ERASMUS+ PARTNERSTWA STRATEGICZNE - 2017 Zasady realizacji projektów wynikające z umowy 28 września 2017 r.
PARTNERSTWA STRATEGICZNE Partnerstwa strategiczne to projekty realizowane wspólnie przez różne instytucje, międzynarodowe, strategiczne nie mogą być realizowane przez pojedyncze osoby, muszą wynikać z potrzeb instytucji/jednostek, przewidujące innowacyjne rozwiązania.
ZASADY OGÓLNE Koordynatorem projektu jest wnioskodawca. Nie można przekazać odpowiedzialności za swoje zadania innemu beneficjentowi ani innej stronie. Realizacja projektu zgodnie z opisem działań i harmonogramem dołączonym do wniosku. Czas trwania: od 24 do 36 miesięcy w wyjątkowych sytuacjach istnieje możliwość przedłużenia projektu (pod pewnymi warunkami nie dotyczy projektów 36 miesięcznych). Rozpoczęcie projektu: między 1 września a 31 grudnia 2017 r. Zakończenie projektu: najpóźniej do 31 sierpnia 2020 r.
DOFINANSOWANIE PROJEKTÓW Środki przyznane na realizację projektu z programu Erasmus+ - to dofinansowanie działań, a nie pełne finansowanie. Niezbędne jest dołożenie środków własnych organizacji.
OBOWIĄZKI BENEFICJENTÓW Beneficjenci są solidarnie odpowiedzialni za realizację projektu oraz za wypełnianie nałożonych na nich zobowiązań (Art. II.2.1, II.2.2 Warunki ogólne umowy finansowej) Niezbędne są odpowiednie wewnętrzne ustalenia - zgodne z warunkami umowy - wewnętrzne umowy o współpracy (np. bilateralne).
OBOWIĄZKI PARTNERÓW Prowadzenie działań projektowych, realizacja zadań zgodnie z wnioskiem i ustaleniami. Informowanie koordynatora o zmianach lub opóźnieniach, mogących mieć wpływ na realizację projektu; Informowanie o zmianach związanych z sytuacją prawną, finansową, organizacyjną lub formalną (nazwa, adres, reprezentacja prawna); Przekazywanie informacji do opracowania raportów, sprawozdań finansowych oraz innych dokumentów (np. do audytów) na prośbę NA lub KE za pośrednictwem koordynatora.
OBOWIĄZKI KOORDYNATORA Podpisanie umowy z NA - w imieniu całego partnerstwa. Uwaga! Umowa o dofinansowanie podpisywana z NA, to nie umowa między NA a instytucją koordynującą, tylko między NA a wszystkimi instytucjami realizującymi projekt! Pośredniczenie w komunikacji pomiędzy pozostałymi beneficjentami i NA. Monitorowanie działań. Odpowiedzialność przed NA za dostarczane rezultaty, dokumenty, informacje od pozostałych partnerów (weryfikacja przed przekazaniem do NA).
OBOWIĄZKI KOORDYNATORA Kontakty z NA informowanie o zmianach; przedstawianie dokumentów do kontroli, audytów w imieniu całego partnerstwa. Sprawozdawczość, w tym wnioski o płatność w imieniu całego partnerstwa. Koordynator powinien na bieżąco w trakcie realizacji projektu zbierać dokumenty potwierdzające dla wszystkich kategorii od partnerów. Przekazywanie środków finansowych partnerom (w ustalonych terminach).
WSPÓŁPRACA Z PARTNERAMI Wewnętrzne umowy z partnerami dotyczące współpracy i realizacji działań. Częste i regularne kontakty e-mailowe. Dokumentacja potwierdzająca wszelkie ustalenia. Spotkania partnerów wcześniejsze ustalanie terminu i programu oraz wkładu poszczególnych uczestników. Protokoły ze spotkań warto mieć podpisane lub zachować akceptację e-mailową od partnerów. Uzgodniony format i harmonogram raportowania wewnętrznego.
UMOWA http://erasmusplus.org.pl/dokumenty/szkolnictwo-wyzsze/ http://ec.europa.eu/programmes/erasmusplus/resources/documents-for-applicants/model-grantagreements_en
STRUKTURA UMOWY Warunki szczególne umowy finansowej indywidualne dla poszczególnych projektów Załącznik I: Warunki ogólne umowy finansowej Załącznik II: Opis projektu, Szacunkowy budżet projektu, Lista pozostałych beneficjentów Załącznik III: Zasady finansowe i umowne Załącznik IV: Stawki mające zastosowanie w Umowie Załącznik V: Pełnomocnictwa udzielone Koordynatorowi przez pozostałych Beneficjentów (Mandates) Załącznik VI: Wzór potwierdzenia otrzymanych środków finansowych udostępniony w systemie dokumentów https://online.frse.org.pl
RAPORTY OKRESOWE (1/4) Składane przez koordynatora projektu w imieniu konsorcjum, w systemie Mobility Tool+ w j. polskim lub angielskim Webinarium na temat obsługi MT+ - 21 listopada 2017 r.
RAPORTY OKRESOWE (2/4) Terminy złożenia raportu postępu/przejściowego różne w zależności od czasu trwania projektu (od 24 do 36 miesięcy) oraz daty jego rozpoczęcia 1. Umowa - 24 miesiące: przekazanie środków w transzach 80/20% (80% po podpisaniu umowy, 20% płatność bilansująca po rozliczeniu projektu) obowiązkowy raport postępu, obejmujący połowę okresu realizacji projektu (bez wniosku o płatność)
RAPORTY OKRESOWE (3/4) 2. Umowa powyżej 24 miesięcy przekazanie środków w transzach 40/40/20% (40% po podpisaniu umowy) obowiązkowy raport postępu (bez wniosku o płatność) obowiązkowy raport przejściowy, w połowie projektu pomiędzy datą jego rozpoczęcia a zakończenia (wniosek o płatność zaliczka 40%)
RAPORTY OKRESOWE (4/4) Raport przejściowy jest wnioskiem o kolejną płatność zaliczkową, jeśli wydano co najmniej 70% poprzedniej zaliczki/zaliczek. Jeśli raport przejściowy nie wykaże wykorzystania tej kwoty, należy złożyć odrębny raport przejściowy, w którym zostanie potwierdzone wydatkowanie 70% płatności zaliczkowych kolejna płatność zaliczkowa. NA ma 60 dni na zatwierdzenie raportu i wypłatę następnej płatności.
RAPORT KOŃCOWY Składany przez koordynatora projektu w imieniu konsorcjum w systemie Mobility Tool+ Rezultaty projektu umieszczone na Platformie rezultatów projektów Erasmus+. Raport należy złożyć w ciągu 60 dni od zakończenia projektu. W języku polskim lub angielskim NA ma 60 dni na zatwierdzenie raportu i wypłatę płatności końcowej.
RAPORT KOŃCOWY - OCENA Ocena jakościowa raportu i rezultatów wg czterech kryteriów: Kryteria Wniosek - maksymalna liczba punktów Raport końcowymaksymalna liczba punktów Znaczenie projektu 30 20 Jakość realizacji projektu 20 25 Jakość partnerstwa i metod współpracy Wpływ i upowszechnianie 20 15 30 40
REZULTATY PRACY INTELEKTUALNEJ NAJWAŻNIEJSZY EFEKT PROJEKTÓW! O sukcesie projektu decydują jego namacalne, konkretne, trwałe rezultaty - wysokiej jakości, adekwatne do potrzeb grup docelowych, wdrożone/dalej wykorzystywane przez wszystkie organizacje partnerskie, dostępne dla szerszych grup odbiorców.
MONITOROWANIE PROJEKTU PRZEZ NA (1/2) Formy monitorowania projektów : wizyta monitorująca, udział przedstawiciela NA w wydarzeniach projektowych, rozmowa monitorująca, raporty składane przez Beneficjentów.
MONITOROWANIE PROJEKTU PRZEZ NA (2/2) Wizyta monitorująca - w siedzibie Beneficjenta. Rozmowa monitorująca (telefon, Skype, inne) Wytypowane projekty. Termin uzgodniony dogodny termin dla obu stron (NA i koordynator). Cel: wsparcie Beneficjenta w realizacji projektu, omówienie jego przebiegu, poprawności przeprowadzonych działań, omówienie problemów, wskazanie możliwych rozwiązań, identyfikowanie dobrych praktyk.
ZMIANY W UMOWIE FINANSOWEJ (1/4) Wniosek o zmianę składa się do NA przed zaistnieniem zmiany na wzorze do pobrania ze strony http://erasmusplus.org.pl/dokumenty/szkolnictwowyzsze/ Nie wszystkie modyfikacje wymagają zgody NA/aneksu. Ale - o istotnych zmianach należy informować NA z odpowiednim wyprzedzeniem. Wprowadzane zmiany nie mogą zmieniać głównych założeń projektu i muszą być dobrze uzasadnione.
ZMIANY W UMOWIE FINANSOWEJ (2/4) Korespondencja dotycząca wprowadzanych zmian, w tym ewentualnych zgód wyrażanych przez NA, powinna być przechowywana w dokumentacji projektu. Wszystkie merytoryczne zmiany należy opisać w raporcie końcowym. Zalecane jest także dokumentowanie wszelkich zmian w odniesieniu do zadań poszczególnych partnerów.
ZMIANY W UMOWIE FINANSOWEJ (3/4) Zmiany w projekcie wymagające sporządzenia aneksu do umowy: zmiana formy prawnej i nazwy beneficjenta (nie dotyczy zmiany samej nazwy); zmiana w składzie konsorcjum; przesunięcie środków budżetowych między kategoriami w wysokości powyżej 20%; zmiana rachunku bankowego; zmiana okresu realizacji projektu; zmiana harmonogramu sprawozdawczości (terminów składania raportów); znacząca modyfikacja projektu.
ZMIANY W UMOWIE FINANSOWEJ (4/4) Zmiany w projekcie niewymagające sporządzenia aneksu do umowy, np.: zmiana prawnego przedstawiciela; zmiana danych kontaktowych beneficjentów; przesunięcie środków budżetowych między kategoriami do 20%; zmiany w wewnętrznym harmonogramie projektu.
INFORMOWANIE O WSPARCIU PROJEKTU ZE ŚRODKÓW UE (1/2) Obowiązek informowania o otrzymanym dofinansowaniu dotyczy strony internetowej projektu i wszelkich materiałów drukowanych Obowiązek ten oraz zasady wykorzystania emblematów UE określa umowa finansowa (art.ii.8 WO). Dodatkowo - materiał opracowany przez FRSE: Zastosowanie logo programu Erasmus+ (http://erasmusplus.org.pl/dopobrania). Nie wolno posługiwać się logotypem FRSE.
INFORMOWANIE O WSPARCIU PROJEKTU ZE ŚRODKÓW UE (2/2) Logo Programu Projekt został zrealizowany przy wsparciu finansowym Komisji Europejskiej w ramach programu Erasmus + Publikacja powstała w wyniku projektu zrealizowanego przy wsparciu finansowym Komisji Europejskiej w ramach programu Erasmus+ Publikacja odzwierciedla jedynie stanowisko autora. Komisja Europejska ani Narodowa Agencja nie ponoszą odpowiedzialności za umieszczoną w niej zawartość merytoryczną ani za sposób wykorzystania zawartych w niej informacji.
WSPÓŁPRACA MIĘDZY BENEFICJENTEM (KOORDYNATOREM) A NARODOWĄ AGENCJĄ Zachęcamy do kontaktowania się z opiekunem projektu w NA w przypadku jakichkolwiek wątpliwości!
REKOMENDACJE NARODOWEJ AGENCJI Uwzględnianie przy realizacji projektu ewentualnych rekomendacji ekspertów oceniających wniosek. Dokumentowanie wszystkich działań Zakładka Zarządzanie projektem na stronie http://erasmusplus.org.pl/zarzadzanie-projektem/ zawiera odnośniki do najważniejszych dokumentów, informacje na temat zasad raportowania, upowszechniania rezultatów projektów oraz wytyczne dotyczące zasad stosowania logo programu.
REKOMENDACJE NA WSPÓŁPRACA PARTNERSKA Dobre relacje z partnerami oraz egzekwowanie zobowiązań o NA będzie sprawdzać, czy instytucja koordynatora dołożyła wszelkich starań, aby obowiązki poszczególnych organizacji zostały wykonane. Współpraca z lokalnymi organizacjami i instytucjami w miarę możliwości NA zaleca rozszerzanie działań projektowych poza konsorcjum.
REKOMENDACJE NA REZULTATY PRACY INTELEKTUALNEJ Rezultaty powinny być stworzone w liczbie i językach wskazanych we wniosku. Rezultaty projektu powinny zostać wdrożone u większości partnerów, nie tylko u koordynatora. Rezultaty powinny być przydatne i zrozumiałe dla instytucji spoza konsorcjum.
REKOMENDACJE NA DZIAŁANIA ZWIĄZANE Z UCZENIEM SIĘ, NAUCZANIEM, SZKOLENIAMI (LTT) Programy intensywne dla studentów przygotowane zgodnie z przewodnikiem ECTS. Nauczyciele prowadzący programy intensywne dla studentów wyjazdy sprawozdawane jako Programy intensywne dla pracowników jeśli nauczyciele reprezentują instytucje z konsorcjum lub - Zaproszeni nauczyciele prowadzący programy intensywne jeśli reprezentują instytucje spoza konsorcjum. Działania te powinny być zgodne z ich definicją w Przewodniku programu Erasmus+.
KONTAKTY NA Z OSOBAMI ZAANGAŻOWANYMI W REALIZACJĘ PROJEKTU W pierwszej kolejności NA kontaktuje się z osobą wskazaną w umowie. Preferowane rozwiązanie: więcej niż jedna osoba w pełni zorientowana w sprawach projektowych. Wyjątkowo - jeśli pytanie w sprawie projektu kieruje do NA inna osoba z organizacji niż jej prawny przedstawiciel lub osoba do kontaktu - kierowane także do wiadomości osoby kontaktowej podanej w umowie finansowej. W przypadku zmiany osoby do kontaktu należy jak najszybciej poinformować NA.
NARODOWA AGENCJA DANE KONTAKTOWE PARTNERSTWA STRATEGICZNE: Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji - Narodowa Agencja programu Erasmus+ - Zespół Szkolnictwa wyższego KA2 he2@erasmusplus.org.pl Anna Bielecka anna.bielecka@frse.org.pl - Koordynator Małgorzata Członkowska Naumiuk malgorzata.czlonkowska@frse.org.pl Katarzyna Żarek (katarzyna.zarek@frse.org.pl)
ŻYCZYMY POMYŚLNEJ REALIZACJI PROJEKTÓW!