KARTOTEKA AKT PERSONALNYCH POZYSKANYCH Z ARCHIWÓW ROSYJSKICH

Transkrypt

1 Aleksander Wysocki KARTOTEKA AKT PERSONALNYCH POZYSKANYCH Z ARCHIWÓW ROSYJSKICH Od początku 1993 roku trwają prace nad przygotowaniem kartoteki opisującej dokumenty 1 personalne przekazane Wojskowej Komisji Archiwalnej przez archiwa rosyjskie 2. Poniższe uwagi, głównie o charakterze technicznym, dotyczyć będą przebiegu tych prac 3 oraz niektórych szczegółów funkcjonowania kartoteki elektronicznej bazy danych, dla której kartoteka papierowa stanowiła dokumentację źródłową. Zadaniem zespołu powołanego niezwłocznie po nadejściu z Rosji pierwszej partii materiałów było sporządzenie kart personalnych i ułożenie ich w porządku alfabetycznym. Zakres zainteresowania treścią akt ze strony opracowujących, podyktowany przede wszystkim potrzebami kwerend osobowych, ograniczał się do ustalenia następujących danych 4 : stopnia, nazwiska, imion (w tym ojca), rocznej daty i miejsca urodzenia, numeru akt rosyjskich, daty i przyczyny internowania (wzięcia do niewoli), jak również liczby kart teczki akt. Podstawę prac stanowił polski zapis nazw rodzimych oraz transkrypcja i przekład z rosyjskiego na polski poszukiwanych danych, z poszanowaniem, tam gdzie 1 Kopie dokumentów. 2 Por.: Informacja o wynikach pracy Wojskowej Komisji Archiwalnej w archiwach Federacji Rosyjskiej w okresie wrzesień 1991 czerwiec 1993, Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr 16, Por.: J. C i e s i e l s k i, Informacja o opracowywanym w Centralnym Archiwum Wojskowym, zasobie akt skopiowanych w archiwach moskiewskich przez Wojskową Komisję Archiwalną, Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej, nr 16, Więcej o zawartości akt personalnych w: Informacji o wynikach...

2 to było możliwe i celowe, oryginalnego brzmienia nazw własnych oraz ówczesnego polskiego słownictwa wojskowego. Zastosowano transkrypcję biblioteczną z pewnymi odchyleniami w stronę praktyki wydawniczej. Poprawne odczytanie nazwisk nastręczało sporo kłopotów. Jeśli w aktach widniały własnoręczne podpisy internowanych w języku polskim, respektowano pisownię oryginalną. Podpisy mało czytelne bądź nieczytelne były konfrontowane z wersją rosyjską. Formy rosyjskie były również podstawą w przypadku analfabetów oraz tych Polaków, z reguły wywodzących się z terenów wschodnich, którzy posługiwali się alfabetem rosyjskim. Uznano w zasadzie za obowiązującą ortografię dzisiejszą. Nazwiska obywateli polskich, nie Polaków podawano, z zastrzeżeniem ich woli wyrażonej łacińskim podpisem, w brzmieniu przybliżonym, w ramach polskiego systemu ortograficznego. Taką regułę przyjęto w szczególności wobec nazwisk z języków słowiańskich posługujących się grażdanką, z niejakim zróżnicowaniem w przypadku ukraińskiego i białoruskiego a zarazem pewnym ograniczeniem odnośnych zasad transkrypcji tak z uwagi na jej konspekt polski, jak i nader wąski zakres występowania form oryginalnych. Nazwiska z języków obcych używających alfabetu łacińskiego były w miarę możności podawane w pisowni oryginalnej; w razie braku danych do przyjęcia tejże, dla niektórych znaków literowych i ich połączeń nie występujących w ortografii polskiej stosowano przybliżoną polską transkrypcję. Imiona polskie, często zniekształcone w zapisie lub w postaci odpowiedników rosyjskich, odzyskiwały właściwą formę, pozostałe otrzymywały brzmienie oryginalne bądź podlegały spolszczeniu. W celu odczytania nazw miejscowości znajdujących się na ówczesnym obszarze państwowym II i późniejszym III Rzeczypospolitej, posłużono się dostępnymi pomocami w postaci map, słowników i skorowidzów 5. O ile informacje takie istniały w aktach oraz pozwalały siły i środki, uwzględniano na kartach nazwy miejscowości, powiatów i województw. Prawidłowe ustalenie danych wymagało nie tylko i nie tyle opanowania języka rosyjskiego w stopniu podstawowym lub 5 A. S t o c k i, Polska mapa administracyjna polityczna, kościelna, sądowa, 1939 rok, skala ; S. R o s p o n d, Słownik nazw geograficznych Polski Zachodniej i Północnej, Wrocław Warszawa 1951; Skorowidze miejscowości Rzeczypospolitej Polskiej (wojewódzkie) opracowane na podstawie wyników pierwszego powszechnego spisu ludności z dnia roku i innych źródeł urzędowych nakładem Głównego Urzędu Statystycznego, Warszawa 1924.

3 przynajmniej znajomości alfabetu ile swoistej ekwilibrystyki w posługiwaniu się ww. pomocami. Zważywszy ich ograniczony zasięg terytorialny i czasowy, nakładanie się siatek podziału administracyjnego polskiego, rosyjskiego i niemieckiego oraz zmiany granic gmin, powiatów i województw na przestrzeni lat stopień osiągniętej przez opracowujących zgodności z faktami można uznać za zadowalający. Dla niemieckich nazw miejscowości Polski Zachodniej i Północnej poszukiwano starannie, na ogół z powodzeniem, polskich odpowiedników. Tradycyjne polskie odpowiedniki zachowano również w odniesieniu do niektórych, obcych nazw geograficznych, inne zapisywano w brzmieniu oryginalnym w oparciu o przyjęte zasady transkrypcji. Trafne odczytanie nazw i nazwisk było zadaniem trudnym, nieraz niemożliwym. Stan dokumentów rosyjskich, zwłaszcza rękopisów przeważających zdecydowanie pod względem ilościowym, jakość kopii, tempo prac, wreszcie niuanse ortografii polskiej w zakresie nazw własnych rzutowały na ostateczny wynik przedsięwzięcia, utrudniając dotarcie do prawdy obiektywnej i pozostawiając zbyt wielkie pole dla dowolności interpretacyjnych. Tymczasową sygnaturę akt tworzył numer porządkowy. Każdej z teczek personalnych ubranych po opracowaniu w papierową koszulkę, nadawano numer kolejny, tożsamy z wpisanym na odpowiedniej karcie katalogowej. Na koszulkach umieszczano ponadto podstawowe dane osobowe imię, nazwisko, imię ojca, miejsce urodzenia oraz liczbę kart w teczce. Karty układano alfabetycznie w następujących grupach osobowych: żołnierzy polskich z 1939 roku, żołnierzy Armii Krajowej i osób cywilnych wywiezionych na wschód w latach roku oraz wziętych do niewoli żołnierzy niemieckich polskiego pochodzenia. Przyjęto za wiarygodne dane zawarte w teczkach personalnych, niezbędne dla rozróżnienia wspomnianych czterech kategorii osób i oceniane w ramach swego rodzaju swobodnej oceny dowodów w oparciu o całokształt dokumentacji z tym, że w przypadku osób podejrzanych o przynależność do AK istniały niejednokrotnie wątpliwości co do faktu tej przynależności w świetle stwierdzonych w protokołach (kartach) przesłuchań zeznań podejrzanych i świadków oraz oceny ze strony organów NKWD. Dla potrzeb bieżącej (technicznej) kwalifikacji kart uznano za wystarczający sam fakt aresztowania pod

4 zarzutem współpracy z Armią Krajową. Przyrost ilościowy kart w kartotece następował tak szybko jak to tylko było możliwe z udziałem zgromadzonych w jednym miejscu członków zespołu liczącego do ośmiu osób i o zmiennym składzie (dotąd było zaangażowanych w prace w sumie trzynastu pracowników CAW). Zakładano przyśpieszenie prac przy maksymalnej obsadzie personalnej, wąskim gardłem stał się jednak niedostatek wyżej wymienionych pomocy w stosunku do potrzeb. Nieoczekiwanym problemem okazały się kilkakrotnie skopiowane teczki akt, ponieważ w sytuacji błyskawicznie przybywających na biurkach kart oraz w związku z poślizgiem, z jakim trafiały one do kartoteki te same teczki dla tych osób otrzymywały różne numery porządkowe. Innym skutkiem owego stanu rzeczy, w warunkach samodzielnie pracujących członków zespołu w ograniczonym stopniu mogących posiłkować się już zgromadzonymi danymi oraz następstwem względnie niskiej czytelności rękopisów, było odmienne odczytanie tych samych nazwisk, a w konsekwencji wprowadzenie do kartoteki dodatkowych kart wbrew zasadzie niemnożenia bytów ponad potrzebę. Wszelako w ramach przyjętej i optymalnej jak się zdawało organizacji pracy, trzeba było pogodzić się z niespodziankami i odłożyć na później kwestę usunięcia dubletów oraz uporządkowania numeracji. W niezbędnym zakresie, operacji takiej dokonały bezpośrednio w magazynie dwie osoby, już po opracowaniu pierwszej partii materiałów przywiezionych z Rosji. Warto przy tym zwrócić uwagę, iż budowana kartoteka miała posłużyć za podstawę komputerowej bazy danych, zdolnej również wesprzeć działania zmierzające do pełnego rozpoznania i wyeliminowania usterek z pomocą stosownego oprogramowania. Prace rozpoczęte w 1993 roku są kontynuowane. Efektem starań członków WKA z ramienia CAW jest m.in. dalszy napływ kopiowanych dokumentów personalnych. W końcu 1995 roku, w skład kartoteki akt żołnierzy polskich i innych osób internowanych w ZSRR w latach , weszło ok. 22 tys. kart, drugą kartotekę utworzyły karty osób wywożonych na wschód od roku 1944 (ok. 12,5 tys.). Nieznaczną ilość kart sporządzono dla Czechów, Słowaków i Finów, o nieokreślonym statusie, których teczki znalazły się pośród innych kserowanych dokumentów. Istniejąca kartoteka pozwala na dotarcie do zgromadzonych informacji

5 osobach internowanych w Związku Radzieckim. Setki tego rodzaju problemów w sprawach ważnych dla uczestników tamtych wydarzeń i ich rodzin było kierowanych do CAW, wiele z nich rozstrzygnięto pomyślnie dla zainteresowanych. Odrębnym zagadnieniem, tutaj tylko sygnalizowanym, jest opracowanie skopiowanej w całości kartoteki polskich jeńców wojennych z 1939 roku, złożonej z kart ewidencyjnych żołnierzy polskich przetrzymywanych w obozach radzieckich do połowy 1941 roku. Karty te (ok. 125 tys.), formatu A-6, zawierające podstawowe dane w języku rosyjskim, otrzymują po opracowaniu polski zapis imion i nazwisk, jako minimum niezbędne dla celów wyszukiwawczych. Prace są w toku. Część kart posiada numer teczki personalnej, można zatem domniemywać, iż niosą w sobie informację analogiczną do ujętej w kartotece akt personalnych. Zadaniem na przyszłość będzie porównanie zawartości obu kartotek. Kartoteka akt personalnych proweniencji rosyjskiej ma od niedawna swój odpowiednik w postaci wzmiankowanej już komputerowej bazy danych, wchodzącej w skład Systemu Informatycznego Archiwum. Zaprojektowany dla potrzeb CAW SI Archiwum został oparty na systemie operacyjnym UNIX i opracowany przez Wojskowy Instytut Informatyki w języku INFORMIX. Jego główna baza danych przechowywana na twardym dysku magnetycznym, połączona jest logicznie z bazą graficzną na dyskach magnetooptycznych. Elementy systemu są powiązane siecią kablową Ethernet. Dane do bazy głównej wprowadzane są przy pomocy terminali znakowych. Liczącą obecnie 26 tys. nazwisk rekordów i nadal uzupełniana komputerowa kartoteka akt personalnych z archiwów rosyjskich, stanowi jeden z podsystemów udostępniania opracowanych dokumentów opisywanych dotąd przez kartoteki tradycyjne. Odpowiednie oprogramowanie umożliwia przepisanie informacji z kart katalogowych do bazy danych, niemniej wypada podkreślić, iż w omawianym przypadku odbywa się to za pośrednictwem Fundacji KARTA dzięki której dane trafiają najpierw na dyskietki, a następnie już w CAW są ponoszone na dysk twardy komputera. Przedmiotowa kartoteka tematyczna posiada zbiory podstawowe i pomocnicze. Zbiory podstawowe obejmują lub obejmą wprowadzone z dyskietek bądź z pomocą formularza ekranowego informacje zawarte na kartach katalogowych oraz

6 informacje pozwalające na odszukanie opisanych dokumentów w bazie graficznej. Zbiory pomocnicze są utworzone w celu ułatwienia wprowadzania danych do zbiorów głównych. Są one przyporządkowane do pól rekordu zbioru głównego, w którym ilość możliwych do wpisania informacji jest ograniczona i określona, jak np. stopień wojskowy czy województwo. Wpisanie informacji do tych pól następuje przez wskazanie kursorem odpowiedniego tekstu, nie zaś przez palcowanie. Obok wprowadzania danych program przewiduje ich wyszukiwanie i aktualizację. Opcja zapytanie realizuje funkcje związane z wyszukiwaniem informacji przez określenie kryteriów umieszczonych w dowolnym polu formularza wyświetlanego na ekranie terminala. Istnieje ponadto możliwość zastosowania systemu filtrów logicznych powodujących zawężenie zakresu przeszukiwania, m.in. przy użyciu tzw. znaków globalnych zastępujących ciąg znaków dowolnej długości lub operatorów relacji mniejsze, większe (np. w przypadku dat). Po zainicjowaniu zapytania wyświetlana jest lista kart spełniających zadane kryteria. Treść karty można zweryfikować w procedurze aktualizacji (zmian). Aktualizacji takiej są obecnie w CAW poddawane w oparciu o dokumentację źródłową, informacje przepisane z dyskietek do bazy danych o jeńcach i internowanych. Pierwotnym zamierzeniem było nie tylko wprowadzenie informacji z kart katalogowych do bazy danych, lecz także zapisanie na dyskach optycznych treści zeskanowanych akt personalnych, z możliwością przeglądania na ekranie monitora obrazów elektronicznych kopii dokumentów opisanych przez wyszukaną kartę katalogową, tudzież drukowania na drukarce wybranych materiałów. Stanowisko wprowadzania danych do bazy graficznej utworzone przez skaner i monitor graficzny umożliwia założenie zbiorów archiwum odnośnych dokumentów. Jednokasetowe stanowisko odczytu i zapisu wymiennych dysków magnetooptycznych o pojemności 1 GB wprawdzie zapewnia przechowanie dowolnej ilości informacji, ograniczonej jedynie ilością posiadanych dysków, utrudnia jednak dostęp do przeglądania kopii w przypadku, gdy te będą znajdowały się na różnych egzemplarzach ręcznie wymienianych dysków. Obecnie w Centralnym Archiwum Wojskowym nie eksploatuje się jeszcze baz graficznych na większą skalę. Efekty wdrożenia SI Archiwum w omawianym zakresie pełniej się zarysują

7 z chwilą wprowadzenia do pamięci komputerowej kompletnych danych z obu opartych na dokumentach WKA kartotek personalnych: aktowej i ewidencyjnej oraz ewentualnie powiązanych z kartami skompresowanych na dyskach optycznych kopii samych dokumentów. W dającej się przewidzieć przyszłości, wraz z rozbudową sieci, a w jej ramach z pomocą zestawu sprzętowego rozszerzonego m.in. o wielokasetowe stanowiska odczytu i dodatkowe terminale, można będzie wyszukiwać i udostępniać dane znakowe oraz graficzne, tak w obrębie współpracy poszczególnych wydziałów CAW, jak i dla potrzeb użytkowników zewnętrznych.