Program EWIDENCJA ODZIEŻY ROBOCZEJ INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA Przejdź do strony producenta programu http://www.jarsoft.poznan.pl/ 1. STRUKTURA PROGRAMU Program EWIDENCJA ODZIEŻY ROBOCZEJ jest aplikacją wspierającą zarządzanie odzieżą roboczą i wyposażeniem pracownika. Aplikacja kontroluje aktualną liczbę wydanej 1 odzieży i wyposażenia oraz okres jej użytkowania definiowany dla poszczególnych pozycji i stanowisk. Przy każdym uruchomieniu programu sprawdza, czy należy wydać nową odzież i wyświetla odpowiedni komunikat. Uruchamianie: Po dwukrotnym kliknięciu w ikonę programu ukazuje się okno tytułowe. Program czeka na potwierdzenie lub zmianę wyświetlanej daty i wprowadzenie hasła. Po podaniu prawidłowego hasła pojawia się menu główne programu składające się z następujących menu: EWIDENCJA ODZIEŻY: ZAKŁADKI: Lista pracowników - tu wprowadza się informacje o pracownikach lub uzupełnia po imporcie z programu PŁACE lub pliku tekstowego.. Można wydrukować listę pracowników, którym należy wydać odzież lub uzupełnić informacje o stanowiskach i rozmiarze odzieży. Dokumenty wydania wyświetla listę wszystkich dokumentów wydania w wybranej kolejności i umożliwia wprowadzenie nowych dokumentów. Lista stanowisk tu wprowadza się informacje o stanowiskach skrót, nazwę, rodzaje odzieży wymaganej na stanowisku i okres jej używalności w dniach. Lista odzieży tu zakłada się listę odzieży Lista zakładów tu zakłada się listę zakładów Zestawienia tu można sporządzić następujące zestawienia: karty ewidencji odzieży dla wszystkich lub wybranych pracowników z wybranego przedziału czasowego, listę wszystkich lub wybranych pracowników, listę pracowników, którym należy wydać odzież w podanym terminie, zapotrzebowanie za odzież uporządkowane wg asortymentu i rozmiarów, listę dokumentów wydania w wybranym przedziale czasu. lista odzieży na stanowiskach USTAWIENIA: Parametry programu tu można wprowadzić nazwę użytkownika, która jest umieszczana na nagłówkach wydruku, podać ścieżki dostępu Jeżeli chcemy importować dane należy podać ścieżkę dostępu do pliku z danymi osobowymi programu Płace lub do pliku tekstowego. W przypadku importu z pliku tekstowego należy podać parametry importu zależne od struktury pliku tekstowego. Archiwum tu można wybrane dokumenty przenieść do archiwum oraz wyświetlić listę usuniętych pracowników. 1
Zmiana hasła Kopia zapasowa Odbudowa baz danych uruchamiana w przypadku zmian w programie. Program przebudowuje strukturę plików DBF i CDX. Przed uruchomieniem przebudowy tworzony jest folder AR/KOPIA_mmddrr_sek z kopią plików DBF. KONIEC - kończy pracę w programie. 2. PRACA W PROGRAMIE 2.1. Informacje ogólne A. Import danych Program importuje informacje o pracownikach z podanego pliku Oprócz listy osób tworzona jest lista stanowisk i lista zakładów.. B. Sprawdzanie, czy są osoby, którym należy wydać odzież Przy każdym uruchomieniu program sprawdza czy upłynęły już terminy wydania odzieży i wyświetla okienko ostrzegawcze, jeśli znajdzie takie osoby. Listę tych osób można obejrzeć lub wydrukować na ekranie Ewidencja w zakładce Zestawienia.. 2.2. Czynności początkowe A. Zakładanie listy odzieży Pracę w programie należy rozpocząć od zdefiniowania listy odzieży. Należy podać 10-znakowy symbol odzieży i jej nazwę. Odzież można podzielić na grupy odpowiednio ustalając symbole np. 01-00001, 01-00002, 02-00001 itp. B. Zakładanie listy stanowisk i odzieży na stanowiskach Po zdefiniowaniu listy odzieży należy zdefiniować listę stanowisk. Jeśli został wykonany import, lista może już być zdefiniowana. Stanowiska można podzielić na grupy odpowiednio ustalając symbole np. 01-00001, 01-00002,02-00001 itp. Poszczególnym stanowiskom należy przypisać odzież. UWAGA! Okres używalności danej odzieży przypisuje się stanowiskom ponieważ ta sama odzież może mieć inny okres używalności w zależności od stanowiska. Jeśli jakaś odzież powtarza się w grupach stanowisk można ją przypisać do stanowisk grupowo. W tym celu należy wybrać zakładkę Lista odzieży, wybrać odpowiednią odzież, podać grupę stanowisk i dni używania, a następnie wybrać przycisk Przypisz wybraną odzież do grupy stanowisk. Program dopisze pozycje z odzieżą na wszystkich stanowiskach należących do podanej grupy i u wszystkich osób na tych stanowiskach. C. Zakładanie listy zakładów Jeśli został wykonany import, lista może już być zdefiniowana. Zakłady, podobnie jak stanowiska można podzielić na grupy odpowiednio ustalając symbole np. 01-00001, 01-00002,02-00001 itp. D. Uzupełnianie informacji o pracownikach. Dokumenty wydania. Z programu PŁACE lub pliku tekstowego importowane są następujące informacje: nr pracownika, nazwisko, imię, stanowisko, zakład. 2
Należy uzupełnić: rozmiary odzieży i daty ostatniego wydania. Daty ostatniego wydania odzieży uzupełniamy przez wprowadzenie dokumentów wydania. W tym celu wybieramy zakładkę Dokumenty wydania. Dokumenty można wprowadzać: pojedynczo tzn jedna pozycja na jeden rodzaj odzieży dla wybranego pracownika, lub grupowo np. wszystkim pracownikom na wybranym stanowisku, lub jednemu pracownikowi wszystkie elementy odzieży. W tym celu należy wybrać odpowiednie opcje w polach Pracownik, Stanowisko lub Odzież. Jeśli dokumenty są wprowadzane pojedynczo, obie tabele mają tę samą zawartość. Jeśli dokumenty są wprowadzane grupowo to w lewej tabeli jest jeden zapis dla dokumentu i pozycji, a w prawej może być wiele, w zależności od wybranych opcji. Po wprowadzeniu nowego dokumentu lub zmianie już istniejącego dokumentu wydania należy wybrać przycisk OBLICZ DATY WYDANIA. Program obliczy i wyświetli daty następnego wydania. 2.3. Czynności wykonywane systematycznie A. Sprawdzanie terminów wydania odzieży Wystarczy uruchomić program, by wiedzieć czy są pracownicy, którym należy wydać odzież. Możemy też zaplanować wydanie odzieży w dowolnym terminie tworząc zestawienie z wybranym parametrem stan na dzień. Można utworzyć: listę pracowników z terminami wydania odzieży lub zapotrzebowania na odzież wg nazw i rozmiarów. B. Rejestracja wydań odzieży Główną operacją wykonywaną w tym programie jest wprowadzanie dokumentów wydania odzieży. Na ich podstawie program oblicza daty następnego wydania i tworzy odpowiednie zestawienia. C. Kopia zapasowa Program umożliwia wykonanie kopii zapasowej w menu Ustawienia->Kopia zapasowa. Należy podać ścieżkę dostępu do kopii zapasowej. Jak napisano wcześniej przy każdym uruchomieniu Odbudowy baz danych tworzona jest również kopia plików DBF. 3. OPIS EKRANU EWIDENCJA ODZIEŻY 3.1. Zakładka: Lista odzieży Ekran wyświetla tabelę z listą odzieży. Pod tabelą umieszczone są pola służące do wprowadzenia symbolu odzieży (10 znaków) i nazwy (50 znaków). Aby założyć nową pozycję, należy wybrać przycisk Nowy, uzupełnić wyżej wymienione pola i wybrać przycisk Zapisz. Dopisana pozycja pojawi się w tabeli powyżej. Przycisk Anuluj służy do wycofania się ze zmian zanim je zapiszemy. Przycisk Usuń służy do usunięcia wybranej pozycji. Pozycję wybieramy klikając w odpowiedni wiersz tabeli. Założoną listę odzieży możemy wydrukować wybierając przycisk Drukuj. 3
Na dole ekranu znajduje się przycisk Dopisz wybraną odzież do podanej grupy stanowisk służący do grupowego dopisywania odzieży do stanowisk ( opisane w punkcie 2.2. B). 3.2. Zakładka: Lista stanowisk Ekran wyświetla dwie tabele: lewą z listą stanowisk i prawą z listą odzieży na wybranym stanowisku. Pod tabelami umieszczone są pola służące do wprowadzenia: symbolu stanowiska (10 znaków)i nazwy stanowiska(50 znaków) oraz symbolu odzieży i dni używalności. Odzież wybieramy z listy. Aby założyć nową pozycję, należy wybrać przycisk Nowy, uzupełnić wyżej wymienione pola i wybrać przycisk Zapisz. Dopisana pozycja pojawi się w tabeli powyżej. Przycisk Anuluj służy do wycofania się ze zmian zanim je zapiszemy. Przycisk Usuń służy do usunięcia wybranej pozycji. Pozycję wybieramy klikając w odpowiedni wiersz tabeli. Jeżeli usuwamy odzież przypisaną do danego stanowiska, to program usuwa ją również z listy odzieży przypisanej pracownikom na tym stanowisku. Podobnie, jeśli dopisujemy nową odzież do listy na wybranym stanowisku to program dopisuję ją wszystkim pracownikom na tym stanowisku. W przypadku zmiany okresu używalności odzieży zmieniane są daty następnego wydania u pracowników. 3.3. Zakładka: Lista zakładów Ekran wyświetla tabelę z listą zakładów. Pod tabelą umieszczone są pola służące do wprowadzenia symbolu zakłądu (10 znaków) i nazwy (50 znaków). Aby założyć nową pozycję, należy wybrać przycisk Nowy, uzupełnić wyżej wymienione pola i wybrać przycisk Zapisz. Dopisana pozycja pojawi się w tabeli powyżej. Przycisk Anuluj służy do wycofania się ze zmian zanim je zapiszemy. Przycisk Usuń służy do usunięcia wybranej pozycji. Pozycję wybieramy klikając w odpowiedni wiersz tabeli. 3.4. Zakładka: Lista pracowników Ekran wyświetla dwie tabele z listą pracowników. Tabela maja poziomy pasek przewijania pozwalający wyświetlać początkowo niewidoczne kolumny. Szerokość kolumn można zmieniać przez przeciąganie jej krawędzi.. Lewa tabela zawiera listę pracowników, natomiast prawa listę odzieży u pracowników. Pod tabelą umieszczone są pola służące do wprowadzenia kolejno: numeru pracownika, nazwiska, symbolu zakladu, symbolu stanowiska i ewentualnych uwag. Wraz z wyborem stanowiska decydujemy o tym, jaka odzież przysługuje pracownikowi i z jakim okresem używalności. Dlatego przy zmianie stanowiska mogą zmienić się daty następnego wydania. Rozmiar odzieży można podawać numerycznie np. 40, lub znakowo np. XL. 3.5. Zakładka: Dokumenty wydania Ekran wyświetla dwie tabele z listą pracowników. Tabele maja poziomy pasek przewijania pozwalający wyświetlać początkowo niewidoczne kolumny. Szerokość kolumn można zmieniać przez przeciąganie jej krawędzi.. 4
Lewa tabela zawiera listę pozycji dokumentów natomiast prawa szczegóły poszczególnych pozycji. Możemy zmienić kolejność wyświetlania dokumentów wybierając przełącznik umieszczony pod tabelą. Pod tabelą umieszczone są pola służące do wprowadzenia kolejno: daty wydania, numeru dokumentu, pozycji dokumentu, numeru pracownika, stanowiska, symbolu odzieży i ilości wydanej odzieży. Nad polami Dokument, Pracownik, Stanowisko, Odzież umieszczone są przełączniki pozwalające na grupowe wprowadzanie dokumentów. Jeżeli wybierzemy opcje Wszyscy pracownicy, to zostanie utworzony dokument dla wszystkich pracowników lub dla pracowników na wybranym stanowisku w zależności od wyboru opcji Stanowisko. W polu Odzież możemy zdecydować czy tworzymy dokument dla wybranego rodzaju odzieży, dla wszystkich pozycji odzieży lub tylko tej z przekroczonym terminem wydania. Z powyższego wynika, że możemy utworzyć jeden dokument wydania zawierający wszystkie pozycje odzieży, które musimy wydać w danym dniu. Porównywana jest data dokumentu wydania z datami następnego wydania. Na tym ekranie możemy wydrukować dokumenty wydania. Jeśli lista dokumentów jest bardzo długa i są na niej przedawnione dokumenty, możemy przerzucić je do archiwum wybierając z menu ustawienia Archiwum. Tu należy podać datę zamykającą okres. Dokumenty z wcześniejszą datą zostaną przeniesione do archiwum. 3.6. Zakładka: Zestawienia Tu można sporządzić następujące zestawienia: karty ewidencji odzieży dla wszystkich lub wybranych pracowników z wybranego przedziału czasowego, listę wszystkich lub wybranych pracowników, listę pracowników, którym należy wydać odzież w podanym terminie, zapotrzebowanie za odzież uporządkowane wg asortymentu i rozmiarów, listę dokumentów wydania w wybranym przedziale czasu., listę odzieży na poszczególnych stanowiskach. Po lewej stronie ekranu znajdują się parametry, które mogą zawęzić zakres zestawień np. możemy utworzyć zapotrzebowanie na odzież tylko na wybrane stanowisko. Nie wszystkie parametry dotyczą wszystkich zestawień. Np. nie wybieramy symbolu odzieży, żeby utworzyć listę osób. Obok każdego z parametrów podane są informacje jakiego zestawienia dotyczy. Każde zestawienie można wydrukować lub obejrzeć. 5
4. ZAWARTOŚĆ FOLDERU DANE OD_PRA00 lista pracowników OD_PRA_O lista odzieży u pracowników OD_WYD00 lista dokumentów wydania OD_WYD_O lista dokumentów wydania -szczegóły OD_STA00 lista stanowisk OD-ZAK00 lista zakładów OD_STA_O lista odzieży na stanowiskach, OD_ODZ00 lista odzieży OD_PRAAR - lista pracowników-archiwum OD_WYDAR lista dokumentów wydania-archiwum OD_WYDAO lista dok. Wydania- archiwum szczegóły. OD_STAGr grupy stanowisk Jeśli program pracuję w sieci, na dysku lokalnym należy utworzyć folder, w którym będą tworzone pliki tymczasowe. Ścieżkę dostępu do tego folderu należy wpisać na ekranie Parametry programu. 6