Organizacja arkusza, pojęcia podstawowe ARKUSZ KALKULACYJNY - MS EXCEL Arkusz kalkulacyjny jest tabelą złoŝoną z kolumn i wierszy. Kolumny nazywane są literami alfabetu A, B,...Z, AA, AB,...AZ, BA, BB,...BZ, CA, CB..., zaś wiersze kolejnymi liczbami całkowitymi 1, 2, 3.... Na przecięciu kaŝdej kolumny i wiersza znajduje się pojedyncza komórka. Jest ona jednoznacznie rozpoznawana dzięki swojemu adresowi. Adres komórki stanowi nazwa kolumny i numer wiersza, na przecięciu których znajduje się komórka. Adresami komórek są np. A3, AA56, BD1200 itp. W zapisie adresu komórki nie występują spacje. Komórka bieŝąca to komórka wyróŝniona grubszą ramką zwaną wskaźnikiem komórki. Kliknięcie komórki arkusza przekształca ją w komórkę bieŝącą. W arkuszach typu Excel adres komórki bieŝącej wyświetlany jest w polu nazwy (patrz rys. 1). Jeśli pole nazwy nie jest widoczne, wówczas trzeba przywrócić wyświetlanie paska fomuły za pomocą menu Widok. W innych arkuszach kalkulacyjnych selektor kolumny i selektor wiersza, na przecięciu których leŝy komórka jest wyróŝniony innym kolorem. Rys.1. Komórka w arkuszu kalkulacyjnym Elementy okna arkusza kalkulacyjnego Excel Program uruchamia się, wybierając z menu Start funkcję Programy, a z niej Microsoft Excel lub ikonę z paska narzędzi pakietu Office na Pulpicie. Po uruchomieniu programu, na ekranie monitora otwiera się okno robocze aplikacji, umoŝliwiające edycję danych w komórkach arkusza. Paski narzędzi, których zadaniem jest ułatwienie wywoływania najczęściej wykonywanych funkcji. Obok wskazanego przycisku pojawia się opis jego działania, jak na przykładzie etykietki narzędzia Cofnij na rys. Microsoft Excel wyposaŝony jest w wiele pasków narzędzi; o tym, które będą wyświetlone decyduje uŝytkownik, wybierając z menu Widok funkcję Paski narzędzi... Styl i rozmiar czcionki Wyrównywanie w obszarze komórki: do lewej, do środka, do prawej Format liczby: waluta, procent, zapis z odstępami co 3 cyfry, dodawanie i odejmowanie miejsc dziesiętnych z jednoczesnym zaokrąglaniem Krój czcionki: pogrubienie, kursywa, podkreślenie Wcięcia tekstu w komórkach Obramowanie Kolor wypełnienia Scal i wyśrodkuj Kolor czcionki - 1 -
Pasek menu Przyciski sterujące oknem aplikacji Pasek tytułu Paski narzędzi: Standardowy, Formatowania Przyciski sterujące oknem skoroszytu Pole nazwy Pasek formuły Nagłówki kolumn Komórka arkusza o adresie A1 Nazwy wierszy Przyciski przewijania arkuszy, kolejno: do pierwszego, do poprzedniego, do następnego, do ostatniego Zakładka bieŝącego arkusza Pasek stanu Rys. Elementy okna programu Microsoft Excel Wprowadzanie i modyfikacja danych. Poruszanie się po arkuszu. Pierwszym etapem w przygotowaniu jakiegokolwiek arkusza kalkulacyjnego jest wpisanie odpowiednich danych. Program Excel rozróŝnia trzy typy danych: Etykiety tak określa się wpisywany tekst: tytuł tabeli, nagłówki kolumn i wierszy. JeŜeli wpisywana etykieta jest dłuŝsza niŝ szerokość komórki, to jej treść zostaje przedłuŝona na następną komórkę sprawiając wraŝenie, Ŝe jest ona zajęta. JeŜeli komórka obok nie jest wolna, to treść wpisywanej etykiety wyda się pozornie skrócona, w ten sposób, Ŝe znaki nie mieszczące się w obrębie bieŝącej komórki nie zostaną wyświetlone. Etykiety tekstowe są standardowo wyrównywane do lewej krawędzi komórki. Liczby są to wartości liczbowe wprowadzone do komórki. Część całkowitą liczby od dziesiętnej naleŝy oddzielać przecinkiem lub kropką z klawiatury numerycznej. Jeśli zostanie wstawiona kropka z klawiatury podstawowej, to wartość będzie potraktowana, jako tekst. Najprostszym sposobem rozpoznania, czy dane są wprowadzone prawidłowo, jest kontrolowanie sposobu wyrównywania. Liczby standardowo są wyrównywane do prawej krawędzi komórki. Wzory (formuły) są to wszelkie zapisy złoŝone z liczb, adresów komórek, operatorów arytmetycznych i specjalnych wbudowanych funkcji. Wprowadzenie danych do arkusza kalkulacyjnego polega na uaktywnieniu odpowiedniej komórki i wpisaniu ich z klawiatury. Wpisywane znaki są widoczne jednocześnie w komórce i na pasku formuły. Zatwierdzenie wprowadzonych danych odbywa się automatycznie przy przejściu do innej komórki. - 2 -
Zmianę komórki aktywnej moŝna zrealizować: klawiszami kierunkowymi, zgodnie ze wskazywanym przez nie kierunkiem, klawiszem Tab (przemieszczanie do następnej komórki w prawo), klawiszem Enter (uaktywnienie komórki w następnym wierszu) klikając odpowiednią komórkę myszką. Modyfikację błędnie wprowadzonych danych moŝna przeprowadzić bezpośrednio w komórce, wprowadzając kursor tekstowy dwukrotnym kliknięciem myszką lub uaktywnić komórkę i nacisnąć klawisz F2. Zmiany moŝna wprowadzać równieŝ w pasku formuły, ustawiając kursor jednym kliknięciem. Do usuwania znaków moŝna uŝyć klawisza Backspace lub Delete w zaleŝności od połoŝenia kursora. Zmiany naleŝy zatwierdzić klawiszem Enter lub przyciskiem Wpis, rezygnację przyciskiem Anuluj lub klawiszem Esc Podstawy edycji wzorów Excel pozwala wprowadzać proste wzory, które dodają, odejmują, mnoŝą, dzielą, umoŝliwia równieŝ tworzenie bardziej rozbudowanych formuł, niezbędnych w analizie finansowej, inŝynierii, statystyce. Przy edycji wzorów stosuje się następujące operatory arytmetyczne: + dodawanie, - odejmowanie, * mnoŝenie, / dzielenie, % wyraŝenie liczby w procentach, ^ potęgowanie. W obliczeniach, Excel kieruje się określoną kolejnością wykonywania działań: wyraŝenia ujęte w nawiasach są obliczane w pierwszej kolejności, mnoŝenie i dzielenie mają pierwszeństwo przed dodawaniem i odejmowaniem. Sposoby adresowania komórek Excel rozróŝnia trzy podstawowe sposoby adresowania: adresowanie względne, na przykład: A1, G34, AB12 adresowanie bezwzględne, na przykład: $A$1, $G$34, $AB$12 adresowanie mieszane, na przykład: A$1, $A1, G$34, $G34, AB$12, $AB12 Adresowanie względne umoŝliwia automatyczną zmianę wzoru w zaleŝności od kierunku kopiowania. Przy kopiowaniu w dół Excel zmienia numer wiersza, przy kopiowaniu w bok literę kolumny. Adresowanie bezwzględne moŝna łatwo odróŝnić od adresowania względnego, gdyŝ zawiera dwa znaki ($). Komórka adresowana bezwzględnie jest unieruchomiona w trakcie kopiowania. Excel nie zmienia w tej sytuacji ani numeru wiersza, ani litery kolumny. Adresowanie mieszane umoŝliwia unieruchomienie, w trakcie kopiowania wzoru, tylko części adresu komórki. Jeśli komórka jest adresowana w ten sposób, to w czasie kopiowania zmienia się albo adres kolumny albo adres wiersza, w zaleŝności od tego, przed którą nazwą znajduje się znak ($). Klawisz F4 umoŝliwia zmianę sposobu adresowania. Przed jego uŝyciem naleŝy przejść do stanu edycji wybranej komórki, naciskając klawisz F2 lub klikając dwukrotnie myszką w komórce i ustawić kursor za odpowiednim odwołaniem. Przykład adresowania komórki A1: - 1-szy raz wciśnięty klawisz F4 ustawia adres komórki na: $A$1 adres bezwzględny (przy kopiowaniu formuł blokuje kolumny i wiersze) - 2-gi raz wciśnięty klawisz F4 ustawia adres komórki na: A$1 adres mieszany (przy kopiowaniu formuł blokuje wiersze) - 3-ci raz wciśnięty klawisz F4 ustawia adres komórki na: $A1 adres mieszany (przy kopiowaniu formuł blokuje kolumny) - 4-ty raz wciśnięty klawisz F4 ustawia adres komórki na: A1 adres względny (przy kopiowaniu formuł zmieniają się nazwy kolumn i numery wierszy) Sposób zaadresowania komórki ma istotne znaczenie przy kopiowaniu wyraŝeń arytmetycznych do innych komórek arkusza. Przy kopiowaniu Excel nie uwzględnia adresów komórek uŝytych w wyraŝeniach, lecz ich połoŝenie w stosunku do komórki zawierającej wzór. - 3 -
Formatowanie liczb (Rys. A) Liczby, wstawiane w nowym arkuszu posiadają typ formatowania ogólny, to znaczy nie mają konkretnego formatu liczbowego. Oznacza to, Ŝe liczba zostanie wyświetlona w takiej postaci, w jakiej została wpisana. Excel akceptuje liczbę składającą się z cyfr, znaku minus (-) i plus (+) oraz przecinka, oddzielającego część całkowitą od dziesiętnej. Dopuszcza równieŝ stosowanie innych znaków, na przykład: znak spacji 345 678 100 znak (%) 45,5% znak (zł) 234,65 zł DuŜe liczby zostaną przedstawione w postaci wykładniczej, na przykład: 1,12E+12 Podstawowe formaty liczbowe moŝna ustalić korzystając z funkcji dostępnych na pasku narzędzi Formatowanie. Pozostałe, bardziej zaawansowane w menu Format - Komórki zakładka Liczby. Wyrównywanie (Rys. B) Excel automatycznie wyrównuje wpisywane liczby do prawej krawędzi komórki, natomiast tekst do lewej. Standardowe rozmieszczenie zawartości komórek moŝna zmienić za pomocą opcji, znajdujących się na karcie Wyrównywanie w menu Format - Komórki. Wybór kategorii Włączona opcja uŝycia Rys. A Rys. B Wprowadzanie krawędzi (obramowania, Rys. C): Wybrany styl linii Przycisk rozwijający listę krawędzi Przycisk usuwający krawędzie z zaznaczonego obszaru Okno podglądu Wybrana prawa krawędź Rys. C - 4 -
ARKUSZ KALKULACYJNY ĆWICZENIE Uruchomić program Excel. Zapisać plik na pulpicie pod nazwą Uproszczona lista płac. 1. Z menu Plik naleŝy wybrać funkcję Zapisz jako... 2. Wprowadzić dane do komórek arkusza według rysunku 3. W komórce A1 wpisujemy tekst Uproszczona lista płac. Zatwierdzenie wprowadzonego tekstu odbywa się automatycznie przy przejściu do innej komórki. 4. W komórkach od A3 do G3 wpisujemy nagłówki tabeli. 5. W komórkach od B4 do B10 wpisujemy nazwiska i imiona pracowników. 6. Do komórek od C4 do D10 wstawiamy wartości liczbowe. Wygodnym sposobem wprowadzania liczb jest korzystanie z klawiatury numerycznej; układ cyfr jest taki sam jak w kalkulatorze. Aby klawiatura numeryczna umoŝliwiała wprowadzanie liczb, musi być ustawiona w odpowiednim trybie, włączanym klawiszem Num Lock. 7. W komórce F11 wprowadzamy tekst Ogółem, w komórce A13 Podatek, w komórce B13 wartość 19%. 8. Ustawić takie szerokości kolumn, aby wszystkie dane widoczne były w całości. - Przeciągając myszką ustalić kolumnę A szerokości 8,00 - Szerokość kolumny B ustalić przez autodopasowanie (dwukrotne kliknięcie). - Zaznaczyć kolumny C, D, E, F, G i korzystając z menu Format ustalić ich szerokości na 10,00 Szerokość kolumny moŝna zmienić korzystając z funkcji menu Format Kolumna - Szerokość lub Wiersz Wysokość. Wykonane działanie będzie dotyczyło kolumny (wiersza) aktywnej komórki lub zaznaczonej grupy komórek. 9. Obliczyć Płacę brutto, Zaliczkę na podatek i wartość Do wypłaty dla wszystkich osób z listy oraz wartość Ogółem - Uaktywnić komórkę o adresie E4 i wpisać wzór =C4+C4*D4/100. (część formuły po znaku + tj. C4*D4/100 oblicza % podatku Płacy zasadniczej). - Brzmienie formuły dla pozostałych osób z listy jest takie samo. MoŜna zatem skopiować wzór z komórki E4 do komórek od E5 do E10. W tym celu naleŝy ustawić wskaźnik myszy w prawym dolnym naroŝniku aktywnej komórki E4 (wskaźnik myszy przyjmie kształt czarnego krzyŝyka) i przeciągnąć w dół aŝ do komórki E10. - Po skopiowaniu wzoru podświetlić komórkę o adresie E5. Zaobserwować, jak zmienił się wzór po skopiowaniu. Zwrócić uwagę na zawartość aktywnej komórki oraz zawartość Paska formuły. W komórce wyświetlona jest wartość liczbowa, pasek formuły wyświetla wzór. - W komórce F4 wpisać formułę: =E4*$B$13 - W komórce G4 wpisać formułę: = E4-F4 i skopiować wzór do komórek od G5 do G10. - Obliczyć wartość Ogółem w komórce G11 wpisując formułę w postaci =SUMA(G4:G10) - 5 -
7. Sformatuj komórki arkusza jak na rysunku: 8. Uzupełnij arkusz o statystykę wstawiając funkcję z kategorii statystyczne: ŚREDNIA(G4:G10), MIN(G4:G10), MAX(G4:G10) (Wybór zdefiniowanych w Excelu funkcji jest moŝliwy po wybraniu z menu Wstaw opcji Funkcja... lub z paska narzędzi przycisku Wklej funkcję ) 9. Przedstaw na wykresie kolumnowym Płacę zasadniczą pracowników. (Wstaw -> Wykres lub Pasek narzędzi przycisk ) Płaca zasadnicza 3 000,00 zł 2 500,00 zł 2 000,00 zł 1 500,00 zł 1 000,00 zł 500,00 zł - zł Abacki Adam Rogacka Renata Babacka Barbara Zagacki Zenon Cagacki Cezary Dabacka Danuta Jagacka Julia Abacki Adam Rogacka Renata Babacka Barbara Zagacki Zenon Cagacki Cezary Dabacka Danuta Jagacka Julia - 6 -