WOJEWODA MAŁOPOLSKI DG.II.0931-9-04 Kraków, dnia 16.CZE.2004 Pan Adam Samborski Wójt Gminy Racławice Zespół Kontrolny Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie przeprowadził w II kwartale 2004 r. kontrol kompleksow w kierowanym przez Pana Urzdzie, której przedmiotem była ocena prawidłowoci wykonywania przez Urzd Gminy Racławice zada z zakresu administracji rzdowej realizowanych na podstawie ustawy lub porozumienia z organami administracji rzdowej. Badaniom poddano realizacj wyej wymienionych zada w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2003 roku. Ustalenia kontroli zawarte zostały w podpisanym przez Pana Wójta protokole w dniu 26 maja 2004 r. Sprawy finansowo-ksigowe: Otrzymane w 2003 r. dotacje na zadania z zakresu administracji rzdowej w wysokoci 258.548,00 zł na dzie 31 grudnia 2003 r. zostały zrealizowane w kwocie 258.544,09 zł, w tym na: administracj publiczn (dz. 750) 35.500,00 zł, na bezpieczestwo publiczne i ochron przeciwpoarow (dz. 754) 300,00 zł, na owiat i wychowanie (dz. 801) 734,00 zł, na opiek społeczn (dz. 853) 173.010,09 zł, na gospodark komunaln (dz. 900) 49.000,00 zł. Rónica w kwocie 3,91 zł zwrócona została na konto Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w dniu 31 grudnia 2003 r. (rozdział 85313 201), w kwocie 2,97 zł, (rozdział 85316 201), w kwocie 0,94 zł. Dotacje na zadania własne w planowanej wysokoci 12.924 zł zostały zrealizowane na dzie 31 grudnia 2003 r. w kwocie 12.924 zł. Wyej wymienione dotacje zostały ujte w budecie Gminy. Otrzymane dotacje zostały wykorzystane z ich pierwotnym przeznaczeniem. Objte kontrol dowody rozrachunkowe spełniaj wymogi okrelone w Ustawie z dnia 29 wrzenia 1994 r. o rachunkowoci (tekst jednolity z 2002 r. Dz. U. Nr 76, poz. 694) sprawdzone s pod wzgldem merytorycznym, formalno rachunkowym oraz zatwierdzony do wypłaty przez osoby uprawnione. Kwoty dotacji na zadania z zakresu administracji rzdowej s zgodne z ewidencj ksigow oraz sprawozdaniem Rb-50 o wydatkach zwizanych z wykonywaniem zada z zakresu administracji rzdowej oraz innych zada zleconych jednostkom samorzdu terytorialnego ustawami za 2003 r. 31-156 Kraków, ul. Basztowa 22 * tel. (12) 61 60 200 * fax (12) 422 72 08
W objtych kontrol listach wypłat zasiłków z kwotami podanymi w decyzjach rozbienoci nie stwierdzono. Wysoko rent socjalnych okrelona w decyzjach jest zgodna z listami wypłat. Poza ustaleniami pozytywnymi kontrola wykazała równie nieprawidłowoci polegajce w szczególnoci na niedotrzymaniu warunków okrelonych w 4 pkt. 2 umowy Nr MAŁ/599/KPRM/2003 zawartej przez Wójta Gminy Racławice z Szefem Kancelarii Prezesa Rady Ministrów w dniu 14 padziernika 2003 r., dotyczcej udzielenia dotacji z rezerw celowych pastwa na dofinansowanie zadania zwizanego z usuwaniem skutków powodzi z roku 2001. Zgodnie z zapisem przedmiotowej umowy w 2003 r. Gminie Racławice została udzielona dotacja celowa w kwocie 200.000,00 zł, natomiast tamtejszy samorzd ze rodków własnych zobowizał si przeznaczy w 2003 r. kwot 91.691,03 zł. Kontrola ustaliła, e w 2003 r. na realizacj umowy Nr MAŁ/599/KPRM/2003 Gmina wydatkowała kwot 242.584,77 zł w tym ze rodków dotacji kwot 200.000,00 zł, natomiast ze rodków własnych kwot 42.584,77 zł. Pozostał cz udziału własnego w wysokoci 49.106,28 zł Gmina wydatkowała 31 marca 2004 r. W zwizku z brakiem pokrycia w 2003 r. przez jednostk samorzdu terytorialnego udziału własnego kosztów zadania zgodnie z zapisem 8 umowy nr MAŁ/599/KPRM/2003 Gmina winna zwróci do budetu pastwa otrzyman dotacj w wysokoci 200.000,00 zł wraz z odsetkami jak dla zaległoci podatkowych liczc od daty podpisania protokołu, tj. od dnia 4 maja 2004 r. Sprawy obywatelskie: Kontrola wykazała redni dbało w zakresie prowadzenia i przechowywania ksig stanu cywilnego oraz sporzdzania aktów stanu cywilnego. Dokumenty w aktach zbiorowych były kompletowane prawidłowo. W prawidłowy sposób i terminowo zawiadamiane były organy ewidencji ludnoci o rejestracji zgonu. W ramach działalnoci Urzdu w przedmiotowym zakresie wystpiły nastpujce uchybienia: Ksig urodze prowadzono od 1981 roku, co jest niezgodne z przepisem 12 ust. 2 Rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 26 padziernika 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporzdzania aktów stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zawiadcze i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z pón. zm.), stanowicym, e ksigi stanu cywilnego prowadzi si przez okres nie dłuszy ni 5 lat. W sposób niestaranny sporzdzono akt urodzenia, co nie koresponduje z zapisem 2 ust. 2 Rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 26 padziernika 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporzdzania aktów stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zawiadcze i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z pón. zm.), stanowicym, e akt stanu cywilnego powinien by sporzdzony starannie i czytelnie. Nie odnotowano na wnioskach o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego stosunku pokrewiestwa lub stosunku prawnego łczcego osob wnioskujc z osob, której akt dotyczy, jak równie odpisy aktów stanu cywilnego przesyłane były poczt zwykł, a nie polecon, co stoi w sprzecznoci z wymaganiami stawianymi przez art. 83 ust. 1 ustawy z dnia 29 wrzenia 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. Nr 36, poz. 180 z pón. zm.). W decyzjach nieprawidłowo oznaczany jest organ wydajcy decyzje w zakresie rejestracji stanu cywilnego - Urzd Stanu Cywilnego. Zgodnie z treci art. 6 ustawy z dnia 29 wrzenia 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego ( Dz. U. Nr 36, poz. 180 z pón. zm.), 2
organem wydajcym decyzje jest Kierownik Urzdu Stanu Cywilnego, a Urzd Stanu Cywilnego jest jednostk pomocnicz kierownika urzdu. Dlatego te piecz nagłówkowa i piecz okrgła odciskana na decyzjach winna wskazywa jako organ wydajcy decyzje - Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego. Kierownik Urzdu Stanu Cywilnego wyjanił, e pieczcie zostały zamówione. Nie dokonano zmiany symboli klasyfikacyjnych teczek aktowych z dniem wejcia w ycie rozporzdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 marca 2003 r. zmieniajcego rozporzdzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz. U. Nr 69, poz. 636). Kontrola stwierdziła prawidłowe realizowanie zada wynikajcych z ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych. Dokumentacja zwizana z ewidencj ludnoci i dowodami osobistymi prowadzona jest zgodnie z przepisami, obieg dokumentacji słucej do aktualizacji gminnego zbioru meldunkowego, ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych jest prawidłowy i terminowy. Wszelkie zdarzenia wynikajce z ruchu ludnoci, a take ze zmian osobowych, słuce do aktualizacji zbiorów meldunkowych wprowadzane s do bazy danych, aktualizujc tym samym zbiory kartoteczne. Sprawy obywateli załatwiane były prawidłowo poprzez wydawanie dowodów osobistych, wydawanie decyzji z zakresu ewidencji ludnoci, wydawanie zawiadcze. Postpowania administracyjne pod wzgldem merytorycznym prowadzone były poprawnie. Stwierdzono jednake uchybienia proceduralne, które wpłynły na obnienie oceny całoci wykonywanych zada z zakresu ewidencji ludnoci i obsługi obywateli w tym zakresie. Uchybienia te były jednostkowe i dotyczyły wadliwego zawiadamiania stron o wszczciu postpowania, nie informowania wszystkich stron o przyczynie zwłoki w załatwieniu sprawy oraz na niezapewnieniu stronom udziału we wszystkich stadiach postpowania. Ponadto stwierdzono cały szereg uchybie dotyczcych nie przestrzegania instrukcji kancelaryjnej w zakresie rejestrowania pism i znakowania spraw. Nie budzi zastrzee natomiast sposób postpowania przy wydawaniu dowodów osobistych dla mieszkaców Gminy. Wymiana dowodów osobistych przebiegała w sposób prawidłowy. Sposób prowadzenia dokumentacji zwizanej z wydawaniem dowodów osobistych i jej obieg ocenia si jako bardzo dobry. Przeprowadzona kontrola realizacji zada wynikajcych z ustawy o powszechnym obowizku obrony RP i przepisów wykonawczych do tej ustawy wykazała, i zadania z zakresu przygotowania poboru realizowane s właciwie. Stwierdzono natomiast nie przestrzeganie poniszych przepisów rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych z dnia 5 maja 1992 r. w sprawie rejestracji przedpoborowych (Dz. U. Nr 40, poz. 173 z pón. zm.) przy realizacji zada zwizanych z rejestracj przedpoborowych: - 10 - brak udokumentowania o rozplakatowaniu obwieszcze na terenie gminy, - 19 ust. 1 - sprawozdanie z wyników rejestracji przedpoborowych przekazane zostało po terminie, - 19 ust. 2 - wykaz przedpoborowych został zarejestrowany jako dokument jawny. Nie przestrzegano take zasad okrelonych w 16 ust. 1 i 17 ust. 3, 23 ust. 1 rozporzdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z pón. zm.), poniewa nie została załoona teczka aktowa 5212 - Ewidencja poborowych, którzy nie zgłosili si do poboru, pisma wchodzce nie były zarejestrowane, spis spraw nie został zakoczony, brak było take daty ostatecznego załatwienia sprawy. 3
Ewidencja działalnoci gospodarczej: Ustalenia przeprowadzonej kontroli wykazały, e rozpatrywanie i załatwianie zgłosze w sprawach wpisów do ewidencji przebiegało sprawnie. Wpisów do ewidencji wraz z ich potwierdzaniem w formie zawiadcze dokonywano - co naley podkreli - w dniu ich wniesienia do Urzdu. Dla uproszczenia procedury ewidencyjnej stosowano druki zgłoszenia, udostpniane zgłaszajcym podjcie działalnoci gospodarczej. Od zgłosze-wniosków o wpis do ewidencji lub zmian wpisu pobierana była opłata w obowizujcych kwotach (odpowiednio 100 i 50 zł), okrelonych w art. 88a ust. 4 ustawy - Prawo działalnoci gospodarczej. Ewidencjonowanym przedsibiorcom udzielano poucze informacyjnych zamieszczanych w treci wydawanych im zawiadcze o wpisie do ewidencji, niezalenie od uzupełniajcego przekazywania im ustnych informacji, wskazujcych dodatkowe wymogi, jakie zobowizani s spełni w zwizku z podejmowaniem samodzielnej działalnoci gospodarczej. Dokumentacja załatwianych spraw prowadzona jest starannie i przejrzycie. rodowisko i rolnictwo: Nie stwierdzono uchybie z zakresu przestrzegania przepisów ustawy o ochronie gruntów rolnych i lenych. Kontrola realizacji zada zleconych obligatoryjnie gminie z zakresu rolnictwa wykazała, e w Urzdzie Gminy Racławice w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2003 r. w sposób prawidłowy prowadzony był nadzór nad kontraktacyjnymi uprawami maku i konopi oraz zapobieganie nielegalnym uprawom maku i konopi. Ustalono take, e na terenie Gminy nie było upraw nasiennych, dla których naleałoby zabezpieczy pasy izolacji przestrzennej. W kontrolowanym okresie nie stwierdzono podejmowania działa dotyczcych zwalczania chorób rolin lub szkodników, które naleałoby zwalcza z urzdu. W zakresie działania zmierzajcego do usunicia skutków powodzi w badanym okresie na podstawie analizowanej dokumentacji w postaci protokołów strat, dokumentacji dotyczcej wyłonienia wykonawców, protokołów odbioru robót, oraz faktur ustalono, e: - wykonawców wyłoniono w trybie przetargów nieograniczonych, - z wykonawcami były spisane umowy okrelajce zakresy robót, termin realizacji i sposób zapłaty, - w okresie objtym kontrol całkowicie zakoczono planowane zadania w zakresie usuwania skutków powodzi, - zrealizowane zadania zostały komisyjnie odebrane, - dokumentacja finansowa odzwierciedla realizacj zada, faktury zawieraj wymagane opisy. Zarzdzanie kryzysowe, ochrona ludnoci i sprawy obronne: Zadania w zakresie obrony cywilnej (ochrony ludnoci) i spraw obronnych realizowane s przez Urzd Gminy Racławice na poziomie niedostatecznym. Podczas kontroli stwierdzono, e opracowane zostały nastpujce dokumenty: - w zakresie realizacji zada obrony cywilnej i powszechnej samoobrony - Plan Obrony Cywilnej Gminy Racławice opracowano w 2000 r. zgodnie z Zasadami opracowania planów OC powiatów i gmin na terenie województwa małopolskiego stanowicymi załcznik do Wytycznych Wojewody Małopolskiego z dnia 15 grudnia 1999 r. do realizacji zada zarzdzania kryzysowego, ochrony ludnoci i spraw obronnych w 2000 r., 4
uzgodniony ze Starostwem Powiatowym w Miechowie w dniu 18 grudnia 2000 r., zatwierdzony przez Wójta w dniu 18 grudnia 2000 r. (Plan nie aktualizowany), - w ramach planowania działalnoci biecej Plan działania Gminy w zakresie obrony cywilnej (ochrony ludnoci), zarzdzania - reagowania kryzysowego i spraw obronnych na 2003 r., - Gminny plan osigania wyszych stanów gotowoci Urzdu do reagowania na sytuacje kryzysowe, - w ramach planowania i realizacji zada obronnych Plan wiadcze osobistych oraz etatowych i doranych wiadcze rzeczowych przewidzianych do wykonania w razie ogłoszenia mobilizacji lub wybuchu wojny oraz Plan akcji kurierskiej. Kontrola wykazała uchybienia i nieprawidłowoci, dotyczce planowania działalnoci w zakresie realizacji zada obrony cywilnej i powszechnej samoobrony oraz planowania i realizacji zada obronnych. W szczególnoci nie zostały opracowane nastpujce dokumenty: 1. W zakresie realizacji zada Obrony Cywilnej: - zestawienie ewentualnych strat w sprzcie i materiałach, - priorytety działa ratowniczych, - podział sił i rodków na rejony działania (formacji OC oraz sił współdziałajcych), - wykaz elementów Systemu Wykrywania i Alarmowania, - wykaz rodków transportu niezbdnych do przeprowadzenia ewakuacji z podaniem podmiotu, od którego planuje si pozyska oraz sposobu pozyskania tych rodków, - schemat łcznoci kierowania ewakuacj, - plan zapewnienia niezbdnych warunków do ycia ludnoci ewakuowanej w zakresie potrzeb aprowizacyjnych, sanitarnych i lokalowych, - zasady ochrony przed skaeniami płodów rolnych w gospodarstwach indywidualnych, - czynnoci Zespołu Kierowania Obron Cywiln w czasie osigania wyszych stanów gotowoci obronnej, - zakres i harmonogram realizacji zada przewidzianych dla Obrony Cywilnej w okresie osigania wyszych stanów gotowoci obronnej, - podział stanu osobowego Zespołu Kierowania Obron Cywiln na stanowiska okrelone w strukturach organizacyjnych czasu W, - struktura kierowania Obron Cywiln podczas osigania wyszych stanów gotowoci obronnej (schemat), - plan działania samodzielnego plutonu ratownictwa ogólnego w formie opisowej, - plany działania formacji OC w czci graficznej na mapach, - zarzdzenie wprowadzajce Wójta w sprawie osigania wyszych stanów gotowoci Urzdu Gminy do reagowania na sytuacje kryzysowe, - regulamin funkcjonowania Urzdu w wyszych stanach gotowoci do reagowania na sytuacje kryzysowe. 2. W zakresie realizacji zada obronnych: - Plan Operacyjny Funkcjonowania Gminy Racławice w warunkach zewntrznego zagroenia bezpieczestwa pastwa (kryzysu polityczno militarnego) i wojny, - dokumentacja dotyczca realizacji zada na rzecz wojsk sojuszniczych. 5
Ponadto w Planie OC wykaz jednostek organizacyjnych (formacji) Obrony Cywilnej i ich wyposaenia wymaga aktualizacji. Nie okrelono czasu osigania gotowoci do działania jednostek organizacyjnych (formacji) OC. Zarzdzenie w sprawie powołania Zespołu Kierowania Procesem Ewakuacji (Przyjcia) Ludnoci oraz zestawienie liczbowe ewakuowanej ludnoci z poszczególnych rejonów z podaniem miejsc jej przemieszczenia wymagaj aktualizacji. Nie utworzono formacji OC i nie nałoono wiadcze rzeczowych na potrzeby Punktu Zabiegów Weterynaryjnych. Nie ustalono zada w zakresie Obrony Cywilnej jednostkom organizacyjnym działajcym na terenie Gminy oraz nie prowadzono kontroli realizacji zada Obrony Cywilnej w jednostkach organizacyjnych. Nie nadano kart przydziału organizacyjno mobilizacyjnego do formacji OC. Nie przeszkolono kadry kierowniczej Urzdu Gminy Racławice, organów kierowania Obron Cywiln oraz ludnoci w zakresie OC i powszechnej samoobrony. Nie popularyzuje i nie upowszechnia si problematyki Obrony Cywilnej. Stwierdzono brak dokumentacji szkoleniowej. W Planie wiadcze osobistych oraz etatowych i doranych wiadcze rzeczowych przewidzianych do wykonania w razie ogłoszenia mobilizacji lub wybuchu wojny nie ujto wiadcze osobistych i rzeczowych dotyczcych Obrony Cywilnej. Nie dokonano stosownych uzgodnie z jednostkami organizacyjnymi wyszczególnionymi w Planie osigania wyszych stanów gotowoci Urzdu do reagowania na sytuacje kryzysowe, a take nie wykonano arkusza uzgodnie. Kontrola wykazała, e nie przygotowano rejestru wykonanych wiadcze na rzecz obrony. Nie przestrzegano przepisu art. 61 4 Kodeksu postpowania administracyjnego w sprawach dotyczcych nakładania obowizku wiadcze na rzecz obrony. Nie prowadzono teczek aktowych dotyczcych wiadcze na rzecz obrony oraz akcji kurierskiej zgodnie z instrukcj kancelaryjn dla organów gmin i zwizków midzygminnych. Nie uruchomiono procedury zwizanej z reklamowaniem na wniosek. Nie uzupełniono załczników do regulaminu organizacyjnego Urzdu na czas zewntrznego zagroenia bezpieczestwa pastwa i wojny oraz do instrukcji działania stałego dyuru. Nie dostosowano dokumentacji dotyczcej organizacji stanowisk kierowania do wytycznych Wojewody Małopolskiego z dnia 21 listopada 2002 r. w sprawie organizacji i zapewnienia warunków funkcjonowania powiatowych i gminnych jednostek samorzdu terytorialnego na stanowiskach kierowania na czas zewntrznego zagroenia bezpieczestwa i wojny. Nie uzupełniono brakujcych dokumentów i druków w planie akcji kurierskiej, a take nie zweryfikowano poszczególnych elementów planu pod wzgldem ich zgodnoci z wzorami dokumentów stanowicymi załczniki do rozporzdzenia w sprawie trybu dorczania kart powołania i rozplakatowania obwieszcze o stawieniu si osób do czynnej słuby wojskowej. Nie wykonano nowej mapy przedstawiajcej organizacj akcji kurierskiej. Nie zabezpieczono rodków technicznych do rozplakatowania obwieszcze oraz nie przygotowano dla kurierów - wykonawców kompletów druków do wypełniania w czasie akcji kurierskiej i po jej zakoczeniu. Nie przeprowadzono szkolenia osób przewidzianych do udziału w akcji kurierskiej z zakresu obowizków wykonywanych podczas akcji. Nie przechowywano tabeli sygnałowej okrelajcej zakres przedsiwzi na rzecz obrony zgodnie z załoeniami i schematem akcji kurierskiej dla terenu województwa. Przyjmowanie i rozpatrywanie skarg i wniosków: Nie wniesiono zastrzee do organizacji i przyjmowania stron w sprawach skarg i wniosków. W kontrolowanym okresie nie wpłynła adna skarga do Urzdu Gminy Racławice. 6
Kontrol objto równie działalno Gminnego Orodka Pomocy Społecznej w Racławicach. Podczas kontroli tej jednostki ustalono midzy innymi, e Kierownik Orodka nie posiada stosownej specjalizacji z zakresu organizacji pomocy społecznej., do czego zobowizuje art. 122 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej ( Dz. U. z 2004 r. Nr 64, poz. 593). Do kierownika ww. jednostki organizacyjnej skierowałem stosowne wystpienie pokontrolne, którego kopi przesyłam Panu Wójtowi w załczeniu dla zobrazowania całoci wyników oraz do słubowego wykorzystania. Działajc w oparciu o art. 15 pkt 2 i art. 25 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o administracji rzdowej w województwie (j. t. Dz. U. z 2001 r. Nr 80, poz. 872 z pón. zm.), w zwizku ze stwierdzonymi nieprawidłowociami w prowadzeniu spraw z zakresu administracji rzdowej, prosz Pana Wójta o ich wyeliminowanie poprzez: w zakresie spraw finansowo ksigowych: 1. Dokonanie zwrotu otrzymanej dotacji celowej w kwocie 200.000,00 zł przeznaczonej na usuwanie skutków powodzi na rachunek Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie w NBP O/O Kraków Nr konta 79101012700011112231000000, zgodnie z przepisami art. 93 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z pón. zm.) oraz w zwizku z niedopełnieniem obowizku przeznaczenia w 2003 r. na realizacj zadania rodków własnych gminy w wysokoci okrelonej w 4 umowy zawartej w dniu 14 padziernika 2003 r. z Szefem Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. w zakresie spraw obywatelskich: 2. Załoenie nowej ksigi urodze. 3. Staranne sporzdzanie aktów stanu cywilnego. 4. Wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego zgodnie z art. 83 ustawy z dnia 29 wrzenia 1986 roku - Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. Nr 36, poz. 180 z pón. zm.). 5. Stosowanie przepisów art. 10, 35, 36 oraz 61 4 k.p.a. w prowadzonych postpowaniach administracyjnych o wymeldowanie osób z pobytu stałego. 6. Udokumentowanie rozplakatowania obwieszcze zgodnie z 10 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych z dnia 5 maja 1992 r. w sprawie rejestracji przedpoborowych (Dz. U. Nr 40, poz. 173 z pón. zm.). 7. Przekazywanie sprawozdania z wyników rejestracji przedpoborowych w terminie okrelonym w 19 ust. 1 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych z dnia 5 maja 1992 r. w sprawie rejestracji przedpoborowych (Dz. U. Nr 40, poz. 173 z pón. zm.). 8. Rejestrowanie wykazu przedpoborowych jako dokument niejawny, zgodnie 19 ust. 2 cyt. wyej rozporzdzenia. 7
9. Załoenie teczek aktowych zgodnie z obowizujcym jednolitym rzeczowym wykazem akt dla organów gmin i zwizków midzygminnych. 10. Stosowanie przy załatwianiu spraw 16, 17, 18, 23 rozporzdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z pó. zm.). w zakresie zarzdzania kryzysowego, ochrony ludnoci i spraw obronnych: W zakresie realizacji zada Obrony Cywilnej: 11. Zaktualizowanie Planu Obrony Cywilnej Gminy Racławice, a w szczególnoci: a) opracowanie: zestawienia ewentualnych strat w sprzcie i materiałach; priorytetów działa ratowniczych; podziału sił i rodków na rejony działania (formacji OC oraz sił współdziałajcych); wykazu elementów Systemu Wykrywania i Alarmowania; wykazu rodków transportu niezbdnych do przeprowadzenia ewakuacji z podaniem podmiotu, od którego planuje si pozyska oraz sposobu pozyskania tych rodków; schematu łcznoci kierowania ewakuacj; planu zapewnienia niezbdnych warunków do ycia ludnoci ewakuowanej w zakresie potrzeb aprowizacyjnych, sanitarnych i lokalowych; zasad ochrony przed skaeniami płodów rolnych w gospodarstwach indywidualnych; czynnoci Zespołu Kierowania Obron Cywiln w czasie osigania wyszych stanów gotowoci obronnej; zakresu i harmonogramu realizacji zada przewidzianych dla Obrony Cywilnej w okresie osigania wyszych stanów gotowoci obronnej; podziału stanu osobowego Zespołu Kierowania Obron Cywiln na stanowiska okrelone w strukturach organizacyjnych czasu W ; struktury kierowania Obron Cywiln podczas osigania wyszych stanów gotowoci obronnej (schemat), b) zaktualizowanie: wykazu jednostek organizacyjnych (formacji) Obrony Cywilnej i ich wyposaenia; zarzdzenia w sprawie powołania Zespołu Kierowania Procesem Ewakuacji (Przyjcia) Ludnoci oraz zestawienia liczbowego ewakuowanej ludnoci z poszczególnych rejonów z podaniem miejsc jej przemieszczenia, c) okrelenie czasu osigania gotowoci do działania jednostek organizacyjnych (formacji) OC, d) utworzenie formacji OC oraz nałoenie wiadcze rzeczowych na potrzeby Punktu Zabiegów Weterynaryjnych. 12. Ustalenie zada w zakresie Obrony Cywilnej jednostkom organizacyjnym działajcym na terenie Gminy oraz prowadzenie kontroli realizacji zada OC w jednostkach organizacyjnych. 13. Sporzdzenie planu działania samodzielnego plutonu ratownictwa ogólnego w formie opisowej. 14. Opracowanie planów działania formacji OC w czci graficznej na mapach. 15. Nadanie kart przydziału organizacyjno mobilizacyjnych do formacji OC. 16. Przeprowadzenie szkolenia: kadry kierowniczej Urzdu Gminy Racławice, organów kierowania Obron Cywiln oraz ludnoci z zakresu Obrony Cywilnej i powszechnej samoobrony. 8
17. Podejmowanie działa majcych na celu popularyzowanie i upowszechnianie problematyki Obrony Cywilnej. 18. Prowadzenie dokumentacji szkoleniowej. 19. Ujmowanie w Planie wiadcze osobistych oraz etatowych i doranych wiadcze rzeczowych przewidzianych do wykonania w razie ogłoszenia mobilizacji lub wybuchu wojny wiadcze osobistych i rzeczowych dotyczcych Obrony Cywilnej. 20. Opracowanie: zarzdzenia wprowadzajcego Wójta w sprawie osigania wyszych stanów gotowoci Urzdu Gminy do reagowania na sytuacje kryzysowe oraz regulaminu funkcjonowania Urzdu w wyszych stanach gotowoci do reagowania na sytuacje kryzysowe. 21. Dokonanie stosownych uzgodnie z jednostkami organizacyjnymi wyszczególnionymi w Planie osigania wyszych stanów gotowoci Urzdu do reagowania na sytuacje kryzysowe oraz wykonanie arkusza uzgodnie. W zakresie realizacji zada obronnych: 22. Opracowanie: Planu Operacyjnego Funkcjonowania Gminy Racławice w warunkach zewntrznego zagroenia bezpieczestwa pastwa (kryzysu polityczno militarnego) i wojny oraz dokumentacji dotyczcej realizacji zada na rzecz wojsk sojuszniczych. 23. Przygotowanie rejestru wykonanych wiadcze na rzecz obrony. 24. Przestrzeganie przepisu art. 61 4 Kodeksu postpowania administracyjnego w sprawach dotyczcych nakładania obowizku wiadcze na rzecz obrony. 25. Prowadzenie teczek aktowych dotyczcych wiadcze na rzecz obrony oraz akcji kurierskiej zgodnie z instrukcj kancelaryjn dla organów gmin i zwizków midzygminnych. 26. Uruchomienie procedury zwizanej z reklamowaniem na wniosek. 27. Uzupełnienie załczników do regulaminu organizacyjnego Urzdu na czas zewntrznego zagroenia bezpieczestwa pastwa i wojny oraz do instrukcji działania stałego dyuru. 28. Dostosowanie dokumentacji dotyczcej organizacji stanowisk kierowania do Wytycznych Wojewody Małopolskiego z dnia 21 listopada 2002 r. w sprawie organizacji i zapewnienia warunków funkcjonowania powiatowych i gminnych jednostek samorzdu terytorialnego na stanowiskach kierowania na czas zewntrznego zagroenia bezpieczestwa i wojny. 29. Uzupełnienie brakujcych dokumentów i druków w planie akcji kurierskiej oraz zweryfikowanie poszczególnych elementów planu pod wzgldem ich zgodnoci z wzorami dokumentów stanowicymi załczniki do rozporzdzenia w sprawie trybu dorczania kart powołania i rozplakatowania obwieszcze o stawieniu si osób do czynnej słuby wojskowej. 30. Wykonanie nowej mapy przedstawiajcej organizacj akcji kurierskiej. 9
31. Zabezpieczenie rodków technicznych do rozplakatowania obwieszcze oraz przygotowanie dla kurierów wykonawców kompletów druków do wypełniania w czasie akcji kurierskiej i po jej zakoczeniu. 32. Przeprowadzenie szkolenia osób przewidzianych do udziału w akcji kurierskiej z zakresu obowizków wykonywanych podczas akcji. 33. Przechowywanie tabeli sygnałowej okrelajcej zakres przedsiwzi na rzecz obrony zgodnie z załoeniami i schematem akcji kurierskiej dla terenu województwa. w zakresie spraw dotyczcych funkcjonowania Gminnego Orodka Pomocy Społecznej w Racławicach: 34. Podjcie działa zmierzajcych do uzupełnienia przez Pani Kierownik kwalifikacji o specjalizacj z zakresu organizacji pomocy społecznej, zgodnie z art. 122 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej ( Dz. U. z 2004 r. Nr 64, poz. 593). Prosz poinformowa mnie, za porednictwem Biura Dyrektora Generalnego Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie, o sposobie realizacji wniosków zawartych: a) w punktach 1-10 i 34, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystpienia pokontrolnego, b) w punktach 11-33, w terminie 6 miesicy od daty otrzymania niniejszego wystpienia pokontrolnego. (-) Jerzy Adamik 10