Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi PNK-IV.1612.2.2012 Łódź, 25 maja 2012 r. Pan Jacek Raczyński Dyrektor Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego W Y S T Ą P I E N I E P O K O N T R O L N E Na podstawie art. 25 ust. 4 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505 ze zm.), 8 ust. 4 i 5 Regulaminu Organizacyjnego Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi stanowiącego załącznik do zarządzenia Wojewody Łódzkiego Nr 95/2011 z dnia 1 kwietnia 2011 r. oraz 42 Regulaminu Kontroli stanowiącego załącznik do zarządzenia Wojewody Łódzkiego Nr 210/2010 z dnia 1 lipca 2010 r., w dniach 12-23 marca 2012 r. przeprowadzona została kontrola wewnętrzna problemowa w Wydziale Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego. Przedmiotem kontroli była prawidłowość prowadzenia postępowań administracyjnych rozstrzyganych w drodze decyzji administracyjnej. Zakres kontroli obejmował wszystkie postępowania wszczęte po dniu 1 stycznia 2011 r., a także wszystkie postępowania, które nie zostały zakończone przed dniem rozpoczęcia kontroli. Kontrola nie obejmowała postępowań administracyjnych, w których, zgodnie z przepisami prawa, nie są wydawane decyzje administracyjne, postępowań, w których organem jest Wojewódzka Komisja Lekarska oraz postępowań, które wymagają dostępu do informacji niejawnych o klauzuli wyższej niż zastrzeżone. Protokół kontroli podpisany został przez Dyrektora Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego bez zastrzeżeń w dniu 24 kwietnia 2012 r. W toku kontroli zbadano 68 postępowań administracyjnych, które prowadzone były w oddziałach zarządzania kryzysowego, spraw obronnych oraz ratownictwa medycznego. Działalność podmiotu kontrolowanego we wskazanym przedmiocie i zakresie oceniam pozytywnie z nieprawidłowościami. Z zastrzeżeniem wyjątków wskazanych w dalszej części wystąpienia,
rozstrzygnięcia podejmowane były prawidłowo, w prowadzonych postępowaniach zachowywana była terminowość i zasada pisemności, a strony miały zapewniony czynny udział w postępowaniu. W zakresie zgodności z przepisami merytorycznie regulującymi daną instytucję prawną stwierdzono, iż w postępowaniu dotyczącym wydawania pozwoleń na używanie materiałów wybuchowych przeznaczonych do użytku cywilnego naruszono art. 14 ust. 2 pkt 6 ustawy z dnia 21 czerwca 2002 r. o materiałach wybuchowych przeznaczonych do użytku cywilnego (Dz.U. Nr 117, poz. 1007 ze zm.), ponieważ wydano decyzję bez załączenia do akt orzeczenia lekarskiego. Zgodnie z Pana wyjaśnieniami ww. dokument był okazany do wglądu przed wydaniem decyzji. W związku z enumeratywnym wyliczeniem dowodów, które należy załączyć do wniosku o wydanie pozwolenia na używanie materiałów wybuchowych, istnieje ryzyko przeoczenia przez urzędnika jednego z dokumentów, co w przypadku wydania decyzji pomimo wskazanego braku, może rodzić poważne skutki. W postępowaniach dotyczących umieszczania w ewidencji (wykazie) i wykreślania z ewidencji (wykazu) obszarów, obiektów i urządzeń podlegających obowiązkowej ochronie, wszystkie decyzje wydawane były na podstawie art. 5 ust. 3 ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (t.j. Dz.U. z 2005 r. Nr 145, poz. 1221 ze zm.) bez uwzględniania kwestii, czy strona jest podległą, podporządkowaną wojewodzie lub przez niego nadzorowaną jednostką organizacyjną. Przepis art. 5 ust. 3 ustawy ma zastosowanie wyłącznie do wskazanych jednostek. Do innych podmiotów ma zastosowanie art. 5 ust. 6 ustawy, przy czym zauważyć należy, iż zgodnie z orzecznictwem sądowym wykaz (art. 5 ust. 3) i ewidencja (art. 5 ust. 5 i 6) to niezależne instytucje prawne i nie mogą być stosowane zamiennie. Nieuwzględnianie kwestii, czy strona jest jednostką podległą, podporządkowaną lub nadzorowaną przez wojewodę, prowadzi do wydawania nieprawidłowych decyzji i w konsekwencji umieszczania podmiotów w niewłaściwym rejestrze obszarów, obiektów i urządzeń podlegających obowiązkowej ochronie. W jednym przypadku w postępowaniu dotyczącym organizowania zadań na rzecz obronności państwa wydano decyzję bez spełnienia warunku z 2 ust. 5 pkt 2 lit. b rozporządzenia z dnia 18 maja 2004 r. w sprawie warunków i sposobu przygotowania oraz wykorzystywania publicznej i niepublicznej służby zdrowia na potrzeby obronne państwa oraz właściwości organów w tych sprawach (Dz.U. Nr 143, poz. 1515 ze zm.) tj. bez wniosku Prezydenta Miasta. W zakresie przestrzegania terminowości, w tym obowiązku zawiadamiania o przypadkach niezałatwienia sprawy w terminie stwierdzono, iż postępowania dotyczące organizowania zadań na rzecz obronności państwa nie wymagały gromadzenia dodatkowego materiału dowodowego, niemniej rzeczywisty czas trwania wszystkich postępowań przekroczył miesiąc, a do stron nie były kierowane zawiadomienia o niezałatwieniu sprawy w terminie. Podobna sytuacja miała miejsce 2
w jednym postępowaniu dotyczącym wykreślania z wykazu obszarów, obiektów i urządzeń podlegających obowiązkowej ochronie. Dla porównania zauważyć należy, iż wszystkie postępowania dotyczące czasowego zaprzestania działalności jednostek lub komórek organizacyjnych szpitala (podmiotu leczniczego) zostały zakończone w ciągu 30 dni od ich wszczęcia, chociaż ich liczba była większa i wymagały zgromadzenia szerszego materiału dowodowego. Zasadnym jest rozważenie wprowadzenia mechanizmów kontrolnych, które przyczyniłyby się do szybszego wydawania rozstrzygnięć w przedmiotowych sprawach. W przypadku niezakończenia postępowania w terminie określonym w art. 35 kpa konieczne jest każdorazowe zawiadamianie stron o przyczynach zwłoki i przewidywanym terminie zakończenia postępowania. W postępowaniu dotyczącym zwrotu dotacji po wpływie decyzji o uchyleniu rozstrzygnięcia Wojewody, a przed zwrotem teczki z aktami sprawy, powinno zostać sporządzone zawiadamianie wskazujące nowy termin załatwienia sprawy na podstawie art. 36 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm., zwanej dalej kpa). Zauważyć należy, iż wskazana nieprawidłowość mogłaby nie wystąpić, gdyby zostały uwzględnione (przez analogię) wytyczne przekazane dyrektorom wydziałów w piśmie z dnia 29 listopada 2011 r., znak PNK-II.050.314.2011. Odnośnie kwestii sprawdzania właściwego umocowania do działania w imieniu strony oraz zapewnienia czynnego udziału stron w postępowaniu stwierdzono, iż w sprawie dotyczącej wykreślenia z wykazu obszarów, obiektów i urządzeń podlegających obowiązkowej ochronie wydano decyzję, pomimo iż wniosek złożyła osoba, której umocowanie nie wynikało ze znajdujących się w aktach dokumentów. Podobnie w dwóch przypadkach postępowań dotyczących organizowania zadań na rzecz obronności państwa, w których wniosek podpisał sekretarz gminy z upoważnienia wójta i nie załączył do akt dokumentu potwierdzającego umocowanie. W postępowaniu dotyczącym czasowego zaprzestania działalności podmiotu leczniczego stwierdzono, iż decyzja została skierowana do kierownika szpitala, a nie podmiotu leczniczego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (osoby prawnej). Podobnie w piętnastu postępowaniach dotyczących organizowania zadań na rzecz obronności państwa decyzje rozstrzygały o prawach i obowiązkach zakładu opieki zdrowotnej, w miejsce właściwej strony postępowania tj. osoby fizycznej, będącej podmiotem leczniczym. W postępowaniu o zwrot dotacji dwukrotnie, niewłaściwie oznaczono w decyzjach stronę postępowania, co podniósł Minister Finansów w uzasadnieniach decyzji uchylających. Nadto wgląd do akt postępowania miały i wyjaśnienia w związku z postępowaniem udzielały osoby, które 3
nie załączyły do akt umocowania. Odnosząc się do wyżej opisanych przypadków, podnieść należy, iż z uwagi na konsekwencje związane ze skierowaniem decyzji do osoby, która nie jest stroną w sprawie, należy zwrócić szczególną uwagę na to, aby w decyzji oznaczać właściwie stronę np. osobę prawną (województwo łódzkie), a nie jej organ (marszałka województwa) lub jednostkę organizacyjną, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Pracownik działający w imieniu osoby prawnej powinien przedstawić dokument potwierdzający umocowanie w sprawie. W przeciwnym wypadku może istnieć ryzyko kwestionowania przez stronę czynności dokonywanych przez osoby, które nie są upoważnione do jej reprezentowania. Na marginesie odnotować należy, iż w postępowaniu w sprawie czasowego zaprzestania działalności podmiotu leczniczego wniosek złożyła osoba nieumocowana. Postępowanie zostało wszczęte, a następnie umorzone w związku z wycofaniem podania przez składającego wniosek. Chociaż można przyjąć, że w sprawie miał zastosowanie art. 61 2 kpa umożliwiający wszczęcie postępowania bez wniosku strony, niemniej w przedmiotowej sprawie umorzenie postępowania nastąpiło na podstawie art. 105 2 kpa (tj. na żądanie strony, którą nie był składający wniosek), a nie na podstawie art. 61 2 kpa (tj. w związku z niepotwierdzeniem żądania wszczęcia postępowania przez stronę). Brak konsekwencji w stosowaniu różnych instytucji prawa procesowego może stanowić uzasadnione podważenie zaufania do organu prowadzącego postępowanie. W przypadku, gdy stroną postępowania była osoba prawna stosowane w Wydziale Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego zawiadomienia, co do zasady, jako adresata wskazywały przewodniczącego organu reprezentującego osobę prawną zgodnie z Krajowym Rejestrem Sądowym. Zawiadomienia powinny w takiej sytuacji wskazywać jako adresata osobę prawną (z wyłączeniem przypadków, gdy strona ustanowiła pełnomocnika). Jeżeli jednak pisma były prawidłowo doręczane, nieprawidłowość powyższa nie ma wpływu, na ważność decyzji. W postępowaniu w przedmiocie wydawania pozwoleń na używanie materiałów wybuchowych przeznaczonych do użytku cywilnego przed wydaniem decyzji nie zawiadomiono o zgromadzeniu całości materiału dowodowego i o możliwości wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań, co narusza art. 10 kpa. Osobnego zawiadomienia o możliwości wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań nie wysłano do strony także przed wydaniem decyzji o umorzeniu postępowania na podstawie art. 105 1 kpa w przedmiocie czasowego zaprzestania działalności jednostek lub komórek organizacyjnych szpitala, przy czym o treści art. 10 1 kpa, art. 61 1 kpa oraz art. 73 1 kpa pouczono w zawiadomieniu o wszczęciu postępowania. W postępowaniach 4
dotyczących organizowania zadań na rzecz obronności państwa stwierdzono również nieliczne przypadki braku w aktach potwierdzenia doręczenia zawiadomień z art. 10 kpa lub wydania decyzji przed upływem terminu wskazanego w zawiadomieniu. Podkreślenia wymaga okoliczność, iż w przypadku niedoręczenia zawiadomienia o zgromadzeniu całości materiału dowodowego i o możliwości wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań lub w przypadku doręczenia tego zawiadomienia już po wydaniu niekorzystnej dla strony decyzji, istnieje ryzyko kwestionowania przez stronę realizacji zasady czynnego udziału w postępowaniu. Powyższe ryzyko dotyczy zwłaszcza postępowań o czasowe zaprzestanie działalności jednostek lub komórek organizacyjnych podmiotu leczniczego, gdzie termin wyznaczony stronie na zapoznanie się z materiałem dowodowym jest niezależny od dnia doręczenia pisma przez Pocztę. Odnośnie realizacji zasady pisemności postępowań stwierdzono, iż we wszystkich oddziałach, w których prowadzone były postępowania administracyjne rozstrzygane w drodze decyzji administracyjnych, wystąpiły przypadki, że wśród zgromadzonych w aktach dokumentów były nieuwierzytelnione lub poświadczone za zgodność z oryginałem, przez inne osoby niż wskazane w art. 76a kpa, kserokopie. Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 21 września 1999 r., III SA 7375/98, Lex nr 40052 niepoświadczone urzędowo kserokopie dokumentów w zdecydowanej większości nie mogą stanowić dowodu na to, co jest w nich zapisane. W jednym postępowaniu w przedmiocie wykreślenia z wykazu obszarów, obiektów i urządzeń podlegających obowiązkowej ochronie nieprawidłowość powyższa miała miejsce w odniesieniu do kopii pełnomocnictwa. Z uwagi na istotność prawidłowego uwierzytelniania pełnomocnictw, kwestie te winny być objęte szczególnym nadzorem. Stwierdzono także liczne przypadki, w których dane wynikające z ewidencji elektronicznych (np. Krajowego Rejestru Sądowego lub rejestru zakładów opieki zdrowotnej) nie były drukowane i załączane do akt. Nadto część z przedstawionych kontrolującym postępowań składała się z luźnych, zebranych w koszulkach, nieponumerowanych i nieopisanych dokumentów. Powyższy sposób gromadzenia i przechowywania dowodów ogranicza kontrolę funkcjonalną, instancyjną i instytucjonalną. Odnotować należy, iż w toku kontroli wystąpiły przypadki uzupełniania akt postępowania o dokumenty, które nie zostały pierwotnie przedstawione kontrolującym. Jako przyczynę powyższego wskazywano omyłkowe umieszczenie pism w innym miejscu segregatora lub teczki z aktami postępowań. Konieczność bieżącego i rzetelnego prowadzenia metryki i akt sprawy powinna ograniczyć ryzyko niewłaściwego przechowywania, a nawet zagubienia dokumentów. W dwóch przypadkach w postępowaniach dotyczących umieszczania w ewidencji (wykazie) 5
i wykreślania z ewidencji (wykazu) obszarów, obiektów i urządzeń podlegających obowiązkowej ochronie stwierdzono sporządzenie notatki służbowej z oględzin, podczas gdy przepisy wymagają protokołu. Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z dnia 21 listopada 2001 r., I SA/Gd 306/99, LEX nr 76108 Notatka służbowa nie może zastąpić środków dowodowych przewidzianych w nast. 75 i nast. k.p.a.. Z kwestią właściwego gromadzenia materiału dowodowego ściśle wiąże się przestrzeganie zasady prawdy obiektywnej, która stanowi, iż w toku postępowania organy administracji publicznej z urzędu lub na wniosek stron podejmują wszelkie czynności niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywateli. Przy czym, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W szczególności dowodem mogą być dokumenty, zeznania świadków, opinie biegłych oraz oględziny. Organ administracji publicznej jest obowiązany w sposób wyczerpujący zebrać i rozpatrzyć cały materiał dowodowy. Organ administracji publicznej ocenia na podstawie całokształtu materiału dowodowego, czy dana okoliczność została udowodniona, co oznacza, iż powyższa kwestia zależy od organu, który nie jest w tym przypadku związany określoną wagą dowodów (zasada swobodnej oceny dowodów). Niemniej ocena ta musi być dokonywana w sposób budzący zaufanie jego uczestników do władzy publicznej (art. 10 kpa). W postępowaniu o zwrot dotacji, z uwagi na konieczność dokonania dodatkowych ustaleń, Minister Finansów dwukrotnie, w tej samej sprawie, uchylił decyzje Wojewody, co potwierdza istotność przestrzegania zasady prawdy obiektywnej. W toku kontroli stwierdzono, że w jednym przypadku decyzja w sprawie czasowego zaprzestania działalności wydana została na podstawie przedstawionej kopii uchwały podjętej przez niewłaściwy organ, tj. zarząd powiatu w miejsce rady powiatu. Jak wyjaśniono, uznano za udowodnione, że rada nie mogła wydać opinii w terminie wynikającym z przepisów prawa (z uwagi na brak sesji). Wątpliwości może budzić jednak nieskierowanie pisma do rady powiatu celem potwierdzenia tego faktu. Nadto w jednym przypadku decyzję wydano na podstawie niejednoznacznej opinii dyrektora oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia i odstąpiono od uzasadnienia decyzji. W kwestiach ocennych (budzących wątpliwości), w szczególności w przypadku wydawania decyzji pozytywnych pomimo negatywnego stanowiska organu opiniującego, decyzje powinny być uzasadniane, choć obowiązek taki może nie wynikać z przepisu kpa. W części jednego z postępowań dotyczących wykreślenia z wykazu obszarów, obiektów i urządzeń podlegających obowiązkowej ochronie, zgromadzony został szeroki materiał dowodowy, obejmujący opinie z Policji i z Ministerstwa Gospodarki oraz oględziny obiektu, 6
natomiast w pozostałym zakresie i w innych postępowaniach decyzje wydawane były głównie na podstawie wyjaśnień (oświadczeń) strony. Istnienie mapy procesu wskazującej na dowody (czynności), które w każdym przypadku należy uzyskać (przeprowadzić) dla potwierdzenia istnienia lub braku interesu publicznego powinno przyczynić się do zwiększenia przejrzystości wskazanych postępowań. W toku kontroli stwierdzono również naruszenia polegające na używaniu w pismach kierowanych do wnioskodawców stwierdzenia, że wniosek nie będzie rozpatrzony, co miało miejsce w dwóch postępowaniach dotyczących wykazu obszarów, obiektów i urządzeń podlegających obowiązkowej ochronie. Podanie może zostać pozostawione bez rozpoznania wyłącznie w przypadkach określonych w art. 64 kpa. Przekroczenie ww. przepisu miało ponadto miejsce w przypadku postępowania dotyczącego organizowania zadań na rzecz obronności państwa. W kilku przypadkach wzywano o odpisy z ewidencji, która jest dostępna na stronie internetowej (naruszenie art. 220 1 kpa). Niewłaściwe zastosowanie art. 64 kpa oraz wzywanie do przysłania zaświadczeń na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego, jeżeli możliwe są do ustalenia przez organ na podstawie rejestrów publicznych posiadanych przez inne podmioty publiczne, do których organ ma dostęp w drodze elektronicznej na zasadach określonych w przepisach ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, rodzi ryzyko wniesienia i uznania zażalenia na niezałatwienie sprawy w terminie za zasadne. Celem zweryfikowania realizacji zalecenia pokontrolnego Najwyższej Izby Kontroli dotyczącego kwestii wydawania decyzji w oparciu o opinie sporządzone w formie zwykłego pisma przez organy opiniujące, naruszające w ten sposób art. 106 5 kpa stwierdzono, iż sytuacja ta ma miejsce w postępowaniach w sprawie czasowego zaprzestania działalności jednostek lub komórek organizacyjnych szpitala (podmiotu leczniczego). Chociaż w powyższym zakresie występują znaczne rozbieżności interpretacyjne, istnieje jednak ryzyko związane z kwestionowaniem przez Najwyższą Izbę Kontroli faktu wydawania decyzji w oparciu o opinie sporządzone w formie zwykłego pisma. W toku kontroli stwierdzono także uchybienia polegające na powołaniu w decyzji lub zawiadomieniu niewłaściwego przepisu będącego podstawą prawną ich sporządzenia. W trzech przypadkach, w podstawie prawnej decyzji o umorzeniu postępowania w sprawie czasowego zaprzestania działalności szpitala (podmiotu leczniczego) wskazano art. 105 1 kpa, zamiast art. 105 2 kpa. Art. 105 1 kpa oraz art. 105 2 kpa są odrębnymi podstawami do umorzenia postępowania administracyjnego i nie powinny być powoływane łącznie w jednej decyzji. W postępowaniu o zatwierdzenie programu kursu kwalifikowanej pierwszej pomocy cztery zawiadomienia, o niezałatwieniu sprawy w terminie, wskazywały jako podstawę prawną art. 7
36 kpa, chociaż postępowanie nie zostało wszczęte z uwagi na brak właściwości Wojewody. Jeżeli istnieją wątpliwości co do właściwości Wojewody, a sprawa nie była prowadzona merytorycznie i nie kierowano zawiadomienia o wszczęciu postępowania, zastosowanie ma termin określony w art. 65 kpa (termin niezwłoczny na przekazanie sprawy). W takiej sytuacji strona powinna zostać zawiadomiona o przyczynach zwłoki w przekazaniu sprawy, niemniej bez przywoływania art. 36 kpa. Gdy postępowanie, pomimo braku właściwości, było prowadzone merytorycznie, należy je umorzyć, a podanie przekazać zgodnie z właściwością. W postępowaniach w przedmiocie organizowania zadań na rzecz obronności państwa stwierdzono przywoływanie niewłaściwego przepisu (art. 20 ust. 2 pkt 6 ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej t.j. Dz.U. z 2004 r. Nr 241, poz. 2416 ze zm.) jako podstawy prawnej decyzji administracyjnych. Głównymi przyczynami stwierdzonych nieprawidłowości były niewłaściwa interpretacja przepisów oraz niedostateczny nadzór, a także brak innych mechanizmów kontroli redukujących ryzyko ich wystąpienia. Za stwierdzone w toku kontroli nieprawidłowości odpowiada pracownik prowadzący postępowanie administracyjne. Odpowiedzialność za właściwy nadzór i wdrożenie mechanizmów kontroli wewnętrznej ponoszą kierownicy. Do zapewnienia zgodności działania wydziału z prawem zobowiązany jest jego dyrektor. Przedstawiając powyższe uwagi i oceny zalecam: 1. Wprowadzenie listy kontrolnej w postępowaniach dotyczących wydawania pozwoleń na używanie materiałów wybuchowych przeznaczonych do użytku cywilnego. 2. Podjęcie dodatkowych działań celem zminimalizowania ryzyka kwestionowania przez Najwyższą Izbę Kontroli wydawania decyzji w postępowaniach w sprawie czasowego zaprzestania działalności jednostek lub komórek organizacyjnych podmiotu leczniczego w oparciu o opinie sporządzone w formie zwykłego pisma. 3. Opracowanie map procesów wszystkich postępowań administracyjnych prowadzonych w oddziale spraw obronnych w szczególności określających procedurę gromadzenia materiału dowodowego dla potwierdzenia istnienia lub braku interesu prawnego. 4. Wypracowanie mechanizmów kontrolnych w oddziale spraw obronnych zapewniających ograniczanie ryzyka naruszania zasady szybkości działania organu oraz informowania stron o niezałatwieniu sprawy w terminie, uwzględniając również wzmocnioną kontrolę w zakresie poprawności stosowania art. 64 kpa. 5. Każdorazowe stosowanie art. 10 kpa gwarantującego stronom prawo do wypowiedzenia się, przed wydaniem decyzji, co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych 8
żądań. 6. Wzmocnienie nadzoru nad właściwym stosowaniem przepisów kpa odnoszących się do dowodów, metryk, protokołów i adnotacji. 7. Uzasadnianie decyzji, w których wydano negatywne stanowiska organów opiniujących, nawet w sytuacji, gdy kpa zezwala na odstąpienie od uzasadnienia. W postępowaniach o wpis lub wykreślenie z ewidencji lub wykazu obszarów, obiektów i urządzeń podlegających obowiązkowej ochronie, uzasadnienie winno dodatkowo wskazywać, czy i na jakiej podstawie daną jednostkę uznano za podległą, podporządkowaną wojewodzie lub przez niego nadzorowaną. 8. Wzmocnienie nadzoru nad poprawnością danych zawartych w kierowanych do stron zawiadomieniach i decyzjach, w szczególności w zakresie właściwego oznaczenia strony oraz podstawy prawnej. 9. Pouczenie podległych pracowników o konieczności każdorazowego weryfikowania istnienia i prawidłowości umocowania wnioskodawcy do wszczęcia postępowania, dokonywania wydruków z elektronicznych rejestrów i ich umieszczania w aktach postępowania oraz przechowywania akt sprawy w sposób umożliwiający kontrolę poprawności prowadzonego postępowania i uniemożliwiający usunięcie dokumentów składających się na akta sprawy. Pouczenie: Kierownik podmiotu kontrolowanego, któremu przekazano wystąpienie pokontrolne, w terminie określonym w wystąpieniu, nie krótszym niż 14 dni od dnia jego otrzymania, informuje Dyrektora Generalnego Urzędu o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz wykonania zaleceń, a także podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań. Nie dotyczy to kontroli, wskutek której nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień. W przypadku niewykonania zalecenia pokontrolnego kierownik podmiotu kontrolowanego jest zobowiązany do wskazania innego niż określony w zaleceniu sposobu usunięcia stwierdzonej nieprawidłowości lub wykonania innych, niż wskazane w zaleceniu, działań. Zarządzający kontrolę ma prawo żądania w każdym czasie informacji o stanie realizacji zaleceń pokontrolnych lub innych działaniach podjętych w wyniku kontroli, w szczególności w celu usunięcia nieprawidłowości i wykonania wniosków ( 38 w związku z 44 ust. 3 Regulaminu kontroli). Jednocześnie uprzejmie proszę o udzielenie informacji o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz wykonania zaleceń, a także podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań w terminie 30 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Dyrektor Generalny Urzędu /-/ Sławomir Wasilczyk 9