ZASADY SKUTECZNEGO DZIAŁANIA Na podstawie http://wazniak.mimuw.edu.pl/index.php?title=io-2-lab Prof. dr hab. Marek Wisła
ZASADY SKUTECZNEGO DZIAŁANIA
Siedem zasad skutecznego działania Stephena Covey ego
Bądź proaktywny Ludzi reaktywnych i proaktywnych różni między innymi również język, którym się posługują. Ludzie reaktywni nie widzą dla siebie pola działania. Mówią nic nie poradzę, albo taki już jestem. Ludzie proaktywni mają inne podejście. Są nastawieni na działanie. Trzeba zmienić niewłaściwy nawyk? No to zastanówmy się jakie mamy opcje? Co można zrobić? Pewnie to trochę potrwa, ale jeśli ma być z tego coś dobrego, to można poczekać.
Modlitwa Anonimowych Alkoholików Trzy rodzaje problemów: wpływ bezpośredni (zwycięstwa osobiste) wpływ pośredni (zwycięstwa publiczne) brak wpływu Modlitwa Anonimowych Alkoholików. Panie daj mi: odwagę, bym mógł zmienia rzeczy, które mogą i powinny być zmienione, łagodność, bym akceptował rzeczy, które nie mogą by zmienione i mądrość, bym umiał odróżnić jedne rzeczy od drugich.
Zaczynaj mając koniec na względzie Przywództwo polega na określaniu celów i stawianiu zadań. jak kraj, czy organizacja potrzebuje dobrego przywództwa, tak te każdy z nas potrzebuje osobistego przywództwa, które dałoby odpowiedź na zasadnicze pytanie: Kim chcę być? Za 3 lata? Za 10 lat? Jeśli znamy tę odpowiedź, to mamy punkt odniesienia i możemy do każdego przedsięwzięcia stosować zasadę Zaczynaj mając koniec na względzie. Tylko myśląc o końcu przedsięwzięcia i jego konsekwencjach (zarówno pozytywnych, jak i negatywnych) jesteśmy w stanie podjąć racjonalną decyzję. Ale myślenie o końcu wymaga wyobraźni.
Aby rzeczy pierwsze były pierwsze Johanna Wolfganga von Goethe: Rzeczy najważniejsze nigdy nie mogą by na łasce rzeczy mniej ważnych.
Myśl o obopólnej korzyści Lose/Lose (skrajnie pesymistyczna) Świat jest bez sensu, Życie nie ma sensu Lose/Win Przegram. Zawsze przegrywam. Inni ciągle wygrywają nie to co ja. Win/Lose Abym mógł wygrać inni muszą przegrać Win/Win Wzajemna korzyść Mój sukces nie wyklucza Twojego
Najpierw staraj się zrozumieć Najpierw staraj się zrozumieć Potem staraj się, aby ciebie zrozumiano Poziomy słuchania: Ignorowanie Udawanie Słuchanie wybiórcze Słuchanie empatyczne
Dbaj o synergię
Ostrz piłę Potrzebna jest równowaga między dbaniem o produkcję (pracę) a dbaniem o zdolności produkcyjne (wiedzę). Musi by czas zarówno na pracę zawodową, jak i na dbanie o zdrowie i zapoznawanie się z nowymi technologiami. Nie wpadaj w samozadowolenie. Myśl szerzej niż wymaga to aktualna sytuacja Dbaj o rozwój swojej wiedzy
Ćwiczenie 1 Skuteczne działanie w procesie planowania Wybrać zasady skutecznego działania odnoszące się do etapu planowania projektu i uzasadnić swój wybór. Zasada Tak/Nie Bądź proaktywny Zaczynaj mając koniec na względzie Aby rzeczy pierwsze były pierwsze Myśl o obopólnej korzyści Dbaj o synergię Ostrz piłę
Bądź proaktywny Pozytywne nastawienie znacznie zwiększa prawdopodobieństwo sukcesu. Stawianie pytań Jakie mamy opcje?, Co możemy zrobić jest podstawą skutecznego działania.
Zaczynaj mając koniec na względzie Na etapie planowania trzeba jasno określić wizję celu, jaki ma zostać osiągnięty w wyniku realizacji projektu. Jest to etap w którym opracowywana jest mapa drogowa, dzięki której podczas realizacji projektu będziemy wiedzieć dokąd chcemy dojść i jaką drogą. Wizja końca powinna określać wskaźniki, których osiągnięcie będzie oznaczało zrealizowanie celu. Wskaźniki wyznacza się na etapie planowania.
Aby rzeczy pierwsze były pierwsze Na etapie planowania należy się zastanowić, jakie zadania muszą być zrealizowane aby cel został osiągnięty oraz które z tych zadań są kluczowe (priorytetowe), a ich osiągnięcie będzie miarą zrealizowania poszczególnych etapów projektu. W zarządzaniu projektami zadania takie nazywa się je kamieniami milowymi.
Myśl o obopólnej korzyści Planując projekt ważne jest aby spojrzeć z perspektywy Win-Win, tak by przy realizacji planu, zarówno członkowie zespołu, jak i podwykonawcy mieli poczucie dobrze wykonanej pracy na dobrych warunkach.
Dbaj o synergię Bardzo ważnym na etapie planowania jest, po ustaleniu zakresu prac, które musza zostać zrealizowane, wybór członków zespołu projektowego. Zespół powinien być tak dobrany, aby znalazły się w nim osoby o różnych kompetencjach merytorycznych (adekwatnych do prac jakie są do zrealizowania w ramach projektu) i odmiennych typach osobowości.
FORMUŁOWANIE CELÓW
Formułowanie celów i zadań metodą SMART Aby wcielić w życie zasadę zaczynaj mając koniec na względzie potrzebna jest umiejętność precyzyjnego formułowania celów/zadań i jednoznacznego określenia oczekiwanych rezultatów. Popularną metodą formułowania celów jest metoda SMART. Zgodnie z nią, każdy poprawnie sformułowany cel/zadanie powinien być: Specific specyficzny, konkretny, jednoznacznie określony; Measurable mierzalny, tak by można było stwierdzić, czy cel faktycznie został osiągnięty; Attractive atrakcyjny, warty zrealizowania z punktu widzenia wykonawcy; Realistic realny do osiągnięcia w wyznaczonym czasie, przy dostępnych zasobach i kompetencjach; Timed określony w czasie
Janek Janek studiuje na drugim roku informatyki. Na pierwszym roku cały wolny od zajęć czas spędzał grając na komputerze. W efekcie w sesji kończącej I rok musiał poprawiać cztery egzaminy. Kosztowało go to dużo nerwów, dlatego postanowił, że na drugim roku będzie więcej czasu poświęcał na naukę, tak by w sesji kończącej IV semestr zdać wszystkie egzaminy w pierwszym terminie. Wypełnij tabelę. Jaki jest cel Janka? Cel S M A R T
Janek Cel Janek na drugim roku będzie więcej czasu poświęcał na naukę, tak by w sesji kończącej IV semestr zdać wszystkie egzaminy w pierwszym terminie. Specific (Konkretny) Nie Measurable (Mierzalny) Nie Attractive (warty zrealizowania)? Realistic (realny do osiagnięcia)? Timed (określony w czasie)
Janek Komentarz: Gdyby cel składał się tylko z drugiego członu: w sesji kończącej IV semestr zdać wszystkie egzaminy w pierwszym terminie spełniałby wszystkie kryteria S, M, A, R, T. Wątpliwości budzi sformułowanie w pierwszej części: będzie więcej czasu poświęcał na naukę, które jest nieprecyzyjne i przez to nie spełnia kryterium S i M. Można też mieć zastrzeżenia, do tego czy jest ono realistyczne, skoro na I roku Janek miał problem ze zmobilizowaniem się do nauki. Trudno jest także jednoznacznie stwierdzić, czy cel/zadanie jest dla odbiorcy atrakcyjne. Stawiając sobie cele musimy się nad tym sami zastanowić, wyznaczając zadania innym najlepiej porozmawiać z osobą, która ma je wykonać. Propozycja modyfikacji: Janek na drugim roku będzie poświęcał więcej czasu na naukę (minimum 2 godziny dziennie), tak by w sesji kończącej IV semestr zdać wszystkie egzaminy w pierwszym terminie.
Zenek Zenek postanowił zaangażować się w prace studenckiego koła naukowego. Jedną z inicjatyw koła jest przeprowadzanie wśród studentów ankiet dotyczących oceny wykładowców i przedmiotów, na podstawie których sporządzany jest ranking najlepiej prowadzonych zajęć. Jankowi zlecono zmobilizowanie jak największej liczby studentów II roku do wypełnienia ankiet oraz opracowanie zebranych wyników za pomocą przygotowanego w ramach koła naukowego elektronicznego formularza.
Zenek Cel Zmobilizowanie jak największej liczby osób z 2 roku do wypełnienia ankiet i opracowaniu zebranych wyników za pomocą przygotowanego w ramach koła naukowego formularza. Specific (Konkretny) Nie Measurable (Mierzalny) Nie Attractive (warty zrealizowania)? Realistic (realny do osiagnięcia) Timed (określony w czasie) Nie
Zenek Wyznaczając cel należy unikać nieprecyzyjnych zwrotów, tj.: jak najwięcej, lepiej, efektywniej, itp., gdyż uniemożliwiają one precyzyjne określenie, co jest celem i jak będzie mierzona jego realizacja. Propozycja modyfikacji: Zadanie Zenka polega na zmobilizowaniu przynajmniej 80% studentów 2 roku do wypełnienia ankiet i opracowaniu zebranych wyników za pomocą przygotowanego formularza do końca 20. grudnia br.
Andrzej Andrzej Nowak jest właścicielem firmy informatycznej Super-soft zajmującej się głównie wytwarzaniem oprogramowania. Zdając sobie sprawę ze stale rosnącej konkurencji na rynku oraz ciągle niezadowalającej jakości wytwarzanych w jego firmie systemów informatycznych, postanowił zlecić niezależnemu ekspertowi przeprowadzenie analizy procesów w przedsiębiorstwie. W wyniku ekspertyzy okazało się, ze największym problemem w firmie jest nieefektywne zbieranie wymagań od klientów i ich specyfikacja. Przy okazji ekspertyzy Pan Andrzej dowiedział się o innowacyjnym narzędziu ułatwiającym zbieranie wymagań od klientów i zapisywanie ich w formie przypadków użycia, które dostępne jest na licencji open source. W związku z tym postanowił do listy celów na nadchodzący rok dodać: Wdrożenie innowacyjnego systemu ułatwiającego zbieranie wymagań klientów i ich specyfikację oraz wykorzystanie narzędzia w większości rozpoczynających się w firmie projektów.
Andrzej Cel Wdrożenie w nadchodzącym roku w firmie Super-soft innowacyjnego narzędzia ułatwiającego zbieranie i specyfikowanie wymagań oraz wykorzystanie tego narzędzia do wszystkich projektów realizowanych w firmie. Specific (Konkretny) Measurable (Mierzalny) Attractive (warty zrealizowania)? Realistic (realny do osiagnięcia) Timed (określony w czasie)
Andrzej Cel ten dotyczy firmy, jako całości. Jest on niewątpliwie atrakcyjny dla właściciela firmy, ale czy także dla jego pracowników? Pan Andrzej powinien się zastanowić, czy jest realne wykorzystanie nowego narzędzia do wszystkich realizowanych w ramach firmy projektów.
Tomek Pan Andrzej tydzień temu zatrudnił nowego programistę Tomka. Tomek właśnie ukończył studia na kierunku informatyka i jest to jego pierwsza praca. Firma pana Andrzeja dostała zlecenie od jednego ze swoich stałych klientów na modernizację strony internetowej. Pan Andrzej razem z klientem opracowali specyfikację wymagań. Na jej podstawie, w ciągu najbliższych trzech tygodni Tomek samodzielnie ma przygotować nową wersję strony.
Tomek Cel Tomek, w ciągu trzech tygodni, na podstawie otrzymanej specyfikacji wymagań ma samodzielnie wykonać stronę internetową. Specific (Konkretny) Measurable (Mierzalny) Attractive (warty zrealizowania)? Realistic (realny do osiagnięcia)? Timed (określony w czasie)
Tomek Komentarz: Pan Andrzej zlecając to zadanie Tomkowi powinien się upewnić, czy Tomek ma niezbędne kompetencje do samodzielnego wykonania tego zadania, oraz czy dokładnie wie co ma być zrobione. Ważne jest także, by znał stosunek Tomka do tego zadania, czy traktuje je jak zło konieczne, czy też może jako bardzo ciekawe wyzwanie.
Jola Pan Andrzej poprosił swoją asystentkę Jolę, z którą współpracuje już od 7 lat, o przygotowanie w ciągu tygodnia, wzorem lat ubiegłych, sprawozdania z realizacji przedsięwzięć w firmie za ostatnie półrocze.
Jola Cel Pani Jola ma przygotować w ciągu 7 dni sprawozdanie z realizacji zleceń w firmie Super-soft w minionym półroczu (wzorem lat ubiegłych). Specific (Konkretny) Measurable (Mierzalny) Attractive (warty zrealizowania) Realistic (realny do osiagnięcia) Timed (określony w czasie)
AFIRMACJA
Afirmacja Skuteczne przywództwo nie tylko określa cele, ale również prowadzi do ich osiągnięcia. Wytrwałość w dążeniu do celu można wzmocnić stosując technikę wizualizacji zwaną afirmacją.
Marek Marek studiuje na III roku informatyki. Jego praca inżynierska została wyróżniona. Na jej podstawie, pod okiem swojego promotora, napisał swój pierwszy artykuł i został zaproszony do jego prezentacji na konferencji naukowej. Jako, że wcześniej Marek nie miał okazji występować publicznie postanowił zastosować technikę wizualizacji i afirmacji, które poznał na studiach. Wyobrażając sobie salę konferencyjną, licznych słuchaczy oraz siebie, prezentującego przed audytorium referat Marek używał następującej afirmacji: Mój referat na pewno wypadnie dobrze, w końcu długo się przygotowywałem do wystąpienia.
Marek Afirmacja Mój referat na pewno wypadnie dobrze, w końcu długo się przygotowywałem do wystąpienia. Osobista Pozytywna W czasie teraźniejszym Nie Wizualna Emocjonalna Korekta Bardzo się cieszę, że mogę prezentować mój referat na konferencji!
Franek Franek, student II roku informatyki, miał problemy ze zmobilizowaniem się do nauki na pierwszym roku, czego efektem były 4 egzaminy poprawkowe w sesji letniej. Aby uniknąć takiej sytuacji w tym roku postanowił jeszcze w trakcie wakacji wykorzystać technikę wizualizacji i afirmacji. Na początek przypominał sobie, jak to było na pierwszym roku, jak po zajęciach zamiast pracować nad projektami i zadaniami siadał do gry komputerowej, jakie miał wtedy myśli, emocje. W drugim kroku wyobrażał sobie, jak będzie na drugim roku, jak po powrocie z zajęć zamiast od razu siadać do gry będzie zabierał się do nauki, tak na 2-3 godziny. Jaki będzie zadowolony, że odrobił wszystkie zadania i z czystym sumieniem, może usiąść do zasłużonego relaksu gry komputerowej. Janek sformułował następującą afirmację: Byłoby miło, gdybym potrafił znaleźć czas i na naukę i rozrywkę.
Franek Afirmacja Byłoby miło, gdybym potrafił znaleźć czas i na naukę i rozrywkę Osobista Pozytywna Nie W czasie teraźniejszym Nie Wizualna Emocjonalna Nie Korekta Na pewno znajdę czas na naukę i rozrywkę.
Marta Marta trenuje pływanie w Akademickim Związku Sportowym (AZS). Jej najmocniejszą konkurencją jest 50m stylem klasycznym. Jest uzdolnionym sportowcem, jednak podczas zawodów zawsze bardzo się denerwuje, czego skutkiem jest często, zbyt późne (w stosunku do innych zawodniczek) odbicie się od słupka startowego i utracenie już na początku dystansu do najlepszej czołówki. Trener zaproponował Marcie zastosowanie techniki wizualizacji i afirmacji. Marta, w wolnych chwilach wyobraża sobie, że stoi na słupku tuż przed startem. Przypomina sobie jakie emocje towarzyszą jej zazwyczaj podczas zawodów pływackich. Jej afirmacja polega na wyobrażeniu sobie, jak w tej sytuacji się rozluźnia i koncentruje na dobrym starcie. Można ją wyrazić następującym zdaniem: Potrafię rozluźnić się tuż przed startem i skoncentrować się na dobrym rozpoczęciu wyścigu.
Marta Afirmacja Potrafię rozluźnić się tuż przed startem i skoncentrować się na dobrym rozpoczęciu wyścigu. Osobista Pozytywna W czasie teraźniejszym Wizualna Emocjonalna Nie Korekta Jak dobrze, że potrafię rozluźnić się tuż przed startem i skoncentrować się na dobrym rozpoczęciu wyścigu.
Andrzej Pan Andrzej, właściciel firmy Super-soft, planuje wdrożyć w firmie innowacyjne narzędzie ułatwiające zbieranie wymagań od klientów i ich specyfikację. Zdaje sobie sprawę z tego, że podstawą efektywnego wdrożenia jest pozytywne nastawienie do zmiany wszystkich pracowników firmy, którzy z natury sceptycznie podchodzą do rozwiązań zaburzających ich dotychczasowy tryb pracy. Dotychczas przekonywanie do zmian pracowników sprawiało mu sporo trudności. Dlatego tym razem przed przystąpieniem do działań Pan Andrzej postanowił przeprowadzić wizualizację i afirmację. Wyobraził sobie jak organizuje spotkanie w firmie i przedstawia wyniki ekspertyzy oraz propozycję zmian w zakresie zbierania wymagań, jak rozwija się dyskusja, pracownicy wyrażają swoje obawy i uwagi, wysłuchują kontrargumentów. To, jak czują się docenieni, że szef informuje ich o sytuacji firmy i konsultuje z nimi kwestie zmian. Pan Andrzej sformułował następującą afirmację: To świetnie, że w firmie wszyscy pracownicy są dobrze poinformowani i potrafią konstruktywnie dyskutować nad propozycją zmian.
Andrzej Afirmacja To świetnie, że w firmie wszyscy pracownicy są dobrze poinformowani i potrafią konstruktywnie dyskutować nad propozycją zmian. Osobista Nie Pozytywna W czasie teraźniejszym Wizualna Emocjonalna Korekta To świetnie, że potrafię tak działać, że wszyscy pracownicy firmy są dobrze poinformowani i potrafią konstruktywnie dyskutować nad proponowanymi zmianami.
Tomek Tomek właśnie rozpoczął swoją pierwszą pracę w firmie Super-soft. Już po tygodniu dostał pierwsze, bardzo samodzielne zadanie, dotyczące przebudowy strony internetowej. Wie, że potrafi je wykonać, ponieważ podczas studiów dorabiał sobie wykonując różne strony. Denerwuje się jednak trochę, bo zależy mu, żeby wypaść jak najlepiej przed szefem. Postanowił dodać sobie otuchy przy użyciu afirmacji: Bardzo się cieszę, że dostałem samodzielne zadanie, które potrafię bardzo dobrze wykonać i dzięki któremu zdobędę uznanie szefa
Tomek Afirmacja Bardzo się cieszę, że dostałem samodzielne zadanie, dzięki któremu rozwinę swoje umiejętności. Osobista Pozytywna W czasie teraźniejszym Nie Wizualna Emocjonalna Korekta Bardzo się cieszę, że dostałem samodzielne zadanie, dzięki któremu mam możliwość rozwinięcia swoich umiejętności.