Instytucja: Starostwo Powiatowe w Białymstoku. Adres instytucji: Białystok ul. Borsucza 2. Liczba pracowników: osób

Transkrypt

1 Instytucja: Starostwo Powiatowe w Białymstoku Adres instytucji: Białystok ul. Borsucza 2 Liczba pracowników: osób Wyzwanie z zakresu zarządzania: Wiele instytucji publicznych posiada system zarządzania jakością (dalej: SZJ) certyfikowany na zgodnośd z normą PN-EN ISO 901:2009, ustanowiony przed wprowadzeniem w 2010r. wymagao standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (dalej: KZ) ogłoszonych w komunikacie nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009r.(Dz.Urz.MF nr 15, poz. 84). SZJ jest nakierowany na stałe podnoszenie jakości świadczonych usług, zaś KZ na oszczędnośd, efektywnośd i skutecznośd realizacji przez podmiot publiczny celów i zadao. Mimo odrębnych celów obu systemów w wielu aspektach ich wymagania są spójne lub zbliżone. Wyzwaniem stało się więc takie zorganizowanie KZ, aby nie powielad podobnych działao dla potrzeb dwóch w/w systemów, a istniejący SZJ wykorzystad w jak najszerszym zakresie jako narzędzie do sprawowania KZ (integracja systemów). Takie podejście daje możliwośd racjonalizacji potrzebnych nakładów (czasu pracy, materiałów biurowych) i sprzyja wielokierunkowemu rozwojowi podmiotu publicznego. Typ projektu: analityczno-informatyczny Cele projektu: Utrzymywanie w Starostwie Powiatowym w Białymstoku skutecznej, sprawnej i efektywnej KZ przy optymalizacji nakładów na jej sprawowanie i dokumentowanie poprzez zastosowanie narzędzi informatycznych o odpowiednich funkcjonalnościach. 2. Wykorzystanie procesów, procedur i działao ustanowionych w ramach istniejącego od 2006r. SZJ jako narzędzi KZ, poprzez ich dostosowanie do wymagao standardów KZ w zakresie niesprzecznym z wymaganiami normy ISO Wzrost świadomości całej załogi w zakresie wymagao oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji zadao oraz innych wymagao standardów KZ. 4. Doskonalenie skuteczności SZJ z jego ukierunkowaniem na szerzej rozumianą jakośd, obejmującą nie tylko zadowolenie interesantów, ale również oszczędnośd, efektywnośd i skutecznośd realizacji celów i zadao weryfikowaną w ramach KZ, co sprzyja wielokierunkowemu rozwojowi Starostwa.

2 Liczba osób zaangażowanych w zmianę: Ilośd osób zaangażowanych w zmianę: 122 osoby, w tym: bezpośrednio: Starosta Powiatu, Wicestarosta Powiatu, Skarbnik Powiatu, Sekretarz Powiatu Pełnomocnik ds. SZJ, Koordynator SZJ, Pełnomocnik ds. KZ wraz z zespołem ds. KZ, dyrektorzy wszystkich wydziałów i ich zastępcy, liderzy procesów SZJ, audytorzy wewnętrzni SZJ, audytor wewnętrzny (ustawowy) razem 32 osoby wszyscy pozostali pracownicy Starostwa zatrudnieni na stanowiskach urzędniczych, tj. osób - jako zobowiązani do stosowania wprowadzonych rozwiązao. Opis głównych etapów projektu: 1.przeprowadzenie analizy i porównania wymagao standardów KZ określonych w komunikacie nr 23 MF w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych w odniesieniu do wymagao normy ISO 9001, ustalenie obszarów wspólnych i odrębnych oraz sprecyzowanie zakresu zmian niezbędnych do wprowadzenia w SZJ tak, aby system ten wspierał KZ (czerwiec 2013), 2. wybór programu posiadającego odpowiednie funkcjonalności potrzebne do dokumentowania zarówno KZ i SZJ (zakup licencji na program Qastystent oraz zapewnienie opieki autorskiej) i jego testowanie (zakooczono we wrześniu 2013r.), 3. określenie konkretnych wymagao KZ, które są realizowane w ramach istniejących rozwiązao stosowanych w SZJ (zakooczono we wrześniu 2013), gdzie ustalono, że wymagania dotyczące: kompetencji zawodowych pracowników są określone w procesach SZJ: Szkolenie pracowników, Ruch kadrowy, Ocena pracowników oraz w innych ustanowionych działaniach ( zapewniających pracownikom m.in. dostęp do aktualnych przepisów prawa przez systemy informacji prawnej, stałą dostępnośd do treści wszystkich zarządzeo Starosty w ich aktualnym i ujednoliconym brzmieniu, dostęp do Internetu, do poczty elektronicznej, do urządzeo i materiałów biurowych, do wydawnictw merytorycznych ), aktualizacji struktury organizacyjnej - są realizowane w ramach SZJ, stosowania niektórych mechanizmów kontroli ujęto w wielu procesach SZJ, np. w Kontroli zarządczej, w Audycie wewnętrznym, w Nadzorze nad zapisami, w Nadzorze nad dokumentami, w Nadzorze nad usługa niezgodną, w Rozpatrywaniu skargi, w Zakupach oraz w monitorowaniu procesów i działao ustanowionych w SZJ, stosowania niektórych szczegółowych mechanizmów kontroli operacji gospodarczych zawarto częściowo w procesach SZJ: Plan finansowy Starostwa, Zakupy, Gosp. materiałami biurowymi, Szkolenie pracowników, Ruch kadrowy, informacji i komunikacji - są częściowo określone w procesie SZJ Komunikacja pocztą elektroniczną, monitorowania skuteczności KZ są określane pośrednio w SZJ jako terminy, zakresy i wskaźniki monitorowania procesów i działao ustanowionych w SZJ,

3 4. implementacja wymagao standardów KZ do procesów, procedur i działao w SZJ ( październik 2013 kwiecieo 2014), co objęło: ujęcie w realizowanej w ramach SZJ polityce jakości: misji Starostwa, obowiązku przestrzegania ustanowionych zasad etycznego postępowania, zgodnej z porządkiem prawnym efektywnej, oszczędnej i terminowej realizacji zadao oraz podnoszenia kompetencji ujęcie mających zastosowanie wymagao poszczególnych standardów KZ w opisach (kartach) ustanowionych procesów SZJ odpowiadających realizacji zadao Starostwa, włączenie udzielanych upoważnieo i pełnomocnictw do grupy dokumentów SZJ objętych nadzorem wymaganym w SZJ, dostosowanie procedury Audyt wewnętrzy do sprawowania kontroli wewnętrznej w zakresie realizacji zadao objętych procesami SZJ, włączenie audytora wewnętrznego do korpusu audytorów jakości, ustalenie niektórych celów jakościowych w SZJ z uwzględnieniem wymagao KZ (m.in. zachowywanie zgodności z prawem wydawanych decyzji administracyjnych, podnoszenie kompetencji zawodowych pracowników, usprawnienie wykorzystywania wyników kontroli zewnętrznych w celu podejmowania na ich podstawie działao korygujących i zapobiegawczych w ramach SZJ) - wraz z zasadami ich monitorowania i miernikami ich osiągania, przekształcenie procesu Komunikacja pocztą elektroniczną w proces Komunikacja wewnętrzna w celu dookreślenia zasad przepływu informacji bieżącej i całości komunikacji wewnętrznej zgodnie z wymaganiami standardów KZ, zastosowanie procedur SZJ Działania korygujące oraz Działania zapobiegawcze i doskonalące do podejmowania, wykonywania i dokumentowania działao eliminujących stwierdzane w toku sprawowanej KZ nieprawidłowości, potencjalne nieprawidłowości oraz zapobieganie ich ponownemu wystąpieniu, ustalenia częstotliwości i zakresu monitorowania procesów SZJ realizujących zadania Starostwa, przedstawiania wyników monitorowania i podejmowania odpowiednich działao jako element nadzoru nad realizacją zadao, 5. przeniesienie danych SZJ do nowego programu oraz wprowadzenie danych dotyczących KZ (czerwiec 2013 styczeo 2014), 6. sukcesywne dostosowanie zarządzeo Starosty Powiatu do potrzeb integracji systemów: w sprawie działalności kontrolnej w Powiecie Białostockim oraz zasad jej koordynacji i dokumentowania, w sprawie określenia wymagao kwalifikacyjnych stawianych audytorom wewnętrznym Systemu Zarządzania Jakością w Starostwie Powiatowym w Białymstoku, sposobu weryfikacji ich spełniania i oceny działalności audytorów, zarządzenie zmieniające zarządzenie z roku 2005 o ustanowieniu SZJ w zakresie aktualizacji polityki jakości i wprowadzenia do stosowania nowego programu, 7. zastosowanie wybranego programu do dokumentowania KZ (czerwiec 2013r. - marzec 2014 ),co dotyczyło: opracowania planu działalności na rok 2014 (cele i zadania), ustalenia odpowiednich mierników oraz zasad monitorowania realizacji celów i zadao, przeprowadzenia identyfikacji i oceny ryzyk, ich analiza i określenie reakcji na ryzyko,

4 przeprowadzenie samooceny KZ za rok 2013, przeprowadzenie badania klimatu i organizacji pracy w Starostwie, 8. przeszkolenie i weryfikacja audytorów wewnętrznych SZJ wg. zmienionych zasad (luty 2014r.), 9. połączenie wymaganego w SZJ Przeglądu Zarządzania z podsumowaniem wyników KZ za rok 2013 (kwiecieo 2014 ), 10. ustalenie i podjęcie działao korygujących i zapobiegawczych związanych z wynikami KZ za rok 2013 oraz ich dokumentowanie w programie w ramach SZJ (kwiecieo 2014), 11. przeszkolenie załogi Starostwa w zakresie wyżej przedstawionej integracji wymagao KZ i SZJ, nowej funkcji SZJ jako jednego z narzędzi KZ oraz w zakresie umiejętności korzystania z dostępu do danych KZ w nowym programie (marzec kwiecieo 2014). Czas trwania wdrożenia: czerwiec kwiecieo Twarde rezultaty: 1. Prawidłowo realizowana gospodarka finansowa Starostwa, 2. Zredukowanie do minimum nakładów czasu pracy i materiałów na dokumentowanie KZ dzięki zastosowaniu wybranej aplikacji, sprawowanie KZ w ramach istniejącego zatrudnienia, skuteczny nadzór, weryfikacja i ocena działao prowadzonych w ramach KZ (opracowanie planu działalności na rok 2014, ustalenie celów i zadao, udokumentowanie zarządzania ryzykiem, określenie wskaźników monitorowania ryzyka i realizacji zadao oraz raportowania w tych sprawach oraz przeprowadzanie samooceny KZ dzięki ankietowaniu wszystkich pracowników przy użyciu programu z zapewnieniem absolutnej anonimowości badania oraz pozyskaniu zestawionych wyników w postaci liczbowej i graficznej, autoryzacja dokumentowanych w aplikacji działao, 3. Możliwośd korzystania ze wspólnych danych dla potrzeb KZ i SZJ (np. struktura organizacyjna, stanowiska, pracownicy, zespoły, pełnomocnicy, zadania komórek, zakresy czynności, zarządzenia Starosty, zbiór udzielonych upoważnieo i pełnomocnictw). 4. Usprawnienie komunikacji wewnętrznej poprzez publikację wszelkich istotnych informacji na tablicy ogłoszeo w aplikacji, wskazywanie adresatów, o czym są oni informowani automatycznie pocztą elektroniczną, a fakt zapoznania się z informacją jest rejestrowany w programie, co pozwala na weryfikację skuteczności przekazywania informacji.

5 5. Zapewnienie bezpośredniej dostępności do danych i wyników dotyczących KZ dla wszystkich pracowników poprzez zastosowaną aplikację, wzrost świadomości całej załogi Starostwa w zakresie wymagao standardów KZ. Zewnętrzne oceny efektów wdrożenia: 1. wyniki kontroli przeprowadzonej w naszym Starostwie przez NIK w grudniu 2013r., gdzie w wystąpieniu pokontrolnym z dnia r.(LBI /3013, P/13/136) nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie systemu KZ, 2. wyniki audytu nadzoru jednostki certyfikującej SZJ, tj. Biura Certyfikacji Systemów Zarządzania Polskiego Rejestru Statków S.A., gdzie w raporcie z audytu ( nr NC-1446/P9 z dnia r.) wskazano Integrację systemu zarządzania jakością z kontrolą zarządczą jako silną stronę naszego Starostwa, 3. wysoki poziom zadowolenia interesantów z obsługi w Starostwie. Charakter zaangażowania menedżera: Lider procesu Lista i opis wykonywanych czynności w procesie wdrożenia: 1. zainicjowanie procesu integracji KZ i SZJ, 2. ocena przeprowadzonego porównania wymagao KZi normy ISO 9001, akceptacja kierunku zaproponowanych zmian, 3. sukcesywne monitorowanie realizacji projektu (spotkania robocze, bieżąca wymiana informacji o stanie KZ grupowa i indywidualna), 4. propagowanie integracji SZJ z KZ wśród kierownictwa średniego szczebla, 5. wydawanie zarządzeo, zatwierdzanie innych niezbędnych dokumentów, 6. ocena skuteczności wdrożenia na Przeglądzie zarządzania (ocena pozytywna, akceptacja wprowadzonych zmian). Wyróżnienia, nagrody: Brak