Jak współpracować w projekcie? Zarządzanie partnerstwami w Partnerskich Projektach Szkół

Transkrypt

1 Jak współpracować w projekcie? Zarządzanie partnerstwami w Partnerskich Projektach Szkół spotkanie monitoringowe dla beneficjentów Warszawa, 16 kwietnia 2014 r.

2 Różne formy współpracy w Partnerskich Projektach Szkół w kontekście zarządzania projektem

3 Plan prezentacji 1. Współpraca partnerska w kontekście zarządzania projektem 2. Interesariusze projektu wyzwanie i zadanie 3. Ryzyko w projekcie szkolnym 4. Rola koordynatora w projekcie

4 Współpraca partnerska w kontekście zarządzania projektem

5 O czym warto pamiętać? 1. Projekt jest odpowiedzią na konkretne potrzeby społeczności szkolnej 2. Rezultaty projektu (namacalne i nienamacalne) powinny wzbogacić ofertę edukacyjną szkoły; 3. Realizacja projektu międzynarodowego to ważne wydarzenie także poza szkołą w działaniach promocyjnych i upowszechniających mogą pomóc lokalne władze i organizacje; 4. Dobry projekt żyje także po zakończeniu okresu finansowania.

6 Projekt Comeniusa Projekt to złożone przedsięwzięcie przygotowane przez partnerów, w różnych dziedzinach, z zamiarem osiągnięcia założonego celu, zaplanowanych rezultatów i mobilności w określonym czasie i przy określonym budżecie. Złożoność przedsięwzięcia Partnerzy projektowi Mobilności wyjazdy zagraniczne Określony czas Konkretny cel Konkretne rezultaty Określony budżet

7 Projekt Comeniusa Stworzenie planu zarządzania projektem, w tym: Opracowanie podziału zadań. Ustalenie sposobów i częstotliwości komunikacji pomiędzy partnerami. Opracowanie harmonogramu. Oszacowanie kosztów. Oszacowanie zasobów. Realizacja projektu: działania lokalne i podczas mobilności, monitoring, ewaluacja, raportowanie.

8 Czas trwania: 2 lata Współpraca partnerska c Wzajemne wizyty partnerów (mobilności) Działania lokalne związane z projektem Osiągnięcie zakładanych celów Wypracowanie konkretnych rezultatów

9 Interesariusze projektu wyzwanie i zadanie

10 Interesariusze - definicja Interesariusze (ang. Stakeholders) to wszystkie osoby lub instytucje, pośrednio lub bezpośrednio zainteresowane ( mające interes w ), podlegające wpływowi lub same wywierające wpływ na realizację projektu. Mogą wspierać projekt lub utrudniać jego realizację; Im większe potencjalne oddziaływanie interesariuszy, tym są oni ważniejsi dla projektu; Znając ich interesy, potrzeby, oczekiwania i możliwości, łatwiej zaplanować i zrealizować projekt.

11 Otoczenie projektu identyfikacja interesariuszy Zespół projektowy. Szkoła realizująca projekt. Partnerzy zagraniczni. Dyrekcja szkoły. Rodzice uczniów. Organ Prowadzący. Narodowa Agencja. Odbiorcy/użytkownicy. Media, itd. III. Dbaj o ich zadowolenie Zarządzaj relacjami IV. Blisko współpracuj I. Monitoruj II. Informuj

12 Interesariusze analiza 1. Interesariusze: Główni interesariusze projektu (beneficjenci, partnerzy) Pozostali interesariusze 2. Charakterystyka interesariuszy z punktu widzenia elementów istotnych w projekcie

13 Interesariusze - analiza 3. Interesy i oczekiwania: Interesy, cele poszczególnych interesariuszy Oczekiwania wobec projektu Charakter wpływu na projekt (pozytywny/negatywny) 4. Silne i słabe strony: Dostępne zasoby i środki Wiedza i doświadczenie Potencjalny wkład do projektu 5. W kontekście projektu: Planowane działania wobec interesariuszy Sposób współpracy z interesariuszami przychylnymi dla projektu Sposób radzenia sobie z interesariuszami negatywnie wpływającymi na projekt

14 Interesariusze analiza

15 Międzynarodowy zespół projektowy Dobra współpraca wewnątrz partnerstwa jest niezbędna dla skutecznej realizacji projektu; Współpraca powinna (jak wszystko w projekcie) podlegać regularnej ocenie (np. poprzez ankiety, rozmowy); W przypadku problemów najlepiej zwrócić się do koordynatora projektu;

16 Międzynarodowy zespół projektowy Wszelkich istotnych dla projektu ustaleń (związanych z podziałem zadań, realizacją harmonogramu, organizacją mobilności, kwestiami finansowymi) warto dokonywać za pośrednictwem poczty elektronicznej lub w formie kontraktu. Ustalenia w kwestiach kluczowych powinny znaleźć się w dokumentacji projektu.

17 Szkolny zespół projektowy Koordynator projektu Nauczyciele Uczniowie Zespół projektowy Comeniusa

18 Podział ról w zespole wg Belbina Role powinny w jak największym stopniu odpowiadać: zainteresowaniom, predyspozycjom, zdolnościom poszczególnych członków zespołu. Każdy członek zespołu ma swój potencjał, predyspozycje, talenty, doświadczenia. Różnorodność ról w zespole stanowi o jego bogactwie.

19 Komunikacja w zespołach projektowych Koordynatorzy projektów spędzają przeciętnie 80% swojego czasu pracy na komunikowaniu się z członkami zespołu. Dlaczego? Cele komunikacji: przekazanie informacji merytorycznej, z postępu prac; przekazanie uzgodnień, decyzji, poleceń; uzyskanie akceptacji dla pomysłów; stwarzanie poczucia zaufania. Główne formy komunikacji: spotkanie grupy partnerskiej; rozmowa telefoniczna, telekonferencja; wideokonferencja, chat, mail; wymiana dokumentów, itp.

20 Ryzyko w projekcie szkolnym

21 Identyfikacja ryzyk - narzędzia Wywiady z interesariuszami projektu Burze mózgów Listy kontrolne Ewaluacja i monitoring Indywidualne zgłoszenia Metoda what if? Doświadczenia projektowe

22 Identyfikacja ryzyk - wyniki Nazwa ryzyka Symptomy ryzyka Opis ryzyka (na czym będzie polegało) Wpływ na poszczególne elementy projektu (zasięg oddziaływania) Zależność od innych ryzyk (wykluczanie, wzmacnianie, przenoszenie)

23 Przykłady ryzyk w Partnerskich Projektach Szkół Problemy z realizacją założeń/celów projektu Rezygnacja któregoś z partnerów Rezygnacja któregoś ze szkolnych koordynatorów Problemy z rekrutacją uczestników do projektu Problemy z organizacją pobytu partnerów w szkole Problemy z organizacją wyjazdów (np. działanie siły wyższej) Zmiany zasad rozliczania projektów w organie prowadzącym w trakcie trwania projektu...

24 Jak ograniczyć ryzyko w projekcie? Redukcja działania zmierzające do ograniczenia prawdopodobieństwa wystąpienia i/lub potencjalnych skutków, Retencja zatrzymanie ryzyka (np. stworzenie odpowiedniej przerwy w celu pokrycia ewentualnych strat) Transfer przeniesienie ryzyka (np. ubezpieczenie się od skutków ryzyka w firmie ubezpieczeniowej) Eliminacja działania zmierzające do uniknięcia ryzyka poprzez np. zmianę zakresu projektu Akceptacja niepodejmowanie systematycznych działań, kontrola ryzyka Współdzielenie zaangażowanie zewnętrznego podmiotu w taki sposób, aby miał on udział w potencjalnych stratach (npdst. opracowania Bartosza Gruczy i dr Mateusza Juchniewicza)

25 Rola koordynatora w projekcie

26 Zadania koordynatora Utrzymywanie kontaktów i współpraca ze szkołami partnerskimi. Planowanie i organizacja pracy zespołu projektowego. Organizacja wizyt gości zagranicznych w Polsce i wyjazdów polskiego zespołu. Organizowanie działań związanych z realizacją projektu (np. imprezy szkolne). Współpraca z rodzicami i ze środowiskiem lokalnym. PROGRAM COMENIUS

27 Zadania koordynatora Planowanie i monitorowanie harmonogramu wydatków związanych z realizacją projektu. Realizowanie projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, w tym w szczególności harmonogramem zadań. Monitorowanie postępów projektu. Systematyczna ewaluacja działań. Wdrażanie wniosków płynących z monitoringu i ewaluacji. PROGRAM COMENIUS

28 Zadania koordynatora Dbanie o opracowanie produktów projektu. Rzetelne i terminowe sporządzanie raportu postępów oraz końcowego z realizacji projektu. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji projektu przez okres wskazany w umowie (w tym księgowych oraz potwierdzeń udziału w mobilnościach). Reagowanie w okolicznościach wymagających zmiany harmonogramu realizacji projektu, w tym przede wszystkim zmiany mające wpływ na zakres, cele, czy rezultaty projektu. PROGRAM COMENIUS

29 Zadania koordynatora Nadawanie kształtu i kierunku projektu. Kierowanie bieżącymi sprawami związanymi z realizacją projektu. Organizacja i odpowiedzialność za prawidłowy przebieg prac projektowych. Prowadzenie dokumentacji związanej z realizacją projektu na poszczególnych etapach. PROGRAM COMENIUS

30 Rola koordynatora w projekcie Lider Kluczowa osoba w realizacji projektu Strateg Organizator Inspirator Konsultant

31 Koordynator projektu Stwarza warunki do pracy przynoszącej sukcesy Reaguje na potrzeby innych Motywuje Wspiera innych w działaniu Wierzy w słuszność realizacji projektu Inicjuje działania Stwarza poczucie bezpieczeństwa Przewiduje skutki poszczególnych posunięć Rozumie wielokulturowość i różnorodność językową

32 ORGANIZACJA MOBILNOŚCI

33 Współpraca z partnerami

34 Wzajemne wizyty partnerskie wzajemne poznanie, integracja zespołu; rozdzielenie ról i zadań w projekcie; motywowanie członków zespołu; ustalenie zasad komunikacji; określenie zasad ewaluacji projektu, itp. prowadzenie dyskusji merytorycznych; realizacja produktów końcowych projektu; monitorowanie i ocena postępów projektu; wprowadzanie zmian w harmonogramie prac, itp. PROGRAM COMENIUS

35 Zasady dotyczące wyjazdów zagranicznych Czy można zwiększyć liczbę mobilności? Umowa finansowa zobowiązuje do wykonania wnioskowanej liczby mobilności. Gdy budżet projektu na to pozwala, można zrealizować większą liczbę mobilności, niż minimalna ich liczba. Co z mobilnościami, gdy został odrzucony partner na etapie wnioskowania? Zwykle w takich sytuacjach zwiększa się liczbę nauczycieli i uczniów biorących udział w jednym wyjeździe. W planowanej wizycie więc może wziąć udział wtedy 10 osób, a nie planowane 5 osób. PROGRAM COMENIUS

36 Zasady dotyczące wyjazdów zagranicznych Czy można zmienić termin mobilności? Dopuszczalna jest zmiana terminu mobilności spowodowana czynnikami niezależnymi od Państwa np.: termin lotów, choroba, inne czynniki. Informacje o zmianie mobilności musi być zawarta w raporcie postępów i raporcie końcowym. Co w sytuacji, gdy jeden z partnerów zrezygnuje z projektu lub zostanie zaakceptowany w trakcie realizacji projektu? W takich sytuacjach zostaje wprowadzony aneks do Umowy finansowej. W przypadku, gdy liczba partnerów nie jest wystarczająca projekt niestety upada. PROGRAM COMENIUS

37 Zasady rekrutacji uczestników

38 Kryteria wyboru uczniów do międzynarodowego projektu Narodowa Agencja nie narzuca żadnych kryteriów doboru uczniów do projektu. O czym należy pamiętać? Kryteria muszę być jasno określone dla rodziców i uczniów. Należy dokumentować etapy wyboru uczniów do projektu. Kryteria doboru powinny znaleźć się w dokumentacji projektu. Efektywny zespół to podstawa sukcesu projektu!!! PROGRAM COMENIUS

39 Przykładowe kryteria wyboru uczniów do wyjazdów zagranicznych Przynależność do tzw. grupy projektowej. Zaangażowanie w działania projektowe: wysoka frekwencja na spotkaniach projektowych, aktywny udział w pracach projektowych. Znajomość języka obcego. Ocena z zachowania. Udział w konkursach organizowanych przez szkołę: konkurs językowy, konkurs na temat kraju docelowego, konkurs dotyczący projeku. Pisemna zgoda rodziców na udział w wyjeździe. Gotowość przyjęcia gości ze szkół partnerskich. PROGRAM COMENIUS

40 Regulamin wyboru uczniów na mobilności Regulamin powinien być powszechnie dostępny dla rodziców, wszystkich uczniów i nauczycieli Powinien zawierać jasno określone zasady. Cele projektu Zasadę dobrowolności udziału w projekcie oraz kryteria wyboru uczniów i informację kto decyduje o składzie grupy projektowej ( np. koordynator z innymi nauczycielami, dyrektor szkoły itp.) Informację o zgodzie rodziców na udział w projekcie Czas realizacji np. cykliczne zajęcia pozalekcyjne, czas wolny od zajęć szkolnych, zajęcia szkolne, pracując grupowo z opiekunami, w wyjątkowych sytuacjach indywidualnie. Zasady przyjmowania uczniów z zagranicy w domach Zasady udziału uczniów wyjeździe zagranicznym Aspekt finansowy projektu podstawowe i dodatkowe źródła dofinansowania np. sponsorzy, rodzice - zasady pobierania środków finansowych od rodziców. Data obowiązywania

41 Mobilności a finanse Rozliczenia uczniów Ponieważ zarówno przepisy unijne jak i krajowe nie określają zasad przyznawania diet dla uczniów, sugerujemy rozliczanie kosztów dla uczniów wg wydatków rzeczywistych na podstawie faktur. Uczniowie mogą być rozliczani również na podstawie uchwały OP mówiącej o wypłaceniu diet wg Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej W ramach programu nie funkcjonuje pojęcie "kieszonkowe dla uczniów".

42 Mobilności a finanse Zakwaterowanie uczniów Ogólna zasada - uczniowie są zakwaterowani u rodzin uczniów szkoły partnerskiej. Przyjmując szkołę partnerską, szkoła polska zapewnia zakwaterowanie u rodzin swoich uczniów, uczniom przyjeżdżającym. Jeśli zakwaterowanie u rodzin nie jest możliwe, szkoła powinna posiadać pisemne wyjaśnienie od szkoły partnerskiej o braku możliwości zakwaterowania uczniów u rodzin szkoły goszczącej. Na tej podstawie mogą Państwo rozliczyć koszty zakwaterowania i wyżywienia, mające pokrycie w otrzymanych fakturach.

43 Mobilności a finanse Brak stawek kosztów utrzymania dla uczestników projektów partnerskich Zalecane stosowanie stawek dla polskich uczestników, będących pracownikami instytucji beneficjenta za czas podróży zagranicznej zgodnych z prawodawstwem polskim, tj. z: Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia r w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

44 Aspekty finansowe Koszty delegacji pracowników (nauczyciele) Pracownikowi wyjeżdżającemu za granicę na polecenie pracodawcy przysługuje zwrot wydatków w postaci: diety (ryczałt) zwrotu kosztów przejazdu (koszty rzeczywiste) zwrotu kosztów noclegów (faktura) oraz innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Dieta, przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki, różni się wysokością w zależności od kraju docelowego zgodnie z tabelą będącą załącznikiem do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia r.

45 Współpraca z rodzicami

46 Zasady organizowania mobilności Określone i jasne zasady! Ważne aby była jasna sytuacja co do wyboru uczniów i nauczycieli na wyjazd najlepiej stworzyć wewnętrzny regulamin szkoły. Posiadać zgodę rodziców na wyjazd ucznia w razie jakby się ktoś zrezygnował to rodzic pokrywa koszty Spotkania informacyjne dla rodziców związane z realizacją projektu oraz organizacją mobilności

47 Współpraca z Organem Prowadzącym (rozliczanie wyjazdów)

48 Ogólne zasady finansowe Charakterystyka dofinansowania Dofinansowanie w formie płatności ryczałtowej Dofinansowanie na 2 lata realizacji projektu Przeznaczone na pokrycie wszystkich kosztów projektu wynikających z jego realizacji tj.: działania związane z mobilnością (wyjazdami) do partnerów za granicą (spotkania związane z projektem) działania lokalne w instytucji beneficjenta (działania edukacyjne, praca w terenie, badania, itd.)

49 Ogólne zasady finansowe Zalecane jest podejście ekonomiczne w wydatkowaniu środków - sugerujemy rozważne wykorzystywanie dofinansowania Brak ograniczeń kwotowych na poszczególne wydatki związane z realizacją projektu. Beneficjent sam określa kwoty, jakie zostaną przez niego wydatkowane na realizację poszczególnych działań w projekcie Wydatkowanie na cele bezpośrednio związane z realizowanym projektem, zgodne z planem pracy i celami danego projektu, tj. wszelkie środki finansowe, jakie zostały przyznane beneficjentowi muszą być wykorzystane wyłącznie na działania służące prawidłowej realizacji projektu.

50 Ogólne zasady finansowe Ponoszenie kosztów w okresie kwalifikowalności oraz ponoszenie kosztów odnoszących się do działań realizowanych w czasie trwania projektu od 1 sierpnia 2013r. do 31 lipca 2015r. od 1 sierpnia 2012r. do 31 lipca 2014r. Zalecane jest prowadzenie np. w systemie księgowym wydzielonych kont analitycznych, bądź innego, odpowiedniego systemu ewidencjonowania wewnętrznego, umożliwiającego identyfikację źródła finansowania projektu oraz wydatków związanych z realizacją projektu w okresie obowiązywania umowy.

51 Aspekty finansowe Opłata za partnerów stanowisko KE Stanowisko KE i NA w sprawie finansowania projektów jest następujące: każdy beneficjent pokrywa z własnego dofinansowania działania w ramach projektu realizowane przez swoich pracowników i uczniów. Unikamy w ten sposób podwójnego finansowania niektórych działań oraz ewentualnych nieporozumień w grupach partnerskich. Jeśli uzgodniliście Państwo inne warunki, określające np. kto za kogo płaci i w którym momencie i jest to akceptowane przez wszystkie organizacje biorące udział w projekcie a koszty rozkładają się równomiernie to NA może zaakceptować takie rozwiązanie. Należy jednak pamiętać, że potwierdzenie takich ustaleń w formie pisemnej musi znaleźć się w dokumentacji projektu. Ryzyko wycofania się któregoś z partnerów z ustaleń jest ryzykiem danej grupy partnerskiej i ewentualne dodatkowe koszty winny być pokryte z innych źródeł niż otrzymane dofinansowanie.

52 Aspekty finansowe Inne koszty podczas podróży zagranicznej np. wizyta w muzeum, wycieczka itp. czy uprawnione? Wycieczki są uprawnione w zależności od celu wycieczki, zgodności z tematyką projektu i programu spotkania wyjazdowego. Jeżeli wycieczka stanowi jedynie wypełnienie wolnego czasu podczas mobilności, czyli jej celem jest rozrywka - koszt ten powinien być pokryty z innych źródeł niż dofinansowanie. Z przyznanego grantu można zakupić podstawowe ubezpieczenie podczas wyjazdu do partnera.

53 Aspekty finansowe Co to znaczy wyjazd zagraniczny? Wyjazd zagraniczny to wyjazd do innego państwa zrealizowany w ramach Projektu Partnerskiego Comenius do organizacji partnerskiej ostatecznie zaakceptowanej Jeden wyjazd jednej osoby liczony jest jako jeden wyjazd zagraniczny Dana osoba może odbyć kilka wyjazdów zagranicznych w czasie trwania danego projektu partnerskiego. Nie ma wymagań dotyczących minimalnego lub maksymalnego czasu trwania wyjazdu zagranicznego. Do obliczenia minimalnej liczby wyjazdów zagranicznych liczą się tylko podróże do innych państw (wyjazd do partnera projektu w Polsce nie liczy się do liczby wymaganych wyjazdów).

54 Aspekty finansowe Wyjazdy spełniające wymagania Wyjazd zagraniczny w ramach dwustronnego partnerskiego musi dodatkowo spełnić następujące warunki: projektu Wymiana klas musi trwać minimum 10 dni i obejmować uczniów, którzy w trakcie wymiany mają ukończone 12 lat; Zachowanie minimalnej deklarowanej liczby uczniów określonej w Umowie Finansowej(przy liczbie wyjazdów równej 12 wymagany jednorazowy wyjazd co najmniej 10 uczniów oraz przy liczbie wyjazdów równej 24 - wymagany jednorazowy wyjazd co najmniej 20 uczniów)

55 Aspekty finansowe Wyjazdy spełniające wymagania c.d. pracownicy lub uczniowie organizacji będących uczestnikami projektu; w przypadku uczestnictwa w wyjeździe zagranicznym osób ze specjalnymi potrzebami osoby towarzyszące, takie jak rodzice lub opiekunowie wyjazdy zagraniczne, które odbyły się w czasie obowiązywania Umowy Finansowej określonym w Art. 2.3 Umowy Finansowej odnoszące się do danego Projektu Partnerskiego Comenius

56 Aspekty finansowe Wyjazdy spełniające wymagania c.d. Jeżeli dwa lub kilka krajów jest odwiedzanych podczas jednego wyjazdu zagranicznego, taki wyjazd liczony jest jako jeden, np. podróż z Polski do Belgii, następnie z Belgii do Niemiec i z Niemiec do Polski.

57 Rozliczenie projektu Obniżenie kwoty dofinansowania Jeżeli beneficjent nie realizuje wymaganej minimalnej liczby odpowiednich i spełniających wymagania wyjazdów zagranicznych wskazanych w Umowie finansowej Narodowa Agencja obniży kwotę dofinansowania za każdy wyjazd zagraniczny, który nie został zrealizowany lub zaakceptowany przez NA, o kwotę szacunkowo odpowiadającą jednemu wyjazdowi. Jeżeli beneficjent nie realizuje żadnego wyjazdu zagranicznego ostateczna kwota dofinansowania będzie wynosić zero, Narodowa Agencja zażąda zwrotu pełnej kwoty zaliczki wypłaconej Beneficjentowi.

58 Rozliczenie projektu Obniżenie kwoty dofinansowania Narodowa Agencja obniży kwotę dofinansowania zgodnie z ostateczną liczbą zaakceptowanych wyjazdów wg poniższego przykładu: Kwota dofinansowania: Minimalna wymagana liczba wyjazdów: 12 Szacunkowa kwota przypadająca na jeden wyjazd: ( podzielone przez 12) Liczba zrealizowanych wyjazdów spełniających wymagania: 10 Ostateczna kwota dofinansowania: ( x ) W przypadku gdy wymiana klasowa nie spełnia kryteriów wymagalności (czas trwania, liczba uczniów, wiek uczniów) traktowana będzie jako mobilność nieuprawniona i część grantu związana z takim wyjazdem podlegać będzie zwrotowi.

59 Rozliczenie projektu Co zrobić gdy zostały środki finansowe? Nadwyżkę można przeznaczyć na dodatkową mobilność ale tylko do partnera/partnerów projektu. Wyjazd w innym celu nie jest uprawniony. Jeśli wyjazd nie jest możliwy z przyczyn leżących po stronie partnera to nadwyżkę można wydać na tzw. "działania lokalne" związane z tym konkretnym projektem. Można podjąć dodatkowe działania, które nie były planowane ale będą wiązać się z tematem projektu.

60 W sprawach finansowych prosimy o kontakt Zespół Rozliczeń Finansowych FRSE Joanna Kaszewska jkaszewska@frse.org.pl Telefon: Katarzyna Markowska kmarkowska@frse.org.pl Telefon:

61 MONITORING I DOKUMENTACJA DZIAŁAŃ PROJEKTOWYCH

62 Plan prezentacji: 1. MONITOROWANIE PROJEKTU 2. DOKUMENTOWANIE DZIAŁAŃ PROJEKTOWYCH

63 MONITOROWANIE PROJEKTU

64 MONITOROWANIE PROJEKTU ARTYKUŁ 7 MONITORING, EWALUACJA I KONTROLA 7.1 Beneficjent obowiązany jest przesłać do NA raport postępów, zgodnie ze wzorem przedstawionym w Załączniku IV, najpóźniej do Beneficjent w związku z realizacją działania w ramach niniejszej Umowy zgadza się uczestniczyć i wnosić swój wkład w działania monitoringowe i ewaluacyjne organizowane przez NA i KE oraz osoby i organizacje przez nie upoważnione.

65 MONITOROWANIE PROJEKTU Monitoring to ciągły i systematyczny proces zbierania i analizowania danych ilościowych oraz jakościowych, który pozwala na opisanie aktualnego stanu realizacji projektu. Ta bieżąca obserwacja postępu finansowo-rzeczowego pozwala ocenić czy projekt jest realizowany zgodnie z założeniami, jakie zostały przyjęte na etapie planowania projektu.

66 MONITOROWANIE PROJEKTU Monitoring rzeczowy - polega na bieżącej weryfikacji realizacji prac projektowych. Beneficjent śledzi czy wszystkie czynności wykonywane są poprawnie pod względem merytorycznym oraz zgodnie z przyjętym harmonogramem. Monitoring finansowy -systematyczna obserwacja realizacji budżetu projektu, a więc weryfikowanie czy środki w projekcie wydawane są zgodnie z ich przeznaczeniem, tak jak było to określone we wniosku, a następnie w umowie o dofinansowanie.

67 MONITOROWANIE PROJEKTU Monitoring opiera się na pytaniach: Czy projekt przebiega zgodnie z planem pracy/ harmonogramem projektu? Czy udaje się osiągać zamierzone produkty i rezultaty? Czy budżet jest realizowany zgodnie z planem?

68 MONITOROWANIE PROJEKTU Cele działań monitorujących: ocena postępów z prowadzonych działań oraz porównanie ich z założonym planem, celami; bieżąca modyfikacja działań, harmonogramu, budżetu, by dostosować projekt do zmieniających się warunków, bądź do aktualnej sytuacji; wypełnienie obowiązku sprawozdawczości z realizacji projektu; gromadzone w procesie dane stanowią materiał do ewaluacji projektu.

69 MONITOROWANIE PROJEKTU Narzędzia: cząstkowe sprawozdania z realizacji projektu ustne lub pisemne; karta pracy; lista obecności na zajęciach; zestawy wydawanych certyfikatów; dyplomy; ankiety; testy; raporty określające stopień wykonania zaplanowanych działań.

70 MONITORING Monitoring wewnętrznydziałania monitorujące prowadzone przez beneficjenta. Monitoring zewnętrzny działania monitorujące prowadzone przez instytucję udzielającą wsparcia finansowego tj. Agencje Narodową.

71 MONITORING prowadzony przez NA Raport postępów daje obraz zrealizowanych działań w pierwszym roku trwania projektu. Raport końcowy - daje pełen obraz działań zrealizowanych w ramach projektu. Monitorings meetings - spotkanie organizowana w celu wsparcia beneficjentów realizujących projekty. Wizyty monitoringowe wizyta w instytucji realizującej projekt w celu wsparcia beneficjentów oraz sprawdzenia czy działania są realizowany zgodnie z wnioskiem i z umową finansową. Opiekun projektu - pracownik Narodowej Agencji, którego zadaniem jest wspieranie beneficjenta w realizacji projektu.

72 DOKUMENTOWANIE DZIAŁAŃ PROJEKTOWYCH

73 DOKUMENTOWANIE DZIAŁAŃ PROJEKTOWYCH 7.3 Beneficjent zapewni NA, KE, Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych OLAF, jak również Europejskiemu Trybunałowi Obrachunkowemu oraz osobom i organizacjom przez nie upoważnionym dostęp do wszelkich dokumentów i informacji, w tym w wersji elektronicznej, dotyczących realizacji działania, jego wyników oraz wykorzystania dofinansowania. To prawo dostępu będzie przyznane do pięciu lat, licząc od daty płatności końcowej dokonanej przez NA lub od daty zwrotu przez Beneficjenta kwoty należnej NA.

74 DOKUMENTOWANIE DZIAŁAŃ PROJEKTOWYCH Cała dokumentacja realizacji projektu FINANSOWA i MERYTORYCZNA oraz PRODUKTY powstałe w trakcie realizacji projekt powinna być dostępna dla osób monitorujących bądź kontrolujących projekt. W związku z realizowanym projektem powinien być prowadzony w instytucji w dowolnejformie Dziennik Projektu zawierający pełną dokumentację i wszelkie informacje dotyczące podejmowanych działań.

75 DOKUMENTOWANIE DZIAŁAŃ PROJEKTOWYCH DZIENNIK PROEJKTU powinien zawierać: zgody rodziców na udział uczniów w projekcie; regulamin wyboru uczniów do udziału w projekcie; regulaminy organizowanych konkursów dotyczących projektu, protokoły ze spotkań z rodzicami; dowody potwierdzające realizację mobilności; dokumenty potwierdzające podróż; raporty z odbytych mobilności; wydruk najważniejszych uzgodnień owych z partnerem; dokumenty związane z ewaluacją oraz jej wyniki.

76 DOKUMENTOWANIE DZIAŁAŃ PROJEKTOWYCH Przykładowe zgody/ oświadczenia rodziców na udział uczniów w projekcie. umenty-do-pobrania-pps

77

78

79

80 DOKUMENTOWANIE DZIAŁAŃ PROJEKTOWYCH Dokumenty potwierdzające podróż W zależności od środka transportu zalecane jest zachowanie następujących dowodów: Pociąg bilety; Samolot karty pokładowe, ewentualnie bilety; Samochód osobowy prywatny oświadczenie o wykorzystaniu samochodu prywatnego; Samochód osobowy służbowy oświadczenie o wykorzystaniu samochodu służbowego; Wynajęty autokar faktura plus ewentualnie lista uczestników; Własny autokar oświadczenie o wykorzystaniu własnego środka transportu oraz ewentualnie lista uczestników; Autobus rejsowy bilety; Prom bilety.

81 DOKUMENTOWANIE DZIAŁAŃ PROJEKTOWYCH Dowody potwierdzające realizację mobilności: Certyfikaty uczestnictwa wystawione przez partnera goszczącego. Certyfikat uczestnictwa inaczej zaświadczenie o pobycie powinien zawierać: imiona i nazwiska uczestników z polskiej instytucji; temat projektu oraz ewentualnie temat spotkania; okres trwania wizyty roboczej; miejsce spotkania; pieczątkę partnera goszczącego i podpis osoby reprezentującej partnera goszczącego.

82 DOKUMENTOWANIE DZIAŁAŃ PROJEKTOWYCH Zalecane opisywanie dowodów źródłowych Prawidłowo opisany dokument powinien na odwrocie zawierać zapisy: krótki opis czego dotyczy dany wydatek; nr umowy, źródło finansowania; wskazanie kwoty, którą wydano ze środków programu Comenius w ramach umowy nr; zapis o sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym.

83 Dziękujemy za uwagę