IMPORT EXPRESS ONLINE PRZEWODNIK UŻYTKOWNIKA

Transkrypt

1 IMPORT EXPRESS ONLINE PRZEWODNIK UŻYTKOWNIKA importexpressonline.dhl.com IMPORT EXPRESS ONLINE: - SZYBKO I PRAWIDŁOWO PRZYGOTUJESZ PRZESYŁKI - BĘDZIESZ NIMI SPRAWNIE ZARZĄDZAŁ - TWOJE KONTO JEST ZABEZPIECZONE, A PRZESYŁKA BEZ PRZERWY WIDOCZNA Usługa Import Express Online została zaprojektowana, by sprawnie koordynować przepływ informacji między nadawcami i importerami bezpośrednio przez Internet, niezależnie od tego, gdzie jesteś. Importerom daje pełną kontrolę, nadawcom pozwala przygotowywać przesyłki i nimi zarządzać. Korzyści: KORZYŚCI: Wystarczy kilka kliknięć, by online przygotować przesyłkę importową, łącznie z przygotowaniem owych dyspozycji dla nadawcy, listów przewozowych, faktur i z umówieniem warunków odbioru. Podczas wysyłania dyspozycji do kontrahentów zachowasz w tajemnicy swój numer konta Import Express oraz nie ujawniasz innych danych dotyczących konta. Przejrzysta komunikacja, a numery przesyłek i wszelkie związane z nimi dane są dostępne dla wszystkich zaangażowanych stron. Sprawdzasz status doręczenia w dowolnym momencie całego procesu. Proces wysyłania jest zautomatyzowany papierkową robotę sprowadzasz do minimum. Przygotowujesz przesyłki i zarządzasz nimi online, przez 24 godziny na dobę.

2 DOSTĘP I REJESTRACJA Import Express Online usługa całkowicie bezpłatna, nie wymaga instalacji oprogramowania. Jedyny wymóg to posiadanie przez importera konta Import Express Online. Nadawcy nie potrzebują konta, by rejestrować się i korzystać z aplikacji. Skorzystaj z DHL Import Express Online. Kliknij poniższy link: LUB importexpressonline.dhl.com znajdź odpowiednią zakładkę na stronie Po dokonaniu rejestracji, wpisz swój i hasło. Wskazówka Zaznacz pole poniżej pola logowania, by system zapamiętał Twój ID. ROZPOCZĘCIE Logowanie Jeśli jesteś importerem i pierwszy raz używasz tej aplikacji, musisz się najpierw zarejestrować. Kliknij przycisk Rejestracja poniżej przycisku Logowanie. Upewnij się, że masz przy sobie lub pamiętasz swój numer konta Import Express. Rejestracja Wskazówka Importer będzie mógł podać wiele numerów kont Import Express; zarówno podczas rejestracji jak też później, edytując profil użytkownika. Nadawca może się zarejestrować w Import Express Online i korzystać z profilu użytkownika bez konieczności posiadania numeru konta.

3 IMPORTERZY PRZYGOTOWANIE DYSPOZYCJI WYSYŁKOWEJ: SZCZEGÓŁY ADRESU Szczegóły adresu Importerzy mogą zarówno przygotować dyspozycje wysyłkowe i wysłać je do nadawców jak też wypełnić dokumenty w imieniu nadawców. Importerzy mogą zezwolić nadawcom na jednokrotne (jednorazowa dyspozycja wysyłkowa) lub wielokrotne (stałe upoważnienie)* korzystanie z ich numeru konta Import Express. Wprowadź i zapisz dane nadawcy oraz odbiorcy, dodaj ważne szczegóły dotyczące przesyłki i stwórz dyspozycję wysyłkową. Przeglądaj wprowadzone informacje i rozpocznij śledzenie losów przesyłek. Znajdź nadawcę lub odbiorcę Krok 1A: Dyspozycję wysyłkową można przygotować szybko, wybierając wprowadzone uprzednio informacje dotyczące nadawcy i odbiorcy w menu Nadaj z/nadaj do. Kliknij Dalej, by kontynuować. LUB Jeśli te dane nie były ostatnio używane lub potrzebujesz wpisać nowy adres, kliknij Otwórz książkę adresową lub Utwórz nowego nadawcę linki te znajdują się pod polem Nadaj z. Prosto i szybko wypełnij dokumenty Krok 1B: Aby prosto i szybko wypełnić dokumenty, wybierz język nadawcy z odpowiedniego menu i upoważnij nadawcę do wprowadzenia zmiany miejsca odbioru przesyłki. Jeśli jest to nowy adres, zaznacz pole, by zachować go w książce adresowej. Pamiętaj Jeśli nie zaznaczysz pola upoważniającego nadawcę do zmiany miejsca odbioru, nadawca nie będzie mógł edytować tego pola i innych z nim związanych. Dostępna w pierwszym kwartale 2011

4 PRZYGOTOWANIE DYSPOZYCJI WYSYŁKOWEJ: SZCZEGÓŁY PRZESYŁKI Szczegóły przesyłki Krok 2A: Okno Szczegóły przesyłki umożliwia importerowi: Wpisanie wiadomości dla nadawcy, takich jak wykaz elementów, numer zamówienia i sposób obchodzenia się z przesyłką. Dodatkowo możesz załączyć plik, który stanowi zlecenie zakupu lub inny podobny dokument. W miarę potrzeby rozliczanie frachtunku i opłat celnych z odrębnych kont. Rozwiń menu i wybierz właściwy numer konta Import Express, który chcesz obciążyć. Wskaż czy i jak często chcesz korzystać z owego powiadomienia o przesyłce, a także ustal preferencje przy korzystaniu z powiadomienia, gdy nadawca nie podjął przez pewien czas działań zgodnie z dyspozycją. Szczegóły przesyłki (przygotuj przesyłkę w imieniu nadawcy) Krok 2B: Uzupełnienie informacji podanych powyżej w opisie kroku 2A. Jeśli importer przygotowuje przesyłkę w imieniu nadawcy, może: Wybrać rodzaj opakowania, wpisać elementy i wagę oraz umieścić opis zawartości i status celny, (podlegająca ocleniu niedokumentowa i niepodlegająca dokumentowa ); może też zdecydować, czy wystawić online fakturę handlową. Wybrać produkt z listy wyświetlonych; aplikacja pokaże jedynie te produkty, których właściwości są zgodne z wpisanym wcześniej przez importera opisem przesyłki. Jeśli wybrany produkt nie jest dostępny podczas realizacji wysyłki, wskaż inną najszybszą lub najtańszą wersję produktu. Pamiętaj Przewidywana data doręczenia opiera się na założeniu, że wysyłka zostanie wysłana natychmiast. Data może ulec zmianie, zależnie od momentu wysłania.

5 PRZYGOTOWANIE DYSPOZYCJI WYSYŁKOWEJ: PODGLĄD I PRZESYŁANIE DYSPOZYCJI Podgląd szczegółów przesyłki Krok 3A: Import Express Online daje importerowi możliwość podglądu wszystkich wpisanych informacji przed wysłaniem ich do nadawcy. Wystaw nadawcy jednorazowe lub stałe upoważnienie* do korzystania z Twojego numeru konta Import Express. Zaznacz pole, by nadawca mógł zobaczyć cennik. Wskazówka Aby dokonać zmian, kliknij u dołu strony Wróć lub Przerwij. Kliknij Wyślij dyspozycję, by wysłać ją em do wybranego nadawcy. *Dostępna w pierwszym kwartale 2011

6 ZARZĄDZANIE UPOWAŻNIENIAMI Krok 3B: Utwórz dla nadawcy stałe upoważnienie* do wielokrotnego korzystania z konta i zapisz je, używając funkcji Zarządzaj upoważnieniami. Wprowadź szczegóły dotyczące nadawcy ( Z ) i odbiorcy ( Do ), wybierając ostatnio używane kontakty z menu lub użyj przycisku Otwórz książkę adresową, by zobaczyć zapamiętanych w niej innych nadawców. Możesz także kliknąć Utwórz nowego nadawcę/odbiorcę, jeśli chcesz wprowadzić dane dotyczące nowych kontrahentów. Kliknij na numer konta, które ma zostać obciążone. Sprawdź adres i szczegóły konta, by wybrać konto do rozliczeń frachtowych lub celnych. Kliknij Przyznano stałe upoważnienie u dołu strony. Link udostępniony nadawcy umożliwi mu bezpośredni dostęp do aplikacji Import Express Online. Wskazówka Informacja o wystawieniu przez Importera stałego upoważnienia* dla nadawcy zostanie wysłana do nadawcy wiadomością . Wiadomość będzie zawierać adres importera, link umożliwiający nadawcy dostęp do aplikacji oraz hasło. HISTORIA PRZESYŁKI I ŚLEDZENIE JEJ LOSÓW Przeglądaj historię przesyłek i śledź ich losy Krok 4: Aby zobaczyć przesyłkę i śledzić jej losy, kliknij przycisk Historia/Śledzenie. Kliknij nagłówek kolumny, by posortować dane według numeru ID, ostatnio zaktualizowanych, nazwiska nadawcy, kraju, ID, numeru listu przewozowego oraz statusu. LUB Rozpocznij śledzenie gotowej przesyłki, klikając Śledzenie w kolumnie Status. *Dostępna w pierwszym kwartale 2011 Możesz także zmienić/zatwierdzić i odrzucić dyspozycję wysyłkową lub przygotować nową stosownie do potrzeb.

7 INNE LINKI I OKNA IMPORTERA Mój profil Ekran Mój profil zawiera informacje, które zostały wprowadzone podczas rejestracji. Możesz je przeglądać i zmienić w dowolnym momencie. Odpowiedzi na pytania dotyczące sposobu użycia danego okna znajdziesz, klikając Pomoc w panelu nawigacyjnym lub obok pól formularza. Okno Książka adresowa to doskonały sposób, by zachować wszystkie dane kontaktowe nadawcy i odbiorcy. Aby utworzyć nowego nadawcę i odbiorcę, kliknij odpowiedni przycisk i wypełnij wymagane pola. Książka adresowa Aby importować lub eksportować książki adresowe, kliknij odpowiednie przyciski na dole ekranu. Wybierz, książkę którą chcesz importować lub eksportować (nadawcy czy odbiorcy). Zaznacz, czy przesyłany plik ma nagłówki, wczytaj plik i kliknij Rozpocznij import/eksport. Dopasuj nazwy pól aplikacji Import Express Online do nazw pliku CSV, który ma być importowany bądź eksportowany. Kliknij Importuj/Eksportuj. Potwierdzenie operacji otrzymasz em.

8 NADAWCY Wprowadź i zachowaj adresy nadawców i odbiorców oraz wpisz ważne szczegóły przesyłki, umożliwiające utworzenie dyspozycji wysyłkowej, przeglądaj dane i śledź losy przesyłek. Nadawcy mają dostęp do Import Express Online Poprzez proaktywne potwierdzenie , wysłane przez importera lub Używając linku importexpressonline.dhl.com i danych do logowania, uzyskanych po rejestracji. Landing Page link w postaci adresu URL Krok 1: Nadawcy uzyskują dostęp do Import Express Online w następujący sposób: Klikając link, zawarty w proaktywnym potwierdzeniu , wysłanym przez importera. LUB Bezpośrednio poprzez link importexpressonline.dhl.com Pamiętaj Logując się po raz pierwszy do Import Express Online za pomocą linku, nadawca używa tymczasowego hasła, przesłanego w proaktywnym potwierdzeniu . Hasło to należy zastąpić nowym hasłem, które będzie obowiązywać przy wszystkich następnych przesyłkach. Landing Page link bezpośredni Zarejestrowani nadawcy zobaczą stronę podzieloną na dwie części: Przygotuj nową przesyłkę (przesyłka na żądanie nadawcy): dla nadawców przygotowujących przesyłkę, przy której wymagane jest posiadanie numeru konta DHL; opłatami zostanie obciążony posiadacz konta DHL, jeśli zatwierdzi prośbę. Zarządzaj przesyłkami: pokazuje dyspozycje wysyłkowe od importera.

9 ZLECENIE PRZESYŁKI: PODSUMOWANIE PRZESYŁKI Podsumowanie przesyłki Krok 2: Kiedy nadawca uzyska dostęp do programu za pomocą adresu wysłanego em, zobaczy podsumowanie dyspozycji wysyłkowych, przygotowanych przez importera. Kliknij Akceptuję, by zatwierdzić zlecenie importera. LUB Jeśli chcesz przyjąć zlecenie przesyłki, ale zmienił się adres odbioru, kliknij Zmień adres odbioru i zatwierdź. LUB Odrzuć zlecenie przesyłki i opisz przyczyny w polu Powód odrzucenia. Kliknij Odrzuć. Pamiętaj ZLECENIE PRZESYŁKI: OPCJE PRZESYŁKI Pole Zmień adres odbioru będzie dostępne dla nadawcy tylko wówczas, jeśli wcześniej importer zaznaczył, że nadawca ma prawo do zmiany tych danych. Szczegóły przesyłki Krok 3A: Jeśli wniosek zostanie zaakceptowany, wprowadź dodatkowe informacje, takie jak rodzaj opakowania, liczba elementów, waga całkowita, opis zawartości i wartość deklarowana (jeśli podlega ocleniu). Jeśli importer przygotował szczegóły przesyłki w imieniu nadawcy, nadawca powinien je tylko zweryfikować i skorygować, jeśli jest taka potrzeba. Krok 3B: Rozwiń menu i wybierz Odbiór, by wskazać żądane działanie. Dodatkowe dyspozycje mogą zostać wpisane w polu Specjalne instrukcje. Terminy odbioru mogą zostać ustalone z wyprzedzeniem, zależnie od kraju. Wskazówki Import Express Online potrafi nawet pomóc w rozstrzygnięciu, czy przesyłka powinna być określona jako niedokumentowa czy dokumentowa. Kliknij Pomóż mi zdecydować (link po prawej stronie pola Status przesyłki ). Nadawcy z USA wysyłający przesyłki podlegające ocleniu zostaną poproszeni o wpisanie ważnego zwolnienia ITN lub wybranie z menu zwolnienia FTR EXEMPTION.

10 Informacje dotyczące cła Krok 4: Wybierz pole Faktura handlowa lub Faktura Proforma z ekranu Typ faktury, zależnie od tego, co zamierzasz wysyłać. Wybierz typ eksportu z menu. Wprowadź informacje o towarze, wypełniając formularz i klikając Dodaj. Powtarzaj tę procedurę, aż wszystkie informacje o towarach zostaną wprowadzone. Wskazówki Dodatkowe informacje, nie wymagane w oknie dotyczącym faktury, to: podanie numeru faktury, warunków wymiany międzynarodowej, Inne uwagi i Inne opłaty. Może zostać wprowadzona więcej niż jedna lista informacji o towarach. Dodaj opis przesyłki, kraj pochodzenia, ilość, jednostkę miary i walutę. Kliknij Dodaj, by dodać każdą z list. Po wprowadzeniu wszystkich danych do faktury można dodać fakturę do szablonów klikając pole na dole i wpisując nazwę dla nowego szablonu. Opcje usługi Krok 5: W oknie Opcje usługi wyświetlają się dostępne produkty i usługi stosownie do wprowadzonych danych: miejsca wysyłki i przeznaczenia oraz szczegółów przesyłki. Widoczna jest też informacja o możliwym terminie odbioru przesyłki w kraju nadawcy. Jeśli importer zatwierdzi taką możliwość, nadawca będzie mógł zobaczyć ceny, widniejące przy każdym opisie produktu. Wybierz produkt DHL, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom. Jeśli importer już dokonał wyboru, sprawdź dostępność usługi i kontynuuj na ekranie Potwierdź przesyłkę.

11 ZLECENIE PRZESYŁKI: POTWIERDZENIE PRZESYŁKI Potwierdź przesyłkę Krok 6: Jeśli chcesz zmienić dane, możesz kliknąć Wróć w oknie Potwierdź przesyłkę. Kiedy dane zostaną zweryfikowane, zaakceptuj warunki korzystania. Kliknij Potwierdź przesyłkę, by kontynuować. Wskazówka Dyspozycja wysyłkowa może zostać anulowana w dowolnym momencie poprzez kliknięcie przycisku Przerwij. ZLECENIE PRZESYŁKI: DRUKUJ DOKUMENTY Drukuj dokumenty Krok 7: Wybierz opcje drukowania i liczbę kopii dokumentu, który chcesz wydrukować. Kliknij Podgląd wydruku, by zobaczyć dokument przed wydrukiem (podsumowanie przesyłki, list przewozowy, faktura), potem kliknij Drukuj.

12 PRZESYŁKA NA ŻĄDANIE NADAWCY Nadawca może przygotować i wysłać dyspozycję wysyłkową do importera. Importer musi zaakceptować takie żądanie, aby nadawca mógł kontynuować. Kosztami wysyłki zostanie obciążony importer. Dyspozycja wysyłkowa Krok 1A nadawca: Nadawca loguje się do Import Express Online. Wybiera odbiorcę z książki adresowej. Wprowadza szczegóły przesyłki, rozwija menu i wybiera importera z listy (jeśli wcześniej nie ustalone zostały zasady współpracy pomiędzy importerem i nadawcą, nadawca musi wprowadzić adres importera). Wybiera produkt. Zatwierdza wniosek. Importer otrzymuje powiadomienie . Szczegóły dotyczące nadawcy/odbiorcy Krok 1B importer: Importer otrzymuje powiadomienie i loguje się do Import Express Online. Sprawdza wniosek o przesyłkę. Jeśli to konieczne, aktualizuje wiadomość do nadawcy i informacje o opłatach. Zatwierdza lub odrzuca wniosek o przesyłkę. Nadawca otrzymuje powiadomienie . Krok 1C nadawca: Nadawca otrzymuje powiadomienie i loguje się do Import Express Online. Przegląda dyspozycję wysyłkową wraz z zaktualizowaną informacją importera. Drukuje dokumenty przesyłki i planuje jej odbiór.

13 Zamów kuriera Jeżeli nie posiadasz stałego zlecenia odbioru przesyłek przez kuriera, możesz wybrać dzień odbioru, używając zakładki Zamów kuriera. W tym samym terminie może zostać odebranych kilka przesyłek. Wniosek o upoważnienie/podgląd upoważnień Przechowuje informacje na temat wszystkich stałych upoważnień* wystawionych przez importera. Upoważnienie stałe* Wniosek o stałe upoważnienie* wystawiony przez importera umożliwia regularne wysyłanie przesyłek. Wprowadź ID importera. Wybierz odbiorcę. Zastosuj tę samą procedurę, jak przy przesyłce na żądanie nadawcy. *Dostępna w pierwszym kwartale 2011

14 INNE LINKI I OKNA NADAWCY Mój profil Ekran Mój profil zawiera informacje wprowadzone przez importera. Nadawca może je przeglądać i zmieniać w dowolnym momencie. Aby to zrobić, należy wprowadzić nowe lub zaktualizowane dane i kliknąć Opublikuj. Odpowiedzi na pytania odnośnie funkcjonowania okna znajdziesz, klikając Pomoc w panelu nawigacyjnym. Wskazówka Dodatkową pomoc znajdziesz na formularzach wysyłkowych, klikając linki poświęcone pomocy, umieszczone po prawej stronie niektórych pól formularza. Faktura handlowa/proforma Po wprowadzeniu wszystkich danych do faktury można dodać fakturę do szablonów klikając pole na dole i wpisując nazwę dla nowego szablonu. Książka adresowa Książka adresowa zawiera wszystkie informacje o odbiorcach, umożliwiając przygotowywanie przesyłek bez konieczności ponownego wpisywania tych samych danych kontaktowych. Użyj pola Znajdź, aby przeszukać wpisane kontakty lub zobacz je, używając wielu opcji sortowania, dostępnych w rozwijanej liście Zawarte w kolumnie.

15 DHL Express 12/10