SO.IV Kraków, dnia 12 stycznia 2010 r. Szanowny Pan Zbigniew Kowalski Burmistrz Radłowa

Transkrypt

1 WOJEWODA MAŁOPOLSKI SO.IV Kraków, dnia 12 stycznia 2010 r. Szanowny Pan Zbigniew Kowalski Burmistrz Radłowa Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rzdowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206), zgodnie z Planem kontroli zewntrznych Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie na 2009 r. w dniu 23 padziernika 2009 r. została przeprowadzona kontrola problemowa w Urzdzie Gminy Radłów. W zwizku z kontrol, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli podpisanym przez Pana Burmistrza, przekazuj wystpienie pokontrolne. W wyniku przeprowadzonej kontroli realizacja ustawy z dnia 29 wrzenia 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz z pón. zm.), ustawy z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk (Dz. U. z 2005 r. Nr 233, poz z pón. zm.) oraz ustawy z 17 padziernika 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz. 1414), obowizujcych w okresie objtym kontrol, została oceniona pozytywnie z uchybieniami. Powysz ocen uzasadniaj nastpujce ustalenia i oceny szczegółowe. Rejestracja stanu cywilnego oraz zmiana imion i nazwisk Kontrola rejestracji stanu cywilnego w Urzdzie Stanu Cywilnego w Radłowie wykazała dbało w zakresie prowadzenia i przechowywania ksig stanu cywilnego oraz sporzdzania aktów stanu cywilnego. Akty stanu cywilnego sporzdzone były pismem rcznym w ksigach stanu cywilnego, starannie i czytelnie. Akty zawierały tylko dane wymagane przez prawo. Stwierdzono zatem, e zostało wykonane, zawarte w wystpieniu Wojewody Małopolskiego Nr KA.V z 31 lipca 2007 r., zalecenie pokontrolne w przedmiocie sporzdzania aktów stanu cywilnego zgodnie z art. 18 ustawy z dnia 29 wrzenia 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz z pón. zm.) zwanej dalej p.a.s.c.. W prawidłowy sposób nanoszone były wzmianki po sporzdzeniu aktu stanu cywilnego oraz przypiski do sporzdzonych aktów stanu cywilnego. Skorowidze alfabetyczne dla poszczególnych rodzajów aktów stanu cywilnego równie prowadzone były prawidłowo. Akta zbiorowe do aktów stanu cywilnego kompletowane były prawidłowo. Stwierdzono zatem, e zostały wykonane, zawarte w wystpieniu Wojewody Małopolskiego Nr KA.V z 31 lipca 2007 r., zalecenia pokontrolne w przedmiocie prawidłowego Siedziba Wydziału: Kraków, ul. Przy Rondzie 6, * tel * fax Adres do korespondencji: Kraków, ul. Basztowa 22

2 kompletowania dokumentów stanowicych podstaw uzupełnienia aktów stanu cywilnego, zgodnie z art. 22 p.a.s.c. Kontrola akt zbiorowych wykazała ponadto, e zagraniczne akty stanu cywilnego do wpisania w polskie ksigi stanu cywilnego kadorazowo składane były wraz z urzdowym tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysigłego lub polskiego konsula. Wykonano zatem zalecenie zawarte w wystpieniu Wojewody Małopolskiego Nr KA.V z 31 lipca 2007 r., aby stosownie do przepisu 9 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 26 padziernika 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporzdzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksig stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zawiadcze i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z pón. zm.) zagraniczne dokumenty składane były wraz z urzdowym tłumaczeniem na jzyk polski dokonanym przez tłumacza przysigłego lub polskiego konsula. Kontrola akt zbiorowych do aktów małestw wykazała zachowanie terminu przekazywania przez duchownych zawiadcze stanowicych podstaw sporzdzenia aktu małestwa, terminu wanoci zawiadczenia oraz terminu sporzdzenia aktu małestwa. W przypadku małestw zawieranych w formie wyznaniowej ze skutkiem cywilnym, właciwie odtwarzano podpisy osób zawierajcych małestwo oraz wiadków. Prawidłowo przyjmowano zapewnienia o braku okolicznoci wyłczajcych zawarcie małestwa. Do aktów stanu cywilnego prawidłowo prowadzono skorowidze alfabetyczne. W prawidłowy sposób zawiadamiano organy ewidencji ludnoci o zmianach w aktach stanu cywilnego. Załoono stosowny rejestr, w którym odnotowywano fakt przekazania dokumentów do ewidencji ludnoci. Stwierdzono zatem, e zostało wykonane, zawarte w wystpieniu Wojewody Małopolskiego Nr KA.V z 31 lipca 2007 r., zalecenie pokontrolne w przedmiocie prowadzenia dokumentacji dotyczcej przekazywania do ewidencji ludnoci urzdów gmin informacji na temat zmian w aktach stanu cywilnego. Postpowanie wyjaniajce przed wydaniem decyzji, prowadzone było w sposób prawidłowy, zgodnie z przepisami p.a.s.c., ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postpowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z pón. zm.), zwanej dalej k.p.a., a w zakresie dotyczcym zmiany imion i nazwisk - take zgodnie z przepisami, ustawy z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk (Dz. U. z 2005 r. Nr 233, poz z pón. zm.) oraz ustawy z 17 padziernika 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz. 1414). W wydanych decyzjach powoływano prawidłowe podstawy prawne. Wszystkie skontrolowane decyzje zawierały prawidłowe pouczenie o przysługujcym prawie odwołania si do właciwego organu drugiej instancji. Decyzje dorczane były prawidłowo. Prawidłowo oznaczano strony w treci decyzji i rozdzielniku decyzji. Nie stwierdzono naruszenia art i 3 k.p.a polegajcego na zaniechaniu przyjmowania do akt sprawy pełnomocnictwa, w przypadku, gdy postpowanie zostało wszczte na wniosek pełnomocnika a nie strony. Właciwo miejscowa Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Radłowie do przeprowadzenia postpowania wyjaniajcego i wydania decyzji została ustalona w sposób prawidłowy. Kontrola wykazała, e zalecenia zawarte w wystpieniu pokontrolnym Wojewody Małopolskiego Nr KA.V z 31 lipca 2007 r.: Prawidłowe oznaczanie stron postpowania w treci decyzji, zgodnie z art. 107 k.p.a., Prawidłowe oznaczanie w rozdzielnikach decyzji osób, którym dana decyzja zostaje dorczona w tym w szczególnoci oznaczenia tylko pełnomocnika, jeeli został ustanowiony przez stron postpowania, zgodnie z art. 40 k.p.a., Przeprowadzanie prawidłowej analizy zakresu umocowania pełnomocnika strony do działania, majc na 2

3 uwadze art. 104 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z pón. zm.) oraz art i 3 k.p.a. W wyniku kontroli akt sprawy dotyczcej zmiany nazwiska stwierdzono, e wniosek przyjty został z zachowaniem właciwoci miejscowej. Dokumenty niezbdne do przeprowadzenia postpowania wyjaniajcego skompletowane były prawidłowo. W aktach sprawy znajdowała si ankieta zawierajca informacje o Wnioskodawcy oraz kopie dokumentów tosamoci Wnioskodawcy. O dokonanej zmianie w prawidłowy sposób zawiadomiono właciwe organy. Kontrola wykazała, e zalecenia zawarte w wystpieniu pokontrolnym Wojewody Małopolskiego Nr KA.V z 31 lipca 2007 r., tj.: Prawidłowe powoływanie podstaw prawnych w decyzjach administracyjnych w sprawach zmiany imion i nazwisk, Stosowanie si do art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk (jt. Dz. U. z 2005 r. Nr 233, poz. 1992, z pón. zm.) poprzez odnotowywanie danych dotyczcych dokumentów stwierdzajcych tosamo i obywatelstwo wnioskodawców lub sporzdzanie kserokopii tych dokumentów, Zawiadamianie o dokonanej zmianie imienia lub nazwiska właciwych organów, zgodnie z art. 11 ustawy o zmianie imion i nazwisk, zostały zrealizowane. Teczki aktowe prowadzone były zgodnie z zasadami okrelonymi w 16 instrukcji kancelaryjnej wprowadzonej rozporzdzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz z pón. zm.), zwanej w dalszej czci protokołu instrukcj kancelaryjn. Rozbudowy symboli i haseł klasyfikacyjnych, w stosunku do symboli i haseł okrelonych w jednolitym rzeczowym wykazie akt, stanowicym załcznik Nr 4 do instrukcji kancelaryjnej, dokonano w sposób zgodny z 15 instrukcji kancelaryjnej tj. na podstawie zarzdzenia Wójta Gminy Radłów w porozumieniu z Archiwum Pastwowym w Krakowie, Oddział w Tarnowie. Zrealizowano zatem zalecenie pokontrolne w zakresie prawidłowego zakładania teczek aktowych i spisów spraw, oraz prawidłowej rejestracji korespondencji, zawarte w wystpieniu Wojewody Małopolskiego KA.V z 31 lipca 2007 r.: Właciwe prowadzenie teczek aktowych, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, stanowicym załcznik Nr 4 do instrukcji kancelaryjnej wprowadzonej rozporzdzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz z pón. zm.) Zgłoszenia zgonów dokonywane były w ustawowym terminie i przez osoby do tego upowanione. Terminy sporzdzania aktów zgonu były zachowane. Akta zbiorowe do poszczególnych aktów zgonu kompletowane były prawidłowo. W czci sporzdzonych w kontrolowanym okresie aktów zgonu wpisano dokładn godzin zgonu osoby, której akt dotyczył, podczas gdy przedstawiona przez zgłaszajcego zdarzenie karta zgonu nie zawierała takiej informacji. W aktach zgonu sporzdzonych w roku 2009 prawidłowo w rubryce godzina zgonu wpisywano brak danych w sytuacji gdy godzina nie była zamieszczona w karcie zgonu. Postpowanie Zastpcy Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Radłowie w zakresie sporzdzania aktów zgonu w roku 2008 było nieprawidłowe. Prawidłowo sporzdzane były akty zgonu w roku 2009, dlatego te odstpuje si wydania zalecenia w tym zakresie. Kontrola aktów zgonu wykazała ponadto, e akty zgonu zawieraj dane, które winny by wpisywane zgodnie z treci art. 67 ust. 1 p.a.s.c. Wykonane zostało zatem zalecenie pokontrolne zawarte w wystpieniu Wojewody Małopolskiego KA.V z 31 lipca 3

4 2007 r., w przedmiocie prawidłowego sporzdzania aktów zgonów zgodnie z treci art. 67 ust. 1 p.a.s.c. Skontrolowano akt Nr 20/2006 i stwierdzono, e tre aktu została sprostowana decyzj z 27 marca 2008 r. Nr USC /08. Wykonane zostało zalecenie pokontrolne zawarte w wystpieniu Wojewody Małopolskiego KA.V z 31 lipca 2007 r., aby wykreli z treci aktu wpis niezgodny z prawem. Kontroli poddano akta spraw dotyczcych uzupełnienia treci aktów stanu cywilnego. Stwierdzono, i tre aktów stanu cywilnego była uzupełniana na podstawie wydanej przez Zastpc Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego decyzji. Wykonano tym samym zalecenie pokontrolne zawarte w wystpieniu Wojewody Małopolskiego KA.V z 31 lipca 2007 r., aby właciwie uzupełnia akty stanu cywilnego. Kontrola wykazała ponadto, co nastpuje: Stwierdzono przypadek nieprawidłowego zamieszczenia informacji o nazwisku małonka w akcie małestwa sporzdzonym na podstawie decyzji o odtworzeniu w polskich ksigach stanu cywilnego aktu małestwa zawartego w Wielkiej Brytanii. Z dokumentacji zawartej w aktach zbiorowych wynika, e małestwo zostało zawarte przez obywatelk polsk i cudzoziemca. W treci aktu zagranicznego brak było informacji o noszonych po zawarciu małestwa nazwiskach małonków oraz o nazwiskach dzieci pochodzcych z małestwa. Wraz z wnioskiem o wpis aktu do polskich ksig stanu cywilnego przyjto owiadczenia o nazwiskach kobiety i mczyzny. Postpowanie takie było nieprawidłowe. Zgodnie z treci art. 62 ust. 3 p.a.s.c. w sytuacji, gdy obywatel polski zawierajcy małestwo w zagranicznym urzdzie stanu cywilnego nie złoył owiadczenia w sprawie swojego nazwiska, moe je złoy wraz z wnioskiem o wpisanie aktu małestwa do polskiej ksigi małestw, a gdy małestwo zawierali obywatele polscy, mog take złoy owiadczenie o nazwisku dzieci zrodzonych z tego małestwa. Owiadczenia o noszonym nazwisku nie mona przyj od cudzoziemca. Stwierdzono, i nie w kadym przypadku odpisy aktów stanu cywilnego wydawano osobom i instytucjom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie art. 83 p.a.s.c., okrelajcego krg osób upowanionych do wystpowania z wnioskiem. W wyniku kontroli dokumentacji sprawy USC /08 stwierdzono, e nie dopełniono naleytej starannoci w ustaleniu czy Wnioskodawca posiadał interes prawny do uzyskania odpisów aktów stanu cywilnego. Wniosek o wydanie dokumentów pochodził z Kancelarii Prawnej PolGen Research z Warszawy i zawierał jedynie szcztkowe dane na temat osób, których akty miały by odszukane. We wniosku nie udokumentowano, i Mocodawca jest spokrewniony z osob której akt dotyczy lub posiada interes prawny do otrzymania dokumentów jakimi s odpisy aktów stanu cywilnego. Zastpca Kierownika zaniechał przeprowadzenia postpowania wyjaniajcego, które miałoby doprowadzi do ustalenia niezbdnych informacji, czy Mocodawca był spokrewniony z osobami o których akty stanu cywilnego wystpił lub czy posiadał interes prawny do otrzymania odpisów aktów stanu cywilnego. W wyniku kontroli stwierdzono take, e wniosek o przegldanie akt wyznania mojeszowego złoył pracownik uczelni wyszej. Podanie o przegldanie akt sporzdzone było w sposób bardzo ogólny. Z podania wynikało jedynie, e zebrane dane wykorzystane zostan w budowie schematu genealogicznego. Wtpliwoci kontrolujcego budziło, e w podaniu nie wspomniano, w jakim celu bd wykorzystane badania, a profil uczelni 4

5 delegujcej do przeprowadzenia bada nie wskazywał, aby uczelnia mogła prowadzi jakiekolwiek badania w omawianym zakresie. Zastpca Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Radłowie nie przeprowadził postpowania wyjaniajcego przed wydaniem zezwolenia na przegldanie akt. Ksigi stanu cywilnego podlegaj ograniczonej jawnoci. Przepisy prawa szczegółowo okrelaj zasady udostpniania aktów stanu cywilnego, dlatego te przed udostpnieniem aktów stanu cywilnego naley wyjani uprawnienie danego podmiotu do otrzymania dokumentu lub przegldania ksig stanu cywilnego. Weryfikacja iloci prowadzonych spraw W zakresie weryfikacji informacji o iloci prowadzonych w 2008 roku przez Urzd Gminy Radłów spraw dotyczcych zada zleconych z zakresu administracji rzdowej (zadania spraw obywatelskich), w odniesieniu do zada z zakresu rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imion i nazwisk, stwierdzono rozbienoci pomidzy: - zadeklarowan iloci sporzdzonych aktów stanu cywilnego (106), a iloci stwierdzon w trakcie kontroli (126), - zadeklarowan iloci wydanych decyzji administracyjnych (61), a iloci stwierdzon w trakcie kontroli (47), - zadeklarowan iloci wydanych odpisów aktów stanu cywilnego (924, a iloci stwierdzon w trakcie kontroli (546). W przypadku zada z zakresu ewidencji ludnoci i dowodów osobistych stwierdzono rozbienoci pomidzy: - zadeklarowan iloci zdarze meldunkowych: zameldowanie, przemeldowanie, wymeldowanie, emigracje, pobyt czasowy, stały (447), a iloci stwierdzon w trakcie kontroli (454), - zadeklarowan iloci spraw dotyczcych prowadzenia ewidencji ludnoci aktualizacji i weryfikacji danych na podstawie aktów stanu cywilnego oraz przyjtych zgłosze meldunkowych (316), a iloci stwierdzon w trakcie kontroli (315), - zadeklarowan iloci wymeldowania i zameldowania w trybie administracyjnym (13), a iloci stwierdzon w trakcie kontroli (12), - zadeklarowan iloci nadania numeru PESEL, sprostowania daty urodzenia w numerze PESEL (1), a iloci stwierdzon w trakcie kontroli (99), - zadeklarowan iloci sporzdzonych wykazów dzieci w celu wykonywania obowizku szkolnego i ich biecej aktualizacji (34), a iloci ustalon w trakcie kontroli (33). Przyczyny powstania powyszych rozbienoci zostały wskazane w protokole, zgodnie z wyjanieniami Pani Jadwigi Kumigi Zastpcy Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Radłowie, zatrudnionej jednoczenie jako inspektor w Urzdzie Gminy w Radłowie. Działajc na podstawie art. 46 ust. 6 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rzdowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206), w zwizku ze stwierdzonymi uchybieniami w prowadzeniu spraw z zakresu administracji rzdowej, zwracam si do Pana Burmistrza o ich wyeliminowanie poprzez: 1) Przyjmowanie owiadcze o nazwisku noszonym po zawarciu małestwa zgodnie z treci 62 ust. 3 ustawy z dnia 29 wrzenia 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz z pón. zm.), 5

6 2) Badanie posiadania przez osoby i instytucje interesu prawnego do otrzymywania odpisów aktów stanu cywilnego zgodnie z treci art. 83 ustawy z dnia 29 wrzenia 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz z pón. zm.), 3) Badanie, czy ubiegajcy si o zezwolenie na przegldanie ksig stanu cywilnego posiada stosowne upowanienie, gdy to osoba dajca dostpu do akt stanu cywilnego winna wykaza i uzasadni celowo wykorzystania tych akt do prowadzonych bada naukowych. O sposobie realizacji powyszych wniosków prosz poinformowa mnie, za porednictwem Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie, zgodnie z przepisem art. 47 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rzdowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206) w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystpienia pokontrolnego. (-) Stanisław Kracik 6