PORADNIK. Jak wypełniać wniosek Beneficjenta o płatność w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

Transkrypt

1 Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego PORADNIK Jak wypełniać wniosek Beneficjenta o płatność w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Maj 2009 Publikacja współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Egzemplarz bezpłatny 1

2 Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego Regionalny Punkt Informacyjny o Funduszach Europejskich tel

3 ZANIM ZŁOŻYSZ WNIOSEK O PŁATNOŚĆ DO INSTYTUCJI POŚREDNICZĄCEJ SPRAWDŹ: CZY WE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ: pkt (1_) okres, za jaki składany jest wniosek jest poprawny. W przypadku pierwszego wniosku o płatność datą od będzie data rozpoczęcia realizacji projektu wskazana w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie. W przypadku kolejnych wniosków o płatność datą od będzie dzień następujący po dacie do w poprzednim wniosku o płatność. Datą do będzie, co do zasady, data ostatniej płatności wykazanej w Załączniku nr 1 w kolumnie data zapłaty. W przypadku wniosku o płatność za ostatni okres rozliczeniowy datą do będzie data zakończenia realizacji projektu. Okres rozliczeniowy wykazany w pkt (1_) nie musi kończyć się ostatnim dniem danego miesiąca. numer umowy wykazany w pkt (2_(6)) jest poprawny. Podczas wypełniania w/w punktu posłuż się umową o dofinansowanie lub aneksem jeśli został podpisany przez obie strony umowy na dzień sporządzenia wniosku o płatność (patrz pkt (15_) we wniosku o płatność). wykazany w pkt (2_(7)) okres realizacji projektu jest poprawny. Podczas wypełniania w/w punktu posłuż się ostatnim zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie (pkt 1.8 cz.i Informacje o projekcie wniosku o dofinansowanie realizacji projektu). kwota wydatków kwalifikowalnych uwzględniona w pkt (2_(9)) jest poprawna. Wartość wskazana w w/w punkcie musi być tożsama z kwotami wykazanymi w pkt (4_) w kolumnie 3, wierszu 3; pkt (8_) kolumnie w okresie rozliczeniowym, wierszu Suma ; pkt (9_) wierszu 4, kolumnie Ogółem. Wydatki kwalifikowalne od początku realizacji projektu wykazane w pkt (4_) kolumnie 4, pkt(8_) kolumnie od początku realizacji projektu, pkt (9_) wierszu 3, są prawidłowe. Wartości wykazane w w/w punktach muszą być ze sobą tożsame i muszą wynikać z otrzymanej od IP Informacji o wynikach weryfikacji wniosku o płatność w ramach poprzednich okresów rozliczeniowych. pkt (10_) został poprawnie uzupełniony. Pierwszy wykazywany okres w harmonogramie to kolejny okres rozliczeniowy przypadający po bieżącym okresie rozliczeniowym uwzględnionym w danym wniosku o płatność. W przypadku wniosku za ostatni okres rozliczeniowy (dotyczy projektów systemowych)/ wniosku końcowego (dotyczy projektów konkursowych) harmonogram zostaje niewypełniony. pkt (15_) został w pełni wypełniony. Należy uwzględnić wszystkie przedkładane wraz z wnioskiem o płatność Załączniki. Miejscowość oraz Data muszą zostać wypełnione w wersji elektronicznej. W przypadku daty należy uwzględnić aktualną datę sporządzenia wniosku o płatność bądź jego uzupełnienia. 3

4 UWAGA! Projektodawca jest zobowiązany do rozliczenia projektu zgodnie z obowiązującym montażem finansowym wskazanym w umowie o dofinansowanie. W sytuacji, gdy wkład własny finansowany jest z kilku źródeł to należy zachować montaż finansowy do szczegółowości wskazanej w umowie o dofinansowanie. Instytucja Pośrednicząca dopuszcza możliwość niezachowania montażu finansowego w poszczególnych okresach rozliczeniowych, pod warunkiem jego zachowania na całości poniesionych wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu. Instrukcja wypełnienia wniosku o płatność znajduje się w załączniku do dokumentu Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zamieszczonego na stronie internetowej Instytucji Pośredniczącej: w zakładce Dokumenty PO KL -> Dokumenty Programowe - > Finanse. CZY W ZAŁĄCZNIKU NR 1: w kolumnie 1 wykazywane są numery dokumentów posiadające znamiona dokumentu księgowego. Ustawa z dn. 29 września 1994 r. o rachunkowości w art. 21 określa, które z dokumentów są dokumentami księgowymi. W razie wątpliwości posłuż się nią. W przypadku wydatków dotyczących prowadzenia rachunku bankowego, należy wskazać w w/w kolumnie właściwy numer wyciągu bankowego. W sytuacji gdy Beneficjent dla danego wydatku posiada fakturę oraz fakturę korygującą, to wówczas należy w kolumnie 1 Zestawienia nr 1 w jednej pozycji uwzględnić zapis np. Faktura nr 1/09 z uwzględnieniem Faktury korygującej nr 2/09. W podanym przypadku w kolumnie 3 należy podać datę wystawienia obu dokumentów, natomiast w kolejnych kolumnach Zestawienia nr 1 należy podać informacje, uwzględniając fakturę korygującą. w kolumnie 3 podano rzeczywiste daty wystawienia dokumentu. W sytuacji gdy na dokumencie widnieje zarówno data wydruku dokumentu, jak i data sporządzenia, należy mieć na uwadze, iż w kolumnie 3 musi znaleźć się data rzeczywistego sporządzenia dokumentu, a nie data wydruku. daty zapłaty widniejące w kolumnie 4 są tożsame z datami zapłaty widniejącymi na wyciągach bankowych (w przypadku płatności dokonywanych przelewem) lub na dokumencie księgowym, gdzie widnieje właściwa adnotacja (np. zapłacono gotówką ), która wskazuje na faktyczną datę dokonania płatności. Zawsze wskaż datę rzeczywistego poniesienia wydatku, a nie datę jego refundacji. w kolumnie 7 i 8 zostały wykazane prawidłowe wartości brutto i netto dokumentu. W kolumnie 7 i 8 zawsze należy uwzględnić kwotę wynikającą z całego dokumentu księgowego nawet w sytuacji, gdy tylko część wydatku jest kwalifikowalna w ramach projektu. Natomiast kolumna 9 kwota wydatków kwalifikowalnych jest właściwą komórką do uwzględniania kwot wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu w poszczególnych zadaniach. w kolumnie 10 został poprawnie wyodrębniony podatek VAT. Wartość VAT wykazana w w/w kolumnie odnosi się tylko i wyłącznie do wydatku kwalifikowalnego wykazanego w kolumnie 9 kwota wydatków kwalifikowalnych. Mając powyższe na uwadze, posłuż się fakturą, która zawsze obrazuje wartość wydatku oraz przypisaną mu kwotę VAT. Ogólna kwota VAT wykazana w ostatnim wierszu Załącznika nr 1 musi być zgodna z wartością przedstawioną we wniosku o płatność w pkt (4_) kolumnie 3 w wierszu

5 Pamiętaj, aby pogrupować (tj. uwzględnić w osobnych wierszach w Zestawieniu) poszczególne wydatki wg stawek VAT powyższe dotyczy sytuacji, gdy dokument księgowy wskazuje pozycje o różnych stawkach VAT, które są rozliczane we wniosku o płatność. 6. kolumna 11 została uzupełniona we wszystkich polach, a sumy wartości poszczególnych źródeł finansowania wydatków są zgodne z danymi przedstawionymi w pkt (8_) wniosku o płatność w kolumnie w okresie rozliczeniowym. UWAGA! Wyjątek od powyższej zasady stanowią wnioski o płatność, w których koszty pośrednie rozliczane są ryczałtem. Wyjaśnienie: Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem nie są wykazywane w Załączniku nr 1. W związku z czym wystąpi różnica pomiędzy wartościami wykazanymi w Załączniku nr 1 w kolumnie 11, a pkt (8_) wniosku o płatność, o wartość kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem. 7. w przypadku rozliczania wynagrodzeń została ujęta kwota wynagrodzenia wraz z jego składowymi. Wynagrodzenie może zostać ujęte i rozliczone we wniosku o płatność, o ile zostało w całości opłacone (tzn. wraz z pochodnymi wynagrodzenia). W osobnych wierszach wskaż wynagrodzenie netto pracownika, kwotę składek na ZUS oraz kwotę podatku dochodowego. UWAGA! W przypadku tych operacji bankowych, które trudno zidentyfikować z wydatkami wykazanymi w Załączniku nr 1, dołącz do wniosku o płatność Tabelę (załącznik nr 1 do Poradnika) stanowiącą wyjaśnienie. W sytuacji, gdy na przedłożonych wyciągach bankowych z rachunku wyodrębnionego do realizacji projektu znajdują się operacje: które, nie mają odzwierciedlenia w Załączniku nr 1, których tytuły uniemożliwiają identyfikację wydatku, których tytuły przelewu są niezgodne z informacjami zawartymi w Załączniku nr 1 (np. numer f-ry), przedłóż od razu wraz z wnioskiem o płatność stosowne wyjaśnienie. Pamiętaj, aby do wniosku o płatność dołączyć wszystkie kolejne wyciągi z rachunku wyodrębnionego do realizacji projektu, a także raporty kasowe (w przypadku płatności gotówkowych). CZY W ZAŁĄCZNIKU NR 2: został sporządzony na aktualnie obowiązującym formularzu. Załącznik nr 2, czyli Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia stanowi załącznik do Zasad systemu sprawozdawczości Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki , których aktualna wersja każdorazowo znajduje się na stronie internetowej Instytucji Pośredniczącej: w zakładce Dokumenty PO KL -> Dokumenty Programowe -> Kontrola i monitoring. jest kompletny. Załącznik powinien zawierać wszystkie tabele, również te, które zgodnie z rodzajem realizowanego wsparcia nie będą wypełniane. 5

6 3. 4. został przygotowany w wersji papierowej i elektronicznej. Wyjaśnienie: W celu usprawnienia procesu sprawozdawczości Instytucja Pośrednicząca wymaga, aby wraz z wnioskiem o płatność przekazać wersję papierową i elektroniczną Załącznika nr 2. został podpisany. Załącznik musi być zaparafowany na każdej ze stron i podpisany w miejscu do tego wskazanym przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta. 5. zawiera adekwatny do okresu rozliczeniowego zakres danych. a) Osiągnięte wartości wskaźników wykazywane są w odniesieniu do bieżącego okresu rozliczeniowego, tj. okresu, za jaki składany jest wniosek (Mr) oraz kumulatywnie, od początku realizacji projektu (Mp). Wyłącznie w przypadku pierwszego okresu rozliczeniowego zakres danych wykazywanych w (Mr) i (Mp) będzie tożsamy. b) W ramach załącznika wykazywane są dane tylko tych osób, które podpisały deklarację uczestnictwa w projekcie i rozpoczęły udział w pierwszej formie wsparcia oferowanej w ramach projektu. Dane dotyczące osoby, wobec której nie zostały poniesione wydatki w związku z jej uczestnictwem w projekcie nie są wykazywane w ramach systemu sprawozdawczości. Mając na uwadze powyższe, zalecane jest, aby podpisanie deklaracji miało miejsce w dniu rozpoczęcia udziału w pierwszej formie wsparcia realizowanej w ramach projektu. c) Pomiar wskaźników wykazywanych w tabelach nr 1 4 dokonywany jest jednokrotnie, z chwilą rozpoczęcia udziału w projekcie. Jakakolwiek zmiana statusu uczestnika dokonana w trakcie trwania projektu (np. podjęcie zatrudnienia, zmiana wykształcenia) pozostaje bez wpływu na zakres wykazywanych danych. Ponadto, należy mieć na uwadze, iż w sytuacji, gdy osoba powraca do projektu (tj. wcześniej została wykazana w tabeli nr 1 jako osoba, która zakończyła lub przerwała udział w projekcie), to odpowiednio dokonuje się zmiany zapisów w tabeli nr w tabeli 6 monitorowane są wszystkie wymagane wskaźniki. Beneficjent zobligowany jest do monitorowania wszystkich wskaźników przypisanych do Działania, w ramach którego realizuje projekt (dotyczy to również sytuacji, w których Projektodawca we wniosku o dofinansowanie nie określił dla nich wartości docelowych). Ich pomiar dokonywany jest zgodnie z Podręcznikiem wskaźników Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki , stanowiącym załącznik do Zasad systemu sprawozdawczości Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Ponadto Beneficjent monitoruje wszystkie inne wskaźniki przewidziane do realizacji w projekcie i określone we wniosku o dofinansowanie w punkcie 3.4. (szczególnie dotyczy to Beneficjentów Działania 7.3 i 9.5 PO KL). nie zawiera błędów rachunkowych. Należy zweryfikować każdą z tabel w zakresie podsumowania ilości uczestników. nie zawiera pustych pól. W przypadku, gdy w danych polach nie występuje żadna wartość to należy wpisać 0 (Tabela 1-5) lub nie dotyczy (Tabela 6). UWAGA! W Załączniku nr 2 nie uwzględnia się dzieci poniżej 12 roku życia oraz dzieci, które nie rozpoczęły edukacji gimnazjalnej. Szczegółowa instrukcja stanowi integralną część Załącznika nr 2. 6

7 Dla prawidłowego wypełnienia Załącznika niezbędna jest znajomość dokumentu Zasady systemu sprawozdawczości Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zamieszczonego na stronie internetowej Instytucji Pośredniczącej: w zakładce Dokumenty POKL -> Dokumenty Programowe -> Kontrola i monitoring. CZY W ZAŁĄCZNIKU PEFS: wszystkie pola w formularzu zostały uzupełnione. został uzupełniony numer PESEL każdego uwzględnionego w Załączniku uczestnika projektu. zostały uwzględnione wyłącznie osoby, które zakończyły bądź przerwały udział w projekcie w bieżącym okresie rozliczeniowym, za który składany jest wniosek o płatność. Odpowiedź na pytanie dotyczące zakończenia udziału osoby we wsparciu zgodnie z zaplanowaną dla niej ścieżką uczestnictwa musi być zgodna z informacjami zawartymi w Załączniku nr 2 w Tabeli 1A (w przypadku projektów konkursowych) lub 1B (w przypadku projektów systemowych). Zwróć szczególną uwagę, czy liczba zaznaczonych odpowiedzi TAK jest adekwatna do informacji zawartych w Załączniku nr 2 w zakresie osób, które zakończyły udział w projekcie, natomiast odpowiedź NIE w odniesieniu do osób, które przerwały udział w projekcie. Formularz PEFS musi być przedłożony jedynie w wersji elektronicznej. Załącznik nr 1 DOTYCZY WNIOSKU O PŁATNOŚĆ ZA OKRES OD..., DO..., W RAMACH PROJEKTU NUMER:... Rachunek bankowy:... Data: Pieczęć i podpis osoby upoważnionej: 7

8 8