Biuletyn techniczny. Zmiany stawek VAT w urządzeniach fiskalnych. Copyright 2010 COMARCH SA

Biuletyn techniczny Zmiany stawek VAT w urządzeniach fiskalnych Copyright 2010 COMARCH SA

Spis treści SPIS TREŚCI... 2 1 WPROWADZENIE... 3 2 ELZAB... 3 3 INNOVA... 5 4 NOVITUS... 6 5 POSNET... 8 6 TORELL... 8 7 COMARCH OPT!MA 2010... 9 Zmiany stawek VAT w urządzeniach fiskalnych Str. 2

1 Wprowadzenie Zgodnie z projektem zmiany ustawy o podatku od towarów i usług, od stycznia 2011 roku wprowadzone zostaną nowe stawki VAT. Obowiązujące aktualnie stawki 22%, 7%, 3% i 0% zastąpione zostaną stawkami 23%, 8%, 5% i 0%. KaŜdy podatnik rejestrujący swoją sprzedaŝ na urządzeniu fiskalnym odpowiedzialny jest za wprowadzenie stosownych zmian w konfiguracji uŝytkowanych przez siebie urządzeń. Ministerstwo Finansów w projekcie Rozporządzenia określiło, Ŝe w urządzeniach fiskalnych literze A naleŝy przywiązać stawkę podstawową (czyli nowa stawka 23%) kolejnym literom B G naleŝy przyporządkować kolejne stawki podatku wprowadzone na towary i usługi oraz sprzedaŝ zwolnioną z podatku. Zalecane jest programowanie w urządzeniu fiskalnym tylko tych stawek, które dany podatnik uŝywa (jeśli nie prowadzi sprzedaŝy zwolnionej z podatku, towarów/usług ze stawką 0% czy 3%, nie naleŝy ich w kasie/drukarce programować). Przez pierwsze 5 miesięcy od wprowadzenia nowych stawek VAT Ministerstwo Finansów dopuszcza moŝliwość zaprogramowania stawek VAT w innej, niŝ wyŝej opisana kolejność. Za właściwe przyporządkowanie nowych stawek podatku VAT (23%, 8%, 5%) odpowiedzialny jest właściciel urządzenia fiskalnego. Drukarki fiskalne mają określoną ilość zmiany wartości stawek VAT potem blokują pamięć fiskalną. Dlatego teŝ zmiany PTU trzeba wykonywać świadomie i odpowiedzialnie. W związku z powyŝszym w niniejszym dokumencie przedstawione zostaną informacje na temat zmiany stawek VAT na rok 2011 w urządzeniach fiskalnych proponowane przez poszczególnych producentów. Funkcja zmiany wartości stawek podatkowych (zgodnie z obowiązującymi przepisami) jest dostępna dla uŝytkownika kasy / drukarki fiskalnej i moŝe ją sam wykonać zgodnie z dołączoną do urządzenia instrukcją obsługi. Jeśli uŝytkownik po przeczytaniu niniejszych porad oraz odpowiednich informacji z instrukcji obsługi stwierdzi, Ŝe jest to operacja przekraczająca jego moŝliwości, proponujemy skontaktować się z autoryzowanym serwisem urządzenia, umówić się na szkolenie z wykonywania tej funkcji lub na przeprogramowanie stawek VAT w odpowiednim czasie. W programie Comarch OPT!MA 2010 dostępna jest funkcja zmiany stawek VAT w drukarkach fiskalnych. Uwaga: Firma Comarch S.A. nie bierze odpowiedzialności za zmiany wykonane zgodnie z informacjami jakie podali producenci urządzeń fiskalnych, a które zostały zawarte w tym biuletynie. 2 Elzab Urządzenia ELZAB mają moŝliwość wpisania 7 stawek VAT, które są przyporządkowane odpowiednio do liter A-G. Zmiana stawek VAT w drukarkach fiskalnych Sugerujemy kontakt z dostawcą oprogramowania, który najczęściej równieŝ jest dostawcą zainstalowanej drukarki fiskalnej ELZAB i prowadzi jej serwis. Firma obsługująca Państwa powinna mieć juŝ za sobą konsultacje z zakresu dostosowania oprogramowania do zmiany stawek VAT, w tym do aktualizacji słownika stawek VAT w drukarkach fiskalnych. Zmiany stawek VAT w urządzeniach fiskalnych Str. 3

NaleŜy pytać firmę obsługującą czy jest przygotowana do obsługi tzw. schodka podatkowego. Zgodnie z wymaganiami stawianymi przez Ministerstwo Finansów wszystkie drukarki fiskalne zapamiętują historię zmian podatku dla kaŝdego towaru sprzedanego za pomocą drukarki. W szczególności wymaga się od drukarek, aby próba sprzedaŝy towaru, dla którego obniŝono stawkę VAT, a następnie ją podwyŝszono, powodowała zablokowanie sprzedaŝy tego towaru (zabezpieczenie przez schodkiem podatkowym ). Warto wiedzieć, Ŝe kaŝda drukarka zapamiętuje takŝe sprzedane towary z omyłkowo zdefiniowaną stawką, które później zostały zmienione. Takie przypadkowe zdarzenia takŝe mają swój ślad w pamięci urządzenia i mogą (ale nie muszą) nieoczekiwanie wywoływać efekt zablokowania sprzedaŝy niektórych towarów lub przedwcześnie zapełnić bazę towarów. Sugerujemy, aby w aplikacji sprzedaŝy w momencie zmiany stawek podatkowych dokonać profilaktycznie modyfikacji fiskalnych nazw towarów w bazie. Zmiana taka moŝe polegać np. na dodaniu kropki lub wartości stawki VAT na końcu nazwy. Tak zmieniony towar będzie traktowany przez drukarkę jako towar nowy, dzięki czemu nie wystąpią opisane problemy ze schodkiem podatkowym. JeŜeli jednak metoda nie zostanie zastosowana w oprogramowaniu wykorzystywanym w Państwa sklepie, to moŝliwe (ale niekonieczne) jest wystąpienie zapełnienia się bazy, które moŝna będzie rozpoznać po następujących objawach: - po włączeniu, na wszystkich odmianach drukarek FP600/Omega, pojawi się na wyświetlaczu komunikat nota3 lub nota34 - po włączeniu, na wszystkich odmianach drukarek ELZAB Mera pojawi się komunikat BAZA TOWARÓW BLISKA ZAPEŁNIENIA lub BAZA TOWARÓW JEST ZAPEŁNIONA - wystąpi anulowanie paragonu z powodu D lub E W takim przypadku konieczne będzie wykonanie na drukarce operacji kasowania bazy towarów, za pomocą specjalnego programu, który moŝna pobrać na ftp://ftp.elzab.com.pl/uzyt/omegabaza.zip. Instrukcja obsługi programu - plik OmegaBaza.pdf - znajduje się wewnątrz archiwum. Drukarka wydrukuje raport z tej operacji i dokona zapisu w pamięci fiskalnej. Zmianę słownika stawek VAT w drukarkach ELZAB moŝna wykonać za pomocą: 1) dedykowanego programu omegavat (słuŝy tylko do zmiany stawek VAT): ftp://ftp.elzab.com.pl/uzyt/omegavat.zip 2) programu uŝytkownika (dołączanego do kaŝdej drukarki): ftp://ftp.elzab.com.pl/uzyt/omegauw.zip Zmiana stawek VAT w kasach fiskalnych Zmiana stawek VAT w kasach fiskalnych ELZAB (zmiana przypisania wartości w słowniku stawek VAT) to prosta czynność, którą uŝytkownik kasy moŝe wykonać sam. Jednak przy braku czasu lub odpowiedniej wiedzy sugerujemy wezwanie do wykonania tej operacji serwis. Istnieje ku temu inny powaŝny powód. Przyporządkowanie określonych nowych wartości stawek podatkowych do odpowiednich liter A-G to w niektórych przypadkach tylko połowa operacji. Drugą część stanowi kwestia ewentualnej modyfikacji bazy towarowej kasy. Zmiany dotyczyć mogą innego przyporządkowania literowego stawek VAT dla poszczególnych towarów. To czy taka potrzeba w ogóle wystąpi oraz w jakim zakresie zaleŝeć będzie od wspomnianego, spodziewanego dopiero przepisu MF, a takŝe konkretnego uŝytkownika i asortymentu jaki placówka oferuje. W przypadku duŝych baz towarowych i przy potrzebie zmiany stawki przy duŝej liczbie towarów najprościej będzie wczytać bazę z kasy do komputera, dokonać niezbędnej edycji i w dniu 1 stycznia Zmiany stawek VAT w urządzeniach fiskalnych Str. 4

2011 po dokonaniu wszystkich niezbędnych raportów za 2010 r. wgrać nową bazę do kasy przed rozpoczęciem sprzedaŝy. Szczególnej uwadze wszystkich uŝytkowników kas fiskalnych ELZAB polecamy program minimag, którego funkcjonalność m.in. doskonale sprawdza się przy opisanej procedurze zmiany stawek VAT. Bazę towarową pobraną z kasy moŝna swobodnie przeglądać, edytować i po zakończeniu poprawek przesłać do urządzenia fiskalnego. Wszystkim uŝytkownikom kas fiskalnych ELZAB sugerujemy kontakt z partnerem handlowym prowadzącym serwis kas w celu wykorzystania programu minimag do szybkiego i bezstresowego przeprowadzenia operacji zmiany stawek VAT. Cena licencji programu minimag to 90 zł netto. Sugerujemy ponadto rozwaŝenie moŝliwości nabycia kas rezerwowych (jednej lub kilku), które przygotowane odpowiednio wcześniej pod kątem nowych stawek VAT, będą słuŝyły do prowadzenia sprzedaŝy w pierwszych dniach 2011 r., aŝ do czasu wykonania operacji zmiany stawek VAT na wszystkich, pracujących dotąd kasach. http://www.elzab.com.pl/zmiana_stawek_vat_w_kasach_elzab 3 Innova Wszystkie urządzenia wyprodukowane przez INNOVA (zarówno kasy jak i drukarki fiskalne) są przygotowane na zmianę stawek VAT. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministerstwa Finansów zmiany stawek podatkowych moŝe dokonać podatnik bez konieczności wzywania serwisu. NaleŜy jednak pamiętać, Ŝe czynności te róŝnią się od siebie w zaleŝności od modelu urządzenia i złoŝoności procesu (sama zmiana stawek podatkowych, przeprogramowanie bazy towarowej czy teŝ zmiana nazw w bazie towarowej). Dodatkowo część programowanych danych moŝe być podana tylko raz i popełnienie błędu moŝe się wiązać z koniecznością wymiany pamięci fiskalnej. NaleŜy równieŝ pamiętać, Ŝe drukarki fiskalne nieposiadające kopii elektronicznej INNOVA EJ (stara homologacja) zgodnie z wymogami Ministerstwa Finansów zapamiętują historię zmian podatku dla kaŝdego sprzedanego towaru. Zabezpieczenie to powoduje zablokowanie sprzedaŝy towaru, dla którego wykonano obniŝenie stawki VAT a następnie ją podwyŝszono. Nie oznacza to oczywiście, Ŝe stawek nie moŝna zmienić, ale dobranie właściwego procesu jest zaleŝne od konstrukcji i wielkości bazy zaprogramowanej w drukarkach. W związku z tym zachęcamy Państwa do kontaktu z Dealerami i Dystrybutorami posiadającymi aktualne uprawnienia serwisowe INNOVA, którzy są wyposaŝeni w oprogramowanie i instrukcje umoŝliwiające zmianę stawek VAT we wszystkich modelach kas i drukarek INNOVA. W przydatnych linkach znajduje się skrócona wersja instrukcji obsługi do kas HIT dotycząca wyłącznie zmiany stawek VAT oraz specjalny program do zmiany stawek podatkowych w drukarkach fiskalnych. Pytania związane ze zmianą stawek VAT w urządzeniach fiskalnych INNOVA naleŝy kierować na wdobraczynski@innova-sa.pl. Przydatne linki: Program do zmiany stawek VAT w drukarkach fiskalnych: http://innova-sa.pl/tmp/pr/zapisptu_setup.zip Krótki opis programu do zmiany stawek VAT w drukarkach fiskalnych: http://innova-sa.pl/tmp/instrukcje_obslugi/opisprogramudozmianystawekvat.pdf Instrukcja modyfikacji bazy PLU w kasach HIT: http://innova-sa.pl/tmp/instrukcje_obslugi/modyfikacjabazypluinnovahit.pdf Zmiany stawek VAT w urządzeniach fiskalnych Str. 5

Instrukcja zmiany stawek PTU w kasach HIT: http://innova-sa.pl/tmp/instrukcje_obslugi/zmianastawekptuinnovahit.pdf http://www.innova-sa.pl/innova/zmiana_stawek_vat_w_urzadzeniach_innova-2-26-1.html 4 Novitus Zmiana stawek VAT w drukarkach fiskalnych Modyfikację wartości zaprogramowanych stawek VAT w drukarce fiskalnej moŝe uŝytkownik dokonać tylko po wcześniejszym wykonaniu raportu fiskalnego dobowego (muszą być zerowe totalizery fiskalne). Samego przeprogramowania dokonuje się za pomocą programu serwisowego do drukarek fiskalnych Novitus WikingPL. Program jest do pobrania ze strony: http://www.novitus.pl/pl/dla-programistow/drukarki-fiskalne Po zainstalowaniu programu, naleŝy go uruchomić, wybrać port komunikacyjny, do którego podłączona jest drukarka fiskalna, następnie wybrać: Narzędzia --> Sterowanie drukarką --> Programowanie --> Zmiana stawek VAT. W wyświetlonym okienku wybrać opcje jak na poniŝszym rysunku, wpisać poŝądane na danym stanowisku kasowym wartości stawek VAT (puste pole nieoprogramowana, sprzedaŝ zwolniona wpisać ZW) Naciśnięcie przycisku Wyślij spowoduje przesłanie nowych wartości stawek do drukarki fiskalnej. Jeśli wybrana opcja: Wymagane potwierdzenie z klawiatury drukarka zgłosi komunikat o próbie przeprogramowania stawek VAT, naleŝy na drukarce zatwierdzić klawiszem OK., zapytanie o poprawność daty (jeśli jest poprawna) potwierdzić klawiszem OK. nastąpi wydruk potwierdzający zaprogramowanie nowych stawek VAT. PowyŜsza modyfikacja (przeprogramowanie) to jedyna operacja na drukarkach fiskalnych w związku z planowanymi zmianami stawek VAT. Pozostałe zmiany, takie jak przyporządkowanie niektórych Zmiany stawek VAT w urządzeniach fiskalnych Str. 6

towarów do zmienionych stawek VAT (np. Ŝywność niskoprzetworzona z B=7% na C=5%) naleŝy dokonać w komputerowym programie zainstalowanym na stanowisku sprzedaŝy. Uwaga! Drukarki fiskalne kontrolują tzw. schodek podatkowy mają za zadanie zablokowanie sprzedaŝy towarów, którym obniŝono stawkę VAT a potem następuje próba jej podniesienia. Zostanie zablokowana sprzedaŝ takiego towaru z podniesioną stawką VAT. Przykład: SprzedaŜ towaru Piwo ze stawką 22% (OK.), sprzedaŝ towaru Piwo ze stawką 7% (OK.) Próba sprzedaŝy towaru Piwo ze stawką 8% - zablokowana! (nadal jest moŝliwa sprzedaŝ tego towaru ze stawką 7% lub niŝszą). Historia sprzedaŝy wszystkich towarów jest zapamiętywana przez drukarkę od chwili fiskalizacji, więc schodek podatkowy moŝe wystąpić na towarach, które omyłkowo zostały kiedykolwiek sprzedane z niewłaściwą stawką VAT. Jeśli podczas sprzedaŝy towarów po zmianie stawek VAT na nowe wystąpi na drukarce komunikat Błędna stawka PTU, oznacza to, Ŝe na danym towarze wykryto opisany wyŝej schodek podatkowy. NaleŜy dokładnie sprawdzić przypisanie towaru do stawki VAT i w razie konieczności zmodyfikować nazwę tego towaru, aby nie pokrywała się z nazwą towaru zablokowanego. Zmiana stawek VAT w kasach fiskalnych W kasach fiskalnych problem zmiany stawek VAT składa się z dwóch etapów: zmiany wartości stawek przyporządkowanych do poszczególnych liter A-G oraz zmiany przyporządkowania w bazie towarowej towarów (np. Ŝywność niskoprzetworzona z B=7% na C=5%) do innych niŝ dotychczas liter odpowiadających nowym stawkom VAT. Pierwszy etap: Zmiana wartości zaprogramowanych w kasie stawek VAT. Operację naleŝy wykonać bezpośrednio z klawiatury kasy fiskalnej. MoŜna to zrobić po wcześniejszym wykonaniu raportu fiskalnego dobowego (zerowe totalizery fiskalne). W zaleŝności od modelu kasy, róŝny jest schemat wykonania tej zmiany. Dokładny sposób programowania stawek VAT znajdzie sposobem uŝytkownik w instrukcji obsługi swojej kasy. Etap drugi: Zmiana przyporządkowania towarów do innych liter odpowiadających poszczególnym stawkom VAT. W zaleŝności od sposobu oprogramowania kasy fiskalnej, operacje tę moŝna wykonać z programu serwisowego do kasy, z programu magazynowego lub ręcznie, bezpośrednio z klawiatury kasy. W kasach pracujących samodzielnie (bez systemu komputerowego) moŝna to zrobić bezpośrednio z klawiatury kasy zgodnie z zapisanym w instrukcji obsługi sposobem programowania towarów (PLU). Jeśli uŝytkownik dysponuje komputerem/laptopem, moŝe sobie ułatwić proces zmiany przyporządkowania towarów do nowych stawek VAT wykorzystując program serwisowy do kas: Tango98. Wówczas naleŝy odczytać do programu serwisowego całą bazę towarową kasy, w programie dokonać zmian przyporządkowania towarów do nowych stawek (zmieniając przy towarze literkę stawki VAT z B na C) a następnie po wcześniejszym wykonaniu raportu fiskalnego dobowego oraz raportu obrotów towarów / PLU (jeśli wymagane) wysłać przeprogramowaną bazę towarową do kasy. Zaprogramowaniu będzie towarzyszył wydruk zmian w bazie towarowej. W kasach pracujących z systemami sprzedaŝy (programem magazynowym) zalecane (a wręcz nakazane) jest dokonanie zmian przyporządkowania towarów do nowych stawek VAT w programie sprzedaŝy i z tego programu wysłanie zmian do urządzenia fiskalnego. Zmiany stawek VAT w urządzeniach fiskalnych Str. 7

Dla autoryzowanych partnerów NOVITUS dostępny jest NFVAT2011 (wersja 1.23, ZIP 8,4 MB) - specjalny program do zmiany stawek VAT w kasach i drukarkach fiskalnych. Materiały równieŝ w dziale Download w serwisie Extranet. http://www.novitus.pl/pl/cok/zmianavat/ 5 Posnet Urządzenia fiskalne POSNET są w pełni przygotowane do wprowadzenia nowych stawek podatkowych lub zamiany starych stawek na nowe Zgodnie z obowiązującym prawem (Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 roku w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania, Dz. U. nr 212, poz. 1338) zmiany tego typu mogą być wykonane przez podatnika. Sposób zmiany stawek VAT w kasach fiskalnych, zamieszczony jest w dostarczonej wraz z urządzeniem instrukcji obsługi. Sposób zmiany stawek VAT w drukarkach fiskalnych opisany jest w Instrukcjach programisty, dostępnych na stronie Posnet. Zwrócić naleŝy jednak uwagę, iŝ wspomniane zmiany nowych stawek podatkowych lub zamiany starych stawek na nowe niosą za sobą szereg czynności, których złoŝoność zaleŝy od rodzaju i modelu urządzenia oraz objętości bazy towarowej i nie zawsze jest procesem szybkim i prostym. Ponadto zapis do modułu z błędną datą, moŝe oznaczać konieczność wymiany modułu fiskalnego na koszt uŝytkownika! W związku z powyŝszym zalecany jest w pierwszej kolejności kontakt z Autoryzowanym Dealerem POSNET odpowiedzialnym za serwis danego urządzenia, który pomoŝe określić zakres i złoŝoność prac niezbędnych do dostosowania sprzętu do nowych przepisów prawnych, a tym samym podjąć decyzję o samodzielnym wprowadzeniu zmian lub skorzystaniu z usługi serwisowej Ponadto, wszystkim podatnikom zdecydowanym na wprowadzenie zmian przez serwisantów sugerujemy umówienie wizyty z odpowiednim wyprzedzeniem. Zapewni to wprowadzenie odpowiednich zmian w najbardziej optymalnym terminie i pozwoli wyeliminować ryzyko na jakie narazić moŝe się podatnik w związku z nieprawidłowym sposobem rozliczeń podatku Informacje dla Autoryzowanych Serwisów Technicznych Posnet, dotyczące zmian stawek VAT w urządzeniach fiskalnych, są dostępne po zalogowaniu w Programie Bonus, w dziale "Zmiany stawek VAT". Aby zalogować się do Programu Bonus po raz pierwszy, wyślij maila na adres bonus@posnet.com, podając Nazwę i dane rejestracyjne swojej firmy (w tym nr NIP). Po weryfikacji poprawności danych otrzymasz login oraz hasło do Programu Bonus. http://www.posnet.com.pl/index.php?pid=1020&newsid=3842 6 Torell Zmiana stawek VAT w drukarkach fiskalnych NaleŜy wykonać raport dzienny (dobowy) fiskalny następnie wykonać raport fiskalny okresowy za miesiąc grudzień wg dat raportów. Wyłączyć program słuŝący do sprzedaŝy. Do przeprogramowania stawek VAT w przypadku drukarki Torell Andros naleŝy uŝyć programu Zelos który moŝna pobrać ze strony: Zmiany stawek VAT w urządzeniach fiskalnych Str. 8

http://www.torell.pl/oferta/handel_gastronomia_uslugi_logistyka/drukarki_fiskalne/torell_andros/(tab )/files Zmiana stawek VAT w kasach fiskalnych Zmiany opodatkowania podatkiem od towarów i usług wymagają przeprogramowania uŝytkowanych kas fiskalnych. Zmiany te naleŝy wprowadzić po zakończeniu ostatniej sprzedaŝy w roku 2010, a przed rozpoczęciem sprzedaŝy w roku 2011. Operacja przeprogramowania kasy moŝe być przeprowadzona samodzielnie, lub moŝna ją zlecić serwisowi kasy. Kasy z serii ER-A (wersje sklepowe) moŝna przeprogramować darmowym oprogramowaniem Ceres dostępnym na stronie www.torell.pl. NaleŜy pamiętać, Ŝe w przypadku kas współpracujących z komputerem zmiany naleŝy wprowadzić takŝe w bazie towarowej uŝytkowanego oprogramowania. W celu sprawnego przeprowadzenia zmian zaleca się wcześniejszą analizę uŝytkowanej bazy towarowej, by określić szczegółowo katalog koniecznych do przeprowadzenia zmian. Kasy fiskalne są z natury przystosowane do wielokrotnych zmian stawek podatkowych i operacja ta zostanie w odpowiedni sposób uwzględniona np. na raportach z pamięci fiskalnej. http://www.torell.pl 7 Comarch OPT!MA 2010 W konfiguracji programu w gałęzi Program\ Ogólne\ Symbole stawek VAT (Drukarki) dostępne są funkcje Odczyt stawek VAT z drukarki fiskalnej oraz Zapis stawek VAT do drukarki fiskalnej. Aby zmienić stawki VAT naleŝy wybrać odpowiedni rodzaj drukarki następnie uzupełnić odpowiedni symbol fiskalny dla danych stawek VAT w kolumnie SymbolFikalny i wcisnąć przycisk Zapis stawek VAT do drukarki fiskalnej. Zmiany stawek VAT w urządzeniach fiskalnych Str. 9