Tabele w Excelu przejrzysty sposób na prezentację danych

Transkrypt

1 Tabele w Excelu przejrzysty sposób na prezentację danych Excel w praktyce

2 Redaktor prowadzący Rafał Janus Wydawca Weronika Wota Opracowanie graficzne okładki Małgorzata Piaskowska Opracowanie graficzne Zbigniew Korzański Koordynator produkcji Mariusz Jezierski Korekta Zespół ISBN BK0042 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o Warszawa, ul. Łotewska 9a Tel , faks , rjanus@wip.pl NIP: Numer KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: zł Skład i łamanie: Raster studio, Norbert Bogajczyk Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2015 Poradnik Excel w praktyce wraz z przysługującymi Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona WWW i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w poradniku Excel w praktyce oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Poradnik Excel w praktyce został przygotowany z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji Excel w praktyce oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Excel w praktyce lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. Wydawca nie odpowiada za treść zamieszczonej reklamy; ma prawo odmówić zamieszczenia reklamy, jeżeli jej treść lub forma są sprzeczne z linią programową bądź charakterem publikacji oraz interesem Wydawnictwa Wiedza i Praktyka.

3 Jednym z podstawowych narzędzi, które pozwalają na odpowiednie zwizualizowanie danych, są tabele programu Excel. Tabele te zostały wprowadzone w wersji Excel 2007, zastępując listy. Zaprezentujemy możliwości przedstawienia danych w takiej tabeli na podstawie arkusza z rozliczeniem budżetu przedstawionym na rysunku 1.1. Rys. 1. Arkusz z rozliczeniem budżetu 1. Tworzenie tabeli Najpierw musimy utworzyć tabelę. W tym celu zaznacz dowolną komórkę w zakresie wypełnionych komórek. Następnie na karcie Narzędzia główne w grupie poleceń Style wybierz Formatuj jako tabelę i z listy dostępnych stylów formatowania wybierz ten, który najlepiej będzie pasował do wyglądu naszej tabeli, np. styl Średni 9. 3

4 Rys. 2. Wybieranie stylu formatowania z galerii stylów Pojawi się okno Formatowanie jako tabelę z zakresem komórek obejmującym bieżący obszar zaznaczonej komórki. Jeśli tabela ma obejmować inne komórki, to trzeba skorygować ten zakres komórek. Jeżeli opcja Moja tabela ma nagłówki nie jest zaznaczona, to ją zaznacz, ponieważ zestawienie ma nagłówki. Następnie naciśnij przycisk OK, aby zastosować tabelę dla danego zakresu komórek. 4

5 Rys. 3. Okno dialogowe wyświetlane przy tworzeniu tabeli Tabela zostanie sformatowana zgodnie z użytym stylem formatowania. Tabela ma w wierszach nagłówkowych znaczniki autofiltra, co może ułatwić ukrycie pewnych danych. Rys. 4. Tabela po utworzeniu Tabelę można utworzyć również przez zaznaczenie dowolnej komórki w zakresie i na karcie Wstawianie w grupie poleceń Tabele wybranie polecenia Tabela. Po ewentualnym skorygowaniu zakresu komórek i opcji Moja tabela ma nagłówki następnie musimy nacisnąć przycisk OK. Przy tym sposobie utworzenia tabela zostanie utworzona z domyślnym stylem formatowania. 2. Zmiana ustawień tabeli Tabela kolorystycznie nam odpowiada, ale chcielibyśmy wprowadzić kilka zmian wizualnych, np. wyróżnić pierwszą kolumnę, dodać wiersz sumy 5

6 i naprzemiennie kolorować kolumny, a nie wiersze. Tabele programu Excel oferują kilka możliwości zmiany swojego wyglądu i w bardzo prosty sposób można zmienić te podstawowe opcje. W tym celu: 1. Zaznacz dowolną komórkę w tabeli. Na karcie Narzędzia tabel/projektowanie w grupie poleceń Opcje stylu tabeli wybierz na liście dostępnych opcji Pierwsza kolumna, aby wyróżnić pierwszą kolumnę tabeli. 2. Wśród tych samych opcji w grupie poleceń Opcje stylu tabeli zaznacz opcję Kolumny naprz., a opcję Wiersze naprz. zmień na niezaznaczoną, aby zamiast wierszy na przemian kolorowane były kolumny. 3. W tym samym miejscu w grupie poleceń Opcje stylu tabeli zaznacz jeszcze opcję Wiersz sumy, aby na dole tabeli pokazany został wiersz z podsumowaniem zestawienia. Rys. 5. Zmiana opcji stylu tabeli Tabela po zmianie tych opcji jest przedstawiona na rysunku 1.6. Rys. 6. Tabela po zmianie opcji stylu tabeli 6

7 Zmień jeszcze tylko opcje podsumowania tabeli, ponieważ domyślnie wstawiona jest wyłącznie suma wartości dla kolumny E, co nam nie odpowiada. Zaznacz komórkę E38. Pojawi się po prawej stronie komórki znacznik listy rozwijalnej. Po kliknięciu go z listy rozwijalnej wybierz pozycję Brak, ponieważ w tej kolumnie nie chcemy użyć żadnej funkcji do podsumowania. Rys. 7. Zmiana funkcji agregującej w komórce E38 W podobny sposób zaznacz kolejno komórki B38, C38 oraz D38 i dla każdej z nich z listy rozwijalnej wybierz funkcję Suma, ponieważ chcemy sumować wszystkie wartości w tych kolumnach. Widok dolnej części tabeli po zmianie ustawień podsumowania jest przedstawiony na rysunku 1.8. Rys. 8. Wiersz podsumowania po zmianie funkcji agregujących w wierszu 3. Tworzenie nowego stylu tabeli Jeśli żaden z predefiniowanych stylów tabeli nam nie odpowiada, w Excelu mamy możliwość utworzenia własnego stylu tabeli. Dalej pokażemy, jak utworzyć taki styl tabeli, który można wykorzystać przy innych tabelach w skoroszycie. 7

8 Najpierw zaznacz dowolną komórkę w tabeli. Na karcie Narzędzia tabel/ Projektowanie w grupie poleceń Style tabeli wybierz przycisk rozwinięcia galerii stylów znajdujący się w dolnym prawym rogu grupy poleceń i po rozwinięciu galerii stylów wybierz na dole polecenie Nowy styl tabeli. Zostanie otwarte okno Nowy szybki styl tabeli. W tym oknie w polu Nazwa wpisz nazwę naszego stylu: Moja tabela. Następnie można zaznaczać poniżej na liście elementów tabeli poszczególne elementy tabeli i ustawiać ich formatowanie. Na początku zaznacz pozycję Cała tabela i wybierz przycisk Format, a następnie w oknie Formatowanie komórek w zakładce Wypełnienie wybierz kolor jasnobłękitny i naciśnij przycisk OK. Rys. 9. Ustawianie koloru wypełnienia dla całej tabeli 8

9 Rys. 10. Okno tworzenia nowego stylu po ustawieniu koloru wypełnienia dla całej tabeli Następnym elementem jest Pierwszy pasek kolumny, zaznacz go i w polu rozmiar paska wybierz ilość 2, ponieważ chcemy, aby naprzemiennie były kolorowane co dwie kolumny. Dla elementu Drugi pasek kolumny robimy podobnie i dodatkowo kolor wypełnienia ustaw na trochę ciemniejszy błękitny. Rys. 11. Okno tworzenia nowego stylu po ustawieniu formatowania dla pierwszego i drugiego paska kolumny 9

10 UWAGA Jeśli pomyliliśmy się i ustawiliśmy element tabeli, którego nie chcieliśmy zmieniać, to możemy zaznaczyć ten element tabeli na liście wszystkich elementów w oknie ustawienia nowego stylu tabeli i nacisnąć przycisk Wyczyść, aby usunąć formatowanie tego elementu. Dla elementu Pierwsza kolumna ustaw ciemniejszy kolor niebieski oraz w zakładce Czcionka w polu Kolor ustaw dodatkowo kolor biały czcionki, gdyż z tym wypełnieniem lepiej wygląda jaśniejsza czcionka. Podobnie ustaw element Wiersz nagłówka, ale kolor wypełnienia wskaż na jeszcze ciemniejszy niebieski i dodatkowo wybierz pogrubienie czcionki. Ostatnim elementem do modyfikacji jest Wiersz sumy. Dla tego elementu wskaż pochyloną czcionkę. W zakładce Obramowanie w polu Linia wybierz podwójną linię i w polu Obramowanie zaznacz górną krawędź, a następnie naciśnij OK. UWAGA Jeśli przez pomyłkę zostało ustawione niepoprawne formatowanie w jednej z zakładek okna Formatowanie komórek, można użyć przycisku Wyczyść znajdującego się w dolnym prawym rogu każdej z zakładek. Rys. 12. Ustawianie górnej krawędzi obramowania wiersza sumy 10

11 Po ustawieniu formatowania wszystkich elementów tabeli w oknie Nowy szybki styl tabeli naciśnij przycisk OK, aby utworzyć styl na bazie ustawionego formatowania. UWAGA Aby utworzony styl był domyślnym stylem dla wszystkich nowych tabel w skoroszycie, to w oknie Nowy szybki styl tabeli przed naciśnięciem przycisku OK zaznacz pole Ustaw jako domyślny styl tabeli dla tego dokumentu. Rys. 13. Okno tworzenia nowego stylu przed zatwierdzeniem nowego stylu Teraz dla tabeli z danymi budżetu można ustawić styl, który przed chwilą utworzyliśmy. W tym celu zaznacz dowolną komórkę w tabeli, na karcie Narzędzia tabel/projektowanie w grupie poleceń Style tabeli rozwiń galerię stylów i na samej górze w kategorii Niestandardowe wybierz styl tabeli: Moja tabela. Rys. 14. Wybieranie własnego stylu tabeli 11

12 Tabela po sformatowaniu utworzonym stylem przedstawiona jest na rysunku Rys. 15. Tabela sformatowana nowym stylem tabeli UWAGA Jeśli skoroszyt, który zawiera niestandardowy styl tabeli, zostanie zapisany w starym formacie pliku z rozszerzeniem.xls, to niektóre elementy formatowania mogą zostać zapisane w niepoprawny sposób. Zaleca się zapisywanie takich skoroszytów w jednym z nowych formatów pliku, np. z rozszerzeniem.xlsx. 4. Modyfikowanie niestandardowego stylu tabeli Jeśli po ustawieniu dla tabeli jej własnego stylu okaże się jednak, że wybrane formatowanie nie do końca nam odpowiada, Excel daje możliwość modyfikacji stylu utworzonego przez użytkownika. W tym celu: 1. Zaznacz dowolną komórkę w tabeli. Na karcie Narzędzia tabel/projektowanie w grupie poleceń Style tabeli kliknij prawym przyciskiem myszki niestandardowy styl tabeli, który utworzyliśmy wcześniej, i z menu podręcznego wybierz polecenie Modyfikuj. 12

13 Rys. 16. Wybieranie polecenia modyfikacji stylu tabeli UWAGA Polecenie Modyfikuj jest dostępne tylko dla niestandardowych stylów tabel. Dla wbudowanych stylów tabel to polecenie jest niedostępne. 2. Pojawi się okno dialogowe Modyfikowanie szybkiego stylu tabeli. Na liście Element tabeli zaznacz pozycję Cała tabela i naciśnij przycisk Format. W oknie dialogowym Formatowanie komórek w zakładce Obramowanie zaznacz w polu Styl bardzo cienką linię. Następnie kliknij w sekcji Ustawienia wstępne najpierw przycisk Kontur, a potem Wewnątrz, aby ustawić dla wszystkich krawędzi komórek bardzo cienką linię obramowania. W oknie Formatowanie komórek naciśnij przycisk OK, aby zmienić formatowanie dla wszystkich komórek tabeli. 3. W oknie dialogowym Modyfikowanie szybkiego stylu tabeli na liście elementów tabeli zaznacz pozycję Pierwszy pasek kolumny i w polu Rozmiar paska ustaw wartość 3, gdyż chcemy, aby formatowanie dla kolumn 2 i 3 było inne niż dla kolumn 4 i Zaznacz kolejny element tabeli: Pierwsza kolumna i zmień formatowanie dla tego elementu tabeli. W zakładce Obramowanie w polu Kolor wybierz kolor Biały, a następnie w polu Styl wskaż podobnie jak poprzednio bardzo cienką linię i ustaw ją dla wszystkich krawędzi komórek. 13

14 Rys. 17. Ustawienie białej krawędzi dla wszystkich komórek pierwszej kolumny tabeli 5. Następnie dla tego elementu ustaw w zakładce Czcionka w polu Kolor zamiast białego koloru czcionki kolor ciemnogranatowy i naciśnij OK w oknie Formatowanie komórek. 6. W oknie Modyfikowanie szybkiego stylu tabeli naciśnij przycisk OK, aby zatwierdzić modyfikację stylu tabeli. Po zmianie stylu wszystkie tabele, które były sformatowane tym stylem, automatycznie zmienią swoje opcje formatowania. Na rysunku 1.19 przedstawiona jest tabela zawierająca dane budżetu po modyfikacji stylu. 14

15 Rys. 18. Ustawienia stylu tabeli po modyfikacji Rys. 19. Tabela po modyfikacji stylu UWAGA Aby wszystkie nowe tabele w skoroszycie były automatycznie formatowane określonym stylem tabeli, przy czym nie ma znaczenia, czy jest to styl wbudowany, czy niestandardowy, na karcie Narzędzia tabel/projektowanie w grupie poleceń Style tabeli kliknij prawym przyciskiem myszki na stylu tabeli, który ma być stylem domyślnym dla wszystkich nowych tabel, i z menu podręcznego wybierz polecenie Ustaw jako domyślny. 15

16 5. Tworzenie nowego stylu tabeli na podstawie istniejącego Nie trzeba tworzyć nowego stylu tabeli, samodzielnie ustawiając wszystkie opcje formatowania elementów. Można do tego wykorzystać istniejący styl tabeli i nieco go zmodyfikować. Wyjaśniamy, w jaki sposób można to zrobić. Na rysunku 1.20 przedstawiona jest tabela sformatowana stylem Styl tabeli średni 9. Zmodyfikujemy jego ustawienia formatowania. Rys. 20. Tabela sformatowana stylem Styl tabeli średni 9 Aby utworzyć nowy styl tabeli na podstawie istniejącego: 1. Zaznacz dowolną komórkę w tabeli. Na karcie Narzędzia tabel/projektowanie w grupie poleceń Style tabeli kliknij prawym przyciskiem myszki styl tabeli, którego ustawienia zostaną skopiowane, i z menu podręcznego wybierz polecenie Duplikuj. Rys. 21. Wybieranie polecenia duplikowania stylu tabeli 16

17 2. W oknie Modyfikowanie szybkiego stylu tabeli w polu Nazwa wpisz nazwę stylu, który ma zostać utworzony, np.: Budżet. 3. Na liście Element tabeli zaznacz element Pierwszy pasek kolumny i w polu Rozmiar paska ustaw W podobny sposób zaznacz element Drugi pasek kolumny i w polu Rozmiar paska ustaw Zaznacz jeszcze element Pierwsza kolumna i naciśnij przycisk Format. W oknie Formatowanie komórek w zakładce Wypełnienie w polu Kolor tła ustaw troszeczkę jaśniejszy niebieski, natomiast w zakładce Czcionka w polu Kolor wybierz granatowy kolor czcionki i naciśnij przycisk OK, aby zamknąć okno formatowania. Rys. 22. Ustawienie koloru wypełnienia dla pierwszej kolumny 6. To już wszystkie zmiany. W oknie Modyfikowanie szybkiego stylu tabeli naciśnij OK, aby utworzyć nowy styl tabeli o nazwie Budżet. 17

18 Rys. 23. Ustawienia nowego stylu tabeli 7. Zaznacz dowolną komórkę w tabeli, na karcie Narzędzia tabel/projektowanie w grupie poleceń Style tabeli rozwiń galerię stylów i w sekcji Niestandardowe wybierz styl tabeli Budżet. Rys. 24. Ustawienie stylu tabeli dla zaznaczonej tabeli Teraz tabela z danymi budżetu będzie sformatowana zgodnie ze stylem tabeli Budżet, który to styl został utworzony wcześniej na bazie stylu wbudowanego. 18

19 Rys. 25. Tabela sformatowana zgodnie ze stylem Budżet UWAGA Formatowanie tabeli nie jest nadrzędne w stosunku do zwykłego formatowania komórek. Można w takiej tabeli np. wyróżnić największe odchylenie pozycji budżetowej innym kolorem czcionki i pogrubieniem, jak to przedstawiono na rysunku 1.26 w komórce D10. Rys. 26. Wyróżnienie komórki D10 w tabeli 6. Kopiowanie stylu tabeli do innego skoroszytu Style tabel, które utworzyliśmy, dostępne są tylko i wyłącznie w danym skoroszycie. Excel nie ma narzędzia, które umożliwiałoby przeniesienie niestandardowych stylów tabel z jednego skoroszytu do drugiego. Można jednak użyć pewnego triku, aby styl tabeli Budżet był dostępny w innym pliku z danymi budżetowymi innego działu. 19

20 Rys. 27. Dane budżetu innego działu zawarte w odrębnym skoroszycie Aby zestawienie w innym pliku sformatować jako tabelę stylem Budżet, otwórz skoroszyt zawierający niestandardowy styl tabeli Budżet i skopiuj cały arkusz zawierający tabelę sformatowaną tym stylem. W drugim skoroszycie zawierającym niesformatowane dane budżetu innego działu utwórz nowy arkusz kliknij kartę arkusza bez nazwy lub wybierz na karcie Narzędzia główne w grupie poleceń Komórki polecenie Wstaw/Wstaw arkusz. W nowym arkuszu zaznacz komórkę A1 i wklej zawartość schowka z tabelą, np. przez wybranie na karcie Narzędzia główne w grupie poleceń Schowek polecenia Wklej. Po wklejeniu tabeli sformatowanej stylem Budżet ten niestandardowy styl tabeli będzie dostępny w galerii stylów tego skoroszytu. Można teraz usunąć arkusz z tabelą skopiowaną z pierwotnego skoroszytu, wybrać na karcie Narzędzia główne w grupie poleceń Usuń polecenie Usuń/Usuń arkusz, a następnie nacisnąć przycisk Usuń w oknie z potwierdzeniem tej operacji. Rys. 28. Dane budżetu innego działu Teraz można już wykorzystać ten styl tabeli, wybierając z galerii stylów tabel styl Budżet w kategorii Niestandardowe. Możemy później jeszcze zmienić odpowiednie opcje tabeli oraz w wierszu sumy ustawić odpowiednie formuły, tak jak to robiliśmy na początku rozdziału dla poprzedniej tabeli. 20

21 Arkusz z tabelą budżetu innego działu po zastosowaniu stylu tabeli z innego skoroszytu przedstawiony jest na rysunku Rys. 29. Tabela z danymi budżetu innego działu po zastosowaniu stylu Budżet i odpowiedniej zmianie opcji tabeli UWAGA Wszystkie pliki Excela z przykładami omawianymi w książce można pobrać ze strony: 21