PREZYDENT MIASTA ZIELONA GÓRA

PREZYDENT MIASTA ZIELONA GÓRA ul. Podgórna 22 65-424 Zielona Góra DP-AD-II.1711.11.3.2012 RISS 2019538 Zielona Góra,... czerwca 2012 r. Pan mgr Dariusz Łado Dyrektor Bursy ul. Botaniczna 60 65-392 Zielona Góra WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Biuro Audytu w Departamencie Prezydenta Miasta Zielona Góra działając na podstawie art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) przeprowadziło w terminie od 26 kwietnia 2012 r. do 5 czerwca 2012 r. kontrolę kompleksową w Bursie w Zielonej Górze ul. Botaniczna 60, zwaną w dalszej części wystąpienia Bursą. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole z kontroli znak: DP-AD-II.1711.11.2.2012, RISS 2010749, podpisanym dnia 6 czerwca 2012 r., przekazuję Panu Dyrektorowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. Wyniki przeprowadzonej kontroli wykazały następujące nieprawidłowości: 1. W zakresie spraw organizacyjnych nieprawidłowości polegające na tym, że w podstawach prawnych opracowania dokumentów regulujących funkcjonowanie jednostki, przywołano nieaktualne akty prawne, i tak: w podstawie prawnej opracowania Regulaminu pracy podano: o ustawę z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, podając niewłaściwy publikator Dz. U. Nr 24, poz. 141 z późn. zm., podczas gdy od 16.02.1998 r. obowiązuje tekst jednolity ustawy ogłoszony w Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm., o ustawę z dnia 7 września 1974 r. o systemie oświaty podając niewłaściwy publikator Dz. U. z 1996 r. Nr 67, poz. 329, podczas gdy od 02.12.2004 r. obowiązuje tekst jednolity ustawy ogłoszony w Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm., o ustawę z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela podając niewłaściwy publikator Dz. U. z 1982 r. Nr 3, poz. 19, podczas gdy od 08.06.2006 r. obowiązuje tekst jednolity ustawy ogłoszony w Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 z późn. zm., o dodatkowo w zarządzeniu nr 4/2012 z dnia 27.03.2012 r. wprowadzającym ww. Regulamin Pracy przywołano ustawę z dnia 23 maja 1991 r. o związkach Departament Prezydenta Miasta - Biuro Audytu ul. Henryka Sienkiewicza 8a 65-443 Zielona Góra

zawodowych, podając niewłaściwy publikator Dz. U. Nr 55, poz. 234 z późn. zm., podczas gdy od 31.07.2001 r. obowiązuje tekst jednolity ustawy ogłoszony w Dz. U. z 2001 r. Nr 79, poz. 854 z późn. zm. w podstawie prawnej opracowania Instrukcji obiegu akt z dnia 01.01.1992 r., podano zarządzenie nr 27 Ministra Edukacji Narodowej z dnia 5 listopada 1991 r. w sprawie ustalenia ramowego jednolitego rzeczowego wykazu akt dla urzędów terenowych organów rządowej administracji specjalnej do spraw oświaty (Dz. Urz. Men. Nr 7, poz. 33), które uchylono z dniem 24.10.2002 r. Obecnie obowiązuje rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375), w podstawie prawnej opracowania zasad wydatkowania środków finansowych do równowartości kwoty 14.000 euro, wprowadzonej zarządzeniem nr 4/2010 z dnia 16.03.2010 r., przywołano ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych podając błędny publikator (tekst jednolity Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655, z późn. zm.) podczas gdy od 25.06.2010 r. obowiązuje publikator (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.), w treści dokumentu Zakładowy plan kont z dnia 30.04.2002 r., przywołano poniższe nieaktualne przepisy: o rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia z dnia 5 listopada 1999 r. w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. Nr 93, poz. 1077 z późn. zm.), które uchylono z dniem 02.01.2008 r., o rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. Nr 122, poz. 1333 z późn. zm.), które zostało uchylone z dniem 01.01.2005 r. Obecnie obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861), o rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 16 stycznia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłat należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 6, poz. 54 z późn. zm.), które zostało uchylone z dniem 01.07.2006 r., o ustawy z dnia15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych podając publikator (Dz. U. z 2000r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), podczas gdy od 8 kwietnia 2011 r. obowiązuje tekst jednolity ustawy ogłoszony w publikatorze (tekst. jedn. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm.). 2

2. W zakresie funkcjonowania księgowości stwierdzono następujące nieprawidłowości: zasady (polityka) rachunkowości jednostki nie spełniają wymogów określonych w art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), ponieważ nie ustalono między innymi: określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych; metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego. w treści dokumentu Zakładowy plan kont z dnia 30.04.2002 r., poniższe przepisy prawne są nieaktualne, a dotyczy to między innymi: rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia z dnia 5 listopada 1999 r. w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. Nr 93, poz. 1077 z późn. zm.), które uchylono z dniem 02.01.2008 r., rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. Nr 122, poz. 1333 z późn. zm.), które zostało uchylone z dniem 01.01.2005 r. Obecnie obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861), rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 16 stycznia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłat należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 6, poz. 54 z późn. zm.), które zostało uchylone z dniem 01.07.2006 r., ustawy z dnia15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych podając publikator (Dz. U. z 2000r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), podczas gdy od 8 kwietnia 2011 r. obowiązuje tekst jednolity ustawy ogłoszony w publikatorze (tekst. jedn. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm.), zapisy w Zakładowym planie kont z dnia 30.04.2002 r. nie uwzględniają zmian dokonanych w ww. przepisach prawnych. Dotyczy to między innymi wykazu kont syntetycznych, w którym wyszczególniono między innymi: konto 131 z nazwą Rachunek środka specjalnego. Obecnie obowiązuje nazwa konta 131 - Rachunek bieżący samorządowych zakładów budżetowych, konto 140 z nazwą Środki pieniężne w drodze. Obecnie obowiązuje nazwa konta 141 - Środki pieniężne w drodze, a dla konta 140 - Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne. konto 229 z nawą Pozostałe rozrachunki, obecnie obowiązuje konto 229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne. ewidencja szczegółowa dla nw. kont: 3

o konto 130 Rachunek bieżący jednostki, ewidencja szczegółowa dla tego konta nie jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego dochodów i wydatków budżetowych, o konto 132 Rachunek dochodów samorządowych jednostek budżetowych, ewidencja szczegółowa dla tego konta nie jest prowadzona w sposób umożliwiający ustalenie stanu poszczególnych tytułów pozyskiwania dochodów według działów, rozdziałów i paragrafów, oraz nie prowadzono według pozycji klasyfikacyjnych planu finansowego, o konto 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, ewidencja szczegółowa dla tego konta nie jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego wydatków budżetowych, tj. wg podziałek klasyfikacji budżetowej, co uniemożliwia sporządzenie i sprawdzenie sprawozdań Rb-28S w zakresie zobowiązań jednostki. Powyższe jest niezgodne z art. 24 ust.1 i 4 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152 poz. 1223 tekst jedn. z późn. zm.) oraz z 15 ust. 1 pkt 5 i załącznikiem nr 3 rozporządzenia Ministra finansów z dnia z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861). 3. W zakresie rozrachunków stwierdzono, że na wszystkich fakturach i rachunkach dotyczących wydatków, brak adnotacji, według jakiej procedury wynikającej z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (teksy jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 113 poz. 759 z późn. zm.), dokonano zamówienia publicznego. Dla wydatków, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro, na fakturach dokumentujących te zakupy, brak adnotacji na jakiej podstawie udzielono zamówienia publicznego, co jest niezgodne z zapisami 5 pkt 5 zarządzenia nr 4/2010 z dnia 16.03.2010 r. w sprawie określenia zasad wydatkowania środków finansowych do równowartości kwoty 14.000 euro. 4. W zakresie gospodarki kasowej stwierdzono, że: w aktach osobowych osoby prowadzącej kasę brak następujących dokumentów: o zakresu obowiązków i czynności, z którego wynikałoby, że powierzone zostały obowiązki prowadzenie kasy jednostki, sposób ich wykonywania i podstawowe uprawnienia, co jest niezgodne z art. 94 pkt 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.). o dowodu przyjęcia odpowiedzialności materialnej poprzez złożenie deklaracji odpowiedzialności za powierzone mienie, co jest niezgodne z pkt 7 obowiązującej w jednostce instrukcji kasowej, o dowodu potwierdzającego zapoznanie się z przepisami w zakresie dokonywania operacji kasowych, transportu gotówki i znajomości przepisów obowiązujących w tym zakresie, co jest niezgodne z pkt 7 obowiązującej w jednostce instrukcji kasowej. 4

nie wszystkie dowody źródłowe, na podstawie których wydatkowano środki finansowe z kasy, posiadają zatwierdzenie do wypłaty podpisane przez dyrektora. Jest to niezgodne z pkt 31 obowiązującej w jednostce instrukcji kasowej, wszystkie zrealizowane rozchodowe dowody źródłowe ujęte w raportach kasowych nie posiadają: daty, numeru i pozycji raportu kasowego, w którym objęte nimi wypłaty zostały zaewidencjonowane. Jest to niezgodne z pkt 36 obowiązującej w jednostce instrukcji kasowej. wszystkie ujęte w raportach kasowych zastępcze dowody wypłaty gotówki KW, nie posiadają podpisu dyrektora zatwierdzającego do wypłaty. Jest to niezgodne z pkt 31 obowiązującej w jednostce instrukcji kasowej. na wszystkich ujętych w raportach kasowych zastępczych dowodach wypłaty gotówki KW oraz zastępczych dowodach wpłaty KP, nie oznaczono numeru i pozycji raportu kasowego, w którym objęte nimi wypłaty lub wpłaty zostały zaewidencjonowane. Jest to niezgodne z pkt 36 obowiązującej w jednostce instrukcji kasowej. 5. W zakresie zatrudnienia i wynagrodzeń stwierdzono następujące nieprawidłowości: wypłata nagrody jubileuszowe dla dwóch pracowników, nastąpiła w terminie innym niż dzień uprawniający do jej otrzymania. Jest to niezgodne z 8 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 50, poz. 398). w pismach informujących pracowników niebędących nauczycielami, o przyznaniu nagrody jubileuszowej, jako podstawę prawną jej przyznania, przywołano rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146,poz. 1222), które uchylono z dniem 01.04.2009 r. Obecnie obowiązuje rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 50, poz. 398 z późn. zm.). w pismach informujących nauczycieli o przyznaniu nagrody jubileuszowej, jako podstawę prawną przyznania nagrody, przywołano: o ustawę z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela, podając publikator Dz. U. z 2003 r. Nr 118, poz. 1112, podczas gdy od dnia 08.06.2006 r. obowiązuje tekst ustawy ogłoszony w publikatorze (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 z późn. zm.), o rozporządzenie Ministra Edukacji i Sportu z dnia 30 października 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania okresów pracy i innych okresów uprawniających nauczyciela do nagrody jubileuszowej oraz szczegółowych zasad jej obliczania i wypłacania, podając publikator Dz. U. Nr 97, poz. 1418, podczas gdy właściwym publikatorem jest Dz. U. Nr 128, poz. 1418. 6. W zakresie sprawozdawczości budżetowej stwierdzono następujące nieprawidłowości: samorządowych od początku roku do dnia 31.12.2011 r., stwierdzono nieprawidłowości 5

polegające na tym, że wydatki, w dziale i rozdziale oraz Lp. Dział Rozdział Paragraf na dzień 31.12.2011 r. 31.12.2011 r. 1 854 85410 4010 1 130 039,00 1 130 039,89-0,89 2 854 85410 4040 87 300,00 87 299,43 0,57 3 854 85410 4210 24 400,00 24 399,69 0,31 4 854 85410 4220 419 000,00 419 000,31-0,31 5 854 85410 4430 2 982,00 2 981,68 0,32 0,00 samorządowych od początku roku do dnia 31.10.2011 r., stwierdzono nieprawidłowości polegające na tym, że wydatki, w dziale i rozdziale oraz Lp. Dział Rozdział Paragraf na dzień 31.10.2011 r. 31.10.2011 r. 1 754 75495 4300 1 729,00 1 629,40 99,60 2 851 85195 4300 326,73 527,23-200,50 3 854 85410 4350 419,36 478,04-58,68 4 854 85410 4370 819,95 761,27 58,68-100,90 samorządowych od początku roku do dnia 31.09.2011 r., stwierdzono nieprawidłowości polegające na tym, że wydatki, w dziale i rozdziale oraz 6

Lp. Dział Rozdział Paragraf na dzień 31.09.2011 r. 31.09.2011 r. 1 754 75495 4300 1 480,00 1 279,50 200,50 2 851 85195 4300 326,73 527,23-200,50 3 854 85410 4010 841 150,38 840 683,72 466,66 4 854 85410 4260 166 523,93 166 990,59-466,66 5 854 85410 4350 360,88 419,56-58,68 6 854 85410 4370 776,91 718,23 58,68 0,00 samorządowych od początku roku do dnia 31.08.2011 r., stwierdzono nieprawidłowości polegające na tym, że wydatki, w dziale i rozdziale oraz Lp. Dział Rozdział Paragraf na dzień 31.08.2011 r. 31.08.2011 r. 1 854 85410 4350 302,40 361,08-58,68 2 854 85410 4370 733,87 675,19 58,68 0,00 samorządowych od początku roku do dnia 31.03.2011 r., stwierdzono nieprawidłowości polegające na tym, że wydatki, w dziale i rozdziale oraz Lp. Dział Rozdział Paragraf na dzień 31.03.2011 r. 31.03.2011 r. 1 854 85410 4210 6 799,64 6 342,29 457,35 457,35 samorządowych od początku roku do dnia 28.02.2011 r., stwierdzono nieprawidłowości polegające na tym, że wydatki, w dziale i rozdziale oraz 7

Lp. Dział Rozdział Paragraf na dzień 28.02.2011 r. 28.02.2011 r. 1 854 85410 4210 6 799,64 6 342,29 457,35 2 854 85410 4220 60 492,65 60 126,00 366,65 824,00 samorządowych od początku roku do dnia 31.01.2011 r., stwierdzono nieprawidłowości polegające na tym, że wydatki, w dziale i rozdziale oraz Lp. Dział Rozdział Paragraf na dzień 31.01.2011 r. 31.01.2011 r. 1 854 85410 4210 4 334,10 3 806,75 527,35 2 854 85410 4220 36 069,68 36 527,03-457,35 3 854 85410 4270 995,82 607,57 388,25 4 854 85410 4300 6 750,37 6 706,09 44,28 502,53 w sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust.1 ustawy o finansach publicznych, za okres od początku roku do 30.06.2011 r., stwierdzono następujące nieprawidłowości polegające na tym, że wydatki wykazane w sprawozdaniu w: 4210 i 4300, są niezgodne z ewidencją księgową jednostki. Stwierdzone nieprawidłowości przedstawia poniższa tabela. Lp. Dział Rozdział Paragraf Rb-34S na dzień na dzień 3.06.2011 r. 30.06.2011 r. 1 854 85410 4210 14 730,94 13 889,59 841,35 2 854 85410 4300 15 648,37 16 489,67-841,30 0,05 w sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust.1 ustawy o finansach publicznych, za okres od początku roku do 31.12.2011 r., stwierdzono następujące nieprawidłowości polegające na tym, że : dochody w 0830 oraz wydatki w 4300, są niezgodne z ewidencją księgową jednostki. Stwierdzone nieprawidłowości przedstawia poniższa tabela. 8

Lp. Dział Rozdział Paragraf Rb-34S na dzień na dzień 31.12.2011 r. 31.12.2011 r. 1 854 85410 0830 234 030,03 234 030,07-0,04 2 854 85410 4300 49 644,31 44 523,21 5 121,10 5 121,06 Przedstawione powyżej nieprawidłowości naruszają 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). w sprawozdaniach: o RB-27S miesięczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostek samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31.01.2011 r. oraz za okres od początku roku do dnia 28.02.2011 r., o Rb-28S miesięczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31.01.2011 r. i okres od początku roku do dnia 28.02.2011 r., w rubryce plan wykazano zero, tj. nie wykazano wysokości planu. Powyższe jest niezgodne z art. 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616), który określa, że projekty planów finansowych jednostek budżetowych stanowią podstawę gospodarki finansowej samorządowej jednostki budżetowej w okresie od dnia 1 stycznia roku budżetowego do dnia opracowania planu finansowego na podstawie informacji o kwotach dochodów i wydatków wynikających z uchwały budżetowej. 7. W zakresie zamówień publicznych stwierdzono, że w Bursie w okresie od 01.01 do 10.05.2011 r., zamówień publicznych na dostawy artykułów żywnościowych udzielano z pominięciem ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). Ze sprawozdania Rb-28S wynika, że w Bursie w okresie od 01.01 do 30.04.2011 r. w dziale 854, rozdziale 85410, w paragrafie 4220 na zakup środków żywności, zaplanowano kwotę 310.000,00 zł i wydatkowano kwotę 131.433,47 zł. Kwota ta przekracza wyrażoną w złotych równowartości kwoty 14.000 euro, i uprawnia zamawiającego do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie wynikającym z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Z przepisów prawa wynika, że zamówień publicznych wszystkich, należy udzielać z zachowaniem przepisów art. 44 ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych oraz przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych w art. 44 ust. 4 nakłada na jednostki sektora finansów publicznych obowiązek stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, zawsze wtedy, gdy jednostki te zawierają umowy, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane. 9

To nie wyłącza zamówień publicznych i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro, ze stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. To na mocy przepisów art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, ustawodawca daje przyzwolenie niestosowania przepisów ustawy do zamówień publicznych, dla których wartość szacunkowa została prawidłowo określona poniżej progu 14.000 euro i nie dokonano nieuprawnionego podziału zamówienia. Wyrażony w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, brak obowiązku stosowania przepisów tej ustawy, do zamówień publicznych których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro, nie daje podstawy do dowolnego wydatkowania środków publicznych. Obliguje to zamawiającego do przestrzegania podstawowych zasad udzielania zamówień publicznych wynikających z ustawy - Prawo zamówień publicznych, takich jak: zasada zachowania uczciwej konkurencji, zasada równego traktowania wykonawców, zasada jawności, oraz prowadzenia postępowania i wyboru wykonawcy z poszanowaniem przepisów prawa, także wtedy, jeżeli są to przepisy znajdujące się poza tą ustawą. W związku z powyższymi nieprawidłowościami zalecam: 1. W dokumentach wewnętrznych regulujących funkcjonowanie jednostki zaktualizować i na bieżąco aktualizować podstawy prawne ich opracowania. 2. Opracować nową dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, które spełnią wymogi określone w art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). 3. W ramach zasad (polityki) rachunkowości, opracować nowy zakładowy plan kont dostosowany do potrzeb jednostki i uwzględniający przepisy prawne zawarte w: ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861). 4. Ewidencję szczegółowa dla nw. kont: o konto 130 Rachunek bieżący jednostki, prowadzić w szczegółowości planu finansowego dochodów i wydatków budżetowych, o kont 132 Rachunek dochodów samorządowych jednostek budżetowych, prowadzić w sposób umożliwiający ustalenie stanu poszczególnych tytułów pozyskiwania dochodów według działów, rozdziałów i paragrafów, oraz w szczegółowości planu finansowego dochodów i wydatków budżetowych, o konto 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, ewidencja szczegółowa dla tego konta nie jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego wydatków 10

budżetowych, tj. wg podziałek klasyfikacji budżetowej, co uniemożliwia sporządzenie i sprawdzenie sprawozdań Rb-28S w zakresie zobowiązań jednostki. Konta prowadzić zgodnie z art. 24 ust.1 i 4 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz z 15 ust. 1 pkt 5 i z załącznikiem nr 3 rozporządzenia Ministra finansów z dnia z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861). 5. Na fakturach i rachunkach dotyczące wydatków, zamieszczać informację, według jakiej procedury wynikającej z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, dokonano zamówienia publicznego. 6. Akta osobowe osoby prowadzącej kasę jednostki, uzupełnić o dokumenty: zakres obowiązków i czynności, z którego wynikałoby, że powierzone zostały obowiązki prowadzenie kasy jednostki, sposób ich wykonywania i podstawowe uprawnienia, stosownie do przepisów zawartych w art. 94 pkt 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. dowód przyjęcia odpowiedzialności za powierzone mienie, przez osobę prowadzącą kasę, stosownie do uregulowań zawartych w obowiązującej w jednostce instrukcji kasowej, dowód potwierdzający zapoznanie się osoby prowadzącej kasę, z przepisami w zakresie dokonywania operacji kasowych, transportu gotówki i znajomości przepisów obowiązujących w tym zakresie, stosownie do uregulowań zawartych w obowiązującej w jednostce instrukcji kasowej. 7. Środki finansowe z kasy jednostki wypłacać na podstawie dokumentów zatwierdzonych przez dyrektora jednostki lub osoby przez niego upoważnione, tj. zgodnie z zapisami zawartymi w pkt 31 obowiązującej w jednostce instrukcji kasowej. 8. Wszystkie wydatkowe dowody źródłowe ujęte w raportach kasowych, opatrywać opisem zawierającym dane (data, numer i pozycja raportu kasowego) zgodne z zapisami zawartymi w pkt 36 obowiązującej w jednostce instrukcji kasowej. 9. Wszystkie wypłaty gotówki z kasy jednostki, realizowane na podstawie zastępczych dowodów wypłaty gotówki KW, dokonywać po zatwierdzeniu dokumentu przez dyrektora jednostki lub osoby przez niego upoważnione, tj. zgodnie z zapisami zawartymi w pkt 31 obowiązującej w jednostce instrukcji kasowej. 10 Wszystkie zastępcze dowody wypłaty gotówki KW oraz zastępcze dowody wpłaty KP, opatrywać opisem zawierającym dane (numer i pozycja raportu kasowego) zgodne z zapisami pkt 36 obowiązującej w jednostce instrukcji kasowej. 11

11. Nagrody jubileuszowe wypłacać pracownikom, w dniu upływu okresu uprawniającego do tej nagrody, tj. zgodnie z 8 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. 12. W pismach informujących pracowników o przyznaniu nagrody jubileuszowej, podawać właściwą podstawę prawną jej przyznania. 13. W sprawozdaniach Rb-28S wykazywać dane zgodne z ewidencją księgową oraz zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej. 14. We wszystkich sprawozdaniach budżetowych, tj. sprawozdanie Rb-28S miesięczne sprawozdanie z wykonania wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego oraz sprawozdanie Rb-27s miesięczne z wykonania planu dochodów budżetowych samorządu terytorialnego, wykazywać wartość planu, stosownie do przepisów wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616). 15. Wszystkich zamówień publicznych udzielać z zachowaniem przepisów wynikających z art. 44 ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych oraz ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, w tym również zakupów środków żywnościowych na potrzeby Szkoły. Jednocześnie przypominam, że stosownie do postanowień art. 53 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych ponosi jej kierownik. Przedstawiając powyższe ustalenia i uwagi wnoszę o podjęcie działań zmierzających do usunięcia nieprawidłowości i zapobieganiu ich powstawaniu w przyszłości. Proszę o poinformowanie mnie o sposobie wykorzystania powyższych uwag i wniosków w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. PREZYDENT MIASTA mgr inż. Janusz Kubicki Otrzymują do wiadomości: 1. Pani Wioleta Haręźlak - Zastępca Prezydenta Miasta 2. Pani Emilia Wojtuściszyn - Skarbnik Miasta 12