Ryczałt w projektach z Działania 9.5 Na co powinni zwrócić uwagę autorzy projektów?

Ryczałt w projektach z Działania 9.5 Na co powinni zwrócić uwagę autorzy projektów? Alicja Konecka Regionalny Ośrodek Europejskiego Funduszu Społecznego w Ostrowcu Świętokrzyskim Kielce, 06.09.2013

PODSTAWY PRAWNE Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 396/2009 z dnia 6 maja 2009 r. zmieniające rozporządzenie (WE) nr 1081/2006 w sprawie EFS w celu rozszerzenia rodzajów kosztów kwalifikujących się do objęcia dofinansowaniem z EFS. Uchwała Komitetu Monitorującego PO KL z dnia 6 grudnia 2011 r. wprowadzenie ogólnego kryterium horyzontalnego w zakresie stosowania kwot ryczałtowych oraz stawek jednostkowych. Nota COCOF ( Komitetu Koordynującego Fundusze przy Komisji Europejskiej) nr 09/0025/04-EN z dnia 28 stycznia 2010 r.

PODSTAWY PRAWNE Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL Kryteria wyboru projektów (w tym kryteria horyzontalne) są nadrzędne w stosunku do regulacji zawartych w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL.

OGÓLNE KRYTERIUM HORYZONTALNE (ZAŁĄCZNIK NR 8 DO ZASAD WYBORU PROJEKTÓW) W przypadku, gdy w ramach PO KL: Całkowita wartość projektu nie przekracza 100 tys. zł,, rozliczenie kosztów bezpośrednich projektu następuje w oparciu o kwoty ryczałtowe. UWAGA Nie dotyczy jednostek sektora finansów publicznych.

OGÓLNE KRYTERIUM HORYZONTALNE (ZAŁĄCZNIK NR 8 DO ZASAD WYBORU PROJEKTÓW) Stosowanie ogólnego kryterium horyzontalnego kwot ryczałtowych zostało rozszerzone na wszystkie Działania/ Poddziałania PO KL z dniem 1 stycznia 2012 r. Ogólne kryterium horyzontalne wyboru projektów w ramach PO KL dotyczy obligatoryjnie wszystkich beneficjentów nie naleŝących do jednostek sektora finansów publicznych. Weryfikacja kryterium horyzontalnego odbywa się na etapie oceny merytorycznej w trybie 0-1

Podstawowe dokumenty waŝne dla projektodawców: Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL z dnia 1 stycznia 2013 r. Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 24 grudnia 2012 r., obowiązują od 1 stycznia 2013 r. Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków ramach PO KL z dnia 01 lipca 2013, obowiązują od 15 lipca 2013 r. Dokumentacja konkursowa POKL, Działanie 9.5

Koszty bezpośrednie ryczałtowe Wymagania finansowe dla Działania 9.5: Maksymalna wartość projektu wynosi 50 000 PLN Wniesienie wkładu własnego nie jest wymagane W ramach konkursu projekty rozliczane mogą być wyłącznie w oparciu o kwoty ryczałtowe

Wniosek o dofinansowanie-zasady Beneficjent powinien wykazać we wniosku o dofinansowanie, iŝ będzie rozliczać wydatki w oparciu o kwoty ryczałtowe i dokonuje tego zgodnie z obowiązującą instrukcją wypełniania wniosku Nie jest moŝliwe wskazanie, iŝ jedynie część z zadań w ramach projektu jest rozliczana ryczałtowo, natomiast pozostałe zadania na podstawie wydatków rzeczywiście poniesionych

Wniosek o dofinansowanie-zasady Beneficjent wykazuje, czy planuje rozliczać projekt jedną, czy kilkoma kwotami, przy czym kwota moŝe być ustalona tylko na całość zadania lub na kilka zadań Wskazanie kilku zadań we wniosku nie musi oznaczać, iŝ na kaŝde z tych zadań ustalona jest odrębna kwota ryczałtowa. Decyzja dotycząca zakresu stosowania kwot ryczałtowych naleŝy do beneficjenta.

Wniosek o dofinansowanie-zasady Istnieje moŝliwość rozliczenia wszystkich wydatków w projekcie jedną kwotą ryczałtową, Niesie to jednak za sobą zagroŝenie, iŝ w przypadku niezrealizowania któregokolwiek z zadań beneficjent będzie zobowiązany do zwrotu całości otrzymanego dofinansowania,

Wniosek o dofinansowanie-zasady Koszty zarządzania projektem są kwalifikowalne proporcjonalnie do zrealizowanych przez beneficjenta zadań. Oznacza to, iŝ w przypadku niewykonania danego zadania (objętego kwotą ryczałtową) pomniejsza się koszty zarządzania projektem wg proporcji, w jakiej nie wykonano zadań merytorycznych projektu.

Wniosek o dofinansowanie-zasady Koszty bezpośrednie rozliczane za pomocą kwot ryczałtowych nie mogą dotyczyć zadań, których całość bądź istotna część dotyczy zadań zleconych w rozumieniu Wytycznych. Zrealizowanie usługi np.: drukarskiej, cateringowej, wynajmu sali w projekcie rozliczanym kwotami ryczałtowymi przez podmiot zewnętrzny jest moŝliwe, poniewaŝ zgodnie z podrozdziałem 4.12 Wytycznych nie jest to zlecanie zadań merytorycznych.

Wniosek o dofinansowanie-zasady Kwalifikowanie kwot ryczałtowych odbywa się na podstawie zrealizowanych zadań oraz osiągniętych wskaźników produktu Beneficjent powinien we wniosku o dofinansowanie wskazać przynajmniej jeden wskaźnik produktu dla kaŝdej z kwot ryczałtowych Nie naleŝy określać wskaźników do zadania Zarządzanie projektem Wskaźniki te stanowią minimalny próg, który uprawnia do kwalifikowania wydatków objętych daną kwotą ryczałtową,

Wniosek o dofinansowanie-zasady NaleŜy pamiętać, Ŝe kwota ryczałtowa jest kwotą uzgodnioną za wykonanie określonego w projekcie zadania lub zadań, na etapie zatwierdzenia projektu do realizacji. Nie jest moŝliwe obniŝenie wartości wskaźników pierwotnie zakładanych do osiągnięcia w ramach realizowanego projektu rozliczanego kwotami ryczałtowymi. MoŜliwe są tylko drobne zmiany pomiędzy poszczególnymi wskaźnikami nie mające wpływu na istotę projektu i pierwotny cel projektu. Cel projektu nigdy jednak nie podlega zmianie.

Wniosek o dofinansowanie-zasady Pkt.3.3 Szczegółowo opisane powinny być nie tylko wszystkie etapy poszczególnych zadań ale takŝe wymagania jakościowe, jakie zamierza osiągnąć Beneficjent przy realizacji zadań. Bardzo waŝne jest określenie produktów przypisanych do poszczególnych zadań z ustaleniem mierzalnych wskaźników oraz sposobu ich monitorowania. Beneficjent powinien wziąć pod uwagę: Ŝe na etapie realizacji projektu rozliczanego kwotami ryczałtowymi nie ma obowiązku gromadzenia dokumentów finansowych na potwierdzanie poniesionych wydatków, a zadania w projekcie uznaje się za wykonane, ich koszty za kwalifikowalne z chwilą osiągnięcia wskaźników przypisanych do poszczególnych kwot ryczałtowych.

Wniosek o dofinansowanie-zasady

Wniosek o dofinansowanie-zasady Na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie beneficjent określa dokumentację, która będzie stanowić potwierdzenie realizacji zadań i zostanie wpisana do umowy (np. lista obecności, dziennik zajęć, protokoły odbioru robót, protokoły z przeprowadzonych testów itp.). W opisie działań przyjętych do zrealizowania danego zadania, beneficjent koniecznie musi uwzględnić standardy realizowanych usług lub zakupywanych dóbr (aspekt nie tylko ilościowy, ale takŝe jakościowy). Warunkiem koniecznym potwierdzenia realizacji zadań jest dokumentacja dotycząca kwalifikowalności uczestników.

Konstruowanie budŝetu Beneficjent przedstawia wydatki projektu w szczegółowym budŝecie projektu w podziale na zadania. Zadania ujęte w budŝecie powinny korespondować z zadaniami definiowanymi w części merytorycznej wniosku o dofinansowanie. Konstrukcja budŝetu projektu rozliczanego w oparciu o kwoty ryczałtowe jest zatem oparta na takich samych zasadach jak w przypadku projektów, w których rozliczanie dokonywane jest na podstawie wydatków rzeczywiście poniesionych, w tym zasadach dotyczących wykazywania wydatków w ramach cross-financingu.

Konstruowanie budŝetu Wydatki na zadanie Zarządzanie projektem są rozliczane proporcjonalnie w ramach kwot ryczałtowych zdefiniowanych w projekcie a tym samym są kwalifikowalne pod warunkiem wykonania pozostałych zadań objętych kwotami ryczałtowymi oraz osiągnięcia wskaźników na te zadania.

Konstruowanie budŝetu Kwoty ryczałtowe nie uwzględniają kosztów pośrednich (beneficjent moŝe rozliczyć w projekcie koszty pośrednie). Rozliczenie kosztów pośrednich następuje wyłącznie w sposób ryczałtowy.

Konstruowanie budŝetu Projektodawca powinien wskazać w BudŜecie projektu sumę wszystkich kwot ryczałtowych przyjętych w projekcie w polu 4.1.1.2 w tym kwoty ryczałtowe.

Konstruowanie budŝetu

Konstruowanie budŝetu Na etapie oceny wniosku o dofinansowanie dokonywana jest weryfikacja spełnienia przez zaplanowane w projekcie wydatki warunków kwalifikowalności określonych w Wytycznych. IP na etapie oceny przeanalizuje, czy poszczególne wydatki w ramach danej kwoty ryczałtowej odpowiadają stawkom rynkowym, są racjonalne, efektywne, a takŝe, czy spełniają pozostałe warunki kwalifikowalności określone w Wytycznych.

Konstruowanie budŝetu Efektywność wydatków wykazanych w budŝecie projektu nie moŝe być bowiem kwestionowana na etapie realizacji projektu, pod warunkiem realizacji projektu zgodnie z załoŝeniami określonymi we wniosku o dofinansowanie W uzasadnieniu do szczegółowego budŝetu projektu trzeba podać, w jaki sposób beneficjent zamierza udowodnić realizację zadań określonych we wniosku poprzez wskazanie dokumentów, które potwierdzają wykonanie zadań.

Przykładowe dokumenty to: lista obecności uczestników projektu na szkoleniu / spotkaniu lub innej formie wsparcia realizowanej w ramach projektu; dzienniki zajęć prowadzonych w projekcie; dokumentacja zdjęciowa; analizy i raporty wytworzone w ramach projektu.

Na podstawie listy ww. dokumentów wskazanych w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie, IP w umowie odrębnie określi dokumenty, które beneficjent będzie załączał do wniosku o płatność na potwierdzenie wykonania zadania oraz dokumenty, które będą podlegały weryfikacji podczas kontroli na miejscu realizacji projektu. Beneficjent nie wskazuje dokumentów potwierdzających wykonanie zadania Zarządzanie projektem

Dokumenty powinny wskazywać nie tylko na ilościowe wykonanie zadania (czyli realizację wskaźnika produktu, np. poprzez listę obecności na seminarium), ale teŝ potwierdzać jakość tych zadań (np. poprzez ankietę wypełnioną przez uczestników seminarium

Kwoty ryczałtowe podlegają negocjacjom z instytucją zatwierdzającą projekt do realizacji na etapie oceny projektu w zakresie: wysokości kwot ryczałtowych i zadań merytorycznych, jakie zostaną do nich przypisane, ilości kwot ryczałtowych (jedna lub kilka), określenia wskaźników produktów (powyŝsze wskaźniki stanowią podstawę kwalifikowania kwot ryczałtowych muszą być precyzyjnie zdefiniowane przez beneficjenta).

Kwoty do negocjacji Po wynegocjowaniu kwot na zadania koszty zarządzania będą rozliczane proporcjonalnie w ramach kwot ryczałtowych

Wskaźniki produktu PRZYKŁAD W RAMACH REALIZACJI PROJEKTU PRZEWIDZIANO ZADANIA: 1. Utworzenie i funkcjonowanie Biura Aktywizacji Zawodowej 2. Organizacja 4 seminariów nt. instrumentów aktywnego poszukiwania pracy 3. Zarządzanie projektem

Beneficjent określa następujące wskaźniki: 1) w ramach kwoty ryczałtowej na utworzenie i funkcjonowanie Biura Aktywizacji Zawodowej: a) liczba osób, które otrzymały wsparcie psychologa 25 osób b) liczba osób, które otrzymały wsparcie doradcy zawodowego 50 osób 2) w ramach kwoty ryczałtowej na organizację 4 seminariów nt. instrumentów aktywnego poszukiwania pracy: a) liczba osób, które uczestniczyły w seminariach 200 osób.

Uzasadnienie kosztów

Wyliczenie wartości kwot ryczałtowych (proporcjonalne uwzględnienie wartości Zadania - Zarządzanie projektem) Wartość kwoty ryczałtowej za wykonanie Zadania X WYLICZAMY SUMUJĄC wartości Zadania X - (19 300,00 zł) oraz proporcjonalnej wartości Zadania Zarządzanie projektem

Proporcjonalna wartość zadania Zarządzanie projektem stanowi iloczyn wartości Zadania -Zarządzanie projektem oraz udziału wartości danego zadania merytorycznego w całkowitej wartości wszystkich zadań merytorycznych w projekcie poza Zadaniem Zarządzanie projektem:

Zadanie X-19 300, 00 zł Zadanie Y- 9600,00 zł Zadanie Zarządzanie projektem 9000,00 zł udziału wartości danego zadania merytorycznego w całkowitej wartości wszystkich zadań 9 000,00 zł x [19 300,00 zł / (19 300,00 zł + 9 600,00 zł)] x 100 % = 9 000,00 zł x [19 300,00 zł / 28 900,00 zł]x 100 % = 9 000,00 zł x 66,78 % = 6 010,20 zł Całkowita wartość kwoty ryczałtowej za wykonanie Zadania X: 25 310,20 zł (19 300,00 zł + 6010,20zł)

Podsumowanie-optymalny zakres informacji we wniosku Optymalny zakres informacji zamieszczonych we wniosku o dofinansowanie odzwierciedlających zamiar stosowania kwot ryczałtowych obejmuje : wskaźniki produktu jakie mają zostać osiągnięte wraz z realizacją kaŝdego zadania zadania, które w ramach projektu zostaną objęte kwotą ryczałtową /kwotami ryczałtowymi (pkt.3.3 wniosku) zakres kwot ryczałtowych, którymi mają zostać objęte zadania w ramach projektu (szczegółowy budŝet projektu uzasadnienie kosztów),

Podsumowanie-optymalny zakres informacji we wniosku sposób wyliczenia kwot ryczałtowych w oparciu o wartości poszczególnych zadań wpisane do szczegółowego budŝetu projektu (szczegółowy budŝet projektu uzasadnienie kosztów), dokumenty, jakie będą słuŝyły weryfikacji rzeczywistej realizacji kaŝdego z zadań objętych kwotą ryczałtową (szczegółowy budŝet projektu uzasadnienie kosztów).

Realizacja-istotne aspekty W przypadku, kosztów bezpośrednich rozliczanych ryczałtem, stawki jednostkowe nie mają zastosowania. Niemniej jednak wartość tego zadania (szkolenie językowe) wyliczona o rzeczywiste koszty powinna być taka sama, która wynikałaby z zastosowania stawki jednostkowej o ile zakres usługi jest taki sam. JeŜeli koszt wyszedłby wyŝszy, beneficjent byłby zobowiązany go uzasadnić.

Rozliczanie-zasady ogólne Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtem są traktowane jako wydatki poniesione. Beneficjent nie ma obowiązku zbierania ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako wydatki bezpośrednie rozliczane ryczałtem, w związku z tym dokumenty te nie podlegają kontroli na miejscu. Beneficjent powinien posiadać odpowiednią, określoną w umowie o dofinansowanie projektu, dokumentację potwierdzającą wykonanie rezultatów, produktów lub zadań zgodnie z uzgodnionym wnioskiem o dofinansowanie projektu.

Rozliczanie-zasady ogólne Zarówno Beneficjenci, jak i członkowie partnerstwa nie są zobowiązani do utrzymania odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem, gdyŝ obowiązek prowadzenia odrębnego systemu księgowego nie dotyczy Beneficjentów rozliczających wydatki wyłącznie w oparciu o kwoty ryczałtowe

Wniosek o płatność Beneficjent nie składa wraz z wnioskiem o płatność załącznika nr 1 (pozostałe zgodnie z umową o dofinansowanie projektu). Beneficjent rozlicza wydatki we wnioskach o płatność przedkładanych zgodnie z harmonogramem płatności załączonym do umowy, przy czym rozliczenie wydatków następuje po wykonaniu całości zadania objętego kwotą ryczałtową (wcześniej składa wnioski na kwotę 0 i opis zrealizowanych działań w pkt. Postęp rzeczowy).

Wniosek o płatność Dokumenty, które stanowią dowód wykonania zadań objętych wnioskiem o płatność, zgodnie z informacją w tym zakresie zawartą w umowie o dofinansowanie projektu, beneficjent załącza do wniosku o płatność.

Wniosek o płatność

PRZYKŁAD Wniosek o płatność Beneficjent rozlicza wydatki w wysokości niŝszej, niŝ zakładane w umowie o dofinansowanie projektu Pytanie: czy to są oszczędności? Oszczędności w projekcie są wtedy gdy beneficjent poniesie faktyczny wydatek w wysokości niŝszej niŝ załoŝona w budŝecie projektu. Natomiast w przypadku rozliczania projektów na zasadzie ryczałtu beneficjent nie ponosi wydatków (z pkt. widzenia rozliczenia projektu), lecz dysponuje określoną kwotą zgodnie z ryczałtem. Oznacza to, Ŝe nie ma w takim przypadku mowy o oszczędnościach.

Zapraszamy do Regionalnego Ośrodka EFS w Ostrowcu Świętokrzyskim ul. Sandomierska 26 A 27-400 Ostrowiec Świętokrzyski tel. (41) 263-01-54 Konferencja współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Zapraszamy do Regionalnego Ośrodka EFS w Kielcach ul. Śniadeckich 30/5 25-366 Kielce tel. (41) 361-04 92, wew. 22, 24, Konferencja współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Dziękuję Państwu za uwagę.