BAZY DANYCH FUNKCJONUJĄCE W CENTRALNYM ARCHIWUM WOJSKOWYM

Elżbieta Wyrzykowska BAZY DANYCH FUNKCJONUJĄCE W CENTRALNYM ARCHIWUM WOJSKOWYM W Centralnym Archiwum Wojskowym prace nad komputeryzacją zasobu archiwalnego rozpoczęto w 1991 r., kiedy zakupiono pierwszy komputer Sun z systemem operacyjnym UNIX. Stworzono wówczas projekt systemu informacyjno-wyszukiwawczego ARCHIWUM, na który składało się 11 baz danych na czterech poziomach informacji: - o ewidencji i gromadzeniu akt, - o ewidencji obiegu akt, - o zasobie i twórcach akt, - o jednostkach archiwalnych 1. Bazy pisano w języku INFORMIX 4.2 GL. Zakładano, że wielodostępny system umożliwi każdemu użytkownikowi, w każdej chwili, wprowadzanie danych lub wyszukiwanie informacji z podłączonych baz. Początkowo utworzono kilka spośród zaplanowanych baz i wprowadzono próbnie niewielką ilość danych testowych. Następnie rozwinięto niektóre z zaprojektowanych baz. W 1993 r. we współpracy z Wojskową Komisją Archiwalną rozpoczęto prace nad przygotowaniem kartoteki opisującej kserokopie 1 Autorem aplikacji od strony merytorycznej był mjr mgr Zdzisław G. Kowalski, od strony programowej mgr Marek Gruchal. 458

dokumentów personalnych przekazane przez archiwa rosyjskie 2. Dane z kart katalogowych są od 1995 r. wprowadzane do Bazy Danych Wojskowej Komisji Archiwalnej (WKA). Kartoteka elektroniczna miała pomóc w wyeliminowaniu błędów powstałych w trakcie opracowania akt, niewidocznych przy pracy z materiałami aktowymi. W przyszłości planowane jest również porównanie zawartości Bazy WKA z kartoteką zawierającą dane ok. 120 tys. jeńców wojennych 1939 r., stworzoną na podstawie akt prowadzonych przez NKWD 3. Na początku 2002 r. wprowadzono do bazy całą zawartość kartoteki WKA tj. ok. 63 tys. rekordów. Równolegle rozwijano bazę danych specyficzną dla dokumentacji wojskowej Centralną Bazę Danych Wojskowych Twórców Akt (WTA) 4. Zawierała ona informacje o organizacji jednostek i instytucji wojskowych oraz o wytworzonych przez nie aktach. W ciągu kilku lat wprowadzono informacje o 80% jednostek i instytucji wojskowych działających zarówno w okresie międzywojennym, jak i po II wojnie światowej, których akta znajdują się w CAW. Inne bazy danych, które powstały w ramach systemu informacyjno- wyszukiwawczego ARCHIWUM to: Centralna Baza Danych Sądowych TEMIDA, utworzona na podstawie akt sądowych i związanych z nimi kart ewidencyjnych 5. Centralna Baza Danych Personalnych CEBA odzwierciedlająca zawartość kartotek akt personalnych i odznaczeniowych z lat 1918 1939 oraz kartotek powstańców śląskich i wielkopolskich. Centralna Baza Danych Opracowanych Zespołów Archiwalnych OZA 6, która powstała w oparciu o ogólnopolską bazę danych 2 A. Wysocki, Kartoteka akt personalnych pozyskanych z archiwów rosyjskich, Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej (BWSA) nr 19, 1996, s. 101 107. 3 Ibidem. 4 E. Młynarska-Kondrat, Centralna baza danych wojskowych twórców akt. Cel powstania i zasady funkcjonowania, BWSA nr 20, 1997, s. 5 15. 5 E. Młynarska-Kondrat, Centralna baza danych sądowych. Cel powstania i zasady funkcjonowania, BWSA nr 21, 1998, s. 169 175. 6 J. Gzyl, Z.G. Kowalski, OZA Centralna Baza Danych Opracowanych Zespołów Archiwalnych, BWSA nr 21, 1998, s. 153 168. 459

o zasobach archiwalnych SEZAM, opracowaną przez Centralny Ośrodek Informacji Archiwalnej przy Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych (NDAP). Za sprawą rewolucji komputerowej końca XX wieku w CAW zakupiono nowoczesne komputery klasy PC wraz z systemem operacyjnym Windows oraz pakietem biurowym Microsoft Office. Jeden komputer z podłączonymi dwoma końcówkami abonenckimi nie mógł już zadowolić rosnących potrzeb pracowników, ani też zapewnić efektywnego wprowadzania danych do baz i wyszukiwania informacji. Wobec tych zmian zaprzestano rozwijania istniejących i budowania nowych baz w systemie UNIX. Równocześnie podjęto prace nad odzyskaniem danych z INFORMIX-a i budową na ich podstawie nowych relacyjnych baz danych w systemie ACCESS. W przypadku bazy danych WKA wystarczyło jedynie przekonwertować dane i dobudować system do wyszukiwania danych. Poprzez wpisanie całości lub fragmentu nazwiska i/lub imienia poszukiwanej osoby otrzymuje się listę osób spełniających zadane kryterium. Następnie można obejrzeć cały rekord dotyczący poszukiwanej osoby, zawierający dane personalne oraz sygnatury akt. Do 2006 r. oprócz danych z kartotek żołnierzy jeńców rosyjskich i osób internowanych, wprowadzono także dane z kartoteki rodzin deportowanych, akt sądowych oraz listę prawie 11 tys. nazwisk osób, których akta pozyskano z archiwów litewskich 7. Przy pomocy wbudowanych funkcji można obecnie sprawdzić poprawność pisowni nazwisk i sygnatur, co przy tak dużej liczbie kart katalogowych było praktycznie niemożliwe w ręcznym procesie porządkowania 8. Dodatkowo weryfikacji dokonuje się na podstawie danych z teczek akt personalnych Kolekcji WKA 9, które są obecnie skanowane w celu ich zabezpieczenia 10. 7 J. Pięta, W. Roman, M. Szczurowski, Polacy internowani na Litwie, Warszawa 1997. 8 A. Wysocki, Kartoteka akt personalnych pozyskanych z archiwów rosyjskich, BWSA nr 19, 1996, s. 101 107. 9 Sygn. VIII.800-811. 10 Skanowane są kserokopie uzyskane przez Wojskową Komisję Archiwalną z archiwów rosyjskich. 460

Niedawno rozpoczęto prace nad nową wersją niezwykle potrzebnej Centralnej Bazy Danych WTA. Zawiera ona informacje o formowaniu, przeformowywaniu i likwidacji jednostek i instytucji wojskowych, miejscu stacjonowania, numerach jednostek i poczt polowych, dowódcach, przekazanych aktach jednostek oraz sygnaturach przekazanych akt. Odzyskano i przekonwertowano dane do ACCESS-a, jednak skomplikowana struktura bazy wymaga zupełnej zmiany podejścia do zagadnienia, a także uzupełnienia i weryfikacji wpisanych informacji. Na przestrzeni ostatnich 5 lat w CAW powstało kilka nowych baz danych, które mogą być w przyszłości połączone w jeden system informacyjno-wyszukiwawczy. Obecnie, ze względu na brak możliwości połączenia większej liczby komputerów w sieć, istniejące bazy są eksploatowane w małych grupach sieciowych (2 3 połączone komputery) lub na stanowiskach autonomicznych. Jedną z pierwszych baz zaprojektowanych od początku w systemie ACCESS była baza akt personalnych i odznaczeniowych żołnierzy WP z okresu międzywojennego. Dane do niej wprowadzane są równolegle z opracowaniem akt. Weryfikowanie wprowadzonych informacji odbywa się po wpisaniu 3 4 tys. pozycji. Baza ta zawiera dane personalne żołnierzy, informacje dotyczące przebiegu służby wojskowej, sygnaturę akt personalnych i niektórych akt odznaczeniowych oraz informację o znajdujących się w dokumentach zdjęciach. Podobną funkcję pełnią inne bazy tematyczne zawierające informacje z różnych kartotek. Są to: Baza Teczek Akt Personalnych (TAP), do której wprowadzono prawie cały zasób TAP w liczbie ponad 160 tys. teczek. Obecnie trwają prace nad weryfikacją wpisów w bazie z danymi zawartymi w teczkach oraz uzupełnianie brakujących danych; Baza depozytów po żołnierzach Polskich Sił Zbrojnych na Zachodzie, zawierająca listę osób, których depozyty przekazano do CAW z Wielkiej Brytanii oraz wykaz ich zawartości; Baza żołnierzy Polskich Sił Zbrojnych na Zachodzie, których dokumenty są przechowywane w polskiej sekcji brytyjskiego 461

Archiwum Ministerstwa Obrony 11. CAW udostępniono 300 tys. skanów kart katalogowych, zawierających cenne informacje dotyczące służby w wojsku oraz losów wojennych i powojennych tych żołnierzy; Baza danych żołnierzy Polskich Sił Zbrojnych, którzy powrócili do Polski w 1947 r. drogą morską. Dane do tej bazy wprowadzono na podstawie przechowywanych w CAW zeszytów ewidencyjnych; Baza instrukcji i przepisów służbowych przekazanych do CAW; Baza aktów normatywnych i czasopism znajdujących się w Pracowni Udostępniania Akt CAW, obejmująca m.in. rozkazy dowództw okręgów korpusów, Dzienniki Personalne Ministerstwa Spraw Wojskowych, Dzienniki Ministerstwa Obrony Narodowej, Dzienniki Mianowań i Odznaczeń, Dzienniki Ustaw, Monitory Polskie, Wojskowe Przeglądy Historyczne. Wymienione bazy zbudowane są w prosty sposób przy użyciu kilku powiązanych tabel. Prosty formularz do wprowadzania danych zawiera pola obejmujące najważniejsze informacje oraz sygnatury dokumentów (rys. 1). Rys. 1. Formularz do wprowadzania danych 11 Ministry of Defence APC Polish Enquiries, Building 28 B, RAF Northolt, West End Road, Ruislip, Middlesex HA4 6NG. 462

Wprowadzone dane można oglądać w postaci zbiorczej listy nazwisk lub listy z filtrem na wybraną literę (rys. 2). Rys. 2. Lista osób w kolejności alfabetycznej z pustymi polami do wprowadzania szukanego nazwiska i imienia Wyszukiwanie informacji według nazwiska i/lub imienia poszukiwanej osoby realizowane jest przez wpisanie części nazwiska i/lub imienia. Wynikiem jest lista nazwisk spełniających zadane kryteria (rys. 3). Rys. 3. Lista osób w kolejności alfabetycznej w wypełnionymi polami do wyszukiwania 463

Z uzyskanej w ten sposób listy można wybrać nazwisko szukanej osoby i obejrzeć cały rekord z kompletnymi danymi. Oprócz imienia i nazwiska wybranej osoby mogą być to m.in.: data i miejsce urodzenia, imię ojca, stopień wojskowy i ostatni przydział wojskowy, a także sygnatura akt personalnych oraz sygnatury akt odznaczeniowych włączonych do teczki personalnej w czasie opracowania. Taki zapis jest również pewnego rodzaju konkordancją sygnatur (rys. 4). Rys. 4. Formularz z danymi wyszukanej osoby Bardziej zaawansowani użytkownicy mogą posługiwać się mechanizmami dostępnymi w systemie ACCESS i przeprowadzać wyszukiwanie według różnych kryteriów: stopnia, miejsca urodzenia, przyznanych odznaczeń, dawnych sygnatur itp. Ponadto w celu ułatwienia pracy w Pracowni Udostępniania Akt CAW stworzono system informacyjno-wyszukiwawczy PRACOW- NIA. Są w nim ewidencjonowane osoby korzystające z pracowni wraz z informacjami o tematyce prowadzonych przez nie badań. System pozwala kontrolować ruch dokumentów, liczbę wykonywanych kserokopii i skanów oraz reprodukcji zdjęć, ułatwia rozliczanie wypożyczanych akt między Pracownią a użytkownikami i magazynami. System wprowadzono do użytku w sierpniu 2003 r. Od tego czasu zgromadzono informacje o ponad 2 tys. użytkowników pracowni, 65 tys. udostępnionych teczek, 63 tys. wykonanych kserokopii. Rekord dotyczący użytkownika zawie- 464

ra dane adresowe i dane do rozliczeń finansowych oraz listę złożonych pism i opracowywanych tematów, a także listę wypożyczonych dokumentów (rys. 5). Z bazy tej można również uzyskać informacje o liczbie i rodzaju odbitek reprograficznych zamawianych przez poszczególnych użytkowników oraz rozliczeniu akt, z których wykonywano kopie (rys. 6). Po pewnym czasie od wdrożenia aplikacji w Pracowni Udostępniania Akt CAW można było wyeliminować ręcznie wypełniane księgi ewidencji wypożyczeń dokumentów. Rys. 5. Formularz z danymi użytkownika i wykazem wypożyczonych dokumentów 465

Rys. 6. Wykaz osób (nazwiska ukryto), które zamawiały odbitki reprograficzne Odrębnym zagadnieniem jest tworzenie bazy o zasobie archiwalnym. Tego rodzaju system informacyjny wymaga opisu archiwaliów zgodnego ze standardami stosowanymi w innych archiwach. Polskie archiwa państwowe przyjęły międzynarodowy standard ISAD(G) 12. Standard ten zastosowano przy budowie Systemu Ewidencji Zasobu Archiwalnego SEZAM, opracowanego przez Centralny Ośrodek Informacji Archiwalnej przy NDAP 13. Jest to pierwsza ogólnopolska baza danych rejestrująca zasób na poziomie zespołu (zbioru). Centralne Archiwum Wojskowe podjęło prace nad wprowadzeniem tego systemu, jako sprawdzonego oprogramowania funkcjonującego już w większości archiwów państwowych w Polsce 14. Informacje wprowadzane do tego systemu są okresowo zbierane przez informatyków NDAP i publikowane w wygodnej formie na stronie internetowej 15. Należy zwrócić uwagę na fakt, że prace nad przystosowaniem pomocy archiwalnych do 12 S. Nawrocki, Problem wykorzystywania techniki komputerowej w archiwach zagranicznych ze szczególnym uwzględnieniem postępowania z nowoczesnymi nośnikami informacji, [w:] Archiwa polskie wobec wyzwań XXI wieku. Pamiętnik III Powszechnego Zjazdu Archiwistów Polskich, Toruń, 2 4 września 1997, t. I, Radom 1998. 13 Skomputeryzowana Ewidencja Zasobów Archiwalnych (SEZAM), wersja 1.3. Instrukcja wprowadzenia i wyszukiwania danych, Warszawa 1996, NDAP. 14 Obecnie prowadzone są uzgodnienia z NDAP dotyczące wprowadzenia w CAW systemów SEZAM i IZA. 15 www.ndap.gov.pl 466

zautomatyzowania i przetwarzania w archiwach państwowych trwają już od lat 70., jednak SEZAM wprowadzono obligatoryjnie do użytku dopiero w 1996 r. W krótkim czasie stał się on powszechnym środkiem ewidencyjnym na poziomie zespołów (zbiorów) archiwalnych. Obecnie zawiera również informacje o zespołach przechowywanych poza administracją archiwalną, co przesądziło o zamieszczeniu tej bazy danych w Internecie. Podobnie przedstawia się zagadnienie inwentarzy elektronicznych. W CAW planowane jest wprowadzenie do eksploatacji Systemu Inwentarzy Zespołów Archiwalnych IZA, który od kilku lat jest używany w archiwach państwowych. Obecnie w CAW funkcjonuje kilkanaście inwentarzy w postaci elektronicznej w edytorze Word. Pierwszym był Inwentarz Kolekcji Wojskowej Komisji Archiwalnej 16. Początkowo funkcjonował on jako baza akt merytorycznych na komputerze Sun, jednak po ostatecznym uporządkowaniu i osygnowaniu dokumentów zaprzestano uzupełniania informacji w tej bazie oraz jej eksploatacji. Obecnie inwentarz ten jest udostępniany jedynie w formie książkowej. W Pracowni Udostępniania Akt CAW w formie elektronicznej udostępniane są następujące inwentarze: Inwentarz Zespołu Akt Oddziału III Naukowo-Szkolnego Sztabu Ministerstwa Spraw Wojskowych 1919 1921, sygn. I.300.8; Inwentarz Zespołu Akt Oddziału VI Prawnego Sztabu Ministerstwa Spraw Wojskowych z lat 1919 1921, sygn. I.300.12; Inwentarz Zespołu Akt Dowództwa Żandarmerii z lat 1918 1939, sygn. I.300.51; Inwentarz Zespołu Akt Ekspozytury Ministerstwa Spraw Wojskowych dla spraw Demobilizacji z lat 1920 1921, sygn. I.300.75; Inwentarz Zespołu Akt Biura Ścisłej Rady Wojennej z lat 1921 1926, sygn. I.303.14; 16 CAW, Kolekcja Wojskowej Komisji Archiwalnej, sygn. VIII.800-811. 467

Inwentarz Grupy Zespołów Akt Oddziałów Żandarmerii z lat 1918 1939, sygn. I.375.1 35; Inwentarz Zespołu Akt 2 Dywizji Strzelców Pieszych z lat 1939 1945, sygn. II.50. Należy wspomnieć, że udostępniane są jedynie inwentarze ostatecznie sprawdzone, natomiast wiele czeka jeszcze na korektę. Wszystkie inwentarze tworzone obecnie są, po zatwierdzeniu przez Komisję Metodyczną CAW, udostępniane w dwóch wersjach książkowej i elektronicznej. Wiele archiwów umożliwia już osobom zainteresowanym pracę z dokumentami w formie cyfrowej lub co najmniej dokonywanie wyboru i zamawianie dokumentów przez Internet. W dobie zapotrzebowania na szybko podaną informację skrócenie czasu dotarcia do dokumentu jest niesłychanie ważne. Bazy danych zawierają zwykle opis dokumentów archiwalnych na różnym poziomie szczegółowości, który wykracza poza informacje zawarte w inwentarzach archiwalnych, a odpowiedni system zapytań do bazy skraca czas dotarcia do potrzebnych materiałów i znacznie usprawnia poszukiwania archiwalne. 468