Idea zasad ogólnych w modelu (systemie) zarządzania STRAtegicznego Dużym Obszarem Miejskim

Transkrypt

1 Jak skutecznie wykorzystać system zarządzania JST do poprawy jakości życia mieszkańców? Konferencja zamykająca realizację innowacyjnego projektu partnerskiego MJUP Idea zasad ogólnych w modelu (systemie) zarządzania STRAtegicznego Dużym Obszarem Miejskim Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.6 Projekty innowacyjne Lider projektu: Gmina Miejska Kraków - Urząd Miasta Krakowa Partner projektu: Gmina Miejska Poznań - Urząd Miasta Poznania Warszawa, listopada 2015 r. 1

2 DAWNIEJ Konserwatywny paradygmat urzędnika 1. Przepisy wskazują co i jak mam robić, znam je i wykonuję. 2. Celem moim jest realizacja budżetu, dbam więc, aby WSZYSTKIE wydatki zostały wykonane w terminie i zgodnie z prawem. 3. Działamy wzorowo U nas było wiele kontroli, nigdy nie znaleziono istotnych błędów czy niezgodności. 4. Usługi? - Nie, my nie świadczymy żadnych usług, jedynie wykonujemy nasze obowiązki: prowadzimy postępowania, wydajemy decyzje, wypłacamy dofinansowania, organizujemy przetargi, zlecamy i rozliczamy rozmaite roboty i dostawy. Przez lata uczelnie na kierunkach Administracja publiczna tak przygotowywały adeptów i dobór kadry także stawiał na taki wzorzec. Urzędnik odpowiada za prawidłowość procesu, a nie za rezultat 2

3 OSTATNIO przepisy nakazują Od roku 2003 kolejne nowelizacje wymagań wobec JSFP: obowiązek wykonywania audytu wewnętrznego w dużych JST postulat dotyczący celowości, oszczędności i efektywności wydatków Od roku 2010 w nowej ustawie ofp dodatkowo: odpowiedzialność kierujących jednostkami za jakość zarządzania ukierunkowanego na rezultaty standardy kontroli zbieżne z międzynarodowym standardem COSO wdrożenie udokumentowanego zarządzania ryzykiem obowiązek planowania wieloletniego dla JST Od roku 2013 system zarządzania bezpieczeństwem informacji coroczny audyt w obszarze bezpieczeństwa informacji 3

4 Możliwość 1: CO ZROBIĆ - aby wypełnić wymagania wynikające z nowelizacji? Musi być audyt więc zatrudniamy takich, aby nie przeszkadzali lub zmieniamy nazwę Biura kontroli. Kontrola zarządcza powołujemy komórkę, pełnomocnika i piszemy procedury. Zarządzanie ryzykiem powołujemy zespół, pełnomocnika, szkolimy, każemy stworzyć dokumentacje. SZBI konsultant pisze PBI, potem kupujemy audyt. - załatwione - przepis wykonany - uff, jest - daliśmy radę Ale nasz system zarządzania nie zmienia się, jego mierzalny i monitorowany trzon to plan i realizacja wydatków, a treść, ilość i jakość usług oraz bezpieczeństwo informacji pozostawiamy intuicji 4

5 Możliwość 2: CO ZROBIĆ - aby wypełnić wymagania wynikające z nowelizacji? Budujemy system, który pozwala zarządzać jakością i efektywnością działań, uzależniając je nie od planu finansowego, ale od celów wspólnoty system, który zamiast spełniać kolejno wymagania nakładane przepisami jest zorientowany na cele. Dzięki temu okazuje się, że nakazane narzędzia, które były kłopotem, dodatkiem w nowym systemie mogą i powinny mieć swoją użyteczną rolę i dostarczać zarządzaniu wartość. TRZEBA - zmienić podejście: wykonawcę prawa winien zastąpić dostawca oczekiwanych i dobrych usług Dla sukcesu konieczne jest odpowiednie wspomaganie SI 5

6 Jeśli wybieramy Możliwość 2 - Nowy paradygmat Manager dostawca usług publicznych 1. Celem nie jest idealny pod względem prawnym przebieg procesu, lecz zaspokojenie potrzeb poprzez dostarczanie klientowi oczekiwanych i dobrych usług. 2. Prawo wyznacza ramy (wskazuje klientów, ustala metody, czasem ograniczenia). Przyznane mi do dyspozycji w budżecie wstępnie sumy, pozwalają mi w ślad za planem działań przygotować ich finansowanie. Budżet jest zatwierdzony dla sfinansowania zaplanowanych działań. 3. Sposób zarządzania przypomina zarządzanie projektami cel jest wyrażony mierzalnie miary dotyczą planowanej ilości, a także oczekiwanych cech jakościowych. Cechy jakościowe ustalane są w wyniku dialogu klientów, interesariuszy, partnerów i dostawców. 4. Po osiągnięciu kompromisu w zakresie rankingu cech jakościowych wspólnie należy przyjąć miary dla oceny jakości. teraz monitorowanie jakości jest naturalną konsekwencją i wymogiem, rezultaty tego monitoringu dają informację co i jak należy poprawić, a analiza ryzyk pozwala zmniejszyć zagrożenia. 6

7 Ryzyka w cyklu zarządzania zorientowanego na cele Cele ogólne opisowe Cele mierzalne średniookresowe Zadania roczne Cele mierzalne - operacyjne Formułowanie strategii miasta w perspektywie co najmniej kilkunastu lat Definicja oczekiwanej zmiany (kilkuletnie) Plan działania określenie zadań Dostarczanie usług i produktów Dane liczbowe (np. demografia) charakteryzujące miasto Wskaźniki strategiczne (dane, dla których zmiany podejmujemy działania długookresowe) Wskaźniki skuteczności i efektywności wykonania zadań budżetowych Ryzyka operacyjne oraz zarządzania informacją Ocena wykonania zadań Ocena osiągnięcia oczekiwanej zmiany Ryzyka operacyjne Ryzyka strategiczne 7

8 Jeśli wybieramy Możliwość 2 Czym powinien charakteryzować się system zorientowany na cele? 1. Od czego zacząć budowę nowego systemu zarządzania? 2. Co prócz pracy nad zmianą naszych przyzwyczajeń jest istotne? 3. Jakich danych, informacji potrzebujemy, aby ukierunkować i monitorować postęp w osiąganiu celów? 4. Jakie warunki powinien spełniać system informacyjny wspomagający zarządzanie w JST zorientowane na cele? Czy zarządzanie ryzykiem to fikcja? Czy kontrolerzy (RIO, NIK,.) zaakceptują wyjaśnienia odwołujące się do nowego paradygmatu? Czy ryzyka nieosiągnięcia celu wobec literalnej interpretacji przepisów mogą się bronić? Jakie zmiany ustawowe pomogłyby nam w koncentracji wysiłków na osiąganiu celów? 8

9 Próbując odpowiedzieć na pierwsze 4 pytania sformułowaliśmy zbiór tzw. zasad ogólnych, które przedstawimy i przedyskutujemy w kolejnych panelach, ilustrując jak zostały one zastosowane w produktach naszego projektu. Zasady te zostały ujęte w postaci wymagań odniesionych do poszczególnych elementów (narzędzi) systemu: Dialog publiczny Wieloletnia Prognoza Finansowa Programy wieloletnie dla realizacji strategii Zadania budżetowe Zarządzanie ryzykiem i audyt Bezpieczeństwo Informacji Rachunkowość Słowniki 9

10 Zakres dostosowania systemu do Zasad ogólnych KRAKÓW przed wdrożeniem systemu STRADOM prognoza zadania księgi dialog programy ryzyko SI Obszar wymagań WPF PS BZ ZR R HD UP Razem Łączna ilość zapisanych wymagań Spełnione lub zmiany minimalne Regulacje wymagają dostosowania Trzeba przygotować i wdrożyć nowe regulacje KRAKÓW obecnie Obszar wymagań WPF PS BZ ZR R HD UP Razem Łączna ilość zapisanych wymagań Wymagania wspomagane przez STRADOM Zapis w aktach kierowania lub obecna praktyka Zasady i zapisy wdrożone już i stosowane Zapisy lub praktyka wymagają dostosowania Brak wdrożenia zasad realizujących wymagania

11 System STRADOM budowaliśmy tak, aby wszystkie wspomniane zasady respektował, ale już post factum okazało się, że jest on bardziej uniwersalny i mogą użyć go z pożytkiem także samorządy o innych systemach zarządzania niż Kraków - jak zobaczycie Państwo jutro. Dziś w kolejnych trzech panelach spróbujemy wymagania te przedyskutować, może uzupełnić, a także ocenić, które z nich bezwzględnie należy zachować, a które nie są konieczne, aby system zarządzania zorientowany na cele zbudować. Dziękuję za uwagę krzysztof.pakonski@um.krakow.pl 11