Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie. Merytoryczne aspekty zarządzania projektem

Transkrypt

1 Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Merytoryczne aspekty zarządzania projektem

2 Plan prezentacji Cykl życia projektu. Specyfika pracy w projekcie. Rola koordynatora w projekcie. Monitoring i ewaluacja w projekcie. Upowszechnianie rezultatów projektu.

3 Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Cykl życia projektu kalendarz realizacji poszczególnych etapów projektu

4 Kalendarz realizacji Partnerskich Projektów Szkół SIERPIEŃ GRUDZIEŃ Przygotowanie i podpisywanie umów finansowych 2. Pierwsza płatność Artykuł 4 Ustalenia dotyczące płatności 4.1 Zaliczka W ciągu 45 dni od daty wejścia w życie Umowy Beneficjent otrzyma zaliczkę w kwocie. EUR, stanowiąca 80% całkowitej maksymalnej kwoty przyznanego dofinansowania, o której mowa w Artykule 3.1

5 Kalendarz realizacji Partnerskich Projektów Szkół SIERPIEŃ GRUDZIEŃ 2012 cd. 3. Złożenie Załącznika VI Wzór potwierdzenia otrzymanych środków finansowych ( system dokumentów online FRSE ) 4. Spotkania z beneficjentami rozpoczynającymi realizację Partnerskich Projektów Szkół 5. Realizacja Partnerskiego Projektu Szkół

6 Kalendarz realizacji Partnerskich Projektów Szkół KWIECIEŃ CZERWIEC Wizyty monitorujące realizację projektów w siedzibie beneficjenta 2. Spotkania w 16 województwach z beneficjentami realizującymi Partnerskie Projekty Szkół

7 Kalendarz realizacji Partnerskich Projektów Szkół MAJ CZERWIEC 2013 cd. 1. Sprawozdawczość Raport Postępów 30 czerwca 2013r. Artykuł 7 Monitoring, Ewaluacja i Kontrola 7.1 Beneficjent obowiązany jest przesłać do NA raport postępów, zgodnie ze wzorem przedstawionym w Załączniku IV, najpóźniej do 30 czerwca 2013 r.

8 Kalendarz realizacji Partnerskich Projektów Szkół LIPIEC - SIERPIEŃ Ocena formalna i merytoryczna raportów postępów WRZESIEŃ GRUDZIEŃ Wizyty monitorujące realizację projektów w siedzibie beneficjenta LIPIEC Zakończenie realizacji Partnerskiego Projektu Szkół 31 lipca 2014 r.

9 Kalendarz realizacji Partnerskich Projektów Szkół SIERPIEŃ GRUDZIEŃ Złożenie raportu końcowego Artykuł 4 Ustalenia dotyczące płatności W terminie 60 dni od zakończenia działania, o którym mowa w Artykule 2.3, nie później jednak niż do 30 września 2014 r. Beneficjent zobowiązany jest przesłać do NA raport końcowy, zgodnie ze wzorem przedstawionym w Załączniku II. Raport końcowy będzie traktowany jako wniosek Beneficjenta o wypłatę pozostałej kwoty dofinansowania.

10 Kalendarz realizacji Partnerskich Projektów Szkół CZERWIEC GRUDZIEŃ 2014 cd. 2. Uzupełnienie bazy danych EST Artykuł 8 Rozpowszechnianie informacji Beneficjent jest zobowiązany do wprowadzania informacji dotyczących postępów i rezultatów działania w bazie danych European Shared Treasure (EST) umieszczonej na stronie internetowej: Zatwierdzenie przez NA raportu końcowego Beneficjenta uwarunkowane będzie jego zgodnością z danymi wprowadzonymi do bazy EST najpóźniej do 30 września 2014 r.

11 Kalendarz realizacji Partnerskich Projektów Szkół WRZESIEŃ GRUDZIEŃ 2014 cd. 3. Płatność końcowa Artykuł 4 Ustalenia dotyczące płatności 4.2 Płatność końcowa NA w ciągu 45 dni od daty zatwierdzenia raportu końcowego poinformuje na piśmie Beneficjenta o ostatecznej kwocie zatwierdzonego przez NA dofinansowania w ramach Umowy i wystawi polecenie przelewu płatności końcowej lub wezwanie Beneficjenta do zwrotu należnej NA kwoty. 4. Zamknięcie projektu

12 Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Specyfika pracy w projekcie szkolnym

13 Co to jest projekt? Projekt to złożone przedsięwzięcie, podejmowane w różnych dziedzinach z zamiarem osiągnięcia założonego celu, zaplanowanych rezultatów i mobilności w określonym czasie i przy określonym budżecie. Złożoność przedsięwzięcia Określony czas Konkretny cel Wyjazdy osób za granicę Konkretne rezultaty Określony budżet TO LUDZIE ROBIĄ PROJEKTY!!! (to nie procedury, metody i narzędzia decydują o powodzeniu projektu, ale osoby przy nich pracujące)

14 Struktura projektu ogólne szczegółowe TEMAT CELE DZIAŁANIA REZULTATY MOBILNOŚCI materialne niematerialne ODBIORCY bezpośredni pośredni

15 Otoczenie projektu identyfikacja interesariuszy Szkoła realizująca projekt Zespół projektowy Partnerzy zagraniczni Dyrekcja szkoły Rodzice uczniów Organ Prowadzący Narodowa Agencja Odbiorcy/użytkownicy Grupy nacisku, itd. III. Dbaj o ich zadowolenie Zarządzaj relacjami IV. Blisko współpracuj I. Monitoruj II. Informuj

16 Co jest kluczem w zarządzaniu projektami? PLANOWANIE!!! Stworzenie planu zarządzania projektem Opracowanie podziału zadań Opracowanie harmonogramu Oszacowanie kosztów Oszacowanie zasobów KTÓRY Z TYCH PROCESÓW JEST NAJWAŻNIEJSZY?

17 Kryteria wyboru uczniów do międzynarodowego projektu Narodowa Agencja nie narzuca żadnych kryteriów doboru uczniów do projektu. O czym należy pamiętać? Kryteria muszę być jasno określone dla rodziców i uczniów. Należy dokumentować etapy wyboru uczniów do projektu. Kryteria doboru powinny znaleźć się w dokumentacji projektu. Efektywny zespół to podstawa sukcesu projektu!!!

18 Przykładowe kryteria wyboru uczniów do wyjazdów zagranicznych Przynależność do tzw. grupy projektowej. Zaangażowanie w działania projektowe: wysoka frekwencja na spotkaniach projektowych, aktywny udział w pracach projektowych. Znajomość języka obcego. Ocena z zachowania. Udział w konkursach organizowanych przez szkołę: konkurs językowy, konkurs na temat kraju docelowego, konkurs dotyczący projeku. Pisemna zgoda rodziców na udział w wyjeździe. Gotowość przyjęcia gości ze szkół partnerskich.

19 Etapy budowania efektywnego zespołu? Forming uczniowie sprawdzają, jakiego typu zachowania i postawy są akceptowane przez grupę. Storming jest to okres burzy i naporu", a także czas konfliktów. To krytycyzm wobec grupy, walka o pozycję w grupie. Norming kształtuje się poczucie tożsamości i spójności grupy. Role zostały przydzielone. Performing uwaga grupy przenosi się na wykonywanie zadań i realizację celów projektu.

20 Podział ról w zespole wg Belbina Role powinny w jak największym stopniu odpowiadać: zainteresowaniom, predyspozycjom, zdolnościom poszczególnych uczniów/członków zespołu. Każdy uczeń ma jakiś potencjał, predyspozycje, talenty. Różnorodność ról w zespole stanowi o jego bogactwie.

21 Czas trwania: 2 lata Współpraca partnerska Wzajemne wizyty partnerów (mobilności) Działania lokalne związane z projektem Osiągnięcie zakładanych celów Wypracowanie konkretnych rezultatów

22 Wzajemne wizyty partnerskie Pierwsze spotkanie (tzw. kick of meeting): wzajemne poznanie, integracja zespołu; rozdzielenie ról i zadań w projekcie; motywowanie członków zespołu; ustalenie zasad komunikacji; określenie zasad ewaluacji projektu, itp. Kolejne spotkania: prowadzenie dyskusji merytorycznych; realizacja produktów końcowych projektu; monitorowanie i ocena postępów projektu; wprowadzanie zmian w harmonogramie prac, itp.

23 Zasady dotyczące wyjazdów zagranicznych Czy można zwiększyć liczbę mobilności? Umowa finansowa zobowiązuje do wykonania wnioskowanej liczby mobilności. Gdy budżet projektu na to pozwala, można zrealizować większą liczbę mobilności, niż minimalna ich liczba. Co z mobilnościami, gdy został odrzucony partner na etapie wnioskowania? Zwykle w takich sytuacjach zwiększa się liczbę nauczycieli i uczniów biorących udział w jednym wyjeździe. W planowanej wizycie więc może wziąć udział wtedy 10 osób, a nie planowane 5 osób.

24 Zasady dotyczące wyjazdów zagranicznych Czy można zmienić termin mobilności? Dopuszczalna jest zmiana terminu mobilności spowodowana czynnikami niezależnymi od Państwa np.: termin lotów, choroba, inne czynniki. Informacje o zmianie mobilności musi być zawarta w raporcie postępów i raporcie końcowym. Co z mobilnościami, gdy jeden z partnerów zrezygnuje z projektu lub zostanie zaakceptowany w trakcie realizacji projektu? W takich sytuacjach zostaje wprowadzony aneks do Umowy finansowej. W przypadku, gdy liczba partnerów nie jest wystarczająca projekt niestety upada.

25 Komunikacja w zespole projektowym Koordynatorzy projektów spędzają przeciętnie 80% swojego czasu pracy na komunikowaniu się z członkami zespołu. Dlaczego? Cele komunikacji: przekazanie informacji: merytorycznej, z postępu prac; przekazanie uzgodnień, decyzji, poleceń; uzyskanie akceptacji dla pomysłów; stwarzanie poczucia zaufania. Główne formy komunikacji: spotkanie grupy partnerskiej; rozmowa telefoniczna, telekonferencja; wideokonferencja, chat, mail; wymiana dokumentów, itp. Rola koordynatora jest kluczowa w osiągnięciu sukcesu projektu!!!

26 Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Rola koordynatora w projekcie

27 Zadania koordynatora Utrzymywanie kontaktów i współpraca ze szkołami partnerskimi. Planowanie i organizacja pracy zespołu projektowego. Organizacja wizyt gości zagranicznych w Polsce i wyjazdów polskiego zespołu. Organizowanie działań związanych z realizacją projektu (np. imprezy szkolne). Współpraca z rodzicami i ze środowiskiem lokalnym.

28 Zadania koordynatora Planowanie i monitorowanie harmonogramu wydatków związanych z realizacją projektu. Realizowanie projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, w tym w szczególności harmonogramem zadań. Monitorowanie postępów projektu. Systematyczna ewaluacja działań. Wdrażanie wniosków płynących z monitoringu i ewaluacji.

29 Zadania koordynatora Dbanie o opracowanie produktów projektu. Rzetelne i terminowe sporządzanie raportu postępów oraz końcowego z realizacji projektu. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji projektu przez okres wskazany w umowie (w tym księgowych oraz potwierdzeń udziału w mobilnościach). Reagowanie w okolicznościach wymagających zmiany harmonogramu realizacji projektu, w tym przede wszystkim zmiany mające wpływ na zakres, cele, czy rezultaty projektu.

30 Zadania koordynatora Nadawanie kształtu i kierunku projektu. Kierowanie bieżącymi sprawami związanymi z realizacją projektu. Organizacja i odpowiedzialność za prawidłowy przebieg prac projektowych. Prowadzenie dokumentacji związanej z realizacją projektu na poszczególnych etapach.

31 Cechy koordynatora Samodzielność cecha ta gwarantuje aktywność koordynatora podejmowanie inicjatyw, realizację pomysłów, dokonywanie wyborów bez ciągłych konsultacji i obaw. Aktywne i samodzielne osoby są znacznie bardziej skuteczne i efektywne w swoich działaniach. Umiejętność nawiązywania (i utrzymywania) kontaktów z innymi ludźmi nawet najlepszy wizjoner nie zrealizuje swoich pomysłów bez zespołu, dlatego bardzo ważna jest umiejętność przyciągania do siebie ludzi i budowania z nimi, a także między nimi stałych więzi. Uczciwość wobec siebie i zespołu brak uczciwości często prowadzi do piętrzenia problemów w zespole nawet pozornie niezwiązanych z konkretnymi działaniami koordynatora.

32 Cechy koordynatora Empatia każdy koordynator opiera się na zespole, dlatego umiejętność zrozumienia sytuacji drugiego człowieka, rozmowy z nim, jest niezwykle ważne. Samodyscyplina oznacza nie tylko konieczność samodyscypliny związanej z realizacją celów w określonych terminach. W przypadku koordynatorów ważna jest także samodyscyplina emocjonalna koordynator musi umieć panować nad swoimi emocjami, szczególnie w sytuacjach stresowych. Dzięki temu może uspokajać zespół, a także łagodzić powstałe konflikty.

33 Koordynator projektu Kluczowa osoba w realizacji projektu Lider Negocjator Strateg Inspirator Organizator Partner Konsultant

34 Koordynator projektu Stwarza warunki do pracy przynoszącej sukcesy Wspiera innych w działaniu Inicjuje działania Reaguje na potrzeby innych Motywuje Wierzy w słuszność propagowanej idei Stwarza poczucie bezpieczeństwa Przewiduje skutki poszczególnych posunięć Rozumie wielokulturowość i różnorodność językową

35 Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Monitoring i ewaluacja w projekcie

36 Monitoring projektu Systematyczne badanie (proces ciągły), które opiera się na pytaniach: - czy projekt przebiega zgodnie z planem pracy projektu, - czy udaje się osiągać zamierzone produkty i rezultaty, - czy budżet jest realizowany zgodnie z planem. Działania monitorujące: - porównują postęp prac w projekcie z założonym planem, - wskazują na potrzebę podjęcia działań korygujących. Informacja o przebiegu projektu jest przekazywana w formie: - komunikatów o mniej formalnym charakterze, - raportów cząstkowych, raportu końcowego.

37 Ewaluacja w projekcie Czas EX ANTE przed rozpoczęciem projektu Kryterium chronologiczne PROJEKT BIEŻĄCA w trakcie projektu EX POST po zakończeniu projektu OCENA PROJEKTU WEWNĘTRZNA Przez instytucję realizującą projekt ZEWNĘTRZNA Przez niezależny podmiot Kryterium podmiotowe

38 Ewaluacja w projekcie Proces ciągły, systematyczne badanie wybranych elementów projektu. Odpowiada na pytanie: czy i jak udało nam się osiągnąć zamierzone cele oraz w jaki sposób udało nam się je osiągnąć? Ewaluacja powinna być prowadzona na wszystkich etapach (ex ante, interim, ex post). W ewaluacji muszą być spełnione podstawowe zasady: - planowania ewaluacji, - analizy danych, - interpretacji danych.

39 Co można ewaluować? Przyrost wiedzy uczestników. Wzrost kompetencji językowych beneficjentów. Postęp prac w projekcie. Jakość organizowanych spotkań partnerskich. Zaangażowanie partnerów/uczestników. Jakość rezultatów (produktów). Efektywność komunikacji. Skuteczność strategii upowszechniania projektu.

40 Metody ewaluacji projektu Analiza dokumentów. Wywiady indywidualne. Kwestionariusze. Zogniskowane wywiady grupowe (tzw. grupy fokusowe). Obserwacja. Beneficjent decyduje o wyborze obszaru i metodach ewaluacji!

41 Efektywna ewaluacja Do jakiego stopnia cele projektu zostały osiągnięte? Do jakiego stopnia cele i potrzeby uczestników zostały osiągnięte? Czego szczególnie nauczyli się uczestnicy, o jakie elementy wzbogacili swoja wiedzę i kompetencje? Czy wzrosła motywacja uczestników do nauki języków. Jak mają zamiar wykorzystać swoją wiedzę po zakończeniu projektu? Czy projekt ma wpływ na program nauczania instytucji? W jaki sposób projekt oddziaływuje na otoczenie/środowisko lokalne?

42 Efektywna ewaluacja projektu Zalecane jest ujmowanie wyników w postaci mierzalnej, np. punktów skali, liczb, procentów. Aby to uzyskać konieczne jest zadawanie precyzyjnych pytań: określ swoje umiejętności językowe przed i po wyjeździe w skali od 1-5; porównanie liczby punktów z testu wiedzy na temat UE na początku i na końcu projektu; jaki procent uczestniczących w projekcie zadeklarował zwiększenie motywacji do nauki języka.

43 Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Upowszechnianie rezultatów projektu

44 Upowszechnianie i wykorzystywanie rezultatów projektu upowszechnianie i wykorzystanie wyników oznacza działania mające na celu zapewnienie właściwego rozpoznania, przedstawienia i wdrożenia na szeroką skalę wyników programu Uczenie się przez całe życie DEFINICJA: DECYZJA NR 1720/2006/WE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY z dnia 15 listopada 2006 r. ustanawiająca program działań w zakresie uczenia się przez całe życie

45 Umowa finansowa a promocja projektu ARTYKUŁ 6 UPUBLICZNIANIE INFORMACJI Beneficjent zobowiązuje się do podawania informacji o dofinansowaniu uzyskanym z KE w ramach programu Uczenie się przez całe życie w każdym rozpowszechnianym lub publikowanym dokumencie, na każdym produkcie lub materiale wytworzonym dzięki dofinansowaniu, jak również w każdym wydawanym oświadczeniu lub udzielanym wywiadzie, zgodnie z wytycznymi dotyczącymi tożsamości wizualnej dostarczonymi przez KE[4]. Informacji takiej będzie towarzyszyć klauzula stwierdzająca, że wyłączną odpowiedzialność za treść publikacji ponosi wydawca oraz że KE nie odpowiada za wykorzystanie tych informacji w jakikolwiek sposób. [4] Patrz wskazówki na stronie

46 Realizacja projektu a upowszechnianie rezultatów Wykorzystanie, upowszechnianie i zapewnienie trwałości rezultatów projektu. W jaki sposób upowszechniać rezultaty projektu na poziomie narodowym, regionalnym i lokalnym? Czy osiągnięte rezultaty lub produkty projektu, mogą zostać wykorzystane przez inne organizacje? Czy jest planowana kontynuacja współpracy pomiędzy zagranicznymi i lokalnymi partnerami?

47 Realizacja projektu a upowszechnianie rezultatów Rezultaty projektu - do upowszechniania i wykorzystywania Produkty materialne (wydawnictwa, multimedia, innowacje pedagogiczne, wydarzenia konferencje, seminaria). Metody (wymiana pomysłów i dobrych praktyk). Doświadczenie (w zakresie, na poziomie ). Wnioski do wykorzystania przy tworzeniu polityki (suma doświadczeń na poziomie lokalnym, krajowym.). Współpraca europejska (nowe działania, inicjatywy ).

48 Konkurs EDUinspiracje jest inicjatywą Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji, która ma służyć upowszechnianiu i szerszemu wykorzystaniu efektów programu "Uczenie się przez całe życie". Organizowany corocznie konkurs ma na celu wyłonienie najlepszych projektów realizowanych przez wszystkie programy sektorowe: Comenius, Erasmus, Leonardo da Vinci, Grundtvig oraz program międzysektorowy Wizyty Studyjne.

49 Realizacja projektu a upowszechnianie rezultatów LISTA LAUREATÓW I WYRÓŻNIONYCH W KONKURSIE EDUinspiracje 2012 W kategorii indywidualnej Laureat: Joanna Dera Wyróżnienie I: Sławomir Borkowski Wyróżnienie II: Kacper Nowacki W kategorii instytucjonalnej Laureat: Gimnazjum nr 26 w Gdańsku Wyróżnienie I: Szkoła Podstawowa Nr 1 w Pszczynie Wyróżnienie II: XIII Liceum Ogólnokształcące w Krakowie

50 Realizacja projektu a upowszechnianie rezultatów Baza EST

51 Realizacja projektu a upowszechnianie rezultatów Przykłady metod upowszechniania projektu stosowane w polskich szkołach: - Wykonanie europejskiego domu - Strona internetowa - Gazetki szkolne, prace plastyczne, nauka piosenek, zabaw, pląsów - Artykuły w prasie lokalnej i zagranicznej - Albumy fotograficzne - Materiały multimedialne (zdjęcia, filmy i prezentacja końcowa ) - Logo projektu na budynku szkolnym - Stroje dla uczestników z logo projektu - Inscenizacje teatralne - Lekcje tematyczne - Informacja na temat projektu na Radach Pedagogicznych, łącznie z podsumowaniem działań i rezultatów. Przykłady prac uczniów zebrane w segregatory do wglądu całego grona nauczycielskiego. - Informacje dotyczące Comeniusa, m.in. Płyty z pracami uczniów wszystkich krajów w bibliotece szkolnej.

52 ARTYKUŁY W LOKALNEJ PRASIE Powiat Nakielski Gazeta Regionalna

53 ARTYKUŁ O REALIZACJI PROJEKTU COMENIUS w czasopiśmie Stowarzyszenia Oświatowców Polskich w Toruniu dla nauczycieli geografii w j. angielskim

54 STRONA WIKI ORAZ BLOG

55 Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Dziękujemy za uwagę Zespół Partnerskich Projektów Szkół Comenius