacha ma być dostępna na magazynie w celu np. terminowego rozpoczęcia produkcji. Do tabeli zakupów, również automatycznie, spływa zapotrzebowanie z magazynu informujące o konieczności uzupełnienia zapasów tych materiałów, których stan spadł poniżej poziomu minimalnego. Linie te można także ręcznie modyfikować, usuwać i dopisywać nowe. Rys.6. Fragment tabeli zakupów.

5 Zwiększenie stanów magazynowych następuje automatycznie po zarejestrowaniu przyjęcia dostawy. Z listy wszystkich zamówionych materiałów wystarczy wybrać odpowiedną pozycję i wpisać przyjętą ilość materiału. Jeżeli jest to istotne, z punktu widzenia interesów firmy, można przepisywać numery seryjne i śledzić certyfikaty dla poszczególnych partii materiału. Możliwe jest również definiowanie lokalizacji magazynowej danej partii oraz przypisanie każdej przyjmowanej partii numeru dostawy. Jeżeli jakość dostarczanych materiałów kontrolowana jest na etapie przyjęcia, wówczas informacje takie mogą być również przetwarzane i przechowywane w systemie. Tak ustalone powiazania między działem magazynu, produkcją i zaopatrzeniem pozwalają na precyzyjne planowanie zakupów i utrzymywanie stanów magazynowych na możliwe niskim poziomie, przy zachowaniu terminowości dostaw do klienta. Zamawianie materiałów dokładnie na wyznaczony czas pozwala zminimalizować ilości, a co za tym idzie koszty gromadzenia zapasów. Wszytko to wpływa korzystnie na płynność finansową pozwalając na minimalizację czasu zamrażania gotówki na magazynie w postaci zalegających zapasów. W kolejnym newsletterze podejdziemy do tematu tworzenia kalkulacji na potrzeby oferty handlowej oraz zapoznamy się z cyklem życia takiej oferty w rękach handlowca.