Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej. Wójt Gminy Biesiekierz

Transkrypt

1 Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej Wójta Gminy Biesiekierz za rok 2013 Dział I Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, tj. działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, a w szczególności dla zapewnienia: - zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, - skuteczności i efektywności działania, - wiarygodności sprawozdań, - ochrony zasobów, - przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, - efektywności i skuteczności przepływu informacji, - zarządzania ryzykiem, oświadczam, że w kierowanej przeze mnie jednostce sektora finansów publicznych Urzędzie Gminy Biesiekierz: Część A W wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna, efektywna, rzetelna kontrola zarządcza. Część B nie dotyczy Część C nie dotyczy Część D Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacjach dostępnych w czasie sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących z: x monitoringu realizacji celów i zadań, x samooceny kontroli zarządczej pracowników, przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych,( Standard samoocena zaleca się przeprowadzenie co najmniej raz w roku samooceny systemu kontroli zarządczej przez osoby zarządzające i pracowników jednostki. (Samoocena powinna być ujęta w ramy procesu odrębnego od bieżącej działalności i udokumentowana). x procesu zarządzania ryzykiem, x kontroli wewnętrznych, x kontroli zewnętrznych, Jednocześnie oświadczam, że nie są mi znane inne fakty lub okoliczności, które mogłyby wpłynąć na treść niniejszego oświadczenia. Biesiekierz, dn. 24 marca 2014 roku Wójt Gminy Biesiekierz /-/ Marian Hermanowicz

2 Dział II 1. Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w roku ubiegłym: Nie było 2. Planowane działania, które zostaną podjęte w celu dalszego wdrażania efektywnej formy funkcjonowania kontroli zarządczej: - zostanie opracowany plan działalności na 2012 rok; - zostanie przeprowadzona kolejna samoocena kontroli zarządczej przez pracowników; - zorganizowane zostanie szkolenie pracowników w zakresie przestrzegania przepisów kpa, dalsze wdrażanie Kodeksu Etyki Pracowników, zasad prowadzenia metryk prowadzonych spraw i monitoring stosowania przepisów rozporządzenia w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy. - zostanie przeprowadzona wnikliwa analiza ryzyka w Gminie Biesiekierz oraz systematycznie będą wdrażane procedury zarządzania ryzykiem. - wprowadzone zostaną krótkie spotkania z pracownikami mające zapewnić właściwą realizację komunikacji wewnętrznej w Urzędzie Dział III Działania, które zostały podjęte w ubiegłym roku w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej. Działania, które zostały zaplanowane na rok, którego dotyczy oświadczenie: 1) Misja Misję Urzędu Gminy Biesiekierz jest zapewnienie należytego, sprawnego i fachowego realizowania przez urząd zadań własnych gminy, zleconych i powierzonych gminie oraz tworzenie warunków dla rozwoju gminy i jej mieszkańców 2) Określenie celów i zadań,,monitorowanie i ocena ich realizacji. Cele i zadania Urzędu Gminy Biesiekierz na każdy rok określane są w formie pisemnej. Określenie celów i zadań za rok 2013 występowało w : - Wieloletnim Planie Inwestycyjnym. - Wieloletnim Planie Finansowym. - Budżecie Gminy na rok Rocznym planie pracy komisji stałych rady gminy.. Dokumenty wymienione powyżej oraz zmiany w tych dokumentach podlegają zatwierdzeniu na podstawie odrębnych przepisów.

3 3) Mierniki - Sprawozdania z realizacji celów i zadań Urzędu Gminy za rok 2013r. znajdują odzwierciedlenie w następujących dokumentach, przyjmowanych przez Radę Gminy: - Protokołach Rady Gminy. - Sprawozdaniu z realizacji z planów pracy komisji stałych rady gminy. - Sprawozdaniach poszczególnych komórek organizacyjnych. - Sprawozdaniu Wójta Gminy Biesiekierz z realizacji budżetu. - Sprawozdaniach Wójta Gminy za okres między sesjami. - Innych sprawozdaniach przedkładanych radzie gminy na podstawie odrębnych przepisów. 4) Identyfikacja i analiza ryzyka oraz reakcja na ryzyko. System zarządzania ryzykiem w Urzędzie Gminy w Biesiekierzu wprowadzony został Zarządzeniem Nr 15/2011 Wójta Gminy Biesiekierz z dnia 8 września 2011 roku. Na jego postawie ocena realizacji powyższych celów i zadań następuje poprzez bieżącą ich analizę. Jako środki zapobiegawcze stosowane są kontrole zewnętrzne: Urząd Wojewódzki, Urzędu Marszałkowskiego PPIS, PIP. Ryzyko niezrealizowania celów lub zrealizowania ich niezgodnie z obowiązującymi przepisami zostanie opisane w dokumentach z przeprowadzonych kontroli. Reakcją na ryzyko będą uwagi wnoszone przez kontrolujących w protokołach z kontroli. Szczegółowe cele i zarządzanie ryzykiem w tym identyfikację ryzyka, analizę ryzyka, reakcję na ryzyko określone zostały w Zarządzeniu i dokonane są raz w roku. Mechanizmy kontroli. Mechanizmy kontroli to wszystkie działania mające na celu ograniczenie ryzyk. W ich skład wchodzą przepisy prawa i wszystkie wewnętrzne uregulowania zawarte w zarządzeniach wewnętrznych i uchwałach Rady Gminy Biesiekierz. W ramach tego systemu w Urzędzie Gminy działają: procedury wewnętrzne, regulaminy, instrukcje i wytyczne, protokoły z kontroli oraz bieżąca analiza realizacji zadań. 1) Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja dotycząca zarządzeń Wójta Gminy znajduje się na stanowisku koordynatora ds. Kontroli Zarządczej, OC, ZK i SO /prowadzi się tam rejestr procedur wewnętrznych/. Zakresy obowiązków oraz indywidualne upoważnienia poszczególnych pracowników znajdują się w teczkach osobowych pracowników na stanowisku Sekretarza Gminy. Dokumentacja z kontroli zewnętrznej znajduje się u Sekretarza Gminy, który również prowadzi książkę kontroli. Dokumentacja kontroli zarządczej znajduje się u koordynatora kontroli zarządczej. W ramach dokumentacji kontroli zarządczej w ramach szkolenia wszyscy pracownicy zostali zapoznani z zarządzeniem Nr 19/10 Wójta Gminy Biesiekierz z dnia 31 grudnia 2010r. w sprawie w sprawie określenia sposobu prowadzenia kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Biesiekierz i jednostkach organizacyjnych Gminy Biesiekierz oraz zasad jej koordynacji przyjęcia regulaminu kontroli zarządczej zasad jej koordynacji i wprowadzenia wytycznych w zakresie systemu zarządzania ryzykiem w Urzędzie Gminy Biesiekierz i w jednostkach organizacyjnych.

4 2) Nadzór systemu kontroli zarządczej. Nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektownej i skutecznej realizacji prowadzi Kierownictwo Urzędu oraz Główny specjalista wyznaczony do koordynacji realizacji zadań kontroli zarządczej w ramach etatowych obowiązków służbowych na zajmowanym stanowisku. 3) Ciągłość działalności. Należy zapewnić istnienie mechanizmów służących utrzymaniu ciągłości działalności jednostki sektora finansów publicznych, wykorzystując między innymi wyniki analizy ryzyka. W celu utrzymania ciągłości działalności zostały wyznaczone osoby pełniące zastępstwa w trakcie nieobecności merytorycznego pracownika oraz osób odpowiedzialnych za zarządzanie. Podstawą realizacji są stosowne upoważnienia oraz zapisy w zakresach czynności pracowników. 4) Ochrona zasobów. Jako dowód ochrony zasobów ludzkich w Urzędzie Gminy funkcjonuje Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Biesiekierzu wprowadzony zarządzeniem Nr 38/2012 Wójta Gminy z dnia 20 sierpnia 2012 roku do stosowania przez wszystkich pracowników. Dostęp do zasobów finansowych, materialnych i informatycznych mają wyłącznie osoby upoważnione. Wprowadzone są niezbędne ograniczenia w formie haseł do komputerów oraz haseł do programów niezbędnych podczas pracy. Mechanizmy kontroli operacji finansowych ujęte zostały w Zarządzeniu Nr 27/2011 Wójta Gminy Biesiekierz w sprawie zasad kontroli dokumentów księgowych w Urzędzie Gminy w Biesiekierzu.. Czynności dokonywane podczas weryfikacji operacji gospodarczych ujęte zostały w polityce rachunkowości, Instrukcji obiegu dokumentów oraz innych wewnętrznych dokumentach usprawniających organizację i funkcjonowanie Urzędu. Ochrona danych osobowych opisana została w Polityce Bezpieczeństwa i Instrukcji zarządzania systemem informatycznym. Pracownikom przypisano odpowiedzialność za mienie znajdujące się na stanowisku pracy / oświadczenie w aktach osobowych/. Corocznie dokonywana jest weryfikacja i inwentaryzacja zapasów materiałowych. 5) Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych. W Urzędzie Gminy istnieją następujące mechanizmy kontroli: - rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych gospodarczych - wszystkie operacje finansowe zatwierdzane są w porozumieniu ze Skarbnikiem Gminy - pracownicy stosują się do Zarządzenia Nr 27/2011 Wójta Gminy Biesiekierz w sprawie zasad kontroli dokumentów księgowych w Urzędzie Gminy w Biesiekierzu. 6) Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych. Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa danych systemów informatycznych, opisane zostały w Polityce bezpieczeństwa i Instrukcji zarządzania systemem informatycznym w Urzędzie Gminy Biesiekierz i stosowalne są przez pracowników.

5 Informacja i Komunikacja 1) Bieżąca informacja. Osoby zarządzające oraz wszyscy pracownicy Urzędu Gminy Biesiekierz mają zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków. System komunikacji umożliwia przepływ informacji i ich właściwe zrozumienie wewnątrz jednostki zarówno pionowo jak i poziomo. 2) Komunikacja wewnętrzna. Aby zapewnić efektywne mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie Urzędu Gminy stosuje się: listy obiegowe, pracownicy otrzymują od Sekretarza Gminy informację o zmianach przepisów na wydrukach ze zbioru przepisów drukowanego ze strony publikatora rządowego i dekretowanych do poszczególnych referatów i pracowników, rozmów Wójta Gminy z kierownikami referatów i dalej z pracownikami oraz bezpośrednio Wójta Gminy z pracownikami, poczta elektroniczna. Na bieżąco przekazuje się wszystkie istotne informacje niezbędne do prawidłowego funkcjonowania poszczególnych stasnowisk. Na bieżąco również pozyskiwane są rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadań. W ramach komunikacji istnieje również wymiana informacji między referatami i stanowiskami. 3) Komunikacja zewnętrzna. W ramach komunikacji zewnętrznej, której istotą jest przekazywanie informacji wszelkim podmiotom zewnętrznym i lokalnej społeczności w zakresie realizowanych zadań oraz osiągniętych celów stosuje się w Urzędzie Gminy Biesiekierz: sprawozdanie Wójta Gminy z działalności miedzy sesjami, przekazywane na sesjach Rady Gminy, współpraca z mediami, strona internetowa gminy G@zeta Gminna, BIP, zebrania wiejskie, konsultacje społeczne, tablice i gabloty informacyjne we wszystkich sołectwach oraz w Urzędzie Gminy, sesje Rady Gminy, przyjmowanie interesantów przez Wójta Gminy, przekazywanie sprawozdań do GUS i RIO, publikacja ogłoszeń dotyczących zamówień publicznych na własnej stronie Biuletynu Informacji Publicznej oraz Biuletynie Zamówień Publicznych. Monitorowanie i ocena. Kierownictwo Urzędu Gminy dąży do tego aby oceny systemu kontroli funkcjonującego w jednostce dokonywać w sposób ciągły i systematyczny a pojawiające się problemy rozwiązywać na bieżąco. Osoba upoważniona do przeprowadzania kontroli zobowiązana jest do bieżącej oceny systemu kontroli zarządczej. Wprowadzane zmiany do systemu kontroli zarządczej wdrażane będą odrębnymi zarządzeniami Wójta Gminy. Na zakończenie roku osoba odpowiedzialna do koordynacji sporządza oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy. W ramach poszczególnych referatów na bieżąco monitoruje się skuteczność poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, co umożliwia rozwiązywanie poszczególnych problemów na bieżąco. W ramach monitorowania i oceny pracownicy dokonują również na bieżąco samooceny swoich działań poprzez odpowiedzi na pytania: ile było skarg i zażaleń na

6 sposób realizacji przeze mnie obowiązków, ile wydałem decyzji administracyjnych od których złożono odwołania i nie zostały one utrzymane w mocy, ile wniosków i zaleceń pokontrolnych zostało sformułowanych przez kontrole instytucjonalne z powodu niewłaściwego wykonywania przeze mnie obowiązków służbowych, czy w ramach powierzonych obowiązków służbowych osiągnąłem stawiane przede mną cele, czy udało mi się zrealizować zadania w sposób bardziej efektywny od zakładanego. Wnioski ze sposobu realizowania zadań służbowych są wyciągane na bieżąco. W dniu roku. w Urzędzie Gminy Biesiekierz kontrolę przeprowadził Wydział Kontroli ZUW w Szczecinie przedmiotem kontroli był ; CEIDG oraz sposób przyjmowania i załatwiania Przez Radę Gminy i Wójta Gminy w Biesiekierzu skarg i wniosków w tym sposób wyboru ławników. Uwagi w protokole pokontrolnym. W dniu roku. w Urzędzie Gminy Biesiekierz kontrolę przeprowadził Dyrektor Archiwum Państwowego w Koszalinie Kontrola Archiwum zakładowego, i USC. W związku z tym, że nie stwierdzono rażących nieprawidłowości w pracy Urzędu Gminy Biesiekierz w tym zakresie sformułowano ogólne wnioski i zalecenia pokontrolne. W dniu r. w Urzędzie Gminy Biesiekierz kontrolę przeprowadził Starosta Koszaliński Szef OC Powiatu w zakresie realizacji zadań OC i Planu OC Gminy. Od dnia roku w Urzędzie Gminy Biesiekierzu RIO w Szczecinie prowadziła do dnia roku Kontrolę Kompleksową w zakresie wybranych wydatków i zadań inwestycyjnych. Sporządzony zostanie protokół pokontrolny. Na podstawie decyzji Wójta Gminy Biesiekierz przeprowadzone zostanie z kierownictwem jednostek organizacyjnych szkolenie na którym zostaną oni zobowiązani do wprowadzenia w nadzorowanych jednostkach organizacyjnych kontroli zarządczej oraz do złożenia oświadczeń o stanie kontroli zarządczej za każdy rok do 30 stycznia. Z realizacji działań w tym zakresie Kierownicy jednostek organizacyjnych złożą do dnia 30 czerwca 2014 roku informacje o terminach i sposobie wprowadzenia procedur kontroli zarządczej i zasad zarządzania ryzykiem w swoich jednostkach. Oświadczenia w zakresie wystarczającego stopnia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej zostaną złożone przez kierowników jednostek organizacyjnych po zrealizowaniu zleconych działań. Na tej podstawie należy stwierdzić, że kontrola zarządcza w 2013 roku w Urzędzie Gminy Biesiekierz sprawowana była prawidłowo.