SO.IV Kraków, dnia 8 lipca 2009 r.

Transkrypt

1 WOJEWODA MAŁOPOLSKI SO.IV Kraków, dnia 8 lipca 2009 r. Szanowny Pan Jan ebrak Wójt Gminy Charsznica Na podstawie art. 28 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rzdowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206), zgodnie z Planem kontroli zewntrznych Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie na 2009 r., w dniu 21 maja 2009 r. została przeprowadzona kontrola problemowa w Urzdzie Gminy Charsznica w zakresie ewidencji ludnoci, dowodów osobistych oraz rejestracji stanu cywilnego i zmiany imion i nazwisk. W zwizku z kontrol, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli podpisanym przez Pana Wójta w dniu 2 czerwca 2009 r., przekazuj niniejsze wystpienie pokontrolne. W wyniku przeprowadzonej kontroli pozytywnie została oceniona realizacja zada wynikajcych z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón. zm.) oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych, pomimo stwierdzonych uchybie i nieprawidłowoci. Pozytywnie oceniono realizacj ustawy z dnia 29 wrzenia 1986 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688) wraz z przepisami wykonawczymi, mimo e przy prowadzeniu dokumentacji z zakresu rejestracji stanu cywilnego nie ustrzeono si błdów i uchybie. W trakcie kontroli nie badano spraw dotyczcych zmiany imion i nazwisk, poniewa w okresie objtym kontrol w Urzdzie Stanu Cywilnego w Miechowie-Charsznicy nie zarejestrowano adnej sprawy z tego zakresu. Powysz ocen uzasadniaj nastpujce ustalenia i oceny szczegółowe. Ewidencja ludnoci i dowody osobiste Prawidłowo załatwiane były sprawy obywateli zwizane z przyjmowaniem zgłosze meldunkowych, wydawaniem zawiadcze w oparciu o dane zgromadzone w prowadzonych zbiorach, udostpnianiem danych osobowych oraz wydawaniem dowodów osobistych. W sporadycznych przypadkach stwierdzono jednak, e formularze meldunkowe nie zawierały wszystkich danych wymaganych przepisem art. 11 ust. 1 oraz art. 15 ust. 1a powołanej na Kraków, ul. Basztowa 22 * tel * fax

2 - 2 - wstpie ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych. Stwierdzono równie przypadki wydawania powiadczenia zameldowania osobom trzecim bez pełnomocnictwa osoby, której powiadczenie dotyczyło. Ewidencja ludnoci prowadzona była prawidłowo w formie zbiorów meldunkowych. Stwierdzono, e program informatyczny do prowadzenia ewidencji ludnoci spełniał wszystkie wymagania w zakresie gromadzenia danych okrelonych w art. 44a ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych. Gminne zbiory meldunkowe aktualizowane były w oparciu o przyjmowane zgłoszenia meldunkowe, odpisy aktów stanu cywilnego wpływajce z urzdów stanu cywilnego, a take inne zawiadomienia. W wyniku kontroli stwierdzono, e przekazywanie informacji dotyczcych zmiany danych osobowych zgromadzonych w zbiorach meldunkowych do wojewody odbywało si z naruszeniem terminu okrelonego w 7 ust. 1 i 2 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomidzy organami prowadzcymi ewidencj ludnoci oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. Nr 236, poz. 1996). Stwierdzono równie nieterminowe przekazywanie wykazów osób zmarłych do Urzdu Skarbowego w Miechowie. W wytypowanych do kontroli postpowaniach administracyjnych z zakresu ewidencji ludnoci stwierdzono, e strony zostały prawidłowo zawiadomione o wszczciu postpowania. W postpowaniu SO słusznie wystpiono do sdu o wyznaczenie przedstawiciela dla osoby nieobecnej (na podstawie art. 34 k.p.a.). Jeeli postpowanie administracyjne nie zostało zakoczone w cigu dwóch miesicy, to zgodnie z art. 36 k.p.a. przedłuano termin załatwienia sprawy. W sentencji decyzji zawarta była prawidłowa podstawa prawna rozstrzygnicia. Decyzje zawierały pouczenie o rodku zaskarenia. Natomiast kontrola wykazała, e 2 sprawy (SO oraz SO ) zostały zasadnie umorzone w drodze decyzji administracyjnej, lecz w treci decyzji nie podano uzasadnienia prawnego - czym naruszono przepis art k.p.a. Sprawy z zakresu dowodów osobistych były prowadzone prawidłowo, jednake w 2 przypadkach stwierdzono, i wnioskodawca ubiegajc si o nowy dowód osobisty nie otrzymał czci B formularza czym naruszony został aktualnie obowizujcy przepis 11 ust. 2 rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postpowania w sprawach wydania dowodów, ich uniewaniania, wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 47, poz. 384). W trakcie kontroli stwierdzono, e pomieszczenie, w którym znajdowała si dokumentacja i sprzt komputerowy do prowadzenia ewidencji ludnoci i wydawania dowodów osobistych, nie było wystarczajco zabezpieczone przed dostpem osób nieupowanionych. W ocenie kontrolujcego, zasadne byłoby zorganizowanie stanowiska pracy w taki sposób, aby trwale oddzieli stref gdzie mog przebywa strony, od czci pomieszczenia, w której mog przebywa wyłcznie upowanieni pracownicy. Rejestracja stanu cywilnego Kontrola rejestracji stanu cywilnego w Urzdzie Stanu Cywilnego w Miechowie- Charsznicy wykazała dbało w zakresie prowadzenia ksig stanu cywilnego oraz sporzdzania aktów stanu cywilnego. W kontrolowanym okresie akty stanu cywilnego sporzdzono w ksigach 2

3 - 3 - stanu cywilnego pismem rcznym. Stwierdzono prawidłow numeracj aktów stanu cywilnego. Akty sporzdzono starannie i czytelnie. Nieliczne pomyłki powstałe przy sporzdzaniu aktów były wykrelane lini cigł w sposób umoliwiajcy odczytanie wyrazu wykrelonego; prawidłowe brzmienie wyrazu wykrelonego wpisywano w rubryce Uwagi tj. zgodnie z treci 2 ust. 2 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 26 padziernika 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporzdzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksig stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zawiadcze i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z pón. zm.), zwanego dalej rozporzdzeniem MSWiA. Stosowana była take właciwa pisownia nazwisk, dat. Skorowidze alfabetyczne do poszczególnych rodzajów aktów stanu cywilnego sporzdzonych w danym roku kalendarzowym prowadzone były prawidłowo, zgodnie z treci 16 ust. 2 cyt. wyej rozporzdzenia MSWiA. Stwierdzono zatem, e zostały wykonane zalecenia pokontrolne sformułowane w omawianym zakresie w wystpieniu Wojewody Małopolskiego Nr DG.II z 5 padziernika 2006 roku. W kontrolowanym okresie nie sporzdzono aktu stanu cywilnego na podstawie decyzji Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Miechowie-Charsznicy wydanej w oparciu o art. 73 ustawy z dnia 29 wrzenia 1986 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz z pón. zm.), zwanej dalej p.a.s.c. Niemoliwym stało si zatem sprawdzenie, czy wykonano zalecenie dotyczce przestrzegania 14 ust. 2 rozporzdzenia MSWiA zawarte w wystpieniu Wojewody Małopolskiego. Kontrola akt zbiorowych do aktów małestw wykazała zachowanie terminu przekazywania przez duchownych zawiadcze stanowicych podstaw sporzdzenia aktu małestwa, terminu wanoci zawiadczenia oraz terminu sporzdzenia aktu małestwa. W przypadku małestw zawieranych w formie wyznaniowej ze skutkiem cywilnym, właciwie odtwarzane były podpisy osób zawierajcych małestwo oraz wiadków. Prawidłowo przyjmowano zapewnienia o braku okolicznoci wyłczajcych zawarcie małestwa. Zgłoszenia zgonów dokonywane były w ustawowym terminie i przez osoby do tego upowanione. Stwierdzono prawidłowo sporzdzania aktów zgonu na podstawie karty zgonu oraz zachowanie terminu sporzdzania aktów zgonu. Odpisy aktów stanu cywilnego wydawano osobom i instytucjom uprawnionym do ich otrzymania. Na podaniach o wydanie odpisów z akt stanu cywilnego odnotowywano dane z dokumentów tosamoci wnioskodawców. Odbiór dokumentu przez wnioskodawc potwierdzany był podpisem na podaniu. Prawidłowo zawiadamiano organy ewidencji ludnoci o zmianach w aktach stanu cywilnego. Zgodnie z obowizujcymi przepisami prowadzono postpowanie wyjaniajce przed wydaniem decyzji. Skontrolowane decyzje posiadały prawidłow i pełn podstaw prawn, właciwe pouczenie o prawie do odwołania i zostały dorczone wszystkim stronom postpowania. W wyniku kontroli dokumentacji spraw dotyczcych sprostowania oczywistych błdów pisarskich w treci aktów stanu cywilnego oraz uzupełnienia treci aktów stanu cywilnego stwierdzono nieprzestrzeganie treci art i 4 oraz art ustawy z dnia 14 czerwca 3

4 r. Kodeks postpowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 roku Nr 98, poz z pón. zm.). Tytuły teczek aktowych odpowiadały tytułom zawartym w jednolitym rzeczowym wykazie akt, stanowicym załcznik Nr 4 do instrukcji kancelaryjnej, wprowadzonej rozporzdzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz z pón. zm.), tym samym stwierdzono wykonanie zalecenia pokontrolnego z poprzedniej kontroli. Kontrola wykazała jednak przypadki niezgodnoci pomidzy tytułami teczek a ich zawartoci. Wykonane zostało zalecenie dotyczce ` oprawy ksigi zgonów z 2005 roku. Weryfikacja iloci prowadzonych spraw Zweryfikowano informacj o iloci prowadzonych spraw dotyczcych zada zleconych z zakresu administracji rzdowej, przekazan przez gmin na potrzeby obliczenia wysokoci dotacji. Ewidencja ludnoci / Dowody osobiste Kontrola wykazała rozbienoci w czci II tabeli Ewidencja ludnoci. W pozycji 2 podano wszystkie rekordy z 2008 r., zamiast prawidłowo - 648, na których dokonano konkretnych aktualizacji. W pozycji 4 nie zaliczono sprawy, rozpocztej co prawda w 2007 r., ale zakoczonej w 2008 roku. W pozycji 5 doszło do błdu rachunkowego - wpisano 75 zamiast 70 spraw. W pozycji 6 nie ujto zameldowania na pobyt czasowy trwajcy do 3 miesicy. W pozycji 7 wykazano łczn ilo dzieci wynikajc z obowizku szkolnego (podano wszystkie rekordy zamiast wskazania faktycznej liczby sporzdzonych wykazów). W pozycji 8 wymieniono ogóln ilo wyborców zamiast wykazania sporzdzenia jednej karty zielonej. USC Sporzdzanie aktów stanu cywilnego (urodzenia, małestwa, zgony) ilo spraw zadeklarowana przez gmin: 81 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 81 Wydawanie decyzji administracyjnych (decyzje na podstawie art. 28, 34, 35, 36, 70,73 p.a.s.c) ilo spraw zadeklarowana przez gmin: 12 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 13 Wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego (skróconych, zupełnych, na drukach wielojzycznych) ilo spraw zadeklarowana przez gmin: 646 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 689 Wydawanie zawiadcze (o dokonanych w ksigach wpisach lub ich braku) ilo spraw zadeklarowana przez gmin: 0 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 0 Inne czynnoci kierownika USC ilo spraw zadeklarowana przez gmin: 1 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 37 Decyzje w sprawie imion i nazwisk ilo spraw zadeklarowana przez gmin: 0 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 0 4

5 - 5 - Wnioski o nadanie medalu za długoletnie poycie małeskie ilo spraw zadeklarowana przez gmin: 86 ilo spraw ustalona w trakcie kontroli: 89. Działajc na podstawie art. 46 ust. 6 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rzdowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206), w zwizku ze stwierdzonymi nieprawidłowociami w prowadzeniu spraw z zakresu administracji rzdowej, zwracam si do Pana Wójta o ich wyeliminowanie poprzez: 1. Przyjmowanie kompletnie wypełnionych formularzy meldunkowych, zgodnie z przepisami art. 11 ust. 1 i 15 ust. 1a ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón. zm.), 2. Przestrzeganie 14-dniowego terminu przekazywania wykazu zmarłych mieszkaców do Urzdu Skarbowego w Miechowie, okrelonego w przepisie art. 12 ust. 3 ustawy z dnia 13 padziernika 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz z pón. zm.), 3. Przestrzeganie 5-dniowego terminu przekazywania informacji dotyczcych zmiany danych osobowych zgromadzonych w zbiorach meldunkowych do wojewody, okrelonego w 7 ust. 2 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomidzy organami prowadzcymi ewidencj ludnoci oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. Nr 236, poz. 1996), 4. Przestrzeganie aktualnie obowizujcego przepisu 11 ust. 2 rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postpowania w sprawach wydania dowodów, ich uniewaniania, wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 47, poz. 384), 5. Zorganizowanie stanowiska do spraw ewidencji ludnoci i wydawania dowodów osobistych w sposób uniemoliwiajcy osobom nieupowanionym wstp do pomieszczenia, w którym znajduje si dokumentacja z zakresu ewidencji ludnoci i dowodów osobistych, 6. Prowadzenie teczek aktowych zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz zasadami okrelonymi w rozporzdzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz z pón zm.), 7. Wpisywanie w aktach zgonu prawidłowej, tj. zgodnej z treci przepisu art. 67 ust. 2 ustawy z dnia 29 wrzenia 1986 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz z pón. zm.), adnotacji o braku danych dotyczcych godziny zgonu, 8. Przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postpowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. nr 98, poz z pón. zm.), a w szczególnoci: prawidłowe stosowanie przepisu art k.p.a. w postpowaniach administracyjnych w sprawach dotyczcych wymeldowania lub zameldowania, zapewnienie, by przy wydawaniu zawiadcze osobom trzecim wystpujcym w imieniu wnioskodawcy, osoby te legitymowały si ich pełnomocnictwem, przestrzeganie w prowadzonych postpowaniach wyjaniajcych z zakresu rejestracji stanu cywilnego przepisu art i 4 k.p.a, dotyczcego wszczynania postpowania administracyjnego i zawiadamiania o jego wszczciu, właciwe stosowanie w prowadzonych postpowaniach wyjaniajcych przepisu art. 4 k.p.a, dotyczcego dorczania pism stronie lub jej pełnomocnikowi. 5

6 - 6 - O sposobie realizacji powyszych wniosków prosz poinformowa mnie za porednictwem Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie w zgodnie z przepisem art. 47 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rzdowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206) w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystpienia pokontrolnego. (-) Jerzy Miller 6