Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe Ŝycie. Partnerskie Projekty Szkół

Transkrypt

1 Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe Ŝycie Partnerskie Projekty Szkół Aspekty finansowe

2 Spis treści Dofinansowanie w formie ryczałtowej Po jakim kursie rozliczać wydatki? Co zrobić gdy zostały środki finansowe? Przykłady działań, jakie mogą być dofinansowane Dieta Zakup sprzętu Odsetki Zakwaterowanie uczniów Rozliczenia uczniów Opłata za partnerów stanowisko KE Druga rata grantu - po jakim kursie rozliczać? Inne koszty podczas podróŝy zagranicznej np. wizyta w muzeum, wycieczka itp. czy jest to koszt uprawniony? Dokumentowanie wyjazdów Faktury zagraniczne Nagrody w konkursach ObniŜenie kwoty dofinansowania Wynagrodzenie GadŜety

3 Dofinansowanie udzielone w formie płatności ryczałtowej Beneficjent na etapie składania sprawozdania końcowego powinien być w stanie udowodnić, Ŝe działanie dla którego udzielono wsparcia miało miejsce, nie jest natomiast zobowiązany do przedstawiania wysokości poniesionych wydatków JeŜeli działanie, na które udzielono dofinansowania zostanie zrealizowane w zadawalający sposób, pełna kwota dofinansowania zostanie zatwierdzona. W przypadku niepełnej realizacji, wymagany będzie zwrot (części) udzielonego dofinansowania na podstawie kryteriów określonych dla tego typu projektu. W wyjątkowych sytuacjach Narodowa Agencja moŝe zaakceptować brak realizacji planowanego działania, jeśli jego niewykonanie spowodowane jest działaniem siły wyŝszej.

4 80% przyznanego dofinansowania (zaliczka) wypłacone zostało po podpisaniu umowy finansowej Pozostałe, ewentualne 20% dofinansowania beneficjent otrzyma dopiero po zatwierdzeniu przez Narodową Agencję raportu końcowego. Uwaga!!!! W przypadku braku realizacji zaplanowanych działań lub w przypadku niewykorzystania części środków finansowych, naleŝy wstrzymać się ze zwrotem środków na konto Narodowej Agencji. Zwrot środków powinien nastąpić dopiero po otrzymaniu informacji o rozliczeniu wraz z wezwaniem do zwrotu, które będzie zawierało informację o sposobie zwrotu niewykorzystanych środków.

5 Zalecane jest podejście ekonomiczne w wydatkowaniu środków - sugerujemy rozwaŝne wykorzystywanie dofinansowania Brak ograniczeń kwotowych na poszczególne wydatki związane z realizacją projektu. Beneficjent sam określa kwoty, jakie zostaną przez niego wydatkowane na realizację poszczególnych działań w projekcie Wydatkowanie na cele bezpośrednio związane z realizowanym projektem, zgodne z planem pracy i celami danego projektu, tj. wszelkie środki finansowe, jakie zostały przyznane beneficjentowi muszą być wykorzystane wyłącznie na działania słuŝące prawidłowej realizacji projektu.

6 Ponoszenie kosztów w okresie kwalifikowalności oraz ponoszenie kosztów odnoszących się do działań realizowanych w czasie trwania projektu od 1 sierpnia 2010r. do 31 lipca 2012r. Zalecane prowadzenie np. systemu księgowości analitycznej bądź odpowiedniego systemu wewnętrznego umoŝliwiającego identyfikację źródła finansowania projektu oraz wydatki związane z realizacją projektu w okresie obowiązywania umowy

7 Po jakim kursie rozliczać wydatki? Narodowa Agencja sugeruje aby koszty poniesione w walucie obcej rozliczać zgodnie z obowiązującą polityką kursową, przyjętą w danej instytucji.

8 Co zrobić gdy zostały środki finansowe? NadwyŜkę moŝna przeznaczyć na dodatkową mobilność ale tylko do partnera/partnerów projektu. Wyjazd w innym celu nie jest uprawniony. Jeśli wyjazd nie jest moŝliwy z przyczyn leŝących po stronie partnera to nadwyŝkę moŝna wydać na tzw. "działania lokalne" związane z tym konkretnym projektem. MoŜna podjąć dodatkowe działania, które nie były planowane ale będą wiązać się z tematem projektu.

9 Przykłady działań, jakie mogą być dofinansowane : spotkania partnerów projektu, seminaria, konferencje wyjazdy do organizacji partnerskich pracowników organizacji Beneficjenta i uczniów uczestniczących w projekcie, wymiana doświadczeń i praktyk, z wykorzystaniem odpowiednich środków, a szczególnie ICT (www, , videokonferencje) opracowanie, publikacja i rozpowszechnianie materiałów i dokumentacji dotyczących działań prowadzonych w ramach projektu organizowanie wystaw, przedstawień, festynów zaplanowanych we wniosku prace w terenie, analizy i badania dot. tematyki projektu, etc. wykonywanie prac artystycznych i innych dot. tematyki projektu przygotowanie językowe osób zaangaŝowanych w realizację projektu, aby zapewnić dobrą komunikację z partnerami w języku roboczym projektu rozpowszechnianie doświadczeń i efektów projektu (w tym publikacje, materiały, strony internetowe, wystawy) wymiana doświadczeń z instytucjami w regionie, współpraca z innymi projektami dot. podobnych obszarów tematycznych (np. włącznie z wyjazdami)

10 Dieta Pracownikowi wyjeŝdŝającemu za granicę na polecenie pracodawcy przysługuje zwrot wydatków w postaci diety, zwrotu kosztów przejazdu i noclegów oraz innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Dieta, przeznaczona na pokrycie kosztów wyŝywienia i inne drobne wydatki róŝni się wysokością w zaleŝności od państwa docelowego. Wysokości diet dla poszczególnych krajów znajdują się w tabeli będącej załącznikiem do Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady: 1) za kaŝda dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, 2) za niepełną dobę: a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety, b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety, c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

11 Jeśli pracownik ma zapewnione częściowe wyŝywienie, dietę wypłaca się w części uwzględniającej poszczególne rodzaje posiłków: 1) śniadanie - 15% diety, 2) obiad - 30% diety, 3) kolacja - 30% diety, 4) inne wydatki - 25% diety. Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów do wysokości limitu określonego w załączniku do Rozporządzenia. Wartość limitu, tak jak w przypadku diet, zaleŝy od państwa, do którego został delegowany pracownik. Nocleg musi być udokumentowany fakturą (rachunkiem). W przypadku jego braku pracownikowi przysługuje zwrot wydatków do 25% limitu.

12 Zakup sprzętu Jeśli sprzęt jest niezbędny do realizacji zaplanowanych działań, a szkoła takiego sprzętu nie posiada na swoim stanie, lub posiada w stopniu uniemoŝliwiającym jego wykorzystanie na rzecz projektu moŝna dokonać zakupu sprzętu elektronicznego w ramach projektu np. aparatów cyfrowych, kamer, tablic interaktywnych itp. Koszt zakupu sprzętu nie powinien być dokonany kosztem zaplanowanych działań. Jeśli chodzi o zakup innych sprzętów trwałych to moŝna dokonać zakupu gablot lub tablic korkowych, które posłuŝą do prezentacji efektów pracy oraz promocji. Zakup biurek, krzeseł, regałów powinien być poczyniony z innych źródeł niŝ otrzymane dofinansowanie.

13 Odsetki W domyśle i zgodnie z ustawą o dochodach jednostek terytorialnych odsetki wygenerowane na koncie OP są dochodem własnym OP i nie podlegają zwrotowi do Narodowej Agencji. Odsetki od wysokości przyznanego dofinansowania moŝna wykorzystać na realizację projektu np. na pokrycie róŝnic kursowych, prowizji lub utrzymanie konta

14 Zakwaterowanie uczniów Ogólna zasada - uczniowie są zakwaterowani u rodzin uczniów szkoły partnerskiej. Przyjmując szkołę partnerską w Polsce, Państwo równieŝ zapewniają zakwaterowanie u rodzin swoich uczniów, uczniom przyjeŝdŝającym. Jeśli zakwaterowanie u rodzin nie jest moŝliwe szkoła powinna posiadać wyjaśnienie od szkoły partnerskiej o braku moŝliwości zakwaterowania uczniów u rodzin szkoły goszczącej. Na tej podstawie mogą Państwo rozliczyć koszty zakwaterowania i wyŝywienia, mające pokrycie w otrzymanych fakturach.

15 Rozliczenia uczniów PoniewaŜ zarówno przepisy unijne jak i krajowe nie określają zasad przyznawania diet dla uczniów, sugerujemy rozliczanie kosztów dla uczniów wg wydatków rzeczywistych. Uczniowie mogą być rozliczani równieŝ na podstawie uchwały OP mówiącej o wypłaceniu diet wg Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej W ramach programu nie funkcjonuje pojęcie "kieszonkowe dla uczniów".

16 Opłata za partnerów stanowisko KE Stanowisko KE i NA w sprawie finansowania projektów jest następujące: kaŝdy beneficjent pokrywa z własnego dofinansowania działania w ramach projektu realizowane przez swoich pracowników i uczniów. Unikamy w ten sposób podwójnego finansowania niektórych działań oraz ewentualnych nieporozumień w grupach partnerskich. Jeśli jednak ustaliliście Państwo inne warunki, określające np. kto za kogo płaci i w którym momencie i jest to akceptowane przez wszystkie organizacje biorące udział w projekcie a koszty rozkładają się równomiernie to NA moŝe zaakceptować takie rozwiązanie. Ryzyko wycofania się któregoś z partnerów z ustaleń jest ryzykiem danej grupy partnerskiej i ewentualne dodatkowe koszty winny być pokryte z innych źródeł niŝ otrzymane dofinansowanie.

17 Druga rata grantu - po jakim kursie rozliczać? Płatność końcowa wypłacona przez NA, będzie przeliczona po kursie aktualnym banku NA. Jest to niezaleŝne od NA. Sugerujemy by do 20% środków finansowych zastosować kurs np. z dnia składania wniosku do OP o zabezpieczenie tej kwoty w budŝecie, a przy znacznych wahaniach w przyszłości dokonywać korekty tego planu. Tylko w ten sposób moŝna uniknąć znacznych róŝnic kursowych. Jeśli róŝnica jest dodatnia, będzie ona stanowiła zysk dla OP, jeśli ujemna - stratę (koszt) OP.

18 Inne koszty podczas podróŝy zagranicznej np. wizyta w muzeum, wycieczka itp. czy jest to koszt uprawniony? Jest to uzaleŝnione od tego jaki jest cel wycieczki. Jeśli jest to jedno z działań dotyczących realizacji projektu to mogą Państwo pokryć ten koszt z otrzymanego dofinansowania, jeśli jednak wycieczka stanowi wypełnienie wolnego czasu podczas trwania spotkania czyli tzw. atrakcja - koszt ten powinien być pokryty z innych źródeł niŝ dofinansowanie. Z przyznanego grantu moŝna zakupić podstawowe ubezpieczenie podczas wyjazdu do partnera.

19 Dokumentowanie wyjazdów Beneficjent powinien zachować w dokumentacji projektu, dowody potwierdzające realizację mobilności. Są to: Certyfikaty uczestnictwa wystawione przez partnera goszczącego. Certyfikat uczestnictwa inaczej zaświadczenie o pobycie powinien zawierać: Imiona i nazwiska uczestników z polskiej instytucji, Temat projektu oraz ewentualnie temat spotkania, Okres trwania wizyty roboczej, Miejsce spotkania, Pieczątkę partnera goszczącego i podpis osoby reprezentującej partnera goszczącego.

20 Dokumentowanie wyjazdów c.d. Dokumenty potwierdzające samą podróŝ. W zaleŝności od środka transportu zalecane jest zachowanie następujących dowodów: Pociąg bilety, Samolot karty pokładowe, ewentualnie bilety, Samochód osobowy prywatny oświadczenie o wykorzystaniu samochodu prywatnego Samochód osobowy słuŝbowy oświadczenie o wykorzystaniu samochodu słuŝbowego Wynajęty autokar faktura plus ewentualnie lista uczestników Własny autokar oświadczenie o wykorzystaniu własnego środka transportu oraz ewentualnie lista uczestników Autobus rejsowy bilety, Prom bilety, Inny środek transportu do uzgodnienia z pracownikiem NA.

21 Zalecane opisywanie dowodów źródłowych: Prawidłowo opisany dokument powinien na odwrocie zawierać zapisy: zapis o sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, nr umowy, źródło finansowania wskazanie kwoty, którą wydano ze środków programu Comenius w ramach umowy nr krótki opis czego dotyczy dany wydatek dekretacja ZGODNIE Z USTAWĄ O RACHUNKOWOŚCI oraz wewnętrznymi zasadami przyjętymi w instytucji

22 Faktury zagraniczne Faktura zagraniczna powinna być przetłumaczona na język polski. Nie wymagane jest tłumaczenie przez tłumacza przysięgłego. MoŜe to zrobić pracownik, który odebrał fakturę wystawioną w języku obcym. Nagrody w konkursach Koszty nagród dla laureatów konkursów nie jest uprawniony w ramach dofinansowania i powinien być pokryty z innych źródeł. Sugerujemy jednak, aby "nagrodzić" wszystkich uczniów biorących udział w projekcie przekazując im wyprodukowane prze siebie gadŝety w ramach realizowanego projektu (np. długopisy, notesy, smycze z logo Projektu Comenius).

23 ObniŜenie kwoty dofinansowania Działania, wyjazdy i wyniki przedstawione w raporcie nie pokrywają się z działaniami, wyjazdami i wynikami przedstawionymi we wniosku o dofinansowanie (Załącznik I) i nie odnoszą się do danego partnerskiego projektu. Ostateczna kwota dofinansowania będzie w tym wypadku wynosić zero, a Narodowa Agencja zaŝąda zwrotu pełnej kwoty zaliczki wypłaconej Beneficjentowi (Art. 3.1 Umowy Finansowej).

24 ObniŜenie kwoty dofinansowania c.d. Nie zrealizowano wymaganej minimalnej liczby odpowiednich i spełniających wymagania wyjazdów zagranicznych wskazanych w Art. 3.1 Umowy finansowej. Narodowa Agencja obniŝy kwotę dofinansowania za kaŝdy wyjazd zagraniczny, który nie został zrealizowany lub zaakceptowany przez NA, o kwotę szacunkowo odpowiadającą jednemu wyjazdowi. JeŜeli nie zrealizowano Ŝadnego wyjazdu zagranicznego ostateczna kwota dofinansowania będzie wynosić zero, a Narodowa Agencja zaŝąda zwrotu pełnej kwoty wypłaconej zaliczki wypłaconej Beneficjentowi.

25 Wynagrodzenie Księgowa, koordynator bądź inny pracownik instytucji zaangaŝowani w projekt mogą otrzymać wynagrodzenie na podstawie np. Umowy o pracę, dzieło, zlecenie czy na zasadzie tzw. nadgodzin. Podstawy prawne ustala Organ Prowadzący/ Dyrektor szkoły GadŜety NA nie narzuca Ŝadnych limitów finansowych na wyprodukowanie np. gadŝetów, produktów końcowych. NaleŜy jednak pamiętać o zasadzie ekonomiczności w wydatkowaniu przyznanego grantu.

26 W sprawach finansowych prosimy o kontakt z Joanną Kaszewską jkaszewska@frse.org.pl Telefon: lub z Koordynatorem Zespołu Rozliczeń Finansowych panią Małgorzatą Sztarbałą msztarbala@frse.org.pl Telefon:

27 Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe Ŝycie Dziękuję za uwagę