REGULAMIN UDOSTĘPNIANIA MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH ARCHIWUM MARYNARKI WOJENNEJ

Transkrypt

1 REGULAMIN UDOSTĘPNIANIA MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH ARCHIWUM MARYNARKI WOJENNEJ GDYNIA 2013

2 1. Materiały archiwalne zgromadzone w Archiwum Marynarki Wojennej, zwanym dalej Archiwum, są udostępniane zainteresowanym podmiotom dla potrzeb nauki, kultury, techniki oraz gospodarki po upływie 30 lat od ich wytworzenia, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli. 2. Dyrektor Centralnego Archiwum Wojskowego może wyrazić zgodę na udostępnienie materiałów archiwalnych, od wytworzenia których nie upłynęło 30 lat do celów: 1) badań naukowych, 2) na potrzeby tworzenia materiałów prasowych przez czasopisma, 3) programów radiowych i telewizyjnych przez nadawców radiowych i telewizyjnych, 4) na potrzeby produkcji filmów dokumentalnych lub do celów własnych osób fizycznych - jeżeli udostępnienie materiałów archiwalnych dotyczących tych osób nie narusza prawnie chronionych interesów państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli, danych osobowych zawartych w tych materiałach lub innych informacji podlegających ograniczonemu dostępowi Materiały archiwalne zawierające informacje niejawne udostępnia się po złożeniu pisemnego wniosku zainteresowanego podmiotu, na podstawie pisemnej zgody Ministra Obrony Narodowej. 2. Materiały, o których mowa w ust. 1, udostępnia się z zachowaniem przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych i przepisów wydanych na jej podstawie Materiały archiwalne, z zastrzeżeniem 2 i 3, udostępnia się na podstawie pisemnego zgłoszenia zainteresowanego podmiotu skierowanego do dyrektora Archiwum. Zgłoszenie należy wypełnić na formularzu, którego wzór stanowi załącznik Zgłoszenie obejmuje również korzystanie z pomocy ewidencyjno-informacyjnych archiwum. 3. Jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna należy do niego dołączyć upoważnienie dla jej przedstawiciela. 4. Jeżeli zgłoszenie dotyczy udostępniania akt personalnych lub odznaczeniowych należy podać dane personalne osoby (imię, nazwisko, datę urodzenia), której akta dotyczą oraz cel udostępnienia, a w przypadku prowadzenia badań genealogicznych należy określić stopień pokrewieństwa osoby wskazanej w zgłoszeniu. 5. Zgoda na udostępnienie materiałów archiwalnych zachowuje ważność przez okres 12 miesięcy, z zastrzeżeniem 11 ust. 2. 2

3 5. 1. Dyrektor Archiwum może uzależnić udostępnienie żądanych materiałów archiwalnych od potwierdzenia faktu prowadzenia prac o wskazanej tematyce lub od przedłożenia przez zgłaszającego pisma polecającego właściwego w tym zakresie podmiotu. 2. Jeżeli przepisy prawa ograniczają dostęp do informacji wskazanych w zgłoszeniu dyrektor Archiwum może zażądać złożenia przez zgłaszającego wyjaśnień lub oświadczeń albo udokumentowanie uprawnień do zapoznania się z treścią żądanych materiałów archiwalnych Dyrektor Archiwum może ograniczyć udostępnienie żądanych materiałów archiwalnych do wglądu w ich reprodukcje, w przypadku gdy: a) materiały archiwalne uznane są za szczególnie cenne, b) materiały archiwalne zawierają chronione dane osób trzecich w celu anonimizacji tych danych. 2. Jeżeli Archiwum nie posiada reprodukcji materiałów archiwalnych, o których mowa w ust. 1, zostaną one wykonane na koszt użytkownika, w technice wskazanej przez Archiwum, zgodnie z obowiązującym cennikiem, o którym mowa w Udostępnianie materiałów archiwalnych może zostać ograniczone ze względu na: a) ich zły stan fizyczny, b) brak środków ewidencyjno informacyjnych, c) potrzebę wykorzystania materiałów archiwalnych przez Archiwum przy wykonywaniu jego ustawowych zadań Korzystający z zasobu archiwalnego, zwany dalej użytkownikiem zobowiązany jest do posługiwania się w pomieszczeniach Archiwum kartą identyfikacyjną, wydawaną przez pracownika Archiwum przed przystąpieniem do korzystania z archiwaliów. 2. Karta identyfikacyjna wydawana jest po okazaniu dokumentu tożsamości i odnotowaniu faktu wydania w Książce ewidencji osób przybywających do Pracowni Udostępnia Akt. 3. Nie wolno odstępować karty identyfikacyjnej innej osobie Materiały archiwalne udostępnia się w Pracowni Udostępniania Akt. 2. Materiały archiwalne, z których sporządzono reprodukcje, udostępniane są wyłącznie w tej postaci. 3

4 3. Materiały archiwalne udostępniane są jednorazowo w ilości 3 jednostek archiwalnych. Kolejne jednostki archiwalne udostępniane będą użytkownikowi po zwrocie poprzednich do magazynu. 4. Materiały archiwalne udostępniane są na podstawie zamówienia (rewersu), wypełnionego samodzielnie, czytelnym pismem przez użytkownika, na formularzu Archiwum. Zamówienia wypełnia się osobno dla każdej jednostki archiwalnej. Źle lub nieczytelnie wypełnione zamówienia będą zwracane użytkownikowi. 5. Materiały archiwalne udostępniane są po dokonaniu niezbędnych zabiegów konserwatorskich. 6. Okres realizacji zamówienia na materiały archiwalne może trwać do 3 tygodni. Użytkownik otrzyma informację o terminie realizacji zamówienia. 7. Użytkownik jest zobowiązany każdorazowo dokonać wpisu w Wykazie korzystających z teczki, znajdującym się w każdej jednostce archiwalnej Informacje o materiałach archiwalnych niezbędne do złożenia zamówień wyszukiwane są przez użytkownika samodzielnie. 2. Podstawową pomoc w wyszukiwaniu materiałów archiwalnych stanowią dostępne w Archiwum środki ewidencyjno - informacyjne. 3. Ogólnych informacji o zasobie archiwalnym, dostępnych środkach ewidencyjnoinformacyjnych i o zasadach udostępniania materiałów archiwalnych udzielają pracownicy Archiwum Po każdorazowym zakończeniu pracy użytkownik zobowiązany jest do zwrotu materiałów archiwalnych dyżurującemu pracownikowi z dyspozycją zwrotu do magazynu. 2. Jeżeli w korzystaniu z materiałów archiwalnych nastąpi przerwa przekraczająca 6 miesięcy, ponowne ich udostępnienie wymaga złożenia nowego zgłoszenia Udostępnienie materiałów archiwalnych nie uprawnia użytkownika do samodzielnego ich reprodukowania. 2. Dyrektor Archiwum wydaje zgodę na odpłatne wykonanie reprodukcji lub kopii materiałów archiwalnych. 3. Zgodę, o której mowa w ust. 2 wydaje się na podstawie Zlecenia na odpłatne wykonanie usługi, złożonego osobiście przez zgłaszającego lub wnioskodawcę. 4. Archiwum za wykonane reprodukcje pobiera opłaty, według cennika o którym mowa w 18. 4

5 5. Okres oczekiwania na wykonanie reprodukcji wynosi do 3 miesięcy. 13. Publikowanie oraz wykorzystanie w publikacjach lub środkach masowego przekazu reprodukcji materiałów pochodzących z zasobu Archiwum wymaga uzyskania uprzedniej zgody dyrektora Archiwum oraz podania źródła ich pochodzenia Warunkiem korzystania z akt w Pracowni Udostępniania Akt jest posiadanie karty identyfikacyjnej. 2. Osoby mieszkające w dużej odległości od Gdyni mogą rezerwować miejsca w Pracowni Udostępniania Akt Użytkownik korzysta z materiałów archiwalnych w ramach złożonego zgłoszenia, nie ingerując w ich układ i treść oraz zachowując dbałość o ich stan fizyczny i bezpieczeństwo. 2. Użytkownik nie może zakłócać pracy innych użytkowników w Pracowni Udostępniania Akt. 3. Wynoszenie poza Pracownię Udostępniania Akt materiałów archiwalnych lub pomocy informacyjnych przez użytkowników jest zabronione pod rygorem przewidzianym prawem. 4. Do Pracowni Udostępniania Akt nie wolno wnosić okryć wierzchnich, toreb i teczek, żywności, przedmiotów i substancji zagrażających uszkodzeniem materiałów archiwalnych. 5. Zabrania się wnoszenia do Pracowni Udostępniania Akt kamer filmowych, aparatów fotograficznych, telefonów komórkowych oraz innych urządzeń mogących posłużyć do reprodukcji materiałów archiwalnych. 6. Korzystanie z komputerów przenośnych jest możliwe wyłącznie w przypadku gdy nie są one wyposażone w urządzenia służące do kopiowania lub filmowania po uzyskaniu zgody pracownika Archiwum obsługującego Pracownię Udostępniania Akt. 16. Dyrektor Archiwum może wyłączyć możliwość korzystania z materiałów archiwalnych przez użytkownika w sytuacji gdy: a) użytkownik wykonuje czynności zagrażające bezpieczeństwu i integralności udostępnionych materiałów archiwalnych, b) użytkownik naruszy postanowienia niniejszego regulaminu. 5

6 17. Korzystający jest zobowiązany do nieodpłatnego przekazania egzemplarza pracy, która w całości lub części została oparta na materiałach archiwalnych Archiwum. 18. Stawki opłat za udostępnianie materiałów archiwalnych w postaci reprodukcji określa się zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych (Dz. U. z 2011 r. Nr 196, poz. 1161). 6

7 W Z Ó R Załącznik 1 strona pierwsza ZGŁOSZENIE O UDOSTĘPNIENIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH Adnotacje o udostępnieniu: DANE ZGŁASZAJĄCEGO Imię i nazwisko (nazwa i siedziba osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej): Rodzaj i numer dokumentu tożsamości: Adres do korespondencji, nr tel., adres Określenie materiałów archiwalnych oraz tematu: Cel udostępnienia materiałów archiwalnych: 7

8 strona druga OŚWIADCZENIE Z regulaminem udostępniania materiałów archiwalnych zapoznałem się. data podpis OŚWIADCZENIE Ja niżej podpisany, oświadczam, że informacje zawarte w udostępnionych mi materiałach archiwalnych wykorzystam zgodnie z celem wskazanym w zgłoszeniu, w sposób nie naruszający prawnie chronionych interesów państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli. W szczególności zobowiązuję się, że w stosunku do danych osobowych uzyskanych w wyniku badań archiwalnych w zakresie drugostronnego zgłoszenia: wyniki moich badań będą opracowane w formie sumarycznej, bez ujawniania danych jednostkowych; nie będę publikował danych jednostkowych; dane jednostkowe wykorzystam za zgodą osób, których one dotyczą. / należy zaznaczyć odpowiednie pola / data podpis Ilość załączników Uwagi: 8

9 Opłaty za udostępnianie materiałów archiwalnych w postaci reprodukcji Załącznik 2 1. Opłaty za dwuwymiarowe kopie z materiałów płaskich Technika Opłata Jednostka miary wykonania w zł.* Odbitki szt. format A4 czarno-białe 2,00 kserograficzne Fotokopie szt. format A3 czarno-białe 4,00 szt. 9 x 14 czarno-białe 11,00 Uwagi szt. 13 x 18 czarno-białe 14,00 szt. 18 x 24 czarno-białe 17,00 szt. 24 x 30 czarno-białe 22,00 szt. 30 x 40 czarno-białe 29,00 Przy zamówieniu przekraczającym 10 sztuk fotokopii - jest pobierana zaliczka w wysokości 50 % wartości zamówienia Mikrofilmy Reprodukcje w postaci plików rastrowych zapisanych na informatycznych nośnikach danych szt. 40 x 50 czarno-białe 39,00 szt. 50 x 60 czarno-białe 53,00 1 klatka negatywu 2,50 metr bieżący pozytywu na taśmie srebrowej metr bieżący pozytywu na taśmie diazo wykonanie 1 dwuwymiarowego obrazu 1 megabajt każdego wykonanego obrazu 20,00 15,04 2,00 1,00 Ilość megabajtów stanowiących podstawę do obliczeń ustala się na podstawie wielkości pliku obrazu w formacie TIFF bez kompresji 2. Opłaty za inne czynności związane z wykonaniem reprodukcji Czynność Jednostka miary Opłata w zł.* Filmowanie udostępnienie jednej jednostki archiwalnej 40,00 Fotografowanie wykonanie 1 fotografii A4 przy świetle dziennym 20,00 wykonanie 1 fotografii A4 przy użyciu dodatkowego oświetlenia 50,00 Transfer danych na przenośne informatyczne nośniki danych 1 megabajt 0,10 * podane ceny zawierają 23% podatku VAT Uwagi Formaty większe niż A4 lub materiały archiwalne wielostronicowe przelicza się jako wielokrotność formatu A4 Bez opłaty za nośnik. Opłata za nośnik: płyta CD 0,60 zł; płyta DVD 0,95 zł 9