Projekt współfinansowany jest przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz środków budżetu województwa opolskiego w ramach pomocy technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Zał. nr 1 do siwz Opracowanie merytoryczne, opracowanie graficzne, korekta językowa, skład komputerowy, przygotowanie do druku, druk i dystrybucja 4 numerów biuletynów informacyjnych PO KL pt. ABC Funduszy. Zadaniem Zarządu Województwa Opolskiego Instytucji Pośredniczącej dla komponentu regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (zwanego dalej: PO KL) jest prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych na rzecz ww. programu i efektów jego realizacji, polegających m.in. na wydawaniu takich publikacji i materiałów jak: biuletyny informacyjne. 1. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest usługa obejmująca opracowanie merytoryczne, opracowanie graficzne, korektę językową, skład komputerowy, przygotowanie do druku, druk i dystrybucja według rozdzielnika przekazanego przez Zamawiającego 4 numerów biuletynu ABC Funduszy dla PO KL. Biuletyny ABC Funduszy kierowane są do beneficjentów, potencjalnych beneficjentów oraz uczestników i odbiorców projektów realizowanych w ramach PO KL, a także do opinii publicznej. Służą zapoznawaniu odbiorców ze specyfiką PO KL oraz zwiększaniu poziomu wiedzy na temat możliwości oferowanych przez program i pozytywnych efektów jego realizacji. Istotne jest to, iż każda z w/w grup odbiorców znajduje w poszczególnych numerach biuletynu przydatne dla siebie informacje. Biuletyny mają charakter informacyjny i stanowią źródło wiedzy i wskazówek dla beneficjentów już realizujących projekty w ramach PO KL np. z zakresu prawidłowego rozliczenia czy promocji dofinansowanych projektów oraz dla potencjalnych beneficjentów (podmiotów dopiero zainteresowanych pozyskaniem wsparcia w ramach programu), np. z zakresu możliwości dofinansowania przedsięwzięć i przygotowania dokumentacji projektowej. Biuletyny prezentują też najlepsze przykłady projektów (tzw. dobre praktyki), pokazują korzyści wynikające z wdrażania PO KL dla Opolszczyzny i jej mieszkańców. Ze względu na w/w funkcje biuletynów, niezwykle istotne i celowe jest przygotowanie biuletynów o wysokich walorach estetycznych, przyciągających uwagę i wzbudzających zainteresowanie, a ponadto na wysokim poziomie merytorycznym, przy tym ciekawych, przystępnych i łatwych w odbiorze dla poszczególnych grup odbiorców. 1
Zawartość biuletynów: Tematyką przewodnią biuletynów PO KL w roku 2013 będzie: Kompleksowe wsparcie PO KL dla Opolszczyzny i jej mieszkańców. Temat ten powinien być opracowany poprzez ukazanie projektów współfinansowanych ze środków PO KL, w podziale na cztery główne bloki tematyczne: Wsparcie PO KL dla przedsiębiorstw, Wsparcie PO KL dla młodego pokolenia, Wsparcie PO KL dla rodziny, Wsparcie w ramach projektów systemowych PO KL oraz PO KL w nowej perspektywie finansowej 2014-2020. Poruszone w biuletynach zagadnienia i ukazane projekty mają podkreślać istotny wpływ PO KL na sytuację jednostki oraz na poprawę warunków życia i sytuacji społecznogospodarczej regionu. Informacje niezbędne do przygotowania oferty oraz realizacji zamówienia są ogólnodostępne i znajdują się na stronach internetowych programu: www.pokl.opolskie.pl (dokumenty programowe, wytyczne dot. informacji i promocji, listy beneficjentów, sprawozdania z realizacji programu, itp.). UWAGI: Poprzednie wydania biuletynu ABC Funduszy z lat 2009-2012 można obejrzeć na stronie internetowej: www.pokl.opolskie.pl w zakładce Promocja / Materiały informacyjne. 2
Tabela nr 1: Wyszczególnienie elementów przedmiotu zamówienia Lp. Elementy przedmiotu zamówienia Zadania Wykonawcy Informacje szczegółowe Samodzielne pozyskanie i opracowanie treści, opisów, wywiadów/wypowiedzi itp. zgodnych ze specyfikacją zawartości numeru przedstawioną w tabeli nr 2. Zawartość każdego biuletynu to minimum 16 stron formatu A4 (w tym 4 strony okładka) o łącznej objętości tekstów wynoszącej minimum 35 000 znaków ze spacjami. Treść każdego numeru powinna być aktualna i zgodna z dokumentami programowymi dla PO KL oraz aktualnymi informacjami dostępnymi na stronie www.pokl.opolskie.pl. a) Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania i przedstawienia Zamawiającemu do akceptacji projektu planu zawartości tematycznej (spisu treści) wszystkich czterech numerów biuletynu zgodnie ze specyfikacją zawartości numeru przedstawionej w tabeli nr 2 oraz zakresem tematycznym biuletynów w roku 2013: Kompleksowe wsparcie PO KL dla Opolszczyzny i jej mieszkańców w ciągu 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy. b) Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian do zaakceptowanego spisu treści przy opracowywaniu przez Wykonawcę poszczególnych numerów biuletynu. A. Opracowanie merytoryczne c) Zamawiający zastrzega sobie prawo do wskazania osób, z którymi mają być przeprowadzone wywiady. W przypadku, gdy z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, nie jest możliwe przeprowadzenie wywiadu ze wskazaną osobą, Wykonawca niezwłocznie poinformuje o tym fakcie Zamawiającego, który w ciągu 2 dni roboczych podejmie decyzję o wyznaczeniu innej osoby, z którą zostanie przeprowadzony wywiad, rezygnacji z wywiadu lub przedłużeniu terminu realizacji zadania. d) Wykonawca zobowiązuje się do uzyskania autoryzacji przeprowadzonych wywiadów po uzyskaniu akceptacji ich treści od Zamawiającego. 3
B. Opracowanie graficzne projekt graficzny biuletynów C. D. Druk Skład komputerowy, przygotowanie do druku, korekta językowa Samodzielne opracowanie projektu okładki, układu poszczególnych stron biuletynów, wykonanie i/lub pozyskanie dla każdego numeru min. 30 elementów graficznych tj: zdjęć, rysunków, schematów, wykresów, map i innej grafiki zwiększającej atrakcyjność i przejrzystość przekazywanych treści. Skład graficzny publikacji powinien być zgodny ze Strategią Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata 2007-2013 w tym Księgą Identyfikacji Wizualnej i Zintegrowanym Planem Komunikacji Funduszy Strukturalnych w Województwie Opolskim w latach 2007-2015, tzn. muszą być zawarte min. następujące informacje: a) logo PO KL, b) hasło programu PO KL Człowiek najlepsza inwestycja, c) logo Unii Europejskiej z odniesieniem słownym, d) odniesienie słowne do Europejskiego Funduszu Społecznego, e) informacja: Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach pomocy technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, f) logo Opolskie Kwitnące, g) Tytuł: ABC Funduszy, h) Numer ISSN, który Zamawiający posiada i który udostępni Wykonawcy po podpisaniu umowy, i) informacja: egzemplarz bezpłatny, j) informacja o nakładzie: nakład 2000 egz., k) dane teleadresowe Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego. Skład, łamanie, przygotowanie do druku zgodnie z Zasadami składu tekstów w języku polskim (PN-83/P-55366). Korekta obejmuje sprawdzenie poprawności stylistycznej, ortograficznej i interpunkcyjnej opracowanych treści. Druk biuletynów według poniższej specyfikacji: Nakład: 2000 egz. (dla każdego z 4 numerów), Format: A4 (210mm/297mm), PION Papier (okładka): kreda matowa, 350 [g/m2], Papier (środek): kreda matowa, 150 [g/m2], a) Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania i przedstawienia Zamawiającemu do akceptacji projektu okładki i układu graficznego w formacie PDF minimum 4 stron biuletynu, w ciągu 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy. b) Wykonawca każdorazowo będzie umieszczał treści merytoryczne i graficzne na zaakceptowanym projekcie graficznym w celu przekazania ich Wykonawcy. Nie dopuszcza się innej formy przekazywania tekstów ani elementów graficznych. a) Po akceptacji przez Zamawiającego treści biuletynów (poszczególnych kwartalników) do 3 dni roboczych Wykonawca dokona korekty językowej i przedstawi Zamawiającemu do ostatecznej akceptacji. a) Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia Zamawiającemu proofu kolorystycznego każdego numeru biuletynu (profesjonalnego proofu kolorów), przedstawiającego rzeczywiste kolory, jakie będą występować w wydrukowanym biuletynie w terminie 3 dni roboczych od dnia ostatecznej akceptacji projektu graficznego. Zamawiającemu przysługuje prawo zgłaszania uwag do proofu kolorystycznego, 4
Kolory (okładka): pełny kolor, 4+4 CMYK, Kolory (środek): pełny kolor 4+4 CMYK, Liczba stron (okładka): 4, Liczba stron (środek): 12, Uszlachetnianie okładki: folia matowa 1+0, lakier UV wybiórczo 1+0 Łączenie/oprawa: 2 zszywki zwykłe, wzdłuż dłuższego boku, Periodyczność: kwartalnik Dystrybucja do odbiorców według rozdzielnika przekazanego przez Zamawiającego a Wykonawca ma obowiązek je uwzględnić i wprowadzić w ciągu 2 dni roboczych. b) Po uzyskaniu ostatecznej akceptacji Zamawiającego Wykonawca wykona druk biuletynów każdorazowo zgodnie ze specyfikacją. a) Wykonawca ma obowiązek dokonać dystrybucji na terenie Polski każdego z 4 numerów biuletynów do maksymalnie 300 odbiorców zgodnie z listą odbiorców przekazaną przez Zamawiającego, według poniższej specyfikacji: 1. do 10 odbiorców po 100 szt. 2. do maks.290 odbiorców maks. po 2 szt. E Dystrybucja w terminie 5 dni roboczych od dnia dostarczenia do siedziby Zamawiającego (lub innego wskazanego przez Zamawiającego miejsca na terenie Opola) wydrukowanych egzemplarzy poszczególnych numerów. Wykonawca każdorazowo przekaże Zamawiającemu oryginały potwierdzenia nadania egzemplarzy przeznaczonych do dystrybucji (wystawione przez podmiot, który zrealizował dystrybucję, np. Poczta Polska, firma kurierska, itp.). 5
Tabela nr 1a: Uwagi ogólne do punktów wyszczególnionych w tabeli nr 1 LP Zakres Zadania Wykonawcy/uwagi A Terminy i zasady akceptacji a) Zamawiający ma prawo do wnoszenia uwag, zmian i korekt do zaproponowanych przez Wykonawcę materiałów: planu zawartości tematycznej (spisu treści), tekstów (wywiadów, artykułów, felietonów, opisów itp.) oraz projektów graficznych, proofów kolorystycznych. Wykonawca natomiast zobowiązuje się proponowane uwagi, zmiany i korekty przyjmować i wprowadzać. b) W celu przekazywania uwag Zamawiający zastrzega sobie prawo do organizowania spotkań roboczych z Wykonawcą w siedzibie Zamawiającego. Wykonawca zobowiązuje się stawić na każde spotkanie na własny koszt. c) Wykonawca zobowiązuje się do bezpłatnego i niezwłocznego wprowadzania wszelkich uwag i poprawek do przedłożonych treści, zdjęć, grafiki, proofów kolorystycznych itp. każdorazowo nie później niż w terminie 2 dni roboczych od ich przekazania przez Zamawiającego oraz do bieżącej współpracy z Zamawiającym w tym zakresie aż do uzyskania ostatecznej akceptacji, w przeciwnym wypadku Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy. d) Zamawiający może w całości odrzucić przygotowany przez Wykonawcę materiał (projekt spisu treści, projekt graficzny, zdjęcia, teksty) i żądać przygotowania go od nowa. e) Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć do siedziby Zamawiającego płytę CD/DVD z pierwszym projektem poszczególnych numerów biuletynu zawierającym wymagane teksty i elementy graficzne w terminie: w przypadku numeru 1 biuletynu PO KL: - w ciągu 3 tygodni od dnia akceptacji spisu treści i projektu graficznego, o których mowa w pkt. A i B tabeli nr 1, w przypadku numeru 2 biuletynu PO KL: - w ciągu 8 tygodni od dnia akceptacji spisu treści i projektu graficznego, o których mowa w pkt. A i B tabeli nr 1, w przypadku numeru 3 biuletynu PO KL: - w ciągu 16 tygodni od dnia akceptacji spisu treści i projektu graficznego, o których mowa w pkt. A i B tabeli nr 1, w przypadku numeru 4 biuletynu PO KL: - w ciągu 24 tygodni od dnia akceptacji spisu treści i projektu graficznego, o których mowa w pkt. A i B tabeli nr 1. f) Po przekazaniu płyty Wykonawcę obowiązują terminy związane z wprowadzaniem uwag Zamawiającego, opisane powyżej. 6
B Zasady dostarczenia a) Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć wydrukowane egzemplarze każdego numeru biuletynów (z wyjątkiem egzemplarzy przeznaczonych do dystrybucji) do siedziby Zamawiającego lub w inne wskazane przez Zamawiającego miejsce na terenie Opola w terminie 14 dni roboczych od dnia uzyskania ostatecznej akceptacji proofu kolorystycznego. b) Przedmiot zamówienia zostanie dostarczony w trwałych kartonach/opakowaniach papierowych, które zagwarantują sprawny i bezpieczny transport i które będą opatrzone informacją o tytule i liczbie sztuk w opakowaniu. c) Odbiór przedmiotu zamówienia zostanie przeprowadzony na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego podpisanego w terminie do 5 dni roboczych od dnia przekazania Zamawiającemu oryginałów potwierdzenia nadania egzemplarzy przeznaczonych do dystrybucji (wystawionych przez podmiot, który zrealizował dystrybucję, np. Poczta Polska, firma kurierska, itp.) oraz po uprzednim przekazaniu Zamawiającemu egzemplarzy przeznaczonych dla niego. d) Data podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego będzie jednocześnie datą sprzedaży na fakturze VAT, wystawionej przez Wykonawcę. C Przygotowanie materiałów dodatkowych a) Wykonawca każdorazowo przekaże Zamawiającemu ostatecznie zaakceptowany projekt biuletynu w wersji elektronicznej na nośniku CD/DVD zawierającym: pliki ze składu w formacie umożliwiającym nanoszenie poprawek oraz wykorzystanie elementów w całości lub części do ponownego wydruku w formacie.indd, zdjęcia pozyskane/wykonane przez Wykonawcę w formacie JPG, postać wektorową opracowanych ilustracji i rysunków (jeśli są), plik w wersji przygotowanej bezpośrednio do druku, plik w formacie PDF odpowiedni do zamieszczenia na stronie internetowej. b) Wykonawca każdorazowo przekaże Zamawiającemu płytę CD/DVD jednocześnie z dostarczeniem wydrukowanych egzemplarzy biuletynu. Autorskie prawa majątkowe wraz z prawami zależnymi do materiałów przekazanych przez Wykonawcę przechodzą na Zamawiającego. 7
Tabela nr 2: Specyfikacja zawartości numeru Elementy zawartości/ Stałe rubryki Wywiad/wypowiedź Marszałka Województwa Opolskiego Teksty wprowadzające do tematyki biuletynów Wywiad z cyklu Kobiety PO KL Prezentacja dobrych praktyk PO KL z przymrużeniem oka Gatunek tekstu Wywiad/ Wypowiedź Artykuł (artykuły) lub wywiad/ wypowiedź Wywiad/ wypowiedź Artykuł z cyklu Kapitalni w Opolskiem Wywiad / wypowiedź Reportaż Felieton i rysunek satyryczny Opis zawartości Tekst powinien stanowić otwarcie numeru poprzez wprowadzenie do tematyki poruszanej w danym numerze oraz zawierać zdjęcie Marszałka Województwa Opolskiego, aple i/ lub inne elementy graficzne. Teksty wprowadzające do tematyki danego biuletynu, jednocześnie nawiązujące do tematyki przewodniej biuletynów PO KL w roku 2013 tj. Kompleksowe wsparcie PO KL dla Opolszczyzny i jej mieszkańców, każdorazowo odnoszące się do wpływu omawianego zagadnienia na rozwój Opolszczyzny. Artykuł powinien zawierać: opisy, ciekawostki, wyjaśnienia najważniejszych pojęć, elementy graficzne, zdjęcia, mapy, wykresy, ikonografiki, itp. lub wywiad z ekspertem (lub wypowiedzi eksperta przytoczone w artykule), nawiązujący do tematyki biuletynu i tematyki przewodniej. Powinien zawierać zdjęcia - w tym zdjęcie respondenta - i elementy graficzne np. w postaci wykresów, schematów, tabel, apli itp. Wywiad z gościem specjalnym (lub wypowiedzi gościa specjalnego przytoczone w artykule) w ramach cyklu Kobiety PO KL, przedstawiający aktywność danej osoby w obszarze PO KL. Wywiad / wypowiedzi mogą także nawiązywać do tematyki przewodniej. Wywiad powinien zawierać zdjęcia - w tym zdjęcie respondenta, może zawierać również elementy graficzne np. w postaci wykresów, tabel, apli itp. Teksty opisujące dobre praktyki, nagrodzone w ramach konkursu Kapitalni w Opolskiem. Prezentacje powinny zawierać: opisy projektów, wypowiedzi beneficjentów, uczestników projektów lub odbiorców wsparcia oraz zdjęcia i elementy graficzne np. w postaci wykresów, tabel, apli itp., związane z realizacją projektów. Wywiad z beneficjentem lub uczestnikiem (odbiorcą) projektu PO KL (lub ich wypowiedzi przytoczone w artykule) ukazujący korzyści, jakie realizacja projektu przynosi dla konkretnych osób, firm, lokalnych społeczności. Tekst powinien zawierać zdjęcia związane z realizacją projektów, zdjęcie respondenta, elementy graficzne np. w postaci wykresów, tabel, apli itp. Reportaż będący bezpośrednią relacją z wizyty na miejscu realizacji projektu, zawierający wypowiedzi osób zaangażowanych w jego realizację lub osób będących uczestnikami i beneficjentami zmian, jakie zachodzą w wyniku jego realizacji. Tekst powinien zawierać zdjęcia reportażowe. Felieton stanowiący podsumowanie tematyki przewodniej numeru. Felieton ma opisywać zmiany zachodzące dzięki realizacji PO KL w sposób subiektywny, w lekkiej, żartobliwej formie. Opisywane zmiany powinny być ukazane z punktu widzenia przeciętnego, niezorientowanego w kwestiach funduszy europejskich mieszkańca województwa. Wskazane byłoby wykreowanie postaci głównego bohatera felietonów, który będzie towarzyszył czytelnikom w kolejnych numerach biuletynu. Uzupełnieniem felietonu powinien być rysunek satyryczny/żart rysunkowy, stanowiący komentarz do tematyki poruszanej w biuletynie. Porady dla beneficjentów Artykuł Tekst poradnikowy 8
Po podpisaniu umowy Wykonawca dostarczy listę zawierającą: skład zespołu redakcyjnego zawierający co najmniej dwie osoby, osobę odpowiedzialną za realizację cyklu felietonów, co najmniej 1 osobę do obsługi graficznej i składu komputerowego, co najmniej 1 osobę do korekty językowej. 9