ZASADY I PROCEDURY NORWESKIEGO MECHANIZMU FINANSOWEGO

Transkrypt

1 ZASADY I PROCEDURY NORWESKIEGO MECHANIZMU FINANSOWEGO przyjte przez Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych w dniu , zgodnie z art. 8 Umowy z dnia pomidzy Królestwem Norwegii i Wspólnot Europejsk dotyczc Norweskiego Mechanizmu Finansowego, z póniejszymi zmianami z dnia

2 SPIS TRECI 1. Wprowadzenie Zakres Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych oraz Biuro Mechanizmów Finansowych Koordynacja z Mechanizmem Finansowym EOG Krajowy Punkt Kontaktowy Memorandum of Understanding Odpowiedzialno Prawo właciwe i jurysdykcja Ramy czasowe i terminy Zobowizania Składanie wniosków Projekt wniosku Zwolnienie z zobowiza Ramy finansowe Koszty zarzdzania Okrelone koszty zarzdzania w Pastwie - Beneficjencie Typy projektów Obszary priorytetowe Typy projektów Pojedyncze projekty Programy (grupy projektów) Specyficzne formy pomocy Granty blokowe Fundusz kapitału pocztkowego Fundusz dla organizacji pozarzdowych Wydatki i finansowanie Kwalifikowalno wydatków Dodatkowe korzyci Pocztkowa data kwalifikowalnoci wydatków Kocowa data kwalifikowalnoci wydatków Podatek VAT oraz inne podatki i opłaty Szczegółowe warunki dotyczce kwalifikowalnoci Wysoko wsparcia i współfinansowanie Poziomy współfinansowania Projekty generujce dochody Zastosowanie zasady zanieczyszczajcy płaci

3 3.3. Przekroczenie kosztów oraz oszczdnoci Procedury wnioskowania Wnioskodawcy Ogłoszenie moliwoci ubiegania si o rodki w ramach Norweskiego Mechanizmu Finansowego Jzyk Wniosek Ocena dokonywana przez BMF Sprawdzanie projektu przez Komisj Decyzja Norweskiego Ministerstwa Spraw Zagranicznych Umowa finansowa Wdraanie Raportowanie i monitoring Zewntrzny monitoring wykonywany przez BMF Wydatkowanie Promocja Audyt i kontrola finansowa Przejrzysto i dokumentacja dowodowa Kontrola finansowa, audyt i działania zapobiegajce oszustwom..19 podejmowane przez Pastwo -Beneficjenta Biuro Norweskiego Audytora Generalnego Audyty i inspekcje organizowane przez Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych Zakoczenie projektów Zakoczenie projektów Ewaluacja ex-post Inne obowizki po zakoczeniu projektu

4 1. Wprowadzenie 1.1. Zakres Zasady i procedury wdraania Norweskiego Mechanizmu Finansowego (zwane dalej Zasadami i Procedurami) zostały przyjte zgodnie z Artykułem 8 Umowy z dnia pomidzy Królestwem Norwegii (zwanym dalej Norwegi) i Wspólnot Europejsk dotyczcej Norweskiego Mechanizmu Finansowego (zwanej dalej Umow). Zasady i Procedury mog by zmieniane decyzj Norweskiego Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych przyjmie dodatkowe wytyczne odnoszce si do niniejszych Zasad i Procedur Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych oraz Biuro Mechanizmów Finansowych Norweskim Mechanizmem Finansowym zarzdza Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych, które podejmuje decyzj o przyznaniu pomocy finansowej. Biuro Mechanizmów Finansowych (dalej zwane BMF) wspiera Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych. BMF jest odpowiedzialne za wdraanie Norweskiego Mechanizmu Finansowego, oraz pełni funkcj punktu kontaktowego Koordynacja z Mechanizmem Finansowym EOG Kade Pastwo-Beneficjent i BMF powinny cile koordynowa wykorzystanie rodków finansowych w ramach Norweskiego Mechanizmu Finansowego ze rodkami finansowymi w ramach Mechanizmu Finansowego EOG Krajowy Punkt Kontaktowy Krajowy Punkt Kontaktowy ponosi ogóln odpowiedzialno za zarzdzanie działaniami realizowanymi w ramach Norweskiego Mechanizmu Finansowego w Pastwie - Beneficjencie, ponadto pełni funkcj punktu kontaktowego. Odpowiada równie za identyfikacj, planowanie, wdraanie i monitorowanie projektów, jak te wykorzystanie rodków w ramach Norweskiego Mechanizmu Finansowego Memorandum of Understanding W celu zapewnienia efektywnego wdraania Norweskiego Mechanizmu Finansowego, pomidzy Norwegi i kadym Pastwem-Beneficjentem bdzie zawarte Memorandum of Understanding (MoU). MoU winno m.in.: - wymienia najwaniejsze obszary priorytetowe przedstawione w podstawach programowych, 4

5 - ustanawia specyficzne formy pomocy, - okrela ramy systemu wdraania Norweskiego Mechanizmu Finansowego w Pastwie - Beneficjencie oraz - ustala ramy współpracy Odpowiedzialno Odpowiedzialno Norwegii, odnonie do Norweskiego Mechanizmu Finansowego, jest ograniczona do dostarczenia rodków finansowych na wsparcie projektów, zgodnie z podpisanymi umowami finansowymi. Norwegia ani BMF nie ponosz odpowiedzialnoci przed Pastwem-Beneficjentem, wnioskodawcami, operatorami i innymi stronami Prawo właciwe i jurysdykcja Współprac pomidzy Norweskim Mechanizmem Finansowym i Pastwami Beneficjentami reguluje prawodawstwo Królestwa Norwegii. Wszelkie spory wynikłe z tej współpracy, jeli nie mog by rozwizane polubownie, bd rozstrzygane przez Sd Okrgowy w Oslo. Norweski Mechanizm Finansowy moe domaga si wykonania orzeczenia sdu lub nakazu sdowego w kadym sdzie lub odpowiedniej instytucji na terenie Pastwa - Beneficjenta lub w innym pastwie, w którym Pastwo - Beneficjent ma swoje przedstawicielstwo. Pastwo - Beneficjent umocuje Krajowy Punkt Kontaktowy do wystpowania w sprawach w jego imieniu Ramy czasowe i terminy Terminy przedstawione poniej s terminami kocowymi i odnosz si do wszystkich typów projektów. Instytucje odpowiedzialne za wdraanie specyficznych typów pomocy lub programów (grup projektów) winny stosowa si do tych samych terminów Zobowizania Zgodnie z Artykułem 2 Umowy, zobowizania w ramach Norweskiego Mechanizmu Finansowego bd udzielane w okresie od 1 maja 2004 r. do 30 kwietnia 2009 r. (dalej zwanego okresem zobowiza). adne zobowizania nie mog by zacigane po 30 kwietnia 2009 r Składanie wniosków Składanie kompletnych wniosków aplikacyjnych lub wniosków o ponowne zobowizania odbywa si bdzie do 31 stycznia 2009 r Projekt wniosku Przedłoony projekt wniosku (por. Art.4.4 paragraf 3) bdzie przyjmowany do 31 padziernika 2008 r. 5

6 Zwolnienie z zobowiza Wnioski o zwolnienie z zobowiza bd przyjmowane do dnia 31 padziernika 2008 r Ramy finansowe Zgodnie z Artykułem 2 Umowy, Norwegia na realizacj działa w ramach Norweskiego Mechanizmu Finansowego udostpni łczn kwot 567 milionów euro. Kwota ta powinna by dostpna w piciu rocznych transzach w wysokoci 113,4 milionów euro przez cały okres zobowiza. Koszty zarzdzania bd pokrywane z całkowitej kwoty, zgodnie z Artykułem 8 paragraf 3 Umowy. Dalsze warunki finansowe okrela poniej Artykuł Tabela 1 Skumulowane pułapy zobowiza przed i po odjciu kosztów zarzdzania, w milionach euro Skumulowany pułap zobowiza Skumulowany pułap zobowiza po odjciu kosztów zarzdzania Rok 1: 1 maja kwietnia ,40 107,73 Rok 2: 1 maja kwietnia ,80 215,46 Rok 3: 1 maja kwietnia ,20 323,19 Rok 4: 1 maja kwietnia ,60 430,92 Rok 5: 1 maja kwietnia ,00 538,65 Pułapy skumulowanych zobowiza dla kadego Pastwa -Beneficjenta, przed i po odjciu kosztów zarzdzania, zostały przedstawione w tabeli 2 i s oparte na kluczu podziału zastosowanym w Artykule 5 Umowy. Wydatki zwizane z raportami oceniajcymi, moniotoringiem, ewaluacj ex-post oraz pomoc techniczn s pokrywane ze rodków netto. Skumulowane pułapy zobowiza dla kadego Pastwa- Beneficjenta s indykatywne. Tabela 2 Indykatywne skumulowane pułapy zobowiza dla kadego Pastwa- Beneficjenta, przed i po odjciu kosztów zarzdzania, w euro Beneficjent Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 Republika Czeska kwota netto Estonia kwota netto Cypr kwota netto Łotwa kwota netto Litwa kwota netto

7 Wgry kwota netto Malta kwota netto Polska kwota netto Słowenia kwota netto Słowacja kwota netto Aby umoliwi przedłoenie propozycji projektów o znaczcej wielkoci najmniejszym Pastwom -Beneficjentom, tj. Estonii, Cyprowi, Malcie i Słowenii, z których kade otrzymuje mniej ni dwa procent rodków dostpnych w ramach Norweskiego Mechanizmu Finansowego, mog one przedkłada projekty do wysokoci ich maksymalnej wielkoci zobowiza w dowolnym czasie okresu zobowiza. W celu realokacji niewyasygnowanych rodków na przedsiwzicia o wysokim priorytecie w dowolnym Pastwie Beneficjencie, zgodnie z Artykułem 6 Umowy, bdzie dokonywany przegld w listopadzie 2006 r. i kolejny w listopadzie 2008 r. Bez uszczerbku dla moliwych realokacji opisanych powyej, niewyasygnowane rodki na koniec kadego roku winny by przeniesione do alokacji na nastpny rok Koszty zarzdzania Zgodnie z Artykułem 8 paragraf 3 Umowy, koszty zarzdzania Norweskim Mechanizmem Finansowym bd pokryte z całkowitej puli 567 milionów euro. Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych ustaliło te koszty, jako 5% całoci rodków. Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych moe zmieni swoj decyzj w trakcie okresu zobowiza. Koszty zarzdzania dotycz kosztów funkcjonowania BMF, bezporednich kosztów Wydziału Mechanizmu Finansowego w Norweskim Ministerstwie Spraw Zagranicznych. Ogólne koszty administracyjne ponoszone przez Pastwo -Beneficjenta nie bd ponoszone ze rodków Norweskiego Mechanizmu Finansowego. Jednake okrelone koszty, takie jak np. koszty zwizane z rocznymi spotkaniami mog by pokrywane ze rodków Norweskiego Mechanizmu Finansowego Okrelone koszty zarzdzania w Pastwie - Beneficjencie Ogólne koszty administracyjne ponoszone przez Pastwo -Beneficjenta nie bd finansowane ze rodków Norweskiego Mechanizmu Finansowego. Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych moe, w ramach funduszu pomocy technicznej zgodnie z wytycznymi ws. grantów blokowych, zapewni rodki dla pokrycia okrelonych kosztów, które s niezbdne, wyranie wyodrbnione oraz bezporednio i wyłcznie powizane z zarzdzaniem Norweskim 7

8 Mechanizmem Finansowym. Kwalifikowalno takich kosztów bdzie opisana w Szczegółowych warunkach kwalifikowalnoci kosztów przyjtych przez Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Takie wydatki powinny zosta odjte od kwot netto zawartych w Tabeli 2 w artykule

9 2. Typy projektów Projekty finansowane w ramach Norweskiego Mechanizmu Finansowego musz przyczynia si do zmniejszania rónic ekonomicznych i społecznych w obrbie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Ponadto bd one zgodne z priorytetami Pastwa-Beneficjenta oraz odpowiednimi umowami z Uni Europejsk. Wszystkie projekty musz by zgodne z prawem UE, prawem krajowym Obszary priorytetowe Zgodnie z Artykułem 3 Umowy, rodki finansowe dostpne bd dla projektów składanych w ramach tych samych sektorów jak w Mechanizmie Finansowym EOG, lecz z pierwszestwem dla projektów w obszarach: wdraanie przepisów z Schengen, wspieranie Narodowych Planów Działania z Schengen, jak równie wzmacnianie sdownictwa, ochrona rodowiska, z naciskiem m.in. na umacnianie administracyjnych zdolnoci wprowadzania w ycie odpowiednich przepisów i inwestycji w infrastruktur i technologi, z pierwszestwem dla gospodarki odpadami komunalnymi, polityka regionalna i działania przygraniczne, pomoc techniczna przy wdraaniu acquis communautaire. O granty na badania naukowe mona ubiega si w przypadku działa prowadzonych w ww. obszarach priorytetowych Typy projektów Krajowy Punkt Kontaktowy moe przedkłada propozycje pojedynczych projektów, programów (grup projektów) i specyficznych form pomocy (granty blokowe i fundusz kapitału pocztkowego). Wybór typu projektu bdzie zaleał przede wszystkim od celu projektu, danego sektora oraz poziomu decyzyjnego koniecznego do wdroenia projektów. Przedkładanie wniosków aplikacyjnych dla wszystkich rodzajów projektów musi by zgodne z wytycznymi dotyczcymi wypełniania wniosków, przyjtymi przez Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych Pojedyncze projekty Pojedynczy projekt jest to ekonomicznie niepodzielna seria działa, z jasno okrelonymi celami, realizujca cile okrelon funkcj techniczn. Wniosek na pojedynczy projekt moe zawiera jeden lub wicej podprojektów. Projekty te musz by okrelone we wniosku przedkładanym Komitetowi. Wysoko wnioskowanej pomocy, jako zasada, nie moe by mniejsza ni euro. Pojedyncze projekty winny by wdraane zgodnie z wytycznymi dla tego typu projektów, przyjtymi przez Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych. 9

10 Działania transgraniczne dotycz tego typu projektów Programy (grupy projektów) W celu ułatwienia wdraania całociowych i bardziej kosztownych strategii, Pastwo- Beneficjent moe przedkłada propozycje programów (grup projektów). Program składa si z równorzdnych grup oddzielnych projektów, przygotowanych i przedłoonych przez partnerów, majcych na celu osignicie wspólnych przestrzennie/obszarowo/tematycznie okrelonych celów. Wnioski dla programów winny zawiera szczegółowe i pełne dane dotyczce wszystkich aspektów proponowanego programu: jego główne cele, wskazanie działa przewidzianych do realizacji w ramach programu oraz przedstawienie planu wdroenia wraz z proponowanymi ustaleniami. Pastwo-Beneficjent wskae operatora programu, który bdzie pełnił rol instytucji rozrachunkowej i który bdzie odpowiedzialny za wdraanie zatwierdzonego programu, zgodnie z wytycznymi dla programów (grup projektów), przyjtymi przez Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Terminy i warunki pomocy oraz funkcje i zakresy odpowiedzialnoci wszystkich stron bd zawarte w umowie finansowej Specyficzne formy pomocy Norwegia oraz Pastwa -Beneficjenci, zawierajc MoU do którego odnosi si Artykuł 1.5, zgłosz potrzeb okrelenia specyficznych form pomocy Granty blokowe W celu ułatwienia wdraania projektów, w których kady podprojekt lub kocowy odbiorca jest zbyt mały, aby go zidentyfikowa przed rozpoczciem realizacji projektu lub, aby nim efektywnie zarzdza indywidualnie, ograniczona wielko alokacji moe by przeznaczona na granty blokowe. Grant blokowy jest to fundusz, ustanowiony dla realizacji cile okrelonych celów, który moe wspiera jednostki, organizacje lub instytucje. Wniosek aplikacyjny winien okrela operatora grantu blokowego w Pastwie-Beneficjencie, który bdzie odpowiedzialny za wdraanie grantu blokowego, zgodnie z wytycznymi dla grantów blokowych, przyjtymi przez Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych oraz zgodnie z terminami i warunkami okrelonymi w umowie finansowej. Operator grantu blokowego bdzie, midzy innymi, ogłaszał nabór wniosków, oceniał wnioski, wybierał działania, przyznawał rodki kocowym beneficjentom oraz monitorował realizacj grantu blokowego. 10

11 Fundusz kapitału pocztkowego W celu ułatwienia przygotowania projektów przedkładanych w ramach Norweskiego Mechanizmu Finansowego, jak równie w celu zawizywania nowych partnerstw, tworzonych w celu opracowania oraz wdroenia nowych projektów, moe zosta ustanowiony fundusz kapitału pocztkowego. Projekty innowacyjne, kompleksowe tematy projektów oraz tworzenie partnerstw mog, midzy innymi, by promowane za pomoc funduszu kapitału pocztkowego. Fundusz kapitału pocztkowego musi by wdraany zgodnie z wytycznymi ws. funduszu kapitału pocztkowego, przyjtymi przez Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych moe powierzy zarzdzanie funduszem kapitału pocztkowego operatorowi w Pastwie-Beneficjencie i/lub Biuru Mechanizmów Finansowych Fundusz dla organizacji pozarzdowych W celu wsparcia działalnoci, rozwoju i systemu instytucjonalnego organizacji pozarzdowych (NGOs), Norweski Mechanizm Finansowy moe uruchomi specjalne rodki przeznaczone do realizacji celów NGOs. Dofinansowanie dla NGOs moe odbywa si w ramach funduszu dla organizacji pozarzdowych, którym zarzdza bdzie operator wybrany przez Krajowy Punkt Kontaktowy we współpracy z BMF. rodki dla NGOs bd uruchomione zgodnie z właciwymi wytycznymi przyjtymi przez Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Niniejszy artykuł w aden sposób nie pozbawia organizacji pozarzdowych moliwoci ubiegania si o inne wsparcie finansowe zgodnie z niniejszymi Zasadami i Procedurami oraz przyjtymi wytycznymi, jeli wyra one tak wol. 11

12 3. Wydatki i finansowanie 3.1. Kwalifikowalno wydatków Dodatkowe korzyci Norweski Mechanizm Finansowy jest przeznaczony do tworzenia dodatkowych korzyci dla Pastw -Beneficjentów. Dostarcza dodatkowe ródła finansowania i nie moe zastpowa pomocy finansowej z innych ródeł Pocztkowa data kwalifikowalnoci wydatków Wydatki poniesione przed dat przyznania dofinansowania przez Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych nie kwalifikuj si do wsparcia finansowego Kocowa data kwalifikowalnoci wydatków Kocowa data kwalifikowalnoci wydatków zostanie okrelona w umowie finansowej. Bdzie to 24 miesice po planowanej dacie zakoczenia projektu, ale nie póniej ni 30 kwietnia 2011 roku. Kocowa data kwalifikowalnoci wydatków odnosi si do terminu dokonania faktycznych płatnoci na podstawie faktur wystawionych przed powyszym terminem. Aby wydatki uznano za kwalifikowalne, BMF musi otrzyma prawidłowe wnioski o płatno nie póniej ni 6 miesicy po kocowej dacie kwalifikowalnoci wydatków. Wnioski o płatno dostarczone póniej lub uznane za nieprawidłowe przez Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych nie bd stanowi podstawy do wypłat. Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych moe zdecydowa, e cz wniosku o płatno jest prawidłowa i w zwizku z tym przyzna czciow wypłat. W wyjtkowych przypadkach, gdzie zaistniej usprawiedliwione dalsze opónienia, Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych moe przedłuy okres kwalifikowalnoci do dnia 30 kwietnia 2012 roku, pod warunkiem, e prawidłowe wnioski o płatno zostan dostarczone do 31 padziernika 2012 roku. Jeli projekt jest, w chwili upływania kocowej daty kwalifikowalnoci wydatków, przedmiotem postpowa sdowych lub odwoła administracyjnych skutkujcych zawieszeniem w realizacji, Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych moe dokona dalszego wydłuenia terminu, jeli uzna, e takie przedłuenie ley w interesie Norweskiego Mechanizmu Finansowego Podatek VAT oraz inne podatki i opłaty Wydatki zwizane z VAT i innymi podatkami, składkami i opłatami w jakiejkolwiek postaci, które nie s odzyskiwalne na mocy prawa w Pastwie-Beneficjencie, s kwalifikowalne do wsparcia. 12

13 Szczegółowe warunki dotyczce kwalifikowalnoci Wszystkie projekty współfinansowane przez Norweski Mechanizm Finansowy musz by zgodne z wytycznymi ws. szczegółowych warunków kwalifikowalnoci, przyjtymi przez Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych Wysoko wsparcia i współfinansowanie Pastwo -Beneficjent zapewnia pełne finansowanie projektów. Wkład Norwegii w postaci rodków finansowych bdzie okrelany na podstawie indywidualnych przypadków, z uwzgldnieniem wszystkich istotnych czynników. W adnym przypadku nie mog by przekroczone pułapy współfinansowania Wspólnoty Europejskiej Poziomy współfinansowania Zgodnie z powysz ogóln zasad oraz z Artykułem 4 Protokołu 38a, bd stosowane nastpujce poziomy dofinansowania: a) wielko dofinansowania do 60%; z wyjtkiem sytuacji, do jakich odnosi si podpunkt b) i c), wielko wsparcia nie moe przekracza 60% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu. b) wielko dofinansowania do 85%; w przypadku, gdy 15% lub wicej całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu bdzie współfinansowane z budetu pastwa lub budetu jednostek samorzdu terytorialnego, Norweski Mechanizm Finansowy moe zapewni finansowanie dla reszty kosztów kwalifikowalnych projektu. c) wielko dofinansowania do 85% i powyej; w celu dofinansowania działa w ramach projektów organizacji pozarzdowych (w tym partnerów społecznych) lub projektów w ramach Funduszu Kapitału Pocztkowego oraz funduszu stypendialnego i szkoleniowego, Norweski Mechanizm Finansowy i Mechanizm Finansowy EOG mog zosta łczone w celu otrzymania dofinansowania wyszego ni opisane w podpunkcie a) i b) niniejszego artykułu, ale generalnie nie wikszego ni 90%. Współfinansowanie przez podmiot krajowy bdzie na ogół wymagane Projekty generujce dochody Pastwo -Beneficjent w trakcie ustalania poziomu wnioskowanej pomocy winno wzi pod uwag dochody netto, które moe generowa projekt w trakcie ekonomicznego czasu ycia. Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych moe modyfikowa wielko przyznanej pomocy w zalenoci od wielkoci dochodów generowanych przez projekt, zgodnie z wytycznymi na temat projektów generujcych dochód, przyjtymi przez Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych Zastosowanie zasady zanieczyszczajcy płaci Pastwo -Beneficjent w trakcie ustalania poziomu wnioskowanej pomocy winno wzi pod uwag zasad zanieczyszczajcy płaci. Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych moe modyfikowa wielko przyznanej pomocy w celu zapewnienia stosowania tej zasady. 13

14 3.3. Przekroczenie kosztów oraz oszczdnoci Pastwo -Beneficjent jest całkowicie odpowiedzialne za wdroenie projektu. W przypadku, gdy rzeczywiste koszty projektu przekraczaj budet okrelony w umowie finansowej, Pastwo - Beneficjent winno wyasygnowa dodatkowe rodki. Jeeli ostateczny koszt projektu jest niszy ni całkowite koszty okrelone w umowie finansowej, wówczas całkowita suma wypłaconych rodków bdzie odpowiednio zmniejszona. Jednake poziom pomocy pozostanie taki sam. Norweskie Ministerstwo Spraw zagranicznych moe realokowa niewykorzystane rodki na nowy projekt lub na dodatkowe działania biecego projektu. Wniosek o przesunicie rodków winien by rozpatrywany w ten sam sposób jak wnioski dla innych projektów. 14

15 4. Procedury wnioskowania 4.1. Wnioskodawcy Projektodawcami mog by wszystkie instytucje sektora publicznego i prywatnego, a take organizacje pozarzdowe utworzone w sposób prawny w Pastwie-Beneficjencie oraz działajce w interesie publicznym np. władze krajowe, regionalne i lokalne, instytucje edukacyjne/badawcze, organizacje rodowiskowe, organizacje woluntarystyczne i organizacje społecznoci lokalnych, a take partnerstwa publiczno-prywatne Ogłoszenie moliwoci ubiegania si o rodki w ramach Norweskiego Mechanizmu Finansowego Pastwo -Beneficjent ogłosi publicznie moliwo ubiegania si o rodki finansowe Jzyk Wszelka komunikacja pomidzy Norweskim Mechanizmem Finansowym a Pastwem- Beneficjentem powinna odbywa si w jzyku angielskim. Do oryginalnych dokumentów (w jzyku innym ni angielski) wysyłanych do Norweskiego Mechanizmu Finansowego naley załczy ich angielskie tłumaczenie. Pastwo Beneficjent ponosi całkowit odpowiedzialno za zgodno tłumaczenia z oryginałem Wniosek Bez uszczerbku dla Artykułu 1.9 paragrafu 4, Pastwo -Beneficjent winno nie mniej ni raz w roku i nie czciej ni cztery razy w roku przedkłada wnioski o pomoc finansow do BMF. Krajowy Punkt Kontaktowy dostarcza, wraz z wnioskiem aplikacyjnym, uzasadnienie wyboru przedkładanych projektów. Wnioski winny by składane zgodnie z wytycznymi dotyczcymi wniosków, przyjtymi przez Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Pastwo-Beneficjent moe złoy projekt wniosku do BMF przed przedłoeniem kompletnego wniosku. 1 BMF, na podstawie projektu wniosku, dokonuje wstpnej oceny zgodnoci projektu z Umowy, niniejszymi Zasadami i Procedurami oraz dodatkowymi wytycznymi przyjtymi przez Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych. BMF moe przekaza wskazówki dotyczce dalszego przygotowania projektu do Pastwa -Beneficjenta Ocena dokonywana przez BMF Po potwierdzeniu przez BMF zgodnoci projektu z Umow, niniejszymi Zasadami i Procedurami oraz innymi wytycznymi przyjtymi przez Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych, 1 W polskim systemie wdraania opcja ta nie jest przewidziana (przyp. Tłum.) 15

16 wniosek aplikacyjny zostanie poddany ocenie, zorganizowanej przez BMF. Ocena ta zwykle bdzie przeprowadzana przez niezalen instytucj, wyznaczon i zakontraktowan przez BMF. Instytucja oceniajca przekazuje raport oceny do BMF. Pastwo - Beneficjent otrzymuje kopi raportu i przekazuje BMF swoje komentarze do raportu Sprawdzanie projektu przez Komisj Komisja Europejska bdzie sprawdzała przedkładane projekty pod ktem ich zgodnoci z celami Wspólnoty i przekazywała uwagi do Norweskiego Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Sprawdzanie bdzie si odbywało po przygotowaniu raportu oceny. BMF przekae Komisji odpowiedni dokumentacj Decyzja Norweskiego Ministerstwa Spraw Zagranicznych W oparciu o wnioski, raporty oceny i weryfikacj Komisji, BMF przedłoy Norweskiemu Ministerstwu Spraw Zagranicznych uzasadnion rekomendacj celem podjcia decyzji. Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych przedłoy uzasadnion decyzj w okresie dwóch miesicy od daty otrzymania przez BMF dokumentacji uznanej za kompletn. Bez uszczerbku dla priorytetów wymienionych w Artykule 3 Umowy, Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych dokona oceny projektów w celu okrelenia czy przyczyniaj si one do zmniejszenia ekonomicznego i społecznego rónicowania w Europejskim Obszarze Gospodarczym. W tej ocenie Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych bdzie w szczególnoci rozwaało wpływ projektu, efektywno wydatków, trwało oraz długotrwałe korzyci dla Pastwa -Beneficjenta. Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych wyle do Pastwa -Beneficjenta ofert pomocy / uzasadnion odmow. Oferta winna okrela ostateczny termin akceptacji. Oferta bdzie stanowiła podstaw dla Pastwa -Beneficjenta do akceptacji warunków okrelonych w umowie finansowej. W przypadku uzasadnionej odmowy, Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych moe pozwoli Pastwu-Beneficjentowi na ponowne i jednorazowe przedłoenie poprawionego wniosku Umowa finansowa Umowa finansowa zostanie zawarta pomidzy Norweskim Ministerstwem Spraw Zagranicznych i Pastwem -Beneficjentem dla kadego projektu, programu (grupy projektów) lub specyficznych form pomocy, uzgodnionych pomidzy stronami. Umowa finansowa okreli terminy i warunki finansowania, jak równie funkcje i obowizki wszystkich stron. 16

17 5. Wdraanie Pastwo -Beneficjent ponosi odpowiedzialno za wdraanie i realizacj projektów, jak równie za raportowanie na temat uzyskanych efektów Raportowanie i monitoring Pastwo Beneficjent jest odpowiedzialne za raportowanie i monitoring projektów. Raportowanie winno by zgodne z wskanikami ustalonymi z BMF. Pastwo -Beneficjent winno, midzy innymi, raportowa co najmniej raz w roku o: wdraaniu, zgodnie z planami i budetami; odchyleniach od harmonogramu i moliwych reperkusjach dla projektu; przetargach i zamówieniach publicznych; zakoczeniu projektu, z uwzgldnieniem Artykułu 7 Zasad i Procedur. BMF moe w dowolnym czasie poprosi Pastwo - Beneficjenta o dodatkowe informacje. Raportowanie winno si odbywa zgodnie z wytycznymi w sprawie raportowania i monitoringu, przyjtymi przez Komitet Zewntrzny monitoring wykonywany przez BMF BMF bdzie monitorowa projekty na podstawie planu monitoringu, w celu zapewnienia wykonania umów finansowych. W tym celu, jako zasada, bdzie korzystał z usług agencji monitorujcej. Kopie raportów agencji monitorujcej bd przesyłane do Pastwa -Beneficjenta. Zadania zwizane z monitoringiem winny by wykonywane zgodnie z wytycznymi w sprawie raportowania i monitoringu, przyjtymi przez Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych Wydatkowanie Pomoc finansowa bdzie wypłacana jako refundacja ju poniesionych i udokumentowanych wydatków, zgodnie z ustalonym harmonogramem wydatkowania. Jednake, wydatki zwizane ze specyficznymi formami pomocy mog by w czci wypłacone w formie zaliczki. Dla pojedynczych projektów i programów (grup projektów), moe by wypłacona zaliczka w maksymalnej wysokoci 10%, jeli bdzie uzasadniona przez Pastwo- Beneficjenta i uznana za niezbdn przez Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Wnioski o płatno bd przedkładane BMF. Bdzie do nich dołczana wszelka niezbdna dokumentacja dowodowa wskazujca wypełnienie warunków kadego wydatkowania. BMF, przed dokonaniem płatnoci, zapewni, e wszystkie warunki wydatkowania zostały spełnione (włcznie ze współfinansowaniem). W tym celu, jako zasada, BMF bdzie korzystał z usług agencji płatniczej. 17

18 Płatno winna by przekazana na wskazany rachunek w Pastwie-Beneficjencie. Pastwo- Beneficjent przeleje rodki finansowe wnioskodawcom, operatorom lub innym odbiorcom, w cigu 15 dni roboczych od otrzymania płatnoci. Wydatkowanie winno by dokonywane zgodnie z wytycznymi w sprawie wydatkowania, przyjtymi przez Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych Promocja Pastwo-Beneficjent zapewnia, e istnienie Norweskiego Mechanizmu Finansowego, jak równie informacja o zatwierdzonych projektów s przekazane do beneficjentów i ogółu społeczestwa w najbardziej efektywny sposób, i e wsparcie z Norweskiego Mechanizmu Finansowego jest odpowiednio rozpowszechniona. Krajowy Punkt Kontaktowy winien upewni si, e do kadego wniosku aplikacyjnego dołczony został plan promocji. Działania promocyjne winny by prowadzone zgodnie z wytycznymi w sprawie promocji, przyjtymi przez Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych. 18

19 6. Audyt i kontrola finansowa 6.1. Przejrzysto i dokumentacja dowodowa Pastwo -Beneficjent powinno zapewni ciek audytu dla przedsiwzi współfinansowanych przez Norweski Mechanizm Finansowy, która pozwoli na: porównywanie kwoty certyfikowanej do Biura Mechanizmów Finansowych z zapisami poszczególnych wydatków oraz oryginałami potwierdzajcych je dokumentów przechowywanymi na poszczególnych szczeblach administracyjnych oraz przez beneficjentów kocowych, a take - w przypadku gdy beneficjenci przekazuj rodki do kolejnych podmiotów przechowywanymi w instytucjach i firmach wykonujcych działania, oraz weryfikacja alokacji i przepływu dostpnych rodków Norweskiego Mechanizmu Finansowego oraz rodków krajowych. Pastwo-Beneficjent winno zapewni moliwo wgldu do wszystkich oryginalnych dokumentów przez 10 lat po zakoczeniu projektu Kontrola finansowa, audyt i działania zapobiegajce oszustwom podejmowane przez Pastwo -Beneficjenta Pastwo-Beneficjent jest odpowiedzialne za kontrol finansow i audyt zatwierdzonych projektów. Najwyszy Organ Audytu w Pastwie -Beneficjencie winien by zaangaowany i mie prawo do wykonywania audytu projektów. Pastwo Beneficjent winno podj wszelkie konieczne działania w celu zapobiegania i wykrywania oszustw i nieprawidłowoci w płatnociach. Krajowy Punkt Kontaktowy Pastwa-Beneficjenta bdzie odpowiada przed BMF, Norweskim Ministerstwem Spraw Zagranicznych oraz Biurem Norweskiego Audytora Generalnego za zarzdzanie rodkami i za wszystkie sprawy zwizane z kontrol finansow, audytem i oszustwami. Co roku, plan audytu i streszczenie raportu z audytu bdzie przedstawiane BMF. Raport z audytu zostanie pozostawiony do dyspozycji BMF, Norweskiego Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz Biura Norweskiego Audytora Generalnego lub ich przedstawicieli. Pastwo-Beneficjent zapewnia przeprowadzenie sprawnej i szybkiej kontroli kadego podejrzewanego lub faktycznego oszustwa lub nieprawidłowoci. Pastwo-Beneficjent winno natychmiast zwróci do Norweskiego Mechanizmu Finansowego nieprawidłowo wypłacone rodki. Wszelkie podejrzewane lub faktyczne przypadki oszustwa lub nieprawidłowoci, a take wszelkie działania, podejmowane w zwizku z tym przez kompetentn instytucj krajow, musz by niezwłocznie raportowane do BMF. 19

20 6.3. Biuro Norweskiego Audytora Generalnego Biuro Norweskiego Audytora Generalnego działa w imieniu Norwegii, jako instytucja właciwa do spraw audytu. Biuro Norweskiego Audytora Generalnego moe prowadzi audyt wszystkich projektów realizowanych w ramach Norweskiego Mechanizmu Finansowego, jak równie audyt zarzdzania Norweskim Mechanizmem Finansowym przez Pastwo -Beneficjenta. Przedstawiciele Pastwa Beneficjenta winni, na prob, towarzyszy audytorom i dostarcza im wszelkiej niezbdnej pomocy. Audytorzy winni mie dostp do wszelkich dokumentów lub informacji, które uznaj za stosowne, włcznie z dokumentami przygotowanymi lub przechowywanymi w formie elektronicznej. W szczególnoci winni mie oni dostp do rachunków sprawdzanej instytucji i dokumentów zwizanych z wydatkami finansowanymi w ramach Norweskiego Mechanizmu Finansowego. Audytorzy winni korzysta z tych samych praw, z jakich korzystaj równowane instytucje w Pastwie-Beneficjencie. Biuro Norweskiego Audytora Generalnego winno równie mie nieograniczony dostp do projektów wdraanych przez prywatne lub komercyjne instytucje oraz organizacje pozarzdowe. Biuro Norweskiego Audytora Generalnego poinformuje dane Pastwo Beneficjenta o zamiarze przeprowadzenia audytu/kontroli Audyty i inspekcje organizowane przez Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych moe organizowa audyty i kontrole. Przedstawiciele Pastw Beneficjentów winni, na prob, towarzyszy upowanionym przedstawicielom Ministerstwa i dostarcza im wszelkiej niezbdnej pomocy. Upowanieni przedstawiciele winni mie dostp do wszelkich dokumentów lub informacji, które uznaj za stosowne, włcznie z dokumentami stworzonymi lub przechowywanymi w formie elektronicznej. W szczególnoci winni mie dostp do rachunków sprawdzanej instytucji i dokumentów zwizanych z wydatkami finansowanymi w ramach Norweskiego Mechanizmu Finansowego. Audytorzy winni korzysta z tych samych praw, z jakich korzystaj równowane instytucje w Pastwie -Beneficjencie. Upowanieni przedstawiciele winni równie mie nieograniczony dostp do projektów wdraanych przez prywatne lub komercyjne instytucje oraz organizacje pozarzdowe. Norweski Audytor Generalny winien by informowany i mie moliwo uczestniczenia w tych audytach. Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych poinformuje dane Pastwo Beneficjenta o zamiarze przeprowadzenia audytu/kontroli. 20

21 7. Zakoczenie projektów 7.1. Zakoczenie projektów Pastwo-Beneficjent przygotuje raport z zakoczenia projektu, zgodnie z wymogami zawartymi w umowie finansowej. BMF dokona ostatniej płatnoci w oparciu o raport z zakoczenia projektu. Raport z zakoczenia projektu winien by sporzdzony zgodnie z wytycznymi dotyczcymi raportowania i monitoringu, przyjtymi przez Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych Ewaluacja ex-post Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych moe podj decyzj, z własnej inicjatywy lub z inicjatywy Pastwa -Beneficjenta, o przeprowadzeniu ewaluacji ex-post konkretnego projektu. Ewaluacja ex-post winna by przeprowadzona przez niezalen instytucj, inn ni agencja monitorujca lub podmioty zwizane. Instytucja przeprowadzajca ewaluacj ex-post projektu winna przedłoy raport Norweskiemu Ministerstwu Spraw Zagranicznych. Raport z ewaluacji ex-post nie powinien zastpowa innych wymogów dotyczcych raportowania Inne obowizki po zakoczeniu projektu Pastwo -Beneficjent zapewni operacyjno projektu przez minimum 10 lat po jego zakoczeniu, chyba, e zostało to inaczej okrelone w umowie finansowej. Ewaluacja ex-post projektów, która wykazałaby niezgodno z Zasadami i Procedurami oraz umow finansow moe sta si podstaw do podjcia przez Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych działa naprawczych, włcznie z daniem zwrotu rodków. 21