INFORMACJA I WIEDZA W PRZEDSIĘBIORSTWIE Ewa ZIEMBA, Mirosława MINICH "Tyle mamy władzy, ile wiedzy" Francis Bacon (1561-1626) Wstęp We współczesnej gospodarce, którą charakteryzuje globalizacja, duża dynamika zjawisk gospodarczych, ostra konkurencja, wzrastająca rola czasu, orientacja na klienta, kreatywność, konieczność wprowadzania innowacji i coraz większa złożoność procesu zarządzania oraz myślenie strategiczne szczególne znaczenie odgrywa informacja i technologia informacyjna. Przedsiębiorstwa częściej zaczynają sięgać do informacji i wiedzy jako czynników sukcesu działalności gospodarczej. Rozwój przedsiębiorstw, a nawet ich istnienie na rynku w coraz większym stopniu zależy od informacji i wiedzy, jakimi dysponują. W przedsiębiorstwach pojawia się nowy rodzaj kapitału, na który składa się przede wszystkim wiedza, ale także dane i informacje. Jednocześnie pojawia się nowe wyzwanie, a mianowicie zarządzanie kapitałem intelektualnym. Nowym wymaganiom wychodzi naprzeciw technologia informacyjno-komunikacyjna, w tym nowe generacje systemów informacyjno-decyzyjnych, jak systemy Business Intelligence [Olszak, Ziemba, 2003; Olszak, Ziemba, 2004]] czy systemy zarządzania wiedzą [Grudzewski, Hejduk, 2004; Kubiak, 2004, s. 81]. Na rynku coraz więcej firm informatycznych oferuje rozwiązania tego typu i przedsiębiorstwa zaczynają inwestować w przedsięwzięcia wdrażania systemów zarządzania wiedzą. Niestety zdarza się, że oferowane i wdrażane systemy mają niewiele wspólnego z wiedzą i jej zarządzaniem. Ponadto znajomość zagadnień zarządzania wiedzą, zarządzania informacją czy systemów informatycznych wspomagających to zarządzanie jest w przedsiębiorstwach niewystarczająca, a w sektorze małych i średnich firma wręcz znikoma. Fakty te mogą wynikać z niezrozumienia czym jest informacja, a czym jest wiedza oraz jak wykorzystać te zasoby w przedsiębiorstwie. Pojęcia informacji i wiedzy budzą wiele wątpliwości, trudności tkwią w zarysowaniu granicy, na której kończy się informacja a zaczyna wiedza. W schemat ten należy jeszcze wkomponować dane. Rozważania ontologiczne dotyczące danych, informacji i wiedzy prowadzą od lat przedstawiciele środowiska naukowego. Pomimo tego nie ma zgodności co do jednoznacznych interpretacji tych pojęć. Niniejszy artykuł prezentuje różne definicje danych, informacji i wiedzy oraz wskazuje na rolę kapitału intelektualnego w procesie zarządzania przedsiębiorstwem. 1
1. Znaczenie informacji Informacja zawsze odgrywała w przedsiębiorstwie ważną rolę, a jej znaczenia nie sposób przecenić. Dawno już zauważono, że rzetelna i dostarczona na czas informacja może przyczynić się do sukcesu, natomiast jej brak często bywa przyczyną klęsk i niepowodzeń. Wysoko ceniona, zwłaszcza przez osoby sprawujące role przywódcze, zawsze była nierozerwalnie związana z procesem przewodzenia. O jej znaczeniu może świadczyć choćby fakt, że informatorzy zawsze byli sowicie nagradzani za dostarczenie dobrych i potrzebnych informacji, natomiast dostarczenie złych informacji nierzadko przypłacali życiem. O dużej roli informacji piszą A. Koźmiński i W. Piotrowski, dla których jest ona tworzywem zarządzania. Ich zdaniem kierownictwo organizacji musi być tak dobrze poinformowane, jak to tylko możliwe [Koźmiński, Piotrowski, 1998, s. 143]. Zdaniem J. Oleńskiego, informacja, procesy informacyjne i systemy informacyjne w polityce, gospodarce i życiu społecznym zawsze odgrywały rolę istotną, co najmniej współdecydującą, a nierzadko decydującą o przebiegu "realnych", materialnych, ekonomicznych i politycznych procesów społecznych. Informacja, procesy informacyjne i systemy informacyjne w społeczeństwie i gospodarce były i są determinantą poziomu rozwoju ekonomicznego i społecznego oraz jego kierunków i dynamiki [Oleński, 2000, s. 21]. Duże znaczenie ma informacja w pracy menadżera, a zwłaszcza w procesie podejmowania decyzji. Dla R. Griffina, informacja zawsze była integralną częścią pracy każdego menadżera. Znaczenie jej jednak, a co za tym idzie - potrzeba zarządzania nią, wzrasta coraz szybciej. Rosnące znaczenie informacji wynika z coraz większej złożoności otoczenia, w jakiej przedsiębiorstwa działają i coraz większej masy informacji, którą ta złożoność rodzi. Aby tę tendencję ocenić, musimy zrozumieć rolę informacji w pracy menadżera, cechy użytecznej informacji oraz istotę zarządzania informacją [Griffin, 1997, s. 674]. J. Oleński twierdzi, że informacja spełnia szczególną rolę w procesach zarządzania, kierowania i podejmowania decyzji, istotą ich bowiem jest gromadzenie, przetwarzanie i przekazywanie informacji [Oleński, 1997, s. 15]. Z kolei zdaniem W. Bieleckiego podejmowanie decyzji oznacza przesądzenie, czyli dokonanie ostatecznego wyboru wariantu po rozważeniu różnych alternatywnych możliwości działania. W podanej definicji kluczowymi słowami są przesądzenie i alternatywne możliwości. Dwa ostatnie wyrazy implikują, że o decyzji mówić można w sytuacji istnienia co najmniej dwóch możliwości, spośród których można dokonać wyboru. Formalnie więc biorąc, decyzja jest wynikiem wyboru między wieloma (co najmniej dwoma) wariantami działania [Bielecki, 2001, s. 17]. Według J.A.F. Stonera, dla skutecznego funkcjonowania przedsiębiorstwa. potrzebne są wszystkie funkcje kierownicze - planowanie, organizowanie, przewodzenie, kontrola. Szczególne znaczenie, zwłaszcza do wspierania funkcji planowania i kontroli mają systemy dostarczania informacji kierownikom. Jedynie kierownicy, dysponujący aktualnymi i ścisłymi informacjami, mogą sprawdzać 2
postęp w realizacji celów i transformować plany w rzeczywistość. Jeśli nie mogą utrzymać kierunku, dokonując w miarę postępu niezbędnych uzupełnień i korekt, praca ich będzie bezowocna [Stoner, 1994, s. 474]. Jak twierdzi J. Oleński, informacja postrzegana jako zasób ekonomiczny we współczesnej gospodarce współdecyduje o potencjale ekonomicznym i możliwościach rozwojowych. Informacja jest zasobem ekonomicznym niezbędnym do funkcjonowania i rozwoju każdego społeczeństwa, państwa i gospodarki narodowej, który na równi z innymi zasobami ekonomicznymi, współdecyduje o rozwoju społeczeństwa i gospodarki. Pewnymi zasobami informacji dysponuje każdy system społeczny i ekonomiczny [Oleński, 2000, s. 158]. Dla każdego przedsiębiorstwa, zdaniem H. Dudycz informacja jest czynnikiem o charakterze strategicznym. Jest to wynikiem permanentnych poszukiwań wśród ciągle rosnącej konkurencji na rynku, nowych i tańszych form działania. Pozyskiwanie istotnych, aktualnych i przydatnych informacji odbywa się dzięki różnorodnym procesom komunikacji gospodarczej. Wraz z jej rosnącą rolą w zarządzaniu przedsiębiorstwem pracownicy zmuszeni są do przeznaczania na różne formy komunikacji coraz więcej czasu. Sprawia to, że mało skuteczne okazują się tradycyjne techniki wymiany komunikatów; właśnie w tym należy upatrywać przyczyny rosnącej roli narzędzi informatycznych jako mediów w tym procesie oraz zauważalną tendencję przechodzenia od procesów komunikacji bezpośredniej (interpersonalnej) do pośredniej z zastosowaniem środków technicznych. Gwałtowny rozwój technik i technologii informacyjnych oraz komunikacyjnych z jednej strony przyczynia się do lepszego i efektywniejszego przekazywania komunikatów, zaś z drugiej powoduje, iż codziennie na "biurka" w każdym przedsiębiorstwie dociera ogrom informacji. Nadmiar informacji w praktyce może być nawet szkodliwy, jeśli korzystający nie zdoła wyszukać z ogólnej liczby komunikatów te, które są rzeczywiście potrzebne. Ich duża liczba prowadzi bowiem do zagubienia się w celach, do niejasności priorytetów, do ograniczenia swobody działań decydenta, a w konsekwencji do zaniku jego inicjatywy [Dudycz, 1998, s. 9]. Cytując U. Eco:...obfitość informacji może ją samą zniszczyć: między dysponowaniem milionami megabajtów informacji na jakiś temat, a nie dysponowaniem ani jednym bajtem nie ma wielkiej różnicy! [Eco, 1996, s. 24 (za Dudycz, 1998, s. 9)]. Dla H. Dudycz problemem jest nie tylko mnogość informacji. Coraz wyraźniejsza staje się potrzeba usprawnienia procesów komunikacji przez tworzenie kryteriów ich selekcjonowania oraz konieczność poszukiwania rozwiązań umożliwiających prezentowanie zwiększającej się ilości danych w przedsiębiorstwie. Sam fakt dysponowania przez przedsiębiorstwo zbiorami danych już nie wystarczy. Decyduje umiejętność szybkiego i pełnego ich wykorzystania. Cóż z tego, że określone przedsiębiorstwo posiadać będzie system umożliwiający zbieranie i agregację danych na wszystkich poziomach zarządzania, jeśli nie będzie można z tych danych skorzystać we właściwym momencie. Mnogość danych i trudności z uzyskaniem z nich na czas istotnych informacji, czyli takich, które będą przydatne w analizowaniu konkretnego 3
Drucker P. F. (1994): Post-Capitalist Society, HarperBusiness, New York. Dudycz H. (1998): Wizualizacja danych jako narzędzie wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej we Wrocławiu, Wrocław. Eco U. (1996): Czy komputer pożre książkę, [w:] fragment wykładu pt. Nowe środki masowego przekazu a przyszłość książki, Gazeta Wyborcza, Warszawa, 24 luty 1996. Flakiewicz W. (1990): Systemy informacyjne w zarządzaniu, PWE, Warszawa. Griffin R. W. (1997): Podstawy zarządzania organizacjami, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa. Grudzewski W. M., Hejduk I. K. (2004): Zarządzanie wiedzą w przedsiębiorstwach. Difin, Warszawa. Hampton D. R. (1986): Management, McGraw-Hill, New York. Kisielnicki J. (2004): Zarządzanie wiedzą we współczesnych organizacjach, [w:] Zarządzanie wiedzą w systemach informacyjnych, pr. zb. pod red. W. Abramowicza, A. Nowickiego, M. Owoca, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej we Wrocławiu, Wrocław Kisielnicki J., Sroka H. (1999): Systemy informacyjne biznesu, Agencja Wydawnicza PLACET, Warszawa. Koźmiński K., Piotrowski W. (red.) (1998): Zarządzanie teoria i praktyka, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa. Kubiak B. F. (2004): System zarządzania wiedzą w rozwoju współczesnej organizacji, [w:] Informatyka we współczesnym zarządzaniu, pr. zb. pod red. J. Kisielnickiego, J. S. Nowaka.i J. K. Grabary, Wydawnictwa Naukowo- Techniczne, Warszawa. Kubiak B. F., Korowicki A. (red.) (2005): Informatiom Management, Wydawnictwo Uniwersytetu Gdańskiego, Gdańsk. Lambert T. (1999): Problemy zarządzania, Dom Wydawniczy ABC, Warszawa. Muraszkiewicz M. (2002): Wybrane zagadnienia systemów baz danych, [w:] Efektywność zastosowań systemów informatycznych, pr. zb. pod red. J. K. Grabary i J. S. Nowaka, PTI, Wydawnictwa Naukowo - Techniczne, Warszawa. Nycz M. (2004): Zarządzanie wiedzą; cykl życia wiedzy, [w:] Strategie informatyzacji i zarządzanie wiedzą, pr. zb. pod red. Z. Szyjewskiego, J. S. Nowaka i J. K. Grabary, Wydawnictwa Naukowo - Techniczne, Warszawa. Nycz M. (red.) (2004a): Generowanie wiedzy dla przedsiębiorstwa. Metody i techniki, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej we Wrocławiu, Wrocław. Oleński J. (1997): Standardy informacyjne w gospodarce, Uniwersytet Warszawski, Warszawa. Oleński J. (2000): Elementy ekonomiki informacji, Wydawnictwo: Katedra Informatyki Gospodarczej i Analiz Ekonomicznych, Uniwersytet Warszawski, Warszawa. Olszak C. (2003): Rola i możliwości informatyki, [w:] Informatyka w zarządzaniu, pr. zb. pod red. C. Olszak i H. Sroki, Akademia Ekonomiczna w Katowicach, Katowice. 14
Olszak C. M., Ziemba E. (2003): Business Intelligence w zarządzaniu przedsiębiorstwem. Komitet Nauk Organizacji i Zarządzania Polskiej Akademii Nauk PAN. Organizacja i Kierowanie nr 1(111). Warszawa. Olszak C. M., Ziemba E. (2004): Business Intelligence Systems as a New Generation of Decision Support Systems. [in:] J.V. Carrasquero (eds.) Proceedings PISTA 2004 International Conference on Politics and Information Systems: Technologies and Applications, Volume 1: Informatics and Society, The International Institute of Informatics and Systemics, Orlando, Florida, USA, 21-25 July 2004. Pańkowska M. (2001): Zarządzanie zasobami informatycznymi, Difin, Warszawa. Penc J. (1994): Strategie zarządzania. Perspektywiczne myślenie. Systemowe działanie, Agencja Wydawnicza PLACET, Warszawa. Poe V., Klauer P., Brobst S. (2000): Tworzenie hurtowni danych, Wydawnictwa Naukowo-Techniczne, Warszawa. Senn J. A. (1990): Information Systems in Management, Wadsworth CA. Simon H.A. (1997): The New Science of Decision Making, Prince-Hall, Englewood Cliffs, New York. Skrzypek E. (2003): Zarządzanie wiedzą jako narzędzie wzrostu efektywności przedsiębiorstwa, [w:] Efektywność zastosowań systemów informatycznych, pr. zb. pod red. Z. Szyjewskiego, J. K. Grabary i J. S. Nowaka, PTI, Wydawnictwa Naukowo - Techniczne, Warszawa. Staniszkis W. (2005): Architektura systemu zarządzania wiedzą, [w:] Studia i materiały Polskiego Stowarzyszenia Zarządzania Wiedzą, pr. zb. pod red. L. Drelichowskiego, Polskie Stowarzyszenie Zarządzania Wiedzą, Warszawa. Stoner J.A.F., Wankel Ch. (1994): Kierowanie, Państwowe Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa. Unold J. (1995): Skuteczny system zarządzania - model i warunki, Przegląd Organizacji, nr 8. Wassilew A. Z. (2001): Oszacowanie kryteriów niemierzalnych przy określaniu efektywności systemów informatycznych, [w:] Efektywność zastosowań systemów informatycznych, pr. zb. pod red. J. K. Grabary i J. S. Nowaka, PTI, Wydawnictwa Naukowo - Techniczne, Warszawa. dr Ewa Ziemba Katedra Informatyki Akademia Ekonomiczna 40-266 Katowice, ul. Bogucicka 3 e-mail: ewa.@ae.katowice.pl mgr Mirosława Minich Dział Analiz i Budżetowania Zakłady Mechaniczne "Bumar-Łabędy" S.A. 44-109 Gliwice 9, ul. Mechaników 9 e-mail: mmirka@bumar.gliwice.pl 15