ZAMAWIAJĄCY: Białostocka Fundacja Kształcenia Kadr ul. Spółdzielcza 8 15-441 Białystok ZAPYTANIE OFERTOWE na przeprowadzenie audytu zewnętrznego i sporządzenie raportów z weryfikacji wydatków poniesionych w ramach realizacji projektu Rozwój transgranicznej współpracy gospodarczej Podregionu białostockosuwalskiego i Obwodu grodzieńskiego na Białorusi oraz Podregionu krośnieńsko - przemyskiego i Obwodu zakarpackiego na Ukrainie finansowanego ze środków Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013, Priorytet 1.Wzrost konkurencyjności w obszarze przygranicznym, Działanie 1.1.Lepsze warunki dla przedsiębiorczości. NUMER POSTĘPOWANIE: 1/PL-BY-UA/2013 Kod CPV: 74121200-5 - Usługi audytu
Białostocka Fundacja Kształcenia Kadr (Zamawiający) zaprasza do składania oferty na przeprowadzenie audytu zewnętrznego i sporządzenie raportów z weryfikacji wydatków poniesionych w ramach realizacji projektu p.n. Rozwój transgranicznej współpracy gospodarczej Podregionu białostocko-suwalskiego i Obwodu grodzieńskiego na Białorusi oraz Podregionu krośnieńsko - przemyskiego i Obwodu zakarpackiego na Ukrainie finansowanego ze środków Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013, w ramach Priorytetu 1.Wzrost konkurencyjności w obszarze przygranicznym, Działania 1.1.Lepsze warunki dla przedsiębiorczości. Szczegółowy opis Programu dostępny jest na stronie internetowej www.pl-by-ua.eu/pl. Planowany okres realizacji projektu: 01.11.2013-30.04.2015. Wartość projektu to 157.426,40 EUR, w tym 141.683,76 EUR dofinansowania ze środków UE. Projekt przewiduje wydatkowanie środków zarówno po stronie Wnioskodawcy (118.600,40 EUR) jak i partnerów: ukraińskiego (21.447,00 EUR) oraz białoruskiego (17.379,00 EUR). Celem projektu jest poprawa współpracy jednostek samorządu terytorialnego (JST) oraz przedsiębiorców z sektora MŚP z obszaru 4 regionów objętych projektem przyczyniająca się do rozwoju społeczno-gospodarczego Podregionu białostocko-suwalskiego i Podregionu krośnieńsko-przemyskiego w Polsce, obwodu zakarpackiego na Ukrainie oraz obwodu grodzieńskiego na Białorusi. Projekt przewiduje realizację następujących działań: promocja i informacja (ogłoszenia, artykuły sponsorowane, foldery informacyjno-promocyjne, stworzenie i utrzymanie portalu internetowego), badania (ankiety, raporty), modele współpracy transgranicznej, konferencje połączone z targami (2 konferencje Wnioskodawcy, 1 konferencja partnera ukraińskiego, 1 konferencja partnera białoruskiego) oraz wyjazdy studyjne do Wnioskodawcy oraz partnera ukraińskiego i białoruskiego. 1. Szczegóły zamówienia: Audyt obejmuje analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania oraz sprawozdania realizacji projektu ze szczególnym uwzględnieniem realizacji przyjętych celów projektu i realizacji postanowień umowy grantowej. Zamówienie obejmuje wykonanie jednego audytu cząstkowego oraz jednego audytu końcowego w instytucjach: Białostocka Fundacja Kształcenia Kadr (Wnioskodawca) Fundacja Rozwoju Współpracy Transgranicznej Ukraina (Partner 1) Uniwersytet Państwowy im. Janka Kupały w Grodnie Białoruś (Partner 2) Każdy audyt zakończy się sporządzeniem 4 raportów (3 raporty cząstkowe oraz 1 raport skonsolidowany łącznie 8 raportów) z weryfikacji wydatków w poszczególnych okresach raportowania w języku polskim i angielskim, według wzoru określonego przez Wspólną Instytucję Zarządzającą. Rozwinięcie szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia wraz z wyszczególnieniem obowiązków audytora określonych Programem, jak również stawianych mu wymagań zawarte jest w dokumencie Terms of Reference for an Expenditure Verification of a Grant Contract external action of the european union dostępnym na stronie http://www.pl-byua.eu/upload/pl/annex%20vii%20expenditure%20verification.doc. Audyty cząstkowe będą przeprowadzane w okresie realizacji projektu zaś audyty końcowe zostaną przeprowadzone w terminie do 60 dni po zakończeniu projektu. Audytor musi zostać zaakceptowany przez Wspólny Sekretariat Techniczny Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013. Warunkiem zawarcia umowy na realizację usługi audytu jest akceptacja audytora przez w/w Instytucję.
2. Wymagania dotyczące Oferenta: a) Oferent musi spełniać co najmniej jeden z następujących warunków: Audytor lub firma jest członkiem krajowego organu lub stowarzyszenia księgowych lub biegłych rewidentów, która z kolei należy do Międzynarodowej Federacji Księgowych (IFAC). Audytor lub firma jest członkiem krajowego organu bądź krajowej instytucji zrzeszających księgowych lub biegłych rewidentów. Pomimo że organizacja ta nie jest członkiem IFAC, Audytor zobowiązuje się do realizacji tego zlecenia zgodnie ze standardami IFAC i standardami etyki ustanowionymi w niniejszym ZWiO. Audytor lub firma są zarejestrowani jako biegli rewidenci w rejestrze publicznym organu nadzoru publicznego w kraju członkowskim UE zgodnie z zasadami nadzoru publicznego ustanowionymi w dyrektywie 2006/43/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (mającej zastosowanie w odniesieniu do audytorów i firm audytorskich mających siedzibę w krajach członkowskich UE) 1. Audytor lub firma są zarejestrowani jako biegli rewidenci w rejestrze publicznym organu nadzoru publicznego w kraju trzecim i rejestr ten podlega zasadom nadzoru publicznego ustanowionym w ustawodawstwie danego kraju (dotyczy audytorów i firm audytorskich mających siedzibę w kraju trzecim). b) Audytor/firma: posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia (wykaz projektów w których przeprowadzono audyt Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego) nie są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym (oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego) c) Audytor/firma powinna wykonywać zlecenia zgodnie z aktualnym: International Standard on Related Service ( ISRS ) 4400 Engagements to perform Agreedupon Procedures regarding Financial Information (Międzynarodowym Standardem Usług Pokrewnych 4400 Usługi wykonywania procedur przewidzianych dla informacji finansowych) ogłoszonym przez IFAC; (http://www.paab.co.za/documents/doc_00793.pdf). Kodeksem etyki zawodowych księgowych wydanym przez IFAC. Pomimo, że ISRS 4400 stanowi, że w odniesieniu do zleceń dotyczących uzgodnionych procedur niezależność nie jest konieczna, WIZ wymaga, żeby Audytor / firma była nie zależna od Beneficjenta i Partnerów oraz spełniali wymogi niezależności zawarte w Kodeksie etyki zawodowych księgowych (htt://www.ifac.org/members/downloads/network_firm.pdf). 3. Opis sposobu przygotowania oferty: Oferta sporządzona w języku polskim w formie pisemnej zgodnie z wymaganiami zapytania ofertowego musi zawierać: wypełniony formularz ofertowy Załącznik nr 1, formularz potwierdzający doświadczenie Oferenta Załącznik nr 2, oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym - Załącznik nr 3, 1 Dyrektywa 2006/43 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 17 maja 2006 r. w sprawie ustawowych badań rocznych sprawozdań finansowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych, zmieniająca dyrektywy Rady 78/660/EWG i 83/349/EWG oraz uchylająca dyrektywę Rady 84/253/EWG.
aktualny odpisu z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert (poświadczone za zgodność z oryginałem); dokument poświadczający posiadanie przez Oferenta uprawnień zgodnie z pkt. 2a) niniejszego zapytania (poświadczony za zgodność z oryginałem). 4. Kryteria i sposób oceny oferty: Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami: CENA OFERTOWA 70% liczona według wzoru C C min of 70 Cof _ bad pkt gdzie: C of bad cena ofertowa brutto badanej oferty, C min najniższa zaproponowana cena ofertowa brutto spośród ofert niepodlegających odrzuceniu. DOŚWIADCZENIE OFERENTA 30% Ocena doświadczenia Wykonawcy przeprowadzona zostanie na podstawie przedstawionych wykazów, według poniższych zasad (łącznie 30 punktów punkty nie sumują się): Audyt co najmniej 1 projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej Audyt co najmniej 2 projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, w tym co najmniej 1 w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013 Audyt co najmniej 3 projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, w tym co najmniej 2 w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013 10 pkt. 20 pkt. 30 pkt. Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, której zostanie przyznana najwyższa ilość punktów spośród ofert ważnych, niepodlegających odrzuceniu. W sytuacji, gdy Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający wybierze spośród tych ofert ofertę z najniższą ceną. W toku oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Wykonawcy będą zobowiązani do przedstawienia wyjaśnień w terminie określonym przez Zamawiającego. Ewentualne wyjaśnienia dotyczące rażąco niskiej ceny udzielane są wyłącznie w formie pisemnej. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom przedstawionym w zapytaniu ofertowym oraz zostanie uznana za najkorzystniejszą.
5. Miejsce oraz termin składania ofert: Oferty należy składać osobiście lub pocztą do dnia 25.09.2013r. do godziny 15.00 w sekretariacie Zamawiającego w jego siedzibie przy ul. Spółdzielczej 8, 15-441 Białystok. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 6. Wykaz osób uprawnionych do porozumiewania się z Oferentami: Osobą uprawnioną przez Zamawiającego do kontaktu jest: Iwona Karczewska tel. (85) 653 77 00, e-mail: ikarczewska@bfkk.pl Informacje będą udzielane w godz. 9:00-15:00 z wyjątkiem sobót i dni ustawowo wolnych od pracy. 7. Pozostałe informacje: Oferentowi nie przysługują żadne środki odwoławcze, postępowanie nie jest prowadzone na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późniejszymi zmianami). Niniejsze zapytanie ofertowe stanowi formę rozpoznania rynku, a złożona przez oferta będzie realizowana według uznania Zamawiającego. Informacja ta ma na celu wyłącznie rozpoznanie rynku. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania, na każdym jego etapie bez podania przyczyny. Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji z Wykonawcą, który złoży najkorzystniejszą ofertę, w przypadku, gdy cena tej oferty przekroczy kwotę zaplanowaną w budżecie projektu na realizację powyższego działania. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w przypadku, gdy cena najkorzystniejszej oferty przekroczy kwotę zaplanowaną w budżecie projektu na realizację powyższego działania. Umowa z Wykonawcą zostanie podpisana po zaakceptowaniu go przez Wspólny Sekretariat Techniczny Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013 nie wcześniej niż przed planowaną datą rozpoczęcia realizacji projektu.
Załącznik Nr 1 FORMULARZ OFERTOWY 1. Dane dotyczące Oferenta Nazwa... Siedziba... nr telefonu/faksu... NIP..... REGON..... 2. Dane dotyczące Zamawiającego: Białostocka Fundacja Kształcenia Kadr, ul. Spółdzielcza 8, 15-441 Białystok tel. 85 653 77 00 faks: 85 732 95 05 adres e-mail: fundacja@bfkk.pl 3. Zobowiązania oferenta: W odpowiedzi na zapytanie ofertowe na wybór Wykonawcy usługi przeprowadzenia audytu w ramach projektu Rozwój transgranicznej współpracy gospodarczej Podregionu białostocko-suwalskiego i Obwodu grodzieńskiego na Białorusi oraz Podregionu krośnieńsko - przemyskiego i Obwodu zakarpackiego na Ukrainie współfinansowanego ze środków Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013 oferuję kwotę w wysokości: cena brutto... zł (słownie:...) w tym podatek VAT... zł za realizację działań będących przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego. 4. Oświadczam, że: a) Wykonam zamówienie w wyznaczonym terminie. b) Zapoznałem się ze szczegółami zamówienia, nie wnoszę żadnych zastrzeżeń oraz uzyskałem niezbędne informacje do przygotowania oferty; c) Załączone do zapytania wymagania stawiane wykonawcy zostały przeze mnie zaakceptowane bez zastrzeżeń; d) Dysponuję niezbędną wiedzą i doświadczeniem oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; e) Znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej realizację zamówienia f) W cenie proponowanej oferty uwzględnione zostały wszystkie koszty wykonania zamówienia. g) Wszystkie dane zawarte w ofercie są zgodne z prawdą. 5. Załącznikami do niniejszej oferty są: a) b) Data Podpisy osób uprawnionych do reprezentowania Oferenta
Załącznik Nr 2 DOŚWIADCZENIE OFERENTA Nazwa projektu (Program/Działanie w ramach którego projekt jest realizowany) Okres realizacji projektu Nazwa instytucji realizującej projekt/zlecającej audyt Wartość projektu Data Podpisy osób uprawnionych do reprezentowania Oferenta
Załącznik Nr 3 OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ KAPITAŁOWYCH I OSOBOWYCH POMIĘDZY OFERENTEM A ZAMAWIAJĄCYM Oświadczam, że między (dane dotyczące Oferenta): Nazwa... Siedziba... nr telefonu/faksu... NIP..... REGON..... a Zamawiającym (Białostocką Fundacją Kształcenia Kadr) nie zachodzą żadne powiązania kapitałowe lub osobowe polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Data Podpisy osób uprawnionych do reprezentowania Oferenta