2. ASPEKTY TECHNICZNE

Transkrypt

1 2. ASPEKTY TECHNICZNE Slide n 1

2 Program realizowany poprzez indywidualne decyzje o finansowaniu Rozporządzenie LIFE+ Umowa o udzieleniu dotacji Postanowienia Wspólne + Przepisy Szczególne Zaakceptowany wniosek Slide n 2

3 KTO BIERZE UDZIAŁ W PROJEKCIE? Beneficjent koordynujący Współbeneficjenci Współfinansujący Podwykonawcy Slide n 3

4 Beneficjent koordynujący (art. 4) Zawiera umowy ze współbeneficjentami w ciągu 9 miesięcy, stosując «Wytyczne» Pośredniczy w procesie komunikacji pomiędzy beneficjentami a Komisją, jest jedynym odbiorcą płatności w imieniu beneficjentów i przekazuje płatności współbeneficjentom zgodnie z zawartymi umowami Jest jedynym punktem kontaktowym dla Komisji Jest jedynym uczestnikiem składającym sprawozdania bezpośrednio do Komisji Slide n 4

5 Współbeneficjenci (art. 5) Dostarczają beneficjentowi koordynującemu wszystkie dokumenty niezbędne do raportowania technicznego i finansowego Slide n 5

6 Wszyscy beneficjenci (art. 6) Ponoszą solidarną odpowiedzialność za przeprowadzenie działań zgodnie z warunkami umowy o udzielenie dotacji Są zobowiązani do informowania Komisji o wszelkich działaniach podejmowanych przez strony trzecie, mogących wywierać negatywny wpływ na siedliska/gatunki stanowiące przedmiot projektu (tylko LIFE NAT/BIO) Dbają, by wsparcie Unii było rozreklamowane Dzielą się nieodpłatnie know-how Nie występują nawzajem w roli podwykonawcy Slide n 6

7 PODMIOTY WSPÓŁFINANSUJĄCE (art. 7) Wnoszą wkład finansowy do projektu, nie korzystają jednak z unijnego finansowania Nie są bezpośrednio zaangażowane w techniczne wykonanie projektu Beneficjenci zawierają z podmiotami współfinansującymi wszelkie umowy konieczne do zapewnienia współfinansowania Slide n 7

8 PODWYKONAWCY (art. 8) Świadczą usługi na rzecz beneficjentów otrzymując za to wynagrodzenie zgodne z umową Nie wnoszą wkładu finansowego do projektu Beneficjenci publiczni udzielają zamówień na podwykonawstwo zgodnie z unijnymi dyrektywami dotyczącymi procedur zamówień publicznych Beneficjenci prywatni w przypadku zamówień o wartości przekraczającej zbierają konkurencyjne oferty przestrzegając zasad przejrzystości i równego traktowania potencjalnych podwykonawców Slide n 8

9 SPRAWOZDANIA TECHNICZNE (art. 12) Sprawozdanie wstępne, w ciągu 9 miesięcy od rozpoczęcia projektu Jedno sprawozdanie śródokresowe (w przypadku projektów o czasie trwania przekraczającym 24 miesiące i z wkładem Unii w wysokości ponad Dwa sprawozdania śródokresowe (w przypadku projektów o czasie trwania przekraczającym 48 miesięcy i z wkładem Unii w wysokości ponad ) Slide n 9

10 SPRAWOZDANIA TECHNICZNE (art. 12) Okresowe sprawozdania z postępu, tak aby przerwa między kolejnymi sprawozdaniami nie przekraczała 18 miesięcy Sprawozdanie końcowe, w ciągu 3 miesięcy od zakończenia projektu Slide n 10

11 SPRAWOZDANIA TECHNICZNE Wszystkie sprawozdania zawierają informacje niezbędne do oceny: Stanu wykonania projektu Przestrzegania planu prac Sytuacji finansowej projektu Czy cele projektu zostały osiągnięte lub są możliwe do osiągnięcia Forma i treść sprawozdań muszą być zgodne z wytycznymi KE dostępnymi na stronie internetowej programu LIFE (art. 12) Slide n 11

12 SPRAWOZDANIA TECHNICZNE (art. 12) Wszystkie sprawozdania, zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej (CD ROM/DVD/USB), powinny zostać wysłane równocześnie do Komisji i do zewnętrznego zespołu monitorującego Kopia sprawozdania końcowego jest ponadto przedkładana organom państwa członkowskiego Slide n 12

13 SPRAWOZDANIE WSTĘPNE (art. 12) Szczególny nacisk kładzie na: (art. 12.5) Ocenę czy cele projektu i plan prac są nadal wykonalne (jeżeli nie Komisja może wszcząć procedurę wypowiedzenia umowy) Określenie wskaźników projektu i innych wskaźników monitorowania Slide n 13

14 SPRAWOZDANIE ŚRÓDOKRESOWE (art. 12.6) Specjalny nacisk kładzie na: Raport finansowy i informacje pozwalające na dokonanie wstępnej oceny kwalifikowalności poniesionych dotychczas kosztów Slide n 14

15 SPRAWOZDANIE KOŃCOWE (art. 12.7) Szczególny nacisk kładzie na: Raport finansowy oraz wszelkie informacje niezbędne do przeprowadzenia przez Komisję oceny kwalifikowalności poniesionych kosztów Ocenę rozpowszechnienia i trwałości wyników projektu w przyszłości Część techniczna powinna obejmować cały okres realizacji projektu Slide n 15

16 DZIAŁANIA W ZAKRESIE KOMUNIKACJI (art. 13) Tym kwestiom poświęcona jest osobna prezentacja! Slide n 16

17 ZMIANY DO UMOWY O UDZIELENIE DOTACJI Istotne zmiany charakteru lub treści działań i/lub produktów Zmiany statusu prawnego beneficjenta koordynującego lub współbeneficjenta Zmiany struktury partnerstwa w ramach projektu Zmiany czasu trwania projektu Zmiany przewidywanego budżetu zwiększające o ponad 10% i koszty w cn. jednej kategorii wydatków Slide n 17 (art. 15)

18 WNIOSEK O ZMIANY (art. 15.3) Wymaga pisemnej zgody Komisji Zasadnicze zmiany w ogólnych celach NIE będą akceptowane! Wytyczne patrz strona LIFE Slide n 18

19 PRZESUNIĘCIE TERMINU ZAKOŃCZENIA (art. 17) Można dokonać tylko z uwagi na niemożliwe do przewidzenia, wyjątkowe okoliczności, które przez pewien okres uniemożliwiają wykonanie jednego lub większej liczby działań Wniosek o przesunięcie terminu musi być złożony zgodnie z wytycznymi Komisji i zawierać wystarczające informacje do oceny uzasadnienia opóźnień i wykonalności skorygowanego planu prac Slide n 19

20 Zawsze należy odnosić się do zatwierdzonego projektu i jego kluczowych składowych: - Opis działań - Terminy - Cele i wyniki - Budżet Zarządzanie projektem Slide n 20

21 Zarządzanie projektem Problemy nie powinny być ignorowane bądź ukrywane Dobra współpraca ze współbeneficjentami (Art. 4.4 PW) może być zapewniona przez: Spotkania koordynacyjne Częste kontakty Slide n 21

22 Zarządzanie projektem Identyfikując w projekcie osobę do kontaktu, powinna być to osoba łatwo dostępna. Lepiej nie wskazywać dyrektorów / kierowników (zazwyczaj trudno dostępni). Slide n 22

23 Nie zapominać o obowiązkowych elementach (nawet jeśli nie są wymienione w projekcie bezpośrednio): Strona internetowa (Art CP) w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia projektu i 5 lat po jego zakończeniu Odniesienia do projektu w całej korespondencji (Art. 2.2 CP) również w ach! Raport laika (patrz szablon dla sprawozdania końcowego) Tablice informacyjne (Art CP) Wszystkie raporty również w formie elektronicznej (Art CP) Plan After-LIFE LIFE Spotkanie (szablon Kick-Off, 29 dla Październik sprawozdania 2014, Warszawa końcowego) Slide n 23

24 Zarządzanie projektem Kontakty oraz wymiana doświadczeń i wiedzy z innymi projektami LIFE są bardzo cenione. Należy wykorzystywać bazę danych LIFE do wyszukiwania tematycznego projektów krajowych i zagranicznych: Slide n 24

25 Zarządzanie projektem Należy jak najczęściej korzystać ze strony internetowej programu LIFE, aby sprawdzać aktualności (np. formularze finansowe, szablony sprawozdań, audytu, przykłady raportów laika, standardowe karty czasu pracy, wytyczne dotyczące modyfikacji projektu itp.). Slide n 25

26 uporządkowane. Slide n 26 Kontakty z organami LIFE Przekazywanie sprawozdań do KE (1): Nie pomijać żadnego rozdziału zamieszczonego w oficjalnych szablonach sprawozdań; Określać osiągnięte cele i wyniki w nawiązaniu do tego, co było planowane we wniosku (unikać ogólnych opisów); Upewniać się, że wszystkie przewidywane elementy (np. produkty tzw. deliverables ) są załączone, łatwe do zidentyfikowania i

27 Kontakty z organami LIFE Przekazywanie sprawozdań do KE (2): Należy koniecznie załączać również wersję elektroniczną (CD-ROM/DVD/USB) wszystkich dokumentów (raport + załączniki) - nie em! Zawsze należy wskazywać przewidywaną / rzeczywistą datę rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych zadań projektowych Należy informować Komisję i zewnętrzny zespół monitorujący o opóźnieniach w przekazywaniu sprawozdań (częstymi terminami przekazania są np. 31/12 lub 31/08). Slide n 27

28 LPD Baza zakupów ziemi (Land purchase database) Cel: zebrać dane elektroniczne dotyczące granic przestrzennych działek zakupionych w projektach finansowanych w ramach programu LIFE/LIFE+ od roku 1992 Wynik: koniec roku 2014 informacja o wszystkich gruntach zakupionych w ramach LIFE będzie opublikowna poprzez przeglądarkę Natura 2000 (prowadzoną przez European Environmental Agency) PROJEKTY ZAKOŃCZONE zadanie jest wykonywane przez ASTRALE PROJEKTY W TRAKCIE REALIZACJI beneficjenci będą musieli sami wprowadzić dane do bazy (z pomocą ASTRALE, jeśli będzie to konieczne). Przed zakończeniem projektów beneficjenci otrzymają prośbę od Komisji o wprowadzenie danych. Slide n 28

29 LPD co będzie wymagane od beneficjentów i kiedy? CO? Numer w księdze wieczystej, akt notarialny (numer i data), klauzula o ostatecznym przeznaczeniu gruntu na cele ochrony przyrody Dane przestrzenne dotyczące zakupionych działek (dane GIS, lokalizacja, wielkość) KIEDY? Przed złożeniem sprawozdania końcowego, gdy wszystkie grunty są już zakupione Slide n 29

30 Więcej informacji na temat programu LIFE+ Slide n 30

31 Powodzenia! Slide n 31