Zarząd Województwa Pomorskiego

Gdańsk, 08 lipca 2005 r. DKAW.0910-1/05 Departament Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego Zarząd Województwa Pomorskiego Sprawozdanie z Kontroli Finansowych przeprowadzonych w I półroczu 2005 roku przez pracowników Departamentu Kontroli i Audytu Wewnętrznego. A. Ogólna informacja o realizacji zadań planowych. Dyrektor Departamentu Kontroli i Audytu Wewnętrznego przekazuje sprawozdanie z kontroli finansowej przeprowadzonej w I półroczu 2005 roku w 21 podległych jednostkach organizacyjnych Samorządu Województwa Pomorskiego oraz w 1 wskazanym podmiocie gospodarczym nie będącym jednostką organizacyjną Samorządu Województwa Pomorskiego, której udzielono dotacji celowej. Plan kontroli na 2005 rok został zatwierdzony na posiedzeniu Zarządu Województwa Pomorskiego w dniu 27 kwietnia 2005 r. Planowane kontrole zostały przeprowadzono zgodnie z art. 28b ustawy o finansach publicznych. Pracownicy Departamentu Kontroli i Audytu Wewnętrznego zrealizowali w I półroczu 2005 roku wszystkie, przewidziane w tym planie zadania kontrolne: Strona 1 z 13

- w zakresie przestrzegania i realizacji procedur kontroli oraz wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania w wysokości nie mniejszej niż 5%, a także oceny realizacji zaleceń pokontrolnych z kontroli przeprowadzonej w okresie poprzednim w jednostkach budżetowych Samorządu Województwa Pomorskiego dokonano czynności kontrolnych w 10 jednostkach, jak wskazano w Tabeli nr 1, - w 5 jednostkach organizacyjnych posiadających osobowość prawną wskazanych w Tabeli nr 2, dla których Samorząd Województwa Pomorskiego jest organem założycielskim pracownicy Departamentu Kontroli i Audytu Wewnętrznego przeprowadzili kontrole finansowe w zakresie prawidłowości prowadzenia gospodarki kasowej oraz stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, - niezależnie od czynności kontrolnych wykonanych w jednostkach ujętych w planie kontroli na 2005 rok, pracownicy Departamentu Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Marszałkowskiego uwzględniając możliwości kadrowe przeprowadzili kontrole w 7 jednostkach, w zakresie wykorzystania środków przekazanych z budżetu Województwa Pomorskiego, co przedstawiono w Tabeli nr 3. Kontrolowane jednostki podlegają merytorycznemu nadzorowi sprawowanemu przez dyrektorów departamentów Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego. W tym ujęciu pracownicy Departamentu Kontroli i Audytu Wewnętrznego przeprowadzili czynności kontrolne, spośród ogólnej liczby 22 kontroli (co przedstawiono powyżej) zgodnie z poniższym zestawieniem: - Departament Zdrowia (DZ) 9 jednostek; - Departament Edukacji i Spraw Społecznych (DESS) 7 jednostek; - Departament Gospodarki i Infrastruktury (DGI) 1 jednostka; - Departament Kultury, Sportu i Turystyki (DKST) 1 jednostki; - Zarząd Województwa Pomorskiego 1 jednostka; - Pion Ochrony 1 jednostka; - Pozostałe podmioty 2 jednostki. Strona 2 z 13

W wyniku przeprowadzonych kontroli stwierdzono szereg nieprawidłowości, których zestawienie przedstawiono w części sprawozdania zawierającej szczegółowe omówienie realizacji planu kontroli za I półrocze 2005 roku. O wymienionych w niniejszym sprawozdaniu nieprawidłowościach ustalonych w wyniku przeprowadzonych kontroli zarówno planowanych jak i problemowych informowano po zakończeniu kontroli odpowiednich dyrektorów departamentów Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego, którzy sprawują nadzór merytoryczny nad kontrolowanymi jednostkami oraz Skarbnika Województwa Pomorskiego. Zgodnie z Instrukcją w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli do jednostek kierowano wystąpienia pokontrolne, w których ujmowano nieprawidłowości oraz zalecenia pokontrolne dotyczące ich wyeliminowania. B. Szczegółowe omówienie realizacji planu kontroli za I półrocze 2005 roku. Szczegółowe ustalenia odnośnie każdej skontrolowanej jednostki zawarte są poniżej zgodnie z treścią wystąpień pokontrolnych kierowanych do kierowników jednostek oraz protokołami kontroli, które archiwizowane są w Departamencie Kontroli i Audytu Wewnętrznego. 1. Zgodnie z art. 28b ustawy o finansach publicznych pracownicy Departamentu Kontroli i Audytu Wewnętrznego przeprowadzili kontrole finansowe w zakresie przestrzegania i realizacji procedur kontroli oraz wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania w wysokości nie mniejszej niż 5%, a także ocenili realizację zaleceń pokontrolnych z kontroli przeprowadzonej w okresie poprzednim w jednostkach budżetowych Samorządu Województwa Pomorskiego wg wykazu przedstawionego w Tabeli nr 1. Strona 3 z 13

Tabela nr 1. JEDNOSTKI BUDŻETOWE SAMORZĄDU WOJEWÓDZTWA POMORSKIEGO L.p. NAZWA JEDNOSTKI Plan kontroli na 2005r. Wykonanie kontroli w I kwartale 2005r. Przedmiot Termin Nr protokołu kontroli Termin kontroli 1 Wojewódzkie Biuro Geodezji i Terenów Rolnych w Gdańsku IV kwartał 1/2005 14 30.12.2004 2 Medyczne Studium Zawodowe nr 2 w Gdańsku - DESS 4/2005 24 28.01.2005 3 Medyczne Studium Zawodowe w Starogardzie Gdańskim - DESS 5/2005 01 08.02.2005 4 Medyczne Studium Zawodowe im. Zdzisława Kieturakisa w Wejherowie - DESS 8/2005 09.12 23.12.2004 15.02.2005r 5 Centrum Edukacji Nauczycieli w Gdańsku - DESS 11/2005 21.02 04.03.2005 6 Zespół Szkół Medycznych w Gdyni - DESS 12/2005 07 18.03.2005 7 Wojewódzki Ośrodek Medycyny Pracy w Gdańsku - DZ 14/2005 21.04 06.05.2005 Policealna Szkoła 8 Pracowników Społecznych Służb 16/2004 23.05 03.06.2005 w Gdańsku - DESS 9 Zarząd Dróg Wojewódzkich w Gdańsku - DGI II kwartał 20/2005 11.05 10.06.2005 10 Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku 19/2005 06.01 04.02.2005 11.03 26.04.2005 W wyniku przeprowadzenia czynności kontrolnych w jednostkach budżetowych Województwa Pomorskiego zgodnie z planem kontroli za I półrocze 2005 roku przedstawionych w Tabeli nr 1 stwierdzono następujące istotne nieprawidłowości: Poz. 1. Departament nadzorujący; DGGN istotne nieprawidłowości: nieprawidłowości nie stwierdzono. Poz. 2. Departament nadzorujący: DESS nieprawidłowości: wystąpienie pokontrolne nr BAK.KR.0913-20/05 Strona 4 z 13

- niedostateczne stosowanie zapisów art. 36 Ustawy Prawo zamówień publicznych tj. Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia Poz. 3. Departament nadzorujący: DESS istotne nieprawidłowości: nieprawidłowości nie stwierdzono. Poz. 4. Departament nadzorujący: DESS - istotne nieprawidłowości: wystąpienie pokontrolne nr BAK.KR-0913-29/2005 - sfinansowanie zakupu garsonek (mundurów galowych) ze środków budżetowych; - podpisywanie poleceń wyjazdu służbowego dla Dyrektora przez nieupoważnione do tego osoby; - brak wskazań sposobu ujęcia dowodów księgowych w ewidencji księgowej oraz brak podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania; - naruszenie przepisów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i oraz przychodów i rozchodów; Poz. 5. Departament nadzorujący: DESS istotne nieprawidłowości: wystąpienie pokontrolne nr BAK.KR.0913-33/2005 - obowiązujące w jednostce procedury kontroli finansowej niezgodne z obowiązującymi przepisami; - nieaktualna dokumentacja dotycząca kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów; - regulamin, przyznawanie i ewidencja ZFŚS narusza ustawę o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Poz. 6. Departament nadzorujący: DESS istotne nieprawidłowości: wystąpienie pokontrolne nr BAK.KR.0913-32/2005 - nieaktualna dokumentacja dotycząca kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów oraz gospodarki kasowej; - regulamin, przyznawanie i ewidencja ZFŚS narusza ustawę o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; Strona 5 z 13

- stosowanie nieaktualnej pieczęci w zakresie kontroli zakupu. Poz. 7. Departament nadzorujący: DZ istotne nieprawidłowości: wystąpienie pokontrolne nr BAK.KR.0913-47/2005 - nieaktualna dokumentacja dotycząca kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów; - przyjęte zasady (polityka) rachunkowości niezgodne z Ustawą o rachunkowości; - wydatki na zakup sprzętu medycznego przekroczyły wartość określoną w uchwale Zarządu Województwa Pomorskiego; - nie stosowanie Rozporządzenia MPiPS dotyczących rozliczeń podróży służbowych; - nie stosowanie wewnętrznych przepisów dotyczących gospodarki kasowej i obiegu dokumentów, w zakresie pobierania i rozliczania zaliczek. Poz. 8. Departament nadzorujący: DESS istotne nieprawidłowości: nieprawidłowości nie stwierdzono. Poz. 9. Departament nadzorujący: DGI istotne nieprawidłowości: nieprawidłowości nie stwierdzono. Poz.10. Nadzorujący: Zarząd istotne nieprawidłowości: wystąpienie pokontrolne w opracowaniu - naruszenie ustawy Prawo zamówień publicznych poprzez dopuszczenie do postępowania przetargowego ofert niekompletnych oraz sprzecznych z siwz; - brak w protokole postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wskazania osoby dokonującej ustalenia wartości zamówienia; - udzielenie zamówienia z naruszeniem zasady konkurencyjności co stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych; - przyjmowanie wniosków ZPORR do oceny merytorycznej z błędami formalnymi; Strona 6 z 13

2. Niezależnie od kontroli jednostek budżetowych Województwa Pomorskiego Departament Kontroli i Audytu Wewnętrznego przeprowadził kontrole finansowe w jednostkach organizacyjnych województwa Pomorskiego. Zestawienie kontroli zrealizowanych w I półroczu 2005 roku zawiera tabela nr 2. Tabela nr 2. JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE WOJEWÓDZTWA POMORSKIEGO Wykonanie kontroli w I kwartale 2005r. L.p. NAZWA JEDNOSTKI Przedmiot kontroli Nr protokołu kontroli Okres prowadzenia kontroli - prawidłowość prowadzenia gospodarki finansowej ze szczególnym uwzględnieniem 1 Wojewódzki Zespół Reumatologiczny w Sopocie przestrzegania i realizacji procedur kontroli oraz wstępnej oceny celowości 3/2005 12.01 04.02.2005 poniesienia - stosowanie przepisów ustawy o zamówieniach publicznych 2 Specjalistyczny Psychiatryczny Zespół Opieki Zdrowotnej w Słupsku j.w. 9/2005 14.02 04.03.2005 3 Przemysłowy Zespół Opieki Zdrowotnej w Gdańsku j.w. 13/2005 22 24.03.2005 04 15.04.2005 21 27.04.2005 4 Specjalistyczny Zakład Opieki Zdrowotnej Nad Matką i Dzieckiem w Gdańsku j.w. 7/2005 18.01 02.02.2005 5 Szpital Rehabilitacyjny w Tczewie j.w. kontrola w toku Poz. 1 i 2 dokonano pełnej kontroli finansowej zgodnie z planem kontroli na rok 2005 oraz dodatkowo wyjaśniono pisemne skargi pracowników przesłane do Marszałka Województwa Pomorskiego w Gdańsku. W wyniku przeprowadzenia czynności kontrolnych w jednostkach organizacyjnych Województwa Pomorskiego zgodnie z planem kontroli za I półrocze 2005 roku przedstawionych w Tabeli nr 2 stwierdzono następujące istotne nieprawidłowości: Strona 7 z 13

Poz. 1. Departament nadzorujący: DZ istotne nieprawidłowości: wystąpienie pokontrolne nr BAK.KR.0913-23/2005 - niepełne wywiązanie się z ustawy o negocjacyjnym systemie kształtowania przyrostu przeciętnych wynagrodzeń u przedsiębiorców; - stosowane zasady dokumentowania operacji kasowych nie zapewniają pełnej kontroli obrotu kasowego; - brak prawidłowego rozdziału obowiązków służbowych umożliwiających prawidłową kontrolę (Główny księgowy przewodniczącym Komisji Przetargowej). Poz. 2. Departament nadzorujący: DZ istotne nieprawidłowości: wystąpienie pokontrolne nr BAK.KR.0913-38/2005 - niepełne wywiązanie się z ustawy o negocjacyjnym systemie kształtowania przyrostu przeciętnych wynagrodzeń u przedsiębiorców; - stosowane zasady dokumentowania operacji kasowych nie zapewniają pełnej kontroli obrotu kasowego; - brak prawidłowego rozdziału obowiązków służbowych umożliwiających prawidłową kontrolę (Główny księgowy będący jednocześnie z-cą Dyrektora przewodniczącym Komisji Przetargowej); - pełnienie dyżurów lekarskich przez Dyrektora bez zgody organu założycielskiego; - nie naliczanie karnych odsetek z tytułu zwłoki w płatnościach przez niektórych kontrahentów; - brak określenia maksymalnej wartości i maksymalnej ilości zamówienia w zawartych z dostawcami umowach; Poz. 3. Departament nadzorujący: DZ istotne nieprawidłowości: wystąpienie pokontrolne nr BAK.KR.0913-39/2005 - niepełne wywiązanie się z ustawy o negocjacyjnym systemie kształtowania przyrostu przeciętnych wynagrodzeń u przedsiębiorców; - stosowane zasady dokumentowania operacji kasowych nie zapewniają pełnej kontroli obrotu kasowego; - brak planu amortyzacji środków trwałych; - stawki wynagrodzeń nie zawsze zgodne z regulaminem wynagradzania. Strona 8 z 13

Poz. 4. Departament nadzorujący: DZ istotne nieprawidłowości: wystąpienie pokontrolne w opracowaniu - zatrudnianie na stanowisku informatyka będącego właścicielem firmy na oprogramowaniu której Szpital pracuje; - brak zabezpieczenia środków pieniężnych gromadzonych poza kasą i okresowo do niej przekazywane; - naruszanie ustawy Prawo zamówień publicznych poprzez zmiany w siwz, dopuszczanie do postępowań ofert niezgodnych z siwz, zawieranie umów niezgodnych ze złożonymi ofertami, składanie oświadczeń na nieważnych drukach. 3. Niezależnie od kontroli przedstawionych w Tabeli nr 1 i 2 Departament Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Marszałkowskiego przeprowadził kontrole w zależności od możliwości kadrowych w zakresie prawidłowości wykorzystania środków przekazanych z budżetu Województwa Pomorskiego. Zestawienie kontroli zrealizowanych w tym zakresie zawiera Tabela nr 3. Tabela nr 3. JEDNOSTKI SAMORZĄDU WOJEWÓDZTWA POMORSKIEGO Wykonanie kontroli w 2004r. L.p. NAZWA JEDNOSTKI Przedmiot kontroli Nr protokołu kontroli Okres prowadzenia kontroli - analiza stanu zobowiązań 1 Państwowy Teatr Wybrzeże w Gdańsku DKST jednostki - wydatkowanie środków publicznych na remont sali 17/2005 01 03.06.2005 widowiskowej - prawidłowość 2 Gmina Miejska w Słupsku wykorzystania dotacji na realizację inwestycji Szpital Wojewódzki w 4/2005 11 12.05.2005 budowie w Słupsku - zapewnienie ciągłości 3 Wojewódzki Szpital Specjalistyczny im. M. Kopernika w Gdańsku - DZ dostarczania pacjentom szpitala posiłków w związku z wypowiedzeniem umowy z 2/2004 19 24.01.2005 firmą Sidexho Polska. Strona 9 z 13

- realizacja umowy nr 107/UM/DF/DGI/2004, a w szczególności: prowadzenie przez spółkę ewidencji księgowej dla 4 PKP Przewozy Regionalne Sp. Z o.o. w Warszawie - DGI przewozów wykonywanych w ramach 6/2005 02 24.11.2004 obowiązku służby publicznej oraz prawidłowość wykorzystania dotacji objętej powyższą umową Stan akcji zbiórkowej 5 Stowarzyszenie Pomocy Osobom Niepełnosprawnym w Sopocie prowadzonej w oparciu o decyzję Marszałka Województwa Pomorskiego nr 10/2005 15 18.02.2005 PO.501-3-3/04 6 Szpital Morski im. PCK w Gdyni Prawidłowość realizacji zadania modernizacji ośrodka onkologii 18/2005 29.04.2005 31.05 01.06.2005 Rozliczenie umowy nr 7 Specjalistyczny Zakład Opieki Zdrowotnej Nad Matką i Dzieckiem w Gdańsku 592/UM/DF/DZ/2004 o przekazanie środków publicznych w ramach dotacji 15/2005 27.04. 12.05.2005 budżetowej (W-DZ-01) W wyniku przeprowadzenia czynności kontrolnych w jednostkach przedstawionych w Tabeli nr 3, stwierdzono następujące istotne nieprawidłowości: Poz. 1. Departament nadzorujący: DKST istotne nieprawidłowości: notatka służbowa bez numeru - wysoki stan zobowiązań wymagalnych; - brak odbioru remontu Sali co uniemożliwia prowadzenie działalności z udziałem widzów; - nie wykazywanie na bieżąco przez nadzór inwestorski nieprawidłowości związanych z wykonaniem niezgodnie z projektem oraz nieprawidłowości w wykonaniu remontu. Poz. 2. Departament nadzorujący: DZ w związku z decyzją nr 2/2005 Wojewody Pomorskiego z dnia 30.05.2005r o zwrocie części dotacji na realizację zadania inwestycyjnego Szpital Wojewódzki w budowie w Słupsku po przeprowadzonej Strona 10 z 13

kontroli wystąpienie pokontrolne do Wojewody Pomorskiego w sprawie umorzenia zaległości Województwa Pomorskiego związane z wykorzystaniem dotacji w kwocie 1 786 970,00 zł. po terminie określonym dla jej wydatkowania. W dniu 28.06.2005r Wojewoda Pomorski decyzją nr 3/2005 FB.III-0932/57/2005 umorzył w całości zaległość wraz z odsetkami za zwłokę. Poz. 3. Departament nadzorujący: DZ istotne nieprawidłowości: wystąpienie pokontrolne nr BAK.KR.0913-21/2005 - wysoki stan zobowiązań wymagalnych; - brak uzgodnień z Firmą Cristal w zakresie dostawy posiłków dla diet specjalnych; - brak opracowania procedur i instrukcji związanych z procesem zamawiania, dystrybucji i rozliczeń posiłków; - brak decyzji Państwowej Inspekcji Sanitarnej potwierdzającej spełnienie wymagań koniecznych do zapewnienia higieny; - brak opracowania i wdrożenia instrukcji dobrej praktyki higienicznej na wszystkich etapach produkcji artykułów i obrotu tymi artykułami; - nie zamieszczanie w dokumentach wyników własnej kontroli w zakresie jakości, gramatury i terminowości dostarczanych posiłków; - nie przeprowadzenie analizy rynku dostawców posiłków na potrzeby szpitala oraz analizy kosztów całkowitego żywienia pacjentów. Poz. 4. Pozostałe podmioty dokumentacja pokontrolna jest w trakcie opracowywania, protokół do dnia sporządzenia sprawozdania nie został podpisany z uwagi na odmowę ze strony kontrolowanej jednostki, sprawa ta jest obecnie wyjaśniania korespondencyjnie. Poz. 5. Nadzorujący Pion Ochrony istotne nieprawidłowości: notatka służbowa nr BAK.KR.0913-27/2005 skierowana do kierownika Kancelarii Tajnej: - brak stosownej decyzji Ministra Finansów na pozyskiwanie środków w drodze przeprowadzenia loterii fantowej podczas balu charytatywnego; Strona 11 z 13

- gospodarowanie środkami pozyskanymi ze zbiórki publicznej niezgodnie z decyzją Marszałka Województwa Pomorskiego; - nieprzestrzeganie unormowań prawnych będących podstawą wydania zezwolenia na prowadzenie zbiórki publicznej w oparciu o decyzje Marszałka Województwa Pomorskiego; - naruszenie zasad przechowywania, ewidencjonowania i oznakowania cegiełek wartościowych; - nie zapewnienie bezpieczeństwa gromadzonych w skarbonie stacjonarnej ofiar pieniężnych. Poz. 6. Departament nadzorujący: DZ istotne nieprawidłowości: wystąpienie pokontrolne w opracowywaniu - wszczęcie postępowania o udzielenia zamówienia publicznego na wybór inwestora zastępczego inwestycji bez pewności, czy inwestycja będzie realizowana: brak zabezpieczenia pełnej wysokości środków na przygotowanie wymaganej infrastruktury (bunkrów). Poz. 7. Departament nadzorujący: DZ istotne nieprawidłowości: wystąpienie pokontrolne w opracowywaniu - brak instrukcji wewnętrznej w sprawie postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych; - ogłoszenia o prowadzonym postępowaniu przetargowym niezgodne z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych; - dopuszczenie do postępowania niekompletnych ofert; - oświadczenia komisji przetargowej nie spełniają stawianych ustawą wymogów; - dyrektor zespołu nie złożył oświadczenia; - nie określono wartości zamówienia publicznego; - zawyżona kwota na umowie w stosunku do planowanej; - umowa niezgodna ze złożoną ofertą; - dokumentacja projektowo kosztorysowa niezgodna z postanowieniami umowy i wymogami siwz; - złożenie wniosku o pozwolenie na budowę złożono 4 miesiące po umownym terminie; Strona 12 z 13

- zatwierdzono i wypłacono nienależne wynagrodzenie dla firmy Centrum S.C. w wysokości 21 970,00 zł; - nie zwrócono na konto Urzędu Marszałkowskiego środków publicznych w wysokości 27 130,60 zł pobranej dotacji w nadmiernej wysokości. Zawiadomienie Prokuratury Rejonowej Gdańsk - Północ o podejrzeniu popełnienia przestępstwa: BAK.0724-01/2005 zgłoszenie o wielokrotnym naruszeniu przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych przy udzielaniu zamówień publicznych. Strona 13 z 13