I. Przedmiot zapytania nr WF.ECDL.A.5 Warszawa, 29.08.2014 r. 1. Postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL). 2. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 80000000-4 Usługi edukacyjne i szkoleniowe 70220000-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne W związku z realizacją projektu o numerze POKL.09.06.02-14-208/12 i tytule Ak@demia ICT (dalej Projekt) współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego i z budżetu Państwa, SYSTEMA Sp. z o.o. (zwana dalej Zamawiającym) zwraca się z uprzejmą prośbą o przedstawienie oferty na realizację zamówienia polegającego na: 1. Realizacji szkolenia z zakresu 4 modułów ECDL ADVANCED, zgodnego z sylabusem ECDL-A dostępnym na stronie www.ecdl.pl, dla minimum 8 grup szkoleniowych. a) W szkoleniach weźmie udział minimum 8 grup, składających się z 10 osób każda. Zamawiający ma prawo zwiększyć/zmniejszyć liczbę osób w grupie o maksymalnie 2 osoby b) Dla każdej grupy zostanie zorganizowanych 14 spotkań, z których każde składać się będzie z 8 (ośmiu) 45 minutowych godzin lekcyjnych. c) Łącznie przeprowadzonych zostanie minimum 112 spotkań maksymalnie 8- śmio godzinnych. d) Uczestnikami szkoleń będzie co najmniej 80 osób z terenu województwa mazowieckiego. 2. Szkolenia odbywać się będą na terenie województwa mazowieckiego i skierowane są do następujących grup docelowych (warunki rozłączne): osób bezrobotnych, zarejestrowanych w Urzędzie Pracy przez okres co najmniej 6 miesięcy przed przystąpieniem do projektu, osób w wieku 50+ oraz osób z wykształceniem maksymalnie średnim. 3. Realizacji usługi wynajmu sal szkoleniowych na szkolenie ECDL ADVANCED dla ww. 8 grup szkoleniowych. II. Obowiązki Wykonawcy: 1. Zamówienie należy realizować zgodnie z bieżącymi wytycznymi Zamawiającego, w terminie od 01.10.2014 do 31.05.2015 roku. P POKL.09.06.02-14-208/12 Ak@demia ICT Strona 1 z 7
2. Okres realizacji zamówienia może ulec skróceniu, o ile przed terminem 31.05.2015 r. zostaną przeprowadzone szkolenia i wynajem sal pod szkolenia dla takiej liczby Uczestników jaką wskazano w odniesieniu do danej części zamówienia. 3. Za udokumentowane a niezaakceptowane przez Zamawiającego szkolenie/wynajem sali nie należy się wynagrodzenie. Decyzja taka nie wymaga uzasadnienia przez Zamawiającego i jest ostateczna. 4. Dokumentację ze szkoleń należy prowadzić na platformie EFSArt.eu zgodnie z wytycznymi Zamawiającego. 5. Podczas szkoleń należy informować Uczestników o finansowaniu realizacji projektu przez Unię Europejską ze środków EFS oraz zapewnić odpowiednie oznakowanie miejsca spotkania materiałami otrzymanymi od Zamawiającego. 6. Ewentualne koszty dojazdu trenerów na miejsce szkoleń ponosi Wykonawca. 7. Wykonawca zobowiązuje się do prowadzenia szkoleń zgodnie ze szczegółowym harmonogramem szkolenia dla każdej grupy opracowanym przez Zamawiającego. a) Przerwy w trakcie jednego spotkania nie mogą łącznie przekroczyć 60 minut. b) W trakcie przerw będzie podawany catering. c) Catering zapewnia Zamawiający. 8. Szkolenia należy realizować zgodnie z materiałami dydaktycznymi przekazanymi przez Zamawiającego. 9. Przed rozpoczęciem szkoleń Wykonawca opracowuje testy poziomu wiedzy i kompetencji z zakresu ICT dla wszystkich Uczestników, w celu sprawdzenia, czy dany Uczestnik posiada odpowiedni poziom obsługi komputera kwalifikujący go na szkolenie ECDL ADVANCED. Testy przeprowadza Zamawiający na platformie EFSArt.eu 10. Szkolenia należy realizować w salach zapewnionych przez Wykonawcę. 11. Wykonawca zobowiązuje się zapewnić sale dla minimum 8 grup składających się z 10 Uczestników szkolenia każda oraz prowadzącego szkolenie trenera/trenerów. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwiększenia/zmniejszenia liczebności grup o maksymalnie 2 osoby 12. Sala powinna być dostępna dla Uczestników szkolenia 20 minut przed planowanym rozpoczęciem spotkania. 13. Sale muszą: a) posiadać powierzchnię i wentylację zapewniającą odpowiedni komfort pracy adekwatny do liczby osób mogących przebywać w pomieszczeniu, b) być wyposażone w sprzęt komputerowy odpowiedni do przeprowadzenia szkolenia z zakresu ECDL ADVANCED, c) posiadać odpowiednie oświetlenie/zaciemnienie, d) posiadać wydajne i stabilne źródła prądu, e) być zaopatrzone w stały i wydajny dostęp do Internetu, f) być wyposażone w krzesła/fotele dla uczestników i trenera, stoliki pod sprzęt komputerowy (laptopy), wieszaki na okrycia wierzchnie dla uczestników, P POKL.09.06.02-14-208/12 Ak@demia ICT Strona 2 z 7
g) posiadać dodatkowe stoliki (wymiary nie mniejsze niż 1000 cm x 800 cm), na których serwowany będzie catering, h) posiadać odpowiednią powierzchnię pionową do prezentacji z wykorzystaniem rzutnika komputerowego lub innych urządzeń służących do prezentacji treści. 14. Zamawiający przedstawi Wykonawcy terminy i lokalizacje szkoleń na co najmniej 7 dni kalendarzowych przed pierwszym szkoleniem każdej grupy. a) Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia sal szkoleniowych spełniających warunki niniejszego postępowania w terminach i lokalizacjach wskazanych pisemnie (mail) przez Zamawiającego. b) W przypadku, gdy Zamawiający zgłosi jakiekolwiek zastrzeżenia w formie pisemnej (mail), co do lokalizacji sali szkoleniowej, Wykonawca zobowiązuje się wskazać nową lokalizację lub salę szkoleniową do 2 dni kalendarzowych od otrzymania zastrzeżeń ze strony Zamawiającego. 15. Sprzęt dla trenera zapewnia Wykonawca. 16. Wykonawca do prowadzonych szkoleń może delegować tylko takich Trenerów, którzy uzyskali pisemną zgodę (mail) na prowadzenie zajęć w projekcie od Zamawiającego. 17. Wszyscy trenerzy muszą posiadać certyfikat egzaminatora ECDL lub porównywalny. 18. W celu weryfikacji kompetencji Trenerów Wykonawca przesyła (mail) CV proponowanych Trenerów i ich zgodę na przetwarzanie danych osobowych w projekcie. 19. Zamawiający akceptuje Trenera (mail). 20. Odmowa (mail) ze strony Zamawiającego nie wymaga uzasadnienia. 21. Jeżeli Zamawiający trzykrotnie nie wyraził zgody na zaproponowanych przez Wykonawcę Trenerów lub trzykrotnie zabronił Trenerom kontynuowania szkoleń to może wypowiedzieć umowę w trybie natychmiastowym. 22. Wykonawca zobowiązuje się do monitoringu i rozliczania zamówienia wyłącznie na platformie EFSArt.eu. 23. W przypadku uzyskania przez Trenera niezadowalających (tj. poniżej 60% poziomu zadowolenia) wyników z ankiet oceniających jego szkolenie, Zamawiający może zażądać zaprzestania kontynuowania szkoleń przez tego Trenera. 24. Wykonawca zapewni prawo wglądu do wszystkich dokumentów związanych bezpośrednio i pośrednio z realizowanym Projektem, w szczególności do dokumentów finansowych na każde żądanie Zamawiającego w siedzibie Zamawiającego. Wgląd do ww. dokumentów musi być zapewniony przez Wykonawcę w ciągu 2 dni kalendarzowych. Koszt dostarczenia ponosi Wykonawca. 25. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmniejszenia/zwiększenia liczby spotkań w odniesieniu do realizowanego zamówienia, według bieżących potrzeb projektowych przy zachowaniu stałej ceny brutto określonej w ofercie. 26. Zamawiający zastrzega sobie prawo do podziału zamówienia pomiędzy nie więcej niż 3 (trzech) Wykonawców. Wszyscy Wykonawcy otrzymują do przeszkolenia po P POKL.09.06.02-14-208/12 Ak@demia ICT Strona 3 z 7
jednej grupie. Przydział następnych grup szkoleniowych odbywa się na podstawie wyników ankiet oceniających jakość szkolenia oraz zdawalności egzaminów w danej grupie. Decyzja o przydziale grupy jest ostateczna i nie wymaga dalszego uzasadnienia przez Zamawiającego. 27. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia godzin szkoleniowych podczas jednego spotkania w zależności od potrzeb grupy, jednakże szkolenie nigdy nie może trwać krócej niż 4 (cztery) godziny lekcyjne. Wynagrodzenie za takie spotkanie naliczane jest proporcjonalnie do złożonej oferty, tj. za ośmiogodzinne spotkanie. III. Wymogi formalne stawiane przed Wykonawcą: 1. Wykonawca prowadzi działalność gospodarczą odpowiadającą zakresowi przedmiotu zamówienia. 2. Wykonawca zrealizował szkolenia dla łącznej liczby nie mniejszej niż 100 osób w ramach szkoleń zewnętrznych w okresie ostatnich 3 lat od dnia złożenia oferty. 3. Wykonawca dysponuje kadrą trenerów posiadających certyfikat egzaminatora ECDL. 4. Wykonawca wpłacił na konto Zamawiającego w Banku Millennium S.A. rachunek numer 08 1160 2202 0000 0001 0400 4448 przed terminem składania ofert wadium w wysokości 30.000 zł (słownie: trzydzieści tysięcy złotych). 5. W przypadku wyłonienia Wykonawcy wadium zostanie zamienione na kaucję, której zadaniem będzie zabezpieczenie roszczeń w przypadku niewywiązania się lub niedbałego wykonania przyszłej umowy. Wykonawcy niewyłonieni w trakcie niniejszego postępowania otrzymają zwrot wadium po zakończeniu postępowania. 6. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 2000,00 złotych (słownie: dwa tysiące złotych i 00/100) za każdy stwierdzony przypadek niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy. 7. Kara umowna potrącana będzie z kaucji. Po każdym przypadku potrącenia kwoty kary umownej, kwotę kaucji należy uzupełnić do pierwotnej wartości w ciągu 7 dni od daty potrącenia o czym Wykonawca zostanie poinformowany przez Zamawiającego (mail). IV. Sposób wyłonienia Wykonawcy oraz opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze najkorzystniejszej oferty Złożone oferty oceniane będą wg następującego kryterium: Cena brutto za przeprowadzenie szkolenia z wynajmem sali szkoleniowej dla jednej grupy szkoleniowej na pojedyncze spotkanie. P POKL.09.06.02-14-208/12 Ak@demia ICT Strona 4 z 7
Postępowanie mające na celu wyłonienie Wykonawcy przebiegać będzie dwuetapowo: ETAP I. 1. Potencjalni Wykonawcy składają ofertę na załączonym formularzu. 2. Zamawiający weryfikuje pod względem formalnym złożone oferty i informuje mailowo o wynikach weryfikacji formalnej. 3. Wykonawcy, którzy spełnili wymogi formalne zapraszani są do udziału w etapie drugim. ETAP II. 1. O wyborze Wykonawcy zadecyduje aukcja elektroniczna przeprowadzona na platformie EFSArt.eu w terminie określonym przez Zamawiającego. 2. Zakwalifikowani do Etapu II Wykonawcy otrzymają hasło dostępu do platformy EFSArt.eu i zostaną poinformowani o zasadach aukcji (mail). 3. Planowany termin rozpoczęcia aukcji to 17 września 2014 r. (środa) godzina: 12:00. Aukcja potrwa 20 minut. 4. Najniższa oferta cenowa złożona przez Wykonawcę w etapie II postępowania jest ceną ostateczną dla danego Wykonawcy. 5. Zamawiający wybierze nie więcej niż 1 (jednego) Wykonawcę, który złoży ofertę o najniższej cenie. 6. Jeżeli zaoferowane ceny będą równe to o kolejności decyduje wcześniejszy termin wpływu wadium na konto bankowe Zamawiającego. 7. Postępowanie uznaje się za nierozstrzygnięte jeżeli w etapie II nie wpłynie żadna oferta cenowa. 8. Wszyscy Oferenci zostaną powiadomieni pisemnie (mail) o przebiegu postępowania. Wyłączenia z udziału w postępowaniu: Z możliwości realizacji zamówienia wykluczani będą Wykonawcy powiązani z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez: uczestnictwo w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa P POKL.09.06.02-14-208/12 Ak@demia ICT Strona 5 z 7
w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. W celu potwierdzenia braku powiązań kapitałowych lub osobowych, o których mowa powyżej, potencjalny wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o braku występowania ww. powiązań. Terminy i opis sposobu przygotowania oferty 1. Oferta powinna zostać przygotowana w wersji papierowej, w języku polskim na załączonym formularzu. 2. Oferta powinna być podpisana przez Wykonawcę a wszystkie jej strony parafowane. 3. Do oferty należy dołączyć podpisaną na każdej stronie przez Wykonawcę treść niniejszego zapytania. 4. Oferta musi zawierać: a) pełne dane adresowe Wykonawcy tj. kontakt telefoniczny i mailowy, adres strony WWW (o ile Wykonawca posiada), kontakt do osoby wyznaczonej do dalszych prac z Zamawiającym, jej telefon i adres e-mail, b) dokumenty potwierdzające spełnienie wymogów określonych w punkcie III., podpunkty 1-2, c) kopię przelewu bankowego potwierdzającą wpłatę wadium. 5. Ofertę należy dostarczyć w wersji papierowej, pocztą, osobiście lub kurierem w nieprzekraczalnym terminie do dnia 15.09.2014 r. (poniedziałek) do godziny 12:00. Oferty dostarczone po tym terminie lub przygotowane niezgodnie z opisem nie będą rozpatrywane. 6. Ofertę w zaklejonej kopercie z dopiskiem: Postępowanie nr WF.ECDL.A.5 nie otwierać przed godziną 12:00 dnia 15.09.2014 r. (poniedziałek) należy dostarczyć do siedziby Biura Projektu: SYSTEMA Sp. z o.o. ul. Kawęczyńska 36 pok. A004/a 03-772 Warszawa Osoba do kontaktów: Pani Karolina Samoraj, e-mail: akademiakomputerowa@systema.pl Załączniki: P POKL.09.06.02-14-208/12 Ak@demia ICT Strona 6 z 7
1. Formularz oferty P POKL.09.06.02-14-208/12 Ak@demia ICT Strona 7 z 7