KONFIGURACJA CZYTNIKA KODÓW KRESKOWYCH Po podpięciu czytnika kodów do komputera włączamy program SEZAM i wchodzimy w Dane - Konfiguracja - zakładka: Ustawienia. W polu Skaner kodów kreskowych wyszukujemy COM(nr) pod którym czytnik jest widoczny dla programu. Gdy używamy klawiaturowego czytnika kodów kreskowych w polu Skaner kodów kreskowych należy wybrać opcję Klawiaturowy. (A) Zastosowanie ma zasada prób i błędów: po wybraniu COM(nr) zapisujemy ustawienie (okno Konfiguracja znika). Wchodzimy w okno Przelew (prawy górny róg panelu użytkownika). Wstawiamy kursor myszki w pole Kod kreskowy i próbujemy wczytać czytnikiem kod z papierowego polecenia przelewu. Jeśli w polu nie pokaże się ciąg cyfr, należy zamknąć okno Przelew i ponownie wejść w: Dane - Konfiguracja - zakładka: Ustawienia. W polu Skaner kodów kreskowych wybieramy kolejny COM(nr) [zgodnie z opisem (A)]. Jeśli w polu Kod kreskowy pokaże się ciąg cyfr, oznacza to, że czytnik kodów jest widoczny dla programu SEZAM i można przejść do próby stworzenia szablonu kodu kreskowego 1
dla konkretnego Odbiorcy. Tworzenie szablonu kodu kreskowego na przykładzie polecenia przelewu dla TP.S.A. Kod kreskowy polecenia przelewu dla TP S.A. jest świetnym przykładem do nauki tworzenia szablonu czytelnego dla programu. Zawiera bowiem wszystkie informacje odnośnie odbiorcy, numeru rachunku, kwoty, nadawcy i tytułu. Po poprawnym stworzeniu szablonu z polecenia przelewu można sczytać tylko kod kreskowy, sprawdzić dane, które pokazały się w oknie Przelew a jeśli wszystko się zgadza zatwierdzić taki przelew. Niestety nie wszyscy Odbiorcy zawierają w kodach kreskowych wszystkie potrzebne nam informacje i w taki wypadku po sczytaniu kodu należy brakujące pola uzupełnić ręcznie. Podstawowa i jedyna zasada przy tworzeniu szablonu to: Z kodu kreskowego nie da się wyczytać tego, czego tam nie ma. Przykładowe polecenie przelewu, według którego będziemy tworzyć szablon: Jakie informacje możemy z niego wyczytać? Mamy podane: dane odbiorcy numer rachunku odbiorcy kwotę przelewu 2
dane nadawcy tytuł przelewu kod kreskowy ciąg cyfry przy kodzie kreskowym (tzw. KTR) W niektórych przypadkach KTR nie pokrywa się w cyframi zapisanymi w postaci kodu kreskowego!!! Skupmy się na samum kodzie kreskowym i spróbujmy wyszukać ciągi cyfr w takich miejscach jak numer rachunku odbiorcy, kwota przelewu i tytuł, które będą się zgadzać z fragmentami kodu kreskowego. Relacje pomiędzy tymi cyframi przedstawiają się następująco: Oznaczenia kolorów: niebieski kwota przelewu pomarańczowy tytuł przelewu zielony numer dokumentu, który powtarza się w kodzie kreskowy, numerze rachunku i tytule 3
czerwony identyfikator nadawcy Gdy poznamy te relacje możemy przejść do tworzenie szablonu w programie SEZAM. DANE ODBIORCY ZAKŁADKA ODBIORCA Wchodzimy w Dane - Odbiorcy i klikamy klawisz Dodaj. W oknie Odbiorca wpisujemy dane z polecenia przelewu i klikamy klawisz Zapisz. ZAKŁADKA KOD KRESKOWY Po kliknięciu Zapisz okno Odbiorca zniknie, dlatego należy ponownie w oknie Odbiorcy wyszukać i zaznaczyć Odbiorcę o Identyfikatorze #TPSA.SZABLON, a w menu po 4
prawej stronie wybrać Popraw. Okno Odbiorca pokaże się ponownie. Tym razem wybieramy zakładkę Kod kreskowy, następnie: 1. W kwadraciku Kod kreskowy stawiamy tzw. Fistaszek, a do długiego pola poniżej wstawiamy kursor i czytnikiem kodów kreskowych sczytujemy kod z polecenia przelewu w polu pojawi się ciąg cyfr, a w oknie Ilość cyfr - ich ilość. 2. Sczytany kod kreskowy pojawi się również w tym polu. Po najechaniu strzałką myszki na którąkolwiek cyfrę w tym polu, na jego końcu wyświetli się nr pozycji, na której stoi ta cyfra. Podobnie jest z polem Rachunek odbiorcy. Te właściwości mogą się przydać podczas kolejnych czynności. Zapisujemy zaznaczone ustawienia i ponownie w oknie Odbiorcy wyszukujemy i zaznaczamy odbiorcę o nazwie #TPSA.SZABLON i klikamy Popraw i przechodzimy do zakładki Kod kreskowy. W prawym górnym rogu niebieskiego pola Kwota zaznaczamy fistaszek. W 5
okienku Początek wpisujemy: 26, a w okienku Długość wpisujemy: 6. W kodzie poniżej zostaną zaznaczone na niebiesko cyfry odpowiadające kwocie przelewu. Co oznaczają te cyfry? Liczba w polu Początek oznacza pozycję cyfry, od której liczona jest długość. Liczba w polu Długość oznacza ilość cyfr, które program musi podstawić w oknie Przelew w pozycji Kwota. Zawsze wpisujemy liczbę 6, ponieważ często polecenie przelewu opiewa na wyższą kwotę ponad stu złotych, a nawet czasami ponad tysiąc złotych. Wtedy zamiast tych pierwszych zer pojawiają się inne cyfry, które stanowią już dla programu konkretną informację. Poza tym program automatycznie 'odcina' dwie ostatnie zaznaczone cyfry przecinkiem przeznaczając je na grosze. I tak dla przykładu: zaznaczony został ciąg cyfr: 005392, oznacza dla programu kwotę: 53,92. Przechodzimy do wyznaczenia Identyfikatora. Na bordowym polu zaznaczamy fistaszek 6
Nie trudno zauważyć, że pierwszych 12 cyfr kodu kreskowego powtarza się w 12 ostatnich cyfrach numeru rachunku (kiedy mamy do dyspozycji klika takich poleceń przelewu TPSA, łatwo zauważyć, że te cyfry są inne dla każdego nadawcy są to numery wirtualnych kont, na które wpłacają pieniądze poszczególni nadawcy. Każdy nadawca ma swoje indywidualne wirtualne konto). W okienku Początek wpisujemy: 1 (gdyż od tego miejsca program ma zacząć liczyć Długość ). W okienku Długość wpisujemy: 12 (gdyż tyle cyfr program ma sczytać do podstawienia w numer rachunku) i w okienku Pozycja wpisujemy: 15 (gdyż od tej pozycji w numerze rachunku, ma się wczytywać zaznaczony ciąg cyfr z kodu kreskowego). TYTUŁ PRZELEWU ZAKŁADKA INNE Klikamy Zapisz, okno Odbiorcy zniknie, po czym ponownie wybieramy Odbiorcę z okna Odbiorcy i klikamy Popraw, a następnie wchodzimy w zakładkę Inne. W tym miejscu możemy wskazać jakie cyfry z kodu kreskowego tworzą Tytuł przelewu. Po najechaniu kursorem muszki na pole Tytuł przelewu, na chwile pokaże się kremowe okienko z informacją w jaki sposób mamy podać te cyfry. Ciąg tych cyfr zawsze podajemy w klamerkach { }, w formacie dwucyfrowym XX i YY, np. 01, 02, 03, (...), 10, 11, 12 (...). XX początek oznacza miejsce na który w kodzie kreskowym stoi cyfra, od które program ma zacząć liczyć długość, YY długość oznacza ilość cyfr, które program ma podstawić w dane miejsce w tytule przelewu 7
Dobrze jest też zaznaczyć pole Wyznaczanie liczby kontrolnej, dzięki czemu program automatycznie, na podstawie pozostałych cyfr z numeru rachunku wyliczy dwie pierwsze, tzw. NRB. W naszym przypadku tytuł przelewu wygląda następująco: FRZ13242923/004/10. Wcześniej wyszukaliśmy te ciągi cyfr w kodzie kreskowym (patrz strona 3, kolor pomarańczowy) i wiemy, że znajdują się w różnych jego miejscach. Litery FRZ nie są stałą częścią tytułu przelewu i zmieniają się w zależności od rejonu, w którym mieszka Nadawca. Nadawcy mieszkający w rejonie podlegającemu oddziałowi TPSA Rzeszów, będą posiadać przed numerem faktury litery FRZ. Analogicznie rzecz się przedstawia w innych rejonach. Kolejną trudnością są ukośniki, które rozdzielają nam cyfry w tytule przelewu na trzy ciągi, dlatego również w formacie musimy je ująć, więc dla naszego tytułu przelewu, czytelne jego wskazanie dla programu będzie wyglądać następująco: FRZ{XX:YY}/{XX:YY}/{XX:YY}, a po podstawieniu początków i długości : FRZ{05:08}/{17:03}/{15:02} 8
Po wpisaniu tych informacji do pola Tytuł przelewu klikamy Zapisz. NADAWANIE IONDENTYFIKATORA ODBIORCY W oknie Odbiorcy ponownie zaznaczamy odbiorcę o nazwie #TPSA.SZABLON i tym razem z menu po prawej stronie klikamy na klawisz Identyf. czyli Identyfikatory. 9
W oknie Identyfikatory klikamy Dodaj. Pokaże się okno Identyfikator i w tym nowym oknie klikamy klawisz z trzema kropeczkami przy polu Identyfikator odbiorcy. Pojawi się nowe okno o nazwie Wybierz odbiorcę. W liście odbiorców po prawej stronie wyszykujemy #TPSA.SZABLON, a następnie klikamy Wybierz. 10
Okno Wybierz odbiorcę zamknie się, ale w oknie Identyfikator pojawią się dane wskazanego przez nas Odbiorcy. Pozostało nam teraz wpisanie w pole Identyfikator cyfr oznaczających identyfikator odbiorcy (do tej pory nazwa tego pola świeci się na czerwono, po uzupełnieniu, zmienia się na czarny). Najczęściej są to pierwsze 4 cyfry z kodu kreskowego, w naszym przypadku 1620. Zapisujemy wybrane ustawienia. W oknie Identyfikatory pojawia się nasz szablon. Zamykamy okno Identyfikatory i Odbiorcy. SPRAWDZENIE POPRWONOŚCI KONFIGURACJI ODBIORCY Na głównym panelu użytkownika, a menu po prawej wybieramy Przelew - pojawi nam się standardowe okno do wprowadzania przelewów. Wstawiamy kursor w pole Kod kreskowy [1] (lub z klawiatury naciskamy następującą kombinację: Alt + K ) i sczytujemy czytnikiem kod z papierowego polecenia przelewu. Automatycznie w oknie Przelew pojawiają się następujące 11
informacje: wszystkie dane odbiorcy (identyfikator odbiorcy, nazwa, adres, rachunek), tytuł faktury, kwota przelewu, kwota prowizji. Brakujące informacje to dane Nadawcy. Zakładamy, że nie posiadamy danych Nadawcy w swojej bazie, dlatego musimy je dodać. Bez najmniejszego problemu możemy to zrobić a poziomu okna Przelewu. DODAWANIE NADAWCY Z POZIOMU OKNA PRZELEWU (jeśli nie posiadamy jeszcze danych Nadawcy) W oknie przelewu pod Identyfikatorem Nadawcy klikamy klawisz Dodaj [2]. Pokazuje się na nowe okno: Nadawca. Uzupełniamy pola, których nazwy świecą się na czerwono (Skrót, Nazwisko i Imię (nazwa), Adres). Zapisujemy wprowadzone dane. 12
Okno Nadawca zamyka się, a wprowadzone dane automatycznie podstawiają się w odpowiednie pola w oknie Przelewu. WYBIERANIE NADWCY (jeśli posiadamy dużą bazę Nadawców) W przypadku, kiedy posiadamy już sporą bazę Nadawców, w oknie Przelewu klikamy trzy kropeczki przy polu Identyfikator Nadawcy. Pokazuje się okno Wybierz Nadawcę, z listy po prawej stronie tego okna wybierany poszukiwanego Nadawcę i klikamy Wybierz. Dane Nadawcy automatycznie pokażą się w odpowiednich miejscach w oknie Przelewu. 13
ZWIĄZYWANIE ODBIORCY Z NADAWCĄ Po wprowadzeniu do okna Przelewu danych Nadawcy, należy 'związać' Nadawcę z Odbiorcą (aby po wczytaniu kodu kreskowego z papierowego polecenie rachunku, w oknie Przelewu pokazały się już wszystkie dane, gotowe do zatwierdzenia). W tym celu, pod Identyfikatorem Nadawcy, klimy klawisz Zwiąż 14
Pojawia się nowe okno: Kod, w którym wystarczy zapisać podane związanie, bez uzupełniania dodatkowych danych. Po zapisaniu, pojawi się komunikat, informujący o zapisaniu powiązania. Wystarczy kliknąć OK SPRAWDZANIE POPRAWNOŚCI KONFIGURACJI W tym momencie polecam w oknie Przelew nacisnąć klawisz Wyczyść. Następnie wstawiamy kursor w pole Kod kreskowy (lub z klawiatury naciskamy następującą kombinację: Alt + K ) i sczytujemy czytnikiem kod z papierowego polecenia przelewu. Wszystkie dane pojawiają się automatycznie i przelew jest gotowy do zapisania. Jeśli tak się nie stało, oznacza to, że w trakcie konfiguracji został popełniony jakiś błąd i najlepiej jest zacząć od nowa. 15
UWAGI KOŃCOWE Konfiguracja czytnika kodów kreskowych dla poszczególnych odbiorców może na początku wydawać się trudna, jeśli jednak trzymamy się zasad podanych na wstępnie, to w miarę szybko można dojść do wprawy. Rada jest prosta i znana: Trening czyni mistrza. Trzeba też pamiętać o tym, że nie wszystkie, że nie wszyscy Odbiorcy umieszczają w swoich kodach kreskowych wszystkie dane potrzebne do uzupełnienia okna Przelew w taki szybkim tempie. Niektórych informacji, takich jak: kwota, czy dane po których możemy związać Nadawcę z Odbiorcą, po prostu w kodach nie ma. W taki przypadku brakujące informacje trzeba wpisać ręcznie. W celu uzyskania dodatkowej pomocy, proszę kontaktować się z Działem HeplDesk Accadia Group S.A. Tel. (17)850-74-23 16