PROTOKÓŁ kontroli problemowej Gminy Kalwaria Zebrzydowska

Transkrypt

1 MAŁOPOLSKI URZD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ SPRAW OBYWATELSKICH I CUDZOZIEMCÓW SO.IV Kraków, 13 padziernika 2009 roku PROTOKÓŁ kontroli problemowej Gminy Kalwaria Zebrzydowska Jednostka kontrolowana: Gmina Kalwaria Zebrzydowska Adres: ul. Mickiewicza 7, Kalwaria Zebrzydowska Kontrol przeprowadził w dniu 22 wrzenia 2009 r. upowaniony pracownik Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie: Pani Joanna Komider, inspektor w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie, nr upowanienia SO.IV z dnia r. Przedmiotem kontroli było: sprawdzenie realizacji zada z zakresu rejestracji stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk, w tym równie realizacja zalece wydanych w wyniku poprzedniej kontroli Gminy Kalwaria Zebrzydowska, weryfikacja przekazanej przez Gmin Kalwaria Zebrzydowska informacji o iloci prowadzonych w 2008 r. spraw dotyczcych realizacji zada zleconych w zakresie rejestracji stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk oraz ewidencji ludnoci i dowodów osobistych. Okres objty kontrol: 2008 rok Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Augustyn Ormanty - Burmistrz Kalwarii Zebrzydowskiej. Ustalenia z kontroli I. Sprawy rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imion i nazwisk W okresie objtym kontrol funkcj Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Kalwarii Zebrzydowskiej pełniła Pani Halina Sarapata, powołana na stanowisko uchwał Rady Miasta w Kalwarii Zebrzydowskiej z dnia 30 listopada 1995 roku, Nr XIII/96/95, Zastpc Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Kalwarii Zebrzydowskiej była Pani Maria Kwartnik powołana uchwał Rady Miasta i Gminy z dnia 22 padziernika 1990 roku, Nr VI/53/90.

2 W trakcie kontroli wyjanie udzielała Kierownik Urzdu Stanu Cywilnego w Kalwarii Zebrzydowskiej Pani Halina Sarapata. W Urzdzie Stanu Cywilnego w Kalwarii Zebrzydowskiej w 2008 roku sporzdzono ogółem: - 9 aktów urodzenia, aktów małestwa, akty zgonu. Wszystkie akty sporzdzone zostały za pomoc systemu komputerowego na lunych kartach, które do dnia kontroli nie zostały poddane oprawie. Z wyjanie Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Kalwarii Zebrzydowskiej wynika, i akty stanu cywilnego zostan oprawione w ksigi stanu cywilnego. Kada z ksig obejmowa bdzie akty sporzdzone w okresie 5 lat. W zakresie rejestracji małestw stwierdzono zachowanie terminu przekazywania przez duchownych zawiadcze stanowicych podstaw sporzdzenia aktu małestwa. Na zawiadczeniach odnotowywano dat ich wpływu do Urzdu Stanu Cywilnego w Kalwarii Zebrzydowskiej. Stwierdzono równie zachowanie terminu wanoci zawiadczenia oraz terminu sporzdzenia aktu małestwa. W przypadku małestw zawieranych w formie okrelonej w art. 1 2 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuczy (Dz. U r. Nr 9, poz. 59 ze zm.) zwanej w dalszej czci protokołu k.r.o., właciwie odtwarzane były podpisy osób zawierajcych małestwo oraz wiadków. Po sprawdzeniu akt zbiorowych stwierdzono prawidłowe przyjmowanie zapewnie o braku okolicznoci wyłczajcych zawarcie małestwa. Skontrolowano wszystkie akty małestw. Do aktów małestw prawidłowo prowadzono skorowidz alfabetyczny. W zakresie rejestracji zgonów stwierdzono, e zgłoszenia zgonów dokonywane były prawidłowo, w ustawowym terminie i przez osoby do tego upowanione zgodnie z treci art. 65 ustawy z dnia 29 wrzenia 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz ze zm.), zwanej dalej p.a.s.c. Stwierdzono prawidłowo sporzdzania aktów zgonu na podstawie kart zgonu. Terminy sporzdzania aktów zgonu były zachowane. Do akt zbiorowych dołczano kserokopi dowodu osobistego. Skontrolowano wszystkie akty zgonów. Do aktów zgonów prawidłowo prowadzono skorowidz alfabetyczny. Wszystkie akty urodzenia sporzdzone zostały na podstawie decyzji o wpisaniu treci zagranicznego aktu do polskiej ksigi urodze, zgodnie z treci przepisu art. 73 ustawy z dnia 29 wrzenia 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz ze zm.), zwanej dalej p.a.s.c. Stwierdzono, i w aktach nr 8 i 9 nazw miejsca urodzenia wpisano w polskim brzmieniu. Było to niezgodne z 14 ust. 2 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 26 padziernika 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporzdzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksig stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zawiadcze i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 ze zm.) zwanego w dalszej czci protokołu rozporzdzeniem MSWiA, który stanowi, e nazwy 2

3 miejscowoci, w których nastpiło zdarzenie wpisuje si w pisowni oryginalnej w alfabecie łaciskim. [Dowód: akta kontroli - karty nr 7-17] Skontrolowano wszystkie akty urodze. Do aktów prawidłowo prowadzono skorowidz alfabetyczny. Odpisy aktów stanu cywilnego wydawano osobom i instytucjom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie art. 83 p.a.s.c, okrelajcego krg osób upowanionych do wystpowania z wnioskiem. Na podaniach o wydanie odpisów z akt stanu cywilnego odnotowywano dane z dokumentów tosamoci wnioskodawców. Odbiór dokumentu przez wnioskodawc potwierdzany był podpisem na podaniu. Nie prowadzono dokumentacji dotyczcej przekazywania do ewidencji ludnoci urzdów gmin informacji na temat zmian w aktach stanu cywilnego. Zgodnie z owiadczeniem Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Kalwarii Zebrzydowskiej odpisy aktów stanu cywilnego przekazywane były do ewidencji ludnoci na bieco, lecz nie prowadzono w tym zakresie adnych zapisów. Brak było zatem moliwoci sprawdzenia efektywnoci działa majcych na celu aktualizacj danych zawartych w zbiorach meldunkowych i aktach stanu cywilnego. Art. 14 ustawy 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 ze zm.) stanowi, e dane dotyczce zmiany stanu cywilnego oraz innych zmian w aktach stanu cywilnego kierownik urzdu stanu cywilnego przekazuje niezwłocznie do organu gminy właciwego ze wzgldu na miejsce pobytu stałego osoby, której dane dotycz, a w przypadku braku miejsca pobytu stałego osoby - do organu właciwego ze wzgldu na ostatnie miejsce pobytu stałego lub czasowego trwajcego ponad 3 miesice oraz do organu, który wydał dowód osobisty. Kierownik urzdu stanu cywilnego musi zatem posiada dokumentacj, która potwierdza bdzie wykonanie cicego na organie obowizku. Stwierdzi take naley, e postpowanie wyjaniajce przed wydaniem decyzji prowadzone było w sposób prawidłowy, zgodnie z przepisami p.a.s.c., ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postpowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz ze zm.) zwanej dalej k.p.a., a w zakresie zmiany imion i nazwisk równie zgodnie z przepisami ustawy z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk (Dz. U. z 2005 r. Nr 233, poz ze zm.). Decyzje skonstruowane były w sposób prawidłowy i zawierały wszystkie składniki decyzji administracyjnej. Decyzje były skierowane do wszystkich stron postpowania i dorczane wszystkim stronom postpowania, zgodnie z przepisami Kodeksu postpowania administracyjnego, prawidłowo pouczano strony o moliwoci wniesienia rodków odwoławczych. Stwierdzono zatem, e zostało wykonane, zawarte w wystpieniu Wojewody Małopolskiego Nr ON.II.0931/7/02 z 3 czerwca 2002 roku, zalecenia pokontrolne dotyczce zamieszczania w decyzjach wszystkich składników decyzji administracyjnej, uwzgldniania w decyzjach wszystkich stron postpowania i prawidłowego dorczania decyzji. [Dowód: akta kontroli - karty nr 21-26] Poddano kontroli dokumentacj wszystkich spraw dotyczcych sprostowania oczywistych błdów pisarskich w treci aktów stanu cywilnego oraz uzupełnienia treci aktów stanu cywilnego. Nie stwierdzono narusze. Stwierdzono zatem, e zostały wykonane, zawarte w wystpieniu Wojewody Małopolskiego Nr ON.II.0931/7/02 z 3 czerwca 2002 roku, 3

4 zalecenie pokontrolne dotyczce prawidłowego kompletowania dokumentacji, która stanowiła podstaw wydawania decyzji administracyjnych. [Dowód: akta kontroli - karty nr 27-33] W 2008 roku w Urzdzie Stanu Cywilnego w Kalwarii Zebrzydowskiej zarejestrowano 2 sprawy z zakresu zmiany imion i nazwisk. Wniosek przyjto od zainteresowanej strony z zachowaniem właciwoci miejscowej. Decyzje zawierały prawidłow podstaw prawn i prawidłowe pouczenie o organie odwoławczym. [Dowód: akta kontroli - karty nr 34] W okresie objtym kontrol sprawy prowadzone były w nastpujcych teczkach aktowych i podteczkach: 1520 odtworzenie treci aktów stanu cywilnego sporzdzonych za granic, 5025 korespondencja z placówkami konsularnymi, rejestr urodze, owiadcze o uznaniu dziecka, skrócenie terminu na zawarcie małestwa, zawiadczenia konkordatowe, 5133/z/ - zawiadczenia, wnioski w sprawach uniewanienia aktów stanu cywilnego, rozwody - sprawy sdowe, 5136 postpowania w sprawie wyniesienia ksig stanu cywilnego poza lokal, 5137 odwołania w sprawie zmiany imion i nazwisk, 5138 orzeczenie o dostosowaniu imion i nazwisk do zasad pisowni polskiej, 5139 ustalenie brzmienia i pisowni imion i nazwisk, decyzje dotyczce zmian imion i nazwisk, zgłoszenie urodzenia dziecka i przesłania do właciwego urzdu stanu cywilnego miejsca rejestracji, 5142 zawiadczenia o wpisach, 5144 kopie aktów stanu cywilnego, korespondencja dotyczca 50-lecia poycia małestwa, 5145 wnioski w sprawach o nadania medalu 50-lecia poycia małeskiego, druki wielojzyczne, 5153 statystyka urodze, małestw i zgonów, 5153/K statystyka korespondencja, 5155 powiadczenie dokumentów w celu odtworzenia akt zbiorowych, 5156 zawiadomienia o przypiskach do akt Stanu Cywilnego, odpisy zupełne urodzenia małestwa i zgonów, korespondencja dotyczca zamiany imion i nazwisk, 5141 odpisy skrócone aktów stanu cywilnego. Nie wszystkie teczki aktowe prowadzone były zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, stanowicym, załcznik Nr 4 do instrukcji kancelaryjnej wprowadzonej rozporzdzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz ze zm.), zwanej w dalszej czci protokołu Instrukcj kancelaryjn. 4

5 Teczka aktowa oznaczona jako 1520 odtworzenie treci aktów stanu cywilnego sporzdzonych za granic, powinna by oznaczona jako 5150 tj. Wpisywanie treci zagranicznych aktów s.c. do polskich ksig s.c.. Zgodnie z Instrukcj kancelaryjn urzd stanu cywilnego moe wprowadzi własne oznaczenie podteczek, niezbdne jest jednak uzyskanie w takiej sytuacji zgody Archiwum Pastwowego. Dnia 4 wrzenia 2009 roku Kierownik Urzdu Stanu Cywilnego w Kalwarii Zebrzydowskiej przesłał do akceptacji Rzeczowy Wykaz Akt do Archiwum Pastwowego w Katowicach zgodnie z zapisem 15 Instrukcji kancelaryjnej. Rozpoczto procedur akceptacji wykazu akt prowadzonych przez Urzd Stanu Cywilnego w Kalwarii Zebrzydowskiej. Do czasu zakoczenia procesu akceptacji przez Archiwum Pastwowe w Katowicach niemoliwym jest stwierdzenie, i zawarte w wystpieniu Wojewody Małopolskiego Nr ON.II.0931/7/02 z 3 czerwca 2002 roku, zalecenia pokontrolne dotyczce oznaczenia teczek rzeczowych zostało wykonane. [Dowód: akta kontroli - karty nr 35-37] Urzd Stanu Cywilnego w Kalwarii Zebrzydowskiej mieci si na parterze budynku Urzdu Miasta i Gminy. Składa si z jednego pokoju Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego, w którym równie zorganizowano take archiwum. W tym samym pomieszczeniu, przyjmowane s strony, przechowywane s ksigi stanu cywilnego oraz bieca dokumentacja. Dokumenty Urzdu Stanu Cywilnego przechowywane s równie w metalowej szafie w pomieszczeniu, które jest jednoczenie przejciem ewakuacyjnym, a take pomieszczeniem z maszyn kopiujc. Dostp do pomieszcze maj wszyscy pracownicy Urzdu Miasta i Gminy w Kalwarii Zebrzydowskiej. Zarówno lokalizacja pomieszczenia, jak i spowodowany ograniczon iloci miejsca sposób przechowywania akt moe w sposób niekorzystny wpływa na ich stan fizyczny. Podkreli naley, e ksigi stanu cywilnego oraz akta zbiorowe, jako dokumenty oznaczone z uwagi na ich tre najwysz kategori archiwaln (kat. A), powinny by prawidłowo zabezpieczone nie tylko przed ich kradzie, ale równie przed zniszczeniem i uszkodzeniem ( 22 rozporzdzenia MSWiA). S to bowiem dokumenty zawierajce dane osobowe, które to dane pozostaj pod szczególn opiek prawn Pastwa, niezalenie od ochrony przewidzianej przez inne przepisy prawa (art. 23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny, Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.). Podkrelenia wymaga fakt, e przepis 23 rozporzdzenia MSWiA bezporedni odpowiedzialno za naleyte przechowywanie, zabezpieczenie i konserwacj ksig stanu cywilnego nakłada na wójta (burmistrza, prezydenta) oraz kierownika urzdu stanu cywilnego. Urzd nie posiada samodzielnej sali lubów. luby udzielane s w gabinecie Burmistrza Kalwarii Zebrzydowskiej. II. Weryfikacja iloci prowadzonych spraw Podczas kontroli dokonano porównania iloci spraw prowadzonych w 2008 roku, dotyczcych zada zleconych z zakresu administracji rzdowej zadeklarowanych przez kontrolowany Urzd z faktyczn iloci prowadzonych spraw. Dane liczbowe zawarte zostały w tabeli stanowicej załcznik do niniejszego protokołu. W wyniku weryfikacji dokonano nastpujcych ustale szczegółowych. Urzd Stanu Cywilnego 5

6 1. Sporzdzanie aktów stanu cywilnego (urodzenia, małestwa, zgony) ilo spraw zadeklarowana przez gmin: 291 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 291 Sprawdzono ilo aktów sporzdzonych w 2008 roku w ksigach stanu cywilnego: urodze, małestw, zgonów. 2. Wydawanie decyzji administracyjnych (decyzje na podstawie art. 28, 34, 35, 36, 70,73 p.a.s.c) ilo spraw zadeklarowana przez gmin: 27 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 29 Ustalono na podstawie dokumentacji spraw dotyczcych wpisywania do polskich ksig stanu cywilnego treci aktów stanu cywilnego sporzdzonych za granic na podstawie art. 73 p.a.s.c przechowywanych w teczce aktowej 5150 wpisanie treci aktów zagranicznych do polskich ksig stanu cywilnego (12 spraw), 5135 postpowanie i decyzje w sprawach sprostowania aktów stanu cywilnego (17 spraw), Zaistniała rozbieno wynika z błdu rachunkowego. Wyjanienia Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego przyjto do protokołu. 3. Wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego (skróconych, zupełnych, na drukach wielojzycznych) ilo spraw zadeklarowana przez gmin: 2794 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 2794 Ustalenia oparto na podstawie dokumentacji z teczek aktowych nr 5140 odpisy zupełne aktów stanu cywilnego 5141 odpisy skrócone aktów stanu cywilnego, odpisy na drukach midzynarodowych. 4. Wydawanie zawiadcze (o dokonanych w ksigach wpisach lub ich braku) ilo spraw zadeklarowana przez gmin: 1 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 1 Ustalono na podstawie dokumentacji z teczek aktowych Nr 5142 zawiadczenie o wpisach dokonywanych w ksigach s.c. lub ich braku. 5. Inne czynnoci kierownika USC (zawiadczenia na podstawie art. 71 p.a.s.c, zezwolenia wydane na podstawie art. 4 k.r.o, owiadczenia o uznaniu dziecka, owiadczenia o nadaniu dziecku nazwiska ma matki, owiadczenia o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małestwa, przypiski, wzmianki) ilo spraw zadeklarowana przez gmin: 1290 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 1290 Zweryfikowano na podstawie dokumentacji zawartej w teczkach aktowych 5133 zawiadczenia konkordatowe, skrócenie ustawowego terminu na zawarcie zwizku małeskiego 5156 zawiadomienia o przypiskach do aktów stanu cywilnego, 5133 zawiadczenia konkordatowe. 6. Decyzje w sprawie imion i nazwisk: ilo spraw zadeklarowana przez gmin: 1 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 2 Ustalono na podstawie dokumentów przechowywanych w teczce aktowej decyzje dotyczce zmiany imion i nazwisk. Niezgodno wynikła z błdu rachunkowego. Wyjanienia przyjto do protokołu. 6

7 7. Wnioski o nadanie medalu za długoletnie poycie małeskie ilo spraw zadeklarowana przez gmin: 18 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 19 Ustalono w oparciu o dokumenty w teczce aktowej 5145 wnioski w sprawach o nadanie medalu 50-lecia poycia małeskiego. Wynikła rozbieno wynika z błdu rachunkowego. Wyjanienia przyjto do protokołu. Ewidencja ludnoci / Dowody osobiste 1.Rejestracja zdarze meldunkowych: zameldowanie, przemeldowanie, wymeldowanie, emigracje, pobyt czasowy, stały ilo spraw zadeklarowana przez gmin: 688 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: Prowadzenie ewidencji ludnoci aktualizacja i weryfikacja danych na podstawie aktów stanu cywilnego oraz przyjtych zgłosze meldunkowych ilo spraw zadeklarowana przez gmin: 621 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: Wydawanie zawiadcze z akt ewidencji ludnoci- udzielanie informacji adresowej, udostpnianie danych osobowych ilo spraw zadeklarowana przez gmin: 347 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: Wymeldowanie i zameldowanie w trybie administracyjnym (decyzje administracyjne) ilo spraw zadeklarowana przez gmin: 15 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 15 5.Nadanie numeru PESEL, sprostowanie daty urodzenia w numerze PESEL ilo spraw zadeklarowana przez gmin: 239 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: Zameldowanie na pobyt stały lub czasowy cudzoziemców ilo spraw zadeklarowana przez gmin: 36 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli:36 7.Sporzdzanie wykazów dzieci w celu wykonywania obowizku szkolnego i ich biec aktualizacja ilo spraw zadeklarowana przez gmin: 14 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: Prowadzenie rejestru wyborców (karty zielone, karty róowe) ilo spraw zadeklarowana przez gmin: 131 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 131 Na tym kontrol zakoczono. Informacj o niniejszej kontroli problemowej wpisano do ksizki kontroli Urzdu Miasta Kalwaria Zebrzydowska. 7

8 Poprzez zamieszczenie w protokole niej wymienionych poucze kontrolujcy informuje o przysługujcym kierownikowi kontrolowanej jednostki prawie: złoenia kontrolerowi przed podpisaniem protokołu, w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, pisemnych zastrzee co do protokołu, odmowy podpisania niniejszego protokołu kontroli, z jednoczesnym obowizkiem przedstawienia w terminie 7 dni od daty otrzymania protokołu pisemnego wyjanienia przyczyn odmowy. Przed podpisaniem protokołu kierownik kontrolowanej jednostki zapoznał si z treci protokołu. Do ustale zawartych w protokole wniesiono/ nie wniesiono * ) zastrzee. Protokół sporzdzono w dwóch jednobrzmicych egzemplarzach, z których jeden przekazano Burmistrzowi Kalwarii Zebrzydowskiej. Kontrolujcy Kontrolowany URZD MIASTA Kalwaria Zebrzydowska ul. Mickiewicza 7 woj. małopolskie Inspektor BURMISTRZ (-) mgr Joanna Komider (-) dr in. Augustyn Ormanty Kraków, 13 pa Kalwaria Zebrzydowska, * Niepotrzebne skreli 8