Umowa wzór Załącznik nr 7 do SIWZS (nie załączać do oferty) zawarta w dniu. w Warszawie pomiędzy: Urzędem Dozoru Technicznego zwanym dalej Zamawiającym, z siedzibą w Warszawie 02-353, przy ul. Szczęśliwickiej 34, posiadającym Regon 017196300 oraz NIP 522-000-46-17, reprezentowanym przez: a., zwanym dalej Wykonawcą, reprezentowanym przez: zwanymi w dalszej części umowy Stronami o następującej treści. Strony oświadczają, że umowa została zawarta w wyniku udzielenia zamówienia publicznego na usługi społeczne na podstawie art. 138o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164, z późn. zm.), znak sprawy: ZP-AP-69/17, 1 1. Zamawiający powierza, a Wykonawca przyjmuje do realizacji kompleksową obsługę narady warsztatowo szkoleniowej Urzędu Dozoru Technicznego (zwanej dalej spotkaniem), zgodnie z ofertą Wykonawcy stanowiącą Załącznik nr 1 i formularzem cenowym stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszej umowy oraz zgodnie ze Szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia stanowiącym załącznik nr 3 do umowy. 2. Realizacja przedmiotu umowy nastąpi w dniach 11-13 października 2017 roku w obiekcie:..., adres:.. 2 1. Planowana liczba uczestników spotkania nie przekroczy 52 osób. 2. Zamawiający potwierdzi ostateczną liczbę uczestników najpóźniej na 3 dni przed planowanym terminem spotkania. W przypadku braku potwierdzenia we wskazanym terminie, ilość osób podana w ust. 1 staje się ilością wiążącą. 3. Zamawiający ma prawo całkowicie zrezygnować z realizacji usług nie później niż na dni (zgodnie z ofertą Wykonawcy) przed planowanym terminem spotkania, bez żadnych konsekwencji dla Zamawiającego. 4. Wykonawca w terminie 7 dni przed planowanym terminem spotkania, przedstawi do wyboru i akceptacji Zamawiającego 3 zestawy propozycji menu, które muszą uwzględniać standard wymagań określonych przez Zamawiającego w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia (załączniku nr 3). 3 1. Wykonawca oświadcza, iż dysponuje wszelkimi niezbędnymi zgodami (zezwoleniami) stosownych władz na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie określonym niniejszą umową oraz, że prowadzi tą działalność zgodnie z tymi zgodami i obowiązującymi przepisami. 2. Wykonawca oświadcza, że dysponuje niezbędną wiedzą, doświadczeniem, środkami technicznymi oraz personelem, niezbędnymi do należytego wykonania umowy oraz, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej obejmującej przedmiot umowy. 3. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za ogólną i techniczną kontrolę nad wykonaniem oraz realizacją umowy. 4. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za jakość świadczonych usług. 1
5. Wykonawca odpowiada za wszelkie zobowiązania formalno-prawne wobec podmiotów z nim współpracujących przy lub na rzecz realizacji umowy. 4 1. Pracownik Zamawiającego, o którym mowa w 8 ust. 2 lit. a, przed realizacją usługi oraz w dniach realizacji usług, przy udziale przedstawiciela Wykonawcy dokona kontroli jakościowej i ilościowej świadczonych usług, czego potwierdzeniem będą zapisy zawarte w protokole odbioru, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do umowy, wystawionym w dwóch egzemplarzach (po jednym dla każdej ze Stron), po realizacji przedmiotu umowy i podpisanym przez przedstawicieli każdej ze Stron. Protokół odbioru stanowi podstawę do wystawienia faktury VAT. 2. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości podczas kontroli, o której mowa w ust. 1, zostaną one przez Wykonawcę niezwłocznie usunięte, zgodnie z umową, jak również obowiązującymi w tym zakresie standardami, w czasie pozwalającym na pełną i terminową realizację przedmiotu umowy. 3. Stwierdzone nieprawidłowości mogą być podstawą do naliczenia kar umownych, zgodnie z zapisami 6 ust. 1 niniejszej umowy. 4. Zamawiający zastrzega, że kontrola świadczonych usług, o której mowa w ust. 1, może zostać dokonana przez innych przedstawicieli Zamawiającego niż wyszczególnieni w 8 ust. 2 lit. a. 5 1. Wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu wykonania przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 nie przekroczy kwoty. netto, powiększonej o obowiązujący dla poszczególnych usług podatek VAT, tj. kwoty:.. zł brutto. 2. Kwota wynagrodzenia określona w ust. 1 stanowi górną granicę zobowiązania i nie musi być wykorzystana. Strony zgodnie ustalają, iż z tytułu niewykorzystania przez Zamawiającego kwoty, o której mowa w ust. 1, Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia. 3. Wynagrodzenie Wykonawcy, o którym mowa w ust. 1, obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu umowy w okresie jej trwania, w tym opłaty i podatki. 4. Rzeczywista łączna wysokość wynagrodzenia Wykonawcy za organizację spotkania będzie wyliczona jako iloczyn liczby uczestników spotkania zgłoszonych przez Zamawiającego zgodnie z 2 ust. 2 oraz zryczałtowanej ceny netto przypadającej na jednego uczestnika spotkania wskazanej w formularzu cenowym stanowiącym załącznik nr 2 do umowy. 5. W przypadku zmiany stawki podatku VAT w trakcie realizacji umowy, obowiązująca będzie stawka podatku VAT właściwa na dzień powstania obowiązku podatkowego, z zastrzeżeniem, że kwota wynagrodzenia netto nie ulegnie zmianie, a jedynie odpowiedniej zmianie ulegnie kwota podatku VAT. Zmiana ta nie wymaga aneksu do umowy. 6. Po realizacji przedmiotu umowy, na podstawie zatwierdzonego przez Strony protokołu odbioru, Wykonawca wystawi fakturę VAT, do której dołączy kopię protokołu odbioru, o którym mowa 4 ust. 1. 7. Faktura będzie wystawiona na: Urząd Dozoru Technicznego, ul. Szczęśliwicka 34, 02-353 Warszawa, NIP: 522-000-46-17. 8. Płatność za wykonanie przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 będzie dokonana przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w ciągu 21 dni od daty dostarczenia do siedziby Zamawiającego (adres jak w ust. 7) prawidłowo wystawionej pod względem rachunkowym i formalnym faktury VAT wraz z kompletem dokumentów, o których mowa w ust. 6. Za dzień zapłaty uważa się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wstrzymania zapłaty faktury, jeżeli nie załączono do niej kopii protokołu odbioru podpisanego bez uwag. W takim przypadku, termin zapłaty faktury biegnie od dnia uzupełnienia dokumentu. 10. Zamawiający nie będzie pokrywał dodatkowych kosztów usług nieobjętych przedmiotem umowy, zamówionych przez uczestników spotkania uregulowanie zobowiązań z tego tytułu będzie nałożone na osobę korzystającą z danej usługi. 2
6 1. W razie nienależytego wykonania umowy bądź jej części, w tym w razie wykazania nieprawidłowości podczas kontroli, o której mowa w 4 ust. 1 Zamawiający ma prawo odstąpić od umowy w całości lub części oraz jest uprawniony do naliczenia kar umownych w wysokości 3% wynagrodzenia brutto wskazanego w 5 ust. 1 - za każdy przypadek naruszenia odrębnie. Przez nienależyte wykonanie umowy rozumie się wykonanie zamówienia niezgodne ze Szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia (załącznikiem nr 3 do umowy), w szczególności: a) zaoferowanie pokoi hotelowych, sali konferencyjnej, usług gastronomicznych i usług dodatkowych, niezgodnych ze standardami określonymi w ofercie Wykonawcy oraz załączniku nr 3 do umowy; b) opóźnienie w przygotowaniu sali konferencyjnej i oddania jej do dyspozycji Zamawiającemu; c) opóźnienie w realizacji usług gastronomicznych; d) nieprawidłowe działanie urządzeń niezbędnych do prowadzenia spotkania (wymienionych w załączniku nr 3 do umowy). 2. Kary umowne nie będą naliczane w przypadku wywiązania się Wykonawcy z zapisów 4 ust. 2. 3. Zamawiający ma prawo potrącić kwoty kar umownych z faktury wystawionej w związku z realizacją niniejszej umowy. 4. Odstąpienia od umowy z przyczyn, o których mowa w ust. 1 można dokonać w terminie 7 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. Odstąpienie od umowy następuje w drodze pisemnego oświadczenia złożonego Wykonawcy. 5. W przypadku odstąpienia od umowy, w całości lub w części przez którąkolwiek ze Stron z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Zamawiający jest uprawniony do obciążenia Wykonawcy karą umowną w wysokości 30% wynagrodzenia brutto wskazanego w 5 ust.1 6. W przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, innych niż wymieniona w 7 ust. 1, Wykonawcy przysługuje kara umowna w wysokości 30 % wynagrodzenia brutto wskazanego w 5 ust. 1, jeżeli odstąpienie nastąpi po terminie wskazanym w 2 ust. 3. 7. Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego kary umowne. 8. Odpowiedzialność wobec Wykonawcy za powstałe z winy uczestników szkody majątkowe będą ponoszone we własnym zakresie przez uczestników spotkania. 7 1. Zamawiający może odstąpić od umowy, w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym lub interesie Zamawiającego, czego nie można było przewidzieć w chwili zawierania umowy. Odstąpienia od umowy z tego tytułu można dokonać w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach w drodze pisemnego oświadczenia złożonego Wykonawcy. 2. W przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego, Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonanej części umowy. 3. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku wystąpienia, co najmniej jednej z niżej wymienionych okoliczności: a) Wykonawca nie rozpoczął realizacji przedmiotu umowy w terminie wyznaczonym w 1 ust 2 oraz pomimo pisemnego wezwania przez Zamawiającego jej nie realizuje; b) jeżeli wobec Wykonawcy zostanie złożony wniosek o ogłoszenie upadłości lub zostało wszczęte postępowanie likwidacyjne; 4. Odstąpienia od umowy z przyczyn, o których mowa w lit.: a - b, Zamawiający możne dokonać w terminie 7 dni od powzięcia wiadomości o okolicznościach uzasadniających odstąpienie. Odstąpienie od umowy następuje w drodze pisemnego oświadczenia złożonego Wykonawcy. 3
8 1. Wszelkie uzgodnienia i decyzje realizacyjne, nienaruszające i niestanowiące zmian do niniejszej umowy, dokonane za pośrednictwem poczty elektronicznej są wiążące, o ile zostały wysłane oraz zwrotnie potwierdzone przez przedstawicieli Stron odpowiedzialnych za realizację przedmiotu umowy. 2. Osobami odpowiedzialnymi za realizację przedmiotu umowy są: a) ze strony Zamawiającego:.., tel..., e-mail:..,.., tel..., e-mail:.., b) ze strony Wykonawcy:...., tel..., e-mail:... 3. W przypadku jakiejkolwiek zmiany osób, adresów e-mail lub numerów telefonów wskazanych w ust. 2, Strony zobowiązują się do natychmiastowego poinformowania za pośrednictwem poczty elektronicznej o dokonanej zmianie, za potwierdzeniem odbioru. Zmiany będą skuteczne od momentu poinformowania o nich drugiej Strony i nie stanowią zmiany do umowy. 9 1. Zamawiający dopuszcza wykonanie prac przez Wykonawcę przy współudziale podwykonawców. 2. Wykonawca odpowiada przed Zamawiającym za wszelkie działania i zaniechania swoje i swoich podwykonawców oraz ponosi pełną odpowiedzialność za swoich pracowników i pracowników podwykonawców. 3. Podwykonawcy muszą posiadać uprawnienia do wykonywania zleconej części prac. 4. Wykonawca zapewni, aby wszystkie umowy z podwykonawcami zostały sporządzone na piśmie i na wezwanie Zamawiającego przekaże mu kopie każdej z tych umów. 5. Wykonawca odpowiada za działania, zaniechania, zaniedbania i uchybienia każdego podwykonawcy tak, jakby to były działania, zaniechania, zaniedbania i uchybienia jego własnych pracowników lub przedstawicieli. 6. Jeżeli zmiana albo rezygnacja z podwykonawcy dotyczy podmiotu, na którego zasoby Wykonawca powoływał się, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, Wykonawca jest obowiązany wykazać Zamawiającemu, iż proponowany inny podwykonawca lub wykonawca samodzielnie spełnia je w stopniu nie mniejszym, niż wymagany w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia. 7. Wykonawca zobowiązany jest pisemnie poinformować podwykonawców o warunkach niniejszej umowy. 8. Nie zastosowanie się Wykonawcy do wymogów wynikających z postanowień umowy zawartych w ust. 1 7, upoważnia Zamawiającego do podjęcia wszelkich niezbędnych działań w celu wyegzekwowania od Wykonawcy i wszystkich podwykonawców ustaleń danej umowy, aż do odstąpienia od umowy z Wykonawcą z winy Wykonawcy włącznie. 10 1. Wszelkie zmiany umowy mogą być dokonywane pod rygorem nieważności tylko w formie pisemnej, w postaci aneksu do umowy, na zasadach określonych specyfikacji istotnych warunków zamówienia na usługi społeczne (SIWZS). Nie dotyczy to zmian osób wskazanych w 8 oraz zmiany stawki podatku VAT, o której mowa w 5 ust. 5. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową będą miały zastosowanie odpowiednie przepisy, w tym ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 187), ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164, z późn zm.) oraz ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2016 r. poz. 380, z późn. zm.). 4
3. Sprawy sporne, które mogą wyniknąć w związku z zawarciem i wykonaniem umowy, Strony będą załatwiać w drodze wzajemnych uzgodnień. W przypadku nie osiągnięcia porozumień spory wynikłe w trakcie realizacji umowy rozpatrywane będą przez sąd powszechny, właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 4. Wszystkie załączniki stanowią integralną część niniejszej umowy: 1) załącznik nr 1 kopia formularza oferty (bez załączników) 2) załącznik nr 2 kopia formularza cenowego 3) załącznik nr 3 Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia 4) załącznik nr 4 wzór Protokołu odbioru prac 5. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. Zamawiający Wykonawca 5
Załącznik nr 3 do umowy SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Obsługa narady warsztatowo-szkoleniowej Urzędu Dozoru Technicznego Zamawiający przewiduje zamówienia uzupełniające w wysokości 10 % wartości szacunkowej. Zakres usług podczas narady w dalszej części opisu zwanej spotkaniem : wynajem sal konferencyjnych wraz z nagłośnieniem i obsługą techniczną; zapewnienie usług noclegowych wraz z usługą parkingową; kompleksowa obsługa gastronomiczna wraz z usługami dodatkowymi; Termin realizacji przedmiotu zamówienia: 11-13 października 2017 roku. 1) W ramach zaoferowanej ceny, Wykonawca uwzględni działania/atrakcje integrujące uczestników spotkania, których szacunkowa wartość nie przekroczy 10% całkowitej ceny brutto oferty Wykonawcy. 2) Liczba uczestników do 52 osób - Liczba uczestników została podana w celu skalkulowania przez Wykonawcę ceny oferty. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby uczestników spotkania, w zależności od potrzeb Zamawiającego. O ostatecznej liczbie uczestników Zamawiający poinformuje Wykonawcę nie później niż na 3 dni przed planowanym spotkaniem. 3) Wstępna agenda spotkania: I dzień 11.00 13.30 - przyjazd uczestników i zakwaterowanie 13:30-14:30 - obiad bufetowy 14:30-18:30 - I część spotkania (sala konferencyjna mieszcząca 52 osoby (w ustawieniu w podkowę po zewnętrznej stronie ) 14:00 18:30 - przerwa kawowa ciągła 19.30 kolacja serwowana II dzień 07.00 09.00 śniadanie 09.00 13.30 II część spotkania (sala konferencyjna mieszcząca grupę do 52 osób i 2 sale mieszczące grupy do 20 osób (wszystkie sale ustawienie w podkowę po zewnętrznej stronie) 13.30 14.30 obiad bufetowy 14.30 18.00 III część spotkania (sala konferencyjna mieszcząca grupę do 52 osób i 2 sale mieszczące grupy do 20 osób (wszystkie sale ustawienie w podkowę po zewnętrznej stronie) 09.00 18.00 przerwa kawowa ciągła 19.00 kolacja w jednej z zaproponowanych opcji zgodnie z opisem zawartym w punkcie 6e. III dzień 07.00 09.00 śniadanie 09:00 13:00 - przerwa kawowa ciągła 09.00 14.00 IV część spotkania (sala konferencyjna mieszcząca 52 osoby w ustawieniu w podkowę po zewnętrznej stronie) 13.00 obiad bufetowy 14:00 wykwaterowanie z hotelu 6
Uwaga: Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany godzin świadczenia usług gastronomicznych, o czym poinformuje Wykonawcę nie później niż na 3 dni przed planowanym spotkaniem. 4) Lokalizacja obiektu hotelarskiego: Uwaga: a. Obiekt konferencyjno hotelowy (zwany dalej obiektem hotelarskim) usytuowany w województwie śląskim z wykluczeniem powiatu częstochowskiego. a) Obiekt hotelarski nie powinien znajdować się bezpośrednio przy trasie szybkiego ruchu lub w miejscu o natężonym hałasie. Obiekt hotelarski powinien znajdować się w cichej i atrakcyjnej okolicy, w otoczeniu zieleni/lasu/parku/w pobliżu jeziora/stawów/rzeki, poza ścisłym centrum miasta. b) Zamawiający dopuszcza obiekt hotelarski składający się z kilku budynków pod tym samym adresem z dogodnym przejściem z jednego budynku do drugiego. 5) Standard i ogólne wymagania Zamawiającego w stosunku do zaoferowanego obiektu hotelarskiego: a. Wykonawca zapewni realizację usług w obiekcie hotelarskim o standardzie min. trzech gwiazdek, tzn. zapewniony obiekt hotelarski musi spełniać kryteria określone dla hoteli co najmniej trzygwiazdkowych *** zgodnie z załącznikiem nr 1 do Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz.169 z pózn.zm.) lub w obiekcie architektury zabytkowej (np. odrestaurowanym zamku, pałacu, dworku) spełniającym standard minimum trzygwiazdkowego hotelu. b. Obiekt hotelarski powinien być oddany do użytku lub gruntownie wyremontowany wewnątrz i na zewnątrz, nie później niż 10 lat przed dniem opublikowania niniejszego postępowania. c. Obiekt hotelarski nie może być w trakcie prac remontowych w czasie realizacji usług, tj. w czasie spotkania. d. Jeśli w obiekcie hotelarskim, w terminie realizacji przedmiotu zamówienia, będzie jednocześnie organizowana inna impreza/spotkanie, nie może ona w jakikolwiek sposób kolidować lub wpływać na przebieg spotkania Zamawiającego, komfort uczestników, identyfikację spotkania Zamawiającego, czy w inny sposób powodować np. hałas, mieszanie się uczestników itp. e. Wykonawca zobligowany jest do świadczenia usługi wynajmu sal, gastronomicznej oraz noclegowej w tym samym obiekcie hotelarskim każdego dnia. f. Na terenie obiektu hotelarskiego bar/restauracja do skorzystania przez uczestników spotkania we własnym zakresie (zakup napojów zimnych, gorących, alkoholowych, przekąsek). 6) Wykonawca zapewni obiekt hotelarski spełniający poniższe szczegółowe wymagania: a. Odpowiednia ilości pokoi dla grupy 52 osób (dwa noclegi), do ułożenia w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych z możliwością pojedynczego wykorzystania (WAŻNE) b. Wszystkie pokoje posiadające standard minimum *** (trzygwiazdkowy) - zgodnie z załącznikiem nr 1 do Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr. 22, poz. 169, z późn. zm.), bez śladów znacznego zużycia mebli i wyposażenia łazienek. 7
Uwaga: Zamawiający może, w uzgodnieniu z Wykonawcą, zamówić usługi noclegowe w dobie hotelowej poprzedzającej dzień rozpoczęcia spotkania (ok. 20 pokoi) w miarę dostępności pokoi w obiekcie hotelarskim. c. Sale konferencyjne wraz z obsługą techniczną: - w I i III dniu spotkania duża sala swobodnie mieszcząca grupę 52 osoby w ustawieniu w podkowę po zewnętrznej stronie, wyposażona w nagłośnienie centralne kompatybilne z komputerem lub głośniki z możliwością podłączenia do laptopa), mównicę, stół prezydialny dla 5 osób. Sala wyposażona w rzutnik multimedialny, ekran oraz możliwość dostawienia dodatkowych ekranów oraz rzutników (tak aby z każdego miejsca na sali były dobrze widoczne prezentowane treści), co najmniej 3 mikrofony bezprzewodowe, tablicę (papierową lub tablicę białą sucho ścieralną), markery do tablicy; - w II dniu spotkania duża sala swobodnie mieszcząca grupę 52 osoby w ustawieniu w podkowę po zewnętrznej stronie oraz 2 sale mieszczące do 20 osób w ustawieniu w podkowę po zewnętrznej stronie. Sale wyposażone w rzutnik multimedialny, ekran, tablicę (papierową lub tablicę białą sucho ścieralną), markery do tablicy; - wszystkie sale z możliwością regulacji temperatury między 20 o C a 25 o C; - sale z możliwością zaciemnienia; - małe sale szkoleniowe (dla 20 osób) z dostępem do światła dziennego. Uwaga: Zamawiający zastrzega sobie prawo do modyfikacji zamówienia w zakresie sal szkoleniowych tj. zmniejszenia ilości sal szkoleniowych, terminów i czasu ich wykorzystania. d. Sala bankietowo/restauracyjna na wyłączność, wraz z oprawą muzyczną, swobodnie mieszcząca grupę 52 osób przy stolikach bankietowych okrągłych. e. Przechowalnia bagażu do czasu możliwości zakwaterowania oraz w dniu wykwaterowania. f. Parking samochodowy, gwarantujący zaparkowanie co najmniej 25 aut dla uczestników Zamawiającego (opłata za usługę parkingową ujęta w cenie) g. Obiekt powinien posiadać sprawny system klimatyzacji w części ogólnodostępnej obejmującej salę konferencyjną, salę bankietowo/restauracyjną. h. Bezpłatny dostęp do Internetu (Wi-Fi) w salach konferencyjnych. i. Jeśli na terenie hotelu jest zaplecze rozrywkowo-rekreacyjne, powinno być dostępne dla uczestników spotkania bez dodatkowych opłat. (z wyjątkiem odpłatnych zabiegów). 7) Kompleksowa obsługa gastronomiczna narady. a. Wymagania ogólne: i. liczba stanowisk gastronomicznych, w tym wyposażenia gastronomicznego, zapewniona w liczbie odpowiedniej do jednoczesnego wyserwowania posiłku dla całej grupy uczestników, bez powodowania zastojów; ii. naczynia szklane na napoje zapewnione w liczbie adekwatnej do liczby uczestników, rodzaju napoi oraz sposobu serwisu, bez żadnych oznak zadrapań, uszczerbień, zniszczeń, jednolity wzór i rodzaj szkła; 8
iii. sztućce metalowe zapewnione w liczbie adekwatnej do liczby uczestników, rodzaju potraw, napoi oraz sposobu serwisu, jednolity wzór, gatunek i zdobienia; iv. stoły (bankietowe okrągłe podczas kolacji), zapewnione w odpowiedniej liczbie, wystarczającej do jednoczesnego wyserwowania/ konsumpcji posiłków przez wszystkich uczestników narady; v. stoły nakryte obrusami wykonanymi z materiału o jednolitym kolorze, przykrycie całkowite; vi. obrusy, serwetki, skirtingi bezwzględnie czyste/wyprane, wyprasowane, estetyczne i wykonane z naturalnych włókien, np. bawełna, len. b. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił obsługę kelnerską, w tym: 8) Menu dla 52 osób i. osoby, o kwalifikacjach wymaganych przez prawo, w szczególności spełniających wymogi określone w ustawie z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz.U.2015.594 tekst jednolity); ii. wyposażenie osób w stosowną odzież zapewniającą schludny wygląd (jednolite uniformy, estetyczne, nieuszkodzone, kompletne, czyste); iii. liczba osób dostosowana do rodzaju wydarzenia i liczby uczestników. a. Śniadanie w formie bufetu - II i III dzień (zgodnie ze standardami hotelu) b. Kolacja serwowana z rozszerzonym menu wraz z oprawą muzyczną (czas trwania: ok. 5 godzin) - I dzień (proporcjonalnie do liczby uczestników) i. wybór minimum 6 przystawek (w formie bufetu lub na stołach) dania zimne i ciepłe, dania jarskie, sałatki ii. co najmniej dwie zupy do wyboru iii. drugie danie ciepłe (3 do wyboru w tym jedno jarskie) iv. deser (2 do wyboru) v. drugie ciepłe danie po 3 godzinach vi. pakiet napoi bezalkoholowych open bar do 5 h (napoje gazowane i niegazowane, w tym woda, soki owocowe, herbata, kawa) vii. bufet kawowo-herbaciany (Wybór herbat smakowych, ciasta bankietowe, owoce świeże, kawa parzona lub z ekspresu), woda z cytryną i miętą. Wykonawca przedstawi Zmawiającemu 3 propozycje zestawów menu do wyboru (po podpisaniu umowy). c. Przerwa kawowa serwowana w sposób ciągły (w godzinach określonych w agendzie wydarzenia) uzupełniana wg bieżących potrzeb,: i. jednoporcjowe wypieki, tj. ciasto domowe, cruassanty, babeczki ii. owoce sezonowe, iii. napoje zimne, tj. soki (minimum 3 rodzaje), iv. woda gazowana 0,5 i niegazowana 0,5 (po jednej butelce wody z każdego rodzaju na osobę) oraz szklanki podczas spotkania powinny być ustawione na sali konferencyjnej oraz uzupełniane podczas przerw, 9
v. napoje gorące, tj. świeżo parzona lub kawa z ekspresu i herbata różne smaki czarna zielona i owocowe, vi. dodatki do gorących napojów: mleko, cytryna, cukier. d. Obiad bufetowy - (I, II, III dzień) wymaganie na 1 dzień: i. przystawki sałat mieszanych z dodatkami (co najmniej 3 rodzaje), ii. dwie zupy do wyboru, iii. cztery dania gorące główne (dwa mięsne, jedno rybne z wykluczeniem ryby panga, jedno wegańskie) do wyboru, iv. dodatki skrobiowe (co najmniej trzy rodzaje do wyboru) v. dodatki warzywne (do wyboru warzywa z grilla, z wody lub blanszowane, itp.), vi. deser (co najmniej 2 rodzaje do wyboru w ilości co najmniej 1 porcja na osobę), vii. napoje chłodzące i gorące (kawa, herbata, soki owocowe - przynajmniej 2 rodzaje) wraz z dodatkami typu mleko, cukier, cytryna. Posiłki każdego dnia powinny być różnorodne i będą ustalone z Zamawiającym po wcześniejszym przesłaniu przez Wykonawcę propozycji menu (po 3 propozycje menu na każdy dzień) do akceptacji. e. Kolacja wraz z oprawą muzyczną - II dzień - dania mięsne (min. 4 do wyboru) i. dodatki warzywne oraz sałatki (min. 2 rodzaje), ii. pakiet napoi bezalkoholowych (serwis napojów proporcjonalnie do ilości uczestników): napoje gazowane i niegazowane w tym woda, soki owocowe, herbata, kawa) iii. deser (min. 2 do wyboru). Wykonawca przedstawi po 3 propozycje menu dla każdej z opcji (po podpisaniu umowy): - opcja 1 kolacja grillowa, która powinna być zorganizowana w specjalnie wydzielonej do tego celu strefie, na terenie obiektu z zadaszeniem chacie grillowej, - opcja 2 dania kuchni regionalnej z odpowiednią oprawą muzyczną oraz aranżacją stołów. Zamawiający dokona wyboru 1 menu z wybranej opcji 1 lub opcji 2. f) Pozostałe wymagania wszystkie podawane przez Wykonawcę posiłki muszą: - być przygotowane w dniu świadczenia usługi i zgodnie dobrymi praktykami i wymaganiami HACCP; - odpowiadać standardom obowiązującym przy prowadzeniu działalności gastronomicznej tego rodzaju; - być bezwzględnie świeże; - być przygotowane ze świeżych produktów oraz mieć estetyczny wygląd; - być przygotowane na bazie produktów o najwyższej jakości;posiłki muszą posiadać odpowiednie walory smakowe i zapachowe. g) Wykonawca zapewnia serwis sprzątający w trakcie i po zakończeniu każdego posiłku. Uwaga: Zamawiający może dokonać faktycznej oceny obiektu hotelarskiego podczas wizytacji, w celu potwierdzenia spełnienia wszystkich wymogów postawionych przez Zamawiającego w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia. 10
W przypadku stwierdzenia rozbieżności, Zamawiający może odrzucić ofertę na podstawie art.89 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych. W celu wizytacji Zamawiający, zwróci się do Wykonawcy na piśmie o wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za oprowadzenie po pomieszczeniach obiektu hotelarskiego. Wyznaczenie osoby i godziny wizytacji (w zakresie od 9:00 do 16:00), odbędzie się następnego dnia roboczego, po otrzymaniu wezwania przez Wykonawcę, a dzień wizytacji będzie nie wcześniej niż kolejny dzień roboczy ale nie później niż czwartego dnia roboczego. Uwaga: Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia nadzoru nad prawidłową realizacją zamówienia, poprzez obecność swojego pracownika w miejscu organizacji narady w trakcie jej trwania. 11
Załącznik nr 4 do umowy 1. Temat/rodzaj spotkania/ szkolenia: PROTOKÓŁ ODBIORU.. 2. Termin realizacji usługi: 3. Liczba osób na rzecz, których były świadczone usługi: 4. Ocena realizacji usług: a) pomieszczenia/sale/miejsca, w których odbywało się wydarzenie, przygotowane zgodnie zgodne z wymaganiami określonymi w załączniku nr 3 do umowy*: b) posiłki zostały przygotowane i punktualnie podane o godzinie wskazanej przez Zamawiającego * : c) rodzaj posiłku/posiłków, ich ilość oraz jakość były zgodne z wymaganiami określonymi w załączniku nr 3 do umowy*: d) zastawa stołowa, sztućce, szklanki i filiżanki były zgodne z wymaganiami określonymi w załączniku nr 3 do umowy*: e) działanie integracyjne zostało zrealizowane zgodnie z ustaleniami między Wykonawcą a Zamawiającym*: f) zakwaterowanie uczestników w ilości i standardzie zgodnym z wymaganiami określonymi w załączniku nr 3 do umowy*: g) pozostałe usługi zgodne z wymaganiami określonymi w załączniku nr 3 do umowy*: 5. Zastrzeżenia/ nieprawidłowości:. 6. Czy nieprawidłowości wymienione w p. 5 zostały przez Wykonawcę niezwłocznie usunięte, zgodnie z umową, jak również obowiązującymi w tym zakresie standardami, w czasie pozwalającym na pełną i terminową realizację przedmiotu zlecenia?*.... (data i podpis pracownika Zamawiającego) Wykonawcy).... (data i podpis pracownika *Zaznaczyć właściwą odpowiedź 12