Sośnicowice, 9 marzec 2012r. Szanowna Pani Monika Morawiec Dyrektor Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Miejsko Gminnego Ośrodka Zdrowia w Sośnicowicach Wystąpienie pokontrolne Główny specjalista ds. kontroli wewnętrznej w dniach od 5 grudnia 2011r. do 7 lutego 2012r. przeprowadził kontrolę problemową w zakresie realizacji zadań statutowych, dostępności i poziomu udzielanych świadczeń, prawidłowości gospodarowania mieniem oraz gospodarki finansowej w Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej Miejsko Gminnym Ośrodku Zdrowia w Sośnicowicach za okres od 1 stycznia 2011 r. do dnia 7 lutego 2012 r. Ustalenia kontroli zawarte zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 8 lutego 2012 r., którego jeden egzemplarz pozostawiono w jednostce kontrolowanej. Poniżej przedstawiam poszczególne nieprawidłowości, wskazując zarazem wnioski zmierzające do ich usunięcia oraz osoby odpowiedzialne za nieprawidłowe wykonywanie czynności służbowych, stosownie do 18 ust.3 Regulaminu Kontroli Wewnętrznej obowiązującego w Urzędzie Miejskim w Sośnicowicach oraz w gminnych jednostkach organizacyjnych wprowadzonego Zarządzeniem Nr 72/2011 Burmistrza Sośnicowic z dnia 23.08.2011 r. W zakresie dokumentacji organizacyjnej Brak określenia w obowiązującym w SPZOZ regulaminie porządkowym: - zadań w przypadku statystyki medycznej oraz stanowiska do spraw osobowych pomimo, że zarówno statut oraz regulamin porządkowy przewidują ww stanowiska, - zakresów czynności dla osób zatrudnionych na stanowiskach higienistka środowiskowo szkolna oraz sekretarka medyczna. Powyższe było niezgodne z art. 18 a ust. 1a pkt 2 obowiązującej do dnia 30.06.2011r. ustawy z dnia 30 sierpnia 1991r. o zakładach opieki zdrowotnej ( Dz. U. z 2007r. Nr 14 poz. 89 z późniejszymi zmianami ), który stanowił, że: Regulamin porządkowy zakładu opieki zdrowotnej powinien określać w szczególności organizację i zadania poszczególnych jednostek organizacyjnych zakładu opieki zdrowotnej, w tym zakresy czynności pracowników.. Powyższa nieprawidłowość została już wykazana w poprzednim wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27 maja 2011r., a wniosek pokontrolny nie został zrealizowany. Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi Dyrektor SPZOZ, który zgodnie z art. 18 a ust. 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 1991r. o zakładach opieki zdrowotnej był odpowiedzialny za ustalenie regulaminu porządkowego zakładu opieki zdrowotnej. Wniosek Nr 1 W związku z wejściem w życie z dniem 01.07.2011r. ustawy z dnia 15 kwietnia 2011r. o działalności leczniczej ( Dz. U. z 2011r. Nr 112 poz. 654 z późniejszymi zmianami ) wprowadzić zgodnie z art. 23 ww ustawy regulamin organizacyjny mając na uwadze art. 24 ust. 1 ww ustawy, ze szczególnym uwzględnieniem art. 24 ust. 1 pkt 7, który stanowi, że: W regulaminie organizacyjnym podmiotu wykonującego działalność leczniczą określa się w szczególności organizację i zadania poszczególnych jednostek lub komórek organizacyjnych przedsiębiorstwa podmiotu oraz warunki współdziałania tych jednostek lub komórek dla zapewnienia sprawnego i efektywnego funkcjonowania podmiotu pod względem diagnostyczno-leczniczym, pielęgnacyjnym, rehabilitacyjnym i administracyjno-gospodarczym.
Określenie w regulaminie wynagradzania z dnia 22.10.1999r. wraz z późniejszymi zmianami, obowiązującym w SPZOZ maksymalnej wysokości dodatku za wysługę lat na poziomie 25 % wynagrodzenia zasadniczego, co było niezgodne z art. 62 d ust. 1 obowiązującej do dnia 30.06.2011r. ustawy z dnia 30 sierpnia 1991r. o zakładach opieki zdrowotnej, oraz jest niezgodne z obowiązującym obecnie przepisem art. 65 ust 1 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011r. o działalności leczniczej stanowiącym, że: Pracownikowi przysługuje dodatek za wysługę lat w wysokości wynoszącej po 5 latach pracy 5 % miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego. Dodatek ten wzrasta o 1 % za każdy dalszy rok pracy, aż do osiągnięcia 20 % miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego. Zgodnie bowiem z art. 5 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy, który stanowi, że : Jeżeli stosunek pracy określonej grupy pracowników regulują przepisy szczególne, przepisy kodeksu pracy stosuje się w zakresie nieuregulowanym tymi przepisami, brak jest podstaw do określenia maksymalnej wysokości dodatku za wysługę lat dla pracowników SPZOZ w wysokości przekraczającej wskazaną w art. 65 ust. 1 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011r. o działalności leczniczej tj. 20 %. W przypadku SPZOZ nie należy zapominać o zasadach gospodarowania środkami publicznymi ( art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych ), które mają charakter bezwzględnie obowiązujący. Tym samym podwyższenie dodatku za wysługę lat, skutkujące przekroczeniem poziomu wskazanego w przepisach art. 62 d ust. 1 obowiązującej do dnia 30.06.2011r. ustawy z dnia 30 sierpnia 1991r. o zakładach opieki zdrowotnej, oraz z obowiązującym obecnie przepisem art. 65 ust 1 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011r. o działalności leczniczej nie może być uznane za znajdujące oparcie w prawie. Regulamin wynagradzania winien zostać zmieniony w sposób odpowiadający prawu. Powyższa nieprawidłowość już została wykazana w poprzednim wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27 maja 2011r., a wniosek pokontrolny nie został zrealizowany. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi Dyrektor SPZOZ, który wprowadził aneksem z dnia 15.09.2010r. zmiany w regulaminie wynagradzania obowiązującym w SPZOZ dotyczące maksymalnej wysokości dodatku za wysługę lat. Wniosek nr 2 Dostosować zapisy obowiązującego w SPZOZ regulaminu wynagradzania w zakresie wysokości dodatku za wysługę lat do przepisów ustawy z dnia 15 kwietnia 2011r. o działalności leczniczej. W zakresie realizacji zadań statutowych Brak działalności poradni diabetologicznej, zdrowia psychicznego oraz leczenia bólu z gabinetem fizykoterapii co jest niezgodne z postanowieniami obowiązującego statutu, który przewiduje działalność powyższych poradni. Powyższa nieprawidłowość została już wykazana w poprzednim wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27 maja 2011r., a wniosek pokontrolny nie został zrealizowany. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi Dyrektor SPZOZ, który ponosi odpowiedzialność za zarządzanie podmiotem leczniczym niebędącym przedsiębiorcą zgodnie z art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011r. o działalności leczniczej. Wniosek Nr 3 Zapewnić działanie w SPZOZ wszystkich poradni przewidzianych w obowiązującym statucie, a w przypadku braku możliwości zapewnienia działania danej poradni dokonać odpowiedniej zmiany w statucie SPZOZ.
W zakresie gospodarowania mieniem Nie stosowanie zapisów obowiązującej Uchwały Nr XVIII/170/2004 Rady Miejskiej w Sośnicowicach z dnia 05.10.2004r. w sprawie zasad gospodarowania majątkiem trwałym przez SPZOZ w następujących przypadkach: - brak opinii Rady Społecznej dot. wynajmu pomieszczeń lokalowych na warunkach przetargu, co było niezgodne z 1 pkt 1 ww uchwały, - brak zgody Burmistrza Sośnicowic na nieodpłatne użyczenie pomieszczeń o pow. 92,70 m² NZOZ Caritas Diecezji Gliwickiej, co było niezgodne z 1 pkt 3 ww uchwały, - nie złożenie sprawozdania w terminie do 30 marca 2011r. do Rady Miejskiej w Sośnicowicach obejmującego wykaz zawartych umów w przedmiocie wynajmowania i wydzierżawiania majątku trwałego, co było niezgodne z 1 pkt 17 ww uchwały. Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi Dyrektor SPZOZ, który ponosi odpowiedzialność za zarządzanie podmiotem leczniczym niebędącym przedsiębiorcą zgodnie z art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011r. o działalności leczniczej. Wniosek Nr 4 Realizować obowiązki w zakresie zasad gospodarowania majątkiem trwałym przez SPZOZ wynikające z zapisów obowiązującej Uchwały Nr XVIII/170/2004 Rady Miejskiej w Sośnicowicach z dnia 05.10.2004r. w sprawie zasad gospodarowania majątkiem trwałym przez SPZOZ. Błędne wskazanie podstawy prawnej w zawartej umowie najmu lokalu z dnia 18.02.2011r pomiędzy SPZOZ jako wynajmującym, a Grażyną Wilczak - Wiśniewska jako najemcą, na najem pomieszczeń o łącznej powierzchni użytkowej 67,29 m². W 1 pkt 1 ww umowy wskazano podstawę zawarcia umowy powołując się na 1 pkt 3 i 4 zasad gospodarowania majątkiem trwałym SPZOZ ( Uchwała Nr XVIII/170/2004 Rady Miejskiej w Sośnicowicach z dnia 05.10.2004r. ) zamiast 1 pkt 1 i 4 ww uchwały. Zapis pkt 3 stanowi o nieodpłatnym rozporządzaniu mieniem przez SPZOZ, natomiast pkt 1 stanowi o wydzierżawieniu lub wynajęciu nieruchomości i pomieszczeń lokalowych podmiotom oferującym świadczenie usług opieki zdrowotnej, co ma miejsce w przypadku powyższej umowy najmu lokalu. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi Dyrektor SPZOZ, który w imieniu SPZOZ zawarł ww umowę najmu lokalu. Wniosek Nr 5 Każdorazowo w zawieranych umowach najmu wskazywać podstawę ich zawarcia zgodną z zapisami Uchwały Rady Miejskiej w Sośnicowicach określającej zasady gospodarowania majątkiem trwałym SPZOZ. Określanie terminów płatności rachunków w 2011r. dot. opłat związanych z używaniem lokalu niezgodnie z ustaleniami zawartej w dniu 18.02.2011r. umowy najmu lokalu, która stanowi, w 3 pkt 2 że: Najemca będzie uiszczał opłaty w formie ryczałtu miesięcznego w wysokości 465,00 zł. płatne do końca każdego miesiąca po wystawieniu rachunku przez Wynajmującego. Rachunki wskazywały następujące terminy płatności: - rachunek Nr RACH/006/2011 z dnia 02.03.2011r. za marzec 2011r. wskazywał termin płatności na dzień 03.03.2011r., - rachunek Nr RACH/010/2011 z dnia 07.04.2011r. za kwiecień 2011r. wskazywał termin płatności na dzień 06.05.2011r., - rachunek Nr RACH/011/2011 z dnia 12.05.2011r. za maj 2011r. wskazywał termin płatności na dzień 30.05.2011r., - rachunek Nr RACH/012/2011 z dnia 01.06.2011r. za czerwiec 2011r. wskazywał termin płatności na dzień 29.06.2011r.,
- rachunek Nr RACH/013/2011 z dnia 01.07.2011r. za lipiec 2011r. wskazywał termin płatności na dzień 21.07.2011r., - rachunek Nr RACH/014/2011 z dnia 01.08.2011r. za sierpień 2011r. wskazywał termin płatności na dzień 21.08.2011r., - rachunek Nr RACH/015/2011 z dnia 01.09.2011r. za wrzesień 2011r. wskazywał termin płatności na dzień 21.09.2011r., - rachunek Nr RACH/016/2011 z dnia 03.10.2011r. za październik 2011r. wskazywał termin płatności na dzień 23.10.2011r., - rachunek Nr RACH/017/2011 z dnia 02.11.2011r. za listopad 2011r. wskazywał termin płatności na dzień 22.11.2011r. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi Główny Księgowy SPZOZ, który odpowiada m.in. za wystawianie rachunków najemcy pomieszczeń wynajmowanych przez SPZOZ. Wniosek Nr 6 Zobowiązać Głównego Księgowego SPZOZ do wystawiana rachunków z tyt. opłat związanych z używaniem wynajmowanego lokalu zgodnie z zapisami zawartej umowy. W zakresie wynagrodzeń pracowników Nieprawidłowe naliczenie i wypłata dodatku za wysługę lat w przypadku czterech pracowników SPZOZ wymienionych w poz. 3, 4, 5 i 7 załącznika nr 1 do protokołu kontroli z dnia 08.02.2012r., którzy otrzymywali dodatek za wysługę lat w wysokości 25 % wynagrodzenia zasadniczego w okresie objętym kontrolą tj. od 01.01.2011r. do 31.12.2011r., w oparciu o zapisy obowiązującego w SPZOZ regulaminu wynagradzania, którego zapisy pozostają w sprzeczności z art. 62d ust. 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 1991r. o zakładach opieki zdrowotnej obowiązującej do dnia 30.06.2011r. oraz art. 65 ust. 1 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011r. o działalności leczniczej. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi Dyrektor SPZOZ, który wprowadził aneksem z dnia 15.09.2010r. zmiany w regulaminie wynagradzania obowiązującym w SPZOZ dotyczące maksymalnej wysokości dodatku za wysługę lat. Wniosek nr 7 Dodatek za wysługę lat naliczać i wypłacać zgodnie z art. 65 ust. 1 obowiązującej ustawy z dnia 15 kwietnia 2011r. o działalności leczniczej. Naliczenie i wypłata pracownikowi wymienionemu w poz. 2 załącznika nr 1 do protokołu kontroli z dnia 08.02.2012r. w dniu 25.02.2011r. nagrody jubileuszowej za 20 lat pracy w nieprawidłowej wysokości. Nagroda została naliczona i wypłacona w kwocie 2 653,70 zł. podczas gdy prawidłowo naliczona nagroda jubileuszowa wynosi 2 648,85 zł. tj. o 4,85 zł. mniej niż naliczono i wypłacono. Powyższe było niezgodne z art. 62a pkt 1 obowiązującej do 30.06.2011r. ustawy z dnia 30 sierpnia 1991r. o zakładach opieki zdrowotnej. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi Główny Księgowy SPZOZ, który nalicza i dokonuje wypłaty nagród jubileuszowych dla pracowników SPZOZ. Wniosek nr 8 Zobowiązać Głównego Księgowego SPZOZ do naliczania i wypłaty nagród jubileuszowych w prawidłowej wysokości. Wystąpić do pracownika, który otrzymał nagrodę jubileuszową w nieprawidłowej wysokości z wnioskiem o dobrowolny zwrot na rachunek SPZOZ kwoty 4,85 zł. tyt. nieprawidłowo naliczonej i wypłaconej nagrody jubileuszowej. W przypadku braku dobrowolnej wpłaty pracownika SPZOZ rozważyć dochodzenie ww należności od osoby odpowiedzialnej zgodnie z Działem V ustawy z dnia 26 czerwca 1976r. Kodeks pracy Odpowiedzialność materialna pracowników.
Wypłacanie Dyrektorowi SPZOZ ryczałtu na używanie do celów służbowych samochodu prywatnego za miesiąc lipiec 2011r. w wysokości nieprawidłowej. Naliczono i wypłacono ryczałt w kwocie 68,40 zł. podczas gdy z prawidłowego obliczenia wynika, iż Dyrektor powinien otrzymać ryczałt za miesiąc lipiec w wysokości 79,74 zł. tj. o 11,34 zł. więcej niż otrzymał. Powyższe naruszało przepisy 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy ( Dz. U. z 2002r. Nr 27 poz. 271 z późniejszymi zmianami ), który stanowi, że: Kwotę ustalonego ryczałtu, zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi Główny Księgowy SPZOZ, który dokonuje stosownych obliczeń oraz przeprowadza kontrolę formalno rachunkową dowodów księgowych będących podstawą do wypłaty świadczeń na rzecz pracowników SPZOZ. Wniosek nr 9 Zobowiązać Głównego Księgowego SPZOZ do naliczania i wypłaty ryczałtu za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych w wysokości wynikającej z zawartej umowy oraz przedstawionego przez pracownika SPZOZ oświadczenia o używaniu samochodu służbowego do celów służbowych. Dokonać wypłaty różnicy w wysokości 11,34 zł. wynikającej z błędnego obliczenia, przysługującego w lipcu 2011r. ryczałtu za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych na rzecz Dyrektora SPZOZ. W zakresie wydatków SPZOZ Realizacja zakupu oleju opałowego niezgodnie z obowiązującą w SPZOZ procedurą dokonywania wydatków nieobjętych przepisami Prawa zamówień publicznych, polegająca na przekroczeniu kwoty 7 500,00 zł. netto w przypadku jednorazowego zamówienia i nie zastosowaniu w związku z powyższym trybu zapytania ofertowego przewidzianego dla zamówień o wartości powyżej kwoty 7 500,00 zł. netto ( 4 pkt 1 ww procedury ). Powyższe miało miejsce w następujących przypadkach: - faktura VAT 91/01/2011 z dnia 17.01.2011r. na kwotę 7 926,83 zł. netto, - faktura VAT 271/02/2011 z dnia 18.02.2011r. na kwotę 8 073,17 zł. netto, - faktura VAT 453/03/2011 z dnia 22.03.2011r. na kwotę 8 780,49 zł. netto, - faktura VAT 981/10/2011 z dnia 18.10.2011r. wraz z korektą faktury 3/11/2011 z dnia 25.11.2011r. na kwotę 9 097,56 zł. netto, - faktura VAT 1145/11/2011 z dnia 25.11.2011r. na kwotę 10 048,78 zł. netto. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi Dyrektor SPZOZ, który jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej SPZOZ zgodnie z art. 53 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 2009r. Nr 157 poz. 1240 z późniejszymi zmianami ). Wniosek nr 10 Dokonywać wydatki na rzecz SPZOZ w oparciu o obowiązującą w SPZOZ procedurę dokonywania wydatków nieobjętych przepisami Prawa zamówień publicznych w Miejsko Gminnym Ośrodku Zdrowia w Sośnicowicach przy ul. Gliwickiej 28 Stosownie do treści 18 ust.8 Regulaminu Kontroli Wewnętrznej, sprawozdanie o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych należy przedłożyć Burmistrzowi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.
Do powyższego wystąpienia pokontrolnego przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Do wiadomości: - Dyrektor Zespołu Ekonomiki Oświaty Zdrowia i Kultury w Łanach Wielkich. BURMISTRZ Marcin Stronczek ( podpis Burmistrza )