SPECYFIKACJA REALIZOWANEGO PRZEZ FIRMĘ SOLVEO SP. Z O.O. SYSTEMU B2B MAJĄCEGO NA CELU AUTOMATYZACJĘ PROCESÓW PRZEDSIĘBIORSTWA Z PARTNERAMI BIZNESOWYMI, REALIZOWANEGO W RAMACH PROGRAMU OPERACYJNEGO INNOWACYJNA GOSPODARKA, DZIAŁANIE 8.2 - "WSPIERANIE WDRAŻANIA ELEKTRONICZNEGO BIZNESU TYPU B2B" Ogólny zarys działającego systemu wewnętrznego Wnioskodawcy: Wnioskodawca posiada obecnie dedykowany system informatyczny służący do zarządzania wdrażanym oprogramowaniem oraz rozliczeń z partnerami biznesowymi. Składa się on z trzech elementów (modułów): 1. Subversion (SVN) System kontroli wersji. Podstawowe funkcjonalności: - Historia zmian nazw katalogów i plików: Subversion zapisuje zawartość pliku, informacje czy dany plik istnieje, położenie pliku w katalogach, jego kopie, zmiany nazw. Pozwala również zapamiętywać właściwości danego pliku lub katalogu np. flagi wykonywalności itp. - Zmiany są transakcjami atomowymi Zmiany w kilku plikach lub katalogach odnoszą skutek tylko wtedy, gdy wszystkie modyfikacje zostały zakończone pomyślnie. - Możliwość użycia serwera Apache Subversion może używać protokołu bazującego na HTTP WebDAV/DeltaV do komunikacji sieciowej, serwer webowy Apache zapewnia dostęp do sieci po stronie repozytorium. - Dostępny samodzielny serwer Subversion umożliwia dostęp do repozytorium przez dedykowany serwer, niezależny od serwera http. Jest on uruchamiany jako usługa inetd, lub oddzielny demon. Oferuje on podstawowe uwierzytelnianie i autoryzację użytkowników. Umożliwia także tworzenie połączeń szyfrowanych. - Szybkie tworzenie gałęzi i znaczników W SVN dodawanie gałęzi (branches) i znaczników (ang. tags) bazuje na szybkim kopiowaniu kopie zajmują małą, stałą przestrzeń. - Własny protokół klient/serwer. - Protokół umożliwia przesyłanie różnic w plikach od klienta do serwera i odwrotnie. - Rozmiar przesyłanych danych przy zmianie pliku jest proporcjonalny do rozmiaru zmian, a nie pliku. - Efektywna obsługa plików binarnych.
- Repozytorium przechowywane w bazie danych lub w systemie plików. 2. Mantis System zgłaszania i śledzenia błędów na licencji GNU General Public License (GPL). Obsługiwany przez serwer WWW i serwer bazy danych MySQL Podstawowe funkcje: - uwierzytelnianie użytkowników w oparciu o mechanizm domyślnego uwierzytelnienia Mantis, LDAP - obsługa różnych wersji języowych - nadawanie użytkownikom zróżnicowanych uprawnień - automatyczne powiadomienia wysyłane pocztą elektroniczną - możliwość tworzenia raportów i statystyk - zapis listy zgłoszeń w formacie Word i Excel - automatyczne tworzenie listy zmian do wersji (changelog) oraz mapy drogowej (roadmap) 3. Solveo.ERP System ten posiada następujące funkcje: Obsługa dokumentacji handlowej firmy, w tym: - fakturowanie (zwykłe, proforma, korekty, duplikaty i inne) - zamówienia - rezerwacje - przyjęcia i wydania (zewnętrzne, wewnętrzne) - arkusze inwentaryzacyjne - kartoteka klienta - katalog produktów Dodatkowo moduł ERP współpracuje z modułem zarządzania projektem (PM): - planowanie - przypisanie zadań do pracowników - kontrola postępu - raportowanie - rejestrowanie czasu pracy System ERP działa w oparciu o bazę danych SQL, jest zarządzany z poziomu administratora, zezwala na obsługę wielostanowiskową. System posiada możliwość tworzenia plików w standardzie EDI, z szyfrowaniem zaawansowanym podpisem elektronicznym. System działa na serwerze wewnętrznym zlokalizowanym u Wnioskodawcy. Obecnie Wnioskodawca na potrzeby specyfiki własnej działalności zintegrował ww. moduły w jeden system informatyczny. Moduł SVN jest odpowiedzialny za kontrolę wersji u wszystkich odbiorców oprogramowania. W przypadku wprowadzania zmian przypisuje zadania do pracowników odpowiedzialnych za danego klienta. Kontroluje również uprawnienia pracowników korzystając z bazy danych modułu ERP z modułem PM.
System Mantis służy do zgłaszania błędów przez klientów i raportowania logów do odpowiednich pracowników. Baza erp integruje te procesy poprzez przypisywanie uprawnień do konkretnych pracowników, odpowiedzialnych za dane oprogramowanie wdrożone u konkretnego klienta. Zarówno każdy klient jak i każdy pracownik firmy Solveo posiada unikalny identyfikator z konkretnymi uprawnieniami. Po stronie klienta uprawnienia wynikają przede wszystkim z zawartej z Solveo umowy dwustronnej. Po stronie pracownika to poziomy dostępu i specyfika kompetencji (każdy pracownik ma przypisany odpowiedni zakres zadań i klientów) Schemat: System ten działa w oparciu o infrastrukturę serwerową Wnioskodawcy i jest dostępny ze wszystkich stanowisk komputerowych w firmie, ze zróżnicowaniem poziomów dostępu. System posiada możliwość eksportu / importu danych w standardzie EDI oraz posiada możliwość implementacji kwalifikowanego podpisu elektronicznego. System obecnie obejmuje dane ok. 20 tys. rekordów. Opis działania zamawianego systemu B2B Projekt polega na wdrożeniu platformy obsługi serwisowej Partnerów - klientów firmy Solveo. Wszyscy Partnerzy mają wdrożone oprogramowanie wykonane przez Solveo, które działa autonomicznie lub jest zintegrowane z systemami ERP partnerów. Wdrożona w ramach projektu technologia ma pozwolić na zautomatyzowanie procesów związanych ze stałą obsługą serwisową oprogramowania wdrożonego i serwisowanego przez Solveo. Dzięki temu zautomatyzowany zostanie proces świadczenia asysty serwisowej oprogramowania wykorzystywanego przez partnerów. Systemy działające u partnerów będą automatycznie i zdalnie aktualizowane do najnowszych wersji. Ponadto system pozwoli na elektroniczny przesył umów, zleceń, ofert i zamówień, co wcześniej było wykonywane w sposób mailowy, listowy, telefoniczny lub osobiście. Dane będą ustandaryzowane do formatu EDI o autoryzowane zaawansowanym podpisem elektronicznym. System składał się z aplikacji B2B zainstalowanej na serwerze obecnie posiadanym przez Wnioskodawcę oraz z bazy danych zawierających przetworzone dane. Backup systemu B2B będzie prowadzony na serwerach zewnętrznych, które są dzierżawione przez Solveo. Ma to zapewnić
bezpieczeństwo danych w razie globalnej awarii systemu u Wnioskodawcy. Obecnie w systemie B2B jest ujętych 2 Partnerów, którzy pilotażowo zgodzili się na zastosowanie automatyzacji współpracy. Docelowo planowane jest, że systemem objętych będzie więcej partnerów posiadających systemy wyprodukowane i wdrożone przez Wnioskodawcę. Dlatego też budowa platformy będzie uwzględniała możliwość rozbudowy od kolejnych partnerów. Poniżej przedstawiono schemat zautomatyzowanego obiegu informacji i wymiany danych pomiędzy systemem Solveo a systemami Partnerów.
BAZA DANYCH I APLIKACJE SYSTEMU PARTNERA 1 ZAPYTANIA, ZLECENIA INFORMACJE O ZMIANACH W SYSTEMIE, AKTUALIZACJE, KLUCZE BAZA DANYCH I APLIKACJE SYSTEMU PARTNERA 2 Framework aplikacji B2B wraz z modułami procesowymi: Moduł zarządzania użytkownikami, uprawnieniami i rolami Moduł kontroli wersji produktów Moduł rejestru zmian Moduł rejestru logowań użytkowników Moduł ofertowania Moduł generowania umów Moduł podpisu elektronicznego Moduł przyjmowania zleceń serwisowych Moduł obsługi zleceń serwisowych Moduł automatycznych aktualizacji Moduł rozliczania czasu pracy Moduł automatycznego fakturowania INFORMACJE O BŁĘDACH FAKTURY DOKUMENTY UMOWY OFERTY ZAPYTANIA, ZLECENIA WYSYŁANE JAKO INFORMACJE BEZPOŚREDNIO SKIEROWANE DO WYŁAŚCIWYCH ADRESATÓW (PRACOWNIKÓW SOLVEO) INFORMACJE O ZMIANACH W SYSTEMIE, AKTUALIZACJE, KLUCZE INFORMACJE O BŁĘDACH FAKTURY DOKUMENTY DANE DO UMÓW OFERTY Opis komponentów systemu B2B:
1. Framework aplikacji dedykowanej - Framework implementuje architekturę systemu w oparciu o model warstwowy MVC (Model View Controler) i umozliwia modłączanie poszczególnych modułów Moduły procesowe: Proces zarządzania użytkownikami, uprawnieniami i rolami 2. Moduł zarządzania użytkownikami, uprawnieniami i rolami - Moduł pozwala na zarządzanie kontami użytkowników poprzez definiowanie i przydzielanie odpowiednich uprawnień. Moduł implementuje także mechanizmy bezpieczeństwa uniemożliwiające nieautoryzowany dostęp. Proces kontroli wersji oprogramowania 3. Moduł kontroli wersji produktów - Moduł pozwala na zapisywanie każdej nowej wersji produktów wraz z historią zmian i możliwością przywrócenia poprzednich wersji 4. Moduł rejestru zmian - Moduł pozwala na prowadzenie kartoteki wszystkich zmian w systemie w postaci usystematyzowanego rejestru, który może być eksportowany do formatów przetwarzania danych np. CSV 5. Moduł rejestru logowań użytkowników - Moduł umożliwia rejestrowanie logowań zarówno pracowników obsługujących zlecenia a także wszystkich pozostałych kont takich jak klienci, czy aplikacje które są poddawane aktualizacjom Proces zapytań ofertowych 6. Moduł ofertowania - Moduł pozwala na przygotowywanie sparametryzowanych ofert dla potencjalnych klientów, załączanie plików oraz umożliwi wysyłkę ofert do Partnera Proces obiegu dokumentów 7. Moduł generowania umów - Moduł pozwala na przygotowywanie sparametryzowanych umów, w tym także na podstawie zarejestrowanych i zaakceptowanych ofert oraz umożliwia wysyłkę umów do Partnera 8. Moduł podpisu elektronicznego - Moduł pozwala na składanie podpisów elektronicznych przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu na dokumentach przesyłanych poprzez platformę Proces zleceń serwisowych 9. Moduł przyjmowania zleceń serwisowych - Moduł umożliwia rejestrowanie zleceń serwisowych od klientów lub bezpośrednio i automatycznie przez uwierzytelnione aplikacje działające u klientów 10. Modułu obsługi zleceń serwisowych - Moduł pozwala na przypisywanie zleceń serwisowych do obsługi przez pracowników firmy na podstawie historii wcześniejszych zmian serwisowych, których dotyczy zlecenie Proces rozliczeń 11. Moduł rozliczania czasu pracy - Moduł umożliwia zliczanie czasu pracy zleceń serwisowych na podstawie którego możliwa jest automatyczna wycena obsługi każdej usługi serwisowej
12. Moduł fakturowania - Moduł pozwala na generowanie faktur w sposób automatyczny na podstawie rozliczenia czasu pracy nad zleceniem Proces automatycznych aktualizacji oprogramowania 13. Moduł automatycznych aktualizacji - Moduł pozwala na automatyczne pobieranie przez aplikacje zainstalowane u klientów aktualizacji, które zostaną udostępnione przez platformę B2B Opis zmian realizacji procesów B2B Proces zarządzania użytkownikami, uprawnieniami i rolami Do tej pory Partner był jedynie identyfikowany jako jeden użytkownik (bez rozróżniania pracowników i działów Partnera). Zgłoszenia były wysyłane mailowo, następnie dyrektor działu przekazywał informację do odpowiedniego pracownika. Dzięki zastosowaniu moduł zarządzania użytkownikami, uprawnieniami i rolami system B2B będzie zarządzał kontami użytkowników poprzez definiowanie i przydzielanie odpowiednich uprawnień. Moduł będzie też implementował mechanizmy bezpieczeństwa uniemożliwiające nieautoryzowany dostęp. W kontekście intensywności zdarzeń, jest to proces odbywający się regularnie (kilka razy w roku), w ramach potrzeb związanych z rozbudową lub ewentualną modernizacją projektu. Proces kontroli wersji oprogramowania Do tej pory system przy każdej modyfikacji i aktualizacji musiał być ręcznie wprowadzany a nowa wersja nadpisywana nad poprzednią. Informacje nie były systematyzowane i pojawiały się niezgodności (nie zawsze wszyscy użytkownicy systemu mieli zaktualizowaną samą wersję) Moduł kontroli wersji produktów pozwoli na zapisywanie każdej nowej wersji produktów wraz z historią zmian i możliwością przywrócenia poprzednich wersji. Moduł rejestru zmian będzie prowadził rejestry wszystkich zmian w systemie w postaci usystematyzowanej. Moduł rejestru logowań umożliwi rejestrowanie logowań zarówno pracowników obsługujących zlecenia a także wszystkich pozostałych kont takich jak klienci, czy aplikacje które są poddawane aktualizacjom W kontekście intensywności zdarzeń, jest to proces odbywający się non stop - kontrola wersji oprogramowania to główny element zapewnienia wsparcia serwisowego dla posiadanego przez Partnera systemu. Proces zapytań ofertowych Oferty będą sparametryzowany dzięki czemu automatycznie będą wyliczane wartości na podstawie indywidualnej stawki partnera. Moduł ofertowy pozwoli na przygotowywanie sparametryzowanych ofert dla potencjalnych klientów, załączanie plików oraz umożliwi wysyłkę ofert do Partnera. Do tej pory oferty były przekazywane osobiście lub wysyłkowo na podstawie rozmów telefonicznych i bezpośrednich spotkań. W kontekście intensywności zdarzeń, jest to proces odbywający się regularnie (kilka razy w roku), w ramach potrzeb związanych z rozbudową lub ewentualną modernizacją projektu, poprzedzający rozpoczęcie składania zamówienia. Proces obiegu dokumentów Do tej pory umowy były przygotowywane za każdym razem odrębnie, co wymagało często dodatkowej akceptacji prawnej. Zaakceptowanie wzorów na początku współpracy i wprowadzenie ich parametrów do modułu generowania umów pozwoli na automatyczne przygotowywanie umów, bez konieczności
obecności obu stron. Moduł podpisu elektronicznego pozwoli na składanie podpisów elektronicznych przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu na dokumentach przesyłanych poprzez platformę. Do tej pory dokumenty wysyłane elektronicznie nie dawały gwarancji i podstaw do roszczeń a także rozliczeń w Urzędzie Skarbowym. W kontekście intensywności zdarzeń, jest to proces odbywający się regularnie - Wnioskodawca z racji świadczonych usług regularnie wystawia Partnerowi faktury. Stały wgląd w dokumentację pozwoli Partnerowi na posiadanie odpowiedniego spektrum realizowanej współpracy. Proces zleceń serwisowych Moduł przyjmowania zleceń serwisowych umożliwi rejestrowanie zleceń serwisowych od klientów lub bezpośrednio i automatycznie przez uwierzytelnione aplikacje działające u klientów natomiast moduł obsługi zleceń serwisowych pozwoli na przypisywanie zleceń serwisowych do obsługi przez pracowników firmy na podstawie historii wcześniejszych zmian serwisowych, których dotyczy zlecenie. Do tej pory zlecenia od Partnera były wysyłane mailowo, następnie dyrektor działu przekazywał informację do odpowiedniego pracownika. W kontekście intensywności zdarzeń, jest to proces odbywający się regularnie (kilka razy w roku), w ramach potrzeb związanych z zleceniami dotyczącymi serwisu oprogramowania. Proces rozliczeń Obecnie rozliczenia obierają się o wyliczenia czasu pracy i dla Partnera nie zawsze jest to przejrzyste i oczywiste. To powoduje pytania do Wnioskodawcy o uzasadnienie kosztów. Moduł rozliczania czasu pracy umożliwi zliczanie czasu pracy zleceń serwisowych na podstawie którego możliwa będzie automatyczna wycena obsługi każdej usługi serwisowej. Moduł fakturowania pozwoli na generowanie faktur w sposób automatyczny na podstawie rozliczenia czasu pracy nad zleceniem. Faktury będą przysyłane elektronicznie do Partnerów (z podpisem, w standardzie EDI). Do tej pory były wysyłane drogą tradycyjną, w formie papierowej. W kontekście intensywności zdarzeń, jest to proces odbywający się regularnie - Wnioskodawca z racji świadczonych usług regularnie wystawia Partnerowi faktury stąd też regularne rozliczenia. Proces automatycznych aktualizacji oprogramowania Moduł automatycznych aktualizacji pozwala na automatyczne pobieranie przez aplikacje zainstalowane u klientów aktualizacji, które zostaną udostępnione przez platformę B2B. Do tej pory takie aktualizacje były robione okresowo, musiały być wprowadzane ręcznie przez pracowników Solveo (np. poprzez zdalny pulpit). W kontekście intensywności zdarzeń, jest to proces odbywający się non stop - aktualizacja oprogramowania to główny element zapewnienia wsparcia serwisowego dla posiadanego przez Partnera systemu. Akcje inicjujące proces, takie jak zmiany w przeglądarkach internetowych wymagające aktualizacji oprogramowania odbywają się średnio raz na tydzień. Systemem B2B zostanie objętych 8 przedsiębiorców - klientów wnioskodawcy. Wszyscy posiadają systemy, które będą integrowane z platformą B2B. Systemy są wykonane z wykorzystaniem technologii PHP oraz PostgreSQL