STAROSTWO POWIATOWE W ALEKSANDROWIE KUJAWSKIM

KSIĘGA JAKOŚCI PN-EN ISO 9001:2009 Starostwo Powiatowe w Aleksandrowie Kujawskim Strona 1 z 34 STAROSTWO POWIATOWE W ALEKSANDROWIE KUJAWSKIM Księga Jakości według normy PN-EN ISO 9001:2009 kwiecień 2012

Starostwo Powiatowe w Aleksandrowie Kujawskim Strona 2 z 34 Spis treści 1. Prezentacja powiatu 4 2. Korzystanie z Księgi Jakości 6 3. Terminy i definicje 6 4. System zarządzania jakością 6 4.1 Wymagania ogólne 6 4.2 Wymagania dotyczące dokumentacji 7 4.2.1 Postanowienia ogólne 7 4.2.2 Księga Jakości 8 4.2.3 Nadzór nad dokumentami i zapisami 8 5. Odpowiedzialność kierownictwa 9 5.1 Zaangażowanie kierownictwa 9 5.2 Orientacja na klienta 9 5.3 Polityka jakości 10 5.4 Planowanie 11 5.4.1 Cele dotyczące jakości 11 5.4.2 Planowanie systemu zarządzania jakością 11 5.5 Odpowiedzialność, uprawnienia i komunikacja 12 5.5.1 Odpowiedzialność i uprawnienia 14 5.5.2 Przedstawiciel kierownictwa 17 5.5.3 Komunikacja wewnętrzna 17 5.6 Przegląd zarządzania 18 5.6.1 Postanowienia ogólne 18 5.6.2 Dane wejściowe do przeglądu 18 5.6.3 Dane wyjściowe z przeglądu 19 6. Zarządzanie zasobami 19 6.1 Zapewnienie zasobów 19 6.2 Zasoby ludzkie 19 6.2.1 Postanowienia ogólne 19 6.2.2 Kompetencje, szkolenie i świadomość 19 6.3 Infrastruktura 20 6.4 Środowisko pracy 20

Starostwo Powiatowe w Aleksandrowie Kujawskim Strona 3 z 34 7. Realizacja usług 21 7.1 Planowanie realizacji usług 22 7.2 Procesy związane z klientem 24 7.2.1 Określenie wymagań dotyczących usług 27 7.2.2 Przegląd wymagań dotyczących usług 27 7.2.3 Komunikacja z klientem 28 7.3 Projektowanie i rozwój 28 7.4 Zakupy 28 7.4.1 Proces zakupów 28 7.4.2 Informacje dotyczące zakupów 29 7.4.3 Weryfikacja zakupionych usług 29 7.5 Produkcja i dostarczanie usługi 29 7.5.1 Nadzorowanie produkcji i dostarczania usługi 29 7.5.2 Walidacja procesów produkcji i dostarczania usługi 30 7.5.3 Identyfikacja i identyfikowalność 30 7.5.4 Własnośc klienta 30 7.5.5 Zabezpieczanie usług 30 7.5.6 Nadzorowanie wyposażenia do monitorowania i pomiarów 30 8. Pomiary, analiza i doskonalenie 30 8.1 Postanowienia ogólne 31 8.2 Monitorowanie i pomiary 31 8.2.1 Zadowolenie klienta 31 8.2.2 Audit wewnętrzny 31 8.2.3 Monitorowanie i pomiary procesów 31 8.2.4 Monitorowanie i pomiary usług 32 8.3 Nadzór nad usługą niezgodną 32 8.4 Analiza danych 32 8.5 Doskonalenie 33 8.5.1 Ciągłe doskonalenie 33 8.5.2 Działania korygujące 33 8.5.3 Działania zapobiegawcze 33 9. Załączniki 34 10. Rejestr zmian 34

Starostwo Powiatowe w Aleksandrowie Kujawskim Strona 4 z 34 1. Prezentacja Powiatu Powiat Aleksandrowski leży w województwie kujawsko pomorskim i graniczy z następującymi powiatami: toruńskim od północy, lipnowskim od wschodu, włocławskim od strony południowo - wschodniej, radziejowskim od strony południowej i inowrocławskim od zachodu. Utworzony został w 1999 roku w ramach reformy administracyjnej. Siedzibą władz powiatu jest miasto Aleksandrów Kujawski. W granicach administracyjnych powiatu znajduje się 9 gmin, w tym 3 gminy miejskie: Aleksandrów Kujawski, Ciechocinek, Nieszawa, oraz 6 gmin wiejskich: I. Aleksandrów Kujawski, II. Bądkowo, III. Koneck, IV. Raciążek, V. Waganiec, VI. Zakrzewo, 150 miejscowości, 118 sołectw. Powiat Aleksandrowski zajmuje powierzchnię 475,6 km² i jest najmniejszym powiatem spośród 19 powiatów ziemskich województwa kujawsko pomorskiego. Powierzchnia poszczególnych

Starostwo Powiatowe w Aleksandrowie Kujawskim Strona 5 z 34 gmin jest zróżnicowana. Największą gminą jest Aleksandrów Kuj. (132 km²) a najmniejszą gmina Raciążek (33 km²). Starostwo Powiatowe w Aleksandrowie Kujawskim zlokalizowane jest w centrum miasta przy ul. Słowackiego 8. W budynku znajduje się również siedziba Urzędu Miasta w Aleksandrowie Kujawskim. Komórki organizacyjne znajdują się w jednym budynku, wyjątek stanowi Zespół ds. Orzekania o Stopniu Niepełnosprawności, który mieści się przy ul. Sikorskiego 2 przy Zespole Szkół Nr 2 w Aleksandrowie Kujawskim. Starostwo Powiatowe w Aleksandrowie Kujawskim stanowi aparat pomocniczy Starosty i Zarządu do wykonywania zadań określonych prawem tj. zadań własnych Powiatu, zadań zleconych oraz zadań powierzonych na podstawie zawartych porozumień, zgodnie z art. 33 b ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym. Starostwo zapewnia obsługę merytoryczną, prawną, organizacyjną, techniczną i kancelaryjno biurową Rady Powiatu, Zarządu Powiatu oraz Starosty Aleksandrowskiego, a także obsługę komisji, zespołów oraz instytucji i jednostek pomocniczych, doradczych i opiniodawczych. Kierownikiem Starostwa a jednocześnie zwierzchnikiem służbowym jego pracowników jest Starosta Aleksandrowski. Kadrę kierowniczą urzędu stanowią: Starosta, Wicestarosta, Sekretarz Powiatu, Skarbnik Powiatu oraz naczelnicy poszczególnych komórek organizacyjnych. Pracownicy Starostwa realizują zadania publiczne na rzecz mieszkańców, instytucji i organizacji Powiatu Aleksandrowskiego, a także stanowią wsparcie merytoryczne dla innych jednostek organizacyjnych Powiatu. Wykazują się wysokimi kompetencjami, co niewątpliwe ma wpływ na jakość świadczonych usług. Kadra Starostwa czynnie uczestniczy również w lokalnym życiu społecznym angażując się w realizację przedsięwzięć sportowych i kulturalnych. Wszyscy mają pełną świadomość, że jakość pracy kierownictwa oraz pracowników ma bezpośredni wpływ na poziom zaspokajanych oczekiwań mieszkańców naszego powiatu. Starostwo Powiatowe w Aleksandrowie Kujawskim posiada uporządkowaną i dostosowaną do potrzeb społecznych i realizowanych zadań, strukturę organizacyjną, nastawioną na osiąganie zaplanowanych celów. Budynek, w którym mieszczą się Starostwo oraz Urząd Miejski w Aleksandrowie Kujawskim nie jest wyposażony w windę. Z tego powodu aby dostosować system obsługi do potrzeb osób

Starostwo Powiatowe w Aleksandrowie Kujawskim Strona 6 z 34 niepełnosprawnych, na parterze budynku zostały zlokalizowane wydziały, które zapewniają obsługę największej ilości petentów tj. Wydział Geodezji, Rolnictwa i Ochrony Środowiska oraz Wydział Komunikacji, Transportu i Dróg Powiatowych. Każde stanowisko pracy wyposażone jest w sprzęt biurowy, komputerowy z odpowiednim oprogramowaniem, który jest niezbędny do realizacji zadań. 2. Korzystanie z Księgi Jakości Dokument ten jest podstawowym dokumentem Urzędu opisującym ustanowiony i wdrożony System Zarządzania. Dokument adresowany jest do wszystkich pracowników urzędu oraz klientów indywidualnych i instytucjonalnych. Księga Systemu Zarządzania jest nadzorowana przez Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania. Funkcję tę w Urzędzie pełni Elżbieta Wiśniewska. Pracownicy Urzędu są zobowiązani do zapoznania się z treścią Księgi Jakości i stosowania zawartych w niej postanowień oraz w dokumentach w niej przywołanych. Struktura tego dokumentu została oparta na wymaganiach międzynarodowej normy ISO 9001:2008, której odpowiednikiem jest polska norma PN-EN ISO 9001:2009. 3. Terminy i definicje Ilekroć w Księdze jest mowa o: Najwyższym Kierownictwie należy przez to rozumieć [Starostę, Wicestarostę, Sekretarza, Skarbnika, Naczelników Wydziałów], Urzędzie należy przez to rozumieć Starostwo Powiatowe w Aleksandrowie Kujawskim, Komórkę organizacyjną należy przez to rozumieć Wydział lub równorzędną komórkę organizacyjną o innej nazwie oraz samodzielne stanowisko. 4. System zarządzania jakością 4.1 Wymagania ogólne W wyniku pracy zespołu wdrożeniowego wspomaganego zewnętrzną firmą szkoleniową został ustanowiony, udokumentowany i wdrożony SZJ zgodny z normą międzynarodową. Zaplanowano również mechanizmy, które zapewniają jego utrzymanie i ciągłe doskonalenie.

Starostwo Powiatowe w Aleksandrowie Kujawskim Strona 7 z 34 Wykorzystano podejście procesowe i w jego ramach zidentyfikowano procesy potrzebne w SZJ, a także określono ich sekwencje. Biorąc pod uwagę specyfikę organizacji oraz jej produktów nie mają zastosowania niektóre wymagane normy: punkt 7.3 Projektowanie i rozwój podlega wyłączeniu, ponieważ Starostwo nie ma możliwości projektowania nowych usług, a jedynie wykonywanie usług wynikających z określonych przepisów prawnych, obowiązujących w administracji samorządowej. punkt 7.5.2 Walidacja procesów produkcji i dostarczania usług podlega wyłączeniu, ponieważ proces realizacji usługi jest monitorowany i kontrolowany na bieżąco przez pracownika (samokontrola na stanowisku pracy), a przed dostarczeniem usługi klientowi przez przełożonego. Wszystkie jej parametry są możliwe do zmierzenia. punkt 7.6 Nadzorowanie wyposażenia do monitorowania i pomiarów podlega wyłączeniu, jako, że poza infrastrukturą wykorzystywaną w archiwum, będącą przedmiotem szczegółowych uregulowań prawnych, urząd nie stosuje wyposażenia o charakterze kontrolno - pomiarowym System Zarządzania Jakością obejmuje: Realizację zadań własnych Powiatu, zleconych z zakresu administracji rządowej, powierzonych w drodze zawartych porozumień z organami administracji rządowej lub samorządowej, na podstawie uchwał Rady Powiatu o wyrażeniu zgody na ich przyjęcie do realizacji. Zakres działań, kompetencji i zakresów odpowiedzialności zawarte w Księdze Jakości obowiązują wszystkich pracowników Starostwa Powiatowego. Ustanowiony System Zarządzania Jakością jest nieustannie doskonalony. 4.2 Wymagania dotyczące dokumentacji 4.2.1 Postanowienia ogólne W celu prawidłowego działania systemu zgodnego z wymaganiami normy zostały opracowane procedury systemu zarządzania jakością: VI.01.00/aw Nadzór nad dokumentacją i zapisami VI.02.00/aw Audity wewnętrzne VI.03.00/aw Postępowanie z usługą niezgodną, działania korygujące/zapobiegawcze oraz karty procesów systemu zarządzania jakością:

Starostwo Powiatowe w Aleksandrowie Kujawskim Strona 8 z 34 I.00.00/aw Zadania z zakresu administracji publicznej II.00.00/aw Planowanie i realizacja budżetu III.00.00/aw Nadzór i kontrola IV.00.00/aw Pozyskiwanie i rozliczanie środków zewnętrznych V.00.00/aw Udzielanie zamówień publicznych VI.00.00/aw System zarządzania jakością VII.00.00/aw Utrzymanie infrastruktury IT VIII.00.00/aw Zarządzanie infrastrukturą IX.00.00/aw Zarządzanie zasobami ludzkimi 4.2.2 Księga jakości Księga stanowi opis wdrożonego w Urzędzie systemu zarządzania, określa jego zakres i wyłączenia [punkt 1.2], opis oddziaływania między procesami [punkt 4.1], dokumentację systemu zarządzania [punkt 3] oraz sposób spełnienia wymagań normy PN-EN ISO 9001:2009. Księga Jakości jest dostępna pracownikom Urzędu, jak również Klientom poprzez BIP oraz stronę WWW Urzędu. 4.2.3 Nadzór nad dokumentami i zapisami W celu spełnienia wymagań normy została opracowana i wdrożona udokumentowana procedura [Nadzór nad dokumentacją i zapisami VI.01.00/aw]. Procedura zawiera zasady nadzorowania dokumentacji systemu w zakresie: opracowywania i zatwierdzania dokumentów, przeglądu dokumentów, aktualizacji, identyfikacji zmian i statusu, zapewnienia dostępności w miejscach użytkowania odpowiednich wersji dokumentów. zapewnienia czytelności i łatwości do zidentyfikowania dokumentów, zapewnienia odpowiedniego nadzoru nad zidentyfikowaniem oraz rozpowszechnianiem dokumentów pochodzących z zewnątrz, niezbędnych do planowania i funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością, zapobiegania stosowaniu dokumentów nieaktualnych, aktualizacji rejestru procedury kontroli zarządczej. Procedura ta zawiera również zasady nadzorowania wymagań prawnych.

Starostwo Powiatowe w Aleksandrowie Kujawskim Strona 9 z 34 5. Odpowiedzialność kierownictwa 5.1 Zaangażowanie kierownictwa Kierownictwo Urzędu wielokrotnie dostarczało dowody swojego zaangażowania w tworzenie systemu zarządzania przyjaznego klientom organizacji i osiągania uświadomionych jej celów jakościowych. Jednak bardzo ważnym aktem było podjęcie decyzji o wdrożeniu SZJ według normy międzynarodowej, przez co kierownictwo postanowiło zapewnić klientom profesjonalną obsługę w przyjaznej instytucji działającej na zasadach uznanych i wypróbowanych w skali międzynarodowej. Najwyższe kierownictwo w sposób bezpośredni angażowało się w rozstrzyganiu problemów strategicznych i merytorycznych w trakcie projektowania SZJ. Najwyższe Kierownictwo zapewnia, że świadczone usługi publiczne spełniają wymagania prawa, normy PN-EN ISO 9001:2009 co skutkuje zaspokajaniu oczekiwań klientów. Ze względu na charakter działalności i rodzaj realizowanych przez Starostwo Powiatowe w Aleksandrowie Kujawskim zadań, nie wszystkie wymagania zawarte w normie PN-EN ISO 9001:2009 mają zastosowanie. 5.2 Orientacja na klienta Specyfika działania organizacji powoduje, że wymagania dotyczące realizowanych w niej usług są odpowiednio ściśle określone i klienci nie wnoszą do nich specjalnych, dodatkowych wymagań. Oczekują oni załatwienia sprawy w sposób terminowy, rzetelny i życzliwy, ale są to wymagania o charakterze ogólnym i dotyczą generalnie wszystkich realizowanych w organizacji.usług. Aby określić i spełnić wymagania klienta wdrożony został mechanizm badania jego zadowolenia, co szczegółowo opisano w punkcie 8.2.1 niniejszej Księgi. 5.3 Polityka jakości Ustanowiona przez najwyższe Kierownictwo Polityka Jakości jest dokumentem wiodącym, wyznaczającym cele w zakresie realizacji zadań i zarządzania Starostwem określonych przepisami prawa oraz wynikających ze Strategii Rozwoju Powiatu.

Starostwo Powiatowe w Aleksandrowie Kujawskim Strona 10 z 34 Założenia Polityki Jakości są zaakceptowane przez Starostę Aleksandrowskiego, popularyzowane i rozumiane wśród wszystkich pracowników objętych Systemem Zarządzania Jakością. POLITYKA JAKOŚCI STAROSTWA POWIATOWEGO W ALEKSANDROWIE KUJAWSKIM Misją Starostwa Powiatowego w Aleksandrowie Kujawskim jest skuteczna i efektywna realizacja zadań publicznych określonych przepisami prawa oraz podejmowanie działań na rzecz zaspokajania potrzeb mieszkańców powiatu. Polityka Jakości stosowana przez kadrę kierowniczą i pracowników urzędu polega na starannej i profesjonalnej obsłudze klientów oraz dążeniu do wyznaczonych celów jakości, którymi są: Systematyczne podnoszenie kwalifikacji pracowników poprzez samokształcenie, Budowanie urzędu przyjaznego mieszkańcom poprzez stosowanie metod skutecznej komunikacji, zwiększenie dostępu do informacji, Sprawne, kompetentne i satysfakcjonujące załatwianie spraw z poszanowaniem prawa oraz podejmowanie działań w celu skrócenia czasu oczekiwania ich załatwienia. Starosta Aleksandrowski, działający w imieniu Zarządu Powiatu, kadry kierowniczej oraz pracowników Starostwa Powiatowego deklaruje zapewnienie optymalnych warunków i niezbędnych środków dla realizacji przyjętej Polityki Jakości. Zobowiązuję się do spełnienia wymagań klienta oraz ciągłego doskonalenia skuteczności wdrażanego systemu zgodnie z normą PN-EN ISO 9001:2009.

Starostwo Powiatowe w Aleksandrowie Kujawskim Strona 11 z 34 5.4 Planowanie 5.4.1 Cele dotyczące jakości Ustanowiona Polityka Jakości stanowi ramy dla ustalenia celów związanych z zarządzaniem jakością. Najwyższe Kierownictwo opracowuje cele i zadania związane z realizacją założeń Polityki Jakości oraz zdefiniowanymi procesami, wskazując jednocześnie odpowiedzialności za ich realizację i monitorowanie. Cele główne to: stałe usprawnianie funkcjonowania Starostwa ciągłe doskonalenie obsługi klienta podnoszenie kompetencji pracowników Starostwa dostarczenie niezbędnej informacji w celu wyjaśnienia danej sprawy zapewnienie łatwego dostępu do wszelkich informacji, dostępności do informacji publicznej oraz obowiązujących procedur oraz przepisów prawa ciągłe doskonalenie systemu zarządzania jakością Mierzalność celów jest zapewniona przez wskazanie kryteriów oraz metod ich weryfikacji. W następstwie ustanowienia celów określani są odpowiedzialni za realizację, daty ich osiągnięcia oraz formy weryfikacji. Cele i zadania podlegają zatwierdzeniu i dystrybucji przez Starostę oraz okresowej weryfikacji pod kątem adekwatności i spójności z Polityką Jakości a ich realizacja weryfikowana jest w trakcie corocznych przeglądów zarządzania. Za zgodność i wystarczalność zestawienia celów i zadań odpowiada Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością. 5.4.2 Planowanie systemu zarządzania jakością Planowanie systemu zarządzania jakością odbywa się we wszystkich fazach jego planowania i funkcjonowania. Dla zapewnienia sprawnego przebiegu planowania powołany został, spośród pracowników organizacji zespół wdrożeniowy, który na podstawie wiedzy nabytej w trakcie szkoleń zaprojektował i wdrożył SZJ spełniający wymagania normy. W trakcie funkcjonowania SZJ będzie on przeglądany na bieżąco, a jeśli zajdzie potrzeba jego modyfikacji, to wnioski

Starostwo Powiatowe w Aleksandrowie Kujawskim Strona 12 z 34 takie składane są pełnomocnikowi, który czuwa nad zachowaniem integralności w czasie wdrażania zmian w systemie. Szczególnym momentem na podejmowanie decyzji w sprawie zmian w SZJ jest przegląd zarządzania, w czasie którego dokonuje się jego generalnej analizy. 5.5 Odpowiedzialność, uprawnienia i komunikacja Dla zapewnienia pełnego nadzoru i możliwości spełnienia potrzeb i oczekiwań klientów Starostwa Powiatowego w Aleksandrowie Kujawskim zostały określone i udokumentowane odpowiedzialności i uprawnienia pracowników merytorycznych, technicznych oraz ich wzajemne zależności. Poniższy schemat organizacyjny pokazuje służbowe podporządkowanie i wzajemne zależności w strukturze organizacyjnej Starostwa Powiatowego w Aleksandrowie Kujawskim.

Starostwo Powiatowe w Aleksandrowie Kujawskim Strona 13 z 34

Starostwo Powiatowe w Aleksandrowie Kujawskim Strona 14 z 34 5.5.1 Odpowiedzialność i uprawnienia Wszyscy pracownicy wykonujący i weryfikujący prace mające wpływ na jakość, uprawnienia i odpowiedzialności. Zostały one określone w zakresach obowiązków pracowników oraz innych dokumentach Systemu Zarządzania Jakością, w szczególności zawarte w niniejszej Księdze Jakości, a także procedurach i wewnętrznych aktach prawnych. Sekretarz Powiatu będący jednocześnie Pełnomocnikiem ds. Systemu Zarządzania Jakością pełni także funkcję Pełnomocnika ds. Kontroli Zarządczej. Podstawowe odpowiedzialności pracowników w zakresie Systemu Zarządzania Jakością przedstawione zostały poniżej: Liderzy procesów odpowiadają za: 1. definiowanie celów dla realizacji Polityki Jakości oraz związanych z nimi zadań, metod i okresów weryfikacji, 2. współpracę z Pełnomocnikiem ds. Systemu Zarządzania Jakością w zakresie realizacji założeń Systemu Zarządzania Jakością i jego rozwoju, 3. dostarczenie Pełnomocnikowi ds. Systemu Zarządzania Jakością sprawozdań związanych z realizacją celów i zadań oraz wszelkich innych niezbędnych informacji dla prawidłowego funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością, 4. nadzór nad realizacją i znajomością podstawowych założeń Systemu Zarządzania w podległych obszarach. 5. nadzór nad funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej w zakresie zarządzania ryzykiem, monitorowania systemu kontroli zarządczej, przeprowadzania analizy występujących obszarów zagrożeń i składania propozycji wdrażania mechanizmów minimalizujących zagrożenia na poziomie procesu. Naczelnicy komórek organizacyjnych odpowiadają za: 1. realizację zadań zgodnie z procedurami i instrukcjami Systemu Zarządzania Jakością dotyczącymi wykonywania zadań przez nich samych, jak również przez pracowników w podległych im obszarach. 2. definiowanie działań korygujących i zapobiegawczych oraz nadzór nad ich realizacją, w zakresie auditów wewnętrznych oraz przeglądów dokonywanych przez najwyższe Kierownictwo. 3. nadzór nad funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej w zakresie zarządzania ryzykiem, monitorowania systemu kontroli zarządczej, przeprowadzania analizy

Starostwo Powiatowe w Aleksandrowie Kujawskim Strona 15 z 34 występujących obszarów zagrożeń i składania propozycji wdrażania mechanizmów minimalizujących zagrożenia na poziomie Wydziału. Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością odpowiada za: 1. zapewnienie zgodności Systemu Zarządzania Jakością z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2009 2. planowanie i realizację prac w zakresie utrzymania, doskonalenia i rozwoju Systemu Zarządzania Jakością, 3. współpracę z Liderami procesów, Naczelnikami komórek organizacyjnych Starostwa w zakresie przygotowania przeglądów systemu dokonywanych przez najwyższe Kierownictwo, 4. sprawdzenie i zapewnienie zgodności dokumentacji systemowej z wymaganiami prawa i normy PN-EN ISO 9001:2009, 5. nadzorowanie dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością i zapewnienie dostępu do niej wszystkim pracownikom uczestniczącym w Systemie Zarządzania Jakością, 6. planowanie i realizację procesu wewnętrznych auditów Systemu Zarządzania Jakością, 7. nadzorowanie realizacji działań korygujących i zapobiegawczych, 8. planowanie i organizację szkoleń związanych z utrzymaniem i rozwojem Systemu Zarządzania Jakością, 9. rozpowszechnienie założeń Polityki Jakości wśród wszystkich pracowników Starostwa, 10. analizę realizacji celów i przekazanie wyników analizy w trakcie przeglądów Kierownictwa, 11. propagowanie zasadnych wymagań klienta, 12. propagowanie wyników związanych z realizacją założeń Polityki Jakości, 13. dokumentowanie przebiegu i rezultatów przeglądów opracowywanie protokołów, 14. przekazywanie w pisemnej formie ewentualnych wskazówek, działań korygujących i zapobiegawczych zdefiniowanych w czasie przeglądu, 15. opracowanie Księgi Jakości, 16. typowanie kwalifikowanego personelu auditorów wewnętrznych z odpowiednim doświadczeniem i znajomością Systemu Zarządzania Jakością, 17. opracowanie programu auditów i przedłożenie do zatwierdzenia, 18. proponowane auditora wiodącego na etapie planowania auditów wewnętrznych, 19. powiadomienie Kierowników komórek organizacyjnych, objętych auditem o terminie auditu z np. 3 dniowym wyprzedzeniem czasowym, 20. dokonywanie analiz związanych z wynikami auditów,

Starostwo Powiatowe w Aleksandrowie Kujawskim Strona 16 z 34 21. decydowanie o konieczności podjęcia działań korygujących i działań zapobiegawczych wobec wskazanych w trakcie auditu niezgodności, 22. raportowanie wyników auditu Staroście, 23. weryfikację realizacji działań korygujących i zapobiegawczych, 24. podejmowanie decyzji o reaudicie, 25. zdefiniowanie rodzaju danych zbieranych i analizowanych w zakresie Systemu Zarządzania Jakością, występowanie z propozycjami powoływania zespołów wykonujących analizy, 26. ustanowienie zasad utrzymania aktualności i dostępności danych elektronicznych dotyczących Systemu Zapewniania Jakości, 27. ustalenie koniecznych rodzajów zapisów jakości. 28. sprawowanie nadzoru nad dokumentacją Systemu Zarządzania Jakością oraz zapisami jakości, 29. udostępnienie użytkownikom dokumentów systemu jakości, 30. weryfikację dokumentów systemu jakości w oparciu o zasady dotyczące ich edycji, 31. wycofywanie i archiwizowanie dokumentów tracących ważność, 32. powiadomienie użytkowników o nowych wydaniach dokumentów systemu jakości, 33. nadzór nad ustanowionym systemem identyfikacji, rejestracji, zbierania i dystrybucji zapisów dotyczących jakości. 34. wdrożenie i nadzór nad funkcjonowaniu systemu kontroli zarządczej w zakresie zarządzania ryzykiem, monitorowania systemu kontroli zarządczej, przeprowadzania analizy występujących obszarów zagrożeń oraz bieżąca aktualizacja rejestru procedur kontroli zarządczej Pracownicy Starostwa odpowiadają za: 1. znajomość i przestrzeganie założeń Polityki Jakości w ramach realizowanych zadań, 2. realizację zadań zgodnie z procedurami, wewnętrznymi i zewnętrznymi aktami prawnymi oraz innymi dokumentami wewnętrznymi Starostwa, 3. zgłaszanie Pełnomocnikowi ds. Systemu Zarządzania Jakością odpowiednio wszelkich problemów związanych z Systemem Zarządzania Jakością. Auditor wiodący odpowiada za: 1. ostateczne zatwierdzenie składu zespołu auditorów, 2. ustalenie z auditowanym szczegółowego planu auditu, 3. koordynację przebiegu auditu, 4. przeprowadzenie spotkania otwierającego i zamykającego,

Starostwo Powiatowe w Aleksandrowie Kujawskim Strona 17 z 34 5. przygotowanie raportu z auditu. Auditorzy wewnętrzni odpowiadają za: 1. wspomaganie audytora wiodącego podczas prowadzenia auditów wewnętrznych, 2. przekazywanie audytorowi wiodącemu informacji niezbędnych do sporządzenia raportu z auditu, 3. uczestnictwo w spotkaniu zamykającym. 5.5.2 Przedstawiciel kierownictwa Starosta odpowiada za wdrożenie systemu zarządzania jakością i ciągłe jego doskonalenie za pośrednictwem Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością, który jest przedstawicielem kierownictwa. Starosta odpowiada za : 1. weryfikację i zatwierdzanie kierunków rozwoju Systemu Zarządzania Jakością, 2. opracowanie i zatwierdzenie Polityki Jakości, we współpracy z Naczelnikami poszczególnych komórek organizacyjnych, 3. planowanie i realizację przeglądów dokonywanych przez najwyższe Kierownictwo, 4. definiowanie celów i zadań dla realizacji Polityki Jakości we współpracy z Naczelnikami poszczególnych komórek organizacyjnych, 5. nadzorowanie realizacji i weryfikację adekwatności i aktualności treści Polityki Jakości i celów z nich wynikających, 6. zapewnienie niezbędnych środków dla utrzymania i rozwoju systemu zarządzania jakością oraz realizację założeń Polityki Jakości, 7. zatwierdzanie Księgi Jakości, procedur systemowych oraz innych dokumentów dotyczących zarządzania w Starostwie Powiatowym w Aleksandrowie Kujawskim. 8. funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej oraz zarządzanie ryzykiem w Starostwie Powiatowym, poprzez Pełnomicnika ds. SZJ i Kontroli Zarządczej 5.5.3 Komunikacja wewnętrzna W Urzędzie funkcjonuje system komunikacji wewnętrznej, umożliwiający sprawne działanie Systemu. Komunikacja wewnętrzna odbywa się poprzez: internet:

Starostwo Powiatowe w Aleksandrowie Kujawskim Strona 18 z 34 Biuletyn Informacji Publicznej - www.bip.powiataleksandrowski.akcessnet.net www.aleksandrow.pl, poczta elektroniczna, tablice ogłoszeń, spotkania wewnętrzne, w tym narady kierownictwa indywidualne spotkania robocze między członkami kierownictwa różnego szczebla na bieżąco, w razie potrzeby, indywidualne robocze rozmowy kierowników z pracownikami - na bieżąco, w razie potrzeby, 5.6 Przegląd zarządzania 5.6.1 Postanowienia ogólne Okresowo, nie rzadziej niż 1 raz w roku przeprowadzane są przeglądy Systemu Zarządzania. Za przygotowanie przeglądu Systemu Zarządzania oraz sporządzenie raportu zawierającego opis danych wejściowych i wyjściowych odpowiada Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania. Celem przeglądu jest ocena przydatności, adekwatności i skuteczności, jak również ocena możliwości doskonalenia oraz potrzeb zmian w Systemie Zarządzania. 5.6.2 Dane wejściowe do przeglądu Przegląd dokonywany jest na podstawie następujących danych wejściowych: wyników z przeprowadzonych auditów, wyników z przeprowadzonych przeglądów zarządzania, analizy skarg i wniosków klientów, analizy badań ankietowych poziomu zadowolenia Klientów z usług świadczonych przez Urząd, analizy przebiegu procesów i zgodności świadczonych usług z wymaganiami, statusu podejmowanych działań korygujących i zapobiegawczych, zaleceń z kontroli problemowych wewnętrznych i zewnętrznych, zmian i innych czynników, które mogą mieć wpływ na Urząd, takich jak warunki finansowe, społeczne lub zmiany przepisów prawnych, propozycji i zaleceń dotyczących doskonalenia Systemu m.in. zgłaszanych przez pracowników

Starostwo Powiatowe w Aleksandrowie Kujawskim Strona 19 z 34 wyników monitorowania i minimalizowania zagrożeń zidentyfikowanych ryzyk występujących w poszczególnych komórkach organizacyjnych 5.6.3 Dane wyjściowe z przeglądu Na podstawie przeprowadzonego przeglądu sporządzane są wnioski i zalecenia, które stanowią dane do: doskonalenia Systemu Zarządzania Jakością i procesów go tworzących, doskonalenia świadczonych usług przez Urząd, właściwego zarządzania zasobami, funkcjonowania kontroli zarządczej. 6. Zarządzanie zasobami 6.1 Zapewnienie zasobów W Urzędzie planuje się i zapewnia zasoby niezbędne do: wdrożenia i utrzymywania Systemu Zarządzania Jakością i ciągłego doskonalenia jego skuteczności, podnoszenia poziomu zadowolenia Klienta przez spełnienie jego oczekiwań 6.2 Zasoby ludzkie 6.2.1 Postanowienia ogólne Pracownicy Urzędu stanowią o skuteczności i jakości realizowanych zadań. Na sprawne i właściwe wykonywanie zadań wpływ mają takie czynniki jak: wykształcenie, umiejętności, doświadczenie zawodowe i szkolenia. 6.2.2 Kompetencje, szkolenie i świadomość

Starostwo Powiatowe w Aleksandrowie Kujawskim Strona 20 z 34 Pracownicy zatrudnieni w Urzędzie posiadają odpowiednie kompetencje, wymagane na zajmowanym stanowisku, wynikające z wykształcenia, umiejętności i doświadczenia zawodowego. Zatrudnianie na wolne stanowiska urzędnicze odbywa się zgodnie z zasadami określonymi w Zarządzeniu Nr 3/2010 Starosty Aleksandrowskiego z dnia 22 stycznia 2010 roku w sprawie wprowadzenia procedury naboru na wolne stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska urzędnicze w Starostwie Powiatowym w Aleksandrowie Kujawskim. Zgodnie z tym dokumentem nabór na wolne stanowiska urzędnicze jest otwarty i konkurencyjny. Niezbędne wymagania pracowników zatrudnianych w Urzędzie określa ustawa o pracownikach samorządowych. W Urzędzie dokonywana jest okresowa ocena pracowników. Umożliwia ona sformułowanie wzajemnych oczekiwań oceniającego i ocenianego. Pozwala stwierdzić, jakie działania organizacyjne powinny być podjęte, aby podnieść jakość świadczonej pracy oraz jakie są ambicje zawodowe i szkoleniowe pracownika. Zasady dokonywania okresowych ocen pracowników są uregulowane zarządzeniem Nr 32/2009 Starosty Aleksandrowskiego z dnia 11 września 2009 roku w sprawie wprowadzenia regulaminu okresowej oceny pracowników Starostwa Powiatowego w Aleksandrowie Kujawskim, zmienione zarządzeniem Nr 9/2010. W celu zapewnienia osiągania optymalnych efektów w działalności Urzędu, kładzie się nacisk na podnoszenie wiedzy personelu. Pracownicy są kierowani na szkolenia zewnętrzne. W Urzędzie przeprowadzane są również szkolenia wewnętrzne. Zapisy dotyczące wykształcenia, doświadczenia zawodowego, odbytych szkoleń i zdobytych przez pracowników umiejętności, gromadzone są i przechowywane w aktach osobowych pracowników. Skuteczność przeprowadzonych szkoleń, jak i ocenę kompetencji pracowników oceniane są podczas okresowych ocen pracowników. 6.3 Infrastruktura Budynki wykorzystywane przez Urząd spełniają odpowiednie wymagania prawne i podlegają okresowym kontrolom. Wszystkie stanowiska pracy wyposażone są w urządzenia biurowe i sprzęt komputerowy. Nad prawidłowością funkcjonowania sprzętu komputerowego czuwają informatycy. 6.4 Środowisko pracy