MODEL OPŁACALNOŚCI PROJEKTÓW W EXCELU

MODEL OPŁACALNOŚCI PROJEKTÓW W EXCELU

Realizacja 11 lat rozwijania kompetencji w zakresie zarządzania finansami przedsiębiorstw. 3 lata realizacji usług dla przedsiębiorców. 56 zrealizowanych narzędzi analitycznych w excelu dla biznesu począwszy od spółek z Grupy Kapitałowej PGE po startupy technologiczne. 5 udostępnionych produktów: model finansowy, ocena opłacalności projektów/klientów, model finansowy dla SaaS, model finansowy dla marketplace, raport zarządczy. 2 wartości, nad którymi szczególnie koncentruję się we współpracy: indywidualne podejście do każdego zamówienia oraz skuteczność w uzyskiwaniu oczekiwanych efektów biznesowych. Krzysztof Janik

Wprowadzenie Model oceny opłacalności projektów / klientów w excelu jest narzędziem przeznaczonym dla: 1) Działalności usługowej - w szczególności agencji marketingowych, PR, software house, firm świądczących usługi IT, doradcze, poligraficzne, prawne. 2) Działalności handlowej - dzięki wbudowanemu modułowi handlowemu jako uzupełnienie dla usług projektowych. Funkcje: 1) ocena opłacalności realizowanych usług w modelu projektowym (model oblicza opłacalności projektów mając na uwadzę koszt pozyskania klienta, koszt wytworzenia projektu, alokowane na projekt koszty stałe biznesu oraz przychody uzyskane z tytułu realizacji projektu dla klienta), 2) ocena efektywności źródeł pozyskania klientów 3) wdrożenia systemu motywacyjnego (wypracowane w modelu wartości stanowią bazę pod wyznaczenie kluczowych wskaźników efektywności dla każdego z pracowników zgodnie z zasadą SMART), 4) zwiększenia efektywności biznesu (mając odzwierciedlone w prognozowanych wynikach finansowych dotychczas podjęte działania, możemy już dzisiaj podjąć decyzję o nowych działaniach które przyczynią się do uzyskania jeszcze lepszych wyników finansowych niż te prognozowane), 5) jak również przygotowania takich analiz jak: prognoza finansowa, analiza finansowa przedsiębiorstwa, analiza rentowności, analiza kosztów, analiza przychodów. Efektem wykorzystania modelu finansowego w excelu jest możliwość podjęcia decyzji zarządczej na podstawie konkretnych danych liczbowych. Do wspomnianych decyzji zarządczych należy m.in.: zaangażowanie się w opłacalne projekty, określenie minimalnej wyceny realizacji projektu, zwiększenie efektywności w tych obszarach w których została zidentyfikowana taka możliwość dzięki prognozie finansowej. Prognozowanie finansowe Analiza kosztów Analiza przychodów Rentowność projektów Rentowność klientów Koszt pozyskania klienta Rentowność Lejek sprzedaży Controlling Ocena opłacalności projektów Baza pod system motywacyjny Kluczowe wskaźniki efektywności Ocena opłacalności klientów Analiza finansowa

Cechy charakterystyczne modelu opłacalności w excelu Okres: 5 -lepni z miesięczną szczegółowością. Moduły: Pozyskanie klienta: 3 źródła pozyskania klientów (online, handlowcy, pozostałe) uwzględnione w modelu. Model umożliwia wprowadzenie parametru zmiany wskaźników Q/Q. Efekt: poznanie kosztu pozyskania klienta w każdym ze źródeł. > Pozyskanie klientów online zostało przedstawione z uwzględnieniem lejka sprzedaży, w którym wprowadzane są: budżet oraz wskaźniki (koszta za aktywność oraz dwa współczynniki konwersji do elastycznego dopasowania do biznesu). Czas od podpisania umowy z klientem do faktycznej realizacji może być wydłużony, dlatego została dodatkowo wprowadzona zmienna (czas do pozyskania klienta). > Handlowcy - zmienne wykorzystane w modelu: liczba handlowców, średnie wynagrodzenie brutto (+narzuty) handlowca, liczba pozyskanych klientów na handlowca. > Pozostałe źródła - zmienne: budżet, liczba pozyskanych klientów. Handel: obrót towarami i materiałami do wyliczenia którego wykorzystywane są trzy zmienne: cena sprzedaży, ilość sprzedaży oraz marża brutto (%) Projekty: kalkulacja wartości projektów przebiega 3-etapowo. W 1 etapie wprowadzane są koszty związane z realizacją usług. W 2 etapie przypisywane jest zaangażowanie pracowników do każdego projektu oraz dodatkowe koszty danego projektu w dedykowanych zakładkach dla każdego miesiąca. Z kolei w 3 etapie do projektów przypisywana jest analityka przychodów składająca się z pięciu pozycji. Przychody: działalność handlowa, projektowa, pozostałe przychody. Koszty: automatyczne wyliczenie wartości sprzedanych towarów i materiałow na bazie danych wprowadzonych w module przychodów. Dowolne grupowanie kosztów w podziale na miejsca powstawania kosztów, statusu kosztów (kontrolowalny, niekontrolowalny). Rachunek zysków i start: wyliczany automaczynie na bazie danych z modułów przychody oraz koszty. Opłacalność projektów: wyliczany automatycznie na podstawie danych wprowadzonych w powyższych modułach.

111 111 CONTROLLING 12 11 Dziś Prognoza 1 9 8 7 6 Dane historyczne - ich już nie zmienisz. Prognozowany wynik EBITDA 2,7 mpln Podstawa do podejmowania decyzji w biznesie. horyzont czasu przychody koszty 1111 1111

111 111 System motywacyjny Kluczowe wskaźniki efektywności Przedsiębiorca wyznaczasz oczekiwane korzyści biznesowe Kaskadowanie pracownikom dedykowanych KPI (celów) przyczyniających się do realizacji korzyści biznesowych 1111 1111

111 111 System motywacyjny Przedsiębiorca Informacja o stopniu realizacji KPI Benchmark wewnętrzny/ zewnętrzny Wybrany KPI pracownika* Skorygowany KPI pracownika** Kto kontroluje pracownika? Realizacja KPI Premia 164 164 on sam 15 Nie 152 164 on sam 169 Tak * Średnia sprzedaż sztuk produktów na jednego odbiorcę ** Korekta KPI w oparciu o bechmark wewnętrzny/zewnętrzny oraz określoną korzyść biznesową 1111 1111

Instrukcja pracy z modelem Ogólne Założenia Inwestycje rzeczowe & RAT&WNiP Produkcja Przychody Koszty Finansowanie Materiał informacyjny dostępny po zakupie Modelu Inwestycje kapitałowe (Instrukcja zawiera szczegółowy opis dla każdego z modułów, w których są wprowadzane dane i zmienne modelu)

Model opłacalności / założenia Aktualizacja modelu Model należy uzupełniać w niebieskich komórkach Assumptions for financial statement Prognozowane lata Projekt (produkty) Liabilities turnover days 6 6 Rok 1 produkt 1 Receivables turnover days 3 3 Rok 2 produkt 2 Stock turnover days 3 3 Rok 3 produkt 3 VAT Rok 4 produkt 4 VAT payment 3 3 Rok 5 produkt 5 days VAT included 9 9 Pozostałe założenia Rodzaje przychodów (projekty) Licencje e.g. sprzedaż i marketing CIT % 19% Wdrożenie e.g. zarząd i administracja Waluta PLN Szkolenie Dopasowanie Pozostałe Miejsca powstawania kosztów e.g. controlling i księgowość e.g. HR Koszty Wytworzenia Projektów Polityka prywatności Zabrania się kopiowania, redystrybucji, publikowania, rozpowszechniania, udostępniania czy wykorzystywania w inny sposób całości lub części niniejszego modelu finansowego dla potrzeb innych niż własne.

CAC Online marketing (dane w PLN) Pozycje Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 Cost of Customer Acquisition - online 4 384 5 13 6 368 7 722 9 73 Kampanie online Budżet 122 5 127 4 132 2 137 141 8 Koszt za kliknięcie 2,2 3, 3,8 4,6 5,4 Liczba odwiedzających 54 843 42 29 34 59 29 627 26 134 Współ. konwersji I 2,2% 2,2% 2,2% 2,2% 2,2% Liczba działań (np. maili, rejestracji) 1 187 929 761 652 575 Współ. konwersji II 2,4% 2,7% 2,7% 2,7% 2,7% Dni do pozyskania klienta (-6) Nowi klienci 28 25 21 18 16 14 Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 CAC - online 4 384 5 13 6 368 7 722 9 73 CAC - handlowcy 12 6 342 7 454 8 887 1 793 13 457 CAC - pozostałe źródła 4 25 2 28 2 833 2 833 2 833 1 CAC - online 8 CAC - handlowcy 6 CAC - pozostałe źródła 4 2 Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5

CAC Handlowcy (dane w PLN) Pozycje Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 Cost of Customer Acquisition - handlowcy 6 342 7 454 8 887 1 793 13 457 Handlowcy Liczba handlowców 2 2 2 2 2 Śr. koszt handlowca (wyn. brutto + narzut) 5 63 5 258 5 458 5 658 5 858 Koszty wyn. handlowców 122 266 129 468 137 12 144 748 152 676 pozostałe koszty sprzedaży 24 75 27 1 29 5 31 9 34 3 Koszty sprzedaży razem 147 16 156 568 166 512 176 648 186 976 Śr. liczba pozyskanych klientów na handlowca 1 1 1 1 1 Nowi klienci 23 21 19 16 14 14 Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 CAC - online 4 384 5 13 6 368 7 722 9 73 CAC - handlowcy 6 342 7 454 8 887 1 793 13 457 CAC - pozostałe źródła 12 4 25 2 28 2 833 2 833 2 833 1 CAC - online CAC - handlowcy 8 6 CAC - pozostałe źródła 4 2 Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5

CAC Podsumowanie (dane w PLN) Pozycje Jedn. Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 Liczba pozyskanych klientów liczba 75 7 63 58 54 Cost of Customer Acquisition 7 268 7 597 8 894 9 975 11 113 CACost of Customer Acquisition - online PLN 4 384 5 13 6 368 7 722 9 73 CACost of Customer Acquisition - handlowcy PLN 6 342 7 454 8 887 1 793 13 457 CACost of Customer Acquisition - pozostałe źródła PLN 4 25 2 28 2 833 2 833 2 833 Sprzedaż i marketing - budżet 546 16 534 968 564 712 579 648 594 776 Online marketing PLN 122 5 127 4 132 2 137 141 8 Handlowcy PLN 147 16 156 568 166 512 176 648 186 976 Pozostałe źródła PLN 12 53 68 68 68 Pozostałe koszty marketingu Specjalista ds. marketingu PLN 42 42 42 42 42 Specjalista ds. PR PLN 48 48 48 48 48 Grotwh hacker PLN 49 5 66 66 66 66 PLN 12 1 8 894 9 975 11 113 6 59 58 Sprzedaż i marketing - budżet 8 7 268 7 597 57 56 Cost of Customer Acquisition 6 4 2 546 16 534 968 564 712 579 648 594 776 55 54 53 52 51 Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 5

RZiS Przychody - projekty (dane w PLN) Projekty Typ Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 Razem 832 36 1 314 48 1 634 28 1 43 68 1 556 98 Razem Licencje 149 76 193 48 266 28 298 68 39 48 Wdrożenie 349 632 573 377 58 Szkolenie 12 217 511 3 456 5 Dopasowanie 198 259 224 424 211 Pozostałe 15 6 13 6 31 1 Licencje 3 6 3 6 3 6 3 6 3 6 1 Wdrożenie 2 1 Szkolenie 7 12 1 Dopasowanie 3 8 5 1 Pozostałe 2 Licencje 3 6 3 6 3 6 3 6 3 6 2 Wdrożenie 2 2 2 2 1 2 Szkolenie 7 7 7 7 7 2 Dopasowanie 3 3 83 83 3 2 Pozostałe 7 6 Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 5 4 3 2 1 Licencje Wdrożenie Szkolenie Dopasowanie Pozostałe

RZiS Przychody - handel & pozostałe (dane w PLN) Pozycje Typ Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 Przychody z działalności handlowej 273 885 358 177 419 78 537 22 533 773 Razem e.g. produkt A e.g. produkt B e.g. produkt C Cena sprzedaży netto 548,7 528,3 586,6 72,5 69,8 Liczba sprzedanych sztuk 499 678 714 764 773 Marża brutto (%) 53% 54% 56% 58% 57% Cena sprzedaży netto 91,1 91,1 91,1 91,1 91,1 Liczba sprzedanych sztuk 7 19 123 146 129 Marża brutto (%) 45% 45% 45% 45% 45% Cena sprzedaży netto 52, 52, 52, 52, 52, Liczba sprzedanych sztuk 37 45 42 38 37 Marża brutto (%) 55% 55% 55% 55% 55% Cena sprzedaży netto 1 58, 1 58, 1 58, 1 58, 1 58, Liczba sprzedanych sztuk 64 64 64 64 64 Marża brutto (%) 45% 45% 45% 45% 45% Przychody pozostałe 77 146 148 116 225 34 247 6 317 19 Usługa 1 13 111 18 257 35 37 8 696 23 831 Usługa 2 64 32 129 859 189 727 238 364 293 188 6 59% 5 58% 57% 58% 57% Przychody z działalności handlowej Marża brutto (%) 4 3 54% 56% 537 22 533 773 56% 55% 54% 2 1 53% 273 885 358 177 419 78 53% 52% 51% Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 5%

RZiS Przychody - podsumowanie (dane w PLN) Pozycje Typ Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 Projekty 832 36 1 314 48 1 634 28 1 43 68 1 556 98 Rzem Licencje 149 76 193 48 266 28 298 68 39 48 Wdrożenie 349 632 573 377 58 Szkolenie 12 217 511 3 456 5 Dopasowanie 198 259 224 424 211 Pozostałe 15 6 13 6 31 Działalność handlowa 273 885 358 177 419 78 537 22 533 773 Razem Cena sprzedaży netto 549 528 587 72 691 Liczba sprzedanych sztuk 499 678 714 764 773 Marża brutto (%) 53% 54% 56% 58% 57% Pozostałe przychody 77 146 148 116 225 34 247 6 317 19 Przychody razem 1 183 391 1 82 773 2 278 392 2 214 762 2 47 772 Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 Projekty 832 36 1 314 48 1 634 28 1 43 68 1 556 98 2 5 Działalność handlowa 273 885 358 177 419 78 537 22 533 773 Pozostałe przychody 77 146 148 116 225 34 247 6 317 19 2 Projekty Działalność handlowa Pozostałe przychody 1 5 1 5 Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5

RZiS Koszty (dane w PLN) Pozycje Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 Amortyzacja Zarząd 96 13 16 74 176 775 194 452 213 897 Administracja 155 53 123 648 136 12 149 614 164 575 Sprzedaż 147 16 156 568 166 512 176 648 186 976 Marketing 399 378 4 398 2 43 47 8 Wytworzenie Projektów 527 4 538 6 538 6 319 2 319 2 Wartość sprzedanych produktów, towarów 129 896 164 324 185 842 227 145 227 417 Koszty operacyjne razem 1 454 855 1 522 244 1 61 941 1 47 59 1 519 865 1 6 1 4 Marża brutto 1 2 Marketing & sprzedaż Zarząd & administracja Amortyzacja 1 8 6 4 2 Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5

Miejsca powstawania kosztów Cost (w/o production & projects & COGS costs) status RZiS Koszty (dane w PLN) 8 7 6 5 4 3 2 1 kontrolowalne Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 Koszty Wytworzenia Projektów e.g. HR e.g. controlling i księgowość e.g. zarząd i administracja e.g. sprzedaż i marketing 1 2 3 4 5 6

Źródło pozyskania Projekt Klient Początek klienta Projekty Opłacalność (dane w PLN) Koniec Przychody Koszty Wytorzenia Projektu Koszty alokowane 1 Klient 1 CAC I Rok 1 IV Rok 2 118 49 5 6 834 23 573 38 93 32% 2 Klient 2 Online I Rok 1 48 17 75 5 618 163 683 67 949 17% 3 Klient 1 CAC I Rok 1 X Rok 2 4 42 975 22 373-25 348-63% 4 Klient 3 Handlowcy I Rok 1 364 6 75 125 6 69 357 214 118 59% 5 Klient 4 CAC I Rok 1 X Rok 4 481 8 83 4 6 834 58 665 332 91 69% 6 Klient 5 CAC I Rok 1 X Rok 3 619 8 134 6 834 82 485 395 761 64% 7 Klient 6 CAC I Rok 1 619 61 575 6 834 61 17 489 484 79% 8 Klient 7 CAC I Rok 1 481 8 168 75 6 834 172 464 133 752 28% 9 Klient 1 CAC I Rok 1 625 1 172 1 191 726 261 274 42% 1 Klient 1 CAC I Rok 1 316 1 98 75 75 483 141 867 45% 5 Klient 1 CAC CAC Zysk Rentowność (%) -1 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 5

Rachunek zysków i strat (dane w PLN) Pozycje Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 A. Przychody netto 832 36 1 314 48 1 634 28 1 43 68 1 556 98 B. Koszty własne sprzedaży -129 896-164 324-185 842-227 145-227 417 C. Marża brutto (A + B) 72 464 1 15 156 1 448 438 1 23 535 1 329 563 % przychodów netto 84% 87% 89% 84% 85% D. Koszty zarządu i administracji -251 543-284 352-312 787-344 66-378 472 E. Koszty sprzedaży i marketingu -546 16-534 968-564 712-579 648-594 776 F. Pozostałe przychody operacyjne G. Pozostałe koszty operacyjne H. EBIT (C + D + E + F + G) -95 95 33 836 57 939 279 821 356 315 % przychodów netto -11% 25% 35% 2% 23% I. Przychody finansowe K. Koszty finansowe K. Zysk/Strata brutto (H + I + J) -95 95 33 836 57 939 279 821 356 315 L. Podatek dochodowy 15 8 122 159 42 36 66 383 M. Zysk/strata netto (K + L) -95 95 345 844 693 98 322 181 422 698 % przychodów netto -11% 26% 42% 23% 27% EBITDA (EBIT+amortyzacja) -95 95 33 836 57 939 279 821 356 315 % przychodów netto -11% 25% 35% 2% 23%

Rachunek zysków i strat (dane w kpln) Skum. EBITDA 4 3 2 1-1 -2-3 Przychody netto EBITDA 4 35 3 25 2 15 1 5-5 77 11 37 26 4-3 -45-38 262 183 76 84-4 3 27-55 12-72 26-5 12-66 148 69 23 32-63 -56 8 113 29 246 166 78-2 19-62 352 273 13 99 21 2 149 68 19-63 -1

ZAMÓW MODEL OPŁACALNOŚCI W EXCELU Realizacja: Krzysztof Janik +48 54 23 262 krzysztof.janik@enterprisestartup.pl