Strona1 INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA PROGRAMU INWENTARYZATOR CE maj 2012
Strona2 SPIS TREŚCI Wstęp... 4 Licencjonowanie... 4 Instalacja programu... 5 Baza inwentarza... 7 Baza utworzona z pliku... 8 Pusta baza... 12 Edycja bazy... 14 Funkcje okna Inwentarz... 15 Import do bazy inwentarza... 16 Eksport bazy inwentarza... 16 Kopia bezpieczeństwa... 17 Przywracanie bazy programu... 18 Drukowanie etykiet... 18 Ustawienia etykiet... 19 Polecenie wydruku... 20 Arkusze spisowe... 22 Arkusz spisowy... 23 Schemat numeracji... 28
Strona3 Arkusz na terminalu... 29 Wydruki dokumentów... 36 Kontakt... 37
Strona4 WSTĘP Program Inwentaryzator CE (w skrócie ICE) jest rozwiązaniem przeznaczonym do wykonywania spisu inwentarza za pomocą elektronicznych arkuszy inwentaryzacyjnych na terminalach z czytnikiem kodów kreskowych. Warunkiem prawidłowego zainstalowania programu jest posiadanie komputera z aktualnym systemem Windows (wersje od XP wzwyż) oraz wymienionego w instalatorze modelu terminala (kolektora danych) z systemem Windows Embedded Compact lub Windows Embedded Handheld (dawniej Windows CE lub Windows Mobile). Dane o inwentarzu mogą być zaimportowane do programu z pliku tekstowego lub wprowadzone bezpośrednio do programu przez dodawanie pozycji. Ilość i rodzaj informacji dotyczących inwentarza są nieograniczone, bowiem strukturę danych określa użytkownik. Po wprowadzeniu do programu danych o inwentarzu, można wybrać szablon i wydrukować etykiety inwentarzowe. Szablon etykiety definiuje się wybierając jeden z dwóch rozmiarów etykiety, określenie zawartości trzech pól i wybranie drukarki. Program jest przygotowany do wydruku etykiet na drukarkach laserowych (A4) oraz na termotransferowej drukarce etykiet Bixolon SLT-400. Po oznaczeniu inwentarza etykietami z kodem kreskowym można przystąpić do wykonania spisu z natury za pomocą terminali z programem ICE. W tym celu należy utworzyć w programie nowy arkusz spisowy i dodać do niego inwentarz. Arkusz można pobrać na terminal i wykonać za jego pomocą spis z natury. Arkusz na terminalu, spisany w pełni lub częściowo, wysłany z powrotem na komputer, aktualizuje dane spisowe w arkuszu na komputerze. Wypełnione arkusze można drukować jako dokumenty spisowe: arkusze spisowe i wykazy różnic spisowych. Po zamknięciu i zapisaniu, arkuszy nie można edytować bowiem stanowią one dokumenty księgowe. LICENCJONOWANIE Licencja na użytkowanie programu ICE jest nieograniczona czasowo i pozwala Licencjobiorcy na zainstalowaniu i użytkowanie programu na dowolnej ilości komputerów i terminali będących w jego posiadaniu. Licencjodawca wyklucza możliwość cesji lub odsprzedaży licencji bez jego zgody, wyrażonej na piśmie. W wyniku zakupienia licencji, użytkownik otrzymuje klucz licencyjny, który należy wczytać do programu ICE za pomocą funkcji menu Pomoc Wczytaj licencję.
Strona5 INSTALACJA PROGRAMU W celu zainstalowania programu ICE należy użyć instalatora dostępnego na zakupionym nośniku lub na stronie internetowej Elzab Soft. Instalator działa w systemach Microsoft Windows (XP, Vista, 7) w wersjach 32 i 64 bitowych. Do prawidłowej instalacji wymagana jest poprawna konfiguracja aktualnego systemu operacyjnego i posiadanie praw administratora systemu. W pierwszym kroku instalacji należy przeczytać i zaakceptować warunki licencjonowania programu i przejść dalej aby wybrać lokalizację foldera programu.
Strona6 Następnie wybiera się opcje instalacji, co oznacza, że instalację programu można podzielić i wykonywać ją etapami. Instalacja na terminalu wymaga dokonania wyboru jego modelu z listy: ARGOX PT-60 (CE 5.0) CHAINWAY C5000W (CE 6.0) DATALOGIC Memor/Scorpio/Kayman (CE 5.0) HONEYWELL Dolphin 6000 (WM 6.5) MOTOROLA MC2100/3000/9090 M3T (CE 5.0) UNITECH PA500/PA600/HT680 Dalej po wyborze opcji rozpoczyna się instalacja platform.net, serwera MS SQL CE i program ICE. Program ICE instaluje się na komputerze w wersji DEMO, która ogranicza ilość pozycji inwentarza do 20 oraz możliwość wydruku (etykieta testowa). Aby uruchomić pełną funkcjonalność na komputerze należy wczytać zakupiony klucz licencyjny. Na terminalu program instaluje się w pełnej wersji.
Strona7 BAZA INWENTARZA Baza inwentarza zawiera pozycje inwentarza zapisane w programie ICE. Jej zwartość powstaje w wyniku importu danych z pliku testowego lub dodania pozycji przez użytkownika. Po pierwszym uruchomieniu program ICE proponuje utworzenie nowej bazy inwentarza. Można albo utworzyć bazę przez import danych z pliku źródłowego, albo utworzyć pustą bazę o domyślnej strukturze. W kolejnych rozdziałach instrukcja opisuje oba przypadki.
Strona8 BAZA UTWORZONA Z PLIKU Jeśli wybrano opcję tworzenia bazy inwentarza z pliku źródłowego, należy wskazać jego lokalizację. Po zatwierdzeniu przyciskiem OK pojawi się najpierw okno ostrzeżenia przed usunięciem danych z bieżącej bazy, a następnie okno definicji formatu danych źródłowych. Program sam wykrywa stronę kodową pliku, pozostałe opcje formatu określa użytkownik. Jeśli format zadeklarowano prawidłowo, po użyciu przycisku Dalej wyświetla się struktura danych źródłowych odczytana z pliku.
Strona9 Kolumna Błąd wyświetla informacje o ewentualnych błędach, jakie zawiera dane pole (kolumna) pliku źródłowego. Jeśli deklaracje formatu są poprawne, można wrócić do nich za pomocą przycisku Wstecz. Natomiast przycisk Dalej otwiera okno podglądu gotowej do importu zawartości pliku źródłowego.
Strona10 Jeśli dane na podglądzie są prawidłowe można przejść do mapowania danych źródłowych w nowej bazie inwentarza.
Strona11 Pozycje w oknie mapowania oznaczone ikoną kłódki są obowiązkowe w bazie i nie można ich usunąć, ale można zmienić ich nazwę. Należy wskazać na liście ich nazwę w pliku źródłowym. Pozycje nieoznaczone ikoną kłódki można dodawać lub usuwać. Jeśli baza inwentarza ma wymaganą przez użytkownika strukturę można zakończyć mapowanie i uruchomić import danych do nowej bazy. Po imporcie program wyświetla zawartość zapisanej bazy inwentarza.
Strona12 PUSTA BAZA Jeśli wybrano opcję utworzenia nowej bazy, jako pustej (bez danych), program ICE wyświetli ekran z pustą bazą i domyślnymi kolumnami. Domyślny układ kolumn można zmienić edytując bazę, zgodnie z opisem zawartym w następnym rozdziale.
Strona13 Aby do pustej bazy zapisać inwentarz należy użyć przycisku Nowy i zadeklarować dane nowej pozycji inwentarza. Korektę danych można otworzyć przyciskiem Edytuj lub dwuklikiem wykonanym na pozycji inwentarza.
Strona14 EDYCJA BAZY Jeśli chcemy zmienić strukturę bazy, czyli ilość, rodzaj i nazwy pól (kolumn), możemy do tego użyć funkcji menu głównego Inwentarz Edytuj bazę. W oknie edycji możemy zmienić nazwy kolumn w bazie i dodać lub usunąć pola dodatkowe (nieoznaczone kłódką). Przykładowo, dodano do bazy pole Lokalizacja i po zapisaniu zmiany na ekranie bazy inwentarza pojawi się nowa kolumna Lokalizacja.
Strona15 FUNKCJE OKNA INWENTARZ Okno bazy inwentarza udostępnia następujące funkcje: 1. Licznik pozycji który informuje ile jest pozycji inwentarza w bazie, i na której pozycji znajduje się kursor. Dostępne są strzałki przenoszenia kursora o jedną pozycję w górę lub w dół oraz szybkiego przechodzenia do pierwszego i do ostatniego rekordu w bazie. 2. Filtrowanie pozwala wyświetlić na liście pozycje odpowiadające wpisanej przez użytkownika wartości, w ramach wszystkich kolumn lub wybranej kolumny. Ikona filtra z plusem włącza filtr, a ikona filtra z minusem wyłącza. 3. Drukowanie etykiet (dla zaznaczonych pozycji)
Strona16 IMPORT DO BAZY INWENTARZA Jeśli baza inwentarza została utworzona z pliku źródłowego, to może zostać zaktualizowana za pomocą importu nowszej wersji tego pliku. Służy do tego funkcja Inwentarz Importuj. Ze względu na brak zadeklarowanego schematu mapowania kolumn pliku źródłowego, funkcja importu danych nie jest dostępna w przypadku bazy inwentarza utworzonej bezpośrednio w programie ICE (z pustej bazy, bez pliku źródłowego). EKSPORT BAZY INWENTARZA Dane z bazy inwentarza można wyeksportować do pliku tekstowego, za pomocą funkcji Inwentarz Eksportuj.
Strona17 KOPIA BEZPIECZEŃSTWA Funkcja Narzędzia Kopia bezpieczeństwa służy do zapisania kopii bazy programu ICE, zawierającej dane inwentarza, arkusze spisowe i ustawienia. Kopie bezpieczeństwa są składowane w folderze kopia.
Strona18 PRZYWRACANIE BAZY PROGRAMU Funkcja Narzędzia Przywracanie służy do przywrócenia bazy programu ICE z kopii bezpieczeństwa. Nazwa kopii bezpieczeństwa zawiera czas jej utworzenia, co pozwala wybrać i użyć właściwy plik zapisany w folderze kopii bezpieczeństwa. DRUKOWANIE ETYKIET Wydrukowanie etykiety inwentarzowej w programie ICE wymaga uprzedniego ustawienia szablonu wydruku. Na drukowanych etykietach kod kreskowy z numerem inwentarzowym jest kodowany w symbolice C128, którą standardowo odczytują wszystkie czytniki kodów kreskowych 1D. Program drukuje etykiety zgodnie z ustawionym szablonem na każdej drukarce laserowej zainstalowanej w systemie oraz na termotransferowej drukarce etykiet Bixolon SLP-T400. Aby zapewnić odpowiednią jakość etykiety inwentarzowej należy użyć właściwego rodzaju etykiet. Najlepiej przed wyborem etykiet i technologii wydruku (laserowa lub termotransferowa), przeanalizować warunki nanoszenia etykiet i ich eksploatacji pod kątem zagrożeń, a następnie zwrócić się do fachowego dostawcy o ofertę.
Strona19 USTAWIENIA ETYKIET Sposób w jaki program ICE drukuje etykiety inwentarzowe określają ustawienia szablonu uruchamiane za pomocą funkcji menu Narzędzia Ustawienia etykiet. W oknie ustawień etykiet należy wybrać drukarkę i jeden z dwóch dostępnych formatów. Deklarowanie pól Nagłówek, Pole 1, Pole 2 jest opcjonalne. Jeśli się ich nie zadeklaruje (wpisem albo wyborem z listy) to nie pojawią się na wydruku. Na podglądzie etykiety widać jak ustawiono szablon, który po zapisaniu jest używany do wykonania polecenie Drukuj etykiety.
Strona20 POLECENIE WYDRUKU Wydruk etykiety wymaga zaznaczenia w oknie Inwentarza pozycji i użycia przycisku Drukuj etykiety.
Strona21 Jeśli wcześniej ustawiono szablon etykiety, pojawi się okno podglądu wydruku z przyciskiem Drukuj. W przypadku wydruku na drukarce etykiet Bixolon, drukowanie następuje bezpośrednio, bez okna podglądu.
Strona22 ARKUSZE SPISOWE Arkusze spisowe tworzy się w oparciu o dane z bazy inwentarza. Filtrując tę bazę można utworzyć arkusze zawierające pozycje odpowiadające na przykład, wybranej lokalizacji, jednostce organizacyjnej lub osobie odpowiedzialnej. Użytkownik może utworzyć dowolną ilość arkuszy spisowych. Wszelkie zmiany arkusza wymagają zapisania za pomocą przycisku Zapisz. Jeśli arkusz jest w trybie Bufora, można go dowolnie zmieniać w zakresie zawartych w nim pozycji inwentarza. Po usunięciu zaznaczenia Bufor, arkusz jest w trybie spisowym, co oznacza, że można wprowadzać ilości spisane z terminala, albo ręcznie. Arkusz można zamknąć i zapisać tylko wtedy, kiedy wprowadzono do każdej jego pozycji ilość spisaną. Po zamknięciu, arkusz można tylko drukować lub usunąć z programu. Listę arkuszy spisowych można otworzyć używając funkcji menu Spis inwentarza Arkusze spisowe.
Strona23 ARKUSZ SPISOWY Aby utworzyć nowy arkusz spisowy należy użyć funkcji menu Spis inwentarza Nowy arkusz. Automatycznie nadany numer, który można zmienić na zakładce Nagłówek. Zmiana schematu numeracji możliwa za pomocą funkcji Spis inwentarza Schemat numeracji.
Strona24 Aby wprowadzić do arkusza pozycje do spisu, należy użyć przycisku Dodaj, który otwiera okno Inwentarz. W oknie zaznacza się żądane pozycje i dodaje do arkusza spisowego przyciskiem Do spisu.
Strona25 Po dodaniu pozycji przyciskiem Do spisu otwiera się okno arkusza z dodanymi pozycjami. Dopóki arkusz jest w Buforze można powtarzać operację dodawania nowych pozycji lub usuwania istniejących.
Strona26 Usunięcie zaznaczenia Bufor i zapisanie arkusza udostępnia możliwość wprowadzania ilości spisanych i uwag oraz drukowania arkuszy spisowych i wykazów różnic spisowych. Arkusz poza Buforem i przed zamknięciem jest dostępny do pobrania na terminal z zainstalowanym programem ICE.
Strona27 Na zakładkach Nagłówek i Komisja wprowadza się dane opisujące spis z natury, które będą drukowane na dokumentach spisowych.
Strona28 SCHEMAT NUMERACJI Domyślna numeracja arkuszy spisowych może zostać zmieniona za pomocą funkcji menu Spis inwentarza Schemat numeracji. W oknie Schemat numeracji arkuszy należy wypełnić pole Przedrostek (np. AI) i wybrać jeden z dwóch dostępnych formatów.
Strona29 ARKUSZ NA TERMINALU Aby pobrać na terminal arkusz spisowy utworzony w programie ICE należy usunąć zaznaczenie Bufora (zapisać zmianę) i uruchomić program ICE na terminalu. Wybieramy Opcje W polach IP serwera, Port i Timeout wprowadza się dane odczytane w oknie Ustawienia terminali w programie ICE na komputerze. Jeśli port 8080 jest na komputerze zajęty przez inny program, należy wprowadzić w ustawieniach inny wolny port. Wprowadzone dane zapisuje się i za pomocą strzałki w lewym górnym rogu wraca się do ekranu startowego. Komunikacja terminala z programem będzie od tej chwili odbywać się zgodnie z wprowadzonymi parametrami.
Strona30 W oknie startowym wybieramy Arkusz spisowy i jeśli na terminalu aktualnie nie ma arkusza, otwiera się okno transmisji, w którym przyciskamy Pobierz. Wybieramy kursorem na liście arkuszy i przyciskamy Pobierz.
Strona31 Po zakończeniu transmisji na ekranie terminala wyświetla się pobrany arkusz spisowy. Strzałka w lewym górnym rogu pozwala wrócić do ekranu startowego. Na górze okna wyświetla się numer arkusza spisowego i jego przyjazna nazwa. Strzałka w górę i strzałka w dół w rogach prawej strony ekranu pozwalają przesuwać kursor na liście, przy czym jednokrotne kliknięcie w strzałkę przesuwa kursor o jeden wiersz, a dłuższe przytrzymanie płynnie przenosi kursor w górę lub w dół listy. Arkusz prezentuje pozycje inwentarza (nazwa i numer inwentarzowy) oraz ilości spisane. Jeśli pobrano na terminal arkusz, którego jeszcze nie wykorzystano do spisu, w kolumnie Ilość (spisana) nie będzie wartości. Na dole arkusza znajdują się informacje o ilości spisanych pozycji (Spisano) i ilości pozycji niespisanych (Pozostało). Stanowią one aktywne przyciski, filtrujące widok arkusza. Włączone zmieniają swój kolor na czerwony.
Strona32 Ikona filtrowania (lejek) uruchamia i wyłącza (lejek z krzyżykiem) filtrowanie listy, co wspomaga wyszukiwanie pozycji spisywanego inwentarza. Wartość wpisana w polu filtruje nazwy i kody (numery inwentarzowe) obecne na liście. Można wprowadzać fragment nazwy lub kodu niekoniecznie od początku. Filtrowanie wyświetli wszystkie pozycje, które zawierają wprowadzony ciąg znaków.
Strona33 W arkuszu spisowym działa czytnik kodów kreskowych terminala, co oznacza, że odczytanie etykiety inwentarzowej, odpowiadającej pozycji na liście (podobnie jej kliknięcie) otwiera okno deklarowania ilości spisanej. Jeśli w Opcjach zaznaczono Szybkie skanowanie, odczyt kodu podnosi ilość (spisaną) o jeden (tylko jeden raz, jeśli włączono opcję Blokada powtórzeń). Natomiast kliknięcie w arkuszu pozycji zawsze otwiera okno deklarowania ilości (spisanej), na przykład w celu zmiany ilości (spisanej) lub wprowadzenia uwag do spisywanego inwentarza (ikona i w prawym górnym rogu).
Strona34 Jeśli chcemy na terminalu usunąć dane dotyczące ilości (spisanej) dla danej pozycji, należy otworzyć dla niej kliknięciem okno deklarowania ilości i przyciskiem minus zmniejszyć ilość poniżej zera (puste pole) a następnie zapisać ilość przyciskiem Zapisz.
Strona35 Spis z natury odbywa się przez skanowanie kodu kreskowego na etykiecie inwentarzowej lub wybieranie pozycji na arkuszu i deklarowanie ilości spisanej. Arkusz spisowy z danymi ze spisu można w dowolnym momencie wysłać do programu na komputerze i ponownie go pobrać, aby dokończyć spis. Aby wysłać arkusz z terminala do programu, należy na ekranie startowym wybrać funkcję Wysyłanie i użyć przycisku Wyślij w oknie wysyłania. Po zakończeniu wysyłania, program ICE na komputerze wyświetli komunikat. Po otwarciu zaktualizowanego arkusz wyświetlą się dane spisowe z terminala: ilości spisane i ewentualne uwagi. Aby przesłane z terminala dane zostały zapisane, należy użyć przycisku Zapisz.
Strona36 WYDRUKI DOKUMENTÓW Możliwość drukowania arkuszy spisowych pojawia się po odznaczeniu opcji Bufor. Można na przykład wydrukować pusty arkusz spisowy, aby wypełnić go ręcznie, tak jak przy spisie z natury wykonywanym w sposób tradycyjny. Przycisk Drukuj ma opcje: wydruku arkusza spisowego i wydruku różnic spisowych. Wydruk spisu z natury zaczyna się od okna podglądu wydruku, na którym można wybrać opcje wydruku arkusza z ilościami spisanymi lub bez nich, z członkami komisji lub bez nich, z wartościami inwentarza lub bez nich. Opcje te są istotne w przypadku wydruków przed zamknięciem arkusza.
Strona37 Wydruk różnic otwiera okno podglądu wydruku, w którym należy użyć przycisku Drukuj. KONTAKT Zapytania i uwagi dotyczące działania programu Inwentaryzator CE prosimy kierować na adres producenta: 41-813 Zabrze, ul. Kruczkowskiego 39 tel. 32 272 81 89 http://www.elzabsoft.pl