PROTOKÓŁ KONTROLI Pomorskiego Centrum Jakości Artykułów Rolno-SpoŜywczych w Gdyni, ul. Polska 15 (kod pocztowy: 81-969), Regon 000053887-00020, zwanego dalej Centrum. Obowiązki Kierownika Centrum od dnia 9 lipca 2004 r. pełni Waldemar Klabacha. [Dowód: akta kontroli str. 2] Kontrolę przeprowadziła Hanna Rybczyńska, starszy inspektor kontroli państwowej z Delegatury NajwyŜszej Izby Kontroli w Gdańsku, na podstawie upowaŝnienia nr 055938 z dnia 17 stycznia 2007 r., w okresie od 19 stycznia do 16 marca 2007 r., z przerwą w dniu 14 lutego 2007 r. [Dowód: akta kontroli str. 1] Przedmiotem kontroli było wykonanie budŝetu państwa w 2006 r. w części 85/22 województwo pomorskie w zakresie realizowanym przez Centrum. Ilekroć w protokole jest mowa o: - ustawie o finansach publicznych oznacza to ustawę z dnia 20 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), - ustawie o rachunkowości oznacza to ustawę z dnia 9 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.) - rozporządzeniu Ministra Finansów z 26 stycznia 2005 r. oznacza to rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budŝetowych, zakładów budŝetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budŝetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budŝetu (Dz. U. Nr 23, poz. 190), - rozporządzeniu Ministra Finansów z 29 czerwca 2006 r. oznacza to rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budŝetowych, zakładów budŝetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783),
- rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budŝetowej oznacza to rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781), - rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont oznacza to rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020), - ustawie o NIK - oznacza to ustawę z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli (t.j. Dz. U. z 2001 r., Nr 85, poz. 937 ze zm.). W toku kontroli ustalono, co następuje: 1. Badanie poprawności i rzetelności ksiąg rachunkowych. 1.1. Badanie systemu rachunkowości i kontroli wewnętrznej. Zgodnie z 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości, jednostki prowadzą rachunkowość zgodnie z przepisami o rachunkowości i ustawy o finansach publicznych, z uwzględnieniem zasad szczególnych określonych w rozporządzeniu. 1.1.1. Zgodność stosowanego systemu rachunkowości z przepisami prawa. Stosowany w Centrum system rachunkowości spełniał wymogi określone w art. 12, art. 13, art. 14 ust.1, art. 15 w zw. z art. 14 ust.4, art. 20, art. 23 oraz art. 24 ust. 4 i 5 ustawy o rachunkowości. Centrum posiadało dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, określoną w art. 10 ustawy o rachunkowości, przy czym w zakładowym planie kont nie określono dla 2 kont syntetycznych, tj. dla konta 135 ( Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia ) i 234 ( Pozostałe rozrachunki z pracownikami ) przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń. Wymóg taki wynikał z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a) ustawy o rachunkowości. [Dowód: akta kontroli str. 94-95] Kierownik wyjaśnił, Ŝe zakładowy plan kont nie był aktualizowany od powołania Centrum w 2003 r. W momencie tworzenia tego planu konta 135 i 234 nie były wykorzystywane i
zostały pominięte przy określaniu przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń. Prace na aktualizacją zakładowego planu kont rozpoczęto 14.03.2007 r. i potrwają do 12.04.2007 r. [Dowód: akta kontroli str. 140, 142] Zakładowy plan kont nie został zaktualizowany w terminie określonym w 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont tj. do dnia 31.10.2006 r. Nie wprowadzono nowego konta pozabilansowego 995 ( ZaangaŜowanie środków zakładów budŝetowych i gospodarstw pomocniczych ), określonego w Załączniku Nr 2 do w/w rozporządzenia [Dowód: akta kontroli str. 94-95] Brak aktualizacji, jak wyjaśnił Kierownik, wynikał z nieprzeanalizowania zmian opublikowanych w ww. rozporządzeniu. Konto 995 zostanie wprowadzone do programu komputerowego do dnia 19.03.2007 r. [Dowód: akta kontroli str. 141-143] 1.1.2. Ustanowienie procedur kontroli finansowej. Kierownik Centrum nie ustalił w formie pisemnej procedur kontroli finansowej, określonych w art. 47 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Obowiązek ustanowienia przez kierownika jednostki ww. procedur oraz zapewnienie ich przestrzegania wynikał z art. 47 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. [Dowód: akta kontroli str. 96] Według wyjaśnienia Kierownika, wymóg określenia ww. procedur został przeoczony podczas analizy ustawy o finansach publicznych. Centrum jest w trakcie ich opracowywania. [Dowód: akta kontroli str. 141, 143] Centrum nie posiadało dokumentacji opisującej zasady obiegu dokumentów księgowych. W przyjętej polityce rachunkowości nie określono procedur dotyczących terminowości postępowania z dowodami księgowymi (zwłaszcza z dowodami zewnętrznymi obcymi) oraz nie określono terminów granicznych księgowania dowodów do właściwych okresów sprawozdawczych. [Dowód: akta kontroli str. 96]
Kierownik wyjaśnił, Ŝe z powodu małej liczby pracowników oraz dokumentów, nie ma zasadności wprowadzania zasad obiegu dokumentów księgowych. Dowody księgowe są księgowane na bieŝąco, nie ma równieŝ konieczności określania terminów granicznych księgowania dowodów księgowych do właściwych okresów sprawozdawczych. Procedury dotyczące terminowości postępowania z dowodami księgowymi zostaną ujęte w zaktualizowanej polityce rachunkowości. [Dowód: akta kontroli str. 141, 143] W Centrum stosowana była zasada bieŝącego zatwierdzania zapisów księgowych oraz zamykania miesięcy księgowych (z wyjątkiem grudnia) przed lub bezpośrednio po sporządzeniu sprawozdania, a roczne sprawozdania budŝetowe sporządzane były wyłącznie na podstawie zatwierdzonych zapisów księgowych. Stosowana była zasada księgowania zakupów na kontach rozrachunkowych, z wyjątkiem zakupów gotówkowych (nie były księgowane na kontach rozrachunkowych), przy czym w/w odstępstwa nie zostały określone w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości. [Dowód: akta kontroli str. 96] Jak wyjaśnił Kierownik Centrum, odstępstwa od ww. zasady księgowania wszystkich zakupów na kontach rozrachunkowych nie zostały ujęte w polityce rachunkowości z powodu braku aktualizacji ww. dokumentu, która zostanie zakończona do dnia 12.04.2007 r. [Dowód: akta kontroli str. 141, 143] 1.1.3. Funkcjonowanie systemu księgowości komputerowej. Centrum stosuje księgowość komputerową od 2003 r. system FINANSE DDJ, wersja 5.4205 (była to pierwsza i zarazem ostatnia zainstalowana wersja), zatwierdzony przez kierownika jednostki do stosowania. System umoŝliwiał udostępnienie ksiąg w postaci elektronicznej, moŝliwej do odczytu przy pomocy Excel, zapewniał ciągłość numeracji zapisów w dzienniku (numer nadawany jest w trakcie zamykania miesiąca), pozwalał na zatwierdzanie na bieŝąco zapisów księgowych, wymuszał zamykanie miesięcy i pozwalał na pracę na przełomie roku. Okres, do którego księgowany był zapis, wyznaczany był na podstawie daty księgowania, która była toŝsama z datą operacji gospodarczej i datą dowodu. Zapisy księgowe zawierały elementy określone w art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości, przy czym system nie zapewniał pełnej kontroli kompletności zapisów, gdyŝ umoŝliwiał zatwierdzenie zapisu bez wypełnienia rubryki dotyczącej opisu operacji (art. 23 ust. 2 pkt 3
ustawy o rachunkowości). W przypadków dowodów i zapisów księgowych objętych kontrolą wszystkie zapisy księgowe zawierały opis operacji. [Dowód: akta kontroli str. 97] 1.2. Badanie wybranej losowo próby zapisów księgowych. Badaniem objęto zbiór 260 dowodów i zapisów księgowych (na koncie 201 Rozrachunki z dostawcami, strona Ma), z datą księgowania do 31 grudnia 2006 r. włącznie, będących fakturami lub dokumentami równowaŝnymi fakturom oraz odpowiadające tym dokumentom zapisy księgowe (z wyłączeniem dokumentów i zapisów dotyczących wynagrodzeń osobowych wraz z pochodnymi, tj. list płac), stanowiący populację podlegającą ocenie. Łączna wartość ocenianej populacji wynosiła 202.750,00 zł. Wartość populacji do losowania i ekstrapolacji wyniosła: 78.147,29 zł i objęła wszystkie ww. zapisy (z wyjątkiem bilansu otwarcia), do badania jako obligatoryjne. [Dowód: akta kontroli str. 98-104] 1.2.1. Badanie zgodności. Badanie zgodności przeprowadzono pod kątem poprawności formalnej dowodów oraz zapisów księgowych, kompletności i poprawności w zakresie kontroli bieŝącej i dekretacji oraz kompletności i poprawności formalnej zapisu dowodu w urządzeniach księgowych, oceniając dowody w kategoriach jakościowych (prawidłowości/nieprawidłowości w odniesieniu do obowiązujących zewnętrznych i wewnętrznych uregulowań prawnych). W próbie objętej badaniem w zakresie: a) poprawności dowodu - nie stwierdzono nieprawidłowości; b) kompletności i poprawności dotyczącej kontroli bieŝącej i dekretacji stwierdzono: 10 nieprawidłowości dotyczących błędnej dekretacji w klasyfikacji wydatków, tj.: 10 dowodów księgowych (noty księgowe o nr: 01/2006, 16/2006, 45/2006, 62/2006, 63/2006, 75/2006, 91/2006, 95/2006, 96/2006 i 117/2006 r.) wystawionych na łączną kwotę 1.100 zł za korzystanie z internetu, zostało zadekretowanych w 4300 ( zakup usług pozostałych ) zamiast w 4350 ( zakup usług dostępu do sieci Internet ), określonym w Załączniku nr 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.) oraz poprzedzającym go rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków,
przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 209, poz. 2132 ze zm.), występowanie nieprawidłowości o charakterze systematycznym (dotyczy wszystkich przebadanych dowodów księgowych), tj. na dowodach księgowych brak było wskazania miesiąca księgowania. Wymóg zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych, przez wskazanie miesiąca, wynikał z art. 21 ust.1 pkt 6 ustawy o rachunkowości (ww. nieprawidłowości nie były sumowane na etapie ekstrapolacji); c) kompletności i poprawności formalnej zapisu dowodu w dzienniku nie stwierdzono nieprawidłowości. [Dowód: akta kontroli str. 99-103, 104-114, 118-137] Według wyjaśnienia Kierownika, błędna dekretacja usług internetowych wynikała z nieprzeanalizownia Załącznika nr 4 do ww. rozporządzenia, zaś wymóg wskazywania miesiąca został omyłkowo pominięty (dokumenty są księgowane na bieŝąco i zawsze dotyczą miesiąca występującego na dowodach księgowych). Uchybienie zostanie naprawione do 12.04.2007 r. [Dowód: akta kontroli str. 144-145] 1.2.2. Badanie wiarygodności Badanie wiarygodności ksiąg rachunkowych przeprowadzono na próbie zapisów księgowych odpowiadających dowodom wybranym do badania zgodności, oceniając zapisy pod kątem prawidłowości (wartość, okres księgowania, wskazanie kont syntetycznych i analitycznych w podziałkach klasyfikacji budŝetowej), mającej wpływ na sprawozdawczość bieŝącą i roczną kontrolowanej jednostki. W odniesieniu do sprawozdawczości bieŝącej oraz rocznej, w próbie objętej badaniem, stwierdzono w 10 zapisach księgowych (na łączną kwotę 1.100 zł), 10 nieprawidłowości, będących konsekwencją błędów dotyczących kompletności i poprawności dotyczącej kontroli bieŝącej i dekretacji (tj. ujęcie w niewłaściwych klasyfikacji wydatków), opisanych w pkt 1.2.1 protokołu. Zestawienie ww. nieprawidłowości przedstawia tabela:
Nr dowodu (data dowodu) Paragraf klasyfikacji budŝetowej, na którym zaewidencjonowano dowód Kwota ujęta w księgach rachunkowych w danym paragrafie Właściwy dla zrealizowanego wydatku paragraf klasyfikacji budŝetowej (w zł) Kwota dowodu księgowego błędnie zaewidencjonowana w paragrafie mająca wpływ na sprawozdawczość bieŝącą i roczną 1 2 3 4 5 01/2006 (11.01.2006) 4300 100,00 4350 100,00 16/2006 (14.02.2006) 4300 100,00 4350 100,00 45/2006 (08.03.2006) 4300 100,00 4350 100,00 62/2006 (24.05.2006) 4300 100,00 4350 100,00 63/2006 (13.06.2006) 4300 100,00 4350 100,00 75/2006 (07.07.2006) 4300 100,00 4350 100,00 91/2006 (25.08.2006) 4300 100,00 4350 100,00 95/2006 (18.09.2006) 4300 100,00 4350 100,00 96/2006 (10.10.2006) 4300 100,00 4350 100,00 117/2006 (18.12.2006) 4300 200,00 4350 200,00 Suma: 1.100,00 Suma: 1.100,00 Ujęcie w ewidencji księgowej Centrum wydatków w ww. paragrafach spowodowało, Ŝe: a) w sprawozdaniu półrocznym Rb-31 z wykonania planów finansowych gospodarstw pomocniczych za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2006 r.: wydatki w 4300 były zawyŝone o 500,00 zł, wydatki w 4350 były zaniŝone o 500,00 zł, b) w sprawozdaniu rocznym Rb-31 z wykonania planów finansowych gospodarstw pomocniczych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2006 r.: wydatki w 4300 były zawyŝone o 1.100,00 zł, wydatki w 4350 były zaniŝone o 1.100,00 zł. [Dowód: akta kontroli str. 14-16, 104, 106-137] 1.2.3. Wyniki badania w zakresie zgodności i wiarygodności ksiąg rachunkowych. Wyniki badania w zakresie zgodności i wiarygodności ksiąg rachunkowych przedstawiono w poniŝszym zestawieniu, wygenerowanym z programu Pomocnik Kontrolera (PK-4.1): TABELA ZBIORCZA : oceniana populacja = 202 750,00 Parametry badania do losowania do ekstrapolacji Wartość populacji zł 78 147,29 78 147,29 Interwał doboru próby zł 100,00 0,10 Ryzyko statystyczne % 5,00 5,00 Dopuszczalny błąd spraw. bieŝąca spraw. roczna badanie wiarygodności zł 1 500,00 1 000,00 badanie zgodności % 5,00 X Objęto badaniem grupa szt. wartość wybrano łącznie metodą MUS L+O 260 78 147,29 z tego wyłączono L+O 0 -
zbadano: dobór losowy L 1 1,00 dobór obligatoryjny O 259 78 146,29 dobór celowy C 0 - Wykryto nieprawidłowości szt. wartość wpływające na wiarygodność sprawozdań rocznych wpływające na wiarygodność sprawozdań bieŝących formalne, bez wpływu na sprawozdawczość (badanie zgodności) Wyniki ekstrapolacji sprawozdawczość roczna L 0 - O 10 1 100,00 C X - L 0 - O 5 500,00 C X - L 0 - O 10 1 100,00 C X - najbardziej prawdopodobny błąd zł 1 100,00 sprawozdawczość bieŝąca górna granica błędu zł 1 100,30 najbardziej prawdopodobny błąd zł 500,00 badanie zgodności górna granica błędu zł 500,30 najbardziej prawd. proporcja % 1,41 górna granica proporcji % 1,41 [Dowód: akta kontroli str. 114, 138] 2. Realizacja planu finansowego gospodarstwa pomocniczego. 2.1. Zgodność prowadzonej działalności z decyzją kierownika jednostki budŝetowej powołującego gospodarstwo pomocnicze. Centrum utworzone zostało z dniem 17 stycznia 2003 r., na podstawie decyzji Nr 1/03 Pomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Jakości Handlowej Artykułów Rolno-SpoŜywczych (dalej: Wojewódzki Inspektor ), jako gospodarstwo pomocnicze Wojewódzkiego Inspektoratu Jakości Handlowej Artykułów Rolno-SpoŜywczych w Gdańsku z siedzibą w Gdyni (dalej: Wojewódzki Inspektorat ). Przedmiotem działalności Centrum było: 1. dokonywanie oceny jakości artykułów rolno-spoŝywczych, 2. organizowanie szkoleń i konferencji, opracowywanie, druk i kolportaŝ materiałów szkoleniowych oraz innych publikacji, 3. dokonywanie czynności przygotowawczych do próbobrania (w brzmieniu obowiązującym od 1 marca 2004 r.),
4. przeprowadzanie czynności związanych z wydawaniem świadectw atestacji, opinii lub poświadczeń, 5. ocena systemów jakości, opracowywanie ekspertyz, doradztwo organizacyjnotechnologiczne, 6. obsługa informatyczna, kancelaryjno-biurowa i zaopatrzenie Wojewódzkiego Inspektoratu oraz administrowanie majątkiem. [Dowód: akta kontroli str. 3-5] Działalność Centrum prowadzona była zgodnie z ww. decyzją Wojewódzkiego Inspektora. Centrum, m. in. współpracuje z firmą, której zleca świadczenie usług obejmujących czynności związane z rozmraŝaniem prób artykułów rolno-spoŝywczych, pobieranych do oceny jakości handlowej. W Centrum dostępny był cennik czynności przygotowawczych do kontroli jakości artykułów rolno-spoŝywczych oraz za przygotowanie towaru do badań. Ponadto w 2006 r. Centrum zorganizowało 3 kilkudniowe szkolenia kandydatów na rzeczoznawców w zakresie pobierania próbek zbóŝ, nasion strączkowych i ich przetworów oraz nasion roślin oleistych oraz szkolenia rzeczoznawców próbkobrania w zakresie nasion rzepaku oraz śruty rzepakowej. [Dowód: akta kontroli str. 139] 2.2. Tryb, zasady opracowania i zatwierdzania planu finansowego oraz wprowadzania zmian w planie finansowym. Dane o ostatecznych kwotach przychodów i wydatków na 2006 r., stanowiące podstawę do opracowania planu finansowego gospodarstwa pomocniczego na 2006 rok, Centrum otrzymało od Wojewódzkiego Inspektora w dniu 27.03.2006 r. Dane te były następujące: przychody: 190 tys. zł, wydatki: 190 tys. zł, z tego: - wynagrodzenia osobowe: 83 tys. zł, - dodatkowe wynagrodzenia roczne: 7 tys. zł. Sporządzony przez Centrum plan finansowy, zarówno w zakresie przychodów jak i wydatków, został opracowany w szczegółowości dział, rozdział i paragraf, zgodnie z 46 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 stycznia 2005 r. i zatwierdzony przez Wojewódzkiego Inspektora. [Dowód: akta kontroli str. 6-7]
W zakresie udzielonego upowaŝnienia przez Wojewódzkiego Inspektora z dnia 01.08.2006 r., p.o. Kierownika Centrum wydał w dniu 14.11.2006 r. decyzję Nr 1/FIN/2006 r. w sprawie zmiany planu finansowego przychodów i wydatków na rok 2006. Zwiększono przychody w paragrafie 0830 (wpływy z usług) o 17 tys. zł - w wyniku przeprowadzonych szkoleń dla rzeczoznawców oraz zwiększonego obrotu towarowego na granicy (plan po zmianach: 207 tys. zł) oraz zwiększono wydatki łącznie o 24,6 tys. zł (plan po zmianach: 207 tys. zł). O dokonanych zmianach w planie finansowym nie poinformowano Wojewódzkiego Inspektora (na dokumentach okazanych kontrolującemu brak było potwierdzenia przekazania ww. decyzji). Wymóg niezwłocznego poinformowania kierownika jednostki budŝetowej o dokonanych zmianach w planie finansowym gospodarstwa pomocniczego został określony w 56 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 czerwca 2006 r. [Dowód: akta kontroli str. 8-10] Według wyjaśnienia Kierownika, ww. decyzja została przekazana do Inspektoratu zgodnie z przepisami, brak jedynie pisemnego potwierdzenia odbioru dokumentu. [Dowód: akta kontroli str. 140, 142] Z-ca Wojewódzkiego Inspektora potwierdził złoŝenie przez Centrum do Wojewódzkiego Inspektoratu ww. decyzji w dniu 14.11.2006 r., przy czym nie podał numeru, pod którym została zarejestrowana w prowadzonym dzienniku korespondencji, z uwagi na to, iŝ korespondencja pomiędzy ww. jednostkami nie była rejestrowana. [Dowód: akta kontroli str. 146-148] Zarówno plan finansowy Centrum, a takŝe plan po zmianach, nie przewidywał wpłaty zysku do budŝetu oraz dotacji z budŝetu. [Dowód: akta kontroli str. 7, 9-10] 2.3. Wielkość osiągniętych przychodów i realizacja wydatków. Dane dotyczące planu oraz wykonania przychodów i wydatków w 2006 r., w porównaniu do planu po zmianach na rok 2006 oraz do wykonania w 2005 r., przedstawia poniŝsza tabela:
(w tys. zł) Lp. Wyszczególnienie Wykonanie 2006 r. w 2005 r. Plan Plan Wykonanie finansowy finansowy po zmianach 1 2 3 4 5 6 1. Przychody ogółem, 148,8 190 207 200,9 z tego: 1.1. - 0830 148,8 190 207 200,9 2. Wydatki ogółem, 147,7 190 207 202,75 z tego: 2.1. 4010-4100 wynagrodzenia ogółem, 58,6 90 90 87,72 z tego: - 4010 (wynagrodzenia osobowe i uposaŝenia) 50,9 83 83 82,35-4040 (dodatkowe wynagrodzenie roczne) 7,7 7 7 5,37 2.2. 4110, 4120 pochodne od wynagrodzeń, 12,5 15 18,3 18,45 z tego: - 4110 (składki na ubezpieczenia społeczne) 11,0 13 16 16,25-4120 (składki na Fundusz Pracy) 1,5 2 2,3 2,2 2.3. 4210 (materiały) 10,0 13 27,5 27,4 2.4. 4270 (remonty) 0 1 0 0 2.5. 4300 (usługi) 50,0 51,2 45,5 45,17 2.6. pozostałe wydatki, 16,7 19,8 25,42 23,38 z tego: - 4440 (odpis na ZFŚŚ) 1,7 2,6 1,72 1,7-4170 (umowa zlecenia) 10,1 14 20,5 20,0-4430 (ubezpieczenie samochodu) 4,7 3 3 1,6-4280 (badania lekarskie) 0,2 0,2 0,2 0,08 2.7. 3020 wydatki osobowe niezal. do wynagrodzeń 0 0 0,28 0,27 Plan finansowy Centrum na rok 2006 został przekroczony w 4110 ( składki na ubezpieczenia społeczne ) o kwotę 0,25 tys. zł: plan po zmianach, dokonanych w dniu 14.11.2006 r. w ww. paragrafie wynosił 16 tys. zł, a jego wykonanie 16,25 tys. zł. [Dowód: akta kontroli str. 7, 9-16] Przekroczenie, jak wyjaśnił Kierownik, wynikało ze zwiększonych kosztów poniesionych w związku z zatrudnieniem pracownika w grudniu 2006 r., co nie było uwzględnione w decyzji z dnia 14.11.2006 r. zmieniającej ww. plan. [Dowód: akta kontroli str. 140, 142] Przychody Centrum ze sprzedaŝy usług w 2006 r. ( 0830) wyniosły 200.919,06 zł, z tego: - z tytułu przygotowania towaru do badań: 25.408,11 zł, - z tytułu czynności przygotowawczych przy próbobraniu: 140.258,95 zł, - z tytułu obmiarów magazynów zboŝowych: 596,00 zł, - z tytułu szkoleń: 34.656,00 zł. Centrum nie świadczyło usług na rzecz macierzystej jednostki budŝetowej.
Centrum posiadało odrębny rachunek bankowy. Zgodę na jego otwarcie wyraził Wojewódzki Inspektor. Odsetki od środków własnych zgromadzonych na rachunku bankowym stanowiły przychody gospodarstwa pomocniczego. [Dowód: akta kontroli str. 14-18] 2.4. Przestrzeganie zasad, formy lub trybu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi. W 2006 r. Centrum nie udzielało zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy, ani usługi. [Dowód: akta kontroli str. 19-20] 2.5. Terminowość rozliczeń z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne oraz podatku dochodowego od osób fizycznych i prawnych. 2.5.1. Rozliczenia z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne. Za miesiące: styczeń - grudzień 2006 r. Centrum przekazało do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (dalej: ZUS) składki na ubezpieczenia społeczne w łącznej kwocie: 41.517,34 zł (wysokość składek według deklaracji rozliczeniowych ZUS P DRA ). Składki te były przekazywane do ZUS w terminie określonym w art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. Nr 137, poz. 887 ze zm.). [Dowód: akta kontroli str. 21] 2.5.2. Rozliczenia z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych. Za miesiące: styczeń grudzień 2006 r. Centrum przekazało na rachunek Drugiego Urzędu Skarbowego w Gdyni (dalej: II US w Gdyni) kwoty pobranych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych w łącznej kwocie: 8.448,00 zł (wysokość kwoty do wpłaty według deklaracji PIT-4). Zaliczki te były przekazywane do II US w Gdyni w terminie określonym w art. 42 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.). [Dowód: akta kontroli str. 22] 2.5.3. Rozliczenia z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych. II US w Gdyni, w piśmie z dnia 05.06.2003 r., w związku z pismem Centrum z 21.05.2003 r. w sprawie udzielenia pisemnej informacji w zakresie stosowania prawa podatkowego
poinformował, Ŝe zgodnie z art. 25 ust. 3 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r., Nr 54, poz. 654 ze zm.), Centrum, jako gospodarstwo pomocnicze jednostki budŝetowej, nie ma obowiązku składania miesięcznych deklaracji podatkowych i wpłaty zaliczek na podatek dochodowy od osób prawnych, natomiast ma obowiązek składania zeznania rocznego o wysokości dochodu (straty) osiągniętego w roku podatkowym do końca trzeciego miesiąca roku następnego i w tym terminie wpłacić podatek naleŝny (art. 27 ust. 1 ww. ustawy). Zeznanie CIT-8 o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) przez podatnika podatku dochodowego od osób prawnych za rok podatkowy 2005, Centrum wysłało listem poleconym do II US w Gdyni w dniu 31.03.2006 r., wpłacając w tym samym dniu na konto w/w Urzędu obliczony podatek naleŝny w kwocie 1412,00 zł. Do dnia zakończenia kontroli, tj. do 16 marca 2007 r., Centrum nie złoŝyło do II US w Gdyni zeznania CIT-8 za rok podatkowy 2006 (termin upływa 31.03.2007 r.). [Dowód: akta kontroli str. 23-28] 2.6. Prawidłowość dokonywania wpłat na PFRON. Centrum nie miało obowiązku dokonywania miesięcznych wpłat na PFRON, poniewaŝ zatrudniało mniej niŝ 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy (art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. Nr 123, poz. 776 ze zm.). Przeciętna liczba zatrudnionych w Centrum w 2006 r. wyniosła 3 osoby. [Dowód: akta kontroli str. 29] 2.7. Zatrudnienie i wynagrodzenia. Zatrudnienie i wynagrodzenia w 2006 r., w porównaniu do planu oraz do wykonania w 2005 r., przedstawia poniŝsza tabela: Przeciętne zatrudnienie wg Rb-70 rok 2005 rok 2006 wykonanie plan Wykonanie Wynagrodzenia wg Rb-70 * Przeciętne miesięczne wynagrodzenie na 1 pełnozatrudnionego Zatrudnienie wg Rb-70 Wynagrodzenie wg Rb-70* Przeciętne zatrudnienie wg Rb-70 Wynagrodzenia wg Rb-70 * Przeciętne miesięczne wynagrodzenie na 1 pełnozatrudnionego osoby tys. zł zł osoby tys. zł osoby tys. zł zł %% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 3 58,3 1.618,98 4 90,0 3 85,8 2.383,72 147,2 * - wysokość wynagrodzeń osobowych i dodatkowego wynagrodzenia rocznego [Dowód: akta kontroli str. 29-30] 8:5
2.8. Prawidłowość sporządzania sprawozdawczości budŝetowej. Kierownik Centrum zobowiązany był do sporządzania i przekazywania następujących sprawozdań w zakresie budŝetu państwa: Rb-31, Rb-70, Rb-Z, Rb-N. Zgodnie z załącznikiem nr 37 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budŝetowej, kierownik Centrum powinien składać oryginały ww. sprawozdań kierownikowi jednostki budŝetowej, przy której utworzone zostało gospodarstwo (Wojewódzkiemu Inspektorowi), w terminach: - Rb-70 (kwartalne) - po upływie okresu sprawozdawczego, nie później niŝ 6 dni, - Rb-Z i Rb-N (kwartalne) - po upływie okresu sprawozdawczego, nie później niŝ 10 dni, - Rb-31 (roczne) po upływie okresu sprawozdawczego, nie później niŝ do 31 stycznia. Sprawozdania: Rb-70, Rb-Z i Rb-N (za okres od początku roku do dnia 31.12.2006 r.) nie zostały złoŝone do Wojewódzkiego Inspektoratu (na dokumentach okazanych kontrolującemu brak było potwierdzenia przekazania ww. sprawozdań). Centrum złoŝyło ww. sprawozdania do Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku (Wydział Finansów i BudŜetu), odpowiednio w dniach: 08.01.2007 r., 12.01.2007 r. i 08.01.2007 r., o czym świadczył odcisk pieczęci znajdujących się na sprawozdaniach. Sprawozdanie roczne Rb-31 zostało złoŝone w sekretariacie Wojewódzkiego Inspektoratu w dniu 31 stycznia 2007 r. [Dowód: akta kontroli str. 14-16, 29, 33-35, 44-45] Według wyjaśnienia Kierownika, ww. sprawozdania zostały przekazane Wojewódzkiemu Inspektorowi bez pisemnego potwierdzenia odbioru. Na podstawie ustnej zgody Wojewódzkiego Inspektora, sprawozdania zostały bezpośrednio przekazane przez Centrum do Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku. [Dowód: akta kontroli str. 140, 142] Z-ca Wojewódzkiego Inspektora potwierdził złoŝenie przez Centrum do Wojewódzkiego Inspektoratu ww. sprawozdań w następujących terminach: Rb-70 08.01.2007 r., Rb-N 08.01.2007 r. i Rb-Z 12.01.2007 r., przy czym nie podał numerów, pod którymi zostały zarejestrowane w prowadzonym dzienniku korespondencji, z uwagi na to, iŝ korespondencja pomiędzy ww. jednostkami nie była rejestrowana. [Dowód: akta kontroli str. 146-148]
Kierownik wyjaśnił, Ŝe pomimo wykonania ww. sprawozdania w dniu 05.01.2007 r., przez niedopatrzenie zostało przekazane do Inspektoratu 2 dni po terminie, określonym w ww. Załączniku Nr 37 do rozporządzenia. [Dowód: akta kontroli str. 149-150] Sprawozdanie Rb-31 za rok 2006 Kwoty wykazane w sprawozdaniu Rb-31 z wykonania planów finansowych gospodarstw pomocniczych, za okres od początku roku do dnia 31.12.2006 r., wynikały z ewidencji księgowej. Przychody wykazano w łącznej kwocie 200.932,66 zł, koszty i inne obciąŝenia w łącznej kwocie 202.749,22 zł. Wynik finansowy brutto Centrum wyniósł: - 1.816,56 zł. [Dowód: akta kontroli str. 14-16, 31, 36-37, 46-58, 151-175] Sprawozdanie Rb-70 za IV kwartał 2006 r. Kwoty wykazane w sprawozdaniu Rb-70 o zatrudnieniu i wynagrodzeniach za okres od początku roku do końca IV kwartału 2006 r., z tytułu wykonania: wynagrodzeń osobowych (82.349,46 zł) oraz dodatkowego wynagrodzenia rocznego (3.464,77 zł), wynikały z ewidencji księgowej. Kwoty wynagrodzeń wykazane zostały w wysokości zgodnej z kwotami brutto ujętymi na listach płac za miesiące od I-XII 2006 r. [Dowód: akta kontroli str. 29, 31-32, 98] Sprawozdanie Rb-Z za IV kwartał 2006 r. Zobowiązania wykazane w sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań za okres od początku roku do dnia 31.12.2006 r. na kwotę 434,20 zł (wymagalne zobowiązania z tytułu dostaw towarów i usług), wynikały z ewidencji księgowej. [Dowód: akta kontroli str. 33-43] Sprawozdanie Rb-N za IV kwartał 2006 r. W sprawozdaniu Rb-N o stanie naleŝności za okres od początku roku do dnia 31.12.2006 r. wykazano naleŝności wymagalne z tytułu dostaw towarów i usług na łączną kwotę 11.197,47 zł. Z ewidencji księgowej wynikało, Ŝe na dzień 31.12.2006 r. kwota naleŝności wymagalnych wynosiła 11.317,47 zł. Wykazana w ww. sprawozdaniu kwota naleŝności wymagalnych była niŝsza o 120,00 zł, gdyŝ:
- zaliczono do niej fakturę nr 1557/2006 na kwotę 120,00 zł, mimo, Ŝe została zapłacona przez nabywcę w dniu 29.12.2006 r., - nie zaliczono faktury nr 1488/2006 na kwotę 240,00 zł, która na dzień 31.12.2006 r. była naleŝnością wymagalną. NaleŜności wymagalne, wykazane w sprawozdaniu Rb-N, były naleŝnościami od 20 odbiorców z tytułu usług związanych z przygotowaniem towaru do badań (rozmraŝanie), bądź za czynności przygotowawcze przy próbobraniu. [Dowód: akta kontroli str. 44-93] Zgodnie z 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budŝetowej, kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Jak wyjaśnił Kierownik, ww. róŝnica wynikała z omyłkowo zakwalifikowanych faktur do sprawozdania, gdyŝ informacje do sporządzenia ww. sprawozdania Rb-N uzyskiwane były ręcznie, na podstawie analityki kont kontrahentów. [Dowód: akta kontroli str. 140, 142] Poprzez zamieszczenie w protokole kontroli niŝej wymienionych pouczeń kontroler informuje p.o. Kierownika Centrum, Pana Waldemara Klabacha o przysługującym mu prawie: zgłoszenia przed podpisaniem protokołu kontroli, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego protokołu kontroli, pisemnych, umotywowanych zastrzeŝeń co do ustaleń w nim zawartych (art. 55 ust. 1 i 2 ustawy o NIK); odmowy podpisania niniejszego protokołu kontroli, z jednoczesnym obowiązkiem złoŝenia na tę okoliczność, w terminie 7 dni, wyjaśnień dotyczących przyczyn tej odmowy (art. 57 ust. 1 ustawy o NIK). W przypadku zgłoszenia zastrzeŝeń, termin 7 dni - zgodnie z art. 57 ust. 2 ustawy o NIK - biegnie od dnia otrzymania ostatecznej uchwały w sprawie ich rozpatrzenia; złoŝenia z własnej inicjatywy, na piśmie, dodatkowych wyjaśnień co do przyczyn i okoliczności powstania nieprawidłowości opisanych w niniejszym protokole kontroli w terminie uzgodnionym z kontrolerem (art. 59 ust. 2 ustawy o NIK).
O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu do księgi ewidencji kontroli Centrum pod nr 2. Gdynia, dnia 16.03.2007 r. Starszy inspektor kontroli państwowej z Delegatury NIK w Gdańsku Hanna Rybczyńska Gdynia, dnia... r. p.o. Kierownika Pomorskiego Centrum Jakości Artykułów Rolno-SpoŜywczych Waldemar Klabacha