Urząd Miejski w Będzinie Wydział Audytu i Kontroli Wewnętrznej ul. 11 Listopada 20 42-500 Będzin WAiKW.I.1711.4.2011 Będzin, dnia 1 lutego 2012 roku Szanowna Pani Anna Smogór Dyrektor Muzeum Zagłębia w Będzinie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Pracownik Urzędu Miejskiego w Będzinie, działając z mojego upoważnienia przeprowadził kontrolę w Muzeum Zagłębia w Będzinie. Ustalenia kontroli ujęto w protokole, który został podpisany w dniu 24 stycznia 2012 roku. Stronie przysługiwało prawo wniesienia uwag i zastrzeżeń w terminie 7. dni od daty doręczenia protokołu. Strona w wyznaczonym terminie nie wniosła uwag i zastrzeżeń do treści protokołu. Na podstawie przedstawionego protokołu pozytywnie oceniam pracę Muzeum Zagłębia w Będzinie. W związku z powyższym kieruję do Pani Dyrektor wystąpienie pokontrolne. I. Uregulowania wewnętrzne. 1. Ustalenie czasu pracy w Muzeum Zagłębia w Będzinie w wymiarze 38. godzin w pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. 2. Brak spójności w uregulowaniach wewnętrznych dotyczących przytoczenia opublikowania tego samego aktu prawnego oraz przytoczenie nieaktualnego przepisu - wyszczególnienie znajduje się w protokole. 1. Proszę o dokonanie zmiany z obowiązującego do tej pory 38. godzinnego tygodnia pracy na 40. godzinny w terminie. 2. Proszę o zweryfikowanie i poprawienie zapisów dotyczących aktów prawnych w uregulowania wewnętrznych. II. Karty ewidencji czasu pracy pracowników. 1. Nieujęcie na niektórych kontrolowanych kartach ewidencji czasu pracy: pracy w godzinach nadliczbowych; czasu nieprzepracowanego z tytułu wyjść osobistych. 1
2. Dokonanie na kartach ewidencji czasu pracy mylnego obliczenia ilości godzin rzeczywiście przepracowanych i nieprzepracowanych z powodu choroby oraz ilości godzin urlopu. 1. Proszę o prowadzenie kart ewidencji czasu pracy zgodnie z zapisami Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 roku Nr 62,poz. 286 z późniejszymi zmianami). 2. Proszę o wypełnianie kart ewidencji czasu pracy zgodnie z dokumentami źródłowymi i weryfikację prawidłowości wykonania tych kart, prowadzonych w celu prawidłowego ustalania przysługującego pracownikowi wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń związanych z pracą. III. Listy obecności. 1. Dokonywanie poprawek błędów na listach obecności poprzez zamalowanie błędnego zapisu korektorem. Zalecenie: 1. Proszę o dokonywanie poprawek zgodnie z obowiązującymi przepisami i uregulowanie tej kwestii w wewnętrznych uregulowaniach. IV. Ewidencja wyjść służbowych. 1. Niedopełnienie przez skontrolowanych pracowników obowiązku dokonania wpisu do ewidencji wyjść - daty odpracowania czasu nieprzepracowanego z powodu wyjść osobistych, pomimo uregulowania tego zagadnienia w Regulaminie Pracy. 2. Niedopełnienie przez osoby odpowiedzialne obowiązku sprawdzenia, czy pracownicy, którzy w ewidencji wyjść służbowych wpisali wyjście w celach prywatnych, dokonali obowiązku wpisu do tej ewidencji daty odpracowania, zgodnie z wewnętrznym uregulowaniem tego zagadnienia. 3. Niedokładne rozliczanie, przez pracownika odpowiedzialnego, wyjść służbowych osoby pełniącej funkcję społeczną, przez co obowiązki służbowe tego pracownika Muzeum pokryły się w wymiarze 1. godziny z pełnieniem przez niego funkcji społecznej. 1. Proszę o zobowiązanie pracowników do postępowania zgodnego z zapisem w Regulaminie Pracy, tj. do wpisywania do ewidencji wyjść daty odpracowania czasu nieprzepracowanego z powodu wyjść w sprawach osobistych oraz pracownika odpowiedzialnego za rozliczanie czasu pracy do wykonywania czynności kontrolnych, mających na celu sprawdzenie, czy pracownicy postępują zgodnie z tym uregulowaniem. 2. Proszę o spowodowanie dokładnego i wnikliwego analizowania wyjść w sprawach służbowych. V. Teczki osobowe pracowników. 1. Używanie w umowach o pracę i pismach angażujących, dla określenia wysokości wynagrodzenia zasadniczego wyrażenia wynagrodzenie wg grupy, zamiast określenia 2
zgodnego z występującym w przepisach, tj. kategoria zaszeregowania. 2. Ujęcie w umowie o pracę i piśmie przyznającym wynagrodzenie Sekretarki, niezgodnego z przepisami oznaczenia kategorii zaszeregowania dla danego stanowiska. 3. Używanie w umowach o pracę i pismach angażujących, dla określenia nazwy stanowiska pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu ekspozycji niepełnego wyrażenia wyszczególnionego w obowiązujących przepisach. 4. Brak w zakresie czynności Sekretarki wyszczególnienia obowiązku, wykonywanego przez pracownika systematycznie (uzupełnienia dokonano w trakcie kontroli). 5. Brak weryfikacji obowiązków wyszczególnionych w zakresie czynności Referenta ds. administracji i finansów z faktyczną realizacją przez niego zadań. 1. Proszę o używanie w umowach o pracę, pismach angażujących, określeń zgodnych z tymi, występującymi w obowiązujących przepisach. 2. Proszę o wnikliwe weryfikowanie treści sporządzanych umów o pracę, pism angażujących, przed ich podpisaniem. 3. Proszę o zweryfikowanie akt osobowych pracowników, którzy nie zostali poddani kontroli pod kątem zgodności użytych sformułowań i kategorii zaszeregowania z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie. 4. Proszę o postępowanie zgodne z zapisem w Kodeksie Pracy, tj. zaznajamianie pracowników z zakresem ich obowiązków. 5. Proszę o spowodowanie wykonywania przez pracowników czynności wyszczególnionych w zakresie obowiązków lub dostosowanie zakresu czynności do wykonywanych przez pracowników obowiązków. VI. Ochrona danych osobowych. 1. Brak dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych oraz środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych. 2. Dopuszczenie do przetwarzania danych, osób nieposiadających upoważnień nadanych przez administratora danych. 3. Brak ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych. 4. Brak zgłoszenia zbioru danych osobowych do rejestracji przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. 1. Wprowadzić wewnętrzne uregulowania dotyczące opisu sposobu przetwarzania danych osobowych, zgodnie z wytycznymi ujętymi w przepisach prawa. 2. Wyznaczenie administratora bezpieczeństwa informacji, nadzorującego przestrzeganie zasad ochrony danych. 3. Wydanie szczegółowych upoważnień pracownikom przetwarzającym dane osobowe. 4. Założenie i prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych. 5. Zgłoszenie zbiorów danych osobowych do rejestracji do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. VII. Naliczenie nagród jubileuszowych. 1. Niedokonanie naliczenia i wypłaty nagrody jubileuszowej, niezwłocznie po nabyciu prawa przez pracownika do tej nagrody. 2. Przyznanie i wypłacenie nagrody jubileuszowej w terminie wcześniejszym, niż to wynika 3
ze zgromadzonej dokumentacji w teczce akt osobowych pracownika. 3. Dokonanie wypłaty nagrody jubileuszowej dla pracownika pomimo, iż ze zgromadzonej dokumentacji w teczce akt osobowych tego pracownika nie wynika, aby nabył uprawnienia do nagrody w terminie dokonanej wypłaty. 1. Proszę o dokonywanie wypłaty pracownikom nagród jubileuszowych, niezwłocznie po nabyciu uprawnień do tej nagrody, zgodnie z obowiązującymi przepisami. 2. Proszę o weryfikację stażu pracy pracowników przed dokonaniem wypłaty nagrody jubileuszowej. 3. Proszę o uzupełnienie brakującej dokumentacji do teczki akt osobowych Dyrektora Muzeum, prowadzonej przez Wydział Organizacji i Zarządzania Urzędu Miejskiego w Będzinie. 4. Proszę o dokonanie uregulowania kwestii podstawy do naliczania wynagrodzenia dla Dyrektora Muzeum. VIII. Nagroda roczna dla kadry kierowniczej. 1. Przy przyznawaniu nagrody rocznej za rok 2011 i dalsze proszę o wzięcie pod uwagę m. in.: stopnia realizacji zadań, wynikających z zakresu czynności osób zarządzających; wpływu wypłaty nagród na sytuację finansową Instytucji. IX. Inwentaryzacja muzealiów w 2009 roku. 1. Stwierdzenie w wyniku rozliczenia inwentaryzacji muzealiów wystąpienia niedoborów niewyjaśnionych. 1. Proszę o wzmocnienie nadzoru nad pracownikami odpowiedzialnymi materialnie za eksponaty muzealne. X. Sprawozdanie finansowe. 1. Podanie w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego za 2010 rok stanu eksponatów w wysokości innej, niż wynika z zestawienia obrotów i sald 2010 rok. 1. Proszę o dokonywanie weryfikacji treści informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego, przed jej oddaniem do zatwierdzenia. XI. Gospodarka kasowa. 1. Brak w wewnętrznych uregulowaniach Muzeum ustalenia: wprowadzania na stan ewidencji druków ścisłego zarachowania; zasad postępowania z drukami ścisłego zarachowania - wydanymi i niezużytymi w tym samym roku. 1. Proszę o podjęcie stosownych działań w celu uregulowania powyższego. 4
XII. Przychody, działalność gospodarcza. 1. Dopuszczenie do bezumownego korzystania przez Najemcę z lokalu, będącego w zarządzie Muzeum. 1. Proszę o podjęcie działań mających na celu uregulowanie powyższego uchybienia. XIII. Podatek od nieruchomości. 1. Mając na względzie zapis 1 Uchwały Nr III/11/2010 Rady Miejskiej Będzina z dnia 30 grudnia 2010 roku w sprawie: zwolnień od podatku od nieruchomości na 2011 rok - proszę o weryfikację deklaracji na podatek od nieruchomości. XIV. Terminowość regulowania należności Muzeum - windykacja należności. 1. Brak ustalenia w wewnętrznych uregulowaniach szczegółowych zasad windykacji oraz zasad naliczania odsetek należnych od zaległości. 2. Nieustalenie w zakresie czynności pracowników obowiązku dokonywania windykacji. 1. Proszę o pisemne ustalenie w wewnętrznych uregulowaniach Muzeum szczegółowych zasad windykacji oraz zasad naliczania odsetek należnych od zaległości. 2. Proszę o uregulowanie kwestii windykacji należności w zakresach czynności pracowników. XV. Środki na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. 1. Dokonanie obliczenia przeciętnej faktycznej liczby pracowników zatrudnionych w jednostce kontrolowanej w latach 2010 i 2011 w zawyżonej wysokości. 2. Dokonanie naliczenia kwoty odpisu podstawowego na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na lata 2010 i 2011 w zawyżonej wysokości. 3. Dokonanie rozliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych wg stanu na koniec roku 201 i 2011 w niewłaściwej wysokości. 1. Proszę o przeprowadzanie weryfikacji prawidłowości obliczenia faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, stanowiącej podstawę naliczenia odpisu na ZFŚS, przed jego obliczeniem i wprowadzeniem do ksiąg rachunkowych. 2. Proszę o dokonywanie korekty odpisu na ZFŚS, zgodnie z obowiązującymi przepisami. XVI. Zamówienie publiczne powyżej 14.000 euro. Uchybienie: 1. Dokonanie w umowie zapisu dotyczącego kwoty wynagrodzenia brutto za 1 dzień, budzącego wątpliwości, co do celowości jego dokonania. Zalecenie: 1. Proszę przed sporządzeniem umowy rozważyć celowość dokonania danego zapisu w umowie. 5
XVII. Zamówienie publiczne do 14.000 euro. 1. Brak określenia w wewnętrznych uregulowaniach zasad przeprowadzania postępowania o udzielanie zamówień publicznych, do których nie stosuje się ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 1. Proszę o pisemne uregulowanie zasad przeprowadzania postępowania o udzielanie zamówień publicznych, do których nie stosuje się ustawy Prawo Zamówień Publicznych. XVIII. Działalność merytoryczna. 1. Proszę o ujednolicenie formuły merytorycznych planów i sprawozdań, aby uwzględniały one nie tylko organizowane w danym miesiącu wydarzenia, ale również bieżące prace planowane do realizacji przez poszczególne działy muzeum. 2. Proszę, aby merytoryczne roczne plany i sprawozdania obejmowały swoim zakresem planowane oraz zrealizowane działania z podziałem na zadania poszczególnych działów instytucji. XIX. Rada Muzeum. 1. Proszę o podjęcie współpracy z Wydziałem Kultury i Sportu w celu powołania Rady Muzeum. XX. Pozyskiwanie środków pozabudżetowych na realizację zadań statutowych oraz inwestycji. 1. Proszę zintensyfikować działania związane z pozyskaniem środków pozabudżetowych na działalność statutową instytucji oraz na remonty i inwestycje, pochodzących ze źródeł krajowych, jak i unijnych. Termin realizacji zaleceń pokontrolnych ustalam na 30 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Po tym terminie proszę o pisemna informację w sprawie sposobu realizacji moich zaleceń. Prezydent Miasta Będzina /-/ Łukasz Komoniewski 6