ZAPYTANIE OFERTOWE. Włodawa, dnia r. Znak sprawy: WE/PBU/1/2013 ZAMAWIAJACY:

Transkrypt

1 Włodawa, dnia r. Znak sprawy: WE/PBU/1/2013 ZAMAWIAJACY: Gmina Włodawa (Partner Wiodący Mikroprojektu). Al. Jana Pawła II 22; Włodawa, Polska NIP Tel/Fax ZAPYTANIE OFERTOWE W związku z realizacją projektu Folklor i sztuka ludowa nadbużańskiego pogranicza, współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska Białoruś Ukraina , Gmina Włodawa zaprasza firmy/instytucje do składania ofert na przeprowadzenie audytu zewnętrznego i sporządzenie raportu z weryfikacji wydatków poniesionych w ramach realizacji mikroprojektu Folklor i sztuka ludowa nadbużańskiego pogranicza. I. Kody przedmiotu zamówienia według CPV Zgodnie ze Wspólnym Słownikiem Zamówień opis przedmiotu zamówienia zgodny jest z CPV Usługi audytu. II. Określenie przedmiotu oraz zakresu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest audyt (raport finansowy) projektu Folklor i sztuka ludowa nadbużańskiego pogranicza stanowiącego mikroprojekt projektu parasolowego Kultura pogranicza pomostem integracji społeczności lokalnych w Euroregionie Bug realizowanego w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska Białoruś Ukraina , Priorytet 3 Współpraca sieciowa oraz inicjatywy społeczności lokalnych, Działanie 3.2 Inicjatywy społeczności lokalnych - Nr referencyjny EuropeAid/ /M/ACT/MULTI. 2. Całkowita wartość projektu wynosi ,00 EUR, w tym planowane wydatki po stronie polskiej ,00 EUR po stronie ukraińskiej 3 270,00 EUR. 3. Czas trwania projektu: 12 miesięcy od dnia podpisania umowy o dofinansowanie r r. 4. Audyt zostanie przeprowadzony zgodnie z dokumentami obowiązującymi w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska Białoruś Ukraina oraz umową o dofinansowanie wraz z dołączonymi do niej aneksami i załącznikami. str. 1

2 5. Audyt powinien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji projektowej, raportów finansowych, zgodności raportu finansowego z systemem rachunkowym i zapisami księgowymi Beneficjenta/ Partnerów, kwalifikowalność kosztów, promocję w celu stwierdzenia czy wydatki wykazane przez Beneficjenta/Partnerów w zakresie projektu finansowanego na mocy umowy rzeczywiście wystąpiły i czy zostały rzetelnie opisane oraz czy spełniają kryteria kwalifikowalności. W ramach projektu będą realizowane wydatki w kategoriach budżetowych: Koszty osobowe Koszty podróży Koszty sprzętu i dostaw Koszty biurowe Inne koszty i usługi tj. koszty seminarium, imprez jarmarków folklorystycznych, promocji, itp. 6. Od Wykonawcy oczekuje się przedstawienia raportu z przeprowadzonych audytów w dwóch wersjach językowych: polskiej, angielskiej III. Kryteria minimum, jakie powinien spełniać oferent: A) O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy którzy spełniają co najmniej jeden z następujących warunków: 1. Audytor lub firma jest członkiem krajowego organu lub stowarzyszenia księgowych lub biegłych rewidentów, która z kolei należy do Międzynarodowej Federacji Księgowych (IFAC). 2. Audytor lub firma jest członkiem krajowego organu bądź krajowej instytucji zrzeszających księgowych lub biegłych rewidentów. Pomimo że organizacja ta nie jest członkiem IFAC, Audytor zobowiązuje się do realizacji tego zlecenia zgodnie ze standardami IFAC i standardami etyki ustanowionymi w niniejszym ZWiO. 3. Audytor lub firma są zarejestrowani jako biegli rewidenci w rejestrze publicznym organu nadzoru publicznego w kraju członkowskim UE zgodnie z zasadami nadzoru publicznego ustanowionymi w dyrektywie 2006/43/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (mającej zastosowanie w odniesieniu do audytorów i firm audytorskich mających siedzibę w krajach członkowskich UE). 4. Audytor lub firma są zarejestrowani jako biegli rewidenci w rejestrze publicznym organu nadzoru publicznego w kraju trzecim i rejestr ten podlega zasadom nadzoru publicznego ustanowionym w ustawodawstwie danego kraju (dotyczy audytorów i firm audytorskich mających siedzibę w kraju trzecim). B) Audytor/firma powinna wykonać zalecenia zgodnie z aktualnym: 1. International Standard on Related Services ( ISRS ) 4400 Engagements to perform Agreed-upon Procedures regarding Financial Information (Międzynarodowym Standardem Usług Pokrewnych 4400 Usługi wykonywania procedur przewidzianych dla informacji finansowych) ogłoszonym przez IFAC; 2. Kodeksem Etyki Zawodowych Księgowych IFAC (opracowany oraz wydany przez IFAC Rada Międzynarodowych Standardów Etycznych dla Księgowych (IESBA), który ustala fundamentalne zasady etyczne dla audytorów w odniesieniu do rzetelności, obiektywności, niezależności, kompetencji zawodowych oraz należytej dbałości, poufności, profesjonalnego zachowania się oraz standardów technicznych. Pomimo że ISRS 4400 stanowi, że w odniesieniu do zleceń dotyczących uzgodnionych procedur niezależność nie jest konieczna, WIZ wymaga, żeby Audytor(rzy) był/byli niezależni od Beneficjenta oraz spełniali wymogi niezależności zawarte w Kodeksie etyki zawodowych księgowych. str. 2

3 C) Na potwierdzenie spełniania warunków do oferty należy dołączyć: 1. Dokument poświadczający posiadanie przez Oferenta uprawnień zgodnie z pkt. III.A zapytania (poświadczony za zgodność z oryginałem) Szczegółowe informacje dostępne są na stronie Programu Współpracy Transgranicznej Polska - Białoruś-Ukraina : Nabór trzeci, Aneks VII Kontrola wydatków w ramach umowy Grantowej, punkt 1.1 ( IV. Opis sposobu przygotowania ofert: 1. Ofertę należy sporządzić w języku polskim w formie pisemnej na druku: załącznik Nr 1 -formularz ofertowy do zapytania cenowego. 2. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 3. Oferta oraz składane łącznie z nią dokumenty muszą być podpisane przez Wykonawcę. 4. Cena ofertowa przedstawiona przez Wykonawcę musi obejmować wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia oraz będzie ceną niezmienną do końca jego realizacji. 5. Do oferty należy załączyć dokumenty poświadczający posiadanie przez Oferenta uprawnień zgodnie z pkt. III.A zapytania - nie dołączenie do oferty ww. dokumentu będzie podstawą do odrzucenia oferty. V. Kryteria oceny oferty Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie następujących kryteriów: 1. Kryteria formalne (bez spełnienia których oferta nie będzie oceniana) Przygotowanie oferty zgodnie z pkt. III i IV niniejszego zapytania ofertowego. Wpływ oferty w terminie 2. Kryteria merytoryczne Cena 100 % VI. Miejsce i termin składania ofert 1. Oferty należy składać do 16 grudnia 2013 r. do godz , w następującej formie: a) Pocztą, kurierem albo osobiście: Al. Jana Pawła II 22 ; Włodawa (sekretariat) b) Za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie zeskanowanego oryginału na adres: kancelaria@gmina-wlodawa.pl 2. Termin składania ofert upływa: 16 grudnia 2013 r. godz. 13: Oferty, które wpłyną do zamawiającego po terminie wskazanym w zapytaniu ofertowym nie będą rozpatrywane. VII. Miejsce i termin otwarcia ofert. 1. Otwarcie i ocena ofert nastąpi w siedzibie Gminy Włodawa - Al. Jana Pawła II 22 ; Włodawa (sala konferencyjna) o godz Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie opublikowana na stronie Zamawiającego str. 3

4 VIII. Tryb ogłoszenia wyników i zawarcia umowy 1. Umowa zostanie zawarta z jednym Oferentem, który spełni kryteria określone w zapytaniu i zaoferuje najkorzystniejszą cenę. 2. Informacja o wyniku postępowania zostanie przesłana drogą e mailową do każdego Wykonawcy, który złożył ofertę oraz opublikowana na stronie 3. Zamawiający może odstąpić od podpisania umowy, w przypadku, gdy cena wybranej oferty przewyższa kwotę wynikającą z budżetu projektu przeznaczoną na realizację zamówienia. Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr telefonu p. Magdalena Oniszczuk Załączniki: a) Załącznik nr 1: formularz ofertowy; W imieniu Zamawiającego Wójt Gminy Włodawa Tadeusz Sawicki str. 4

5 Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego WE/PBU/1/2013 Oferta Wykonawcy Nazwa Oferenta... Adres Oferenta:... Adres do korespondencji:... NIP:... Nr telefonu:. Adres do kontaktu w sprawie oferty:. Skierowana do: Gmina Włodawa Al. Jana Pawła II Włodawa Nawiązując do zaproszenia do składania ofert Nr WE/PBU/1/2013 dotyczących świadczenia usług na przeprowadzenie audytu zewnętrznego i sporządzenie raportu z weryfikacji wydatków poniesionych w ramach realizacji projektu Folklor i sztuka ludowa nadbużańskiego pogranicza - oferuję kwotę w wysokości za realizację działań będących przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego: Cena brutto. Słownie: W tym podatek VAT..% Oświadczam, że: a) Wykonam zamówienie w wyznaczonym terminie. b) Zapoznałem się ze szczegółami zamówienia, nie wnoszę żadnych zastrzeżeń oraz uzyskałem niezbędne informacje do przygotowania oferty. c) W cenie oferty uwzględnione zostały wszystkie koszty wykonania zamówienia. d) Wszystkie dane zawarte w ofercie są zgodne z prawdą Załącznikami do oferty są: (data i podpis Oferenta) str. 5