Menedżerskie zarządzanie w administracji samorządowej Doświadczenia 20-letniego okresu budżetowania zadaniowego i aktualne działania rozwojowe w Krakowie (projekt MJUP) Piotr Wierzchosławski Urząd Miasta Krakowa
1994 Kalendarium reformy budżetowania w Krakowie EtapI Początek Budżetu Zadaniowego i Planowania Wieloletniego 1994-1997 Administracja Krakowa przystosowuje do warunków polskich ideę budżetowania programowegona podstawie doświadczeń miasta siostrzanego Rochester NY. Został opracowany pierwszy dokument budżetowy zawierający plany zadań. 1996 Nowy specjalnie opracowany system finansowy 1997 2 Nowy specjalnie opracowany system finansowy został wdrożony. System umożliwiał rozliczanie bezpośrednich kosztów każdego z zadań. Niestety Biuro Budżetu w dalszym ciągu zajmowało się głównie danymi finansowymi nie poświęcając dość uwagi zapisanym w planach przewidywanym rezultatom. Pierwszy Wieloletni Plan Inwestycyjny(WPI) (1996-2000) został przygotowany i zatwierdzony przez Radę Miasta Nowa Instrukcja Budżetowaobejmuje teraz także większość jednostek miejskich, ale wciąż nie dość uwagi administracja poświęca mierzeniu rezultatów i ocenom. WPIzostał zaktualizowany na okres 1997-2001.
Kalendarium reformy budżetowania w Krakowie Etap II Budżetowanie działań i nowy WPI 2004 Zespół Audytu Wewnętrznego (utworzony w 2003 roku) w wyniku jednego z pierwszych zadań audytowychzalecił zorganizowanie komórki monitorowania zadań budżetowych i został utworzony Referat Monitorowania Zadań (OR-06), podległy bezpośredniodyrektorowi Magistratu Pod koniec roku 2005 Zespół Audytu przedstawił prezydentowi WPIprzynajmniej na okres programowania finansowego w UE tj. na lata 2007-2013. 2013. 2005 argumenty na rzecz odnowieniawpi 2006 3 OR-06 opracował pierwszy raport oceny zadań i zaproponował we współpracy z ZAW istotną modyfikację Instrukcji Budżetowej zawierającą: obowiązkową deklarację wyniku dla każdego zadania obowiązkowe definicje mierników i wskaźników wymaganie, aby plany finansowe przewidywały pracochłonność dla głównych produktów Dla rozliczania kosztów zadań wykonywanych siłami własnymi zostały wprowadzone Karty Pracy.Teraz każdy pracownik ma obowiązek określić jak dużo czasu pracy poświecił na wytworzenie danego typu produktu (usługi).
Kalendarium reformy budżetowania w Krakowie Etap II Budżetowanie działań i nowy WPI 2006 2007 2010 2011 do 2014-4 W Magistracie został wprowadzony System Zarządzania Jakością zgodny z normą ISO 90012000. W ten sposób nowe wymagania instrukcji budżetowej uzyskały dodatkowe narzędzia nadzoru Od połowy 2006 r. została wprowadzona w UMK aplikacja SZKZ do monitorowania czasu pracy. Pracownicy codziennie umieszczają te dane w SI za pośrednictwem przeglądarki www w INTRANECIE. Od początku roku wszystkie zadania budżetowe posiadają (lepsze lub gorsze) deklaracje wyniku zapisane deklaracje wyniku. Pierwsze wartości zdefiniowanych mierników i wskaźników zostały zgromadzone Wdrożono prosty System Informatycznydla zbierania i nadzorowania planów, danych, mierników i wskaźników. W ten sposób definicje mierników i wskaźników oraz ich historyczne i aktualne wartości są gromadzone i nadzorowane. MAiCakceptuje wniosek Miasta Krakowa na realizację innowacyjnego projektu partnerskiego z Miastem Poznań MJUP-umożlwiający dalszy rozwój BZ i związanych z nim narzędzi zarządzania, w tym opracowanie Katalogu wskaźników jakości życia i jakości usług publicznych oraz budowę Systemu BI. Realizacja III etapu reformy opracowanie i wdrożenie produktu projektu MJUP. Integracja BZ z systemem zarządzania GMK. BZ staje się narzędziem zarządzania na poziomie strategicznym i operacyjnym z uwzględnieniem zarządzania ryzykiem.
GENEZA PROJEKTU (na czym polega pomysł) Miasta Kraków i Poznań podobnie jak inne JST modernizowały i nadal modernizują swój system zarządzania. Korzystając z możliwości jakie stworzył nam Program Dobre rządzenie (POKL). postanowiliśmy wspólnie opracować ogólny kompletny model. Model ten zawiera listę narzędzi, które naszym zdaniem składają się na pewną ofertę instrumentarium, pozwalającego w złożonym (wielobranżowym, wielodziedzinowym) organizmie jakim jest miasto, województwo lub powiat zbudować i wdrożyć racjonalny system zarządzania wykorzystujący narzędzia wymagane uofp oraz dostatecznie wrażliwy na zmiany otoczenia i oczekiwania klientów. Model łączy w sobie narzędzia stosowane do tej pory w naszych administracjach, rozwija je oraz przedstawia wymagania wobec pozostałych, których brak obecnie odczuwamy. Monitorowanie jakości usług publicznych (MJUP) 5
Produkt projektu Produktem projektu będzie metodologia i narzędzia służące racjonalizacji zarządzania miastem (lub inną dużą lub średnią jednostką samorządu terytorialnego) tworzące modelmodułowego, modułowego, zintegrowanego i opartego na partycypacji społecznej systemu zarządzania, w którym monitorowanie jakości życia i jakości usług publicznych oraz zarządzanie ryzykiem wspomaga podejmowanie decyzji na poziomie strategicznym i operacyjnym. Monitorowanie jakości usług publicznych (MJUP) 6
W skład produktu finalnego projektu MJUP wchodzi A. Metodyka opracowania Katalogu wskaźników JŻ i JUP oraz koncepcja i metodyka badań tych wskaźników B. Zestaw wymagań ( zasad ogólnych ) dla organizacji wynikających z postulatów przedstawionego Modelu Zarządzania Zintegrowanego C. System Informatyczny wspomagający wykorzystanie zintegrowanego systemu zarządzania w JST 7
Sformułowanie i wdrożenie wymagań zasad ogólnych za pomocą aktów kierowania Zasady ogólne, w których sformułowano wymagania zapisano dla: 1. Wieloletniej Prognozy Finansowej 2. Przygotowania Programów Wieloletnich 3. Budżetowania Zadaniowego 4. Zarządzania Ryzykiem 5. Rachunkowości 6. Hurtowni danych i systemu raportów 7. Usług Publicznych Wymagania są spełniane przez: zmianę lub przygotowanie nowych regulacji w aktach kierowania zapewnienie odpowiednich funkcjonalności w systemie informatycznym wspomagającym zarządzanie. wdrożenie regulacji i przetwarzanie danych w systemie 8
Najważniejsze wymagania sformułowane w zasadach ogólnych 1. WPFjest zintegrowana z budżetem zadaniowym, wyznacza limity wydatków bieżących w dziedzinach i/lub jednostkach. 2. Program wieloletni (sektorowy) zawiera deklarację wyniku, wskaźniki, listę zadań (projektów, etapów) oraz źródła finansowania zagwarantowane w budżecie i WPF. 3. W zadaniach budżetowych wyznaczono zasoby do planowania, zapisano wymierny cel, wskaźniki, działania, produkty i plan rzeczowo-finansowy. 4. Zarządzanie ryzykiem obejmuje obszary: strategiczny, operacyjny oraz bezpieczeństwa informacji, rejestr używa wspólnej skali ryzyki są one powiązane z celami programów, produktami zadań budżetowych lub zasobami w obszarze bezpieczeństwa informacji. 9
Najważniejsze wymagania sformułowane w zasadach ogólnych 5.Rachunkowość -zapewnia rejestrację zdarzeń w klasyfikacji zadaniowej i raportowanie bieżących (aktualnych) danych dotyczących planu, zaangażowania środków, zobowiązań, wydatków i kosztów 6.W systemach informatycznych jednostek włączonych do hurtowni są wspólne słowniki referencyjne i skoordynowane plany kont, wyznaczono też odpowiedzialność za ich aktualizację 7.Dialogklientów i dostawców w zakresie usług publicznych winien dotyczyć w pierwszym rzędzie dziedzin zarządzania, w tym obszarów, w których zakres interwencji JST (wydatki) jest duży i które są najistotniejsze dla mieszkańców. 8.Odpowiedzialność za rezultaty programów i zadań jest zdecentralizowana 10
(STRAtegia Dużego Obszaru, Miasta) C. System Informatyczny wspomagający zarządzanie strategiczne w dużej JST STRADOM System wspomaga: planowanie wieloletnie, budżetowanie zadaniowe, monitorowanie zadań i procesów, zarządzanie ryzykiem, planowanie audytu oraz nadzór nad rekomendacjami. Jądrem systemu jest hurtownia gromadząca: dane rejestrowane w ramach w/w obszarów, dane z systemów finansowo-księgowych Urzędu i Jednostek Miejskich, rejestry czasu pracy i inne dane systemów dziedzinowych Hurtownia oferuje dla decydentów, koordynatorów i wykonawców zadań zbiór raportów (standardowych i na żądanie ) 11
System BI umożliwi dostarczanie wielowymiarowych raportów W opisie Systemu BI przewidziano 33 wzory wielowymiarowych raportów dla różnych obiektów informacyjnych. Dla każdej dziedziny zarządzania możliwe będzie wygenerowanie raportu zawierającego m.in. dane dotyczące: wartości wskaźników kontekstowych i strategicznych, planowanej i zrealizowanej ilości produktów dla każdego zadania / działania (lub kamienie milowe dla Projektów), wydatków związanych z realizacją programów i zadań oddziałujących na dziedzinę w ujęciu: plan zaangażowanie zobowiązania wykonanie. Monitorowanie jakości usług publicznych (MJUP) 12
System BI umożliwi gromadzenie, analizę i raportowanie danych dla wszystkich rodzajów ryzyk : strategicznych, ryzyk programów, ryzyk projektów, ryzyk operacyjnych oraz ryzyk związanych z bezpieczeństwem informacji zarządzanie ryzykiem obszary i tryby postępowania Sym Obszar zarządzania Rodzaj Perspektywa Właściciel -bol ryzykiem ryzyka czasowa STR Cele długoterminowe strategiczne wieloletnia Najwyższe kierown. PS Programy sektorowe Strat. i oper. kilkuletnia Koordynator progr. PR Projekty projektowe kilkuletnia lub roczna Kierownik projektu ZB Zadania budżetowe operacyjne roczna Koordynator zadan. BI Bezpieczeństwo informacji operacyjne roczna Właściciel zasobów Monitorowanie jakości usług publicznych (MJUP) 13
Model zarządzania zintegrowanego oparty będzie na następującym schemacie logicznym: Schemat logiczny zarządzania: dziedziny -> programy > zadania > ewidencje Schemat logiczny raportowania: Wskaźniki kontekstowe (diagnoza) Dziedziny zarządzania Wskaźniki strategiczne (rezultaty) Programy strategiczne Zadania budżetowe, działania / etapy Raporty i analizy Hurtownia Danych System finansowo - księgowy Monitorowanie jakości usług publicznych (MJUP) 14
Uproszczony plan powiązań działań - zadań typu B - usług publicznych i dziedzin wpływa na Działanie 1 Działanie 2 Produkt Produkt Zadanie typu B X Usługa publiczna A Dziedzina T Działanie 1 Produkt Zadanie typu B Y Usługa publiczna B Dziedzina G Działanie 2 Produkt Usługa publiczna C Dziedzina O Monitorowanie jakości usług publicznych (MJUP) 15
Uproszczony plan powiązań etapów - zadań typu P programów i dziedzin wpływa na Etap 1 Etap 2 Zadanie typu P X Produkt Program I Dziedzina T Etap 1 Produkt Etap 2 Produkt Zadanie typu P Y Program II Dziedzina G Monitorowanie jakości usług publicznych (MJUP) 16
Uproszczony plan analizy korelacji - istotność poszczególnych usług publicznych i całych dziedzin dla mieszkańców zadowolenie z usługi publicznej A zadowolenie z Dziedziny T wpływa na zadowolenie z usługi publicznej B zadowolenie z życia w mieście ogólne zadowolenie zadowolenie z usługi publicznej C zadowolenie z usługi publicznej D zadowolenie z Dziedziny G Monitorowanie jakości usług publicznych (MJUP) 17
1 Opis stanu baza danych Model Zarządzania Zintegrowanego 2 Określenie hierarchii potrzeb i celów Strategie sektorowe(dziedzinowe)- oczekiwana zmiana stanu 3 U MIARY 4 Wybór działań, cele szczegółowe, Sformułowanie zadań MIARY 5 produkcja i dostarczanie usług 6 Ocena wykonania zadań U MIARY 7 Ocena zmiany stanu U MIARY 8 Uzupełnienie bazy i wnioski 18
Ramowy harmonogram Ramowy harmonogram projektu MJUP Zadanie 1 - Opracowanie wstępnej wersji produktu oraz strategii wdrażania projektu Zadanie 2 - Pilotażowe wdrożenie produktu w Krakowie i Poznaniu, zebranie i analiza danych z wdrożenia, zewnętrzna ewaluacja i walidacja rezultatów Zadanie 3 - Opracowanie ostatecznej wersji produktu Zadanie 4 - Upowszechnianie produktu Zadanie 5 - Zarządzanie projektem 2011 2012 2013 2014 2015 Monitorowanie jakości usług publicznych (MJUP)
Dziękuję za uwagę piotr.wierzchoslawski@um.krakow.pl Informacje o projekcie MJUP oraz aktualna wersja Produktu Projektu dostępne są na stronie: http://www.bip.krakow.pl/?dok_id=54514 20