INFORMACJE O SPOSOBACH I METODACH REKRUTACJI ORAZ PROWADZENIA ROZMÓW KWALIFIKACYJNYCH Techniki rekrutacji stosowane przez pracodawców zależą od wielu czynników, m.in. rodzaju i wielkości firmy oraz stopnia jej sformalizowania, kultury organizacyjnej i strategii personalnej, środków finansowych przeznaczonych na rekrutację, wymogów stawianych kandydatom i rodzaju wymagań stanowiska, a także liczby i oczekiwań kandydatów. W różnych krajach różne metody rekrutacji stosowane są z różną częstotliwością, np. we Francji w dalszym ciągu powodzeniem cieszy się stosowane grafologii (analizy pisma kandydatów) jako metody rekrutacji. W Wielkiej Brytanii do najczęściej stosowanych metod rekrutacji należą rozmowy kwalifikacyjne (face-to-face, interviews) połączone z analizą dokumentów aplikacyjnych oraz sprawdzaniem referencji. Rzadziej stosowane są testy osobowości, merytoryczne i sprawnościowe oraz Assessment Centrem. REKRUTACJA - jest ważnym etapem procesu naboru kandydatów do pracy. Są to wszelkie działania podejmowane w celu zachęcenia jak największej liczby kandydatów o odpowiednich kwalifikacjach do ubiegania się o wolne stanowisko pracy. Może być: Rekrutacja zewnętrzna wybór dokonywany jest na zewnętrznym rynku pracy, poza organizacją, która dokonuje naboru. Rekrutacja wewnętrzna wybór dokonywany jest z grupy pracowników już zatrudnionych, często są to awanse lub przesunięcia poziome. Formy rekrutacji: Bierna polega na tym, że kandydaci zainteresowani podjęciem pracy w konkretnej firmie sami przesyłają dokumenty aplikacyjne, nawet jeśli w danym momencie nie są prowadzone żadne projekty rekrutacyjne. Aktywna bezpośrednia jej istota sprowadza się do zaangażowania się pracodawcy w znalezienie odpowiednich osób poprzez zamieszczenie ogłoszeń w mediach (głownie prasa, Internet, radio), promowanie prowadzonego naboru podczas rozmaitych dni kariery, targów pracy, czy też z pomocą biur karier na uczelniach. Aktywna pośrednia sprowadza się do zlecenia przez pracodawcę przeprowadzenia procesu rekrutacji instytucjom zewnętrznym, tj. agencjom doradztwa personalnego lub agencjom pośrednictwa pracy.
NAJCZĘŚCIEJ STOSOWANE METODY REKRUTACJI I SELEKCJI: Wstępna selekcja i analiza dokumentów aplikacyjnych (CV, listu motywacyjnego, formularza aplikacyjnego (application form) - właściwie sporządzone dokumenty zapewnią nam zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną). Selekcja wstępna odbywa się bez bezpośredniego udziału kandydatów. Na tym etapie następuje zebranie aplikacji, życiorysów (CV), listów motywacyjnych innych wymaganych przez firmę dokumentów. Istotą selekcji jest wybranie spośród wszystkich nadesłanych aplikacji tylko tych, które pochodzą od najlepszych kandydatów, to znaczy takich, którzy z jednej strony jawią się jako interesujący wyróżniający się w pozytywny sposób spośród innych aplikujących osób, a jednocześnie z drugiej strony - mający odpowiednie kwalifikacje niezbędne do wypracowania zakładanych wyników. Selekcja jest zwykle czasochłonnym ale niezwykle ważnym etapem, który pozwala nam ocenić, czy kandydaci będą w stanie dopasować się nie tylko do określonego stanowiska ale także do kultury organizacji. Rozmowa kwalifikacyjna (interview) - stanowi najbardziej istotny element procedury rekrutacyjnej; rozmowa kwalifikacyjna może być tradycyjna nieustrukturyzowana - lub sytuacyjna/ustrukturyzowana odnosząca się do konkretnych sytuacji z przeszłości kandydatów lub sytuacji hipotetycznych). Rozmowa kwalifikacyjna jest formą, z którą kandydaci do pracy spotykają się najczęściej. Można zrezygnować właściwie z każdej innej metody ale bez spotkania z kandydatem i wzajemnej wymiany z nim informacji dotyczących nawiązania współpracy nie można podjąć poważnej decyzji o zatrudnieniu. Rozmowa kwalifikacyjna najczęściej przybiera formę wywiadu zawodowego, którego celem jest uzyskanie informacji uzupełniających dane pozyskane dzięki CV lub w wyniku zastosowania innych metod rekrutacyjnych. Na tym etapie przyszły pracownik ma okazję zaprezentować swoje możliwości, potencjał, osiągnięcia i własną osobowość. Pracodawca sprawdza na ile kandydat spełnia określone na dane stanowisko wymagania oraz przedstawia szczegółowe warunki oferowanej pracy. Przykłady rozmów kwalifikacyjnych: Rozmowa według ustalonego wzoru to sytuacja, w której zadawane są standardowe pytania pozwalające na ustalenie mocnych i słabych stron osobowości kandydata. w trakcie takiej rozmowy można uzyskać szczegółowe, uporządkowane odpowiedzi dotyczące kwalifikacji i doświadczenia kandydatów Rozmowa swobodna - to przypadkowa dyskusja, prowadzona bez wyraźnego kierunku. Najczęściej ma miejsce gdy prowadzący rekrutację nie jest do niej należycie
przygotowany a po jej zakończeniu potrzebuje jeszcze dodatkowych informacji zanim podejmie decyzję o zatrudnieniu danej osoby Rozmowa sam na sam - ma miejsce wtedy, gdy wiadomo już, że kandydat ma wiedzę i umiejętności potrzebne na proponowane stanowisko. Jest ona zwykle poprzedzona innym rodzajem rozmowy. Rozmowa kompleksowa jest najpowszechniej i najskuteczniej używaną techniką rozmowy kwalifikacyjnej to połączenie nieformalnej, swobodnej rozmowy z rozmową według ustalonego wzorca. Prowadzący ma przygotowany plan, jak potoczy się rozmowa ale jednocześnie pozwala na odstępstwa w celu zbadania interesujących go szczegółów, zachęca kandydatów do dyskusji. Rozmowa w sytuacji stresu jest popularną metodą doboru pracowników na stanowiska kierownicze, której zadaniem jest wprowadzenie napięcia w celu sprawdzenia reakcji kandydata. Technika działania polega na zaskoczeniu kandydata i obserwacji jego reakcji. Nie zawsze jednak pozwala na skuteczną ocenę odporności na stres. Rozmowa grupowa przeprowadzana jest wtedy, gdy ostateczną decyzję o zatrudnieniu ma podjąć więcej niż jedna osoba skupienie kilku opinii daje możliwość bardziej obiektywnej oceny. Mogą ją prowadzić pracownicy działu kadr, kierownictwo i osoby pracujące na równorzędnych do obsadzanego stanowiskach Występowanie przed grupą osób jest stresujące, sprawia wrażenie egzaminu. Rozmowa przesiewowa jej zadaniem jest odsianie kandydatów, którzy nie spełniają wymagań oferowanego stanowiska. Potencjalny pracodawca bądź działający w jego imieniu konsultant, zadaje pytania według wytycznych i omawia poszczególne punkty życiorysu kandydata, szukając nieścisłości. Rozmowa telefoniczna - telefoniczne interview często poprzedza rozmowę kwalifikacyjną. Podczas rozmowy telefonicznej zadawane są pytania dotyczące informacji zawartych w życiorysie, liście motywacyjnym, istotne z punktu widzenia pracodawcy. Taki kontakt daje możliwość wstępnego sprawdzenia znajomości języka obcego, jeśli jest to wymóg niezbędny na dane stanowisko. W trakcie rozmowy telefonicznej ustala się termin spotkania w celu przeprowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej. Assessment Centre czyli "Centrum Oceny" - indywidualne lub grupowe ćwiczenia symulacyjne stawiające kandydatów przed koniecznością rozwiązania konkretnych problemów lub praktycznych zadań, z którymi najprawdopodobniej zetkną się w przyszłej pracy, np. prezentacja, dyskusja na dany temat, prowadzenie zebrania, uporządkowanie korespondencji, scenki z udziałem "aktora". Stosowane może być dla określania mocnych stron zatrudnionych osób jak i obszarów, które powinny być rozwijane, a co za tym idzie
planowania działań rozwojowych, jak choćby szkolenia. Ułatwia i zwiększa efektywność podejmowanych decyzji o awansie, gdyż może wskazywać, u którego z kandydatów pretendowanych do awansu najlepiej rozwinięte są kompetencje niezbędne na danym stanowisku. Testy psychologiczne - mają ocenić kandydatów pod kątem, np. zdolności analitycznych, rozumienia tekstu, pojemności pamięci, profilu osobowości, umiejętności zarządzania, negocjacji, komunikacji, predyspozycji zawodowych. Testy inteligencji można się spotkać z testami badającymi poziom inteligencji ogólnej jak i z bardziej szczegółowymi, określającymi poziom poszczególnych zdolności składających się na inteligencję ogólną. Te szczegółowe dostarczają znacznie bogatszej informacji, pokazują bowiem mocne i słabe strony. Sprawdzian wiedzy merytorycznej - pozwala określić czy wiedza merytoryczna wymagana na danym stanowisku, jaką dysponuje kandydat jest rzeczywiście wystarczająca do objęcia przez niego tego stanowiska. Testy są najczęściej opracowywane przez ekspertów z poszczególnych dziedzin. Testy sprawnościowe - stosuje się je tylko na wybrane stanowiska. Testy językowe deklarując znajomość języka obcego można spodziewać się sprawdzenia tych umiejętności. Stosowane są testy pisemne i ustne. Wywiady panelowe - udział w nich bierze więcej niż jedna osoba ze strony pracodawcy aby zapewnić jak najbardziej obiektywną ocenę kandydata. Referencje - zdecydowana większość brytyjskich pracodawców sprawdza referencje, w sektorze publicznym często nawet przed interview; najlepiej jeżeli możemy jako referenta podać dane osoby mieszkającej i pracującej w UK, ale jeśli nasz były pracodawca w Polsce zna angielski i jest skłonny nam dać referencje, może to zrobić drogą emailową).
JAK NAJLEPIEJ PRZYGOTOWAĆ SIĘ DO ROZMOWY KWALIFIKACYJNEJ Wspaniała wiadomość zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną. Po chwilach euforii nadchodzi zdenerwowanie: czego oczekiwać, jakie pytania się pojawią, jak się ubrać, etc. Spokojnie - dobre przygotowanie zredukuje stres i zwiększy szanse na zrobienie dobrego wrażenia na pracodawcy. A rozmowa kwalifikacyjna, podobnie jak wcześniejszy etap, czyli dokumenty aplikacyjne, ewentualnie wstępne interview przez telefon, to nic innego jak proces zarządzania wrażeniem. Przygotowanie się do rozmowy powinno polegać przede wszystkim na zebraniu informacji, pozytywnym nastawieniu psychicznym oraz przygotowaniu do pytań, które mogą się pojawić. Dobre przygotowanie zredukuje stres i zwiększy szanse na zrobienie dobrego wrażenia na pracodawcy. ZASADY PODCZAS ROZMOWY KWALIFIKACYJNEJ Punktualność Na rozmowę zawsze przychodzimy 10-15 minut przed umówionym spotkaniem. Dzięki temu będziemy mieli czas, by się uspokoić, zastanowić i przygotować do rozmowy. Pamiętajmy też, że podczas drogi możemy utknąć w korku, może spóźnić się autobus i dobrze wtedy mieć w zapasie trochę czasu W przypadku, gdy wiemy, że nie zdążymy na spotkanie to należy zadzwonić i poinformować o tym osobę, z którą się spotykamy. Zawsze przecież istnieje możliwość przełożenia spotkania na inny termin jeśli już rzeczywiście poślizg będzie bardzo duży. Pamiętajmy, że spóźnienie może być odczytane jako brak umiejętności planowania, lekceważenie rozmówcy czy brak motywacji. Wygląd zewnętrzny Przed rozmową kwalifikacyjną należy zadbać o odpowiedni strój. Pamiętajmy, by przede wszystkim był on czysty, wyprasowany i nieuszkodzony. Wybierając strój bierzemy pod uwagę branżę i stanowisko pracy, o które się ubiegamy i o to by nasz strój był elegancki. Zadbajmy również o wygląd dłoni i fryzury. Uprzejmość Od samego początku starajmy uśmiechać się do wszystkich, gdyż nie wiemy z kim tak naprawdę rozmawiamy. Czasami opinia sekretarki czy innego pracownika może być decydująca. Starajmy się zrobić dobre wrażenie pamiętajmy, że osoby, z którymi będziemy rozmawiać nie są naszymi wrogami. Być może po zakończeniu rekrutacji staną się naszymi przyszłymi koleżankami i kolegami z pracy.
Emocje Podczas rozmowy kwalifikacyjnej każdy z nas się denerwuje. Postarajmy się jednak nerwy opanować i trzymać rękę na pulsie, nasze ciało nie może być ani zbyt rozluźnione, ani nadmiernie usztywnione. Należy skupić się na rozmowie i postarać się opanować tiki nerwowe, dobrze jest też być pewnym siebie ale nie zarozumiałym. Rekruter z pewnością spojrzy na nas bardziej życzliwie jeśli zauważy, że nam na pracy bardzo zależy. Informacje o firmie Przed rozmową należy zapoznać się z naszym, potencjalnym pracodawcą, tzn. należy sprawdzić czym dana firma się zajmuje, jakie prowadzi usługi lub co sprzedaje, ile mniej więcej zatrudnia pracowników, jak długo istnieje na rynku oraz jaką ma renomę, itd. Zebrane informacje dadzą nam przewagę nad innymi kandydatami oraz możliwość partnerskiej rozmowy z rekruterem - wykazując się wiedzą na temat firmy udowadniamy, że poważnie podchodzimy do rekrutacji. Informacje o stanowisku Przed rozmową powinniśmy sprawdzić jakie zadania powinna wykonywać dana osoba na stanowisku, o które się ubiegamy. Pomoże to nam w przedstawieniu siebie. Teczka z dokumentami Udając się na rozmowę należy zabrać ze sobą teczkę z dokumentami takimi jak.: CV, list motywacyjny, świadectwa pracy, świadectwa szkoły, ukończone kursy, szkolenia, referencje, opinie, portfeli z dotychczasowymi pracami, itd. Dobrze jest też mieć długopis i notes, aby zanotować ważne dane, czy numer telefonu. Lista pytań Wiele zagadnień powtarza się podczas rozmów kwalifikacyjnych. Przed rozmową należy zastanowić się jakie pytania może zadać nam rekruter i o co my sami chcielibyśmy go zapytać. Dzięki temu lepiej można przygotować się do rozmowy a przez to zyskać w oczach potencjalnego pracodawcy. Pamiętajmy również, by odpowiadać precyzyjnie na zażądane pytania. Nie należy skracać ani rozciągać odpowiedzi najlepiej znaleźć złoty środek, czyli odpowiadać zwięźle, krótko i na temat. Zakończenie Na zakończenie rozmowy należy podziękować rozmówcy za poświęcony czas i za rozmowę. Można też dopytać się kiedy należy spodziewać się odpowiedzi, można również poprosić o
numer telefonu, aby w wyznaczonym terminie móc zadzwonić i poznać wynik rekrutacji. Aby wyróżnić się na tle innych warto wysłać Mail z podziękowaniami za rozmowę kwalifikacyjną. Należy go wysłać dość szybko tego samego lub następnego dnia po rozmowie kwalifikacyjnej. List nie powinien być długi a jego treść bardzo wyważona. Wystarczy, że podziękujemy za poświęcony czas i przypomnimy o gotowości do podjęcia współpracy. Można podkreślić, że spotkanie rekrutacyjne utwierdziło nas w przekonaniu, że to odpowiednia dla nas oferta pracy i ewentualnie dodać istotną informację, o której zapomnieliśmy podczas rozmowy kwalifikacyjnej. BŁĘDY POPEŁNIANE PODCZAS ROZMOWY KWALIFIKACYJNEJ Spóźnianie się Jeśli spóźnisz się na rozmowę kwalifikacyjną to zlekceważysz swego rozmówcę, okażesz mu brak szacunku dla jego osoby oraz dla jego czasu. Nieodpowiedni strój Udając się na rozmowę kwalifikacyjną w nieodpowiednim stroju, np. w dresie, sukience balowej nie zostaniesz dobrze odebrany. Twój strój będzie mówił, że Ci nie zależy, albo że na rozmowie kwalifikacyjnej znalazłeś się przypadkowo. Nie odpowiedni strój zdyskwalifikuje Cię. Nieprzygotowanie się do rozmowy Brak przygotowania podstawowych informacji o firmie, o zadaniach wykonywanych na danym stanowisku, o produkcie tej firmie to jeden z ważniejszych błędów, który może spowodować, że na samym początku zostaniesz odrzucony i nie przejdziesz do kolejnego etapu. Kłamstwo Zawieranie nieprawdziwych danych w dokumentach aplikacyjnych jest błędem nie wybaczalnym i zdyskwalifikuje Cię jako pracownika tejże firmy. Nie możesz przypisywać sobie też sukcesów innych osób. Pamiętaj, że pracodawca może sprawdzić zawartość naszych dokumentów lub też zadzwonić do wcześniejszego pracodawcy i zapytać się o opinię. Nastawienie Od naszego nastawienia wiele zależy, pamiętaj, że jeśli Ty sam masz złe przeczucie lub nie wierzysz we własne siły to dlaczego Twój potencjalny pracodawcy miałby myśleć inaczej lub
uwierzyć w Twoje umiejętności. Pamiętaj, że pozytywne nastawienie może zdziałać bardzo wiele. A nawet jeśli zadbasz o wygląd zewnętrzny to, Twój sposób mówienia, podejście do problemów oraz wewnętrzne przekonania, zniweczą ten wysiłek i tak pracodawca odkryje, że jesteś pesymistą i masz nisko- samoocenę. Brak kultury Nie wolno zapominać o zasadach savoir-vivru podczas rozmowy kwalifikacyjnej, gdyż świadczyć to będzie o Twojej kulturze i o tym, w jaki sposób będziesz traktować pracodawcę, współpracowników oraz klientów. Brak kultury i niestosowanie reguł dobrego wychowania, arogancja może oznaczać dyskwalifikację nawet najlepszego kandydata. Małomówność W sytuacji kiedy nie umiesz udzielić wyczerpujących odpowiedzi będziesz postrzegany jako osoba, która nie ma dostatecznej wiedzy, że nie umiesz sprzedać swoich umiejętności, pomysłów, a co dopiero sprzedać coś klientowi czy udzielić mu wyczerpujących odpowiedzi, aby kupił lub coś zamówił. To czego nie powiesz nie istnieje i działa silnie na Twoją niekorzyść. Brak zaangażowania Pasywna postawa, brak entuzjazmu, obojętność zasugeruje, że takim pracownikiem będziesz albo też, że Ci nie zależy, ale ktoś kazał Ci przyjść na rozmowę kwalifikacyjną. Pracodawcy szukają osób aktywnych, energicznych, uśmiechniętych, tak by przyciągali oni swoją osobą klientów do firmy. Negatywne wyrażenie opinii o wcześniejszym pracodawcy Ważne jest, by o innych nie wyrażać się źle. Jeśli zaczniesz krytykować wcześniejszego pracodawcę, będziesz źle o nim mówić to Twój rozmówca może pomyśleć, że i o nim będziesz źle mówić i że będziesz go krytykować, a tego z pewnością nie chcę. Zachowanie takie może zostać odczytane jako nielojalność wobec pracodawcy.
PRZYDATNE STRONY: http://www.pup.kartuzu.pl http://rozmowakwalifikacyjna.com http://dlafirmy.info.pl http://kadry.nf.pl http://www.biurokarier.umk.pl