Wytyczne w zakresie przygotowania, organizacji, Szwajcarsko Polskiego Programu Współpracy

Transkrypt

1 Wytyczne w zakresie przygotowania, organizacji, przeprowadzenia i rozliczania Wizyt studyjnych organizowanych w ramach Szwajcarsko Polskiego Programu Współpracy I. Zasady ogólne 1. Postanowienia Wytycznych w zakresie przygotowania, organizacji, przeprowadzenia i rozliczania Wizyt studyjnych organizowanych w ramach Szwajcarsko Polskiego Programu Współpracy (zwanych dalej Wytycznymi) mają zastosowanie do Beneficjentów końcowych realizujących Projekt, mających zamiar zorganizować Wizytę studyjną w ramach oszczędności poprzetargowych w Komponencie II Projektu. 2. Niniejsze Wytyczne określają w szczególności: 1) zasady przygotowania dokumentacji dotyczącej organizacji Wizyty studyjnej; 2) zasady uczestnictwa w Wizycie studyjnej; 3) zasady sprawozdawczości i rozliczania wizyty studyjnej. 3. Pod pojęciem Wizyty studyjnej należy rozumieć kilkudniowy zagraniczny /krajowy wyjazd, którego celem jest pozyskanie przez uczestników wiedzy z zakresu systemu pomocy społecznej, funkcjonowania instytucji pomocy społecznej w innym państwie. Wizyta studyjna winna mieć na celu również porównanie rozwiązań polskich i zagranicznych w systemie pomocy społecznej, a także próbę nawiązania stałej współpracy pomiędzy Domami Pomocy Społecznej, a podmiotami zagranicznymi, których przedmiot działalności jest zbieżny z działalnością realizowaną przez domy pomocy społecznej, biorące udział w wizycie studyjnej. Założenia wizyty studyjnej winne być spójne z zakresem rzeczowo merytorycznym realizowanego Projektu Beneficjenta. 4. Zakres tematyczny Wizyty studyjnej musi być ściśle związany z celami Projektu Beneficjenta. 5. Wizyta studyjna może odbyć się w dowolnym państwie europejskim. 6. Całkowity kwalifikowalny koszt Wizyt studyjnych nie może przekraczać ,00 PLN w ramach budżetu przewidzianego na Komponent II Beneficjenta.

2 II. 7. Beneficjent może zorganizować dowolną liczbę Wizyt studyjnych w ramach kwoty, o której mowa w pkt Wizyty studyjne mają być realizowane zgodnie z zasadami polityki równych szans. Oznacza to, że mogą w nich brać udział osoby bez względu na wiek, rasę, miejsce zamieszkania, religię, orientację seksualną, pochodzenie czy niepełnosprawność. 9. Wizyty studyjne są współfinansowane przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej. Organizacja wizyty studyjnej 1. Minimalna liczba uczestników jednej wizyty studyjnej wynosi 10 osób, maksymalna 20 osób. 2. Uczestnikami wizyty studyjnej mogą być: 1) pracownicy Domów Pomocy Społecznej; 2) osoby kierujące Domami Pomocy Społecznej. 3. Beneficjent jest odpowiedzialny m.in. za: 1) przygotowanie Regulaminu Wizyty studyjnej ; 2) rekrutację uczestników Wizyty studyjnej; 3) wyłonienie Wykonawcy, będącego organizatorem Wizyty studyjnej; 4) przygotowanie Wniosku do Instytucji Realizującej o akceptację Wizyty studyjnej. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do Wytycznych; 5) przygotowaniem sprawozdania z odbycia Wizyty studyjnej; 6) przedłożenia dokumentów potwierdzających odbycie Wizyty studyjnej celem rozliczenia. 4. Regulamin organizacji wizyty studyjnej powinien zawierać m.in.: 1) zasady rekrutacji uczestników Wizyty studyjnej. Wzór formularza zgłoszeniowego stanowi załącznik nr 2 do Wytycznych; 2) zasady rezygnacji z uczestnictwa Wizyty studyjnej; 3) wskazanie osoby odpowiedzialnej za organizację Wizyty studyjnej po stronie Beneficjenta; 4) zasady ubezpieczenia uczestników Wizyty studyjnej ze szczególnym uwzględnieniem ubezpieczenia zdrowotnego w przypadku wizyt zagranicznych;

3 5) zasady organizacji transportu, noclegów, wyżywienia podczas wizyty studyjnej; 6) zasady zapewnienia tłumacza, opiekuna podczas Wizyty studyjnej; 7) zasady przetwarzania danych osobowych. Wzór oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych stanowi załącznik nr 3 do Wytycznych. 5. Beneficjent jest zobowiązany przygotować i przedstawić do IR wniosek o akceptację Wizyty studyjnej. Do wniosku należy dołączyć: 1) planowany budżet na organizację Wizyty studyjnej; 2) Regulamin organizacji Wizyty studyjnej; 3) program Wizyty studyjnej, precyzujący m.in. miejsce wizyty, termin, instytucje w których wizyta będzie się odbywać, warsztaty, dyskusje, listę wykładowców, a także program merytoryczny Wizyty; 4) listę uczestników Wizyty studyjnej; 5) dokument od Partnera/Instytucji, w której Beneficjent zamierza odbyć Wizytę studyjną potwierdzający zgodę na odbycie Wizyty studyjnej w danej Instytucji; 6) zasady doboru Partnera/Instytucji do którego Beneficjent uda się w ramach Wizyty studyjnej. Zakres zadań merytorycznych beneficjenta końcowego musi być tożsamy z zakresem merytorycznym Partnera/Instytucji. 6. Koszty delegacji uczestników Wizyty studyjnej odbywanej na podstawie pisemnego polecenia wyjazdu, winny być rozliczane zgodnie z przepisami obowiązującymi dla delegacji krajowych i zagranicznych. 7. Uczestnicy Wizyty studyjnej powinni otrzymać certyfikaty potwierdzające udział w Wizycie studyjnej. III Rozliczenie Wizyty studyjnej 1. Beneficjent jest zobowiązany do przygotowania prezentacji multimedialnej w postaci pokazu zdjęć z odbycia Wizyty studyjnej. 2. Uczestnicy na zakończenie Wizyty studyjnej zobowiązani są do wypełnienia ankiet dot. udziału w Wizycie studyjnej. Ankiety powinny być przygotowane przez Organizatora Wizyty studyjnej.

4 3. Rozliczenie Wizyty studyjnej odbędzie się na podstawie złożonego Wniosku o płatność wraz z Raportem okresowym Beneficjenta. Do wniosku o płatność Beneficjent zobowiązany jest dołączyć: 1) akceptację Wizyty studyjnej wydaną przez IR; 2) dokumenty rozliczające delegację służbową uczestników Wizyty; 3) dowody poniesienia kosztów organizacji Wizyty studyjnej (np. faktury/rachunki dot. wynagrodzenia tłumacza, wykładowcy, faktury za bilety, hotele, wyżywienie, transport, potwierdzenia dokonania płatności itp.); 4) sprawozdanie z Wizyty studyjnej zawierające informacje jakie doświadczenia wyniesione z Wizyty będą mogły być zastosowane w projekcie. Wzór sprawozdania stanowi załącznik nr 4 do Wytycznych; 5) procedurę wyboru organizatora Wizyty studyjnej; 6) kserokopie polis ubezpieczeniowych uczestników Wizyty studyjnej; 7) kserokopię certyfikatów o których mowa w rozdziale II pkt 7 Wytycznych; 8) kserokopię ankiet, o których mowa w rozdziale III pkt 2 Wytycznych; 9) kserokopię dokumentu potwierdzającego pobyt wydany przez Instytucję/Partnera miejsca Wizyty studyjnej IV Postanowienia końcowe 1. Niniejsze Wytyczne będą umieszczone na stronie internetowej 2. Instytucja Realizująca zastrzega sobie prawo do zmiany zapisów Wytycznych i innych dokumentów dotyczących organizacji, przeprowadzenia i rozliczana wizyt studyjnych, jeżeli zmian takich będzie wymagała Instytucja Pośrednicząca bądź Krajowa Instytucja Koordynująca, lub wynikną one z nowych uregulowań prawnych, a także w innych przypadkach jeżeli jest to niezbędne do prawidłowej realizacji Projektu. Informacja o ewentualnych zmianach zostanie każdorazowo zamieszczana na stronie internetowej 3. Beneficjenci planujący wizytę studyjną mają obowiązek przestrzegać niniejszych Wytycznych wraz z ich ewentualnymi zmianami. 4. Do Wizyt studyjnych organizowanych na terenie Polski postanowienia Wytycznych stosuje się odpowiednio.

5 5. Sprawy nieuregulowane niniejszymi Wytycznymi będą konsultowane i rozstrzygane z Instytucję Realizującą.