ExpressShipper Przewodnik Użytkownika Express Shipper 1.05.500
Spis Treści 1. Minimalna konfiguracja 4 2. Instalacja 5 2.1 Instalacja jednostanowiskowa 5 2.2 Instalacja wielostanowiskowa 8 2.2 Instalacja wielostanowiskowa 9 2.3 Rejestracja 11 3. Konfiguracja programu ExpressShipper 12 3.1 Dodawanie zakresu listów przewozowych 14 3.2 System metryczny/brytyjski 14 3.3 Importuj adres 14 3.4 Eksport danych do pliku 16 3.5 Backup i odtwarzanie 16 3.6 Zarządzanie towarami 17 3.7 Zarządzanie artykułami 17 3.8 Zarządzanie deklaracjami eksportowymi 18 3.9 Ustawienia drukarek 19 Address Labels (Etykiety adresowe) 20 Commercial Invoice (Faktura eksportowa) 20 Con Note (List przewozowy) 21 Detailed Manifest (Manifest szczegółowy) 22 Summary Manifest (Manifest sumaryczny) 23 4. Uaktualnienie programu ExpressShipper 25 5. Przegląd funkcji ExpressShipper a 26 5.1 Dodaj przesyłkę 27 5.2 Edytuj przesyłkę 29 5.3 Zobacz przesyłkę 29 5.4 Usuń przesyłkę 29 5.5 Drukuj dokumentację 29 5.6 Drukuj dokumentację ponownie 29 5.7 Manifest 29 5.8 Odbiór 30 5.9 Sprawdź cenę 31 5.10 Śledzenie 31 5.11 Odśwież 31 5.12 Oczekujące 32 Strona 2 / 46
5.13 Oklejone 32 5.14 Wysłane 32 5.15 Szablony 32 6. Książka adresowa 33 6.1 Dodaj adres 34 6.2 Edytuj adres 34 6.3 Usuń adres 35 6.4 Ustaw adres domyślny 35 7. Przegląd funkcji dodatkowych ExpressShipper a 36 7.1 Śledzenie przesyłki 36 7.2 Sprawdzanie ceny 37 7.3 Automatyczne powiadomienie o wysłaniu przesyłki 38 7.4 Zamawianie kuriera 39 7.5 Przesyłki zwrotne 41 9. Formularz instalacyjny programu ExpressShipper 46 Strona 3 / 46
1. Minimalna konfiguracja SYSTEM OPERACYJNY MINIMALNA KONFIGURACJA SPRZĘTOWA WYMAGANE MIEJSCE NA DYSKU TWARDYM ROZDZIELCZOŚĆ EKRANU ZALECANA DRUKARKA INTERNET EXPLORER WINDOWS NT WINDOWS ME WINDOWS 2000 WINDOWS XP PENTIUM 233 MHZ, 64 MB RAMu 10 MB ( DLA WERSJI BAZOWEJ ) 800x600 MINIMALNA 1024x768 REKOMENDOWANA HEWLETT PACKARD LASERJET WERSJA 4.0 LUB PÓŹNIEJSZA Strona 4 / 46
2. Instalacja 2.1 Instalacja jednostanowiskowa ExpressShippera można zainstalować z dwóch źródeł internetu lub z płyty CD. Aby zainstalować program z internetu należy go ściągnąć ze strony www.tnt.com.pl. Znajdują się tam dwa pliki - polski pakiet językowy(espolishlangpack) oraz właściwy plik programu(expressshipper). Płytę CD z tymi samymi plikami można bezpłatnie uzyskać kontaktując się z lokalnym Działem Obsługi Klienta. Pliki z płyty CD powinny być przegrane na dysk twardy jest to warunek niezbędny do prawidłowej instalacji. Do zainstalowania programu w systemach operacyjnych Windows NT, Windows 2000, WindowsXP niezbędne są uprawnienia administracyjne. Instalację zaczynamy od uruchomienia pliku ExpressShipper. Aby zacząć instalację, klikamy next. Zobaczymy ekran umowy licencyjnej. Po zapoznaniu się z umową i jej zaakceptowaniu wybieramy pole jak na poniższym rysunku i klikamy next. Strona 5 / 46
Następnie program poprosi nas o wybór rodzaju instalacji. Ten paragraf dotyczy instalacji jednostanowiskowej, dla której należy wybrać opcję single user. W przypadku potrzeby instalacji wielostanowiskowej proszę przejść do następnego paragrafu. Następnie zostaniemy poproszeni o wybór miejsca instalacji programu. Mamy do wyboru dwie opcje: Standard Install to default directory. Program zostanie zainstalowany w katalogu c:\program Files\TNT\Express Shipper Custom Specify install directories. Program poprosi o podanie ścieżki gdzie, ma być zainstalowany. Strona 6 / 46
Po wybraniu katalogu instalacyjnego, ujrzymy poniższy ekran Klikamy Install, aby rozpocząć instalację. Po poprawnym zainstalowaniu programu pojawi się ekran jak poniżej z możliwością aktualizacji, zaznaczamy No, skip this step. aby pominąć ten krok. Klikamy Finish- instalacja zakończyła się powodzeniem. Po zainstalowaniu ExpressShippera konieczne jest zainstalowanie polskiego pakietu językowego(espolishlangpack). W tym celu klikamy na plik pakietu językowego i po chwili widzimy komunikat. Strona 7 / 46
Kolejnym krokiem jest zarejestrowanie programu. W tym celu wystarczy uruchomić plik rejestracyjny, który otrzymacie Państwo mail-em po wypełnieniu formularza. Formularz ten dostępny jest na stronie internetowej www.tnt.com.pl w Narzędzia dla klientów -> Express Shipper -> Wypełnij formularz rejestracyjny lub wklejając do przeglądarki bezpośredni odnośnik http://www.kiosk.tnt.com/expressbooking/booking.asp?navigation=1&resplang=pl&respcountry=pl. Po poprawnym zarejestrowaniu wyświetli się komunikat. Strona 8 / 46
2.2 Instalacja wielostanowiskowa ExpressShipper jest programem mogącym pracować w architekturze klient-serwer, gdzie jeden serwer może maksymalnie obsługiwać do 15 klientów. Minimalne wymagania co do komputera serwera to komputer klasy pentium 2-266 MHz i 64 MB pamięci operacyjnej. Instalacja wielostanowiskowa umożliwia współdzielenie bazy adresowej, a także historii wysyłek. Każdy klient ma możliwość indywidualnego ustawienia profilu drukarek. Po uruchomieniu programu instalacyjnego i zaakceptowaniu umowy licencyjnej mamy możliwość wyboru rodzaju instalacji. Ponieważ paragraf ten dotyczy instalacji wielostanowiskowej, należy wybrać opcję Multiuser. Na następnym ekranie będziemy mieli do wyboru cztery opcje: 1. Connect workstation to existing data files - opcja wybierana podczas dołączania klienta do już istniejącego serwera 2. Install data files on the server - instalacja plików bazy danych na serwerze 3. Install data and program files on the server - instalacja plików bazy danych i samego programu na serwerze 4. Server standard - instalacja baz danych i programu w domyślnym katalogu c:\program Files Strona 9 / 46
2.2.1 Connect workstation to existing data files Po zainstalowaniu programu Express Shipper w wersji serwer lub umieszczeniu plików baz danych w określonym katalogu dzięki tej opcji można dołączyć komputer-klienta. Po wybraniu tej opcji program instalacyjny poprosi najpierw o wybranie katalogu w celu zainstalowania plików programu, a następnie zostaniemy poproszeni o wybranie lokalizacji plików baz danych (katalogu DB) zainstalowanych na serwerze lub innej lokalizacji. 2.2.2 Install data files on the server Instalacja plików bazy danych na serwerze. Po wybraniu tej opcji zostaniemy poproszeni o wskazanie lokalizacji, w której chcemy zainstalować pliki baz danych. 2.2.3 Install data and program files on the server Instalacja plików bazy danych i plików programu na serwerze. Program instalacyjny poprosi nas o wybór lokalizacji do zainstalowania plików programu, a następnie o katalog, w którym mają być zainstalowane pliki baz danych. 2.2.4 Server standard Instalacja plików bazy danych i plików programu na serwerze. Program instalacyjny wybierze domyślną lokalizację do zainstalowania plików programu oraz katalog, w którym mają być zainstalowane pliki baz danych. Przykładowa instalacja sieciowa składająca się z dwóch komputerów klienta i serwera. 1. INSTALACJA NA KOMPUTERZE SERWERZE Instalujemy ExpressShippera przy użyciu opcji MULTIUSER i wybieramy Install data and program files on the server wskazujemy katalog c:\tnt jako folder instalacji plików programu i dokładnie taki sam katalog, jeżeli chodzi o pliki baz danych. Udostępniamy wybrany przez nas katalog (c:\tnt) do sieci. Następnie instalujemy polski pakiet językowy oraz uruchamiamy plik rejestracyjny. 2. INSTALACJA NA KOMPUTERZE KLIENCIE Instalujemy ExpressShippera przy użyciu opcji MULTIUSER i wybieramy Connect workstation to existing data files wskazujemy katalog c:\tnt jako folder instalacji plików programu oraz katalog na serwerze udostępniony przez nas do sieci. Następnie instalujemy polski pakiet językowy. 3. Po skonfigurowaniu ustawienia drukarek na każdym z komputerów program jest gotowy do działania. Należy pamiętać o tym, że program na komputerze-kliencie będzie działał tylko wtedy, gdy komputer-serwer będzie włączony. Strona 10 / 46
2.3 Rejestracja Do poprawnej pracy programu konieczna jest jego rejestracja. Rejestracji należy dokonać na stronie internetowej, wypełniając formularz znajdujący się na stronie www.tnt.com.pl w dziale Narzędzia dla klientów -> Express Shipper -> Wypełnij formularz rejestracyjny lub klikając w bezpośredni odnośnik Tutaj. Po poprawnym zarejestrowaniu się na stronie internetowej, Twojemu zgłoszeniu zostanie przydzielony unikalny numer rejestracyjny. Numer ten będzie również numerem identyfikującym Twój program. Następnie na podany w formularzu adres email, zostanie wysłany plik rejestracyjny. Po zainstalowaniu programu ExpressShipper i uruchomieniu pliku rejestracyjnego pojawi się poniższy komunikat i ExpressShipper jest gotowy do pracy. Strona 11 / 46
3. Konfiguracja programu ExpressShipper Po uruchomieniu ExpressShippera pojawia się ekran opisujący ogólne warunki przewozu TNT, zaznaczamy Rozumiem i akceptuję warunki przewozu i klikamy Dalej. Następnie widoczny jest główny ekran Administratora wysyłek. Okno administratora wysyłek W celu konfiguracji programu należy kliknąć na opcję konfiguracja. Strona 12 / 46
Okno konfiguracji Strona 13 / 46
3.1 Dodawanie zakresu listów przewozowych Standardowo po zainstalowaniu programu i uruchomieniu pliku rejestracyjnego dostępny jest zakres numerów listów przewozowych. Po dodaniu każdej przesyłki, ExpressShipper informuje nas stosownym komunikatem o ilości listów pozostałych do wykorzystania. Aby otrzymać nową pulę numerów listów przewozowych należy się skontaktować z lokalnym Działem Obsługi Klienta. Do przydzielenia nowego zakresu listów konieczne jest podanie numeru rejestracyjnego oraz numeru klienta. Numer rejestracyjny znajduje się w oknie dodawania zakresu listów przewozowych. Nowy zakres listów przewozowych należy wprowadzić do powyższego okna. 3.2 System metryczny/brytyjski Opcja ta umożliwia zmianę systemu wag i miar. Dostępne są dwa systemy brytyjski i metryczny. Domyślnym systemem wag jest system metryczny. 3.3 Importuj adres Dzięki tej opcji możliwy jest import adresów z pliku bezpośrednio do książki adresowej. ExpressShipper może importować pliki *.txt i *.csv zapisane w następujący sposób: z listy rodzaj pliku wybieramy ExpressShipper (CSV), klikamy na ikonę trzech kropek i wybieramy ścieżkę, gdzie znajduje się plik do importu. Po wybraniu lokalizacji klikamy na Importuj. Pod oknem zaimportowanych adresów znajdują się informację o ilościach przetworzonych i odrzuconych adresów. Strona 14 / 46
Okno importu książki adresowej Adres do importu w formacie pliku (csv) Nr Nazwa Pola Typ Wielkość Opis (liczba importowanych znaków) 1 ShortName Tekstowy 10 Nazwa skrócona 2 FullName Tekstowy 30 Pełna nazwa firmy 3 Line1 Tekstowy 30 Pierwsza linia adresowa 4 Line2 Tekstowy 30 Druga linia adresowa 5 Line3 Tekstowy 30 Trzecia linia adresowa 6 Town Tekstowy 30 Miasto 7 PostCode Tekstowy 9 Kod pocztowy 8 Province Tekstowy 30 Stan (Okręg, Województwo) 9 CountryCode Tekstowy 2 Dwuliterowy skrót kraju 10 CountryName Tekstowy 30 Nazwa kraju 11 Tel1 Tekstowy 7 Numer telefonu 12 Fax1 Tekstowy 9 Numer fax-u 13 Contact Tekstowy 22 Nazwisko kontaktowe 14 Account Tekstowy 9 Numer klienta w bazie TNT 15 VAT Tekstowy 20 Numer NIP-u 16 e-mail Tekstowy 50 Adres e-mail 17 AddType Tekstowy 1 Rodzaj adresu (S,C,R,D) Rodzaje adresów: S=SENDER(NADAWCA), C=COLLECTION(ADR. ODBIORU), R=RECEIVER(ODBIORCA), D=DELIVERY(ADR. DOSTARCZENIA) Przykładowy adres do importu w formacie pliku (txt) "TNT","TNT EXPRESS WW","PILSUDSKIEGO 119","2 linia adresowa","3 linia adresowa", "MARKI","05-260","Mazowieckie","PL","Poland","telefon","fax","kontakt","000116946", "1180029298","email","S" Strona 15 / 46
3.4 Eksport danych do pliku Ta opcja umożliwia eksport danych do pliku. Można eksportować zarówno dane z książki adresowej (np. w celu ich importu do innej wersji ExpressShipper a) jak i informacje dotyczące wysłanych przesyłek. Eksportując dane o przesyłkach wystarczy tylko podać interesujący nas przedział czasowy i nazwę pliku docelowego. Dane zostaną wyeksportowane w formacie czytanym przez Excela, dzięki czemu bez problemów będzie można przygotować np. zestawienie o wysłanych przesyłkach. Ekran opcji Eksportu danych do pliku 3.5 Backup i odtwarzanie ExpressShipper oferuje możliwość zrobienia kopii zapasowej danych i odtworzenia ich w razie potrzeby. Aby wykonać kopię zapasową danych należy skorzystać z przycisku backup. Kopia danych zostanie domyślnie zapisana w pliku pod nazwą ESBACKUP poprzedzoną aktualną datą. Okno opcji Backup i odtwarzanie Strona 16 / 46
Aby odtworzyć dane z utworzonej kopii zapasowej należy zamknąć ExpressShipper a i uruchomić program ExpresShipper Backup and Restore (należy otworzyć z menu Start -> Programy -> TNT -> ExpresShipper Backup and Restore), następnie kliknąć na odtwórz i wskazać ścieżkę do pliku kopii zapasowej. Korzystając z opcji Backup i odtwarzanie możesz również naprawić uszkodzoną bazę danych. Aby naprawić bazę, należy użyć przycisku napraw. 3.6 Zarządzanie towarami Opcja ta pozwala na wprowadzenie informacji o towarach, które wysyłasz za pośrednictwem TNT. Pozwoli Ci to na wybieranie towarów z listy podczas przygotowywania przesyłki. Te informacje będą widoczne na liście przewozowym. Nie będzie konieczne wprowadzania ich za każdym razem. Możemy wprowadzić informację o nazwie towaru, jego wymiarach i wadze. Dodaj towar pozwala na dodawanie nowych towarów Edytuj towar możemy edytować już wprowadzony towar Usuń towar służy do usuwania towarów Ustaw domyślny towar domyślny towar będzie wyświetlał się podczas przygotowywania przesyłki Odśwież odświeża wyświetlane informację Szukaj umożliwia wyszukanie wpisanej wartości w wskazanej kolumnie (opis towaru, waga, długość, szerokość, wysokość, objętość); kolumny mogą być sortowane rosnąco lub malejąco Okno opcji Zarządzania towarami 3.7 Zarządzanie artykułami Podobnie jak w przypadku opcji zarządzanie towarami, opcja ta pozwala na zarządzanie artykułami. Informacje te będą widoczne podczas przygotowywania faktury. Dodaj towar pozwala na dodawanie nowych towarów Edytuj towar możemy edytować już wprowadzony towar Usuń towar służy do usuwania towarów Ustaw domyślny towar domyślny towar będzie wyświetlał się podczas przygotowywania przesyłki Odśwież odświeża wyświetlane informację Szukaj umożliwia wyszukanie wpisanej wartości w wskazanej kolumnie (kod artykułu, waga, wartość, kod taryfy, opis, kraj pochodzenia); kolumny mogą być sortowane rosnąco lub malejąco Strona 17 / 46
Okno opcji zarządzania artykułami. 3.8 Zarządzanie deklaracjami eksportowymi Mamy możliwość utworzenia listy deklaracji eksportowych umieszczanych na fakturach. Pozwoli Ci to na łatwe ich umieszczanie na fakturach proforma lub handlowych i nie będzie konieczności wprowadzania ich wielokrotnie. Wprowadzamy nazwę skróconą umożliwiającą szybkie wyszukiwanie deklaracji, nagłówek oraz treść deklaracji. Dodaj deklaracją eksportową pozwala na dodawanie nowych deklaracji Edytuj deklaracją eksportową możemy edytować już wprowadzoną deklarację Usuń deklaracją eksportową służy do usuwania zbędnych deklaracji Ustaw domyślny deklaracją eksportową domyślna deklaracja będzie wyświetlała się podczas przygotowywania przesyłki Odśwież odświeża wyświetlane informację Szukaj umożliwia wyszukanie wpisanej wartości w wskazanej kolumnie (nazwa skrócona, nagłówek, opis); kolumny mogą być sortowane rosnąco lub malejąco Okno opcji zarządzania deklaracjami eksportowymi Strona 18 / 46
3.9 Ustawienia drukarek Należy skonfigurować odpowiednio program, aby wykorzystywał prawidłową drukarkę i podajnik. Edytuj dokument pozwala na zmianę konfiguracji drukarki dla wskazanego dokumentu Zastosuj zaznaczone dla wszystkich ustawienia drukarki dla wskazanego dokumentu zostaną przeniesione na pozostałe dokumenty Odśwież odświeża wyświetlane informację Typ profilu dokumentu umożliwia przełączenie pomiędzy profilem drukarek zapisanym na tym komputerze a profilem podstawowym używanym jako szablon dla wszystkich komputerów Możemy również wpisać nr licencji przewoźnika, który będzie drukowany na wszystkich dokumentach przewozowych. Ekran Opcji Ustawienia drukarek Na powyższym rysunku widzimy wszystkie dokumenty, jakie mogą być przygotowane przy pomocy ExpressShipper a. Poniżej okno ustawienia drukarki dla listu przewozowego. W oknie tym można ustawić, na jakiej drukarce dokument ma się drukować, wielkość papieru i podajnik a także orientację papieru i marginesy. Okno to umożliwia również wyłączenie drukowania dokumentu. Ekran ustawienia drukarki dla listu przewozowego Strona 19 / 46
Address Labels (Etykiety adresowe) Etykieta adresowa Address Labels etykiety adresowe - znajdują się na niej dane o nadawcy, odbiorcy, serwisie, opcjach serwisowych, wadze przesyłki i ilości paczek wchodzących w skład przesyłki. Liczba drukowanych etykiet zależy od ilości paczek wchodzących w skład przesyłki, tzn., jeżeli przesyłka składa się z dwóch paczek wydrukują się dwie etykiety, jeżeli z trzech, to trzy. Nie jest wymagane drukowanie etykiet adresowych. Commercial Invoice (Faktura eksportowa) Commercial Invoice faktura eksportowa. W zależności od sposobu wypełnienia, można przygotować fakturę handlową lub proformę. Na fakturze eksportowej widnieją dane o nadawcy, odbiorcy, rodzaju i ilości towaru, wartość przesyłki, warunkach transportu wg Incoterms, celu wysyłki. Jeżeli wystawiasz fakturę eksportową samodzielnie lub przy użyciu innych programów, nie jest wymagane włączanie drukowania tego dokumentu. Strona 20 / 46
Faktura eksportowa Con Note (List przewozowy) Con Note list przewozowy. Znajdują się na nim między innymi dane o nadawcy, odbiorcy, dacie odbioru, serwisie, opcjach serwisowych, wadze przesyłki i ilości paczek wchodzących w skład przesyłki. Jest to podstawowy dokument przewozowy wykorzystywany w sieci TNT. Powinien być on drukowany w dwóch kopiach (ilość kopii ustawiana w ustawieniach drukarek odpowiada ilości kompletów dwóch listów przewozowych, na który składa się list dla Urzędu Celnego tzw. Customs Strona 21 / 46
Copy oraz list dla odbiorcy tzw. Receivers Copy). Dokumenty te powinny być wręczone kurierowi w momencie odbioru przesyłki. List przewozowy Detailed Manifest (Manifest szczegółowy) Detailed Manifest manifest szczegółowy jest to dokument drukowany na potrzeby wprowadzania danych do systemu TNT. Drukują się na nim wszystkie dane o przesyłce wraz z dwuwymiarowym kodem pdf. Kod ten umożliwia nam bezbłędne i szybkie wprowadzenie informacji o danej przesyłce. Na kartce formatu A4 drukowane są dane o dwóch przesyłkach. Drukowanie tego dokumentu w jednej kopii jest konieczne. Dokument ten powinien być wręczony kurierowi w momencie odbioru przesyłki. Strona 22 / 46
Manifest szczegółowy Summary Manifest (Manifest sumaryczny) Summary Manifest manifest sumaryczny jest dokumentem drukowanym bezpośrednio przed przybyciem kuriera. Znajdują się na nim informacje o wszystkich wysyłanych przesyłkach z danego dnia, między innymi numery listów przewozowych, ilość przesyłek, ilość paczek, waga, dane odbiorcy, serwis oraz łączna ilość przesyłek, łączna ilość paczek i łączna waga. Dokument ten jest drukowany w dwóch egzemplarzach po jednym dla kuriera i nadawcy. Kurier podpisując manifest szczegółowy kwituje odbiór, a nadawca potwierdza wysłanie, wszystkich paczek na nim się znajdujących. Drukowanie tego dokumentu w dwóch kopiach jest konieczne. Strona 23 / 46
Manifest sumaryczny Strona 24 / 46
4. Uaktualnienie programu ExpressShipper Istnieje możliwość uaktualnienia Twojej wersji ExpressShippera. Aby to zrobić otwórz menu Start, Wszystkie programy, TNT i uruchom ExpressShipper Update. Twój komputer połączy się za pośrednictwem internetu z serwisem służącym do aktualizacji ExpressShipper a Okno aktualizacji Express Shippera Wyświetlone zostaną uaktualnienia dostępne dla Twojej wersji ExpressShipper a z możliwością wyboru, podzielone są na Critical Updates aktualizacje niezbędne oraz na Important Updates aktualizacje wskazane. Wybieramy interesujące pozycje i klikamy na Install, rozpocznie się proces instalacji uaktualnień lub Download Only, aby zapisać pliki na dysku bez instalacji. Po zaktualizowaniu programu należy pamiętać, aby pobrać i zainstalować najnowszy polski pakiet językowy. Strona 25 / 46
5. Przegląd funkcji ExpressShipper a Rozdział ten ma na celu zapoznanie ze wszystkimi funkcjami i oknami programu, które są dostępne dla użytkownika ze szczegółowymi opisami jak z nich korzystać. Możesz poruszać się po programie posługując się myszką bądź klawiaturą. Przesyłka, aby mogła szybko i sprawnie trafić z jednego miejsca do drugiego za pośrednictwem TNT musi zawierać informacje o rodzaju i zawartości, nadawcy, odbiorcy adresach odbioru lub doręczenia. Na przesyłce powinna być również umieszczona informacja o ilości wysyłanych paczek, płatniku za transport wraz z numerem klienta w bazie TNT. Po wprowadzeniu wszystkich szczegółów dotyczących przesyłki, przydzielany jest unikalny numer, który później wykorzystywany jest do śledzenia przesyłki. Okno Administratora wysyłek Administrator wysyłek jest głównym ekranem ExpressShipper a. Stąd możesz zarządzać wysyłkami i wszystkimi czynnościami dodatkowymi. Aby ułatwić przeglądanie Twoich przesyłek, możesz zmieniać kolejność ich wyświetlania klikając na nagłówki kolumn. Aby wyszukać przesyłkę, kliknij na kolumnę gdzie znajduje się interesujące Cię słowo, następnie wprowadź szukany wyraz i kliknij szukaj. Możesz też użyć filtra dat. Wybierając w oknach daty z zakresu, których przesyłki mają być wyświetlane. Strona 26 / 46
5.1 Dodaj przesyłkę Aby wysłać przesyłkę, musisz najpierw wprowadzić kilka informacji. Wprowadź adres nadawcy i odbiorcy. Wprowadź adresy odbioru lub doręczenia tylko wtedy, gdy jest on różny od adresu nadawcy lub odbiorcy. Kiedy informacje o nadawcy i odbiorcy są już wprowadzone możesz wybrać odpowiedni serwis i opcje serwisowe. Na ekranie widać również pole uwagi klienta. Informacja tam wprowadzona pojawi się na fakturze za transport, może być również wykorzystywana do śledzenia przesyłki. Okno dodaj przesyłkę Jeżeli wprowadziłeś adres nadawcy w książce adresowej to możesz go tutaj wybrać. Tak samo jak adres nadawcy możesz wybrać osobę kontaktową i jeden z pozostałych adresów (odbioru, doręczenia i dostarczenia), jeżeli tylko istnieją w książce adresowej. Możesz również dodać adres klikając na przycisk dodaj adres. Gwiazdki * oznaczają pola niezbędne do nadania przesyłki. Wybierz rodzaj transportu wraz z odpowiednim rodzajem przesyłki (dokumentową lub niedokumentową) np. Express Non Docs z opcji serwis. Po wybraniu i wprowadzeniu danych kliknij dalej, aby przejść do okna szczegółowych informacji o przesyłce. Okno dodaj przesyłkę szczegółowe informacje o przesyłce Używając klawiszy strzałek, TAB oraz SHIFT i TAB możesz się poruszać po oknie szczegółowych informacji o przesyłce. Naciśnij ENTER, aby edytować wartość w podświetlonym polu, ESC, aby Strona 27 / 46
anulować wprowadzone zmiany w zmienianym polu. Naciskając TAB zaakceptujesz zmiany i przejdziesz do następnego pola. Aby dodać nową linię towarową wciśnij równocześnie CTRL i INS, wciskając jednocześnie CTRL i DEL skasujesz wybraną linię towarową. Jeżeli naciśniesz na przycisk Poradnik Pakowania, zostanie wyświetlony przewodnik wyjaśniający zasady pakowania przesyłek. Opcja sprawdź cenę pozwoli Ci na policzenie standardowej ceny za przesyłkę. W każdej chwili możesz anulować dodawanie przesyłki wciskając jednocześnie CTRL i Q lub wybierając opcję anuluj. Wciskając Zapisz przydzielisz przesyłce numer i pojawi się ona w oknie Administratora wysyłek, wybierają Drukuj dodatkowo wydrukujesz niezbędne dokumenty przewozowe. Jeżeli przesyłka wymaga faktury eksportowej i opcja drukowania faktury jest włączona to zobaczysz następujący komunikat: Wybierając TAK zostaniesz przeniesiony do ekranu edycji faktury eksportowej, jeżeli wybierzesz NIE faktura exportowa nie zostanie wydrukowana i pojawi się komunikat z możliwością wprowadzenia kolejnej przesyłki oraz z numerem listu przewozowego i pozostałym zakresem listów przewozowych. Ekran edycji faktury eksportowej umożliwia przygotowanie faktury handlowej. Okno przygotowania faktury Wypełnienie powyższych pól formularza spowoduje przygotowanie faktury eksportowej proformy lub handlowej w zależności od wpisanych informacji i poniższego nagłówka. Klikając na przycisk Strona 28 / 46
deklaracja eksportowa możesz wprowadzić deklaracje dotyczącą konkretnego towaru, kraju lub rodzaju faktury. Ekran deklaracji eksportowej 5.2 Edytuj przesyłkę Jeżeli potrzebujesz zmienić szczegóły dotyczące przesyłki, możesz to zrobić do momentu, gdy nie wydrukowałeś manifestu. 5.3 Zobacz przesyłkę Jeżeli potrzebujesz zobaczyć szczegóły dotyczące przesyłki możesz to zrobić klikając tę opcję. Ten sam efekt uzyskasz klikając dwa razy na numer listu przewozowego wybranej przesyłki. 5.4 Usuń przesyłkę Jeżeli potrzebujesz usunąć szczegóły dotyczące przesyłki możesz to zrobić klikając tę opcję. Przesyłki do których został wydrukowany manifest nie mogą być usunięte. 5.5 Drukuj dokumentację Kiedy wprowadzisz już wszystkie informacje o wysyłanej przesyłce, musisz wydrukować do niej dokumentację. Po wydrukowaniu dokumentacji upewnij się, że zostanie ona umieszczona na przesyłce tak, że wszystkie informacje będą widoczne i czytelne. 5.6 Drukuj dokumentację ponownie Kiedy wprowadzisz już wszystkie informacje o wysyłanej przesyłce, musisz wydrukować do niej dokumentację. Może się zdarzyć, że będziesz potrzebował wydrukować ponownie dokumentację do tego właśnie służy ta opcja. 5.7 Manifest Przed przyjazdem kuriera konieczne jest wydrukowanie manifestu. Manifest jest dokumentem zawierającym wszystkie informacje o wysyłanych danego dnia przesyłkach. Strona 29 / 46
Okno opcji drukuj manifest Pole Wybierz druk manifestu umożliwia wydrukowanie manifestów z przeszłości z określonej daty lub numeru. Wydrukowanie manifestu jest konieczne do odebrania przesyłek przez kuriera dlatego gdy będziemy chcieli opuścić aplikację bez wydrukowanego manifestu aplikacja wyświetli stosowny komunikat przypominający: 5.8 Odbiór Żeby zaaranżować odbiór przez kuriera, możesz kliknąć tę opcję i wypełnić odpowiednie pola lub zadzwonić do Działu Obsługi Klienta. Strona 30 / 46
5.9 Sprawdź cenę Za pomocą tej opcji sprawdzisz standardową cenę za przesyłkę wystarczy tylko wpisać kilka informacji. 5.10 Śledzenie Okno opcji sprawdź cenę Opcja ta umożliwia sprawdzenie statusu wysłanej przez Ciebie przesyłki. Wystarczy zaznaczyć wybraną przesyłkę i kliknąć tę opcję ukaże się nam ekran informujący o aktualnym statusie przesyłki. Szczegóły śledzenia 5.11 Odśwież Opcja ta umożliwia odświeżenie danych widocznych na ekranie. Strona 31 / 46
5.12 Oczekujące Na wysokości" opcji odśwież po prawej stronie można zauważyć pole oczekujące. Jest to jedno z pól służące do filtrowania danych widocznych w oknie administratora wysyłek. Po jego zaznaczeniu zobaczysz wszystkie przesyłki oczekujące na wydrukowanie dokumentacji przewozowej. 5.13 Oklejone Obok pola oczekujące można zauważyć pole oklejone. Jest to jedno z pól służące do filtrowania danych widocznych w oknie administratora wysyłek. Po jego zaznaczeniu zobaczysz wszystkie przesyłki, do których wydrukowano dokumentację przewozową, ale nie wydrukowano manifestu. 5.14 Wysłane Po prawej stronie pola oklejone znajduje się pole wysłane. Jest to kolejne z pól służące do filtrowania danych widocznych w oknie administratora wysyłek. Po jego zaznaczeniu zobaczysz wszystkie przesyłki, do których wydrukowano dokumentację przewozową oraz manifest. 5.15 Szablony Jeżeli wysyłasz regularnie przesyłki, których szczegóły są w dużej mierze te same, masz do dyspozycji 50 szablonów. Szablon pozwala Ci na zdefiniowanie dokładnie każdego szczegółu przesyłki i umożliwia łatwe przygotowanie regularnych wysyłek i tym samym bardzo oszczędza Twój czas. Możesz zmieniać szablony klikając dwukrotnie na jeden z nich. Wszystkie szablony zobaczysz zaznaczając opcje szablony znajdującą się na dolnej listwie Administratora wysyłek. Tutaj można włączyć widok szablonów Strona 32 / 46
6. Książka adresowa Możesz zapamiętać wszystkie adresy swoich kontrahentów tak, aby nie trzeba było ich wpisywać od nowa przy wysyłaniu następnej przesyłki. Książka adresowa główne okno Kliknij na strzałkę do dołu, aby wybrać grupę adresową z listy. Adresy są podzielone na cztery grupy nadawcy, odbiorcy, odbioru i doręczenia. Kliknij na wybraną grupę, aby przeglądać adresy w niej zapisane. Funkcja wyszukiwania pozwala na przeszukiwanie adresów. Przeszukiwanie będzie się odbywało w aktualnie wybranej kolumnie, domyślnie wybrana jest nazwa skrócona. Poniżej zostaną omówione poszczególne funkcje książki adresowej. Strona 33 / 46
6.1 Dodaj adres Funkcja ta jest dostępna dla każdej grupy adresowej, po wybraniu odpowiedniej grupy i kliknięciu dodaj adres dodajemy adres do wybranej grupy. Dodaj adres Nazwa skrócona nadana przez Ciebie służy do szybkiego zlokalizowania danego adresu. Nazwa skrócona może być po prostu nazwą firmy lub Twoim kodem kontrahenta, ale musi jednoznacznie identyfikować adres w obrębie książki adresowej. Pola oznaczone * są niezbędne do poprawnego wpisania adresu. 6.2 Edytuj adres Klikając na opcję edytuj adres zostaniesz przeniesiony do okna edycji adresu, możesz też dwukrotnie kliknąć na wybrany adres. Okno edycji umożliwia Ci zmianę szczegółów wybranego adresu. Możesz też zarządzać osobami kontaktowymi wybierając opcję zarządzaj osobami kontaktowymi. Do danego adresu możesz zapisywać kilka osób kontaktowych. Dodaj osobę kontaktową opcja ta pozwala na dodawanie kolejnych osób do danego adresu Edytuj osobę kontaktową tak jak w przypadku edycji adresu możemy wprowadzać zmiany w danej osobie Usuń osobę kontaktową usuwamy osobę z naszej książki adresowej Odznacz domyślną osobę kontaktową z listy osób, które wprowadziliśmy możemy wybrać domyślną osobę, która będzie pojawiała się w trakcie dodawania przesyłki w polu osoby kontaktowej Odśwież opcja ta odświeża dane widoczne na ekranie Strona 34 / 46
6.3 Usuń adres Okno zarządzania osobami kontaktowymi Zaznacz adres i kliknij usuń adres, aby skasować adres. Jeżeli chcesz usunąć kilka adresów jednocześnie, wciśnij CTRL i klikaj na każdym adresie, który chcesz skasować. Po zaznaczeniu adresów, kliknij na usuń adres. 6.4 Ustaw adres domyślny W grupie adresów nadawcy możesz wybrać adres, który będzie domyślnie adresem nadawcy. Wystarczy zaznaczyć wybrany adres i kliknąć na oznacz domyślnego. Od tej pory w momencie dodawania przesyłki zawsze w polu nadawca domyślnie będzie się pojawiał wybrany adres. Strona 35 / 46
7. Przegląd funkcji dodatkowych ExpressShipper a Aplikacja Express Shipper ma możliwość zainstalowania dodatkowych modułów transmisji. Moduły te mogą łączyć się z serwerami TNT a po ich zainstalowaniu będziesz mieć dostęp do dodatkowych funkcji programu, takich jak: śledzenie przesyłek, sprawdzanie indywidualnej ceny, zamawianie kuriera, wysyłanie powiadomień o wysłanych przesyłkach i obsługa przesyłek zwrotnych. Aby uaktywnić te opcje niezbędne jest sprawdzenie czy spełnione są wymagania, jeżeli chodzi o komputer, na którym program będzie zainstalowany. W tym celu najlepiej posłużyć się załączonym formularzem. Więcej informacji możesz uzyskać kontaktując się z przedstawicielem handlowym lub działem rozwiązań informatycznych CIT - Customer Interface Technology. 7.1 Śledzenie przesyłki Do śledzenia przesyłek służą dwie opcje widoczne w głównym ekranie Express Shipper a. Opcje te pozwalają na śledzenie całej drogi przesyłki jak i dostęp do informacji o tym, kto i o której godzinie odebrał przesyłkę. Śledź zaznaczone opcja ta umożliwia sprawdzenie statusu wysłanej przez Ciebie przesyłki. Wystarczy zaznaczyć wybraną przesyłkę i kliknąć tę opcję ukaże się nam ekran informujący o aktualnym statusie przesyłki. Jednocześnie możemy śledzić kilka przesyłek. Śledź wszystkie opcja ta umożliwia sprawdzenie statusu wszystkich wysłanych przez Ciebie przesyłek. Historia śledzenia opcja, w której mamy informację o wszystkich śledzonych przesyłkach. Wystarczy wybrać przesyłkę, której status chcemy uaktualnić i kliknąć uaktualnij. Program połączy się z bazą TNT i wyświetlą się najbardziej aktualne statusy. Dodatkowo przy zainstalowaniu tego modułu mamy dostęp do dodatkowego filtru: doręczona, w transporcie, wyjątki, bez statusów. Opcja ta pozwala na filtrowanie wysłanych przesyłek po wybranej kategorii. doręczona jest to jedno z pól służące do filtrowania danych widocznych w oknie administratora wysyłek. Po jego zaznaczeniu zobaczysz wszystkie doręczone przesyłki. w transporcie jest to kolejne pole służące do filtrowania danych widocznych w oknie administratora wysyłek. Po jego zaznaczeniu zobaczysz wszystkie przesyłki, które są w transporcie do oddziału doręczającego lub zostały zabrane już do doręczenia. wyjątki jest to kolejne pole służące do filtrowania danych widocznych w oknie administratora wysyłek. Po jego zaznaczeniu zobaczysz wszystkie przesyłki, z którymi wystąpił problem w doręczeniu. bez statusów jest to kolejne pole służące do filtrowania danych widocznych w oknie administratora wysyłek. Po jego zaznaczeniu będą wyświetlane wszystkie przesyłki, do których nie ma jeszcze statusów w systemie TNT. Strona 36 / 46
Administrator wysyłek Przewijając pasek menu w oknie administratora mamy dostęp do takich informacji jak: opis obecnego statusu, datą, godziną i osobą, która odebrała przesyłkę. Administrator wysyłek 7.2 Sprawdzanie ceny Funkcja ta pozwala na sprawdzanie indywidualnej ceny dla konkretnego numeru klienta. Zaznaczając przygotowaną przesyłkę i klikając na opcję sprawdź cenę system połączy się z serwerem TNT i zostanie wyświetlona cena netto za przesyłkę zawierająca aktualną dopłatę paliwową. Strona 37 / 46
Sprawdź cenę Po kliknięciu na opcję sprawdzanie ceny ad-hoc, uzyskamy możliwość sprawdzenia ceny w oparciu o wprowadzone informacje. Należy pamiętać, że system sprawdza ceny bez uwzględnienia zaznaczonych opcji serwisowych i dopłaty paliwowej. Cenę możemy sprawdzać tylko w opcji płaci nadawca. 7.3 Automatyczne powiadomienie o wysłaniu przesyłki Funkcja ta pozwala na automatyczne powiadomienie Państwa kontrahentów o wysłanej przesyłce. Automatycznie zostanie wygenerowana wiadomość z numerem listu przewozowego i linkiem na stronę internetową TNT, gdzie odbiorca będzie mógł śledzić losy przesyłki. Opcja ta jest dostępna dla wszystkich czterech adresów: odbioru, nadawcy, odbiorcy i doręczenia. Dodaj adres odbiorcy Strona 38 / 46
Wzór wiadomości automatycznego powiadomienia 7.4 Zamawianie kuriera Kolejną funkcją dodatkową jest zamawianie kuriera. Zlecenia będą automatycznie transmitowane do kuriera bez konieczności kontaktu z Działem Obsługi Klienta. Opcję tą należy aktywować w menu konfiguracja, ustawienia połączenia i wybierając zakładkę odbiór. Mamy możliwość wpisania preferowanych godzin odbioru przesyłek. Dodatkowo istnieje możliwość zaznaczenia opcji, gdzie na adres mailowy nadawcy będą automatycznie wysyłane potwierdzenie zamówienia kuriera mailowe potwierdzenie zamówienia kuriera. Funkcję tą aktywujemy w zakładce wysyłanie. Okno ustawień połączenia Strona 39 / 46
Szanowny Kliencie Dziekujemy za skorzystanie z uslug TNT. Niniejszym potwierdzamy przyjecie zlecenia odbioru przesylki o nastepujacych danych: Nazwa firmy : TNT EXPRESS POLAND Adres: PILSUDSKIEGO 119 Miejscowosc MARKI Osoba kontaktowa DAREK KASPERSKI Data odbioru przesylki: 15.05.2006 Godziny, w których odbierzemy przesylke: 17.00 19.00 Numer zlecenia WAW 804826 Aby uzyskac wiecej informacji odwiedz nasza strone http://www.tnt.com.pl lub zadzwon 0 801 31 00 00 Dodatkowe informacje na temat warunków przewozu TNT znajdziesz na naszej stronie internetowej. Uwaga: Wiadomosc ta zostala wyslana z automatycznie. Prosimy nie odpisywac na tego maila. Wzór wiadomości potwierdzenia zamówienia kuriera. Aktywując dodatkowe opcje zamawiania kuriera w oknie drukowania manifestu pojawią się dodatkowe opcje. Drukuj manifest Zgłoszenie odbioru przesyłki jest transmitowane do systemu TNT w chwili drukowania manifestu. Zamawiając kuriera poprzez opcję odbiór należy pamiętać, aby w polu Dodatkowe instrukcje pomocne przy odbiorze przesyłki wpisać: czy jest to paczka zagraniczna lub krajowa jaka jest ilość i łączna waga paczek Strona 40 / 46
Administrator wysyłek Dodatkowo w oknie administratora wysyłek mamy możliwość sprawdzenie numeru zlecenia dla danej przesyłki. 7.5 Przesyłki zwrotne Express Shipper ma również możliwość obsługi przesyłek zwrotnych. Podczas przygotowywania przesyłki, automatycznie możemy wydrukować list do przesyłki zwrotnej. Służy do tego opcja dodaj przesyłkę zwrotną umieszczona w oknie dodawania nowej przesyłki. Należy wybrać serwis oraz dodatkowe opcje serwisowe. System automatycznie wygeneruje numer listu przewozowego, pod którym przesyłka będzie odsyłana. Dzięki tej funkcji od samego początku znany jest nam numer przesyłki, która zostanie odesłana. Dodaj przesyłkę zwrotną Strona 41 / 46
Address Labels (Etykiety adresowe) przesyłki zwrotnej. Etykieta adresowa przesyłki zwrotnej. Address Labels etykiety adresowe przesyłki zwrotnej. Znajdują się na niej dane o nadawcy, odbiorcy, serwisie, opcjach serwisowych. W miejscu waga i ilości paczek wchodzących w skład przesyłki jest puste pole. Osoba, która będzie odsyłała przesyłkę musi uzupełnić te pola. Liczba drukowanych etykiet zależy od ilości paczek wchodzących w skład przesyłki tzn., jeżeli przesyłka składa się z dwóch paczek wydrukują się dwie etykiety, jeżeli z trzech to trzy. Strona 42 / 46
Con Note (List przewozowy przesyłki zwrotnej) Con Note list przewozowy, znajdują się na nim między innymi dane o nadawcy, odbiorcy, serwisie, opcjach serwisowych. Pola z informacją o wadze przesyłki i ilości paczek wchodzących w skład przesyłki są puste. Osoba, która będzie odsyłała przesyłkę musi uzupełnić te pola. Jest to podstawowy dokument przewozowy wykorzystywany w sieci TNT. Powinien być on drukowany w dwóch kopiach (ilość kopii ustawiana w ustawieniach drukarek odpowiada ilości kompletów dwóch listów przewozowych). Dokumenty te powinny być wręczone kurierowi w momencie odbioru przesyłki. 8. Aktywacja dodatkowych funkcji w programie ExpressShipper. Wraz z pojawieniem się programu ExpressShipper w wersji 1.2.560, możliwe stało się uaktywnienie dodatkowych funkcji: Sprawdzania indywidualnej ceny (stawka dla konkretnego numeru klienta) Transmisji danych do systemu TNT i automatycznego, mailowego powiadomienia odbiorcy Zamawiania kuriera zlecenie jest transmitowane bezpośrednio do systemu Customer Service. Obsługa przesyłek zwrotnych (od wersji 1.04.000). Numer zlecenia w oknie administratora wysyłek (od wersji 1.04.100). Strona 43 / 46
W celu zainstalowania dodatkowych opcji uruchamiamy odpowiednio: 1. W katalog dodatkowe plik certyfikat.url -po dwukrotnym kliknięciu otworzy nam się strona internetowa : Na dolnej listwie okna dwukrotnie klikamy na kłódeczkę i ukazuje się nam okno, w którym należy wybrać zainstaluj certyfikat. Strona 44 / 46
Po zainstalowaniu certyfikatu w domyślnym miejscu możemy przejść do kolejnego punktu. 2. Z płyty CD z katalogu dodatkowe uruchamiamy plik proxy.bat 3. Pliki aktywacyjne znajdują się w katalogu aktywacje na płycie CD. Poszczególne nazwy katalogów odpowiadają funkcjom, jakie dany plik aktywuje. Przed uruchomieniem danego pliku należy go wcześniej skopiować na dysk twardy. Możemy tam znaleźć: FULL aktywuje wszystkie opcje tzn. sprawdzanie indywidualnej ceny ( stawka dla konkretnego numeru klienta),transmisję danych o przesyłkach do systemu TNT, Automatyczne, mailowe powiadomienie odbiorcy, obsługę przesyłek zwrotnych, zamawiania kuriera oraz numer zlecenia w oknie administratora wysyłek zlecenie jest transmitowane bezpośrednio do kurierów. SHIPPING & TRACKING aktywuje transmisję danych o przesyłkach do systemu TNT, Automatyczne, mailowe powiadomienie odbiorcy i możliwość śledzenia przesyłek. SHIPPING_TRACKING & RETURNS aktywuje Transmisję danych o przesyłkach do systemu TNT i Automatyczne, mailowe powiadomienie odbiorcy i możliwość śledzenia przesyłek. RETURN aktywuje obsługę przesyłek zwrotnych. Strona 45 / 46
9. Formularz instalacyjny programu ExpressShipper 1.Wymagania podstawowe Komputer pentium 233 MHz lub lepszy Rozdzielczość ekranu to 800x600 lub większa System to WINDOWS 95,WINDOWS 98,WINDOWS NT WINDOWS ME, WINDOWS 2000, XP, VISTA Przeglądarka internetowa to Internet Explorer w wersji 4.0 lub wyższej Drukarka laserowa lub atramentowa 10 Mb wolnego miejsca na dysku twardym NIE NIE NIE NIE NIE NIE TAK TAK TAK TAK TAK TAK JEŻELI NA WSZYSTKIE PYTANIA ZAZNACZONA ODPOWIEDŹ TO TAK MOŻNA ZAINSTALOWAĆ PROGRAM EXPRESS SHIPPER. JEŻELI NA KTÓREKOLWIEK PYTANIE ZOSTAŁA ZAZNACZONA ODPOWIEDŹ NIE TO NIE JEST MOŻLIWE ZAINSTALOWANIE PROGRAMU EXPRESS SHIPPER! 2.Wymagania dodatkowe Połączenie z internetem WINDOWS NT, WINDOWS 2000, WINDOWS XP, VISTA Internet Explorer 6.0 lub wyższy Serwer proxy bez autentykacji lub połaczenie NAT Jeżeli połączenie jest realizowane przez serwer proxy to jest on wpisywany ręcznie do Internet Explorera Ustawienia sieci nie są ustawiane skryptem autokonfiguracji Otwarte porty 80 i 443 NIE NIE NIE NIE NIE NIE NIE TAK TAK TAK TAK TAK TAK TAK JEŻELI NA WSZYSTKIE PYTANIA W CZĘSCI 1 I 2 ODPOWIEDZIANO TAK MOŻNA ZAINSTALOWAĆ PROGRAM EXPRESS SHIPPER Z OPCJAMI SPRAWDZANIA INDYWIDUALNEJ CENY, EMAILOWEGO POWIADOMIENIA ODBIORCY, ZAMAWIANIA KURIERA ORAZ TRANSMISJI DANYCH DO SYSTEMU TNT. NAZWA FIRMY... ADRES... MIASTO... KOD POCZTOWY... NUMER KLIENTA1... NUMER KLIENTA2... NUMER KLIENTA3... OSOBA KONT.... TELEFON... EMAIL... WYPEŁNIONY FORMULARZ PROSZĘ PRZEKAZAĆ PRZEDSTAWICIELOWI HANDLOWEMU TNT LUB WYSŁAĆ FAKSEM NA NUMER 22 771 71 82 Strona 46 / 46