FORMULARZ SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Aktualizacja stawek VAT na rok 2011 KS-FKW Wydanie: 1 Data wydania: 17.12.2010 Strona/ stron: 1/11 Zmiana stawek VAT od 2011 roku a konfiguracja systemu KS-FKW Spis tematów: 1. Opis ogólnych zmian w KS-FKW 2. Upgrade KS-FKW do wersji 2011.00.0.0 3. Dodawanie nowych stawek VAT 4. Zmiana stawek w usługach fakturowanych w KS-FKW 5. Zmiana konfiguracji rejestrów w KS-FKW 6. Zmiana planu kont i automatycznej dekretacji 7. Konfiguracja wydruków rejestrów 8. Konfiguracja zestawienia do Deklaracji VAT-7 9. Współpraca z innymi systemami Ad.1. Opis ogólnych zmian w KS-FKW Zgodnie z ustawą okołobudżetową z dnia 29.10.2010 roku od stycznia 2011 roku obowiązują nowe stawki VAT: 23%, 8%, 5%. Ostatecznie ustawa została podpisana przez Pana Prezydenta dnia 14.12.2010 roku. Oznacza to, iż musimy odpowiednio przygotować się do zmian. Należy poczynić pewne kroki związane z konfiguracją systemu KS-FKW aby system prawidłowo funkcjonował. W przypadku nowych instalacji system będzie odpowiednio skonfigurowany, natomiast dla systemów funkcjonujących w 2010 roku i wcześniej proponujemy rozbudować system o nowe stawki, gdyż na przełomie roku system będzie musiał obsłużyć zarówno stare jak i nowe stawki VAT. Praktycznie każda poprzednia wersja systemu KS-FKW umożliwia dodanie, rozbudowę systemu o nowe stawki. Należy wówczas wykonać kilka kroków: dodać nowe stawki VAT w słowniku ze stawkami; skonfigurować wygląd rejestrów zgodnie ze z rejestrami VAT-u, czyli dodawać nowe pola NETTO 23%, NETTO 8%, NETTO 5% i VAT 23%, VAT 8%, VAT 5%; skonfigurować wydruki rejestrów; w przypadku dekretacji wartości VAT z rozbiciem na stawki należy odpowiednio przebudować plan kont oraz skonfigurować automatyczną dekretację w rejestrach; rozbudować zestawienie Deklaracji VAT-7 o nowe pola; rozbudować o nowe stawki VAT wiązania zewnętrzne z systemami z których pobieramy dokumenty; przygotować systemy współpracujące z KS-FKW tak by w danych wystawianych do FK były nowe stawki VAT. Z uwagi, iż zmiana stawek VAT wymaga wykonania kilku ważnych kroków konfiguracji systemu, użytkownicy, którzy posiadają wykupioną aktualną asystę za pomocą udostępnionego SP03 do wersji 2010.03.0.0 będą mogli w dużej mierze zautomatyzować wspomnianą wyżej konfigurację. (KS-FKW -> Administrator -> Serwis -> F9 Stawki VAT 2011 -> Wykonaj wszystkie powyższe operacje) Strona 1 z 11
Ad.2. Upgrade KS-FKW do wersji 2011.00.0.0 lub wgranie SP03 do wersji 2010.03.0.0 Użytkownicy posiadający wykupioną aktualną asystę powinni wykonać upgrade systemu KS-FKW do wersji 2011.00.0.0, która będzie udostępniona pod koniec 2010 roku lub wgrać SP03 do wersji 2010.03.0.0. Instrukcja do przeprowadzenia upgrade u KS-FKW jest zamieszczona w osobnym dokumencie: ftp://ftp.kamsoft.pl/pub/ks-fkw/pomoce/instrukcje/instrukcja_do_instalacji_aktualizacji_ks-fkw.pdf Ad.3. Dodawanie nowych stawek VAT W roku 2011 należy dodać nowe stawki VAT (23%, 8%, 5%) nie usuwając starych stawek (22%, 7%, 3%). Ze względu na korekty dotyczące roku 2010 przez jakiś czas będą funkcjonować w księgowości zarówno stare jak i nowe stawki VAT. Na początku przechodzimy do roku 2011 : KS-FKW -> System -> Zmień rok obrachunkowy -> 2011 Jeśli nie mamy założonego roku 2011 to należy dodać nowy rok w KS-FKW -> Definicje -> Okresy obrachunkowe -> Sh+F2 Dodaj Strona 2 z 11
Następnie możemy skorzystać z dostępnej funkcji serwisowej KS-FKW -> Administrator -> Serwis -> F9 Stawki VAT 2011 -> Dodaj stawki VAT obowiązujące w roku 2011 (Zalecane). Wskazana funkcja dokona aktualizacji stawek VAT. Możemy również stawki VAT zdefiniować ręcznie (Jedyna możliwość w przypadku braku asysty). Przechodzimy do nowego roku 2011 i dodajemy nowe stawki VAT KS-FKW -> Definicje -> Stawki VAT -> F2 Dodaj wpisujemy 23 (bez znaczka %), a następnie 8 i 5. Strona 3 z 11
Na starych stawkach VAT 22, 7, 3 nic nie zmieniamy nie usuwamy ich i nie zaznaczamy nie aktywne. Wersja 2011.0.0.0 umożliwia zmianę aktywności stawek VAT w poszczególnych latach. Ad.4. Zmiana stawek w usługach fakturowanych w KS-FKW Zmiany stawek VAT należy również uwzględnić w rejestrze do fakturowania oraz analogicznie przy cennikach usług fakturowanych. Możemy skorzystać z funkcji serwisowej KS-FKW -> Administrator -> Serwis -> F9 Stawki VAT 2011 -> Zmień stawki VAT na definicjach usług fakturowanych. Uwaga!!! W przypadku stawki 3% zostanie ona automatycznie zastąpiona 5% oraz stawka 7% -> 8% ze względu na niejednoznaczne przypisanie należy dokonać weryfikacji poprawnego przyporządkowania stawek 8% i 5% i ewentualnej zamiany. Można również pozmieniać ręcznie na cenniku usług każdą usługę KS-FKW -> Definicje -> Usługi fakturowane -> F4 Popraw. Strona 4 z 11
Ad.5. Zmiana konfiguracji rejestrów w KS-FKW Najbardziej pracochłonną częścią konfiguracji systemu jest rozbudowa rejestrów o nowe stawki. W każdym rejestrze w którym zostały użyte pola NETTO i VAT należy dodać odpowiednie nowe pola NETTO i VAT ze stawkami (23%, 8%, 5%). Proces możemy uprościć korzystając z funkcji serwisowej KS-FKW -> Administrator -> Serwis -> F9 Stawki VAT 2011 -> Rozbuduj rejestry o kolumny z nowymi stawkami VAT. Po wywołaniu tej funkcji należy skontrolować definicję rejestrów VAT i następnie dostosować widoczność nowych kolumn np. wg stawki VAT malejąco. Kolejność kolumn w rejestrze ma również wpływ na kolejność kolumn na wydruku jednowierszowym. KS-FKW -> Definicje -> Rejestry -> F4 Popraw (np. w Rejestrze zakupu kosztów) Za pomocą strzałek znajdujących się w prawym górnym rogu okna można odpowiednio przesuwać kolumny w odpowiednie miejsca, np.w sposób przedstawiony na rysunku poniżej. Strona 5 z 11
Przy automatycznym dodawaniu nowych pól w rejestrze np. dla kolumny VAT 23% kopiowane są wszystkie ustawienia z pola VAT 22% (za wyjątkiem ilości separatów przed). Na wydruku Rejestru VAT stawki zostaną podmienione. Oczywiście gdyby ktoś chciał jednak dodać zarówno nowe oraz stare pola do wydruku lub inaczej poukładać te pola, wówczas można za pomocą odpowiedniej definicji zmienić odpowiednie wartości w każdym rejestrze. Za pomocą automatu definiującego nowe kolumny w rejestrze zostaną również zaktualizowane symbole tych kolumn w wiązaniach zewnętrznych dotyczących danego rejestru (SDN23, SDV23 itp.). Jeśli w systemach współpracujących z KS-FKW zostały poprawione widoki to połączenie z nimi powinno być prawidłowe. W przypadku gdy chcielibyśmy ręcznie rozbudować rejestry o odpowiednie nowe kolumny wówczas należy przejrzeć wszystkie rejestry czy jest w nich użyte pole NETTO i VAT: KS-FKW -> Definicje -> Rejestry -> F4 popraw (na danym rejestrze) -> F2 dodaj, a następnie wypełniamy odpowiednie pola: Strona 6 z 11
Wypełniamy rodzaj kolumny NETTO, w nazwie wpisujemy ręcznie Netto 23%, ręcznie dodajemy symbol SDN23 i wybieramy stawkę VAT 23. Dla kolumn z VAT ustawiamy podobnie. Oczywiście musimy dodać 6 nowych pól w każdym rejestrze : Netto 23%, Netto 8%, Netto 5%, VAT 23 % VAT 8%, VAT 5%. Ad.6. Zmiana planu kont i automatycznej dekretacji Jeśli dekretujemy na konta księgowe tylko sumę VAT wówczas nie musimy dokonywać zmian zarówno w planie kont oraz w definicji dekretacji. Natomiast jeżeli dekretacja dokumentów uzależniona jest od stawek VAT należy odpowiednio rozbudować plan kont: KS-FKW -> Plan kont -> Plan kont. Należy ustawić się na odpowiednim koncie syntetycznym, a następnie za pomocą funkcji F3 Dodaj A dopisać nowe konta w nowym roku 2011. Strona 7 z 11
Musimy również dodać w definicji rejestrów nową automatyczną dekretację na konta: KS-FKW -> Definicje -> Rejestry -> F4 Popraw -> ustawiamy się na VAT 23% -> F10 Dekretacja -> F2 Dodaj Ad.7. Konfiguracja wydruków rejestrów Wydruk dokumentów z rejestru VAT może być realizowany na 3 sposoby : 1. KS-FKW -> Zestawienia -> Podsumowanie rejestrów VAT -> Generuj -> F5 Wydruk -> wydruk dokumentów Nawet jeśli wcześniej nie korzystaliśmy z tego sposobu drukowania dokumentów z rejestrów VAT to od wersji KS-FKW 2011.00.0.0 polecamy to miejsce do uzyskania wydruków Rejestrów VAT, ponieważ nie musimy przechodzić po wielu rejestrach i nie musimy konfigurować wydruków dla każdego rejestru osobno. Mamy tu możliwość wyboru trzech wydruków systemowych dostępnych od momentu wgrania wersji KS-FKW 2011.00.0.0. Strona 8 z 11
Rejestr VAT do 2010 Rejestr VAT 2011 Rejestr VAT 2011 wszystkie stawki (poziomo) UWAGA!!! po wgraniu tylko SP3 do wersji 2010.03.0.0 te wydruki nie są dostępne 2. KS-FKW -> Rejestry -> OK (na danym rejestrze) -> Sh+F5 Wydruk Rejestru -> OK Wydruk rejestru uzależniony jest od jego Definicji. Drukując rejestry z tego poziomu należy wcześniej odpowiednio przedefiniować wydruk rejestru. Jeśli użyliśmy automatycznej konfiguracji rejestrów VAT KS-FKW -> Administrator -> Serwis -> F9 Stawki VAT 2011 -> Rozbuduj rejestry o kolumny z nowymi stawkami VAT wówczas stare stawki podmienią się na wydruku na nowe stawki. Jeśli jednak chcemy mieć na wydruku zarówno nowe i stare stawki VAT wówczas należy odpowiednio skonfigurować pozycje czy drukować i jeśli drukujemy wielowierszowo to również numer wiersza i kolumny na wydruku. Strona 9 z 11
Ad.8. Konfiguracja zestawienia do Deklaracji VAT-7 Obecnie zestawienie do Deklaracji VAT 7 nie zostanie zmodyfikowane automatycznie. Należy je poprawić bądź skorzystać z nowego szablonu, do którego należy podpiąć kolumny rejestrów VAT. Oczywiście modyfikacji dokonujemy w chwili wydania nowych wzorów formularzy VAT, na które zapewne będziemy musieli nieco poczekać. Wskazanych zmian dokonujemy w zestawieniu definiowalnym Deklaracja VAT 7 KS-FKW -> Definicje -> Zestawienia definiowalne -> Deklaracja VAT 7 -> F4 Popraw Ad.9. Współpraca z innymi systemami Jeśli pobieramy dane z innych systemów współpracujących to każdy z nich do końca roku powinien zostać odpowiednio zaktualizowany również pod kątem widoków oraz raportów do systemu FK. Każdy dział udostępni instrukcje co trzeba zrobić aby dokumenty do FK były przekazywane z nowymi stawkami VAT. System KS-FKW pobiera dane poprzez KS-FKW -> Definicje -> Wiązania zewnętrzne, które są skonfigurowane dla każdego typu dokumentu jaki otrzymuje. Przekazywanie dokumentów odbywa się za pomocą widoku albo za pomocą raportu z pliku. Jeśli użyliśmy w KS-FKW funkcji serwisowej: KS-FKW -> Administrator -> Serwis -> F9 Stawki VAT 2011 -> Rozbuduj kolumny i rejestry z nowymi stawkami VAT to wiązania zewnętrze również uległy rozbudowie o nowe pola, które zostały wypełnione odpowiednimi symbolami (np. SDN23, SDV23 itp.) Jeśli konfigurowaliśmy ręcznie rejestry to musimy również ręcznie poprawić na wiązaniach zewnętrznych te pola wpisując odpowiednie symbole w każdym wiązaniu zewnętrznym, w którym wystąpiły nowe pola z Netto i VAT: Netto 23 % - SDN23 Netto 8 % - SDN08 Netto 5 % - SDN05 VAT 23 % - SDV23 VAT 8 % - SDV08 VAT 5 % - SDV05 Strona 10 z 11
Kontakty mailowe do działów odpowiedzialnych za dany system: KS-ESM (Środki trwałe) 5320@kamsoft.pl nie trzeba nic robić w związku ze zmianą VAT pobierane dokumenty amortyzacji bezpośrednio z bazy ORACLE KS-ZZL (Kadry Płace) 5330@kamsoft.pl nie trzeba nic robić w związku ze zmianą VAT pobierane dokumenty listy płac bezpośrednio z bazy ORACLE KS-GMW (gospodarka magazynowa) 5210@kamsoft.pl trzeba poprawić widok z dokumentami pobierane są dokumenty zakupu ze stawkami VAT, należy zadbać o prawidłowe widoki na bazie ORACLE. pobierane są dokumenty rozchodu (nie dotyczy stawek VAT) KS-HRT (system sprzedaży w hurtowniach) 5210@kamsoft.pl trzeba poprawić widok z dokumentami pobierane są dokumenty zakupu oraz sprzedaży ze stawkami VAT, należy zadbać o prawidłowe widoki na bazie ORACLE. KS-ASW (Apteka szpitalna) 4320@kamsoft.pl trzeba poprawić widok z dokumentami pobierane są dokumenty zakupu ze stawkami VAT, należy zadbać o prawidłowe widoki na bazie ORACLE. pobierane są dokumenty rozchodu (nie dotyczy stawek VAT) KS-AOW (Apteka ogólna) 4320@kamsoft.pl po zaktualizowaniu Apteki do wersji 2011 nowe pliki raportów będą zawierały wymagane pola pobierane są dokumenty zakupu ze stawkami VAT pobierane są dokumenty sprzedaży ze stawkami VAT pobierane są dokumenty sprzedaży bezrachunkowej ze stawkami VAT KS-ZSA (Zarządzanie Siecią Aptek) 5120@kamsoft.pl - trzeba poprawić widok z dokumentami pobierane są dokumenty zakupu ze stawkami VAT pobierane są dokumenty sprzedaży ze stawkami VAT pobierane są dokumenty sprzedaży bezrachunkowej ze stawkami VAT KS-SOMED (Przychodnia) 4220@kamsoft.pl - trzeba poprawić widok z dokumentami pobierane są dokumenty sprzedaży ze stawkami VAT KS-MEDIS (Obsługa Szpitala) 4120@kamsoft.pl - trzeba poprawić widok z dokumentami pobierane są dokumenty sprzedaży ze stawkami VAT Strona 11 z 11