ZARZDZENIE NR 469/07 PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA. z dnia 18 kwietnia 2007 r. w sprawie regulaminu wewntrznego Wydziału Spraw Obywatelskich.

Transkrypt

1 ZARZDZENIE NR 469/07 PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA z dnia 18 kwietnia 2007 r. w sprawie regulaminu wewntrznego Wydziału Spraw Obywatelskich. Na podstawie 78 ust. 1 zarzdzenia nr 300/07 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 14 marca 2007 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Urzdu Miasta Zielona Góra z pón zm. 1 oraz zarzdzenia nr 712/05 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 25 lipca 2005 r. w sprawie standardów tworzenia regulaminów wewntrznych ustala si REGULAMIN WEWNTRZNY WYDZIAŁU SPRAW OBYWATELSKICH Rozdział 1 Przepisy ogólne Wydział Spraw Obywatelskich, zwany dalej wydziałem, jako jednostka organizacyjna Urzdu Miasta Zielona Góra realizuje zadania własne miasta Zielona Góra, zadania zlecone oraz zadania o charakterze ponadgminnym. 2. Główne zadania wydziału okrela 48 regulaminu organizacyjnego Urzdu Miasta Zielona Góra Siedziba wydziału znajduje si w budynku Urzdu Miasta Zielona Góra przy ul. Podgórnej Dane teleadresowe sekretariatu wydziału: 1) telefon: (0 68) ; 2) sprawyobywatelskie@um.zielona-gora.pl W niniejszym regulaminie wewntrznym uywa si okrele: miasto, urzd, prezydent, zastpcy prezydenta, regulamin, system zarzdzania w rozumieniu regulaminu organizacyjnego urzdu. 2. Ilekro w regulaminie wewntrznym jest mowa o: 1) regulaminie wewntrznym- naley przez to rozumie regulamin wewntrzny wydziału; 2) pracownikach- naley przez to rozumie pracowników wydziału; 3) systemie ELUD- naley przez to rozumie informatyczny system ewidencji ludnoci funkcjonujcy w urzdzie; 4) systemie Obsługi Obywatela- naley przez to rozumie centralny informatyczny system funkcjonujcy przy załatwianiu spraw dowodów osobistych; 5) systemie RISS- naley przez to rozumie informatyczny system rejestracja i ledzenie spraw w urzdzie. 1 Zarzdzenie zmienione zarzdzeniem nr 389/ 07 z dnia 11 kwietnia 2007 r.

2 Rozdział 2 Wewntrzna struktura organizacyjna wydziału 4. W skład wydziału wchodz: 1) naczelnik wydziału; 2) Referat Ewidencji Ludnoci- SO. I; 3) Referat Dowodów Osobistych- SO.II; 4) stanowisko pracy ds. społecznych- SO.III; 5) wieloosobowe stanowisko pracy ds. wojskowych i wiadcze na rzecz obrony- SO.IV. Rozdział 3 Szczegółowy zakres działania wydziału 5. Do zada Referatu Ewidencji Ludnoci ( SO.I.) naley w szczególnoci: 1) przyjmowanie zgłosze zameldowania na pobyt stały i czasowy; 2) wydawanie potwierdzenia zameldowania na pobyt stały i czasowy; 3) przyjmowanie zgłosze wymeldowania z pobytu stałego i wydawanie zawiadcze o wymeldowaniu; 4) przyjmowanie zgłosze wymeldowania z pobytu czasowego; 5) przyjmowanie zgłosze wyjazdów za granic na okres dłuszy ni 3 miesice; 6) powiadamianie o zameldowaniu na pobyt czasowy właciwych urzdów gmin; 7) powiadamianie o zameldowaniu i wymeldowaniu wojskowych komend uzupełnie; 8) kierowanie do właciwych urzdów gmin zapotrzebowa po karty osobowe mieszkaców; 9) przekazywanie kart osobowych mieszkaców na zapotrzebowania innych gmin; 10) prowadzenie ewidencji ludnoci w systemie informatycznym ELUD w formie zbiorów meldunkowych: a) osób zameldowanych na pobyt stały, b) osób zameldowanych na pobyt czasowy na okres powyej 3 miesicy, c) osób zameldowanych na pobyt czasowy do 3 miesicy, d) byłych mieszkaców; 11) wprowadzanie do systemu ELUD danych osób poprzez zakładanie nowych rekordów dla: a) dzieci mieszkaców Zielonej Góry na podstawie aktów urodze, b) osób zgłaszajcych zameldowanie na pobyt stały przybyłych z innych miejscowoci i zagranicy na podstawie zgłosze zameldowania, c) osób zgłaszajcych zameldowanie na pobyt czasowy na podstawie zgłosze zameldowania; 12) wprowadzanie do systemu ELUD informacji: a) o wymeldowaniu z pobytu stałego, b) o wymeldowaniu z pobytu czasowego, c) o zgonie osoby; Regulamin wewntrzny Wydziału Spraw Obywatelskich 2

3 13) aktualizacja systemu ELUD o zmiany miejsca stałego zameldowania w przypadkach: a) przemeldowania na terenie miasta, b) zmiany nazwy ulicy, numeru nieruchomoci i lokalu; 14) wprowadzanie do systemu ELUD informacji o czasowej nieobecnoci; 15) uzupełnianie danych w systemie ELUD na podstawie kart osobowych mieszkaców otrzymanych z innych gmin; 16) uzupełniane danych w systemie ELUD na podstawie zapotrzebowa po karty osobowe mieszkaców z innych gmin o informacje o miejscu zameldowania na terenie tych gmin; 17) aktualizacja danych osobowych w systemie ELUD w zbiorze osób zameldowanych na pobyt stały w zakresie: a) zmian stanu cywilnego na podstawie aktów małestw i aktów zgonu małonka, b) danych osobowych na podstawie aktów urodze, aktów małestw, decyzji właciwych organów, c) danych dotyczcych decyzji i dokumentów uprawniajcych cudzoziemca do pobytu w Polsce, d) danych dotyczcych obowizku wojskowego na podstawie okazywanych przy zameldowaniu ksieczek wojskowych oraz zawiadomie organów wojskowych; 18) aktualizacja danych osób wymeldowanych i nigdzie niezameldowanych ujtych w systemie ELUD w zbiorze byłych mieszkaców w zakresie stanu cywilnego i innych danych osobowych; 19) prostowanie błdów w systemie ELUD; 20) wykonywanie czynnoci zwizanych z nadawaniem numeru PESEL; 21) aktualizacja bazy ewidencji ludnoci Wojewódzkiego Banku Danych; 22) udzielanie informacji o danych osobowych ze zbiorów meldunkowych; 23) prowadzenie postpowa administracyjnych w sprawach zameldowania i wymeldowania; 24) wydawanie zawiadcze ze zbiorów meldunkowych; 25) potwierdzanie danych na formularzach do celów wiadcze socjalnych, rent i emerytur krajowych i zagranicznych; 26) realizacja zada z zakresu prowadzenia rejestru wyborców poprzez: a) wydawanie decyzji o wpisaniu i skreleniu z rejestru wyborców, b) zakładanie kart dla osób wpisanych do rejestru wyborców i skrelonych, c) powiadamianie o wpisaniu do rejestru wyborców urzdów miejsc pobytu stałego lub poprzedniego miejsca pobytu stałego, d) powiadamianie urzdów miejsca wpisania w rejestrze wyborców o zmianach w zakresie posiadania praw wyborczych, miejsca stałego zameldowania i danych osobowych, e) aktualizacja informatycznego rejestru wyborców; 27) sporzdzanie spisów wyborców i ich aktualizacja; 28) sporzdzanie wykazów i wydruków ze zbiorów meldunkowych; 29) przygotowywanie sprawozda statystycznych z zakresu ruchu ludnoci i druków meldunkowych; 30) obsługa wydziału m. in. poprzez: a) przyjmowanie i rejestracj korespondencji wpływajcej do wydziału w podsystemie RISS, b) przekazywanie akt do archiwum zakładowego, Regulamin wewntrzny Wydziału Spraw Obywatelskich 3

4 c) prowadzenie innych spraw organizacyjnych i pracowniczych, d) prowadzenie spraw zwizanych z planowaniem i wykonywaniem budetu w zakresie działania wydziału. 6. Do zada Referatu Dowodów Osobistych ( SO.II.) naley w szczególnoci: 1) przyjmowanie wniosków o wydanie dowodów osobistych; 2) wprowadzanie danych zawartych we wnioskach do Systemu Obsługi Obywatela; 3) wprowadzanie do Systemu Obsługi Obywatela informacji o przyjciu wykonanego dowodu osobistego; 4) wydawanie dowodów osobistych; 5) przyjmowanie zgłosze o utracie dowodów osobistych; 6) poredniczenie w wydawaniu dokumentów osobom zameldowanym na pobyt czasowy poprzez: a) przyjmowanie wniosków od osób zameldowanych na pobyt czasowy w Zielonej Górze, b) przekazywanie wniosków do urzdu miejsca stałego zameldowania, c) wydawanie dowodów osobistych po przekazaniu przez urzd gminy miejsca stałego pobytu, d) wprowadzanie do Systemu Obsługi Obywatela wniosków o wydanie dowodów osobistych przekazanych przez urzdy gmin miejsca czasowego zameldowania, e) przekazywanie wykonanych dowodów osobistych do miejsca stałego zameldowania, f) poredniczenie w wydawaniu dokumentów osobom przebywajcym w zakładach karnych; 7) prowadzenie gminnej ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych; 8) wprowadzanie do ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych informacji w zakresie: a) wydania dowodu osobistego, b) odbioru dowodu osobistego, c) zgłoszenia utraty, d) uniewanienia dowodu osobistego; 9) prowadzenie dokumentacji wydanych dowodów w formie zbioru teczek dowodowych poprzez: a) zakładanie teczek dowodowych osobom wystpujcym o pierwszy dowód osobisty, b) włczanie do teczek dowodowych dokumentów uzyskanych przy wymianie dowodów osobistych, c) wyłczanie ze zbioru teczek dowodowych teczek osób zmarłych na podstawie aktu zgonu; 10) współpraca z innymi gminami przy wymianie dowodów osobistych poprzez: a) wystpowanie do urzdów gmin miejsca wydania poprzedniego dowodu osobistego o przekazanie teczki dowodowej, b) przekazywanie na zapotrzebowanie innych urzdów teczek dowodowych, c) powiadamianie urzdów gmin miejsca poprzedniego wydania dowodu osobistego o uniewanieniu dokumentu; 11) udzielanie informacji o danych osobowych oraz wydanych dowodach osobistych na podstawie prowadzonej ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych oraz zbioru teczek dowodowych; 12) wydawanie zawiadcze na podstawie ewidencji wydanych dowodów osobistych; Regulamin wewntrzny Wydziału Spraw Obywatelskich 4

5 13) wydawanie kserokopii dokumentów z teczek dowodowych; 14) potwierdzanie zgodnoci kserokopii dowodów osobistych z dokumentem; 15) aktualizacja systemu ELUD o dane dotyczce wydanych dowodów osobistych. 7. Do zakresu działania stanowiska ds. społecznych (SO.III.) naley: 1) prowadzenie ewidencji stowarzysze zarejestrowanych, oddziałów stowarzysze oraz stowarzysze zwykłych; 2) wykonywanie zada organu nadzoru nad działalnoci stowarzysze majcych siedzib w miecie poprzez: a) opiniowanie wniosków o rejestracj stowarzysze, b) opiniowanie wniosków w sprawie zmian statutu stowarzysze, c) kontrole w oparciu o prowadzone ewidencje przestrzegania zasad kadencyjnoci władz stowarzysze, d) wystpowanie do stowarzysze o wyjanienia w przypadku stwierdzenia narusze prawa oraz z wezwaniem do usunicia stwierdzonych nieprawidłowoci, e) kierowania do sdu wniosków w sprawie zastosowania rodków nadzorczych w przypadkach stwierdzenia naruszenia prawa przez stowarzyszenie, f) wystpowanie do sdu o ustanowienie kuratora w przypadkach zaprzestania działalnoci przez stowarzyszenie, g) wystpowanie z wnioskiem o rozwizanie stowarzyszenia w przypadku zaprzestania działalnoci oraz naruszenia prawa; 3) wykonywanie zada organu nadzoru nad działalnoci fundacji majcych siedzib w miecie oraz innych korzystajcych ze rodków publicznych w zakresie działalnoci na terenie miasta poprzez: a) prowadzenie wykazu fundacji majcych siedzib na terenie miasta, b) wystpowanie do zarzdu fundacji z wezwaniami do usunicia uchybie w działalnoci fundacji, c) kierowanie do sdu wniosków w sprawie zastosowania rodków nadzorczych w przypadkach stwierdzenia naruszenia prawa i statutu przez zarzd fundacji; 4) wydawanie decyzji w sprawie zezwole na zbiórki publiczne; 5) przyjmowanie zgłosze w sprawie organizacji zgromadze publicznych; 6) wykonywanie zada w zakresie repatriacji; 7) wykonywanie zada w zakresie koordynacji prac zwizanych z organizacj obchodów wit pastwowych w miecie; 8) organizacja uroczystoci z okazji wit pastwowych i miejskich; 9) współpraca z organizacjami kombatanckimi w tym w zakresie organizacji uroczystoci rocznicowych. Regulamin wewntrzny Wydziału Spraw Obywatelskich 5

6 8. Do zakresu działania wieloosobowego stanowiska pracy ds. wojskowych i wiadcze na rzecz obrony (SO. IV.) naley w szczególnoci: 1) prowadzenie rejestracji przedpoborowych poprzez: a) sporzdzanie listy przedpoborowych, b) wzywania przedpoborowych do stawienia si na rejestracj poborowych, c) zakładanie rejestru przedpoborowych, d) wyjaniania przyczyn braku stawiennictwa przedpoborowych i przygotowanie zarzdze o przymusowym doprowadzeniu; 2) organizacja i przeprowadzenie poboru w zakresie: a) sporzdzenia listy poborowych, b) wzywania poborowych do stawienia si do Powiatowej Komisji Lekarskiej, c) zapewnienia obsługi medycznej poboru, d) przygotowania lokalu do przeprowadzenia poboru, e) przygotowania umów z pracownikami administracyjnymi, f) przygotowania umów na realizacj bada specjalistycznych poborowych, g) wyjaniania przyczyn braku stawiennictwa poborowych i przygotowanie zarzdze o przymusowym doprowadzeniu na Powiatow Komisj Lekarsk, h) wprowadzanie do systemu ELUD danych poborowych dotyczcych obowizku wojskowego; 3) prowadzenie wykazu osób o nieuregulowanym stosunku do słuby wojskowej; 4) przygotowywanie decyzji o uznaniu ołnierzy i poborowych za samotnych, posiadajcych na utrzymaniu członków rodziny oraz o stwierdzaniu koniecznoci sprawowania opieki przez ołnierza i poborowego nad członkiem rodziny; 5) przygotowywanie decyzji w zakresie przejcia finansowania opłat mieszkaniowych za ołnierzy samotnych i posiadajcych na utrzymaniu członków rodziny; 6) wypłata nalenoci z tytułu utraconego wynagrodzenia ołnierzom odbywajcym wiczenia wojskowe; 7) wyjanianie przyczyn braku stawiennictwa ołnierzy do czynnej słuby wojskowej i przygotowywanie zarzdze o przymusowym doprowadzeniu; 8) sporzdzanie planów wiadcze na rzecz obrony w czasie pokoju; 9) przygotowywanie decyzji o nałoeniu obowizku wiadcze rzeczowych i osobistych w czasie pokoju; 10) sporzdzanie i aktualizacja planów wiadcze na rzecz obrony na czas wojny i ogłoszenia mobilizacji w rozbiciu na: a) wiadczenia etatowe na rzecz Sił Zbrojnych, b) wiadczenia etatowe na rzecz innych podmiotów, c) wiadczenia dorane osobiste, d) wiadczenia dorane rzeczowe; 11) przygotowywanie decyzji o przeznaczeniu rzeczy ruchomych i nieruchomoci na cele etatowych wiadcze rzeczowych na rzecz Sił Zbrojnych na czas wojny i ogłoszenia mobilizacji; Regulamin wewntrzny Wydziału Spraw Obywatelskich 6

7 12) przygotowywanie decyzji o przeznaczeniu rzeczy ruchomych i nieruchomoci na cele etatowych wiadcze rzeczowych na rzecz innych podmiotów na czas wojny i ogłoszenia mobilizacji; 13) przygotowywanie decyzji o przeznaczeniu na cele doranych wiadcze rzeczowych i osobistych; 14) wykonywanie zada z zakresu natychmiastowego uzupełnienia sił zbrojnych poprzez: a) sporzdzanie planu akcji kurierskiej i jego biec aktualizacj, b) szkolenie pracowników urzdu wyznaczonych do udziału w akcji kurierskiej, c) szkolenie osób przeznaczonych do realizacji zada w ramach wiadcze na rzecz obrony. Rozdział 4 Zasady kierowania wydziałem 9.1. Prac wydziału kieruje naczelnik. 2. Do obowizków naczelnika stosuje si przepisy regulaminu organizacyjnego dotyczce kierujcych jednostkami organizacyjnymi urzdu. 10. Do wyłcznej kompetencji naczelnika naley: 1) dokonywanie podziału zada na referaty i samodzielne stanowiska pracy; 2) ustalanie zakresów odpowiedzialnoci i uprawnie pracowników; 3) nadzór nad prac kierowników referatów, pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy; 4) powierzanie pracownikom do realizacji dodatkowych zada niewynikajcych z zakresów odpowiedzialnoci i uprawnie; 5) nadzór nad pracownikiem SO. I. w zakresie obsługi wydziału. 11. Prac referatów kieruj kierownicy referatów. 12. Do obowizków kierowników referatów niezalenie od innych zada okrelonych w ich zakresach odpowiedzialnoci i uprawnie naley: 1) organizacja biecej pracy referatu; 2) kontrola realizacji zada przez pracowników referatu z zastrzeeniem 10 pkt 5; 3) nadzór nad przestrzeganiem obowizujcych procedur załatwiania spraw; 4) wnioskowanie w zakresie wprowadzania zmian w organizacji pracy referatu i zakresach czynnoci pracowników. 13. W czasie nieobecnoci naczelnika wydziału jego obowizki przejmuje kierownik Referatu Ewidencji Ludnoci a w dalszej kolejnoci kierownik Referatu Dowodów Osobistych. 14. W okresie nieobecnoci kierowników referatów ich zadania przejmuj pracownicy referatów zgodnie z zakresami odpowiedzialnoci i uprawnie lub wskazani przez kierowników referatów za zgod naczelnika wydziału. Regulamin wewntrzny Wydziału Spraw Obywatelskich 7

8 Rozdział 5 Zasady obiegu korespondencji Korespondencja kierowana do wydziału odbierana jest i przyjmowana przez pracownika SO. I prowadzcego sprawy obsługi wydziału zgodnie z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej. 2. Przepisy ust.1 stosuje si odpowiednio do korespondencji kierowanej do wydziału drog elektroniczn Naczelnik wydziału przeglda korespondencj oraz czyni na niej dyspozycje. 2. Korespondencja przekazywana jest kierownikom referatów i pracownikom na samodzielnych stanowiskach pracy zgodnie z dyspozycj naczelnika wydziału po wprowadzeniu do systemu RISS z zastrzeeniem ust. 3 i Bez dyspozycji naczelnika, bezporednio na stanowiska pracy przekazywane s: 1) karty osobowe mieszkaca przekazane przez urzdy gmin; 2) zapotrzebowania po karty osobowe mieszkaca; 3) formularze aktualizacyjne z innych gmin z zakresu ewidencji ludnoci; 4) akty stanu cywilnego przekazane w celu aktualizacji zbiorów meldunkowych i do potrzeb wydawania dowodów osobistych; 5) zapotrzebowania po koperty dowodowe i przekazane koperty dowodowe; 6) powiadomienia o wydaniu i uniewanieniu dowodów osobistych otrzymane z urzdów gmin; 7) pisma w sprawie dorczenia dowodów osobistych przekazywanych przez inne gminy; 8) powiadomienia w sprawie ujcia przedpoborowych i poborowych do list sporzdzonych przez inne gminy oraz informacje o zgłoszeniu si przez nich do rejestracji przedpoborowych i poboru. 4. Wnioski o udzielenie informacji o danych osobowych podlegaj rejestracji w rejestrze na stanowisku pracy. 17. Bezporednio na stanowiskach pracy przyjmowane s: 1) zgłoszenia zameldowania i wymeldowania; 2) zgłoszenia utraty dowodów osobistych; 3) wnioski o wydanie dowodów osobistych; 4) wnioski o wydanie zawiadcze Przygotowanie korespondencji do wysyłki naley do pracowników w zakresie załatwianych przez nich spraw. 2. Wysyłk korespondencji prowadzi j.o.u. prowadzca kancelari ogóln urzdu. Regulamin wewntrzny Wydziału Spraw Obywatelskich 8

9 Rozdział 6 Nadzór nad wymaganiami prawnymi 19. Wykaz aktów prawnych okrelony w 52 pkt 10 regulaminu organizacyjnego, zwany dalej wykazem, prowadzony jest przez wyznaczonego pracownika w formie elektronicznej wg wzoru okrelonego w dokumentacji systemu zarzdzania jakoci. 20. Do obowizków pracownika prowadzcego wykaz naley: 1) aktualizacja wykazu zgodnie z procedur zarzdzania jakoci; 2) informowanie o zmianach w przepisach prawnych naczelnika wydziału, kierowników referatów i pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy. Rozdział 7 Inne zasady funkcjonowania wydziału 21. Kierownicy referatów i pracownicy na stanowiskach pracy podpisuj stosownie do posiadanych pełnomocnictw i upowanie nastpujce dokumenty: 1) zawiadczenia i inne dokumenty potwierdzajce dokonanie czynnoci zameldowania, wymeldowania, przyjcia wniosku o wydanie dowodu osobistego, zgłoszenia utraty dowodu; 2) zawiadczenia ze zbiorów meldunkowych i dowodów osobistych; 3) druki formularzy aktualizacyjnych przekazywanych do urzdów gmin, wojskowych komend uzupełnie, Wojewódzkiego Banku Danych; 4) pisma kierowane do stron i innych jednostek w ramach prowadzonego postpowania administracyjnego; 5) wezwania administracyjne Szkolenia merytoryczne pracowników wydziału prowadzi naczelnik wydziału i kierownicy referatów. 2. Tematyka szkole merytorycznych pracowników obejmuje w szczególnoci: 1) omówienie zmian w przepisach prawnych w zakresie działania wydziału; 2) wnioski z kontroli zewntrznej i wewntrznej w zakresie realizacji zada wydziału; 3) zasady i sposób realizacji zada zwizanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów Do znakowania akt wydziału stosuje si skrót SO. 2. Uszczegółowiony wykaz rzeczowy akt dla urzdu okrela odrbne zarzdzenie prezydenta. 24. Wnioski urlopowe parafuj kierownicy referatów z adnotacj o zastpstwie. Regulamin wewntrzny Wydziału Spraw Obywatelskich 9

10 Rozdział 8 Przepisy kocowe 25. Traci moc zarzdzenie nr 1187/05 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 24 padziernika 2005 r. w sprawie regulaminu wewntrznego Wydziału Spraw Obywatelskich i Zarzdzania Kryzysowego. 26. Wykonanie zarzdzenia powierza si naczelnikowi Wydziału Spraw Obywatelskich. 27. Zarzdzenie wchodzi w ycie z dniem podpisania. PREZYDENT MIASTA mgr in. Janusz Kubicki Regulamin wewntrzny Wydziału Spraw Obywatelskich 10